KONTROL PERKANTORAN

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran
pada program studi Manajemen Pendidikan Islam
Fakultas Tarbiyah
Oleh:
KELOMPOK III
Surtika Dewi
Nim : 862312020095
Dilan Ramadhan
Nim : 862312020074
Fira Yuniar
Nim : 862312020089
Jusriani
Nim : 862312020081
Muh.Irsyad
Nim : 862312020101

Dosen Pengampu :
MUH.FADLI MANGENRE, S,Pd

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) BONE

2022
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirobbilalamin, segala puji bagi Allah SWT Tuhan semesta

alam atas segala berkat, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya sehingga penyusun

dapat menyelesaikan makalah dengan judul “KONTROL PERKANTORAN”

Dalam penyusunan makalah ini, penulis memperoleh banyak bantuan dari

berbagai pihak. Penulis mengucapkan terima kasih kepada dosen pengampu

Manajemen Perkantoran yang telah memberikan bimbingan dan arahan sehingga

kami dapat menyelesaikan makalah ini.

Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih terdapat kekurangan. Oleh

karena itu, penyusun mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar

makalah ini dapat lebih baik lagi. Akhir kata penyusun berharap makalah ini dapat

memberikan wawasan dan pengetahuan kepada para pembaca pada umumnya dan

pada penyusun pada khusunya.

Watampone, 31 Mei 2022

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................ii
DAFTAR ISI.........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
A. Latar Belakang................................................................................................1
B. Rumusan Masalah...........................................................................................2
C. Tujuan.............................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3
A. Pengertian dan Pentingnya pengontrolan/pengawasan...................................3
B. Langkah-langkah dan Proses Pengawasan.....................................................5
C. Sistem dan sasaran Kontrol/pengawasan.......................................................8
D. Mengawasi dan Komponen Biaya Perkantoran............................................10
BAB III PENUTUP.............................................................................................11
A. Simpulan.......................................................................................................11
B. Saran.............................................................................................................11
DAFTAR RUJUKAN...........................................................................................12

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada sebuah organisasi memerlukan kantor. Kantor merupakan suatu tempat

dimana sebuah organisasi bekerja dan beraktivitas untuk mencapai tujuan. Ada

beberapa faktor penting yang menunjang keberhasilan organisasi tersebut, yang

paling penting yaitu kualitas dari sumber daya manusianya. Kehadiran kantor bagi

setiap organisasi sangatlah penting, organisasi tidak dapat berfungsi tanpa kantor.

Setiap organisasi memerlukan kantor sebagai tempat konsentrasi pimpinan dan

pegawai melakukan aktivitas manajemen.

Pengertian kantor lebih diartikan sebagai tempat karyawan melakukan

aktivitas kerjanya mulai dari proses penanganan informasi mulai dari menerima,

mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi dalam

rangka terciptanya tujuan organisasi.

Di Indonesia, banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala produktivitas

besar, menengah dan kecil, tentunya kantor-kantor tersebut dibuat dan ditata

dengan tata ruang yang sedemikian rupa dan bervariasi, namun meskipun

demikian masih banyak ruang kantor yang tidak teratur dan menghambat

efektifitas kerja karyawan. Sebuah perusahaan harus membuat karyawan tersebut

bekerja dengan nyaman. Salah satu faktornya yaitu pengontrolan/pengawasan

yang dilakukan di dalamnya.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakamg diatas penulis menemukan beberapa rumusan

masalah yang dapat dibahas pada makalah ini:

1. Bagaimana Pengertian dan Pentingnya pengontrolan?

2. Apa saja Langkah-langkah dan proses pengawasan?

3. Bagaimana Sistem dan sasaran kontrol/pengawasan?

1
 2

4. Bagaimana Mengawasi dan Komponen Biaya Kantor?

C. Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas penulis mengklasifikasikan tujuan

pembuatan makalah sebagai berikut:

1. Untuk Mengetahui Pengertian dan Pentingnya pengontrolan

2. Untuk Mengetahui Langkah-langkah dan proses pengawasan

3. Untuk Mengetahui Sistem dan sasaran kontrol/pengawasan

4. Untuk Mengetahui Mengawasi dan Komponen Biaya Kantor.

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian dan Pentingnya Pengontrolan/Pengawasan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Pengontrolan berasal dari kata

dasar Kontrol, yang dapat diartikan juga dengan pengawasan. 1 Secara istilah

pengontrolan/pengawasan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan dengan

mengunakaan panca indera dengan tujuan berhasil dan tidak mengdapatkan

kesalahan pada suatu kegiatan tersebut.

George R. Tery, mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa

yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila

perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai

dengan rencana yang telah ditetapkan. Kemudian menurut Terry menyatakan

Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan

evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan

untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.2

Disisi lain Seorang ahli manajemen Inggris bernama Brech (1964: 11)

merumuskan pengertian kontrol. “Control is the checking current performance

against predetermined standars contained in the plans, with a view to ensuring

adequate progress and satisfactory performance, also “recording” the experience

gained from the working of these plans as a guide to possible future operations.”

(Pengawasan yakni mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap

ukuran baku yang telah ditetapkan sebelumnya dalam rencana-rencana dengan

maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dan pelaksanaan tugas

1
Kamus Besar Bahasa Indonesia kata “Pengontrolan”
2
Suryanto, Dasar Dan Teknik Pengawasan, http:\\ www.elearning.gunadarma.
ac.id/…/bab7_ dasar_dan_teknik_pengawasan\, diakses pada pukul 08.20 WITA

3
 4

yang memuaskan, juga “mencatat” pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan

rencana-rencana itu sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-tindakan diwaktu).3

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengawasan adalah suatu

aktivitas menilai, meninjau dan mencocokkan apakah pekerjaan yang telah

dikerjakan itu sudah sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah diharapkan atau

belum dan apabila tidak sesuai maka dilakukan evaluasi.

Pengawasan berperan penting dalam suatu organisasi dan perusahaan,

apalagi jika organisasi tersebut memiliki banyak anggota dan karyawan di

dalamnya, Pengawasan menjadi kunci di balik berhasilnya suatu perencanaan,

pasalnya fungsi ini dapat membantu perusahaan memenuhi target dan mencapai

tujuannya.

Pada dasarnya, pengawasan ini dibuat agar sebisa mungkin tindakan

penyelewengan dan penyimpangan dalam organisasi bisa dihindari,Pengawasan

menjadi tekanan sendiri bagi karyawan dan orang-orang di dalam perusahaan agar

mereka tetap melakukan pekerjaan sesuai perintah tanpa ada niat melakukan

penyelewengan demi kepentingan pribadi.

Sebenarnya, pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen.

Pengawasan merupakan bentuk kontrol pihak atasan kepada pihak bawahan

selama Pengawasan berperan penting dalam suatu organisasi dan perusahaan,

apalagi jika organisasi tersebut memiliki banyak anggota dan karyawan di

dalamnya.4

3
Neti Karnati, “MANAJEMEN PERKANTORAN Analisis Teori dan Aplikasi dalam
Organisasi Pendidikan”(Aceh: CV. Bunda Ratu,2019) hal. 76-77.
4
Zahira, “Pentingnya Pengawasa”, https://zahiraccounting.com/id/blog/pentingnya-
pengawasandalammanajemen/#:~:text=Pengawasan%20dalam%20manajemen%20dibutuhkan
%20dalam,dapat%20mengukur%20performa%20karyawan%20anda, Diakses pada tanggal 31Mei
2022 pukul 08.30 wita.
 5

B. Langkah-langkah dan Proses Pengawasan

Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap :5

1. Penetapan standar pelaksanaan.

Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar

pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran

yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil.

Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai

standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan,

anggaran, bagian pasar , marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran

produksi. Tiga bentuk standar yang umum adalah :

a) Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa,

jumlah langganan, atau kualitas produksi.

b) Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan

mencakup biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan

sejenisnya.

c) Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas

waktu pekerjaan harus diselesaikan. Setiap tipe standar tersebut

dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini

memungkinkan manajer untuk mengkomunikasikan pelaksanaan

kerja yang diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas dan

tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani

dengan lebih efektif.

Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang

bersangkutan. Standar-standar yang tidak dapat dihitung juga

memainkan peranan penting dalam proses pengawasan. Memang,

5
ISWANDIR, “DASAR-DASAR PROSES PENGAWASAN DALAM ORGANISASI”,
(t.t.p,.t.p) hal.69-71.
 6

pengawasan dengan standar kualitatif lebih sulit dicapai, tetapi hal ini

tetap penting untuk mencoba mengawasinya. Misal, standar kesehatan

personalia, promosi karyawan yang terbaik, sikap kerjasama, dan

berpakaian yang pantas dalam bekerja

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan.

Penetapan standar pengukuran dan sistem monitoring ditentukan,

pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua

dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan

kegiatan secara tepat. Misalkan timbul beberapa pertanyaan yang

penting berikut ini dapat digunakan : Berapa kali (how aften) pelaksana

seharusnya diukur setiap jam, harian, mingguan, dan bulanan?. Dalam

bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan-laporan tertulis,

inspeksi visual, melalui telephone?. Siapa (who) yang akan terlibat-

manajer, staf depatemen? Pengukuran ini sebaiknya mudah

dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterapkan kepada para

karyawan.

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan.

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan,

pemgukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulangulang

dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran

pelaksanaan, yaitu :

a) Pengamatan (observasi)

b) Laporan-laporan , baik lisan dan tertulis.

c) Metode-metode otomatis.

d) Inspeksi dan pengujian (test), atau dengan pengambilan

sempel.
 7

Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (in-

ternal auditor) sebagai pelaksana pengukuran.

4. Pembandingan Pelaksanaan dengan standart evaluasi.

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan

pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar

yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan,

tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat mengimplementasikan

adanya penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan harus

dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai. Hal

ini menunjukkan bagaimana pentingnya bagi pembuat keputusan untuk

menidemtifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.

5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi,

tindakan ini harus diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin

ditambah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.

Ada beberapa tindakan koreksi yang mungkin terjadi :

a) Mengubah standar mula-mula, barangkali terlalu tinggi atau

terlalu rendah.

b) Mengubah pengukuran pelaksanaan, inspeksi terlalu sering

frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem

pengukuran itu sendiri.

c) Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan

penyimpangan-penyimpangan.
 8

C. Sistem dan Sasaran Kontrol Pengawasan

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya

penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat

dilakukan adalah:

1. Mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;

2. Menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;

3. Mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.6

Adapun jenis-jenis sistem pengawasan yang diantaranya yaitu:

1. Pengawasan Internal “Intern”

Yang merupakan pengawasan yang dilakukan oleh orang ataupun

badan yang ada terdapat di dalam lingkungan unit organisasi/lembaga

yang bersangkutan.

2. Pengawasan Eksternal “Ekstern”

Yang merupakan pengawasan atau pemeriksaan yang dilakukan

oleh unit pengawasan yang ada di luar unit organisasi/lembaga yang

diawasi.

3. Pengawasan Preventif Dan Represif

Pengawasan preventif ialah lebih dimaksudkan sebagai suatu

pengawasan yang dilakukan pada kegiatan sebelum kegiatan itu

dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya kegiatan yang

6
Adminispektorat daerah, “Pengertian Pengawasan”, https://inspektoratdaerah.
bulelengkab.go.id/informasi/detail/artikel/pengertian-pengawasan-82,Diakses pada tanggal 31 Mei
2022 pada pukul 9.00 Wita.
 9

menyimpang, misalnya pengawasan tersebut dilakukan oleh pemerintah

supaya untuk menghindari adanya penyimpangan-penyimpangan

pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan/merugikan negara.

Sedangkan pengawasan represif ialah suatu pengawasan yang

dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan tersebut sudah

dilaksanakan atau dilakukan. Misalnya pengawasan represif dilakukan pada

akhir tahun anggaran yang dimana anggaran yang telah ditentukan lalu

disampaikan laporannya.

4. Pengawasan Aktif Dan Pasif

Pengawasan aktif “dekat” ialah pengawasan yang dilaksanakan

sebagai dari bentuk pengawasan yang dilakukan ditempat kegiatan yang

bersangkutan.

Sedangkan pengawasan pasif “jauh” ialah suatu pengawasan yang

dilakukan misalnya melalui “penelitian serta pengujian terhadap surat-surat

atau laporan-laporan pertanggung jawaban yag disertai dengan berbagai

bukti penerimaan maupun bukti pengeluaran.

5. Pengawasan Kebenaran Formil

Pengawasan kebenaran formil ialah pengawasan menurut hak

“rechtimatigheid” dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud

serta tujuan pengeluaran “doelmatigheid”.7

7
Inspektorat Provinsi Selawesi Barat, “Pengertian Pengawasan dan Jenis Pengawasan (Part 1)”,
https://inspektorat.sulbarprov.go.id/v2/portfolio/fungsi-pengawasan-dalam-manajemen-controlling-dan-jenisnya/,
Diakses pada tanggal 31 Mei 2022 pada pukul 09.20 Wita.
 10

D. Mengawasi dan Komponen Biaya Perkantoran

Dalam sebuah bentuk manajemen, harus terdapat beberapa sebuah

komponen dalam adanya administrasi terhadap keuangan utamanya

pengawasasn terhadap biaya perkantoran. Komponen administrasi dalam

jenis keuangan terdiri atas beberapa bidang, diantaranya ialah:

1. Pengelolaan Keuangan, penggunaan dana untuk memaksimalkan

secara bermanfaat.

2. Pencairan Keuangan, upaya untuk pendanaan yakni sebagai

memastikan bahwa semua dalam kegiatan organisasi dapat berjalan

dengan lancar.

3. Penyimpanan Keuangan, upaya untuk mengumpulkan dana dari

organisasi dan menyimpannya secara aman.

4. Perencanaan Keuangan, perencanaan keuangan adalah sebuah

perencanaan dalam pendapatan dan pengeluaran atau kegiatan lain

untuk periode tertentu.

5. Penganggaran Keuangan, pendapatan dan pengeluaran atau sebuah

kegiatan yang sebelumnya dapat direncanakan dan kemudian akan

dirinci serta dianggarkan.

6. Pemeriksaan Keuangan, terkait dengan audit internal atau audit

penggunaan keuangan untuk mencegah penyimpangan.

7. Pengendalian Keuangan, berkaitan dengan adanya sebuah evaluasi

dan peningkatan sebuah sistem atau kinerja dengan keuangan

dalam organisasi.8

8
Evitasari,“Pengertian Administrasi perkantoran”,
https://guruakuntansi.co.id/pengertian-administrasi-perkantoran , Diakses pada tanggal 31 Mei
2022 pada pukul 10.00 Wita.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pengawasan adalah suatu aktivitas menilai, meninjau dan mencocokkan

apakah pekerjaan yang telah dikerjakan itu sudah sesuai dengan rencana dan

tujuan yang telah diharapkan atau belum dan apabila tidak sesuai maka dilakukan

evaluasi.
Adapun langkah dan proses yang dilkukan dalam pengawasan yakni
Penetapan standar pelaksanaan, Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan,
Pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan Pelaksanaan dengan standart
evaluasi, dan Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

Kemudian Sasaran dari pengawasan adalah penyimpanan terhadap target

yang telah ditetapkan, kemudian pengawasan memiliki berbagai system

pengawasaan yaitu : Pengawasan Internal “Intern”, Pengawasan Eksternal

“Ekstern”, Pengawasan Preventif Dan Represif, Pengawasan Aktif Dan Pasif, dan

Pengawasan Kebenaran Formil.

Adapun Komponen dalam pengawasan biaya kantor ialah Pengelolaan

Keuangan, Pencairan Keuangan, Penyimpanan Keuangan, Perencanaan
Keuangan, Penganggaran Keuangan, Pemeriksaan Keuangan, dan Pengendalian
Keuangan.

B. Saran

Demikianlah yang dapat saya sampaikan mengenai materi yang

menjadi bahasan dalam makalah ini,tentunya banyak kekurangan dan

kelemahan. Kami banyak berharap kepada pembaca memberikan kritik dan

saran yang bersifat membangundemi menyempurnakan makalah ini. Semoga

makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

11
 DAFTAR RUJUKAN

Adminispektorat daerah, “Pengertian Pengawasan”, https://inspektoratdaerah.

bulelengkab.go.id/informasi/detail/artikel/pengertian-pengawasan-
82,Diakses pada tanggal 31 Mei 2022 pada pukul 9.00 Wita.

Evitasari, “Pengertian Administrasi perkantoran”,

https://guruakuntansi.co.id/pengertian-administrasi-perkantoran/), Diakses
pada tanggal 31 Mei 2022 pada pukul 10.00 Wita.

Inspektorat Provinsi Selawesi Barat, “Pengertian Pengawasan dan Jenis Pengawasan

(Part 1)”, https://inspektorat.sulbarprov.go.id/v2/portfolio/fungsi-pengawasan-dalam-
manajemen-controlling-dan-jenisnya/, Diakses pada tanggal 31 Mei 2022 pada pukul
09.20 Wita.

ISWANDIR, “DASAR-DASAR PROSES PENGAWASAN DALAM

ORGANISASI”, (t.t.p,.t.p)2016.

Kamus Besar Bahasa Indonesia kata “Pengontrolan”

Neti Karnati, “MANAJEMEN PERKANTORAN Analisis Teori dan Aplikasi dalam
Organisasi Pendidikan”,Aceh: CV. Bunda Ratu,2019.

Suryanto, Dasar Dan Teknik Pengawasan, http:\\ www.elearning.gunadarma.

ac.id/…/bab7_ dasar_dan_teknik_pengawasan\, diakses pada pukul 08.20 WITA

Zahira,“PentingnyaPengawasa”, https://zahiraccounting.com/id/blog/pentingnya-
pengawasandalammanajemen/#:~:text=Pengawasan%20dalam
%20manajemen%20dibutuhkan%20dalam,dapat%20mengukur
%20performa%20karyawan%20anda, Diakses pada tanggal 31Mei 2022
pukul 08.30 wita.

12