BAB I

PENDALUHUAN

1.1. Latar Belakang

Sebuah perusahaan atau lembaga dapat berdiri dan terus berkembang karena
adanya dukungan sumber daya serta pengelolaan yang baik. Dimana setiap karyawan
atau staf mempunyai hak serta kewajiban yang berkaitan dengan pekerjaan mereka di
sebuah perusahaan. Administrasi adalah bagian dari pengelolaan perusahaan yang
meliputi pendataan dan pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan berbagai aspek
perusahaan agar bisa dioptimalkan.
Administrasi adalah salah satu istilah yang memang sudah tidak asing lagi
dalam dunia kerja. Kata administrasi sering dikaitkan dengan kegiatan catat-mencatat,
surat menyurat dan sebagainya. Hal inilah yang menjadikan setiap lembaga, instansi
dan perusahaan pasti memiliki sebuah sistem administrasi. Dimana aktivitas tersebut
dilaksanakan oleh ahlinya yang disebut administrator atau staf administrasi.Dalam
kehidupan sehari-hari, administrasi memiliki fungsi yang banyak baik dalam dunia
kerja maupun pendidikan.
Dengan adanya administrasi maka dapat membantu memudahkan pekerjaan
baik yang bersifat formal maupun non formal. Terutama dalam hal pengelolaan data-
data, adanya administrasi menjadikan pengelolaan tersebut lebih mudah dan tepat.
Mungkin selama ini sebagian dari Anda sering melakukan pekerjaan administrasi
tetapi belum tahu bahwa pekerjaan tersebut termasuk bentuk administrasi. Untuk
itulah, di bawah ini akan dijelaskan mengenai pengertian administrasi secara lebih
mendalam.

1.2. Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut:
1. Apa pengeritan dari Administrasi?
2. Fungsi-fungsi administrasi?
3. Tujuan dari adanya administrasi?
4. Unsur-unsur administrasi?

1
 5. Bagaimana cara kerja administrasi?

1.3. Tujuan Penulisan

Seperti halnya rumusan masalah diatas, maka tujuan penulisan makalah ini adalah:
1. Untuk mengetahui pengertian dari aministrasi
2. Untuk mengetahui fungsi-fungsi dari administrasi
3. Mengetahui tujuan administrasi
4. Bagaimana unsur-unsur administrasi
5. Untuk mengetahui cara kerja administrasi

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Administrasi

Menurut Parajudi Atmosudirjo (1975) administrasi adalah pengendalian dan

penggerak dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup
dan bergerak menuju ketercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh
administrator yakni kepala organisasi.
Secara umum Administrasi adalah yang berfungsi memegang suatu peranan
yang sangat penting terhadap tercapainya suatu kelancaran usaha kegiatan, ataupun
kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi. oleh karena itu bisa dikatakan
administrasi juga merupakan urat nadi suatu perusahaan dan administrasi juga bisa
memperlihatkan fakta dan keterangan yang diperlukan untuk sebuah perencanaan
secara rinci dan keterangan/data yang meliputi catatan yang akurat, formulir serta
sebuah laporan yang meliputi tugas administrasi.
Administrasi memiliki hubungan erat dengan surat menyurat, kelengkapan
berkas, dan birokrasi. Administrasi memiliki peran penting dalam suatu perusahaan
atau organisasi. Dimana, administrasi memiliki kendali atas tercapainya tujuan-
tujuan perusahaan dengan melakukan perencanaan administrasi yang bagus. Tidak
hanya itu saja, administrasi juga harus dijalankan dengan baik dan benar sesuai dengan
langkah-langkah atau aturan perusahaan/organisasi yang berlaku. Hal ini akan
memudahkan perusahaan atau organisasi dalam mengorganisasikan segala urusan dan
mempermudah mereka agar mencapai tujuannya.
Ciri-ciri administrasi adalah sebagai berikut:
a. Adanya suatu kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau bisa lebih
b. Adanya kerja sama antar pegawai
c. Terdapat suatu proses atau usaha
d. Adanya sebuah bimbingan, dalam kepemimpinan dan dalam pengawasan
e. Dalam perusahaan atau instansi terdapat suatu tujuan.

3
 Secara umum ilmu administrasi dibagi dalam dua cabang besar yakni :
adminitrasi negara dan administrasi niaga perbedaan antara dua cabang ilmu ini
terletak pada fokus pembahasan atau objek studi.

1. Administrasi Negara
Administrasi negara  mempunyai banyak sekali definisi, yang secara umum
dapat dibagi dalam dua kategori. Pertama, definisi yang melihat administrasi negara
hanya dalam lingkungan lembaga eksekutif saja. Dan kedua, definisi yang melihat
cakupan administrasi negara meliputi semua cabang pemerintahan dan hal-hal yang
berkaitan dengan publik.
Terdapat hubungan interaktif antara administrasi negara dengan lingkungan
sosialnya. Di antara berbagai unsur lingkungan sosial, unsur budaya merupakan unsur
yang paling banyak mempengaruhi penampilan (performance) administrasi negara.

2. Administrasi Niaga
Menurut Prof. Dr. MR. S. Prajudi Admosudidjo dalam bukunya yang berjudul
“Administrasi Niaga atau Business Administration” adalah suatu pengertian yang
mencakup dua pengertian menjadi satu, yaitu :
a. Administrsi Niaga adalah adminitrasi dari pada suatu organisasi niaga secara
keseluruhan, bilamana organisasi niaga tersebut merupakan perusahaan, maka
administrasi niaga tersebut dijalankan oleh Direksi dari pada perusahaan.
b. Administrasi Niaga adalah administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-
tujuan yang bersifat keniagaan (business objective), dalam pengertian ini,
administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu
organisasi niaga.

Dari uraian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrsi Niaga adalah
proses kerjasama dari kelompok orang untuk mencapai keuntungan / laba yang
sebesar-besarnya.

4
 2.2. Fungsi Administrasi

Terdapat 7 fungsi administrasi secara umum, yakni planning, organizing,

coordinating, reporting, budgeting, staffing, dan directing.

1. Planning (Perencanaan)
Salah satu fungsi administrasi yang utama adalah fungsi perencanaan atau
planning. Yang dimaksud fungsi perencanaan adalah kegiatan administrasi yang
meliputi pengumpulan data, pengolahan data, dan penyusunan perencanaan dalam
sebuah perusahaan.

2. Organizing (Pengorganisasian)
Berikutnya ada fungsi pengorganisasian atau organizing. Administrasi
memerlukan pengorganisasian yang baik di berbagai bidang. Yang dimaksud
pengorganisasian adalah kegiatan menyusun dan membentuk hubungan-hubungan
kerja antar individu sehingga terwujud kesatuan usaha dalam mencapai tujuan
perusahaan atau instansi.

3. Coordinating (Pengkordinasian)
Fungsi administrasi selanjutnya adalah fungsi pengkordinasian atau
coordinating. Fungsi ini dilakukan agar kegiatan perusahaan berjalan dengan baik dan
benar sehingga tidak ada kekacauan, kerusakan, atau kekosongan aktivitas dalam
sebuah kesatuan usaha. Kordinasi antar divisi dan bagian juga sangat diperlukan agar
saling sinkron.

4. Reporting (Pelaporan)
Fungsi pelaporan atau reporting adalah aktivitas pemantauan dan penyampain
perkembangan hasil dan progress suatu kegiatan, wujudnya dengan membuat laporan
baik lisan atau tertulis. Laporan ini akan diserahkan pada pihak terkait, biasanya
dengan jabatan yang lebih tinggi, guna evaluasi kinerja ke depannya.

5
 5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Administrasi juga memiliki fungsi budgeting atau penyusunan anggaran. Hal
ini meliputi kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam
organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan. Tujuannya agar semua anggaran
keuangan bisa dimanfaatkan secara optimal dan efisien.

6. Staffing (Penempatan)
Fungsi administrasi juga meliputi fungsi penempatan atau staffing. Yang
dimaksud fungsi penempatan adalah kegiatan yang berhubungan dengan tenaga kerja,
yakni proses perekrutan, pelatihan dan pengembanga, serta pembagian tugas sesuai
dengan keahlian masing-masing.

7. Directing (Pembimbingan)
Fungsi pembimbingan atau directing aktivitas berinteraksi dengan anggota
organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas
dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini penting
dilakukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Nah itulah referensi 7 fungsi administrasi dalam bidang perkantoran dan industri
beserta penjelasan lengkapnya. Terdapat 7 fungsi administrasi secara umum meliputi
fungsi perencanaan, penyusunan, pengkordinasian, pelaporan, penyusunan anggaran,
penempatan, serta pembimbingan.

2.3. Tujuan Administrasi

Untuk memahami secara lebih jelas mengenai administrasi, maka Anda perlu
memahami tujuan administrasi. Dimana tujuan administrasi adalah:

1. Menyusun Program Usaha

Setiap perusahaan atau organisasi pasti memerlukan informasi maupun data
yang digunakan sebagai acuan untuk menyusun program kerja unggulan. Biasanya
informasi maupun data tersebut bisa diperoleh melalui kegiatan administrasi. Hal
inilah yang menjadi alasan kenapa proses administrasi harus dilaksanakan secara

6
sistematis. Sebab dengan begitu baik informasi maupun data yang dibutuhkan bisa
ditemukan secara lebih mudah.

2. Evaluasi Kegiatan Organisasi

Dengan adanya sistem administrasi yang baik maka dapat membantu sebuah
organisasi atau perusahaan untuk melihat beragam informasi dan data. Nantinya dari
informasi dan data tersebut, organisasi atau perusahaan bisa melakukan evaluasi
terhadap semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan selama ini.

3. Memantau Kegiatan Administrasi

Administrasi adalah kegiatan yan meliputi banyak hal sehingga dalam
pelaksanaannya harus dikerjakan secara sistematis dan teratur. Dengan penerapan
administrasi yang baik, menjadikan sebuah perusahaan atau organisasi bisa memantau
apa, bagaimana, dimana, kapan dan mengapa suatu kegiatan dilakukan.

4. Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha

Masing-masing perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan kepastian
keamanan saat melakukan aktivitas usahanya. Dengan demikian setiap perusahaan atau
organisasi tersebut akan membutuhkan administrasi yang bagus guna memantau segala
aktivitas baik dari dalam ataupun dari luar. Selain itu, adanya proses administrasi
tersebut membuat setiap aktivitas maupun transaksi dapat tercatat secara terperinci dan
jelas.

2.4. Unsur-Unsur Administrasi

Dalam menjalankan proses admnistrasi, diperlukan kerjasama antar tim yang

bagus untuk mencapai tujuan bersama. Sehingga dalam menjalankan administrasi
segala elemen harus bersinergi untuk mendukung tercapainya tujuan. Administrasi
memiliki beberapa unsur-unsur yang dapat mendukung terciptanya administrasi yang
baik. Berikut merupakan beberapa unsur administrasi yang perlu anda ketahui:

7
 1. Organisasi
Organisasi merupakan kumpulan dari kelompok orang dengan tanggungjawab
dan wewenangnya serta memiliki tugas-tugas yang harus diselesaikan serta memiliki
hubungan antar pekerja atau unit tugasnya.
Organisasi bagian dari pusat urusan yang sedang dikerjakan atau diselesaikan
masing-masing dari anggotanya. Sehingga didalam organisasi juga terdapat banyak
elemen yang mendukung agar organisasi tersebut dapat menjalankan tugas dan
fungsinya dengan baik dan benar.
Organisasi memiliki tanggung jawab untuk mencapai tujuan besar dari
organisasi tersebut. Dimana tujuan besar dari administrasi akan tercapai jika semua
elemen yang terdapat pada organisasi menjalankan tugas dan wewenangnya dengan
baik. Sehingga semua hal dan tujuan adminsitrasi organisasi dapat tercapai dan sesuai
dengan harapan organisasi.

2. Komunikasi
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting untuk selalu dijaga. Mengapa?
Karena komunikasi bisa dikatakan sebagai kunci dari segala informasi dan pergerakan
yang akan dilakukan dalam menjalankan administrasi organisasi.
Sehingga dengan adanya komunikasi yang baik antar tim dan antar elemen
dalam organisasi dapat mewujudkan terciptanya tujuan adminstrasi yang baik dan
benar dapat tercapai. Dengan ketercapaian tersebut, organisasi dapat dengan mudah
untuk mencapai tujuan besarnya jika segala komunikasi yang dilakukan adalah sejalan
dan tidak ada kesalahpahaman.

3. Manajemen
Manajemen merupakan kumpulan dari rangkaian untuk menggerakkan anggota
atau karyawannya untuk tetap melakukan tugas dan tanggung jawabnya sehingga dapat
mencapai tujuan bersama.
Manajemen yang baik juga akan berpengaruh terhadap proses administrasi,
sehingga ketercapaian manajamenen yang baik dapat mendukung adanya administrasi
yang sesuai dan tujuan besar dari organisasi bisa tercapai. Karena dilakukan dengan
menciptakan manajemen yang baik dan sesuai.

8
 Manajemen bisa digunakan untuk mengatur dan memantau bagaimana kinerja
dari setiap anggota atau karyawan terhadap masing-masing tugasnya. Sehingga dari hal
ini dapat diketahui alur proses untuk mencapai tujuan bersama.

4. Kepegawaian
Kepegawaian merupakan bagian dari mengorganisasikan pegawai yang terlibat
dalam organisasi atau administrasi. Dimana kepegawaian terkait dengan aturan
mengenai tenaga kerja untuk mencapai usaha kerja sama yang sesuai dengan harapan.
Dimana pengorganisasian tenaga kerja ini penting untuk dilakuka karena hal ini
akan berdampak pada masing-masing pekerjaan tiap individu. Ketika pengorganisasian
kepegawaian tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan berdampak pada
administrasi yang tidak berjalan sesuai dengan rencana.

5. Keuangan
Bidang keuangan merupakan bidang yang krusial dan sangat penting.
Pengorganisasian keuangan dalam suatu organisasi harus dilakukan sesuai dengan
aturan yang berlaku. Karena pada dasarnya setiap organisasi memiliki panduan
tersendiri dalam mengelola keuangan.
Hal ini akan berdampak pada administrasi organisasi yang akan terganggu jika
permasalahan keuangan tidak diselesaikan atau tidak dikerjakan sesuai dengan
prosedur yang berlaku. Dengan adanya pengelolaan keuangan ini dapat menjadikan
administrasi organisasi dapat berjalan sebagaimana mestinya dengan lancar.

6. Tata usaha
Administrasi juga berlaku pada bagian tata usaha. Dimana bagian tata usaha
adalah bagian yang menghimpun, mencatat, dan mengelola, menggandakan, mengirim
dan menyimpan berbagai macam keterangan atau dokumen yang diperlukan dalam
kerjasama pada organisasi atau instansi.
Dengan adanya tata usaha yang tertib dan berjalan seperti prosedur yang
direncanakan, proses administrasi juga akan mencapai hal yang tertib dan sesuai
dengan aturannya. Karena hal ini didukung dengan adanya tata usaha yang bekerja
secara penuh tanggung jawab dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

9
 7. Perbekalan
Perbekalan merupakan bagian penting dari administrasi. Segala hal yang
dibutuhkan dan diperlukan untuk mencapai tujuan bersama atau kerjasama harus
dipersiapkan dengan detil dan lengkap.
Dengan adanya perbekalan yang bagus dan maksimal, proses administrasi akan
menjadi lebih muda dan terarah karena sudah mengikuti standar yang berlaku dan
sudah dipersiapkan dengan maksimal. Sehingga administrasi juga akan berjalan
dengan lancar jika perbekalan juga dipersiapkan dengan detil dan rapi untuk
mempermudah proses kerja sama atau pencapaian tujuan bersama.

8. Hubungan Masyarakat (HUMAS)

Hubungan masyarakat atau biasa disebut dengan HUMAS memiliki peran
penting dalam terselenggaranya administrasi yang sesuai dengan prosedur yang harus
dilakukan.
Humas bertugas untuk menjaga hubungan baik dengan masyarakat sekitar atau
yang mengorganisasikan kegiatan yang berhubungan dengan eksternal organisasi.
Sehingga jika bagian humas dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan
baik dan benar sesuai dengan prosedur dan aturan, maka proses administrasi juga dapat
terselenggara dengan lancar.

2.5. Cara Kerja Administrasi

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan administrasi
dikerjakan oleh administrator atau staff administrasi. Perlu Anda ketahui bahwa staff
administrasi adalah salah satu unit yang memberikan dukungan bagi kegiatan
operasional sebuah perusahaan. Adapun tugas utama staff administrasi yaitu berkaitan
dengan korespondensi, penyimpanan serta penataan dokumen, data entry dan
membantu unit-unit yang membutuhkan data sebagai laporan kepada pihak
manajemen.
Sedangkan cara kerja administrasi berkaitan erat dengan tugas-tugas staff
administrasi dalam sebuah perusahaan. Secara umum cara kerja administrasi adalah
sebagai berikut:

10
 a. Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain
saat ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
b. Mengumpulkan serta menyusun dokumen.
c. Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar
kantor.
d. Memastikan persediaan ala-alat tulis kantor.
e. Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor
lainnya.
f. Mengatur, membuka serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke
perusahaan baik dalam bentuk surat atau email.
g. Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai
aplikasi pengolah data, database, lembar kerja atau presentasi.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa kegiatan administrasi

adalah bagian yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sebab tanpa adanya
administrasi, maka pengelolaan maupun pengaturan segala kegiatan di perusahaan
mungkin tidak bisa berjalan baik dan lancar. Selain itu, dengan penerapan administrasi
yang baik, maka sebuah perusahaan akan tetap berdiri dan terus mengalami
perkembangan.

11
 BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Dalam sebuah perusahaan, administrasi tidak hanya memiliki fungsi dalam
surat menyurat atau catat mencatat saja. Melainkan memiliki fungsi yang sangat
banyak mulai dari membuat perencanaan, penyusunan, mengkordinasi, membuat
laporan, menyusun anggaran hingga pemberian arahan atau bimbingan bagi karyawan
atau anggota perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk itulah sudah seharusnya setiap perusahaan memiliki administrasi yang
baik termasuk juga staff administrasi yang berkompeten. Pengelolaan dan pengaturan
administrasi yang tepat akan menjadikan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan
mudah. Selain itu, perusahaan juga siap bersaing di tengah kemajuan zaman dan
ketatnya persaingan.

3.2. Saran
Disetiap Perusahaan tentu saja memerlukan banyak staf Administrasi yang
sangat kompeten. Ada baiknya mencari beberapa staf yang mampu mengelola dan
mengatur seluruh perlengkapan dan peralatan perusahaan, dimana semakin besar
perusahaan dan dokumen yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula
dokumen yang digunakan.

12
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.nesabamedia.com/unsur-unsur-administrasi/
https://saintif.com/administrasi-adalah/
https://www.gurupendidikan.co.id/administrasi/
https://www.zonareferensi.com/fungsi-administrasi/
https://idcloudhost.com/pengertian-administrasi-pengertian-fungsi-tujuan-dan-cara-
kerjanya/

13