BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Administrasi

2.1.1. Definisi Administrasi

Administrasi mempunyai peran penting dalam setiap kegiatan usaha. Suatu

administrasi yang baik menjadi penentu apakah akan berjalan lancar atau tidak suatu

usaha. Kegiatan administrasi yang biasa dilakukan dalam suatu perusahaan atau

suatu usaha yaitu meliputi mencatat, menghimpun, mengelola, mengirim, dan

menyimpan.

Secara etimologis administrasi berasal dari kata Ad- dan ministrate yang
berarti sebagai berikut: melayani, membantu, memenuhi, melaksanakan,
menerapkan, mengendalikan, menyelenggarakan, mengarahkan,
menghasilgunakan, mengelola, mengemudikan, mengatur, mengurus,
mengusahakan, medayagunakan (Higau, 2015).

Menurut Hendi Haryadi (Mulyapradana & Lazulfa, 2018) administrasi

dalam arti sempit merupakan lebih kepada suatu kegiatan tata usaha yang

kegiatannya menyusun dan mencatat data serta informasi dalam berbagai hubungan

pekerjaan yang tujuannya agar semua bagian yang terkait dapat menjalankan

kegiatan administrasinya dengan baik dan terarah. Kegiatan administrasi yang

sistematis dapat memudahkan dalam pengorganisasian suatu kegiatan administrasi.

Sedangkan administrasi dalam arti luas merupakan suatu kegiatan administrasi yang

sudah ditentukan struktur kerjanya, pembagian kerjanya yang lebih terarah dengan

berbagai jenis pekerjaan yang ada.

6
 7

2.1.2. Administrasi Menurut Para Ahli

Menurut Ngalim Purwanto (Anisa, Murwaningsih, & Ninghardjanti, 2018)

administrasi adalah “suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani,

mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan”.

Menurut Inu Kencana Syafiie, dkk (Susana, Tawai, & Yusuf, 2018)

administrasi adalah “keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau

lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya”.

Menurut George Terry (Sutha, 2018) administrasi adalah “Perencanaan,

pengendalian, pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka

yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

2.1.3. Ciri-Ciri Administrasi

Tiga ciri pokok administrasi (Zulkarnain & Sumarsono, 2015) yaitu :

1. Administrasi merupakan sebuah proses yang terdiri dari serangkaian kegiatan.

2. Terdapat dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam kegiatan tersebut.

3. Setiap bentuk kerjasama dalam administrasi dilakukan dalam rangka mencapai

tujuan yang efektif dan efisien.

 8

2.1.4. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie (Sutha, 2018) terdapat delapan unsur-unsur dari

sebuah administrasi yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan,

kepagawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, serta perwakilan.

2.1.5. Fungsi Administrasi

Menurut Hendi Haryadi(Mulyapradana & Lazulfa, 2018), ada lima jenis

fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran yaitu :

1. Fungsi Rutin

Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang terkait dengan pengarsipan dan

penggandaan dokumen kantor yang mana kegiatan ini biasa dilakukan petugas

administrasi setiap hari dalam kegiatan administrasinya.

2. Fungsi Teknis

Yaitu fungsi administrasi yang terkait dengan keterampilan dalam bidang

teknologi informasi. Program aplikasi komputer yang dijalankan dalam kegiatan

administrasi harus dijalankan dengan pengetahuan dan keterampilan yang

memadai agar seluruh kegiatan teknis kantor dapat dijalankan dengan baik.

3. Fungsi Analisis

Fungsi ini mengharuskan seseorang mempunyai tanggung jawab untuk

menganalisis sebuah keputusan yang akan diambil oleh atasannya dan biasanya

yang memegang peranan tersebuh adalah seorang manajer dalam sebuah kantor.

Seorang manajer diharuskan kreatif untuk mendukung dan memberikan saran

atas keputusan apa yang ingin diambil oleh atasannya.

 9

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi ini dilakukan untuk mendapatkan penilaian berdasarkan keterampilan

dan kecerdasan orang lain untuk mendapatkan jenjang karir yang lebih tinggi. Di

sini akan dilihat bagaimana seseorang tersebut nantinya akan mampu atau tidak

dalam mengemban tugas yang lebih berat, tugas yang mengharuskan

mengkoordinasi sebuah tim.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi ini ditujukan untuk pengelolaan sebuah sistem kantor. Sistem kantor

sendiri terdiri dari sebuah perencanaan yang baik untuk semua kegiatan kantor,

pengorganisasian tatanan kerja kantor, memotivasi seluruh karyawan kantor

untuk lebih semangat dalam menjalankan tugasnya, membuat anggaran yang

terencana yang terorganisir agar anggaran tidak dapat diminimalisir, serta

mengevaluasi kinerja dari karyawan.

Fungsi administrasi secara umum (Sutha, 2018):

1. Planning (perencanaan) yaitu merencanakan segala kegiatan administrasi yang

akan dijalankan.

2. Organizing (pengorganisasian) yaitu menyusun segala bentuk kerjasama yang

akan dilakukan mulai dari pengorganisasian orang-orangnya sampai dengan

bentuk kerjanya.

3. Staffing (kepegawaian) yaitu suatu cara untuk memilih pegawai yang berkualitas

untuk pekerjaan yang akan diembannya serta dengan memberikan suatu

pelatihan untuk pengembangan pengetahuan.

 10

4. Directing (mengarahkan) yaitu memberikan pengarahan untuk pegawai yang

sedang menjalankannya pekerjaannya, diberikan arahan yang terkait dengan

pekerjaan.

5. Coordinating (koordinasi) yaitu mengkoordinasi agar dalam menjalankan

pekerjaan tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan sehingga pekerjaan dapat

berjalan dengan lancar.

6. Reporting (pelaporan) yaitu menyampaikan hasil atau keterangan dari suatu

pekerjaan yang sudah dijalankan.

7. Budgeting (penganggaran) yaitu perencanaan anggaran yang akan dikeluarkan

untuk kegiatan yang dijalankan.

2.1.6. Asas – Asas Administrasi

Menurut The Liang Gie (Mulyapradana & Lazulfa, 2018) asas-asas

administrasi dapat dijadikan acuan untuk menjalankan kegiatan administrasi

perkantoran yaitu:

1. Asas Perencanaan

Merencanakan apa yang terbaik untuk kegiatan administrasi perkantoran,

tindakan apa yang harus diambil agar tercapainya suatu tujuan.

2. Asas Penyederhanan

Sebuah sistem yang ribet ruwet susah dimengerti oleh karyawan menyebabkan

pekerjaan tidak bisa dijalankan dengan baik, untuk itu penyederhanaan

dilakukan agar sistem yang lebih mudah diterima dan meringankan suatu

pekerjaan.
 11

3. Asas Penghematan

Pengehematan di dalam kantor dapat mencegah pemborosan anggaran,

meminimalisir penggunaan perlengkapan dan peralatan yang tidak dibutuhkan.

4. Asas Penghapusan

Meniadakan sistem kantor yang kurang diperlukan, menghapus seluruh kegiatan

yang tidak ada hubungannya dengan tujuan suatu kegiatan

5. Asas Penggabungan

Menggabungkan segala pekerjaan yang berkaitan, yang bisa dilakukan

bersamaan bisa digabungkan agar pekerjaan bisa lebih cepat dikerjakan.

Peralatan kantor yang bisa digunakan untuk bersama juga diberikan seperlunya

untuk menghemat anggaran kantor.

2.1.7. Ruang Lingkup Administrasi

Ruang lingkup (scope) administrasi meliputi segala hal kegiatan kantor

serta sarana dan fasilitas kerja kantor yang pada dasarnya ditekankan pada

pelaksanaan kegiatan atau usaha supaya berjalan dengan teratur dan tertib (Indrawan,

2016).

Secara umum ruang lingkup administrasi meliputi bidang kegiatan yang

bertujuan mengarahkan kepada semua orang dalam organisasi kerjasama

mengerjakan hal-hal yang tepat sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai dan

bertujuan mengarahkan dan membina setiap individu agar mengerjakan perkerjaan

dengan tepat dan benar.

 12

2.2. Input, Proses, Output dari Sistem Kantor

2.2.1. Sistem Pengolahan Data

Pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, dan

output. Tiga tahap dasar ini dapat dikembangkan menjadi enam tahap aktifitas yaitu:

(Saputra, Weriza, Hadi, & Mallisza, 2018).

1. Permulaan

Merupakan proses pengumpulan data serta pencatatan.

2. Input

Proses memasukkan data ke dalam alat input atau komputer.

3. Proses

Pengolahan data yang sudah diinput berupa pengklasifikasian data, perhitungan

data, pengendalian serta penyimpanan data.

4. Output

Proses keluaran dari sebuah proses input berupa informasi.

5. Distribusi

Proses distribusi dilakukan dengan membagi hasil output kepada pihak yang

membutuhkan informasi tersebut.

6. Penyimpanan

Penyimpanan dari sebuah data informasi dipergunakan bila mana suatu saat data

tersebut diperlukan kembali untuk keperluan selanjutnya.

 13

2.2.2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang

membantu pencapaian tujuan. Penggunaan sistem dalam sebuah kantor yang dibuat

sesuai kebutuhan akan menghasilkan manfaat (Zulkarnain & Sumarsono, 2015)

sebagai berikut:

1. Melancarkan pekerjaan kantor.

2. Mengurangi keterlambatan dan hambatan.

3. Penghematan tenaga, waktu, dan biaya tata usaha.

4. Meningkatkan koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.

5. Kemudahan dalam melatih pegawai.

Dalam sebuah SIM terdapat sebuah proses sistem yaitu input sebagai

masukan dari data dan sebuah informasi, proses yaitu mengolah data dan informasi

tersebut serta output yaitu keluaran dari sebuah input data yang sudah diproses dan

keluaran dari output ini digunakan sebagai bahan pengambil keputusan. Sebuah SIM

memerlukan beberapa perangkat yaitu hardware perangkat yang dapat mengolah dari

sebuah data atau informasi, software perangkat lunak tempat penyimpanan data

dalam perangkat hardware, brainware sebuah pemikiran untuk bagaimana mengolah

sebuah data atau informasi, prosedur metode dan pedoman berguna sebagai langkah-

langkah tindakan untuk menjalankan sebuah proses kegiatan, dan data base sebagai

hasil dari pengolahan data dan informasi yang dapat disimpan untuk sewaktu-waktu

diperkukan kembali (Zulkarnain & Sumarsono, 2015).