BAB 1

PENGERTIAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

A. Pengertian Sarana dan Prasarana

 Pengertian sarana
Semua perangkat peralatan, bahan dan perabot yg secara langsung digunakan dalam
proses penyelesaian pekerjaan kantor
Contoh : meja, kursi, lemari, kertas, tinta dll
- KBBI
Sarana : segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
dan tujuan.
- Permendiknas No. 24 Tahun 2007
Sarana : perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah
Prasaranana : fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah
 Pengertian prasarana
Semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung digunakan guna
menunjang pelaksanaan penyelesaian pekerjaan kantor
Ex : gedung, lapangan, t. Parkir, toilet, dll
B. Istilah-istilah sarana kantor :
1. Office Suplies (Barang Habis Pakai)
Benda-benda yang akan habis ketika digunakan dlm proses pekerjaan.
Contoh : kertas, tinta, toner
2. Office Machine (mesin-mesin kantor)
Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan
keterangan dalam pekerjaan tata usaha baik yang bekerja secara mekanik, elektronik
maupun magnetik.
Contoh : kalkulator, PC, mesin ketik manual
3. Office Appliances
Segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha.
Contoh :
4. Office Forniture (Perabot kantor)
Benda-benda yang pada umumnya terbuat dari kayu, plastik, besi, fiber.
Contoh : meja, kursi, lemari kayu
5. Office Fixture (perabot kantor tempelan)
Perabot kantor yang telah melekat pada dinding/menjadi satu dengan bangunan.
Contoh :
6. Office ornament
Benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana indah di kantor
Contoh : lukisan, foto dll
 7. Pesawat kantor
Semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi
Contoh : telepon, aiphon, faximile, internet
8. Alat bantu peraga
Alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan
pendengar.
Contoh : tape recorder, video tape, recorder, televisi

C. Pengertian Administrasi Sarana Prasarana

1. Association of Facilities Managers (AFM)
Pengelolaan asset dan bangunan bersama dengan layanan dan orang-orang yang
tergabung di dalamnya meliputi perencanaan, pemeliharaan, administrasi sehari-hari
dan pengendalian pegawai, energi dan sumber daya terkait.
2. BIFM
Usaha mengambil kontrol, nilai tambah, mendukung bisnis, memastikan bahwa
ruang dan lingkungan kerja tdk menghalangi dan adpat meningkatkan produktifitas
kegiatan inti.

D. Tujuan Administrasi Sarpras

1. Tujuan umum : memberikan pelayanan kesarprasan secara proporsional dalam
rangka terselenggaranya administrasi kantor yang efektif dan efisien
2. Khusus
- pengadaan sarpras melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang baik
- penyediaan sarpras yang ready for use

Disamping itu administrasi sarpras juga bertujuan untuk :

1. Menyediakan sarpras sesuai kebutuhan
2. Menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarpras
3. Menyediakan sarpras yang redy for use
4. Menjaga dan mempertahankan kondisi sarpras (pemeliharaan )
5. Melakukan pengakhiran sarpras secara bertanggung jawab (penghapusan)
6. Mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan
dalam pengelolaan sarpras (pengendalian / pengawasan)
7. Menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupaun personel / pegawai
8. Membangun budaya penggunaan sarpras yang bertanggung jawab
E. Azas-azas Administrasi Sarana dan Prasarana
1. Azas Keahlian
Personil yang menangani dan melakukan pengelolaan sarpras harus memiliki
keahlian / kompetensi operatif yang memadai dalam bidang sarpras
2. Azas Kreatifitas
Personel yang menangani dan melakukan pengelolaan sarpras harus senantiasa mamu
memberikan alternatif tindakan dan solusi masalah manajerial dan operasioanal
kesarprasan.
3. Azas Ketelitian
Pegawai yang mengelola sarpras harus teliti dan informatif sehingga dapat
memberikan informasi yang akurat tertkait dengan sarpras yang dikelolanya
4. Azas Kualitas Pelayanan
Personel pengelola sarpras harus senantiasa menjaga kualitas layanan sehingga
mampu menjaga kepuasan pelanggan internal maupun eksternal, daalam hal ini
kepentingan stakeholder (user dan suplier)
5. Azas Kesempurnaan Watak
Pegawai pengelola sarpras harus memiliki sikap mental dan moralitas yang baik
terutama sikap rasa memiliki, jujur dan bertanggung jawab.
6. Azas Efektifitas
Segala aktifitas yang dilakukan dalam administrasi sarpras yang meliputi pengadaan,
pencatatan, pendsitribusian, pemeliharaan dan penghapusan barang maupun dalam
penggunaannya harus senantiasa diorientasikan untuk mendukung pencapaian tujuan
organisasi.
7. Azas Efisiensi
Dalam proses pengadaan sarpras harus mempertimbangkan faktor biaya, sehingga
dalam pengadaaan sarpras diupayakan agar seminimum mungkin.

F. Fungsi-fungsi Administrasi Sarpras

a. Fungsi Perencanaan
Merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, penghitungan dan perumusan tindakan-
tindakan yang akan dilakukan, baik berkaitan dengan kegiatan operasional dalam
pengelolaan, penggunaan, pengoganisasian maupun pengendalian sarpras.

b. Fungsi Faktor Penentu Kebutuhan

Berbagai faktor yang menentukan kebutuhan
1. Faktor Uridis meliputi tentang :
a. Peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan serta batasan-batasan kemanan,
desain, penyediaan barang, pengadaan dsb.
b. Prosedur dan persyaratan dana yang digunakan
2. Persyaratan-persyaratan proyek
Mencakup tujuan proyek dalam waktu tertentu, kondisi, lokasi, serta manfaat
jangka panjangnya.
3. Evaluasi sosio ekonomi
Proses penentuan kebutuhan berdasarkan analisa nilai ekonomi di masa datang
3. Evaluasi tecno ekonomi
Dalam pemilihan teknologi hendaknya diperhatikan hal-hal berikut :
a) Untung rugi penggunaan sesuatu barang atau alat yg dibutuhkan
b) Pemilihan konsep barang atau alat yg digunakan
c) Penggantian barang atau alat / evaluasi tentang penggunaan sesuatu barang
d) Perkembangan teknologi
e) Perkembangan swadaya dan swasembada
Pemenuhan kebutuhan sarpras hendaknya semaksimal mungkin diusahan secara
mandiri tanpa bantuan asing
4. Fungsi Penganggran
Terdiri atas kegiatan -kegiatan /usaha untuk merumuskan perincian penentuan
kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan
memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.
5. Fungsi Pemindahan / Penyaluran secara Fisik
Pemindahan hak dan tanggungjawab fisik barang secara penuh kepada pihak user
dalam internal organisasi. User atau pengguna disebut consigne pemaakai. Pihak
yang memindahkan hak dan kewajiban disebut consige bukan pemakai.
6. Fungsi penggudangan
Serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan perbekalan mulai dari kegiatan
penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan
kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektifitas dan efisiensi organisasi
secara keseluruhan.
7. Fungsi perawatan
Upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan peralatan yang ada kepada organisasi
perushaan melalui proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
pengarahan ( actuating ) dan pengawasan (controling) seluruh komponen dan sumber
daya yang ada untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien.
Sumber daya meliputi 7 M (money, material, machine, minute, dan method)
8. Fungsi inventarisasi
Kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang
perlengkapan yang dimiliki baik yang diadakan melalui anggaran belanja
pembangunan dan dana sumbangan pembinaan pendidikan maupun sebagai hasil
usaha pembinaan pembuatan sendiri, hadiah ataupun hibah untuk ditatausahan
sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan oleh
pimpinan departemen.
9. Fungsi penghapusan
Kegiatan yang bertujuan mengeluarkan barang dari daftar inventaris karena barang
itu sudah dianggap tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi.
c. Siklus pengelolaan perlengkapan pemerintah ( RM. Sadewo) meliputi :
1. Perencanaan dan penentuan kebutuhan (planning and reqruitmen)
2. Penganggaran (budgeting)
3. Pengadaan (procurement)
4. Penyimpanan dan penyaluran (storage and distribution)
5. Pemeliharaan (maintenence)
6. Penghapusan (disposal)
7. Pengendalian dan pengawasan (controlling)

Menurut Depdikbud fungsi pengelolaan perlengkapan meliputi :

1. Analisa perencanaan kebutuhan
2. Pengadaan
3. Pengiriman
4. Penyimpanan /penggudangan
5. Pemeliharaan
6. Inventarisasi
7. Penghapusan
8. Pengawasan

Kegiatan pengelolaan sarpras meliputi :

1. Perencanaan
Hal-hal yang harus diperhatikan :
a. Mengikuti prosedur yang berlaku
b. Penentuan jenis, kuatitas, kualitas barang
c. Mengadakan sarpras sesuai dengan rencana yang dissusun
d. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional
e. Menyimpan dan memlihara perbekalan kantor
f. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan
g. Menghapus perlengkapan sesuai prosedur yang berlaku

2. Pengadaan
Adalah usaha yang bertujuan untk memperoleh sarpras sesuai rencana kebutuhan yang
telah ditentukan baik melalui pembelian, bantuan /sumbangan/hibah, pembuatan sendiri
dan sewa/kontrak.
3. Penyimpanan
Kegiatan melakukan penampungan hasil pengadaan barang untuk dijaga mutu dan
kuantitasnya.
Yang harus diperhatikan dalam penyimpanan :
a. Segi administratif
- Landasan hukum
- Struktur organisasi
- Prosedur dan tata kerja
 - Pertanggungjawaban
- Instrumen administrasi
- Pengawasan dan pemeliharaan
b. Segi fisik
- Tempat penyimpanan (gudang, almari, rak dll)
- Sarana teknis penyimpanan seperti kereta dorong, alat kemas, alat bongkar/tata dll
- Sarana pemeliharaan (air, pasir, obat anti hama, anti karat dll)
4. Pengriman/pendistribusian
Proses pengiriman sarana kepada pihak-pihak yang membutuhkan
5. Pemeliharaan
Usaha yang dilakukan secara terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap
dalam keadaan ready for use
Jenis-jenis pemeliharaan
a. Pemeliharaan sehari-hari
Merupakan pemeliharaan yang menjadi tanggung jawab pemakai
b. Pemeiharaan berkala
Merupakan pemeliharaan yang menjadi tanggung jawab organisasi
6. Penghapusan
Kegiatan menghapus sarpras dari buku daftar inventaris berdasarkan peraturan yang
berlaku.
Fungsi penghapusan :
a. Membatasi kerugian /pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan,
menghindari kemerosotan kualitas dan kuantitas barang, barang berlebih dan barang
yang sudah tidak dapat digunakan lagi
b. Meringankan pekerjaan inventarisasi
c. Membebaskan ruangan/pekarangan dari penumpukan barang tak terpakai
d. Membebaskan pertanggung jawaban kantor dari kepengurusan barang
e. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat

Syarat penghapusan :
a. Barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan
b. Perbaikan akan menelan banyak biaya sehingga menimbulkan pemborosan
c. Secara teknis dan ekonomis nilai ekonomisnya tidak seimbang dengan biaya
pemeliharaan
d. Hilang akibat susut misal untuk bahan kimia
e. Tidak sesuai dengan kebutuhan masa kini
f. Kelebihan persediaan dan jika disimpan lama akan rusak dan tidak bisa digunakan
g. Musnah akibat bencana alam
h. Hilang karena dicuri
i. Mati/cacat karena umur (tanaman, hewan)