Resume Manajemen Perkantoran Dan Kearsipan 2

Nayla Maghfirah : Resume Manajemen Per...
RESUME MANAJEMEN PERKANTORAN DAN
KEARSIPAN
Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Praktikum Manajemen Perkantoran dan Kearsipan
Disusun Oleh :
Nayla Maghfirah (200206081)
Dosen Pengampu :
Munawar, S.Pd.I., M.Pd
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI AR-RANIRY

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
2021/2022
1
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr.wb.
Puji syukur kami ucapakan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena telah banyak
nikmat yang diberikan. Sehingga kami dapat menyelesaikan tugas Resume
Manajemen Perkantoran dan Kearsipan tepat pada waktunya. Kami juga tidak lupa
mengucapkan terima kasih kepada dosen pengampu bapak Munawar, S.Pd.I., M.Pd.
Resume ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman kami dan para mahasiswa
tentang Mata Kuliah Praktikum Manajemen Perkantoran dan Kearsipan
Terlepas dari itu semua kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada banyak
kekurangan baik dari segi susunan kalimat, bahasa, dan isi karena keterbatasan
pengetahuan dan pengalaman kami, sehingga kami membutuhkan kritik dan saran yang
bersifat membangun. Akhir kata kami berharap semoga resume kami dapat bermanfaat
bagi mahasiswa dalam mata kuliah ini. Wassalamualaikum wr.wb.
Banda Aceh, 31 Desember 2021
Penulis
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR......................................................................................................2
DAFTAR ISI....................................................................................................................3
BAB I
PENDAHULUAN............................................................................................................8
KONSEP DASAR MANAJEMEN PERKANTORAN.................................................8
A. Pengertian Kantor....................................................................................................8
B. Pekerjaan Kanto.....................................................................................................9
C. Pengertian Manajemen Perkantoran.....................................................................10
D. Prinsip-Prinsip Manajemen Perlantoran..............................................................10
E. Fungsi-Fungsi Manajemen Perkantoran...............................................................12
BAB II
KEGIATAN DAN ASPEK MANAJEMEN PERKANTORAN...............................14
A. Kegiatan Manajemen Perkantoran.......................................................................14
B. Aspek Manajemen Perkantoran..........................................................................15
C. Sumber Daya Kantor............................................................................................16
D. Pekerjaan Kantor..................................................................................................17
BAB III
PERANAN DAN KEWAJIBAN MANAJEMEN KANTOR.....................................19
A. Peranan Manajer Kantor......................................................................................19
B. Tingkatan Manajer...............................................................................................19
3
C. Fungsi Manajer....................................................................................................20
D. Peran Manajer......................................................................................................21
BAB lV
ORGANISAAI KANTOR.............................................................................................23
A. Pengertian Organisasi Kantor...............................................................................23
B. Model Organisasi Kantor.....................................................................................23
C. Prinsip Organisasi Perkantoran............................................................................24
D. Organisasi Gari....................................................................................................29
BAB V
TATA RUANG KANTOR............................................................................................28
A. Pengertian Tata Ruang Kantor...............................................................................28
B. Tujuan Tata Ruang Kantor....................................................................................28
C. Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor................................................28
D. Jenis Tata Ruang Kantor.......................................................................................29
E. Penyunan Tata Ruang Kantor...............................................................................30
F. Lingkungan Fisik Tata Ruang Kantor...................................................................31
BAB VI
KORESPONDENSI DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN...........................32
A. Konsep Koreapondensi......................................................................,.................33
B. Definisi dan Tujuan Koreapondensi....................................................................33
C. Fungsi dan Keunggulan Surat Menyururat..........................................................32
4
D. Penggolongan dan Karakteristik Surat................................................................33
E. Cara Menulis Surat Formal.......................................................................................33
F. Cara Menulis Surel dan Memo....................................................................................36
BAB VII
PENATAAN ARSIP......................................................................................................37
A. Pengertian Arsip..........................................................................................................37
B. Jenis-Jenis Arsip..................................................................................................37
C. Sistem Penataan Arsip.........................................................................................38
D. Jadwal Retensi Arsip...........................................................................................38
E. Pemeliharan dan Pengamanan Arsip...................................................................39
F. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip ...................................................................39
BAB VIII
PENATAAN PERLENGKAPAN KANTOR............................................................. 40
A. Pengertian Perlengkapan Kantor ......................................................................... 40
B. Fungsi Perlengkapan Kantor ................................................................................40
C. Jenis-jenis Perlengkapan Kantor .........................................................................41
D. Pemeliharaan Perlengkapan Kantor .....................................................................41
E. Penataan Perlengkapan Kantor.............................................................................42
F. Tujuan Penataan Perlengkapan Kantor .................................................................42
G. Manfaat Penataan Perlengkapan Kantor...............................................................43
H. Prinsip-prinsip dalam Penataan Ruang dan Perlengkapan Kantor.......................43
5
BAB IX
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJER
KANTOR........................................................................................................................45
A. Internet dan Email. ...............................................................................................45
B. Digital Scanner .....................................................................................................45
C. Internet of Things (IOT)....................................................................................... 45
D. Digital Private Branch Exchange .........................................................................46
E. Penyimpanan Data Pada Cloud Computing .........................................................46
F. Digital Work-Flow (Digital SOP/Business Process) ........................................... 47
G. Digital Security ................................................................................................... 47
H. Digital Whiteboard/ Smartboard ..........................................................................47
I. Quick Response Code.............................................................................................48
J. Sistem Aplikasi Enterprise System (ES) .............................................................. 48
K. AplikasiPengolahDatadanKata ............................................................................48
L. Software as a Service (SaaS) ................................................................................49
M. Video Conference ................................................................................................49
N. Dashboards Reporting System .............................................................................50
BAB X
EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR..........................................................................51
A. Pengertian Manajemen dan Pengembangan Manajemen ................................................51
B. Pengertian Efisiensi.........................................................................................................51
C. Keberlanjutan Pekerjaan Kantor ......................................................................................51
D. Sasaran Perusahaan ..........................................................................................................52
E. Menata Ulang Proses perkantoran Eksisting....................................................................52
F. Sistem Tata Kerja Perkantoran..........................................................................................52
6
G. Analisis Jabatan dan Uraian Jabatan................................................................................53
H. Perilaku Dalam membangun Efektivitas dan Efisiensi ...................................................53
I. Menentukan Kebutuhan Sumber Daya Manusia................................................................53
J. Paradigma Manajemen Kualitas ........................................................................................54
K. Meningkatkan Kesejahteraan dengan Efisiensi – Efektif................................................54
BAB IX
KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA.......................................................55
A. Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja..................................................................55
B. Mengapa Keselamatan dan Kesehatan Kerja?..................................................................55
C. Aturan Keselamatan dan Kesehatan Kerja........................................................................56
D. Peranan Perusahaan dan Karyawan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja................56
E. Hal-hal yang Menyebabkan Kecelakaan..........................................................................56
F. Bagaimana Mencegah Kecelakaan di Tempat Kerja ........................................................57
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................58
7
BAB l
PENDAHULUAN
KONSEP DASAR MANAJEMEN PERKANTORAN
Setiap organisasi besar atau kecil di manapun berada pada umumnya memiliki kantor.
Kantor adalah tempat kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan kantor dengan baik, efisien dan efektif,
maka kantor perlu dikelola atau di manage dengan baik melalui manajemen perkantoran.
Tujuan dari manajemen perkantoran antara lain dapat memberikan data dan informasi yang
akurat kepada setiap orang, unit organisasi maupun customer (pelanggan) serta masyarakat
yang membutuhkannya. Selain itu, kantor harus dapat memberikan pelayanan yang terbaik
dan berkualitas kepada yang orang atau satuan organisasi yang membutuhkan pelayanan
kantor.
Pada umumnya, tugas kantor adalah memberikan data dan informasi yang berkualitas.
Oleh karena itu, setiap saat dibutuhkan, maka kantor harus bisa memberikan data dan
informasi yang akurat, cepat, tepat, akuntabel dan terpercaya. Dalam praktiknya, aktivitas
kantor dari hari ke hari selalu mengalami perubahan yang signifikan seiring dengan
perubahan akan kebutuhan data dan informasi yang lebih baik, kebutuhan konsumen,
masyarakat atau pelanggan yang berkembang maupun permintaan pasar yang fluktuatif. Oleh
karena itu, kantor harus dapat membenahi dirinya agar dapat memenuhi kebutuhan data dan
informasi yang berkualitas. Untuk itu sangat diperlukan penataan atau manajemen kantor
yang baik.
Manajemen kantor haruslah dapat mengikuti perkembangan zaman khususnya

perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih dan relevan. Dukungan teknologi
dan informasi yang semakin canggih dan relevan akan menghasilkan pelayanan dan data
serta informasi yang cepat, tepat dan transparan, akuntabel serta terpercaya.
A. Pengertian Kantor
Kantor adalah tempat dilakukannya pekerjaan kantor. Istilah kantor berasal dari bahasa
Belanda yaitu ”kantoor” yaitu sebutan tempat yang digunakan untuk perniagaan atau
perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan
kecil maupun bangunan bertingkat tinggi (Long, 2004).
Beberapa pengertian kantor diajukan oleh beberapa ahli manajemen kantor sebagai berikut:
8
1. Nuraida (2008) membatasi pengertian kantor yaitu tempat diselenggarakannya kegiatan tata
usaha di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi dan prosedur untuk
menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan,
sampai menyalurkannya.
2. Moekijat (2008) mendefinisikan kantor yaitu setiap tempat yang biasanya dipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan
nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
3. Maryati (2008) mengartikan kantor sebagai unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf
personel dan ketatausahaan guna membantu pimpinan.
B. Pekerjaan Kantor
Menurut Mills (1991), pekerjaan atau fungsi kantor yaitu: a. Menerima Informasi (to
receive information, b. Merekam/menyimpan data-data serta informasi (to record
information), c. Mengatur informasi (to arrange information), d. Memberi Informasi (to give
information), dan e. Melindungi Aset (to safeguard assets). Gie (2009) menyatakan bahwa
pekerjaan kantor maupun fungsi kantor adalah aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan (information) yang
diperlukan dalam organisasi.
Selanjutnya, menurut Umam (2014), kegiatan utama manajer dan staf kantor adalah:
1. Kegiatan komunikasi. Setiap kantor merupakan pusat komunikasi. Kantor merupakan
tempat yang menerima perintah, informasi dan laporan dari kantor-kantor lain.
2. Kegiatan kalkulasi. Kalkulasi adalah penghitungan biaya. Alat yang digunakan untuk
kalkulasi sangat banyak, mulai mesin hitung sederhana hingga komputer yang canggih
3. Pengelolaan warkat. Warkat adalah surat, isi surat, atau lembar surat yang dapat dilipat
seperti surat tertutup. Warkat dibutuhkan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah
dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi.
4. Penyusunan laporan. Dasar kegiatan pengawasan adalah pelaporan. Laporan diperlukan
sebagai prosedur rutin dari departemen- departemen ke kepala kantor. Laporan itu
dipertimbangkan dan dianalisis untuk mengetahui beberapa masalah yang dihadapi
perusahaan dan cara penanganannya.
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur lain. Banyak kegiatan rutin yang harus dilaksanakan
secara teratur apabila kantor ini ingin berfungsi dengan tepat. Pada tingkatan terendah, hal ini
mungkin meliputi penggantian “kartu putar” yang perlu disiapkan untuk setiap minggunya
atau pengumpulan surat-surat dari berbagai departemen. Pada tingkatan tinggi, kegiatan
seperti memeriksa kemajuan karyawan, prosedur pemeliharaan terhadap pabrik dan mesin
merupakan tugas rutin administrasi kantor.
9
C. Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen adalah proses untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain. Kristiawan,
Savitri dan Lestari (2017) menyebutkan pengertian sebagai ilmu dan seni dalam mengatur,
mengendalikan, mengkomunikasikan dan memanfaatkan semua sumber daya yang ada dalam
organisasi dengan memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuating,
Controlling) agar organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Daryanto, dkk
(2013) menyatakan pengertian manajemen yaitu bagaimana cara manajer (orangnya)
mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi pembantunya agar usaha
yang sedang digarap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian dan penggerakan serta pengawasan

terhadap aktivitas dan proses kerja sama dengan mengerahkan segala sumber daya untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Manajemen perkantoran adalah proses
mencapai hasil pekerjaan kantor melalui kegiatan orang lain untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.
1. Mills (1991) mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai seni membimbing personel

kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan
yang ditetapkan.
2. Moekijat (2008) menyatakan bahwa manajemen perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-
fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai- pegawai merasa
puas.
3. Gie (2009) memberikan batasan manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol sampai
menyelenggarakan kegiatan pekerjaan kantor).
4. Maryati (2008) memberi arti manajemen perkantoran yaitu penerapan fungsi-fungsi
manajemen pada sarana dan daya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan
dengan cara memberdayakan pegawai dengan sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan
perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling baik dan memberikan
lingkungan yang kondusif.
5. Garnida dan Priansa (2013) mengartikan manajemen kantor sebagai cabang dari seni dan
ilmu manajemen yang berkaitan dengan pekerjaan perkantoran secara efektivitas dan efisien.
D. Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran
10
Prinsip adalah segala sesuatu yang dijadikan dasar dan pedoman dalam bertindak dan
berperilaku oleh seseorang maupun unit organisasi dalam suatu organisasi. Prinsip
manajemen perkantoran adalah segala sesuatu yang menjadi dasar dan pedoman bagi setiap
karyawan dan unit organisasi kantor dalam melakukan pekerjaan kantor untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan. Pada dasarnya prinsip-prinsip manajemen perkantoran hampir
sama dengan prinsip-prinsip manajemen pada umumnya. Komaruddin (1981), menyatakan
bahwa prinsip-prinsip manajemen perkantoran adalah sebagai berikut:
1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun
organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus
dilaksanakan tugas mereka.
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang
tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-
bahan.
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan
apabila hasilnya ekonomis.
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study), penyederhanaan kerja dan pengukuran
kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor.
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih
efisien dan mengurangi biaya.
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan
pengawasan formulir.
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan,
program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah.
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan.
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan
kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dinyatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen

perkantoran yang utama harus dijalankan berkaitan dengan pekerjaan kantor dalam rangka
mencapai tujuan kantor yaitu:
 Perumusan tujuan yang jelas
 Pembagian kerja
 Wewenang dan tanggung jawab
 Koordinasi
 Kesatuan komando
 Kesatuan arah
 Disiplin
 Remunerasi yang wajar
11
E. Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran
Fungsi manajemen perkantoran adalah segala sesuatu yang harus dijalankan dalam
melaksanakan pekerjaan kantor. Moekijat (2008), menyatakan fungsi manajemen perkantoran
sebagai berikut:
1. Untuk menerima keterangan-keterangan seperti surat-surat dan harga- harga.
2. Untuk mencatat keterangan, seperti catatan-catatan tentang pegawai, harga dan sebagainya.
3. Untuk menyusun keterangan, seperti pembiayaan dan pembukuan.
4. Untuk memberi keterangan, seperti daftar barang-barang dagangan.
Fungsi atau kegiatan manajemen perkantoran yang harus dilakukan menurut Maryati (2008)
yaitu:
1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
2. Menyediakan informasi yang tepat, agar dalam pengambilan keputusan pihak manajerial
dapat menetapkan strategi tepat, sehingga jalannya roda organisasi mampu menggelinding ke
depan dengan cepat.
3. Mengusahakan fasilitas pelayanan dan komunikasi agar tercipta kinerja yang prima di
dalam perusahaan.
4. Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang dipergunakan agar tidak terjadi pemborosan
yang berlebihan karena ketidaktepatan dalam strategi otomatisasi peralatan kantor.
5. Mengelola lingkungan fisik agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih
produktif dalam bekerja.
6. Menganalisis dan memperbaiki metode serta prosedur kerja untuk mencari yang terbaik
sebelum dijadikan standar kerja.
7. Membuat standar kerja yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.
8. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal.
Pada umumnya fungsi manajemen perkantoran tidak lepas dari fungsi manajemen pada
umumnya yang meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
penggerakan (actuating), pengawasan (controlling). Laksmi dkk (2008) menyatakan fungsi
manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengorganisasian, memimpin/mengarahkan,
dan pengawasan. Dengan demikian fungsi manajemen perkantoran adalah perencanaan
pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor, penggerakan pekerjaan kantor, dan
pengawasan pekerjaan kantor.
 Perencanaan pekerjaan kantor (Planning)
Perencanaan adalah kegiatan memilah dan memilih pekerjaan yang akan dilakukan.
Menurut Sutarno (2006), setiap rencana mengandung tiga ciri khas yaitu (a) selalu berdimensi
12
waktu yang akan datang atau ke masa depan, (b) selalu mengandung kegiatan-kegiatan dan
memiliki sebuah tujuan yang ingin dicapai, (c) memiliki alasan, sebab atau landasan baik
secara personal maupun organisasional maupun keduanya. Perencanaan pekerjaan kantor
adalah proses menentukan pekerjaan kantor apa (what) yang akan dilakukan, siapa yang
melakukan (who), di mana dilakukan (where), kapan dilakukan (when), mengapa dilakukan
(why), dan bagaimana melakukan pekerjaan kantor (how)
 Pengorganisasian pekerjaan kantor (Organizing)
Pengorganisasian pekerjaan kantor adalah proses mengatur pekerjaan kantor mulai dari
siapa yang melakukan apa, siapa yang bertanggung jawab kepada siapa, penentuan uraian
tugas (job description) dan sebagainya. Pengorganisasian pekerjaan kantor dapat diklasifikasi
berdasarkan asas sentralisasi, desentralisasi, atau campuran (mix). Namun semakin
terdesentralisasi pekerjaan kantor, maka azas demokrasi akan semakin tumbuh dan
sebaliknya. Untuk hal-hal yang prinsip tentu harus tersentralisasi. Demikian halnya dengan
mix atau gabungan sentralisasi dengan desentralisasi.
 Penggerakan pekerjaan kantor (Actuating)
Penggerakan pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang mengupayakan agar pekerjaan

kantor dapat dilaksanakan dengan baik. Kepemimpinan dan motivasi mempunyai peran yang
signifikan dalam proses penggerakan pekerjaan kantor. Giyanti (2015) menyatakan bahwa
aspek-aspek penting dalam kepemimpinan adalah 1) motivasi, biasanya diartikan sebagai
dorongan. Kegiatan memotivasi adalah memengaruhi orang lain untuk berperilaku secara
tertentu; 2) kepemimpinan yaitu proses untuk memengaruhi dan mengarahkan orang lain agar
mereka mau berusaha mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok. Pemimpin
berfungsi sebagai pemecah masalah dan memberikan jalan keluar pendapat dan informasi.
 Pengawasan pekerjaan kantor (Controlling)
Pengawasan adalah proses yang bertujuan agar perencanaan yang telah disusun dapat
dilaksanakan dengan baik. Selain itu pengawasan dimaksudkan agar pekerjaan kantor tidak
menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Giyanti (2015), kegiatan
pengawasan pekerjaan kantor adalah pekerjaan: 1) mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan
prosedur operasional baku yang sudah ditetapkan; 2) melakukan penilaian kinerja yang
efektif dan efisien, 3) menjamin terlaksananya prosedur pengawasan kerja yang efektif dan
efisien.
13
BAB II
KEGIATAN DAN ASPEK MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Kegiatan Manajemen Perkantoran
Kegiatan manajemen perkantoran tidak terlepas dari aktivitas-aktivitas manajerial dalam

pekerjaan kantor yang bisa diidentifikasi melalui fungsi- fungsi manajemen yang diterapkan
dalam aktivitas kantor. Adapun fungsi- fungsi manajemen yang dapat dilihat dalam kegiatan
kantor menurut (Kismartini dan Maesaroh, 2007) adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan
Perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah merencanakan dan

mengkoordinasikan berbagai proses informasi, misalnya: komunikasi, manajemen surat-
menyurat, sistem pengadaan, tata letak kantor yang nyaman, pemenuhan peralatan lainnya
serta pemilihan dan penempatan karyawan yang sesuai dengan pekerjaan.
2. Pengorganisasian
Dalam manajemen perkantoran kegiatan pengorganisasian meliputi penentuan dasar-dasar

organisasi kantor yang ada pada perencanaan hubungan kerja di antara staf yang dilengkapi
dengan peralatan fisik, untuk memaksimalkan produktivitas kerja.
3. Pelaksanaan
Dalam hal ini adalah menggerakan serta mengawasi efektif atau tidaknya kegiatan-
kegiatan kantor, mendapatkan dan menetapkan kebijakan kepegawaian yang bisa
memberikan jaminan tingkat moral yang dikehendaki, pelatihan, orientasi, promosi dan
memberikan upah/gaji yang layak sehingga mendorong peningkatan mutu dan kinerja
karyawan, memberikan keseimbangan komunikasi baik itu eksternal maupun internal, yaitu
antara pegawai dan manajer.
4. Pengawasan
Dalam manajemen perkantoran fungsi pengawasan meliputi penerapan, pengembangan

dan peningkatan sistem dan prosedur administrasi kantor, disertai dengan penyempurnaan
14
masing-masing tahapan kerja kantor, pengawasan dan pengarahan kegiatan, persiapan dan
penggunaan formulir kantor dan alat-alat tulis lainnya, mengukur hasil kerja dengan standar
kerja yang telah ditetapkan, mempersiapkan anggaran, laporan serta petunjuk cara kerja
kantor sebagai alat untuk mengendalikan dan menekan biaya.
B. Aspek Manajemen Perkantoran
Menurut Charles O Libbey, secara umum aspek ruang lingkup manajemen perkantoran
(dalam Halimah, 2018) meliputi Sembilan bidang kerja manajemen perkantoran berikut ini:
1. Office Space, mengatur yang berhubungan dengan ruang perkantoran, seperti: luas, jumlah,
penjatahan, tata ruang, kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan, pemindahan,
pemeliharaan
2. Communications, mengatur hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat, pelayanan,
media komunikasi (telepon, telex, fax, email, dan lain-lain), resepsionis, kehumasan, dan
sebagainya.
3. Office Personnel, Kepegawaian perkantoran yang berhubungan dengan HRD (Human
Resource & Development), GA (General Affair), pelatihan, pengujian, dan lain sebagainya
4. Furniture & Equipment, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan, pemeliharaan
peralatan dan perlengkapan kantor (meja, kursi, dan lain sebagainya
5. Appliances and Machines, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan pemeliharaan
peralatan dan mesin (Mesin tik, Komputer, Printer, Mesin Hitung, Perlengkapan Kebersihan,
dan lain sebagainya.
6. Supplies and Stationery, yang mengatur dan berhungan dengan pengadaan perbekalan dan
keperluan alat tulis kantor dan cetak
7. Methods, yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data, pengukuran hasil kerja,
SOP (Sistem Operasional Prosedur) kerja, analisis statistic, dan lain sebagainya
8. Records (Warkat), yang berhubungan dengan pengoordinasian formulir, perancangan
formulir pelayanan surat menyurat, pelaporan kearsipan, dan lain sebagainya
9. Executive Controls, kontrol Pejabat Pimpinan meliputi perencanaan organisasi, sentralisasi
dan desentralisasi pelayanan, perencanaan anggaran, forecasting, job analysis, dan lain
sebagainya.
Menurut The Liang Gie sebagaimana dikutip oleh (Akhmad, 2012), bahwa aspek ruang
lingkup manajemen perkantoran mencakup sebelas bidang, yaitu:
1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya
2. Sistem perkantoran
3. Organisasi perkantoran
4. Komunikasi perkantoran
15
5. Pelaporan manajerial
6. Manajemen kearsipan
7. Kontrol perkantoran
8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran
9. Tata ruang perkantoran
10. Perlengkapan perkantoran
11. Studi perkantoran
C. Sumber Daya Kantor
Dalam mencapai tujuan utama suatu organisasi atau kantor diperlukan dukungan sumber
daya-sumber daya yang dimiliki oleh organisasi/kantor. Menurut Akhmad (2012), sumber
daya kantor meliputi:
1. Personalia kantor
Masalah personalia atau sumber daya manusia cukup besar pengaruhnya terhadap
keberadaan kantor, sehingga diperlukan perencanaan yang profesional tentang analisis
pekerjaan (job analysis) sehingga akan memperjelas deskripsi pekerjaan (job description)
yang bisa menghasilkan spesifikasi pekerjaan (job specification).
2. Permodalan atau uang

Permodalan dan uang cukup berperan penting, sebab merupakan roda perusahaan,
sehingga dalam menentukan kebijakan keuangan membutuhkan perhitungan yang matang,
baik dalam penganggaran keperluan-keperluan kantor secara rutin maupun yang sewaktu-
waktu dan dalam pelaksanaannya diperlukan suatu sistem pengawasan yang baik agar
pemborosan dan penyelewengan yang merugikan organisasi dapat dihindari.
3. Peralatan dan perlengkapan kantor

Pengadaan perlengkapan, perbekalan perlu direncanakan dengan baik. Hal ini harus
disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat efisien serta efektivitasnya serta perlu
diperhatikan juga tentang harga dan mutu perlengkapan, perbekalan dan mesin dimaksud,
perawatan serta layanan purna jualnya.
4. Mesin-mesin kantor
Pengadaan mesin-mesin kantor agar bisa disesuaikan dengan keperluan kantor dan
mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi, sehingga dapat menjawab keperluan-keperluan
kantor yang bisa bersaing dengan organisasi lain.
16
5. Metode kerja
Merupakan suatu tata cara melaksanakan kerja yang harus diterapkan oleh manajemen
menjadi suatu pola kerja untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi secara efisien, dan
efektif.
6. Waktu kerja
Waktu kerja sangat perlu dicermati, karena pemborosan waktu berarti pemborosan tenaga
dan uang serta menunda tercapainya tujuan kerja.
7. Tempat kerja
Tempat dan lingkungan serta suasana kerja memerlukan kondisi yang representatif, oleh
karena itu perlu penyusunan tata ruang yang baik, yang dapat mendukung setiap personil
kantor untuk melaksanakan aktivitasnya.
D. Pekerjaan Kantor
Pada dasarnya definisi pekerjaan kantor sama dengan tata usaha, atau bisa disebut office
work/clerical work dalam bahasa Inggris, yang menurut (Susantini, dkk, 2016) artinya adalah
segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim
dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.
Menurut Leffingwell dan Robinson (dalam Akhmad, 2012), pekerjaan perkantoran bisa
dirinci dalam aktivitas-aktivitas berikut ini:
1. Receiving, dispatching, and shipping orders (menerima pesanan- pesanan, mengantarkan

dan mengirimkannya)
2. Billing (membuat rekening)
3. Correspondence, dictation, typing (surat- menyurat, mendikte dan
mengetik)
4. Passing credit and collecting outstanding accounts (menyampaikan
hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum
diselesaikan)
5. Filing (menyimpan warkat)
6. Handling, distributing and dispatching mail (mengurus, membagi-
bagi dan mengirimkan surat-surat pos
7. Duplicating and addressing work (memperbanyak warkat dan
membubuhkan alamat)
8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger
service (macam-macam pekerjaan seperti, menelpon, menerima tamu
17
dan pekerjaan pesuruh)

9. Special tasks, objectives: simplification of system: elimination of
unnecessary work (tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem,
meng-hapuskan pekerjaan yang tidak perlu)
10. Making records, noting down desired data (membuat warkat-warkat, mencatat data yang
diinginkan)
18
BAB III
PERANAN DAN KEWAJIBAN MANAJEMEN KANTOR
A. Peranan Manajer Kantor
Peranan seorang manajer dalam suatu organisasi itu sangatlah penting karena
keberadaan seorang manajer menjadi motivator bagi karyawan-karyawannya dan salah satu
ujung tombak dari keberhasilan suatu organisasi. Salah satu tugas atau peran seorang
manajer yaitu harus bisa mengatasi konflik yang ada dalam suatu organisasi yang
dipimpinnya sehingga setiap konflik itu dapat diselesaikan dengan baik dan tidak ada yang
merasa dirugikan.
Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi, seorang yang karena
pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh organisasi utk memimpin,
mengatur, mengelola, mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam
rangka mencapai tujuan (Muizu Zusnita dan Sule Tisnawati Ernier, 2017). Menjadi seorang
manajer memang bukan perkara mudah, perlu bertahun-tahun pengalaman dan jam terbang
serta bidang keilmuan yang mencukupi yang bisa menjadikan ia pantas disebut dan
diangkat menjadi seorang manajer. Seorang manajer harus mampu untuk mengatasi
masalah dan mampu untuk meramalkan kejadian yang akan terjadi bila sebuah keputusan
diambil, namun tidak semua manajer itu bekerja selayaknya seorang manajer, ada manajer
yang hanya bisa menyuruh-nyuruh dan tidak mau dikoreksi apabila dia salah dan tidak mau
dikritik padahal pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mau mendengarkan keluhan
dari bawahannya
B. Tingkatan Manajer
Pada suatu organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi

manajer puncak, manajer tingkat menengah, serta manajer lini pertama, biasanya
digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah dari karyawan lebih besar di bagian
bawah daripada di puncak).
1. Manejemen lini Pertama (first-line management)
Manajemen lini pertama (first-line management), dikenal dengan istilah manajemen

operasional, merupakan manajemen tingkat yang paling rendah yang bertugas mengawasi
dan memimpin karyawan non-manajerial yang ada di dalam proses produksi. Mereka
sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer
departemen, atau mandor (foreman).
19
2. Manajemen Tingkat Menengah (middle management)
Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang

berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan tugas sebagai
penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah yaitu kepala
bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik.
3. Manajemen Puncak (top management)
Manajemen puncak (top management), dikenal dengan executive officer, yang bertugas
dengan merencanakan strategi dan kegiatan perusahaan secara umum dan mengarahkan
jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer)
(Ardiana, 2010)
C. Fungsi Manajer
1. Fungsi Perencanaan
Kegiatan-kegiatan pokok perencanaan melalui penentuan tujuan, penyusunan, program

dan jadwal, penyusunan anggaran, pengembangan prosedur, serta penetapan dan penafsiran
kebijakan. perencanaan perusahaan antara lain meliputi produksi, pemasaran, SDM, dan
ketatausahaan.
2. Fungsi Pengorganisasian
Termasuk fungsi ini antara lain menyusun struktur organisasi, mendelegasikan

wewenang dan tanggung jawab serta menetapkan hubungan antarbagian dalam organisasi.
itulah tiga pokok kegiatan yang harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh.
3. Fungsi Pelaksana
Kerja Berdasarkan Rencana Yang Telah Disusun Rencana baru berarti bila telah
dilaksanakan. Agar dicapai hasil yang diinginkan, manajer harus terlibat dalam pelaksanaan
rencana kerja. tujuannya supaya dicapai koordinasi antar bagian dan kualitas proses dan
hasil produksi senantiasa terjaga.
4. Fungsi Pengawasan
Manajer mengawasi apakah pelaksanaannya dan hasilnya telah sesuai dengan apa yang
telah direncanakan. apakah perlu ada perbaikan dan lain sebagainya. dalam melaksanakan
tugas yang cakupannya luas itu manajer dibantu oleh beberapa kepala bagian produksi,
kepala bagian pemasaran, kepala bagian kepegawaian, dan kepala bagian
keuangan.(Nuraida, 2008; Stephen P. Robbins, 2010)
20
D. Peran Manajer
Ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Namun kesepuluh
peran itu dirangkum menjadi tiga kelompok yaitu:
 Peran antar pribadi
Dalam hubungan interpersonal terdapat tiga peran pemimpin yang muncul secara langsung
dari otoritas formal yang dimiliki pemimpin dan mencakup hubungan interpersonal dasar,
yaitu:
1. Peran sebagai yang dituakan (Figurehead role)
Karena posisinya sebagai pemimpin suatu unit organisasi, pemimpin harus

melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti menyambut tamu penting, menghadiri
pernikahan anak buahnya, atau menjamu makan siang pelanggan atau kolega. Kegiatan
yang terkait dengan peran interpersonal sering bersifat rutin tanpa adanya komunikasi
ataupun keputusan.
2. Peran sebagai pemimpin (Leader role)
Seorang pemimpin bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang dalam unit
organisasi yang dipimpinnya. Kegiatan yang terkait dengan itu berhubungan dengan
kepemimpinan secara langsung dan tidak langsung. Yang berkaitan dengan kepemimpinan
secara langsung antara lain menyangkut rekrutmen dan training bagi stafnya. Sedang yang
berkaitan secara tidak langsung, seorang pemimpin harus memberi motivasi dan
mendorong anak buahnya. Pengaruh pemimpin jelas terlihat pada perannya dalam
memimpin. Otoritas formal memberi seorang pemimpin kekuasaan potensial yang besar,
tetapi kepemimpinanlah yang menentukan sejauh mana potensi tersebut dapat
direalisasikan.
3. Peran sebagai penghubung (Liaison role)
Pemimpin menjalin kontak di luar rantai komando vertikal. Pemimpin menumbuhkan

dan memelihara kontak biasanya dalam rangka mencari informasi, akibatnya peran sebagai
penghubung sering secara khusus diperuntukkan bagi pengembangan sistem informasi
eksternalnya sendiri yang bersifat informal, privat verbal, tetapi efektif (Ricky W. Griffin,
2007; Daft, 2010).
 Peran informasional
21
Peran ini dikarenakan kontak interpersonalnya, baik dengan anak buah maupun dengan
jaringan kontaknya yang lain, seorang pemimpin muncul sebagai pusat syaraf bagi unit
organisasinya. Pemimpin bisa saja tidak tahu segala hal, tapi setidaknya tahu lebih banyak
daripada stafnya. Pemrosesan informasi merupakan bagian utama dari tugas seorang
pemimpin.
 Peran pengambilan keputusan
Informasi yang diperoleh pemimpin bukanlah tujuan akhir, tetapi merupakan masukan
dasar bagi pengambilan keputusan. Berkaitan dengan peran pemimpin sebagai pengambil
keputusan, terdapat empat peran pemimpin, yaitu terdiri dari:
1. Peran sebagai wirausaha (Entrepreneur Role)
Pemimpin harus berupaya untuk selalu memperbaiki kinerja unitnya dan beradaptasi
dengan perubahan lingkungan di mana organisasi tersebut eksis. Pemimpin juga harus
mencari ide baru dan berupaya menerapkan ide tersebut jika dianggap baik bagi
perkembangan organisasi yang dipimpin.
2. Peran sebagai pengendali gangguan (Disturbance handler role) Pemimpin harus bisa
sukarela sebagai agen pembaharuan, sementara di pihak lain peran sebagai pengendali
gangguan memotret keharusan pemimpin untuk merespon tekanan yang dihadapi
organisasinya. Di sini perubahan merupakan sesuatu di luar kendali pemimpin. Dia harus
bertindak karena adanya situasi yang kuat sehingga tidak dapat diabaikan.
3. Peran sebagai pengalokasi sumberdaya (Resource allocator role) Disini terletak tanggung
jawab memutuskan siapa akan menerima apa dalam unit organisasi. Pemimpin juga
bertugas untuk mendesain struktur organisasi, pola hubungan formal, pembagian kerja, dan
koordinasi dalam unit yang dipimpin.
4. Peran sebagai negosiator (Negotiator role) Negosiasi merupakan “way of life” dari
seorang pemimpin yang canggih. Negosiasi merupakan kewajiban seorang pemimpin,
mungkin rutin, tetapi tidak boleh dihindari. Negosiasi merupakan bagian integral tugas
pemimpin, karena hanya dia yang memiliki otoritas untuk bisa memberikan komitmen
sumberdaya organisasi(Daft, 2010; Sofyan S. Harahap, 2011; Muizu Zusnita dan Sule
Tisnawati Ernier, 2017).
22
BAB IV
ORGANISASI KANTOR
A. Pengertian Organisasi Kantor
Organisasi diperlukan karena ketidakmampuan untuk mengerjakan gagasan, ide maupun

kegiatan tanpa bantuan orang lain. Organisasi menjadi tempat atau wadah kerja sama antar
manusia untuk mencapai tujuan. Berbagai definisi organisasi dijelaskan oleh beberapa ahli,
di mana organisasi merupakan sebuah sistem kerja sama antara sekelompok orang untuk
mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. Organisasi dijelaskan sebagai sekelompok
orang bekerja sama untuk mencapai tujuannya.
Sedangkan menurut peneliti lain organisasi diartikan sebagai sejumlah orang yang
saling berhubungan, bertemu, terikat dalam tugas, saling berhubungan satu dengan lain,
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Akhmad, 2012). Organisasi juga diartikan
sebagai pembentukan kelompok kerja, mendefinisikan wewenang dan mendelegasikannya
serta mampu menetapkan hubungan-hubungan antar individu maupun kelompok untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien (Silintowe and Dewi, 2020).
Sedangkan kata kantor berasal dari bahasa belanda yaitu kantoor yang berarti sebuah
tempat yang digunakan sebagai tempat perniagaan atau perusahaan yang melakukan
kegiatannya secara rutin. Kantor juga dapat diartikan sebagai tempat terselenggaranya
kegiatan mengenai informasi dan proses menangani berbagai informasi mulai dari kegiatan
menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan maupun menyalurkan informasi
(Soetrisno dan Renaldi, 2006). Kantor menjadi pusat melaksanakan kegiatan organisasi
yang di dalamnya terdapat manusia, uang, metode, material, dan pasar uang dikelola.
B. Model Organisasi Kantor
Dalam organisasi kantor terdapat tiga jenis model yang biasa digunakan dalam
pengorganisasian pekerjaan kantor baik di lingkungan pemerintah maupun di instansi
swasta. Sentralisasi merupakan kegiatan yang menitikberatkan pada pengawasan dari pusat
dan dinyatakan dalam instruksi secara terperinci mengenai pekerjaan-pekerjaan yang
terpusat. Desentralisasi merupakan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh unit atau
bagian-bagian. Sedangkan asas campuran merupakan gabungan dari asas sentralisasi
dengan desentralisasi.
Ketiga model tersebut antara lain adalah (Kismartini and Maesaroh, 2007; Akhmad, 2012):
1. Sentralisasi dijelaskan bahwa semua kegiatan administrasi dipusatkan pada sebuah

23
tempat dan dipimpin oleh satu manajer. Perusahaan besar dalam melakukan metode ini
dalam menjalankan usahanya seperti pada bagian pengarsipan. Dalam pengambilan
keputusan dilakukan di pusat yang dipimpin oleh manajer beberapa kelebihan dalam
sentralisasi adalah:
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh orang yang ahli dibidangnya.
b. Pengawasan administrasi dapat dilakukan dengan mudah karena
dikendalikan oleh satu bagian.
c. Penggunaan peralatan, mesin, atau perabotan kantor menjadi
lebih optimal. Hal ini disebabkan karena satu peralatan dapat
menyelesaikan pekerjaan
d. Metode kerja dapat dilakukan secara seragam sehingga
keseragaman dapat dicapai.
e. Karyawan menjadi ahli dibidangnya hal ini disebabkan karena
karyawan hanya melakukan satu pekerjaan saja
f. Pekerjaan senantiasa dapat disempurnakan.
g. Spesialisasi kerja dapat diberlakukan, sehingga beban pekerjaan
kantor dapat lebih merata.
h. Penggunaan tenaga kerja yang spesialis.
i. Dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip.
j. Biaya pekerjaan kantor lebih hemat.
C. Prinsip Organisasi Perkantoran
Prinsip organisasi merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan karena prinsip
organisasi akan memberikan dampak efektif maupun efisiensi penggunaan sumber daya
yang ada. Beberapa prinsip yang harus dimiliki organisasi perkantoran adalah (Kismartini
and Maesaroh, 2007):
1. Spesialisasi Pekerjaan, spesialisasi pekerjaan merupakan pembagian tugas yang spesifik

sesuai dengan kebutuhan organisasi. Spesialisasi terbentuk dari pengulangan tugas dengan
24
rentang waktu yang lama akan meningkatkan produktivitas dan meningkatkan efisiensi
sebuah pekerjaan. Dampak lain dari spesialisasi akan menimbulkan kebosanan, stress dan
kualitas kerja yang rendah. Untuk mengatasinya maka perlu dilakukan variasi pekerjaan
serta memberikan kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau
dengan bertukar pengalaman dengan dalam sebuah tim sehingga meningkatkan kepuasan
kerja dan produktivitas kerja.
2. Departementalisasi, melakukan pengelompokan pekerjaan yang serupa dalam sebuah

departemen. Misalnya fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat
dikelompokkan dengan divisi keuangan. Tujuan dari departementalisasi adalah
mengelompokkan pekerjaan sesuai dengan kesamaan fungsi yang dikerjakan. Contohnya
perusahaan Indofood yang melakukan departementalisasi makanan instan seperti indomie,
supermi, sarimi, dan lainnya.
3. Rantai Komando, rantai komando menjelaskan bagaimana laporan pekerjaan akan

dilaporkan, siapa yang akan bertanggung jawab dan kepada siapa laporan itu akan
disampaikan. Dalam rantai komando terdapat dua unsur penting yaitu adanya otoritas dan
perintah. Otoritas merupakan hak yang melekat pada seseorang untuk memberi tugas dan
melakukan evaluasi pekerjaan.
4. Rentang Pengawasan, rentan pengawasan digunakan untuk melakukan pengawasan

kepada para bawahan. Rentan pengawasan yang besar akan dapat mendekatkan atasan
kepada bawahan sehingga manajer dan atau supervisor mudah untuk mengambil keputusan
organisasi.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi, sentralisasi dan desentralisasi berhubungan dengan

bagaimana pimpinan dalam mengambil keputusan dalam organisasi.
6. Formalisasi, merupakan dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan

pekerjaan dan tugas serta spesifikasi pekerjaan. Jika pekerjaan sudah diformalisasikan
maka karyawan akan mengetahui apa yang harus dikerjakan.
D. Organisasi Garis.
Organisasi lini merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Bentuk lini disebut
juga sebentuk lurus atau bentuk jalur. Struktur organisasi lini juga disebut sebagai
tradisional atau klasik. Ciri utama dalam organisasi ini adalah terdapat jabatan yang
tercantum dalam organisasi yang terletak secara vertikal. Kekuasaan mengalir secara
vertikal dari tingkat paling atas melalui tingkat menengah sampai pada tingkat bawah.
Prinsip pembentukan organisasi berdasarkan pada pembagian kerja. Dalam organisasi
direktur menangani seluruh masalah baik itu yang menyangkut sumber daya manusia,
penjualan maupun produksi.
25
Organisasi lini banyak digunakan perusahaan-perusahaan kecil.
Ciri-ciri bentuk organisasi lini adalah
1. Hubungan antara pimpinan dan bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis
wewenang
2. Selain top manajer, manajer di bawahnya hanya sebagai pelaksana.
3. Jumlah karyawan sedikit.
4. Sarana dan alatnya terbatas.
5. Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, di mana pemilik adalah
sebagai top manajer.
6. Organisasi kecil
Kelebihan dari struktur ini adalah Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung
jawab atas pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini mudah dimengerti dan
sederhana. Dalam pengambilan keputusan lebih cepat karena tidak ada halangan birokrasi.
Kekurangan dari struktur ini adalah:Kurang fleksibel dalam menyediakan spesialisasi
kebutuhan ketika perusahaan menjadi luas atau lebih kompleks.
 Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini di mana orang-
orang lini terdiri dari orang operasional dan lebih bersifat teknik dalam tugasnya.
Sedangkan organisasi staf lebih spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia
fasilitas untuk lini. Struktur ini hampir sama dengan struktur garis dengan satu dimensi
tambahan berupa staf ahli yang mendukung aktivitas garis dengan pencapaian tujuan utama
organisasi.
 Struktur Produk
Mengingat semakin berkembangnya suatu perusahaan pada beberapa produk, baik

produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali. Perusahaan tersebut
memerlukan suatu penyesuaian atau perkembangan terhadap struktur organisasi karena
tidak memadai lagi dengan hanya menggunakan struktur organisasi fungsional. Struktur ini
digunakan jika perusahaan memutuskan menggunakan produk yang mereka hasilkan
sebagai dasar penetapan atau pembuatan struktur organisasi sebuah perusahaan.
 Struktur Komite
26
Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan salah satu jenis
struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan.
Beberapa komite melakukan fungsi manajerial di mana yang lainnya hanya sebagai
penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe ini cocok digunakan untuk menjembatani tiga
struktur yang telah dijelaskan sebelumnya meskipun beberapa struktur komite dalam
perusahaan berjalan, struktur komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya.
Organisasi komite terdiri dari pimpinan komite yaitu para anggotanya mempunyai
wewenang lini dan Staf komite yaitu orang-orang yang mempunyai wewenang staf.
 Organisasi Matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di
mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang
mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan pemasaran dikumpulkan
lagi menjadi satu untuk suatu proyek yang harus diselesaikan. Struktur ini melibatkan
karyawan yang direkrut sementara dari beberapa area fungsional seperti keuangan,
manufaktur, penjualan, dan mempekerjakan mereka secara part time atau full time pada
sebuah projek.
27
BAB V
TATA RUANG KANTOR
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor merupakan kegiatan penyusunan atau penataan alat-alat kantor, mesin
dan peralatan yang berada di dalam ruang kantor seperti penempatan meja, kursi lemari dan
peralatan kantor lainnya. Penataan ruang kantor yang rapi dan teratur dapat memberikan rasa
puas dan nyaman sehingga dapat menunjang kinerja karyawan.
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Dalam penyusunan tata ruang kantor ada beberapa tujuan yang hendaknya dicapai.
Menurut Gie (2007), tujuan tersebut merupakan syarat yang sebaiknya dipenuhi guna
penataan ruang kantor yang baik yaitu:
1. Pekerjaan kantor itu dalam proses pelaksanaanya dapat menempuh jarak yang sependek
mungkin,
2. Rangkaian kegiatan tata usaha dapat mengalir secara lancar,
3. Seluruh tata ruang dipergunakan dengan efisien untuk keperluan
pekerjaan,
4. Kesehatan dan kepuasan kerja para pegawai dapat terjaga,
5. Pengawasan terhadap pekerjaan pegawai dapat berlangsung secara
maksimal,
6. Pihak luar yang mendatangi kantor mendapatkan kesan yang baik
mengenai organisasi tersebut,
7. Penyusunan tempat kerja dapat berguna dalam bermacam pekerjaan
dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.
C. Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor
Asas untuk suatu perencanaan tata ruang kantor yang baik menurut Richard Muther
(Nuraida, 2008):
1. Asas mengenai jarak terpendek
Tata ruang yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan dengan
menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah
jarak yang terpendek dalam menyusun tempat kerja dan dalam penempatan alat-alat kantor
hendaknya diperhatikan jaraknya.
2. Asas mengenai rangkaian kerja
Tata ruang yang baik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat- alat kantor menurut
28
rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas
ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai
kalau para pekerja atau alat-alat diletakkan berderet-deret menurut urutan proses
penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari
awal dikerjakan sampai selesainya tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini tidak
berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Akan tetapi selalu
mengarah maju ke depan dan bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran yaitu
berwujud huruf L atau U.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang baik adalah mempergunakan sepenuhnya ruang yang tersedia. Ruang
itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang ke atas
maupun ke bawah.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Tata ruang yang baik ialah mudah diubah atau disusun kembali dan tidak menggunakan biaya
yang besar.
5. Asas mengenai integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor yang baik harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter
bagian yang ada dalam perusahaan.
6. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai
Tata ruang dan peralatan kantor yang baik harus membuat pegawai dapat bekerja secara
aman, nyaman, dan puas.
D. Jenis Tata Ruang Kantor
Menurut Gie, (2007) tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu tata ruang
kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup.
1. Tata Ruang Kantor Terbuka
Ruangan pimpinan dan para pegawainya berada dalam satu ruangan terbuka tanpa adanya
sekat pemisah.
Keuntungannya:
a. Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap semua pegawai.
b. Hubungan dan komunikasi antar pegawai mudah dan cepat.
c. Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain
tanpa harus mondar-mandir meninggalkan ruangan kerja.
d. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
e. Mudah merubah ruangan.
f. Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat
dilayani dengan cepat dan luwes.
g. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor
29
menjadi agak sulit menampungnya karena ruangan yang terbatas.
E. Penyusunan Perabotan Kantor
Perabot merupakan perlengkapan kantor yang bertujuan untuk membantu proses tata
usaha dengan tidak langsung. Perabot kantor terdiri dari lemari, lemari arsip, lemari katalog,
meja, kursi, rak, asbak, dan perlengkapan lainnya yang diberikan kepada pegawai
perseorangan atau untuk umum. Menurut Gie (2007), teknik yang diperlukan untuk
memperoleh tata ruang kantor yang baik adalah:
1. Meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke arah yang sama. Hal ini guna
mengurangi kemungkinan para pegawai sering mengobrol, tidak fokus dan hanya
memperhatikan apa yang dikerjakan oleh rekannya.
2. Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Di antara baris-baris meja itu disediakan gang atau lorong untuk keperluan para pegawai.
Sebaiknya di tengah-tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm dan
lorong- lorong lainya selebar 80 cm.
4. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau yang di belakangnya (ruang
untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.
5. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang para pegawainya.
Posisi tersebut akan lebih mudah dalam mengawasi kinerja pegawainya.
6. Pada tata ruang terbuka di mana banyak orang yang bekerja sebaiknya pegawai-pegawai
diklasifikasikan di bawah pengawasan pejabat dan ditempatkan di sekat masing-masing
pejabat yang bertanggung jawab atas masing-masing kelompok.
7. Pegawai-pegawai yang melakukan pekerjaan-pekerjaan dengan detail atau halus seperti
mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar halus maka perlu
diberikan tempat yang memperoleh banyak penerangan cahaya. Ini demi kesehatan mata dan
kesempurnaan hasil kerja para pegawai.
8. Pegawai-pegawai yang bertugas berkenaan dengan urusan-urusan yang mengandung risiko
besar ditempatkan di pojok yang jarang dilewati orang-orang, bahkan dibuatkan batasan dari
kaca. Misalnya, pegawai yang bertugas adalah kasir sehingga terjaminlah keamanan uang
yang berada dalam tanggung jawabnya.
9. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya ditaruh di dekat pegawai- pegawai yang paling
sering mempergunakan benda-benda tersebut. Peralatan kantor yang menimbulkan suara
ribut seperti mesin stensil sebaiknya ditaruh didekat jendela sehingga gema suara mesinnya
dapat langsung menyebar keluar ruangan.
10. Pegawai-pegawai yang sering berhubungan dengan publik atau
dengan pegawai-pegawai lainnya ditempatkan di dekat pintu. Sehingga orang-orang yang
berkomunikasi dan menghubunginya tidak perlu mondar-mandir dan tidak mengganggu
30
pegawai-pegawai lainnya.
11. Meja yang memuat alat-alat yang menghasilkan banyak getaran seperti mesin hitung
sebaiknya jangan menempel pada tembok atau tiang. Hal ini untuk mencegah getaran dan
mengganggu seluruh ruangan.
12. Lemari berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang sehingga
mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya.
13. Bagi pejabat yang sering menerima tamu penting membicarakan urusan-urusan yang
bersifat rahasia maka dibuatkan ruangan sendiri.
14. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar
membutuhkan ruangan tersendiri dapatkah dibuatkan ruangan pribadi.
F. Lingkungan Fisik Tata Ruang Kantor
Setiap kantor memiliki kondisi lingkungan yang sebaiknya diperhatikan dan diatur oleh
setiap manajer perkantoran. Kondisi fisik suatu kantor berperan penting dalam proses
perencanaan tata ruang kantor agar terciptanya kondisi lingkungan kantor yang aman dan
nyaman. Gie (2007) menyatakan bahwa ada empat hal penting yang memengaruhi efisiensi
aktivitas di perkantoran yaitu cahaya, warna, udara dan suara.
Cahaya
Ada beberapa tipe cahaya penerangan buatan yaitu cahaya langsung, cahaya setengah
langsung, cahaya setengah tak langsung, dan cahaya tak langsung
1. Cahaya langsung
Cahaya langsung memancarkan langsung dari sumbernya ke permukaan meja. Bila
menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya bersifat tajam. Bayangan yang ditampilkan sangat
jelas. Cahaya ini sangat melelahkan mata. Jadi sebaiknya tidak menggunakan penerangan
lampu cahaya langsung.
2. Cahaya setengah langsung
Cahaya setengah langsung memancarkan dari sumbernya dengan melalui lapisan/tudung
lampu yang biasanya terbuat dari gelas/kertas dengan warna seperti susu. Cahaya menyebar
ke seluruh jurusan sehingga tidak menjadi begitu tajam tapi pencahaan tetap langsung jatuh
ke permukaan meja sehingga dapat memantul ke arah mata pekerja.
3. Cahaya setengah tak langsung
Cahaya setengah tak langsung terjadi karena pantulan dari langit- langit dan dinding ruangan
yang merupakan cahaya sebagian dari tudung kaca. Cahaya ini sudah cukup baik daripada
cahaya setengah langsung karena bayangannya sudah menjadi tidak begitu tajam.
4. Cahaya tak langsung
Cahaya tak langsung menyebar ke seluruh penjara namun tidak menimbulkan bayangan.
Sifat cahaya tak langsung lebih lembut dan tidak menimbulkan kelelahan pada mata. Cahaya
tak langsung merupakan penerangan lampu yang terbaik untuk pekerja.
31
BAB Vl
KORESPONDENSI DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Konsep Korespondensi
Bidang komunikasi organisasi dalam sistem kegiatan perkantoran dengan bentuk tulisan
di antaranya adalah korespondensi atau surat menyurat. Komunikasi tertulis ini sangat
penting dalam suatu organisasi perkantora karena merupakan suatu rangkaian aktivitas
komunikasi verbal mulai dari penyusunan, penulisan, pengiriman sampai kepada pesan
tersebut diterima oleh audiens/penerima surat. Proses surat menyurat atau korespondensi
dalam manajemen perkantoran merupakan cara untuk mengirimkan pesan tertulis kepada
audiens internal maupun eksternal dalam hal ini atasan ataupun pihak lain (Rusdiana and
Zaqiah, 2014). Korespondensi yang disusun harus memperhatikan berbagai unsur agar
menghasilkan komunikasi verbal yang efektif.
Orang yang melakukan surat menyurat disebut koresponden. Menurut Rusdiana and Zaqiah
(2014) koresponden dalam manajemen perkantoran adalah orang yang berhak atau
mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor.
B. Definisi dan Tujuan Korespondensi
Surat merupakan alat komunikasi yang memuat informasi yang ditujukan kepada orang
lain di dalam ataupun di luar perusahaan/kantor/organisasi. Surat resmi merupakan saluran
yang paling baik untuk berkomunikasi dengan perusahaan/kantor lain karena menggunakan
bahasa yang lebih formal dan sopan. Surel sudah banyak digunakan dalam komunikasi
eksternal perkantoran hanya surat resmi tetap penting ketika kita membutuhkan arsip untuk
dilihat kembali ketika kita membutuhkannya (Suyatni and Aulia, 2019).
Lembaga atau organisasi melakukan aktivitas tentunya dengan tujuan tertentu, di mana antar
lembaga atau organisasi mungkin mempunyai tujuan yang berbeda.
Menurut Rusdiana and Zaqiah (2014) ada tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut:
1. Memberitahukan atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain.
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas
dan tidak salah pengertian.
C. Fungsi dan Keunggulan Surat Menyurat
Menurut Suyatni dan Aulia (2019) surat memiliki tujuh fungsi utama yaitu sebagai berikut:
1. Alat komunikasi.
32
2. Bukti tertulis yang otentik.

3. Alat mengingat jika diperlukan sewaktu-waktu.
4. Alat untuk mewakili organisasi.
5. Pedoman atau dasar untuk bertindak.
6. Keterangan yang dapat memberikan rasa aman dalam aktivitas
tertentu.
7. Bukti historis dari suatu kegiatan, sehingga dapat digunakan sebagai
bahan riset bagi yang membutuhkannya.
Keunggulan surat menyurat (Suyatni and Aulia, 2019) dibandingkan dengan media
komunikasi lainnya adalah sebagai berikut:
1. Lebih hemat dibandingkan telepon atau bila harus tatap muka (transportasi).
2. Menjamin rahasia dan ketepatan isi.
3. Lebih formal.
4. Hal-hal yang tidak bisa disampaikan secara lisan dapat ditulis dalam
surat dengan lebih leluasa.
D. Penggolongan dan Karakteristik Surat
Surat dapat dibedakan berdasarkan asal, sifat, tujuan, cara pembuatan dan cara pengiriman.
Menurut Rusdiana and Zaqiah (2014) dan Suyatni and Aulia (2019) surat dapat digolongkan
menjadi 6 kelompok, yaitu:
1. Wujud, di antaranya adalah:
a. Kartu pos yaitu media berupa kertas karton yang berukuran 15cm
x 10 cm, bagian depan untuk menulis nama atau alamat pengirim dan penerima, bagian
belakang untuk menulis berita-berita yang disampaikan.
b. Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain,
kemudian kertas surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul atau amplop.
c. Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum. Contohnya: surat
dari pembaca untuk sebuah instansi melalui redaksi surat kabar, majalah atau tabloid.
d. Surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya tidak
boleh diketahui orang lain.
e. Memorandum dan data nota memorandum adalah satu alat komunikasi berupa surat-surat
di lingkungan internal kantor yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara
internal dalam lingkungan kantor.
E. Cara Menulis Surat Formal
Surat formal atau resmi harus mengikuti aturan dan konvensi tertentu. Format seperti itu
33
membantu menyampaikan informasi secara profesional. Harus diingat bahwa ada berbagai
format surat formal yang diikuti orang. Beberapa contoh dan penjelasan di dalam bab ini
adalah yang umum digunakan untuk komunikasi formal saat ini.
Contoh format surat formal Suyatni and Aulia (2019) dan Muphy, Hildebrandt and Thomas
(1988) yaitu berisikan:
1. Kop Surat. Kop surat nama organisasi/kantor/perusahaan.
2. Tanggal. Ini adalah tanggal di mana surat itu ditulis. Ini penting
dalam surat resmi karena sering kali disimpan dalam catatan.
3. Nomor Surat. Mengagendakan nomor surat contohnya berdasarkan nomor urut, kode unit
kerja, bulan dan tahun dan ditulis di sisi kiri
halaman.
4. Lampiran. Tulis jumlah lampiran jika ada bahan/informasi yang akan
disertakan.
5. Perihal. Subyek atau topik tentang hal yang akan disampaikan dalam
surat. Subjek merupakan simpulan tujuan dari penulisan surat dan dibuat dalam satu baris. Ini
membantu penerima fokus pada subjek surat dalam satu pandangan.
6. Alamat Penerima. Setelah memberi ruang beberapa baris maka tulis alamat penerima di
sisi kiri halaman. Apakah menulis "Kepada" di atas alamat bergantung pada preferensi
penulis. Pastikan Anda menulis gelar / nama / posisi resmi dan lain-lain dari penerima,
sebagai baris pertama alamat.
7. Salam. Di sinilah Anda menyapa orang yang Anda tuju pada surat itu. Ingatlah bahwa ini
adalah surat resmi, jadi sapaannya harus hormat dan tidak terlalu pribadi. Salam umum yang
digunakan dalam surat formal adalah "Bapak", "Ibu" atau “Saudara”. Jika Anda tahu nama
orang tersebut, sapaannya mungkin juga "Mr. XYZ "atau" Ms. ABC ”. Tapi ingat, Anda
tidak bisa memanggil mereka hanya dengan nama depan mereka. Harus nama lengkap atau
hanya nama belakang mereka.
8. Kata Pembuka. Beberapa contoh kata pembuka (Suyatni and Aulia, 2019) yaitu sebagai
berikut:
a. Pada permulaan surat:
• Sehubungan dengan...
• Dengan ini diberitahukan....
• Bersama ini kami kirimkan.....
b. Menjawab surat yang diterima:
• Menjawab surat Bapak/Ibu/Saudara Nomor.... tentang....
• Berdasarkan surat Bapak/ Ibu/Saudara Nomor.... tentang....
• Menanggapi surat Bapak/ Ibu/Saudara Nomor.... tentang....
• Sehubungan surat Bapak/ Ibu/Saudara Nomor.... tentang....
c. Menyusuli surat yang pernah dikirim:
34
• Menunjuk surat kami Nomor...

• Menyusuli surat kami Nomor ....
• Menyambung surat kami Nomor ....
9. Badan Surat. Ini adalah isi utama surat itu. Ini bisa dibagi menjadi tiga paras atau dua paras
jika suratnya lebih singkat. Tujuan surat itu harus dijelaskan di paragraf pertama itu sendiri.
Nada konten harus formal. Jangan gunakan bahasa berbunga-bunga. Hal lain yang perlu
diingat adalah bahwa surat itu harus ringkas dan langsung ke sasaran. Dan selalu bersikap
hormat dan perhatian dalam bahasa Anda, apapun subjek surat Anda. Menurut Suyatni and
Aulia (2019) isi surat dapat berupa:
a. Pemberitahuan:
• Sebagaimana Saudara ketahui bahwa...
• Kami ingin menjelaskan secara rinci bahwa....
b. Bernada permintaan:
• Kami akan berterima kasih jika Saudara...
• Kami mohon dengan hormat agar Saudara...
c. Bernada penjelasan:
• Sayang sekali kami belum mendapat kepastian...
• Dengan sangat menyesal kami beritahukan....
d. Bernada konfirmasi:
• Sesuai dengan kesepakatan kami bahwa...
• Sesuai dengan pesanan Saudara, bersama ini...
e. Bernada mengingatkan:
• Kami bermaksud menginformasikan bahwa...
• Dengan didasari maksud baik, kami terpaksa
mengingatkan....
Penutup Surat. Beberapa contoh penutup surat (Suyatni and Aulia, 2019) yaitu sebagai
berikut:
a. Bernada minta jawaban:
• Kami tunggu jawaban Saudara
• Kami nantikan jawaban Saudara
b. Bernada akan memberi jawaban:
• Setelah kami mendapat kepastian, Saudara segera akan kami hubungi
• Saudara akan mendapatkan jawaban kami mengenai
c. Bernada permintaan:
• Kami minta dengan sangat agar
• Kami ingin mendapat keterangan secara rinci
d. Bernada pemberitahuan:
• Demikian pemberitahuan kami
• Demikian mohon maklum
35
• Atas perhatian dan kerjasama

Salam Penutup. Beberapa contoh salam penutup (Suyatni and Aulia, 2019):
a. Hormat kami,
b. Salam hormat
c. Wassalam
12. Nama Perusahaan/Kantor/Organisasi asal surat.
13. Nama Penanda Tangan. Nama orang yang bertanggung jawab dalam
menyampaikan surat.
14. Nama Jabatan. Nama jabatan orang yang bertanggung jawab dalam
menyampaikan surat.
15. Tembusan. Jika diperlukan untuk disampaikan kepada beberapa
bagian terkait sebagai informas
F. Cara Menulis Surel dan Memo
Surel dan memo adalah alat komunikasi internal kantor (antar-bagian). Bahasa dalam
surel dan memo biasanya menggunakan bahasa percakapan yang sopan, profesional, singkat
dan jelas serta bersifat lebih informal (Muphy, Hildebrandt and Thomas, 1988; Suyatni and
Aulia, 2019). Surel dan memo berisikan pesan tentang penawaran, permintaan, pertanyaan,
pertimbangan, lamaran, penolakan dan penagihan (Suyatni and Aulia, 2019).
Karakteristik surel dan memo yang baik menurut Suyatni dan Aulia (2019) adalah sebagai
berikut:
1. Judul dan Kata Petunjuk. Seperti To, From, Date, Subject yang akan membantu Anda
mengidentifikasi dari siapa, ditujukan kepada siapa, tanggal berapa dan tentang apa.
2. Topik Tunggal. Pesan yang baik hanya mendiskusikan suatu topik untuk dianalisis dan
diselesaikan.
3. Bahasa Bersifat Percakapan. Bahasa bernada percakapan karena satu sama lain sudah
saling mengenal, namun tidak emosional atau tajam.
4. Ringkas dan Padat. Surel dan memo hanya menyampaikan makna yang perlu dan sopan.
Hindari kalimat majemuk yang panjang dan kalimat pengisi.
5. Menandai Hal yang Penting. Surel dan memo dirancang untuk dibaca dengan cepat, dan
dipahami dengan menekankan ide yang penting agar mudah dipahami. Misal dengan
menggunakan huruf a, b, c atau penebalan (bold).
36
BAB VII
PENATAAN ARSIP
A. Pengertian Arsip
Kata “Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982) dalam
(Rosalin, 2017), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-
piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-
peta.
2. Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa Latin
filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang- orang Inggris menyatukan
warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:
1. Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas- berkas
2. Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok
lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis
warkat surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri
3. Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)
B. Jenis-jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian, dan dan surat perintah
bayar
c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran,
daftar hadir siswa, raport dan transkrip mahasiswa.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya
a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan,
notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
37
c. Mikro film
d. Disket
e. Compact disk
f. Flash disk
3. Arsip menurut nilai gunanya.
Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya:
a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan
dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas
pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta
kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan
peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan
laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli,
kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran
C. Sistem Penataan Arsip
Kata “sistem” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan

metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan). Ada dua metode pokok untuk
menyimpan surat (dokumen, arsip), yaitu:
1. Metode Kearsipan Mendatar
Metode kearsipan mendatar adalah suatu metode kearsipan, di mana dokumen-dokumen yang
satu di taruh di atas, sedang yang lain dalam laci-laci, dan sebagainya. Metode ini mungkin
sulit untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.
2. Metode Kearsipan Vertikal
Metode kearsipan vertikal adalah suatu metode kearsipan, di mana dokumen-dokumen yang
satu di taruh di belakang yang lain berdasarkan urutan klasifikasi yang diambil.
D. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh
sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi arsip
merupakan suatu daftar yang menunjukkan:
38
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file active (satuan kerja), sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in active).
2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing kelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun
dipindahkan ke Arsip Nasional.
E. Pemeliharan dan Pengamanan Arsip
1. Menyimpan di boks
2. Membersihkan ruangan
3. Melakukan fumigasi setiap 2 bulan
F. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip
1. Pemindahan Arsip; Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif
kepada inaktif, karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan
arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu
tertentu ke tempat lain.
2. Pemusnahan Arsip; Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan
secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna.
Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah
atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
3. Prosedur Pemusnahan Arsip di Unit Kerja
4. Jatuh tempo retensi kurang lebih 2 tahun
5. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah lalu diusulkan ke pimpinan
Unit Pengolah
6. Setelah itu, pemimpin melakukan pengecekan Daftar Usul Musnah
melalui pedoman Jadwal Retensi Arsip
7. Jika tidak disetujui, karena arsip tersebut masih memiliki nilai guna
maka rasip kembali disimpan dalam waktu yang telah ditentukan
8. Jika disetujui, maka pelaksanaan pemusnahan arsip mendapatkan Tanda Tangan BAPA
(Berita Acara Pemusnahan Arsip) dan DAUS (Daftar Arsip Usul Musnah) rangkap 2. Lembar
pertama ditujukan
untuk Pimpinan Unit Pengolah. Lembar kedua untuk Unit Pelaksana
9. Pemusnahan harus disaksikan oleh pemilik Arsip
39
BAB VIII
PENATAAN PERLENGKAPAN KANTOR
A. Penataan Perlengkapan Kantor
Ada beberapa definisi dari para ahli tentang pengertian perlengkapan/peralatan kantor
antara lain:
1. Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa
adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar proses
suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien (Bhavati,
2014).
2. Perlengkapan kantor adalah sesuatu yang sangat diperlukan pada setiap instansi, baik
instansi pemerintah maupun instansi swasta.Tujuannya yaitu dapat dipergunakan untuk
melakukan setiap pekerjaan kantor agar terlaksana dengan baik dan dapat selesai dengan
cepat dan tepat, sesuai yang diharapkan perusahaan (Abubakar, 2006).
Perlengkapan/peralatan kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat,
mengirim, mengganda dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris,
elektronik, mengetik, atau secara kimiawi (Gie, 2000).
Brdasarkan pernyataan tersebut, dapat disimpulkan bahwa perlengkapan/ peralatan kantor
merupakan alat-alat atau mesin-mesin yang digunakan sebagai penunjang dalam
menyelesaikan proses kerja secara efektif dan efisien. Dengan adanya perlengkapan/peralatan
kantor maka pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat dan mudah. Menurut
Ensiklopedi Administrasi bahwa perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap
benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri
perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor (Gie, 2004).
B. Fungsi Perlengkapan Kantor
Adapun fungsi perlengkapan/peralatan kantor adalah sebagai sarana penyimpanan untuk

arsip, yang berperan sebagai alat bantu dalam mempercepat, membantu dalam meringankan,
dan mempermudah pekerjaan di dalam kantor. Riawati (2017) menyatakan bahwa
perlengkapan kantor merupakan sesuatu yang sangat diperlukan pada setiap instansi, baik
instansi pemerintah maupun swasta. Perlengkapan/peralatan kantor ini berfungsi untuk
membantu dalam mempercepat setiap pekerjaan kantor agar terlaksana dengan baik dan
dapat selesai dengan cepat dan tepat, sesuai dengan yang diharapkan. Berdasarkan
pernyataan tersebut dapat dinyatakan bahwa fungsi dari perlengkapan/peralatan kantor dapat
mendukung penyelesaian pekerjaan kantor, mempermudah dalam proses pengerjaan sehingga
diharapkan memperoleh hasil pekerjaan yang maksimal.
40
C. Jenis-jenis Perlengkapan Kantor
Adapun jenis-jenis perlengkapan/peralatan kantor (office equipment) menurut Sugiarto

yang disampaikan Wawan (2016), yaitu:
1. Komputer, adalah rangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara
sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan bila
diperlukan;
2. Printer, merupakan alat yang dihubungkan pada komputer dan dapat
mencetak hasil dalam layar komputer yang sesuai dengan ketikan
atau pekerjaan dalam layar komputer;
3. Mesin penghancur kertas, adalah salah satu mesin yang digunakan
untuk menghancurkan berkas-berkas dengan cara yang aman, dengan mesin ini berbagai
macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan cepat dan aman;
4. Filling cabinet, merupakan salah satu furniture perkantoran yang bisa dibilang wajib untuk
dimiliki. Adapun fungsi dan tujuannya biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen
dalam folder sehingga dapat mempermudah pengelolaanya;
5. Mesin fotocopy, adalah alat pengganda secara praktis karena setiap saat diperlukan dapat
dilakukan dengan mudah dan cepat;
6. Telepon, adalah alat yang digunakan dalam melakukan hubungan komunikasi lisan yang
dilakukan baik dalam organisasi maupun organisasi dengan pelanggan.
D. Pemeliharaan Perlengkapan Kantor
Pemeliharaan perlengkapan/peralatan kantor, menurut Sedarmayanti (2005) ada beberapa

faktor yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Pemeliharaan (maintenance). Perawatan terhadap peralatan dan perlengkapan materil perlu
dilakukan agar peralatan dan perlengkapan dapat lebih awet (mengurangi kecepatan rusak).
Pemeliharaan dapat ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak, dengan
pertimbangan biaya yang lebih tinggi;
2. Reparasi (repair). Perbaikan terhadap peralatan dan perlengkapan materil, agar dapat
berfungsi lagi sebagaimana mestinya;
3. Peningkatan (betterment). Mengusahakan peralatan dan perlengkapan materil pada kondisi
yang lebih baik lagi sehingga umur dan nilai guna mesin akan bertambah;
4. Penggantian (replacement). Mengganti peralatan dan perlengkapan yang telah ada dengan
peralatan yang lain yang lebih baru;
5. Penambahan (addition) Menambah jumlah peralatan dan perlengkapan yang fungsinya
sama, sehingga nilai guna dari peralatan dan perlengkapan yang sejenis dapat bertambah.
41
E. Penataan Perlengkapan Kantor
Penataan berasal dari kata tata. Tata artinya menyusun, mengatur, atau menata. Jadi,
penataan dan perlengkapan kantor adalah cara menata/menyusun, menempatkan dan
meletakkan peralatan kantor dengan tepat serta memberikan layanan ketika menggunakan
peralatan kantor tersebut. Penataan peralatan kantor merupakan salah satu faktor penting
dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan. Produktivitas suatu organisasi secara
langsung atau tidak langsung akan dipengaruhi oleh penataan kantor dan perlengkapan dari
kantor tersebut.
Penataan perlengkapan yang ada dalam suatu kantor akan dapat menentukan kelancaraan
dari pekerjaan kantor, bila penyusunan tempat kerja serta perlengkapan kantor dilakukan
dengan baik. Penyusunan alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja
yang menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai. Hasil penelitian Loeth, Amir, & Tawai.
(2020) menemukan penataan ruangan dan perlengkapan kantor dapat mewujudkan efisiensi
kerja pegawai ditinjau dari pekerjaan kantor, rangkaian aktivitas, kesehatan dan kepuasan
kerja.
Penataan ruang dan perlengkapan kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh
mesin kantor, alat perlengkapan kantor, serta perabot kantor pada tempat yang tepat,
sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak,
sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayanti, 2009). Armiati (2015) menyatakan penataan
ruang kantor dan perlengkapannya dikatakan efisien adalah apabila dilakukan penataan
penempatan peralatan kantor, perlengkapan kantor, furniture kantor dan mesin- mesin kantor
yang sesuai dengan kebutuhan tugas masing-masing karyawannya. Pekerjaan yang bersifat
sama diletakkan berdekatan agar mempermudah dalam penyelesaiannya, serta
memperhatikan ruang gerak dan arus komunikasi bagi karyawannya.
F. Tujuan Penataan Perlengkapan Kantor
Setiap institusi atau organisasi bertujuan agar mencapai tujuan organisasi sesuai dengan
yang diharapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut, para pegawai atau karyawan yang terlibat
dalam organisasi tersebut diharapkan dapat bekerja menyelesaikan atau melakukan tugas-
tugasnya secara efektif dan efisien. Untuk itu, suatu kantor sebagai pusat seluruh kegiatan
pegawai atau karyawan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan haruslah dapat bekerja
dengan baik, karena setiap komponen-komponen dari pekerjaan tersebut, seperti pekerjaan
itu sendiri, prosesnya, perlengkapannya, ruang tempat bekerja, lingkungan di sekitarnya,
serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan satu sama lain
42
sehingga harus dapat ditata dengan baik agar dapat memperlancar semua aktivitas yang ada
di dalam kantor.
G. Manfaat Penataan Perlengkapan Kantor
Lestari (2021) menyatakan adapun manfaat dari penataan perlengkapan kantor, antara lain
1. Untuk memberikan kesan yang rapi dan nyaman bagi pegawai. Dengan penataan
perlengkapan yang baik atau tidak acak-acakan dalam suatu kantor, maka ruangan pun akan
terlihat rapi dan menarik, serta memberikan kenyamanan kepada para pegawai dalam
melakukan pekerjaannya;
2. Menjamin kelancaran alur pekerjaan, yaitu suatu pekerjaan akan dapat terselesaikan
dengan cepat atau berjalan lancar apabila penyimpanan perlengkapan yang dibutuhkan sudah
ditata dan tidak sulit untuk diambil saat diperlukan;
3. Mempergunakan ruangan dengan baik, yaitu bila ruangan kantor yang terbatas ataupun
yang luas akan terlihat tidak nyaman apabila peralatan atau perlengkapan yang ada tidak
ditata atau dirapikan sesuai dengan kegunaannya. Bila penataan perlengkapan kantor
dilakukan sesuai dengan besar kecilnya ruangan, maka ruangan kantor akan terlihat berbeda.
Artinya, kantor yang kecil akan terlihat luas apabila peralatan atau perlengkapan ditata
sehingga mencukupi dalam penggunaannya;
4. Menata perlengkapan yang disesuaikan dengan kegunaan masing- masing agar tidak
tercampur dengan peralatan yang lain sehingga dapat dengan mudah ditemukan saat
dibutuhkan. Menata perlengkapan kantor haruslah disimpan dan disesuaikan dengan
kegunaan masing-masing, diusahakan perlengkapan tersebut tidak tercampur dengan
perlengkapan lain agar memudahkan ditemukan saat dibutuhkan.
H. Prinsip-prinsip dalam Penataan Ruang dan Perlengkapan Kantor
Dino (2015) menyatakan ada beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan pada saat
melakukan penataan ruang dan perlengkapan kantor, sebagai berikut:
1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus;
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan berhubungan harus ditempatkan
secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian;
3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan
penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek;
4. Meletakan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya;
5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan;
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
menghadap pada sumber cahaya;
7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan di bagian
43
depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain;

8. Satuan tugas yang dikerjakannya bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan
sebaiknya dijauhkan dari satuan lainnya, dan satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak;
9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah
terjangkau oleh petugas.
44
BAB IX
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN KANTOR
A. Internet dan Email
Internet mulai diperkenalkan di Indonesia sejak tahun 1994, ketika beberapa provider
internet atau Internet Service Provider (ISP) mulai bermunculan menjual jasa koneksi
internet dan e-mail pribadi ke masyarakat umum. Perkantoran mulai mengalihkan proses
surat menyurat dari awalnya menggunakan peralatan faximile dan Pos secara perlahan
selama lebih kurang 10 sampai dengan 20 tahun kedepan. Hal ini mengakibatkan terjadinya
technology disruption, dengan kata lain bahwa teknologi/produk baru (e-mail) telah
mengeliminasi teknologi/produk sebelumnya (Faximile dan jasa Pos surat).
Sejak tahun 2010 keatas, penggunaan e-mail dengan bantuan teknologi cloud computing
semakin popular, perkantoran tidak membutuhkan e-mail harus di download ke komputer
atau smartphone, tetapi kebutuhan dapat mengakses dari mana saja merupakan prioritas
utama dalam teknologi cloud computing. Pada lingkungan perkantoran sudah tidak dapat
memberikan toleransi, bila karyawan atau level pimpinan tidak membaca e-mail dalam kurun
waktu satu hari atau bahkan dalam hitungan beberapa jam, semua karyawan membutuhkan
respon cepat dalam pekerjaan dalam upaya mencapai keuntungan perusahaan lebih maksimal.
B. Digital Scanner
Teknologi digital scanner mampu melakukan scan terhadap dokumen dalam segala ukuran
dengan kemampuan pilihan yaitu mengkonversi dokumen menjadi text yang dapat diedit
lebih lanjut. Teknologi ini juga diperlengkapi dengan aplikasi yang mampu menerjemahkan
langsung dokumen bahasa asing yang di scan. Teknologi dapat dilengkapi dengan
manajemen dokumen perkantoran guna kemudahan dalam mencari dokumen dalam
perusahaan. Teknologi ini juga mampu melakukan scan terhadap gambar berwarna dan
menyempurnakan ke dalam bentuk file yang langsung tersimpan di cloud computing.
C. Internet of Things (IOT)
Internet of Things (IoT) adalah jaringan objek fisik atau "benda" yang ditempelkan
dengan sensor, prosesor, perangkat lunak, dan kemampuan konektivitas jaringan untuk
memungkinkan mereka bertukar data dengan produsen perangkat, operator perangkat, dan
perangkat lain yang terhubung (Stair and Reynolds 2020). Penggunaan peralatan-peralatan
elektronik berbasiskan Internet Protocol (IP) pendukung kantor yang terhubung dengan
peralatan Wireless Fidelity (WIFI) sehingga mampu dikendalikan jarak jauh melalui internet
45
dan smartphone
D. Digital Private Branch Exchange

Rangkuman perkembangan teknologi PBX:
1. Mampu melakukan koneksi beberapa nomor telepon dari luar atau public switched
telephone network (PSTN) pada jaringan sejumlah peralatan telepon yang ada di perkantoran.
Jaringan telepon perkantoran ini dapat menerima telepon/mobile phone dari luar dan
melakukan panggilan ke nomor telepon/mobile phone (Stair and Reynolds 2020).
2. Penggunaan nomor Hotline perkantoran yang mampu mewakili beberapa nomor telepon
dan pembatasan budget melakukan panggilan keluar kantor dengan terintegrasi dengan
penambahan modul sistem pada peralatan PBX.
3. Penambahan modul pada PBX yang mampu melakukan perekaman suara guna mendukung
bukti/evidence dalam melakukan percakapan dengan pelanggan/customer yang dapat
menelusuri percakapan bila terjadi perselisihan pelayanan.
4. Melakukan panggilan ke mobile phone melalui jaringan PBX dengan penambahan modul
yang dilengkapi dengan SIM Card GSM yang sesuai dengan nomor provider telekomunikasi
yang akan di hubungi. Hal diatas bertujuan menghemat biaya komunikasi suara dari
perkantoran ke provider telekomunikasi.
5. Terintegrasi dengan aplikasi Voice over Internet Protocol (VoIP) , sehingga bila
prospect/customer menghubungi nomor telepon perkantoran via hotline dan tertuju kepada
seorang karyawan, maka panggilan akan dialihkan kepada smartphone karyawan dengan
basis teknologi Protokol IP. Hal ini membuat karyawan dapat bebas dari mana saja menerima
panggilan resmi baik dari pelanggan/Customer baru maupun lama.
E. Penyimpanan Data Pada Cloud Computing
Penempatan data-data perusahaan pada cloud computing, sehingga data dapat di sharing di
manapun karyawan berada dengan memperhatikan hak akses yang tepat dan aman (Turban,
Volonino, and Wood 2015). Perusahaan penyedia teknologi penyimpan data pada cloud
computing semakin banyak sehingga memungkinan pekerjaan back-up data menjadi lebih
mudah dan ringan. Penggunaan teknologi ini memberikan kemudahan untuk karyawan untuk
dapat bekerja dari mana saja serta mampu sharing dokumen untuk dikerjakan bersamaan
pada waktu tertentu.
Kemudahan teknologi ini juga dapat dirasakan oleh customer dalam menerima dokumen atau
gambar serta video yang berukuran cukup besar, mampu membuka dan melihat file yang
dikirimkan tanpa menggunakan komputer yaitu langsung menggunakan smartphone.
Teknologi penyimpan data pada cloud computing ini merusak (disruptive) teknologi
penyimpanan data menggunakan external hard drive yang mudah rusak dan bisa hilang.
46
F. Digital Work-Flow (Digital SOP/Business Process)
Pengiriman dokumen/form resmi untuk persetujuan/approval oleh pimpinan perusahaan

sudah dapat lebih mudah lagi dalam lingkungan perkantoran. Dokumen resmi yang termasuk
dapat berupa dokumen: cuti, reimbursement, pembelian, pembayaran vendor, memo internal,
surat keluar dari perusahaan, surat instruksi, dan lain sebagainya. Teknologi dapat
meningkatkan ketaatan terhadap jalannya sebuah prosedur dalam perusahaan berupa
Standard Operating Procedure (SOP), mendukung proses ketaatan untuk memperoleh
sertifikasi International Organization for Standardization atau ISO 9000.
G. Digital Security
Penggunaan digital security dalam perkantoran sebagai berikut:

1. Finger scan untuk membuka kotak rahasia penyimpanan surat atau barang berharga (safe
deposit box).
2. Voice recognition atau face recognition pada penggunaan lift private atau umum.
3. Motion detector yang digunakan untuk perkantoran menghindarkan pencurian serta
terhubung ke kantor security.
4. Infrared Camera melakukan perekaman terhadap ruangan dan sekeliling perkantoran
dengan kemampuan night vision sehingga mampu merekam gambar dalam kondisi kurang
cahaya atau gelap.
5. Finger scan/face recognition pada peralatan komputer beserta pendukungnya, mampu
menghindarkan penggunaan yang berlebihan atau terbatas pada orang tertentu saja.
6. Face detector mempunyai kemampuan penyimpanan banyak wajah, dapat digunakan untuk
mengidentifikasi orang yang sudah bukan karyawan atau pelamar yang pernah ditolak
perusahaan.
7. Irish Scan dipergunakan untuk mengakses hal-hal yang sangat penting seperti ruangan atau
safe deposit box yang sangat jarang diakses, mengingat untuk memini
H. Digital Whiteboard/ Smartboard
Digital Whiteboard/ Smartboard dalam istilah yang paling sederhana, adalah tampilan
metrik dalam bentuk numerik atau grafik (Benton 2020). Teknologi ini yang terintegrasi
dengan peralatan komputer sudah mulai digunakan sejak tahun 2000-an di Indonesia,
sehingga papan tulis mampu mewakili sebagai touch screen berukuran besar dan mendukung
dalam presentasi/meeting/training dalam perusahaan.
Kemampuan teknologi Digital Whiteboard mempunyai kemampuan untuk mencetak
langsung hasil coretan ataupun mengkonversi dan mengemail langsung dalam bentuk
dokumen atau gambar. Teknologi ini sangat membantu dalam memberikan pelatihan pada
47
pusat pelatihan perusahaan dengan kemampuan merekam penulisan whiteboard selama

training berlangsung.
I. Quick Response Code
Penggunaan teknologi Quick Response Code atau disingkat dengan nama QR code adalah
matrix barcode atau barcode 2 dimensi yang pertama kali dipergunakan di Jepang tahun 1994.
QR code ini mampu menyimpan data lebih panjang dari pada barcode umumnya. Teknologi
ini sebagai salah satu jalan tersingkat (shortcut) dalam mengakses dokumen, undangan
meeting, surat berharga, dan lainnya. Karyawan tidak perlu mengingat dokumen disimpan di
mana, hanya mengakses QR Code menggunakan QR Code Scanner atau smartphone.
Teknologi ini mendukung dalam penataan dokumen dengan baik yang memudahkan dalam
pencarian lokasi penyimpanan dokumen.
J. Sistem Aplikasi Enterprise System (ES)
Sistem Aplikasi Enterprise System merupakan sistem informasi terintegrasi yang

berbasiskan cloud computing mulai dari proses bisnis berikut: proses procurement (sistem
pembelian barang), proses produksi, proses fulfillment system (sistem penjualan), sampai
dengan proses perekaman pencatatan data di bagian Akuntansi (Magal and Word 2012).
Sistem ini sering disebut sistem backbone dari perusahaan, menjadi sistem utama perusahaan
yang menghasilkan laporan keuangan.
Laporan keuangan utama meliputi laporan neraca (Balance sheet) dan laporan rugi laba
(Income statement) sebagai laporan keuangan perusahaan terbuka (TBK), yang wajib
melaporkan laporan keuangannya kepada public setahun sekali. Laporan terintegrasi dari
sistem aplikasi Enterprise System dapat berupa dashboard reporting yang mempercepat
seorang pemilik perusahaan mengambil sikap atau keputusan terhadap nilai-nilai keuangan
yang timbul dari laporan ini.
K. Aplikasi Pengolah Data dan Kata
Sistem aplikasi pengolah data dan kata serta presentasi yang banyak dipergunakan dalam
perkantoran adalah produk dari Microsoft. Aplikasi pengolah kata adalah Microsoft word
yang mempunyai kemampuan olah kata yang dipergunakan untuk membuat sebuah buku,
artikel/paper, termasuk kemudahan dalam pembuatan daftar isi, daftar tabel atau gambar,
daftar Pustaka, serta surat menyurat. Aplikasi ini mampu berintegrasi dengan aplikasi lainnya
sebagai pendukung seperti: Grammarly, aplikasi pendukung untuk mengecek struktur kata
48
dan ejaan dalam penggunaan bahasa Inggris pada dokumen yang kita buat.
L. Software as a Service (SaaS)
Banyak aplikasi atau software pendukung kegiatan secara spesifik pada perkantoran yang
tidak umum digunakan, namun hal tersebut tidak menjadi masalah bagi perusahaan pada
masa sekarang. Perusahaan dapat menyewa aplikasi tersebut pada website tanpa melakukan
instalasi software pada komputer, tanpa membutuhkan kualifikasi spesifikasi komputer
dengan kecepatan tertentu, dikarenakan teknologi ini sudah berbasis cloud computing.
Sebagai contoh aplikasi pembuat video training, desain banner atau spanduk dengan template
design yang sudah langsung dapat dipergunakan.
Secara umum penggunaan SaaS berlangganan secara bulanan atau tahunan secara
individual maupun dengan opsi pilihan beberapa pengguna/user. Harga langganan
dipengaruhi terhadap jumlah user dan tingkatan kategori aplikasi. Tingkatan kategori
memengaruhi jumlah jenis fitur serta kemudahan seperti basic, gold, Profesional, dll.
Pelanggan akan diberikan user-id dan password melalui e-mail, dan dapat mengakses
menggunakan komputer pada lokasi bebas di manapun, sejauh ada komputer yang terkoneksi
dengan internet. Penggunaan SaaS ini juga mencakup kepada aplikasi bisnis seperti Human
Resources, Sales & Inventory, finance & accounting, dan aplikasi bisnis simple lainnya.
SaaS ini banyak dipakai oleh Usaha Kecil Menengah (UKM) (Seethamraju 2015) di
Indonesia dan mendapatkan dukungan dari pemerintah Indonesia dalam pencapaian target
UKM go International pada jangka panjang. Semakin berkembang SaaS ini mulai banyak
dipergunakan untuk aplikasi berskala besar seperti Enterprises Resources Planning (ERP)
seperti SAP Software (Seethamraju 2015).
M. Vidio Conference
Konsep Small Office Home Office pada awalnya mengusung teknologi video conference
sebagai pendukung komunikasi antar karyawan dan dengan pimpinan perusahaan, karyawan
dapat bekerja dari rumah atau dari tempat client. Hal ini dipelopori oleh perusahaan-
perusahaan Internasional pada tahun 2010-an yang memungkinkan karyawan tidak di batasi
jam kerja dan lokasi bekerja. Peralatan video conference pada awalnya sangat mahal dan
harus menggunakan televisi dan kamera yang menyorot otomatis kepada orang yang
berbicara saja pada satu waktu tertentu dalam suatu ruangan. Kemampuan teknologi ini
mampu berkomunikasi dengan berbagai orang di berbagai lokasi negara yang berbeda
sekalipun. Sejak terjadinya pandemic Covid-19, penggunaan aplikasi video conference ini
menjadi hal yang umum dan biasa dengan mempergunakan aplikasi berbayar dan gratis pada
49
meeting perkantoran. Perbedaannya adalah kemampuan fitur yang diberikan selama

berlangsungnya video conference.
N. Dashboards Reporting System
Dashboards Reporting System merupakan laporan yang membantu dalam manajemen

tingkat atas dalam pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Sistem ini merupakan juga
sebagai alat ukur key performance indicator (KPI) untuk perusahaan (Stair and Reynolds
2020). Sistem ini merupakan rangkuman dari berbagai macam pelaporan, sehingga pemilik
perusahaan tidak perlu membaca puluhan laporan dan cukup hanya membaca beberapa
laporan untuk pengambilan keputusan.
Dashboards Reporting System dapat berupa aplikasi yang merangkum data dari Big Data
menjadi pelaporan berbasis grafik-grafik yang memudahkan dalam pembacaan angka-angka
penjualan. Sistem ini didukung oleh pelaporan otomatis yang mampu menghasilkan laporan
berbasis grafik yang dapat dikirim secara otomatis dari data center pada e-mail pimpinan atau
pemilik perusahaan secara berkala. Sebagai contoh adalah laporan penjualan harian seluruh
toko penjualan yang ada di Indonesia yang dihasilkan komputer setelah toko tutup jam 10
malam.
Server atau pusat komputer di data center akan mengirimkan laporan berbasis grafik
setelah data digabungkan ke dalam big data, setelah itu akan server memproduksi laporan
nasional serta mengirimkan otomatis kepada alamat- alamat email yang sebelumnya sudah
direkam. Pemilik perusahaan atau para pimpinan perusahaan dapat membaca report tersebut
pagi dini hari, satu hari setelah tutup transaksi pada seluruh toko. Pada dewasa ini dashboards
reporting system menggunakan fasilitas dari Business Intelligence (BI) yang mempunyai
harga yang cukup mahal dan banyak dipergunakan hanya untuk perusahaan besar saja.
50
BAB X
EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Manajemen dan Pengembangan Manajemen
George Terry (1972:4) mengatakan bahwa manajemen didefinisikan dalam berbagai cara
tergantung dari sudut pandang, keyakinan, dan pemahaman orang yang mendefinisikan.
Sebagai penjelasan, beberapa ahli mendefinisikan manajemen sebagai “Tenaga yang
menjalankan suatu bisnis dan bertanggung jawab atas keberhasilan dan kegagalannya.” Yang
lain menyatakan bahwa, “Manajemen adalah kinerja dalam menyusun dan menerima hasil
hasil yang diinginkan dengan maksud upaya upaya kelompok memanfaatkan bakat bakat dan
sumber daya manusia.” Ahli lainnya menyebutkan bahwa manajemen secara sederhana
adalah “menyelesaikan sesuatu melalui orang orang.” Sementara yang lain menyebutkan
bahwa “pengertian manajemen dapat diringkas sebagai kepuasan ekonomi dan kebutuhan
sosial dengan menjadi produktif bagi manusia, ekonomi dan masyarakat.” Beberapa ahli
lainnya menyebutkan, “manajemen adalah suatu sumber daya yang digunakan oleh tiap tiap
orang untuk mencapai tujuan tujuan.” Seluruh definisi definisi tentang manajemen ini
berguna karena masing masing pengertian manajemen menurut para ahli tersebut menyoroti
aspek aspek penting dalam manajemen.
Pengembangan manajemen adalah setiap usaha untuk memperbaiki penampilan kerja

manajerial saat ini atau masa yang akan datang dengan memberikan pengetahuan, mengenai
sikap, atau meningkatkan keterampilan. Dengan demikian, pengembangan manajemen
meliputi inhouse program (seperti kursus kursus, coaching, penugasan rotasi), professional
program (seminar seminar), dan program program universitas (program MBA).
B. Pengertian Efisiensi
Pengertian efisiensi adalah suatu ukuran keberhasilan sebuah kegiatan yang dinilai
berdasarkan “besarnya biaya/ sumber daya / waktu, sumber sumber terkait lainnya,” yang
digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dalam hal ini, semakin sedikit/minim,
“besarnya biaya/ sumber daya / waktu, sumber sumber terkait lainnya,” yang digunakan
untuk mencapai hasil yang diharapkan maka prosesnya dapat dikatakan semakin efisien.
C. Keberlanjutan Pekerjaan Kantor
Berhubungan dengan pekerjaan kantor, banyak orang bertanya, “Berapa banyak pekerja
tetap yang akan segera tersingkirkan?“. Tak diragukan lagi bahwa kekhawatiran ini telah
digemakan yang membahas tentang dampak Artificial Intellectual (AI) pada pekerjaan kantor.
51
Bagaimanapun, beberapa memprediksikan bahwa otomatisasi robotik akan mengeliminasi

porsi besar dari pekerjaan kantor. Para periset dari Universitas Oxford telah memprediksi
bahwa sebanyak 47% dari pekerjaan di AS akan diotomatisasikan pada 2025.
D. Sasaran Perusahaan
Sasaran (objective) adalah tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan dan harus
disosialisasi pada seluruh pekerja, sehingga dapat dijalankan bersama, di mana dinyatakan
secara spesifik, terukur, realistis, dan berlaku pada jangka waktu tertentu. Sasaran perusahaan
umumnya termanage, terintegrasi dengan target indikator kinerja terpilih (key performance
indicator) yang umumnya untuk mengefisiensikan para pekerja, yang berlaku selama 1 tahun,
dan pencapaiannya dimonitor melalui sistem manajemen kinerja.
E. Menata Ulang Proses perkantoran Eksisting
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk

memastikan kegiatan operasional perkantoran atau perusahaan berjalan dengan lancar dan
efisien. Penggunaan SOP dalam manajemen perkantoran/perusahaan bertujuan untuk
memastikan output kinerja pekerja semaksimal mungkin. Operasional dapat berjalan secara
konsisten, efektif, efisien, sistematis, dan terkelola dengan baik, untuk menghasilkan produk
kerja yang memiliki mutu konsisten sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Banyak
orang menggunakan istilah SOP untuk menyebutkan semua dokumen yang mengatur
kegiatan perkantoran/perusahaan, seperti protokol, prosedur tetap, instruksi kerja, lembar
kerja, diagram alir, dan sebagainya.
Secara luas, SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas
operasional sebuah organisasi. Namun, dalam pengertian yang sempit, SOP (atau ‘Prosedur‘)
merupakan salah satu jenis dokumen dalam sebuah sistem tata kerja yang digunakan untuk
mengatur kegiatan operasional antar bagian/fungsi dalam sebuah perkantoran/perusahaan,
agar kegiatan tersebut dapat terlaksana secara sistemik.
F. Sistem Tata Kerja Perkantoran
Sistem Tata Kerja (STK) adalah sebuah perangkat yang mengatur penyelenggaraan
kegiatan manajemen dan operasional perkantoran/perusahaan dengan memanfaatkan sumber
daya dan waktu yang tersedia secara efisien dan efektif, dengan tujuan untuk mencapai visi
dan misi kinerja. STK terdiri atas rangkaian dokumen, baik dalam bentuk hardcopy maupun
softcopy, yang menjabarkan 5W1H (Why, What, Who, When, Where, How) untuk setiap
kegiatan dalam perkantoran/perusahaan, termasuk mendefinisikan indikator keberhasilan dan
52
jenis rekaman yang menjadi bukti dan pelaksanaan sistem tersebut.
STK diimplementasikan dalam perkantoran/perusahaan sebagai sarana pengendalian dan

pemantauan aktivitas pekerja/karyawan/buruh untuk memastikan agar aktivitas dalam
perkantoran/perusahaan dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai standar yang telah
ditetapkan perusahaan. Dengan adanya STK, sebuah perusahaan dapat beroperasi secara
otomatis dan tetap terkendali, dan tidak mengandalkan seorang figur atau sekelompok orang
tertentu untuk mengatur operasional perkantoran/perusahaan agar dapat berjalan dengan
teratur.
G. Analisis Jabatan dan Uraian Jabatan
Setelah hubungan antara proses perkantoran/perusahaan dapat dipetakan dengan baik,

hasilnya kemudian digunakan sebagai salah satu referensi untuk melakukan analisis jabatan
(job analysis). Analisis jabatan dilakukan dengan mengkaji pekerjaan secara aktual, dengan
menghimpun data mengenai aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan/pekerja/buruh, kondisi
kerja, dan persyaratan karyawan/pekerja/buruh yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut.
Kajian ini kemudian diverifikasi kepada karyawan/pekerja/buruh atau pimpinan unit kerja
terkait.
H. Perilaku Dalam membangun Efektivitas dan Efisiensi
Sikap yang baik kembali dan untuk alasan yang baik. Ketika dunia menjadi semakin
kompetitif, orang yang memberikan kesan baik akan mendapat promosi, atau mendapatkan
transaksi. Sikap dan profesionalisme harus menjadi kebiasaan bagi siapapun yang ingin
berprestasi dan mempertahankan ketajaman kompetitif. Anda dapat memulai kebiasaan
tersebut sekarang, sehingga anda akan memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk berhasil
ketika anda memulai karir anda.
I. Menentukan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Semua management termasuk manajemen sumber daya manusia, dimulai dengan

perencanaan. Lima langkah dilibatkan dalam proses perencanaan sumber daya manusia:
1. Mempersiapkan inventaris sumber daya manusia dari karyawan perusahaan/perkantoran.
Inventaris ini harus meliputi usia, nama, pendidikan, kapabilitas, pelatihan, keterampilan
khusus, dan informasi lain yang berhubungan dengan organisasi tertentu. Informasi seperti
ini menunjukkan kondisi angkatan kerja yang selalu update secara teknis, sepenuhnya terlatih
dan berjalan sesuai Standar Operasional Perusahaan (SOP).
2. Mempersiapkan analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan (job analysis) adalah studi tentang
53
apa yang dilakukan oleh para karyawan/pekerja/buruh yang memegang berbagai jabatan
pekerjaan. Analisis seperti ini dibutuhkan untuk merekrut dan melatih para
karyawan/pekerja/buruh yang memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan tersebut. Hasil dari analisis pekerjaan adalah dua pernyataan tertulis: deskripsi
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Deskripsi pekerjaan (job description) menentukan tujuan pekerjaan, jenis pekerjaan yang
harus dilakukan, tanggung jawab dan kewajiban, kondisi pekerjaan, dan hubungan pekerjaan
dengan fungsi lain; Spesifikasi pekerjaan (job specification) adalah rangkuman tertulis
tentang kualifikasi minimum (pendidikan, keterampilan...dll), yang dibutuhkan dari para
karyawan/pekerja/buruh untuk melakukan pekerjaan tertentu. Singkatnya, deskripsi
pekerjaan adalah pernyataan tentang orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
J. Paradigma Manajemen Kualitas
Paradigma tentang kualitas telah berubah dari waktu ke waktu. Perubahan ini disebabkan
oleh cara pandang para pelaku bisnis yang memengaruhi langsung paradigma dari
masyarakat luas yang memberi dampak perubahan yang sangat signifikan dalam manajemen
kualitas (Quality Management) selama kurun waktu dua puluh tahun terakhir ini. Suatu
ketika kualitas diartikan sebagai memenuhi kepuasan pelanggan karena dapat memenuhi
persyaratan serta keinginan dan harapan pelanggan. Kualitas yang bagus harus juga tepat
waktu dan harga yang pantas dan memenuhi syarat seperti disepakati dalam kontrak.
K. Meningkatkan Kesejahteraan dengan Efisiensi - Efektif
Pasar kelimpahan sudah terjadi dan nyata, dan pemimpin bisnis mulai mengubah lanskap
kompetisi dengan cara efisiensi – efektif, meningkatkan personalisasi, dan membuka
kesempatan kesempatan berskala besar. Seperti yang telah ditunjukkan bahwa kuncinya
adalah dengan menggunakan mesin baru, didorong oleh data dan dibungkus dalam sebuah
model komersial yang baru, untuk nilai jual yang lebih baik secara dramatis. Ini membuka
gerbang pada sebuah skala pasar yang masif.
54
BAB XI
KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
A. Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Jika kita membaca Keselamatan dan Kesehatan Kerja, kelihatannya artinya begitu jelas
sehingga tidak perlu lagi penjelasan lebih lanjut. Akan tetapi jika mempertimbangkan
dampak dan konsekuensi hukumnya, maka Keselamatan dan Kesehatan Kerja tidak
sesederhana seperti yang kita pikirkan. Mengingat pentingnya Keselamatan dan Kesehatan
Kerja, maka berbagai regulasi telah diterbitkan untuk mengaturnya. Pengaturan tersebut
berlaku untuk semua industri tanpa terkecuali. Pengaturan tersebut bertujuan untuk
memastikan semaksimal mungkin setiap pekerja memperoleh kondisi kerja yang aman dan
sehat dan untuk melestarikan sumber daya manusia kita.
Kesehatan dan keselamatan kerja mengacu pada hak setiap karyawan, apapun industrinya,
untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari di lingkungan yang aman. ILO/WHO pada tahun
1995 mendefinisikan Keselamatan dan Kesehatan Kerja sebagai ”Kesehatan dan Keselamatan
kerja harus ditujukan pada: promosi dan pemeliharaan tingkat tertinggi kesejahteraan fisik,
mental dan sosial para pekerja; pencegahan di antara pekerja yang menyimpang dari
kesehatan yang disebabkan oleh kondisi kerja mereka; penempatan dan pemeliharaan pekerja
di lingkungan kerja yang disesuaikan dengan... kemampuannya. " (Wakeling, 2017). Dengan
kata lain keselamatan dan kesehatan kerja adalah aktivitas tentang mempromosikan
kesejahteraan di lingkungan kerja serta mencegah cedera dan penyakit.
B. Mengapa Keselamatan dan Kesehatan Kerja?
Keselamatan dan Kesehatan kerja merupakan hal yang menjadi prioritas manajer dan
perusahaan karena angka kejadiannya cukup besar. Di Amerika dalam satu tahun di tahun
2013 dilaporkan 4,405 pekerja meninggal di tempat kerja; dan kecelakaan kerja
mengakibatkan sekitar 3 juta angka cedera dan penyakit akibat kerja (Dessler, 2017).
Sedangkan angka di Inggris mengungkapkan masalah Kesehatan dalam kerja menyebabkan 1
dari 4 karyawan memiliki masalah kesehatan dan 1 dari 8 karyawan memiliki masalah mental
(Phoenix Health & Safety, 2018).
Selain masalah keselamatan dan kesehatan yang menjadi risiko karyawan, masalah ini juga
bisa menimbulkan risiko pada perusahaan misalnya kebakaran atau kerusakan gedung atau
tempat kerja. Sehingga memastikan diimplementasikannya semua aturan keselamatan dan
kesehatan kerja adalah alasan yang tepat untuk menjaga kelangsungan bisnis. Lingkungan
kerja yang baik yang bisa menjaga kesehatan karyawan akan meningkatkan kesejahteraan
dan kepuasan karyawan sehingga produktivitas dan loyalitas mereka bisa meningkat. Tempat
55
kerja yang aman dan jauh dari risiko kecelakaan juga menjamin kelangsungan bisnis.
C. Aturan Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Di Indonesia aturan Keselamatan dan Kesehatan kerja diatur oleh Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia no 50 tahun 2012 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan
Kerja. Di mana sistem tersebut harus diterapkan pada perusahaan yang mempekerjakan lebih
dari 100 orang karyawan; atau mempunyai tingkat potensi bahaya yang tinggi. Sistem
manajemen ini tidak hanya mengatur karyawan perusahan tapi juga kepada semua pihak yang
terkait.
D. Peranan Perusahaan dan Karyawan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Kesehatan dan Keselamatan Kerja harus diikuti oleh semua bagian dari perusahaan, baik
karyawan maupun pengusaha. Lebih jauh lagi aturan tersebut tersebut juga melindungi
semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan seperti pelanggan, pengunjung dan
bahkan orang yang lewat misalnya. Walaupun mencakup banyak pihak, dalam prakteknya
tanggung jawab pelaksanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja ada di bawah tanggung
jawab perusahaan. Perusahaan atau pemberi kerja memiliki kewajiban hukum untuk
memastikan, kesehatan, keselamatan dan kesejahteraan di tempat kerja karyawan, sejauh hal
tersebut dapat diimplementasikan.
Attitude dari manajer terhadap keselamatan dan kesehatan kerja sangat penting dalam
implementasinya di perusahaan. Karyawan harus bisa melihat secara langsung bagaimana
perusahaan dan manajer memandang bahwa keselamatan dan kesehatan kerja adalah hal yang
sangat serius. Karyawan hanya akan melihat bahwa keselamatan dan kesehatan kerja adalah
prioritas jika perusahaan dan manajer mereka lihat serius untuk berupaya sedemikian rupa
untuk menekan angka kecelakaan kerja dan mencegah hal-hal yang dapat menyebabkan
kecelakaan kerja. Karyawan juga harus memberikan komitmen secara formal bahwa mereka
akan memprioritaskan keselamatan dan kesehatan kerja (Dessler, 2017).
F. Hal-hal yang Menyebabkan Kecelakaan
Kondisi kerja yang tidak aman bisa diakibatkan karena beberapa hal seperti (Dessler, 2017;
Financial Service Union, 2020):
1. Peralatan yang tidak dijaga dengan baik
Peralatan yang tidak dirawat dengan baik misalnya jadwal servis mesin yang melebihi
periode servis bisa mengakibatkan mesin rusak atau bekerja dengan tidak semestinya.
2. Peralatan yang rusak
56
3. Prosedur yang berbahaya dalam penggunaan peralatan atau mesin

Dalam mengoperasikan mesin, sebaiknya diperhatikan dan dibaca dengan baik manual
prosedur yang disediakan pabrikannya untuk memastikan mesin bekerja dengan optimal dan
menghindari kecelakaan karena pengoprasian yang salah.
4. Penyimpanan yang tidak aman
Misalnya adalah gudang yang melebihi kapasitas atau rak gudang yang menanggung beban
lebih berat dari semestinya.
5. Pencahayaan yang kurang baik
Pencahayaan harus cukup untuk memastikan karyawan dapat bekerja dan bergerak dengan
aman. Jika perlu, penerangan lokal harus disediakan di masing-masing workstation dan di
tempat-tempat berisiko tertentu seperti koridor dan tangga. Pencahayaan yang berlebihan bisa
berbahaya karena menyebabkan silau dan kesulitan untuk melihat dengan baik. Pengaturan
cahaya secara otomatis yang menyesuaikan cahaya ruangan dan cahaya dari luar bisa sangat
membantu. Harus dipikirkan juga apa yang harus dilakukan jika sumber listrik terputus.
6. Ventilasi yang buruk
Tempat kerja harus memiliki ventilasi yang memadai.
7. Ruangan kerja yang padat
Setiap karyawan harus memiliki ruang/space kerja yang cukup, baik dalam hal luas lantai
maupun tinggi ruangan. Dalam tempat kerja harus ada ruang kosong yang cukup.
8. Suhu yang terlalu panas atau terlalu dingin
Tidak ada peraturan yang menetapkan suhu maksimum atau minimum, akan tetapi
perusahaan harus memastikan bahwa suhu ruangan dapat memberikan kenyamanan untuk
karyawan dalam bekerja.
G. Bagaimana Mencegah Kecelakaan di Tempat Kerja
Dalam prakteknya mencegah kecelakaan di tempat kerja adalah dengan mengintervensi 2

hal yaitu kondisi kerja yang tidak aman dan perilaku karyawan yang membahayakan.
Mengurangi kondisi tempat kerja yang tidak aman dapat dilakukan oleh perusahaan dengan
memperhatikan hal-hal yang disebutkan di atas sebagai hal-hal yang menyebabkan kondisi
tempat kerja tidak aman. Perusahaan juga harus berupaya dengan bantuan komputer atau
tenaga ahli lainnya untuk melakukan hazard analysis untuk memastikan peralatan yang
dipakai tidak berbahaya. Misalnya meja dengan bentuk sudut yang bulat, ujung anak tangga
yang dibuat/dilapisi dengan bahan yang kasar, menyediakan tempat khusus untuk peralatan
yang tajam dll.
57
DAFTAR PUSTAKA
Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia.
Amalia, R. (2014). Perlengkapan Kantor. Tersedia [online].

https://riskiamalia69.wordpress.com/2014/05/07/perlengkapan-kantor/ Diakses 7 May 2014.
Amsyah, Z. (2003) Manajemen kearsipan. Gramedia Pustaka Utama.
Armiati. (2015). Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Melalui Penataan Layout Kantor.
Seminar Nasional Ekonomi Manajemen Dan Akuntansi (SNEMA) Fakultas Ekonomi

UNP,4(3), 334–343
Bhavati, A.D. (2014). Modul Mengelola Peralatan kantor. Tersedia [online]

https://www.slideshare.net/AnugerahDinoBhavati/modul-mengelola- peralatan-kantor.
Diakses, 7 Agustus 2014.
Dino, A. (2014). Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor. Tersedia [online]/

https://www.anugerahdino.com/2014/02/jenis-jenis-perlengkapan- kantor.html
Dino, A. (2015). Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor. Tersedia [online]/

https://www.anugerahdino.com/2015/07/prinsip-prinsip-tata-ruang- kantor.html.
Gie, L. (2007) “Manajemen Administrasi Perkantoran.” Yogyakarta: Liberty.
Gie, L. (2009). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Hendrawan, M. R. and Ulum, M. C. (2017) Pengantar Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke

Manajemen. Universitas Brawijaya Press.
Kumoro, J. (2004) ‘Manajemen Perkantoran’, Efisiensi: Kajian Ilmu Administrasi, 4(2).
Loeth, L. T. W., Amir, H. M., & Tawai, A. (2020). Penataan Ruang Kantor Dalam
Mewujudkan Efisiensi Kerja Pegawai Pada Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional
Provinsi Sulawesi Tenggara. REZ PUBLICA, 6(1), 71-80.

Maryati, M. C. (2008) “Manajemen Perkantoran Efektif,” Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
58
PP Republik Indonesia No 50 Tahun 2012 (2012) ‘Penerapan Sistem Manajemen

Keselamatan dan Kesehatan Kerja’.
Riawati, I. (2017). “Pentingnya Peralatan Dan Perlengkapan Kantor Untuk Menunjang

Aktivitas Kerja Pegawai Pada Balai Wilayah Sungai Sulawesi I Manado”. Doctoral
Dissertation, Manado: Politeknik Negeri Manado.
59

Resume Manajemen Perkantoran Dan Kearsipan 2

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Resume Manajemen Perkantoran Dan Kearsipan 2

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Nayla Maghfirah : Resume Manajemen Per...

RESUME MANAJEMEN PERKANTORAN DAN

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Praktikum Manajemen Perkantoran dan Kearsipan

Nayla Maghfirah (200206081)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI AR-RANIRY

Banda Aceh, 31 Desember 2021

KONSEP DASAR MANAJEMEN PERKANTORAN.................................................8

C. Pengertian Manajemen Perkantoran.....................................................................10

D. Prinsip-Prinsip Manajemen Perlantoran..............................................................10

E. Fungsi-Fungsi Manajemen Perkantoran...............................................................12

KEGIATAN DAN ASPEK MANAJEMEN PERKANTORAN...............................14

A. Kegiatan Manajemen Perkantoran.......................................................................14

B. Aspek Manajemen Perkantoran..........................................................................15

C. Sumber Daya Kantor............................................................................................16

PERANAN DAN KEWAJIBAN MANAJEMEN KANTOR.....................................19

A. Peranan Manajer Kantor......................................................................................19

A. Pengertian Organisasi Kantor...............................................................................23

B. Model Organisasi Kantor.....................................................................................23

C. Prinsip Organisasi Perkantoran............................................................................24

TATA RUANG KANTOR............................................................................................28

A. Pengertian Tata Ruang Kantor...............................................................................28

B. Tujuan Tata Ruang Kantor....................................................................................28

C. Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor................................................28

D. Jenis Tata Ruang Kantor.......................................................................................29

E. Penyunan Tata Ruang Kantor...............................................................................30

F. Lingkungan Fisik Tata Ruang Kantor...................................................................31

KORESPONDENSI DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN...........................32

B. Definisi dan Tujuan Koreapondensi....................................................................33

C. Fungsi dan Keunggulan Surat Menyururat..........................................................32

D. Penggolongan dan Karakteristik Surat................................................................33

E. Cara Menulis Surat Formal.......................................................................................33

F. Cara Menulis Surel dan Memo....................................................................................36

C. Sistem Penataan Arsip.........................................................................................38

D. Jadwal Retensi Arsip...........................................................................................38

E. Pemeliharan dan Pengamanan Arsip...................................................................39

F. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip ...................................................................39

PENATAAN PERLENGKAPAN KANTOR............................................................. 40

A. Pengertian Perlengkapan Kantor ......................................................................... 40

B. Fungsi Perlengkapan Kantor ................................................................................40

C. Jenis-jenis Perlengkapan Kantor .........................................................................41

D. Pemeliharaan Perlengkapan Kantor .....................................................................41

E. Penataan Perlengkapan Kantor.............................................................................42

F. Tujuan Penataan Perlengkapan Kantor .................................................................42

G. Manfaat Penataan Perlengkapan Kantor...............................................................43

H. Prinsip-prinsip dalam Penataan Ruang dan Perlengkapan Kantor.......................43

PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJER

A. Internet dan Email. ...............................................................................................45

B. Digital Scanner .....................................................................................................45

C. Internet of Things (IOT)....................................................................................... 45

D. Digital Private Branch Exchange .........................................................................46

E. Penyimpanan Data Pada Cloud Computing .........................................................46

F. Digital Work-Flow (Digital SOP/Business Process) ........................................... 47

G. Digital Security ................................................................................................... 47

H. Digital Whiteboard/ Smartboard ..........................................................................47

I. Quick Response Code.............................................................................................48

J. Sistem Aplikasi Enterprise System (ES) .............................................................. 48

L. Software as a Service (SaaS) ................................................................................49

M. Video Conference ................................................................................................49

N. Dashboards Reporting System .............................................................................50

EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR..........................................................................51

A. Pengertian Manajemen dan Pengembangan Manajemen ................................................51