Modul Manajemen Perkantoran

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................ i

PENDAHULUAN ................................................................................................................. 1
A. Pendahuluan ............................................................................................................ 1
B. Tujuan ....................................................................................................................... 1
C. Manfaat ..................................................................................................................... 1
D. Ruang Lingkup......................................................................................................... 2
PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN ............................................................ 3
A. Pengenalan Umum tentang Manajemen Perkantoran ...................................... 3
B. Perkantoran Modern .............................................................................................. 4
C. Manajemen Perkantoran ........................................................................................ 6
RUANG LINGKUP PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN ................................ 9
A. Peranan Manajemen Perkantoran ....................................................................... 9
B. Tugas/Kegiatan Kantor......................................................................................... 10
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN .................................................... 17
A. Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran............................................................. 17
B. Fungsi Manajemen Menurut George R. Terry ........................................................ 18
C. Fungsi Manajemen Menurut Harold Koontz dan Cyril O‟Donnel ....................... 19
D. Fungsi-Fungsi Pendukung Kantor (Office Support Functions) ............................. 22
E. Sasaran kegiatan Manajemen Perkantoran ..................................................... 22
PERAN MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM MENYELENGGARAKAN
PELAYANAN ..................................................................................................................... 24
A. Peran Manajemen Perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan
24
PEKERJAAN DAN PELAYANAN MANAJEMEN PERKANTORAN ......................... 28
A. Komunikasi Kantor dan Korespondensi ............................................................ 28
B. Pengurusan Surat ................................................................................................. 42
C. Sistem Kearsipan .................................................................................................. 51
D. Pencatatan dan Laporan ...................................................................................... 60
E. Rapat dan Notulen Rapat .................................................................................... 66
F. Menerima, Melayani Tamu dan Melakukan Pembicaraan Lewat Telepon .. 79
PERAN DAN FUNGSI PERKANTORAN ...................................................................... 89
ii
A. Peran Perkantoran ................................................................................................ 89
B. Fungsi Perkantoran............................................................................................... 90
A. Organisasi Kantor ................................................................................................. 92
TATA RUANG KANTOR ................................................................................................ 101
A. Perancangan Tata Ruang .................................................................................. 101
B. Tujuan Pengaturan Tata Ruang ....................................................................... 103
C. Asas Pokok Tata Ruang .................................................................................... 104
D. Tahap-tahap Menentukan Tata Ruang Agar Terstruktur.............................. 105
Prinsip-prinsip Tata Ruang ............................................................................................ 108
E. Macam-macam Tata Ruang Kantor ................................................................. 108
Keuntungan tata ruang kantor bersekat/berkamar adalah: ............................ 109
F. Kondisi Lingkungan dan Fisik Tata Ruang Perkantoran .............................. 111
KEPEMIMPINAN KANTOR ........................................................................................... 115
A. Pengertian Kepemimpinan....................................................................................... 115
B. Teori Kepemimpinan................................................................................................. 118
D. Gaya Kepemimpinan ............................................................................................... 124
E. Jenis-jenis pemimpin ................................................................................................. 128
F. Kekuatan/Power ......................................................................................................... 128
G. Perbedaan Pemimpin dengan Manajer ........................................................... 129
EFISIENSI SISTEM KERJA .......................................................................................... 131
A. Asas – Asas Efisiensi Dalam Pekerjaan Perkantoran ............................... 131
B. Penerapan Efisiensi Perkantoran ..................................................................... 136
Tujuan Efisiensi ............................................................................................................... 136
SISTEM DAN PROSEDUR ........................................................................................... 146
A. Pengertian Sistem dan Prosedur ...................................................................... 146
B. Keuntungan Sistem dan Prosedur ................................................................... 161
TEKNOLOGI INFORMASI PERKANTORAN ............................................................. 165
A. Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran ................................................. 165
Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran ...................................... 172
A. Kantor Maya (Virtual Office) .............................................................................. 174
SISTEM INFORMASI KANTOR ................................................................................... 176
A. Konsep Dasar Sistem Informasi kantor .................................................................. 176
B. Otomatisasi Perkantoran........................................................................................... 177
iii
C. Sistem Informasi Manajemen ............................................................................ 181
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................ 193
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat Rahmat
Hidayah Nya, buku ajar Manajemen Perkantoran ini dapat tersusun.
Buku ajar ini disusun untuk mempermudah mahasiswa dalam mempelajari mata kuliah
Manajemen Perkantoran pada Jurusan Pendidikan Ekonomi dan Administrasi, Khususnya
Program Studi D3 Sekretari dan Konsentrasi Administrasi Perkantoran.
Pada kesempatan ini penyusun mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak
yang telah membantu dan mendukung sehingga tersusunnya buku ajar Manajemen
Perkantoran, ucapan terima kasih ini terutama penyusun sampaikan kepada:
1. Rektor Universitas Negeri Jakarta yang telah memberikan kesempatan kepada
penyusun untuk menerbitkan buku ajar ini.
2. Pembantu Rektor Bidang Akademik Universitas Negeri Jakarta, yang telah
mendukung penerbitan buku ajar ini.
3. Ketua Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) Universitas Negeri Jakarta, yang
telah memfasilitasi penyusun dalam menerbitkan buku ajar ini.
4. Kepala Pusat Pengembangan Akademik Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP)
Universitas Negeri Jakarta yang telah mendukung penerbitan buku ajar ini.
5. Dekan Fakultas Ekonomi yang telah membeikan kesempatan kepada penyusun
menerbitkan buku ini.
6. Ketua Jurusan Ekonomi dan Administrasi yang juga telah memberikan kesempatan
kepada penyusun untuk mewujudkan buku ajar ini.
Serta seluruh pihak yang telah membantu penyusunan buku ajar ini. Semoga kebaikan
yang telah diberikan menjadi pahala yang berlimpah dari Allah SWT.
Semoga buku ajar ini dapat dimanfaatkan oleh para mahasiswa Universitas Negeri
Jakarta, khususnya dalam mempelajari kepemimpinan.
Terima kasih.
Jakarta, 21 November 2014
Marsofiyati, M. Pd.
i
BAB I
PENDAHULUAN
A. Pendahuluan
Buku ajar Manajemen Perkantoran ini dipersiapkan untuk mempermudah
Mahasiswa dalam mempelajari teori Manajemen Perkantoran pada Program Studi D3
Sekretari dan Konsentrasi Administrasi Perkantoran, dengan adanya buku ini diharapkan
mahasiswa dan para pembaca memperoleh pengetahuan tentang perkantoran secara
umum yang akan menuntun apa saja yang merupakan kegiatan, tugas, wewenang dan
tanggung jawab dalam pengelolaan perkantoran secara efektif dan efisien.
Buku ajar ini didahului dengan teori tentang office administration dan office
management, dimana istilah tersebut sering digunakan bergantian untuk memperoleh
konsep manajemen perkantoran. Secara ringkas, buku ini memuat tentang pengertian
manajemen perkantoran, ruang lingkup peranan manajemen perkantorn, fungsi-fungsi
manajemen perkantoran, peran manajemen perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi
pelayanan, pekerjaan dan pelayanan perkantoran, peran dan fungsi perkantoran,
organisasi kantor, tata ruang kantor, kepemimpinan kantor, efisiensi sistem kerja, sistem
dan prosedur, teknologi informasi perkantoran, dan sistem informasi kantor.
B. Tujuan
Setelah mempelajari buku ini mahasiswa dapat memahami dan merinci serta
menerapkan dasar, konsep, teori dan aktivitas Perkantoran secara prosedural serta
susunan kerangka, kegiatan, wewenang dan tanggungg jawab dalam pengelolaan
perkantoran.
C. Manfaat
Manfaat buku Manajemen Perkantoran ini adalah sebagai buku pedoman
perkuliahan dan rujukan untuk mengelola perkantoran yang lebih baik. Pemahaman yang
baik tentang manajemen perkantoran akan menghasilkan keputusan yang tepat dan
tindakan yang efektif dan efisien.
Manajemen Perkantoran| 1
D. Ruang Lingkup
Buku ini terdiri dari 14 Bab dengan 13 pokok bahasan yang membahas pengertian
manajemen perkantoran, ruang lingkup peranan manajemen perkantoran, fungsi-fungsi
manajemen perkantoran, peran manajemen perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi
pelayanan, pekerjaan dan pelayanan perkantoran, peran dan fungsi perkantoran,
organisasi kantor, tata ruang kantor, kepemimpinan kantor, efisiensi sistem kerja, sistem
dan prosedur, teknologi informasi perkantoran, dan sistem informasi kantor.
E. Petunjuk Penggunaan Buku

Buku ini merupakan salah satu seri manajemen/administrasi, yang membahas
secara detail tentang manajemen perkantoran. Bagi para mahasiswa yang membaca
buku ajar ini, sebaiknya terlebih dahulu memahami apa itu dasar-dasar administrasi,
pengetahuan manajemen dan fungsi-fungsi manajemen. Sehingga akan lebih mudah
memahami dan merinci serta menerapkan konsep dan teori manajemen perkantoran
yang efektif dan efisien.
BAB II
PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Pengenalan Umum tentang Manajemen Perkantoran
Era globalisasi menuntut organisasi dan pekerjaan kantor melakukan perubahan.

Hal ini sangat diperlukan agar organisasi dapat bertahan dan bersaing di era kompetitif.
Perubahan-perubahan yang dilakukan kantor perlu melibatkan pemikiran individu,
kelompok bahkan seluruh sumber daya organisasi tersebut.
Salah satu teori yang mendasari perubahan organisasi adalah teori Force-Field
(Kurt Lewin, 1951), yang dikenal sebagi bapak manajemen perubahan. Konsepnya yang
dikenal dengan model force-field yang diklasifikasi sebagai model power-based karena
menekankan kekuatan-kekuatan penekanan. Perubahan terjadi karena munculnya
tekanan-tekanan terhadap organisasi, individu, atau kelompok. Kekuatan tekanan (driving
force) akan berhadapan dengan penolakan (resistances) untuk berubah. Perubahan
dapat terjadi dengan memperkuat driving force dan melemahkan resistances to change.
Langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengelola perubahan, adalah:
a. Unfreezing
Merupakan suatu proses penyadaran tentang perlunya, atau adanya kebutuhan untuk
berubah.
b. Changing
Merupakan langkah tindakan, baik memperkuat driving force maupun melemahkan
resistances.
c. Refreshing
Membawa kembali organisasi kepada keseimbangan yang baru (a new dynamic
equilibrium).
Dalam melakukan perubahan pada suatu organisasi perlu adanya keseimbangan
antar elemen manajemen.
Elemen Manajemen
Seluruh kegiatan manajemen dapat berjalan dengan baik ditentukan oleh berbagai
macam sumber daya. Secara umum kita mengenal sumber daya dalam manajemen
sebagai elemen manajemen, berikut ini enam elemen Manajemen atau yang biasa
dikenal dengan the Six M’s:
1. Material
Material adalah bahan baku yang dipergunakan dalam proses kegiatan suatu
organisasi.
2. Machines
Machines adalah peralatan yang digunakan untuk mengolah bahan baku tersebut.
3. Money
Money adalah sejumlah uang atau dana yang digunakan untuk memperoleh bahan
baku, peralatan, sewa, dan biaya upah atau gaji karyawan/pegawai.
4. Methods
Methods adalah metode atau cara yang digunakan dalam menjalankan seluruh
kegiatan.
5. Market
Market adalah tempat atau pihak yang menerima produk yang dihasilkan oleh
organisasi. Market (pasar) ini merupakan sumber awal dan akhir informasi yang
diperoleh sebagai dasar membuat keputusn untuk membuat produk.
6. Men
Adalah semua orang yang terlibat dalam kegiatan.
Selain 6 (enam) unsur elemen manajemen di atas, secara umum manajemen

memiliki 4 (empat) unsur yang terdiri dari pimpinan, pelaksana, tujuan yang akan dicapai,
dan kerjasama dalam mencapai tujuan tersebut.
B. Perkantoran Modern
Kata kantor berasal dari bahasa Belanda ”kantoor”. Kantor juga dapat berarti ruang
kerja; ruang berkumpul; ruang dimana pengusaha beserta pegawainya menjalankan
aktivitas-aktivitas pekerjaannya; tempat kedudukan pimpinan suatu administrasi; instansi,
badan, jawatan, atau organisasi.
Kantor dalam bahasa Inggris disebut dengan ”office”, artinya kewajiban, tugas,
fungsi (duty, task, function); jabatan (tenure of official position); markas atau ruang
dimana seorang, pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya
(quarters, or staff or collective authority of company, government department); Jasa
pelayanan (service, kind help); tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu
(the work which it is some body’s duty to do, work, and duties); tempat, gedung, yang
dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and
clerical works).
J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor „„the office”. It is any room where clerical
work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya
pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu).
Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas
tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.
Adapun tujuan kantor adalah:
1. Menerima informasi, dalam bentuk surat, penerimaan telepon, pesanan, faktur, dan
berbagai laporan kegiatan.
2. Merekam dan menyimpan data dan informasi.
3. Mengatur informasi
4. Memberikan informasi
5. Melindungi aset dalam berbagai kegiatan dan mengantisipasi segala hal yang tidak
menguntungkan.
Secara umum, sasaran utama suatu kantor adalah pelayanan dan dukungan
terhadap pihak berkepentingan terlaksana sedemikian rupa sehingga menyenangkan
pihak yang berkepentingan itu serta meningkatkan citra organisasi.
Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:
1. Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen
atau dengan barang-barang.
2. Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan,
pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di
berbagai tempat.
3. Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau
mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
4. Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.
5. Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.
Pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai tempat atau ruang penyelenggaraan

kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau
penyampaian data atau informasi; dan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian data atau
informasi. Di samping itu kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan,
yakni kegiatan yang bersifat administratif, manajerial dan fasilitatif.
Dari berbagai uraian singkat di atas, kantor dapat diartikan dalam arti statis yaitu
tempat, dalam arti dinamis yaitu proses, dan dalam arti fungsional yaitu sarana.
C. Manajemen Perkantoran
Perbedaan istilah office administration dengan office management (Gie, 2000):
1. W. H. Evans ”for our purpose, we may define Office Administration as the function
which involves the management and direction of all phases of the business operation
which impinge upon data processing, communications, and organization memory.”
(Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mendefinisikan administrasi perkantoran
sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan
organisasi).
2. Arthur Grager ”Office management is the function of administering the communication
and record services of an organization.”
(Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi
dan pelayanan warkat dari suatu organisasi).
3. William Leffingwell & Edwin Robinson ”Office Management as a function, is that
branch of the art and science of management which is concerned with the efficient
performance of office work, whenever and wherever that work is to be done.”
(Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang bekenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara
efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan).
4. Littlefield & Peterson ”The term office management will be used in such a broad
sense in this book; it will be consedered to encompass the management of office
work wherever and by whomever performed`”
(Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas demikian itu di dalam
buku ini; ini akan dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran
dimanapun dan oleh siapapun dilakukan).
5. John Neuner & Benjamin Haynes ”For this reason office management covers a
narrower filed than the term ’management’ generally implies, office management
concerning itself to a large extent with office supervision.”
6. Hal Nourse, ”It seems to me that office management in the broader sense might
embrace, not only the generally accepted office service functions, but also the areas
of -functional control and administrative direction of most clerical and paperwork.”
(Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat
mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada
umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan
pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
7. Edwin Robinson ”Office management is concerned with the direction and supervision
of office work.”
(Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap
pekerjaan perkantoran).
8. William spriegel & Ernest Davies ”Office management is the over-all direction of
clerical activities as distinguished from such activities as transportation,
manufacturing, warehousing, and sales.”
(Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas
tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan,
kepabrikan, pergudangan, dan penjualan).
9. George Terry ”Office Management can be defined as the planning, controlling, and
organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the
predetermined objectives. It deals with the life cycle of business information and data
from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if of
permanent value, or destruction if obsolete.”
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang
melaksanakannyaagar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini
bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak
penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau
memiliki nilai tetap atau pemusnaannya kalau usang).
Manajemen perkantoran adalah perencanaan pengendalian, dan pengorganisasian

pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni
pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. (Priansa dan Garnida, 2013).
Manajemen perkantoran meliputi rangkaian, seperti tata penyelenggaraan;
pelaksanaan secara efisien; pengendalian, pengawasan dan pengarahan; serta
perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan. (Yatimah, 2013).
Dari definisi-definisi yang dikutip di atas Gie (2000) menjelaskan bahwa manajemen
perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan
meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya,
pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling
tergantung satu sama lain. Fungsi dalam suatu organisasi dibebankan kepada seseorang
petugas atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus ditunaikan.
Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahli itu meliputi
rangkaian aktivitas yang berikut:
 Manajemen dan pengarahan (Evans)
 Tata-penyelenggaraan (Grager)
 Pelaksanaan secara efisien (Leffingwell & Robinson)
 Manajemen (Littlefield & Peterson)
 Pengawasan (Neuner & Haynes)
 Pengendalian dan pengarahan (Nourse)
 Pengarahan dan pengawasan (Robinson)
 Pengarahan (Spriegel & Davies)
 Perencanaan, Pengendalian, dan pengorganisasi serta penggerakan (Terry).
Dengan demikian pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol)
sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).
Edwin Robinson (Business Organization and Practice, 1953) menyebutkan bahwa
selain pekerjaan perkantoran, masih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh
manajemen perkantoran, yaitu pegawai perkantoran, material-perlengkapan, persyaratan,
dan metode dari office work, sedang menurut John H. MacDonald (Office Management,
1947) fungsi office management bertalian dengan 6 hal yang berikut:
1. Kepegawaian perkantoran (Office personnel)
2. Metode perkantoran (Office methods)
3. Perlengkapan perkantoran (Office equipment)
4. Faktor-faktor fisis dalam kantor (Physical factors)
5. Biaya perkantoran (Office costs)
6. Haluan perkantoran (Office policies).
BAB III
RUANG LINGKUP PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Peranan Manajemen Perkantoran
Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana fisik yang terdiri dari
material, mesin atau perlengkapan dan peralatan serta uang atau dana, dan sarana non
fisik yang terdiri dari metode dan pasar (market) sebagai pihak yang akan menerima atau
menggunakan produk yang dihasilkan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiga
komponen akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting
manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain:
1. Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.
2. Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.
3. Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan.
Menurut Denyer (Umam, 2014) Ada beberapa aspek yang terdapat dalam
manajemen perkantoran, yaitu:
1. Tujuan yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan,
mengarahkan dan mengoordinasikan elemen-elemen manajemen;
2. Organisasi meliputi kegiatan penyusunan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk
stef tersebut;
3. Metode adalah urutan pelaksanaan cara dan tempat pelaksanaan manajemen;
4. Personalia meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, promosi, dan penghentian
karyawan;
5. Lingkungan meliputi bangunan kantor, perabot, dan kondisi jasmani di dalam kantor;
6. Mesin dan perlengkapan mencakup segenap benda mati yang digunakan di dalam
kantor untuk membentuk pelaksanaan kerja.
Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah:
1. Efisiensi perusahaan
2. Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan
3. Membangun image positif perusahaan
Kegiatan manajemen perkantoran :

1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
2. Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di
dalam perusahaan.
3. Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih
produktif dalam bekerja.
4. Membuat standar kerja yang akan di gunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan
kantor.
Peranan manajemen perkantoran dapat disimpulkan dalam mengoordinasikan

kegiatan-kegiatan perusahaan. Koordinasi harus di terapkan pada fungsi manajemen
maupun fungsi operasional perusahaan.
B. Tugas/Kegiatan Kantor
Secara umum tugas/kegiatan kantor diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu:
1. Tugas Pokok (substantif)
Tugas pokok disebut juga dengan kegiatan substantif/operatif, yaitu kegiatan-
kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan tujuan organisasi. Oleh karena
tugas pokok berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok masing-
masing organisasi berbeda-beda. Contohnya tugas pokok Perguruan Tinggi berbeda
dengan tugas pokok Rumah Sakit, di mana pada Perguruan Tinggi dosen yang
memegang peranan dalam melaksanakan tugas pokok yaitu Tri Dharma Perguruan
Tinggi, sedangkan pada Rumah sakit dokter yang memegang peranan dalam
melaksanakan tugas pokoknya yaitu mengobati atau menyembuhkan orang sakit.
2. Tugas Penunjang (fasilitatif)
Tugas penunjang disebut juga dengan kegiatan fasilitatif/administratif, yaitu kegiatan
yang tidak berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, yang bersifat membantu,
melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Tugas penunjang/pekerjaan
administratif, diantaranya adalah pekerjaan yang menangani kepegawaian, keuangan dan
perlengkapan. Tugas penunjang disebut juga pekerjaan kantor, dan biasanya pekerjaan
kantor di setiap unit relatif sama.
a. Pekerjaan Kantor
Kegiatan yang ada di lingkungan perkantoran disebut dengan pekerjaan kantor atau
kegiatan tata usaha kantor. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia tata usaha
adalah penyelenggaraan urusan tulis-menulis, di perusahaan, negara, dan sebagainya,
sedangkan penata usaha adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha. Penata
usaha disebut juga dengan administrator tata usaha. Gie (2000:17) menyatakan bahwa
tata usaha merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap organisasi.
Gie (2000) menyatakan bahwa pada intinya tata usaha kantor berwujud melalui
enam pola perbuatan, yaitu:
1. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan dimana-man sehingga siap untuk dipergunakan bilamana
diperlukan.
2. Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan
yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
Dalam lebih berguna. perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula
materi keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat
didengar, misalnya hasil rekaman.
3. Mengolah
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Kegiatan yang memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak
lain.
6. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Perincian selengkapnya mengenai lingkupan bidang kerja office management telah

disusun oleh Charles O. Libbey yang membaginya dalam 9 bidang dengan lebih daripada
100 hal sebagai berikut (Gie, 2000) :
1. Office Space (Ruang perkantoran)
Space forecasting (Perkiraan kebutuhan ruang)
Space allotment (Penjatahan ruang)
Office layouts (Tataruang perkantoran)
Heating and Ventilating (Pemanasan dan peredaran udara)
Air Conditioning (Pendingin udara)
Acoustics (Pantulan suara)
Painting (Lukisan)
Service facilites (Fasilitas kebersihan)
Assembly rooms (Ruang pertemuan)
Safety factors (Faktor keselamatan)
Moving offices (Memindahkan kantor)
Alterations (Perubahan-perubahan)
Maintenance (Pemeliharaan)
2. Communications (Komunikasi)
Mailing (Pengiriman surat)
Messenger Service (Pelayanan Pesuruh)
Pneumatic tubes (Pipa hantaran)
Telephones (Telepon)
Wiring layouts (Susunan kabel)
Telephone dictation (Pendiktean telepon)
Interoffice telephone system (Sistem telepon antarkantor)
Telegraph and cable service (Telegraf dan pelayanan kawat)
Bulletin Boards (Papan pengumuman)
Reception service (Pelayanan terima tamu)
3. Office Personnel (Pegawai Kantor)

Selection (Pemilihan)
Orientation (Perkenalan)
Training (Pelatihan)
Testing (Pengujian)
Promotion (Kenaikan pangkat)
Turnover (Pergantian)
Suggestion system (System saran)
Pooling employees (Pengerahan pegawai)
Tardiness (Keterlambatan)
Absenteeism (Persoalan mangkir)
Departure interviews (Wawancara Pemberhentian)
Lunchroom facilities (Fasilitas ruang makan siang)
Morale (Semangat kerjasama)
Discipline (Disiplin)
Retirement (Pensiun)
Rating (Penilaian)
Grievances (Pengaduan)
4. Furniture and Equipment (Perabot dan Perlengkapan)
Desks (Meja kerja)
Chairs (Kursi)
Tables (Meja panjang)
Filing Equipment (Perlengkapan arsip)
Vaults and safes (Ruang dan peti besi)
Functional furniture (perabotan fungsional)
Warehousing furniture (perabotan gudang)
Maintenance and repair (pemeliharaan dan perbaikan)
Reference equipment (Perlengkapan acuan)
Supply cabinet and shelving (Lemari perbekalan dan penempatan rak)
Clothing racks (Rak pakaian)
Library furniter (Perabotan perpustakaan)
Evaluation of new equipment (Penilaian perlengkapan baru)
5. Appliances and machines (Peralatan dan Mesin)

Typewriters (Mesin tik)
Adding machines (Mesin tambah)
Billing machines (Mesin faktur)
Book keeping machines (Mesin pembukuan)
Calculating machines (Mesin hitung)
Dictating equipment (Perlengkapan dikte)
Mailing equipment (Perlengkapan surat menyurat)
Visible appliance (Peralatan terlihat)
Miscellaneous office Equipment (Aneka perlengkapan kantor)
6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan Tulis)

Stationery items (Barang-barang keperluan tulis)
Letterheads (Kertas Surat)
Forms (Formulir)
Janitorial supplies (Perbekalan kebersihan)
Reproduction supplies (Perbekalan penggandaan)
Evaluating of new supplies (Penilaian perbekalan baru)
7. Methods (Metode)
Data processing (Pengolahan bahan keterangan)
Office surveys (Penyelidikan perkantoran)
Measurement of clerical output (pengukuran hasil kerja tulis)
Scheduling of routines (Penjadwalan prosedur rutin)
Charting procedures (Prosedur pembaganan)
Use of films (Pemakaian film)
Statistical analysis (Analisis statistik)
8. Records (Warkat)
Forms coordination (Pengorganisasian formulir)
Form design (Perancangan formulir)
Correspondence services (Pelayanan surat-menyurat)
Form letters (Pola surat)
Letterwriting reviews (Peninjauan surat-menyurat)
Typing pools (Ruang terpusatkan kerja tik)
Reporting methods (Metode pelaporan)
Surveys (Penyelidikan)
Disposal of records (Penyingkiran warkat)
Microfilming (Pembuatan film kecil)
Retention schedules ( Jadwal penyimpanan)
Archival practices and storage (Praktek Kearsipan dan penyimpanan)
9. Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan)

Organization planning (Perencanaan organisasi)
Centralization of decentralization (Pemusatan atau pemencaran pelayanan)
of services
Budgetary planning (Perencanaan anggaran)
Forecasting ( penaksiran)
Instruction manuals (Buku Pedoman petunjuk kerja)
Conferences (Konferensi)
Replacement Training (Latihan pemindahan tugas)
Job Analysis (analisis tugas pekerjaan)
Salary standardization (pembakuan gaji)
b. Peran Tata Usaha Sebagai Tugas/Kegiatan Penunjang Perkantoran
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi
tentu mempunyai segi ketatausahaan. Hal ini telah ditegaskan oleh Littlefield dan
Peterson sebagai berikut:
“Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasan ini mempunyai segi-segi
pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan
segi ini hanyalah sebagai akibat dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi,
penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak
pekerjaan lainnya. Walaupun demikian segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.”
Selanjutnya kantor dimana tatausaha dilaksanakan kini tidak lagi dapat dipandan
sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah
merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai
sesuatu tujuan.
Jadi, pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam sesuatu organisasi
manapun tentu dilaksanakan tatausaha. Dalam garis besarnya tatausaha ini mempunyai
3 peranan pokok yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
organisasi.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Tatausaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan

beberapa keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan
tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif
yang bersangkutan secara lebih baik. Misalnya tatausaha melayani pekerjaan-pekerjaan
dokter yang mengobati pasien-pasien yang dirawat dalam sebuah rumah sakit yang
menyiapkan kartu-kartu yang memuat keterangan-keterangan tentang riwayat penyakit,
kemajuan dari pengobatan setiap hari atau obat-obat yang telah disuntikkan dari masing-
masing penderita itu. Tanpa kartu pasien itu dokter tidak dapat mengingat semua
keterangan tersebut dan dengan dimikian tujuan penyembuhan juga menjadi sulit. Contoh
lain yaitu pekerjaan pemasaran barang dari suatu perusahaan industri akan dapat
dilakukan dengan lebih baik kalau ada berbagai keterangan mengenai situasi pasar,
keadaan permintaan dan penawaran atau pengimporan barang yang sejenis.
Selanjutnya tatausaha membantu pihak pimpinan organisasi dalam membuat
keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Peranan tatausaha untuk menyediakan
keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan juga disebut oleh
Terry dalam perumusannya mengenai pekerjaan perkantoran.
Tatausaha mempunyai 3 ciri utama yaitu:
1. Bersifat pelayanan.
2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
Ciri yang pertama berarti bahwa tatausaha merupakan pekerjaan pelayanan. Telah
dijelaskan bahwa tatausaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan dari suatu organisasi. Terry menyebut tatausaha sebagai service work
(pekerjaan pelayanan) yang mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan
(facilitating function), yang dilakukan untuk menolong pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat
berjalan secara lebih efektif, sedang Harry Wylie dan Robert Brecht menyebut kantor
tatausaha sebagai service unit (satuan organisasi pelayanan) yang tujuannya adalah
memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam perusahaan.
Konsekuensi dari sifat pelayanan itu ialah bahwa tatausaha dan kantornya tidak
bisa berdiri sendiri. Tatausaha harus selalu dikaitkan dengan pekerjaan operatif atau
fungsi substansi lainnya. Sedang kantor tatausaha tentu senantiasa merupakan bagian
dari suatu organisasi yang berusaha mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam perusahaan,
tatausaha tidak langsung mendatangkan laba sebagaimana yang dilakukan oleh
pekerjaan operatif seperti penjualan atau prosuksi. Tatausaha hanya memberikan
berbagai pelayanan dan bantuan agar sasatuan-satuan operatif itu benar-benar
menghasilkan keuntungan atau tujuan badan usaha betul-betul tercapai. Jadi, walaupun
tatausaha mewujudkan banyak dan bermacam-macam pekerjaan dalam kantor, tetapi
ada kesatuan dan kesamaan pada semua kegiatan tersebut yaitu sifat pelayanannya
sebagai salah satu ciri yang utama.
BAB IV
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi,

didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya
yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan
pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan
kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka
hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang
dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi,
dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan
demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di
mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Berikut ini beberapa Fungsi Manajemen Perkantoran menurut para ahli:
No Penulis Judul Buku Fungsi

1 George R. Terry Principles of Management 1. Planning
2. Organizing
3. Actuating
4. Controlling
2 Henry Fayol General and Industrial 1. Planning
Management 2. Organizing
3. Commanding
4. Coordinating
5. Controlling
3 Harlod Koontz dan Principles of Management 1. Planning
Cyril O’Donnel 2. Organizing
3. Staffing
4. Controlling
4 Stephen P. Robbins The Administrative Process 1. Planning
2. Organizing
3. Leading
5 The Liang Gie Ilmu Administrasi 1. Perencanaan
2. Pembuatan
Keputusan
3. Pembimbingan
4. Pengkoordinasi
5. Pengendalian
6. Penyempurnaan
Sumber : Priansa dan Garnida, Manajemen Perkantoran, 2013
B. Fungsi Manajemen Menurut George R. Terry
1. Perencanaan (Planning)
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan.
Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-
kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan
cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar
dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan
keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan
peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata
hubungan yang efisien.
Penentuan tujuan atau sasaran penting bagi setiap organisasi/kantor karena:
a. Tujuan atau sasaran bersifat memberikan arah;
b. Dengan adanya tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan akan membantu orang-
orang dalam organisasi untuk memotivasi diri;
c. Tujuan atau sasaran akan memfokuskan usaha pelaksanaan organisasi;
d. Sebagaimana disadari bahwa keberadaan sumber daya untuk tujuan atau sasaran
yang telah ditetapkan
e. Tujuan atau sasaran menjadi pedoman bagi penyusunan rencana strategis maupun
rencana operasional organisasi serta pemilihan alternatif keputusannya;
f. Tujuan atau sasaran membantu mengevaluasi kemajuan yang akan dicapai menjadi
pedoman bagi penyusunan. Ini berarti bahwa tujuan atau sasaran yang ingin dicapai
itu bisa dipakai sebagai standardisasi.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat,
tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat
digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan,
sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.
Langkah pertama yang sangat penting dalam pengorganisasian, yang umumnya
dilakukan sesudah perencanaan adalah proses mendesain organisasi, yaitu penentuan
struktur organisasi dan unit-unit kerja, serta bagaimana mengkoordinasikan aktivitas
organisasi tersebut.
3. Penggerakan (Actuating)
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada para
pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi.
Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai)
yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu
dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga
memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang
perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
a) Mendorong atau memberi semangat kerja.
b) Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
c) Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas
organisasi.
4. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran
meliputi:
a) Kualitas pekerjaan kantor
b) Waktu pekerjaan kantor
c) Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d) Biaya perkantoran
e) Alat peralatan dan perabotan kantor
f) Pelayanan kantor
g) Dokumentasi.
C. Fungsi Manajemen Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Fungsi manajemen perkantoran menurut Koontz dan O‟Donnel yang meliputi:
perencanaan, pengkoordinasian, penempatan pegawai, dan pengawasan.
1. Perencanaan (Planning)
Dalam melakukan perencanaan seorang pimpinan menggunakan segala bentuk
informasi yang sesuai dengan tepat. Perencanaan adalah suatu proses pemikiran
dan penentuan cara yang matang dari kegiatan yang akan dilaksankan pada masa
yang akan datang. Dalam manajemen perkantoran, perencanaan merupakan aspek
penting strategis, karena menyangkut pencapaian tujuan organisasi. Quible (Sukoco:
2007) memberikan panduan mengenai tanggung jawab yang sesuai dengan fungsi
perencanaan:
a. Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta layanan
kantor, termasuk layout, lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain.
b. Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan
melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan
dan fungsi kantor yang efektif dan efisien.
c. Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan secara total
fungsi dan layanan kantor yang baru.
d. Mengembangkan kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran
perusahaan.
e. Menjelaskan apa yang dimaksud kantor yang efektif dengan mengimpelentasikan
perubahan yang dianggap perlu pada sistem kantor.
f. Merencananakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor.
g. Menjelaskan kebutuhan akan personel yang tepat.
h. Menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan.
i. Mendesain sistem dan prosedur administrasi baru.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Tujuan Pengorganisasian adalah untuk mengelompokkan kegiatan sumber daya
manusia dan sumber daya lainnya yang dimiliki agar pelaksanaan dari suatu rencana
dapat dicapai secara efektif dan efisien. Pengorganisasian dimaksudkan untuk tidak
terjadi tumpang tindih dalam pekerjaan kantor atau saling mengandalkan sehingga
pekerjaan tidak dilakukan.
Tanggung jawab yang menyertai fungsi pengordinasian adalah:
a. Mendeskripsikan fungsi dan tugas masing-masing pegawai atau karyawan.
b. Mendeskripsikan cara yang paling efektif bagi pegawai atau karyawan dalam
mengerjakan tugas-tugasnya.
c. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien
d. Menetapkan sistem operasi prosedur masing-masing bagian/departemen, serta
saling berkoordinasi antar bagian-bagian/departemen sehingga tidak ada
pekerjaan yang saling tumpang tindih.
e. Mengembangkan metode dan teknik yang paling efektif agar segala perubahan
dapat segera diatasi.
f. Mendesain prosedur kerja yang efektif dalam penggunaan peralatan atau mesin-
mesin kantor dan sarana prasarana kantor.
3. Penempatan Pegawai (Staffing)
Dalam penempatan pegawai prinsip the right man on the right place adalah hal
mutlak. Kebutuhan pegawai ini didasarkan kepada job analysis, kemudian job
spesification untuk memilih siapa yang berhak untuk menempati suatu jabatan.
Tanggung jawab yang menyertai fungsi penempatan pegawai adalah:
a. Menjamin efisiensi dan efektivitas perekrutan pegawai/karyawan baru melalui
penempatan yang tepat pada posisi yang tepat.
b. Melakukan proses seleksi yang tepat, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi
perusahaan.
c. Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan secara jelas dan realistis.
d. Mendeskripsikan tujuan pekerjaan (target) yang realistis.
e. Menyediakan program pelatihan dan training yang tepat.
f. Menyediakan peluang karier dan pengalaman yang jelas.
g. Melakukan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif dan obyektif.
4. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan pekerjaan kantor dimaksudkan untuk dapat mengawasi agar seluruh
pekerjaan kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pengawasan ini tidak
hanya dilakukan pada produk/hasil kerja, melainkan pula pada proses kerja.
Tanggung jawab pengawasan ini meliputi:
a. Menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai/karyawan.
b. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas
yang dilakukan pegawai/karyawan.
c. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjalankan kerja.
d. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mendeskripsikan pekerjaan yang
tidak terselesaikan.
e. Mengelola unit anggaran dengan tepat dan efisien.
f. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan
efisien.
g. Memotivasi pegawai tentang perlunya kesadaran akan biaya yang ditimbulkan.
h. Mengembangkan penilian kinerja yang efektif dan efisien dalam menjelaskan hasil
pekerjaan aktual dengan harapan yang direncanakan.
i. Mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan tindakan koreksi yang
diperlukan.
j. Menggunakan sistem penghargaan yang objektif.
D. Fungsi-Fungsi Pendukung Kantor (Office Support Functions)
Menurut Quible (Sukoco, 2007) ada 5 jenis office support functions:

1. Fungsi Rutin
Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal
mencakup pencatatan, pengarsipan dan penggandaan. Biasanya fungsi ini
dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan
administrasi sehari-hari.
2. Fungsi Teknis
Yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran
yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa software. Fungsi ini biasanya
dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen TI (teknologi
informasi) suatu organisasi.
3. Fungsi Analisis
Yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan
untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun
membuat keputusan. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer
yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi Interpersonal
Yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar
mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi
sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial
Yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuruan, dan
pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi karyawan.
Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi.
E. Sasaran kegiatan Manajemen Perkantoran

Menurut Charles Libbey, beberapa sasaran manajemen perkantoran adalah:
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang; pemanasan dan peredaran
udara; pendingin udara; pantulan suara; lukisan; fasilitas kebersihan; ruang
pertemuan; faktor keselamatan; pemindahan kantor; perubahan-perubahan;
pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat; pelayanan pesuruh; telepon; susunan kabel;
sistem telepon antar kantor; papan pengumuman; pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian perkantoran meliputi pemilihan; perkenalan; latihan; pengujian;
kenaikan pangkat; pergantian; sistem saran; keterlambatan; wawancara
pemberhentian; fasilitas ruang; semangat kejasama dan disiplin.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja; kursi; meja panjang; perlengkapan
arsip; ruang dan peti besi; perabotan fungsional; perabotan gudang; pemeliharaan
dan perbaikan; lemari perbekalan dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin meliputi mesin tik; mesin hitung; perlengkapan kirim surat;
perlengkapan kebersihan; pemeliharaan dan perbaikan; penilaian peralatan dan
mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis; kertas surat;
formulir; perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; penilaian perbekalan
baru.
7. Metode (Methods)
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; penyelidikan perkantoran;
pengukuran hasil kerja tulis; penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; perancangan formulir; pelayanan surat-
menyurat; pola surat; peninjauan surat menyurat; pusat pengetikan (typing tools);
metode pelaporan; jadwal penyimpanan; praktik kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; perkiraan (forecasting); pedoman
petunjuk kerja; latihan pemindahan tugas; dan analisis tugas pekerjaan.
BAB V
PERAN MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM MENYELENGGARAKAN
PELAYANAN
A. Peran Manajemen Perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan
”Office work includes verbal transmission of information and the producing of

written records and report providing the means by which many items may be summarized
quickly to supply a factual basis for managerial control.”
(Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol
dari pimpinan)
William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa: ”Office work is
concerned primarily with the record of the enterprise-making records, using records, and
preserving them for future reference. These records may be the history of transactions of
the enterprise, represented by the accounts, by correspondence, by contracts, by orders,
by inventories, by plans and schedules, by reports, and by written and printed
memorandums of all kinds.”
(Pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan
usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna
dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin
merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana
digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-
surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak).
Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam
kegiatan-kegiatan berikut:
1. Receiving, dispatching, and shipping orders (menerima pesanan-pesanan,
mengantarkan, dan mengirimkannya dengan kapal).
2. Billing (membuat rekening).
3. Correspondence, dictation, typing (surat-menyurat, mendikte, mengetik)
4. Filing (Pengarspian)
5. Passing credit and collecting outstanding accounts (Menyampaikan hutang dan
mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan).
6. Handling, distributing, and dispatching mail (Mengurus, membagi-bagi dan
mengirimkan surat-surat pos)
7. Duplicating and addressing work (Pekerjaan memperbanyak warkat dan
membubuhkan alamat)
8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger (macam-macam
pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh).
9. Special tasks. Objectives; simplication of system; elimination of unnecessary work
(Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu).
10. Making records: noting down desired data (membuat warkat-warkat: mencatat data
yang diinginkan).
G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika

Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk
pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu
kerja itu dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai
berikut :
 Typing (mengetik) = 24,6%
 Calculating (menghitung) = 19,5%
 Checking (memeriksa) = 12,3%
 Filling (menyimpan warkat) = 10,2%
 Telephoning (menelepon) = 8,8%
 Duplicating (menggandakan) = 6,4%
 Mailing (mengirim surat) = 5,5%
 Other (lain-lain) = 12.5%
Peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:

1) Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan
dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2) Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan
dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani
segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern
maupun ekstern (pelayanan publik).
Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-
catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :
 Untuk menerima keterangan.
Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya
 Untuk mencatat keterangan.
Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya.
 Untuk menyusun keterangan.
Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya
 Untuk memberikan keterangan
Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya
 Untuk menjamin aktiva.
Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya.
B. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor mempunyai beberapa ciri, diantaranya adalah :
a. Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani pelaksana pekerjaan operasional
(tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry
menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work).
Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan
membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan
sebagai suatu organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan
pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan,
pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh
pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun
produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila
pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
b. Merembes segenap bagian organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan
operatif.
c. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut.
Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya
bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok
pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi
(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya
seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan
yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor
pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur
tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain
bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan
mengisi buku ekspedisi.
Pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan
bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi
modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara
khusus (tugas operatif sehari hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
BAB VI
PEKERJAAN DAN PELAYANAN MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Komunikasi Kantor dan Korespondensi

1. Komunikasi
Menurut Soesanto Komunikasi yang berlangsung di lingkungan kantor dapat berupa
komunikasi internal maupun komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah semua
pesan yang dikirim dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun yang
informal (Priansa dan Garnida, 2013:87). Tiga dimensi dari komunikasi internal adalah:
1. Komunikasi vertikal
2. Komunikasi Horizontal
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi kantor merupakan proses penyampaian informasi, instruksi atau
perintah mengenai pekerjaan atau tugas tertentu, baik dari atasan kepada bawahan
(pimpinan kepada pegawai) atau sebaliknya, maupun antar pegawai di lingkungan
internal dan eksternal perusahaan.
Komunikasi kantor yang efektif sangat penting bagi organisasi. Oleh karena itu
Priansa (2013) menyebutkan bahwa komunikasi harus memiliki prinsip dasar REACH
(Respect, Empathy, Audible, Clarity, dan Humble)
1. Menghargai (Respect)
2. Empati (Empathy)
3. Memahami (Audible)
4. Jelas (Clarity)
5. Rendah Hati (Humble)
Selain hal tersebut di atas, menurut Cultip dan Center (Priansa dan Garnida, 2013)
terdapat tujuh faktor yang menyebabkan komunikasi efektif (The Seven c’s
communication), yaitu terdiri:
a. Kepercayaan (Credibiltiy)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai.
Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil.
b. Perhubungan Pertalian (Context)
Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan
pada waktu komunikasi berlangsung. Kepuasan (Content)
c. Kepuasan (Content)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak.
Kepuasan ini akan tercapai apabila berita dapat dimengerti oleh komunikan dan
sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepda pihak
komunikator.
d. Kejelasan (Clarity)
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi kejelasan isi berita, kejelasan
akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam
pengoperan lambang-lambang.
e. Kesinambungan dan Konsistensi (Capability and Consistency)
Komunikasi harus dilakukan terus-menerus dan informasi yang disampaikan jangan
bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
f. Kemampuan Pihak Penerima Berita (Capability of Audience)
Pengiriman berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak
penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak
dimengerti oleh pihak penerima berita.
g. Saluran Pengiriman Berita (Channels of distribution)
Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah
biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. Saluran komunikasi yang sering
dipergunakan bisa melalui radio, televise, telepon dan internet.
2. Korespondensi
Komunikasi tidak selalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal ini, jika tidak dapat
dilakukan secara lisan, komunikasi itu tentu dilakukan secara tertulis. Salah satu sarana
komunikasi tertulis yang umum dikenal adalah surat. Dengan demikian, surat pada
dasarnya dapat dipandang sebagai salah satu jenis alat atau sarana komunikasi.
Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu
pihak pertama sebagai pengirim surat dan pihak kedua sebagai penerima surat. Pihak
pertama atau pengirim surat dapat berupa perorangan atau instansi dan demikian pula
halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Oleh karena itu, segala sesuatu yang
tertulis di dalam surat tersebut dapat dinilai sebagai cermin pribadi, organisasi, ataupun
instansi pengirimnya.
Korespondensi (correspondence) berarti surat-menyurat atau komunikasi dengan
surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) korespondensi berarti hal surat-
menyurat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan komunikasi dengan
menggunakan media surat. Orang yang berkomunikasi dengan surat disebut
koresponden.
Arti dan Fungsi Surat
Bila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan eksposisi (paparan).
Didalam paparan, penulisan mengutarakan maksudnya, menjelaskan sesuatu yang
dipikirkannya dan dirasakannya.
Bila ditinjau dari bentuk tuturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Jadi,
sejenis dengan bentuk percakapan (dialog) seperti yang biasa dipakai di dalam kehidupan
sehari-hari.
Bila ditinjau dari segi fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi
tertulis. Surat dapat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien,
efektif, ekonomis dan praktis. Apa yang dikomunikasikan kepada orang lain secara
tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya
akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian
halnya dengan penyampaian secara lisan, sering terjadi perubahan, terutama tentang
isinya, mungkin ditambah atau dikurangi walaupun mungkin tidak disadari, (Sugono,
1997)
Peranan surat sangat jelas, terutama dalam surat resmi, surat perjanjian, surat
sewa menyewa rumah, surat jual beli, surat wasiat dan surat-surat resmi lainnya. Surat-
surat tersebut, selain resmi sifatnya juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat
digunakan digunakan sebagai alat bukti tertulis, atau bukti nyata yang sah, “hitam di atas
putih”.
Surat itu dapat juga mencerminkan corak keadaan mentalis, jiwa, dan nilai penulis
surat tersebut. Oleh karena itu, dalam menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dan
berfikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan. Dalam
hal ini surat berfungsi sebagai duta organisasi.
Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan
peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai
pedoman kerja oleh lembaga atau pejabat yang bersangkutan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa surat-surat resmi berfungsi sebagai:
1) Alat komunikasi
2) Alat bukti tertulis
3) Alat historis
4) Duta organisasi, dan
5) Pedoman kerja. (Tarigan, 1986)
Surat yang dikirimkan oleh pihak pertama kepada pihak kedua ada kalanya perlu
dibalas. Kegiatan berkomunikasi balas membalas yang dilakukan oleh pihak pertama
kepada pihak kedua dengan alat surat disebut surat menyurat atau korespondensi.
Hubungan surat menyurat itu mungkin terjadi antara orang-orang/pejabat-pejabat dalam
satu kantor/organisasi perusahaan (korespondensi intern), mungkin juga terjadi
antaraorang-orang/pejabat suatu kantor dengan pihak luar (korespondensi ekstern),
(Tarigan, 1990)
Permasalahan Korespondensi
Permasalahan teknis dalam korespondensi ada tujuh hal, yaitu:
a. Susunan redaksi surat tidak menentu
b. Penggunaan bentuk surat tidak menentu
c. Penulisan alamat kurang tepat
d. Kalimat yang digunakan bertele-tele
e. Kalimat yang digunakan tidak sesuai dengan ketatabahasaan
f. Penulisan kata atau istilah tidak tepat
g. Penulisan tidak sesuai kaidah-kaidah Ejaan yang Disempurnakan (EYD), terutama
dalam hal pemakaian huruf capital, pemakaian tanda baca, dan pemenggalan kata
atau suku kata.
Syarat-syarat Surat yang Baik

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut:
Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat benar yaitu:
1) Penyusunan letak bagian-bagian surat yang tepat sesuai dengan aturan yang telash
ditentukan (lihat format surat)
2) Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis dan warna yang telah ditentukan
(oleh kantor atau perusahaan).
Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu
menguntungkan kedua belah pihak, yaitu:
1) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu.
2) Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
Ketiga, bahasa yang digunakan adalah bahasa yang benar (ejaan dan kaidahnya),
bahasa baku, dan bahasa yang efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar
hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaiaan kata-kata
asing yang sudah ada padanya dalam bahasa Indonesia. Juga, harus dihindari gaya yang
keasing – asingan atau yang kedaerah – daerahan. (Muhammad, 2006)
Disamping ketiga syarat diatas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan
sehubungan dengan menyusun surat yang baik dan benar, yaitu:
1. Memahami kedudukan masalah yang dihadapi dan akan dikemukakan.
2. Memahami peraturan-peraturn yang berkaitan dengan masalah itu.
3. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
4. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketata usahaan.
Bagian-bagian Surat
Menurut Finoza (2010), bagian-bagian surat resmi pada umumnya adalah:
1. Kepala Surat (Kop)
Hal-hal yang terdapat pada kepala surat, yaitu:
a. Nama organisasi atau lembaga
b. Alamat kantor
c. Nomor telepon
d. Nomor faksimili
e. Nomor kotak pos atau tromol pos
f. Alamat kawat/e-mail
g. Lambang (logo)
2. Nomor
Rangkaian nomor surat umumnya terdiri dari nomor urut, kode intern organisasi,
bulan dan tahun pembuatan surat. Contoh penomoran surat: 12/BS/XI/2014,
menunjukkan bahwa surat tersebut dapat diurai sebagai berikut:
12/BS/XI/2014,
Nomor Urut
Kode Intern Organisasi
Bulan Pembuatan Surat
Tahun Pembuatan Surat
3. Tanggal
Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun, ditulis secara lengkap,
contoh: 20 Agustus 2014. Tanggal dalam surat pribadi sebaiknya diawali dengan
alamat pengirim surat, contoh: Jakarta, 20 Agustus 2014, sedangkan untuk surat
resmi yang memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama kota, karena nama
kota sudah tercantum pada kepala surat, contoh: 20 Agustus 2014. Kecuali untuk kop
surat yang mencantumkan beberapa alamat/kota (dalam hal kantor pusat dan
cabang), maka perlu mencantumkan nama kota untuk mengetahui dari kota mana
surat tersebut berasal.
4. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi surat. Kelengkapan itu umumnya berupa
dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran memiliki
dua fungsi, yaitu untuk menyampaikan maksud dan pengantar untuk lampirannya.
Penulisan lampiran dapat ditulis hanya jumlahnya saja atau menyebutkan satu
persatu setiap dokumen yang dilampirkan. Jika surat tidak memiliki lampiran, maka
notasi lampiran tidak perlu dituliskan.
5. Hal atau Perihal
Perihal berfungsi untuk membeikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah
pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada karangan.
Perihal surat ditulis dengan huruf biasa, gabungan antar huruf kapital dan huruf
kecil, huruf awal setiap kata adalah huruf kapital, kecuali untuk kata depan atau kata
penghubung dituls dengan huruf kecil, dan pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
Contoh: Permohonan Izin untuk Mendirikan Sekolah
6. Alamat Tujuan
Alamat surat tidak wajib diawali dengan kata “kepada” dan sejenisnya asalkan alamat
tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat. Penulisan alamat tujuan dapat langsung
diawali Yth., jika ditujukan kepada orang, tetapi tidak dipakai dalam alamat tujuan,
jika surat ditujukan kepada organisasi atau lembaga.
Contoh: Yth. Direktur….
Kepada PT. Bisnis Sejahtera
Contoh penulisan alamat secara lengkap

Yth. Direktur PT. Bisnis Sejahtera
Jl. Raya Pasar Minggu No. 17
Jakarta Selatan 12740
7. Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunanya agar surat tidak
terasa kaku. Secara teoretis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib. Surat
berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah.
Contoh pemakaian salam pembuka dalam surat resmi, yaitu:
 Dengan hormat,
 Bapak … yang terhormat,
 Ibu… yang terhormat,
 Saudara… yang saya hormati,
 Saudara… yang kami hormati,
 Assalamualaikum Wr. Wb.
 Salam Sejahtera;
8. Isi Surat
Isi surat terdiri dari alenia pembuka, alenia isi atau alenia transisi dan alenia penutup.
9. Salam Penutup
Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam penutup di dalam surat sifatnya
tidak wajib. Dalam praktik, surat berperihal dan surat niaga selalu memakai salam
penutup, sedangkan dalam surt dinas pemerintah jarang memakai salam penutup.
Berikut ini beberapa contoh salam penutup yang dapat dipakai dalam surat resmi:
a. Hormat kami,
b. Salam kami,
c. Salam hormat,
d. Teriring salam,
e. Disertai salam,
f. Salam takzim,
g. Wasalam,
10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat
Nama organisasi tidak perlu dicantumkan jika menggunakan kop surat, kecuali jika
menggunakan lebih dari satu lembar kertas, lembar kedua, ketiga dan seterusnya
tidak lagi memakai kertas berkepala surat sehingga pada bagian akhir surat, nama
organisasi perlu dicantumkan lagi. Pencantuman ini memang bukan merupakan
keharusan karena nama organisasi telah ada pada kepala surat.
11. Jabatan Penanda tangan
Cara penempatan jabatan penanda tangan surat antara surat niaga dan surat dinas
pemerintah dan berbeda karena dua alasan berikut:
a. Dalam surat niaga, di bawah nama penanda tangan jarang dicantumkan nomor
pokok anggota organisasi atau nomor registrasi karyawan. Yang dicantumkan
adalah jabatan penanda tangan.
b. Dalam surat dinas pemerintah, di bawah nama penanda tangan dicantumkan
Nomor Induk Pegawai (NIP).
Contoh penulisan jabatan penanda tangan organisasi, lembaga, atau perusahaan
swasta:
Hormat kami,
Baari Isam, SE, M. Sc.

Direktur
Contoh penulisan jabatan penanda tangan dalam surat dinas pemerintah:

Kepala Biro Kepegawaian
Dr. Saputra
NIP. ………………………
12. Tanda Tangan dan Nama Penanggungjawab

Dalam tradisi korespondensi Indonesia, yang menanda tangani surat adalah orang
yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang menanda tangani sebuah
surat adalah orang yang bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya
baik atas nama organisasi secara keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat menurut cara Indonesia ada
dua macam: 1. Pendelegasian wewenang atas nama (disingkat a.n.), dan
2. Pendelegasian wewenang untuk beliau (disingkat u.b.)
13. Tembusan
Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak
ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan.
Notasi tembusan dapat ditulis “tindasan” atau “carbon copy” / “(c.c)” ditempatkan
di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri, lurus ke atas dengan nomor surat
untuk bentuk lurus, atau lurus ke atas dengan posisi nomor, lampiran dan perihal
untuk bentuk resmi.
14. Inisial Pengonsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial kebanyakan
terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama kecil dan
huruf awal nama keluarga.
Dalam surat-menyurat Indonesia, inisial merupakan bagian surat yang paling
akhir. Inisial ditempatkan pada kaki surat di bagian kiri bawah kertas surat.
Biasanya inisial pengonsep ditulis dengan huruf kapital, sedangkan inisial
pengetik ditulis dengan huruf kecil. Bila pengonsep surat lebih dari satu orang,
inisialnya ikut dicantumkan.
Contoh:
BI/MS/ok
Baari Isam = Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat
Muhamad Saputra = Pengonsep
Ophie Kurniawan = Pengetik
Beberapa instansi ada yang menambahkan sifat surat, seperti surat biasa, segera,
atau rahasia. Notasi sifat surat banyak dipakai dalam surat bentuk resmi Indonesia. notasi
ini umumnya ditempatkan satu kelompok dengan notasi Nomor, Lampiran, dan Perihal.
Jenis-jenis Surat
Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu
dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut.
1) Berdasarkan Wujud Surat / Cara Pengiriman
Berdasarkan wujud surat, pada umumnya, surat dapat dikelompokkan menjadi:
 Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran10 × 15 cm.
Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehinggaberbentuk kartu. Kegunaan
surat ini untuk menyampaikan berita yangsingkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis
dapat diketahui oleh orang lainyang bukan haknya sebab berada pada halaman
terbuka.
 Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini
dapat dilipat menjadi abemplop. Jadi, lembaran surat ini dapatdipakai sekaligus
sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untukmenyampaikan berita yang
agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui
oleh orang lain.
 Telegram
Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan
pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram.
Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis
telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram
biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi.
 Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorangdengan
menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkandengansurat bersampul ini,
biasanya, berpesan panjang dan tidak layakdiketahui oleh pihak lain. Isi surat
dapat menyangkut rahasia seseorangyang tidak boleh diketahui oleh orang lain.
Surat bersampul memilikikelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu:
 lebih terjamin kerahasiaan isinya
 lebih leluasa dalam menulis isi surat
 lebih santun dalam surat menyurat
2) Berdasarkan Pembuat Surat
Surat dapat dikelompokkan berdasarkan pembuatnya atau penulisnya. Jenis-jenis
surat berdasarkan pembuat surat dapat dibedakan menjadi:
 Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi
penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga, sahabat, kenalan. Karena
sifatnya pribadi, dalam surat pribadi terasa hubungan santai, akrab, dan mesra.
Dengan demikian bahasa yang digunakan pun bersifat santai, akrab dan mesra.
Kadang-kadang uraian isi surat diselingi canda dan senda gurau yang menarik
dan mengasyikkan.
 Surat Resmi
Surat resmi dibuat oleh suatu instansi, organisasi, atau lembaga perusahaan
tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu
lainnya.Keberadaan instansi, lembaga, organisasi, dan perusahaan tersebut
disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah pengumuman, surat edaran,
surat permohonan, surat laporan, surat pengantar, surat keputusan, surat
instruksi, surat tugas, surat kuasa, surat lamaran pekerjaan, surat undangan, surat
perjanjian, dan surat nota dinas.
3) Berdasarkan Pesan Surat
Berdasarkan pesan yang terkandung di dalam surat, jenis surat dapat dibedakan
menjadi:
 Surat Keluarga
 Surat Setengah Resmi
 Surat Sosial
 Surat Niaga
 Surat Dinas
 Surat Pengantar
4) Berdasarkan Kerahasiaan Pesan Surat
Berdasarkan keamanan/kerahasiaan pesan surat, surat dapat dikelompokkan
menjadi:
 Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan denganrahasia atau
keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim denganmenggunakan tiga buah
sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari
"Sangat Rahasia". Pada sampul keduadituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari
"Sangat Rahasia Sekali" sertadibubuhi segel atau lak untuk membuktikan
keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak
mengundang kecurigaanorang lain. Surat jenis ini, misalnya, surat dari
kementerian luar negeri,surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen
kemiliteran.
 Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantasdiketahui oleh
satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenangpada sebuah instansi.
Pengiriman surat ini menggunakan dua buahsampul. Sampul pertama dituliskan
kode R atau RS, yaitu singkatandari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel,
sedangkan sampulkedua tidak diberi kode apapun. Surat jenis ini, misalnya surat
tentangkonduite pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
 Surat Konfidensial
Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab
pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut.
Misalnya, surat hasil rapat pimpinan dan usulankenaikan pangkat seseorang.
 Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh oranglain tanpa
mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Misalnya,surat edaran dan surat
undangan.
5) Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Jika dikelompokan berdasarkan pada ruang lingkup pemakaiansurat, pada umumnya,
surat dapat dibedakan atas:
 Memorandum
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada
pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya
berisikan catatan singkat tentang pokok-pokokpermasalahan sebagai pesan yang
ingin dikomunikasikan.
 Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dalam satu kantor
untuk meminta data atau informasi.
 Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di
dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.
6) Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Berdasarkan jumlah pembaca yang dikehendaki oleh surat tersebut, pada umumnya,
surat dapat dibedakan antara lain atas:
 Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau
pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu.
Pengumuman ini dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas maupun
dalam ruang lingkup yang lebih luas.Misalnya pengumuman penerimaan pegawai
dan kelulusan tes.
 Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam
maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadangkadang, surat ini hanya berisi
sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran
yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.
 Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang
namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang
dituju.
7) Berdasarkan Penyelesaian Surat
Berdasarkan kepentingan penyelesaiannya atau penyampaian kepada yang dituju,
surat dapat dibedakan antara lain atas:
 Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada
penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut
pun perlu dilakukan dengan cepat.
 Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat,
tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
 Surat Biasa
Jenis surat ini, baik cara pembuatan atau pengirimannya, tidak harus
diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
8) Berdasarkan Pengertian Umum
Surat berdasarkan pengertian umum dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara
lain sebagai berikut:
 Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan
maupun kelompok yang, biasanya, dimuat di media massa atau diedarkan secara
terbuka.
 Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya
tidak layak diketahui oleh pihak lain.
 Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan
alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap
isi surat. Akan tetapi, untuk beberapa hal, perlu juga diperhatikan oleh penerima
surat pesan dalam surat itu.
Bahasa Surat
Keberhasilan suatu surat yang utama terletak pada bagian isi. Di bagian ini pula
akan menimbulkan kesan positif atau negative bagi pembaca atau penerima surat.
Kalimat dalam isi surat sebaiknya pendek tetapu jelas dan lengkap. Penggunaan tanda
baca juga harus diperhatikan. Komposisi isi surat harusmenyebabkan dapat dimengerti
dengan cepat oleh pembaca. Meskipun dalam satusurat dikemukakan beberapa pokok
pikiran, tetapi secara keseluruhan haruslah ada hubungan sehingga merupakan satu
kesatuan yang lengkap.
Langkah-langkah dan Kegiatan Menyusun Surat

Dalam surat menyurat terdapat kegiatan :
a. Pendiktean
Keterampilan menuilis singkat sesuai dengan kecepatan pendiktean, perludimiliki
agar yang didiktekan dapat terekam atau tertulis dengan cepat dantepat. Akan lebih
baik bila menggunakan stenografi.
b. Melatinkan
Keterampilan unutk mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa, baik
dengan mempergunakan mesin ketik atau tulisan tangan agar hasilnya dapat
dibaca kembali oleh orang lain secara mudah dan jelas.
c. Transkripsi
Dalam hal ini tidak menggunakan pendiktean, maka tape recorder sering
digunakan untuk merekam pesan-pesan atau merekam isi surat yang akan dikirim
oleh pimpinan. Dengan demikian maka kemampuan untuk memindahkan suara yang
keluar dari tape recorder tersebut ke dalam bentuk tulisan harus dimiliki.
d. Mengetik
Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa, materu yang akan
dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan pembaca atauyang akan dikirimi
surat dan penguasaan perasaan serta pikiran.
e. Mengoreksi
Diharapkan, konsep surat dibuat tidak berulang kali. Oleh sebab itu, adalah
merupakan suatu keharusan untuk dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan
mengetik, susunan kalimat, atrau pengetikan dalamarti bentuk suratnya.
f. Menandatangani
Langkah terakhir dari kegiatan mempersiapkan surat adalah penandatanganan surat
yang telah sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinanakan bersedia menandatangani
surat yang telah sempurna atau yang tidak mengalami kesalahan.
g. Menggandakan
Yaitu suatu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi suatu naskah. Untuk
melaksanakan kegiatan ini maka perlu pula mengetahui tentang cara pengoperasian
mesin stensil, photocopy, mencetak dengan menggunakan computer dan lain-lain.
h. Menghitung
Kegiatan penunjang yang berupa penghitungan-penghitunganyang dapat
membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam melaksanakan bermacam-
macam kegiatan kantor, menghitung merupakan kegiatan yangsaling menunjang dan
tidak berdiri sendiri.
Pembetulan (Revisi Konsep Surat)

Bila surat atau naskah sudah dibuat, hendaknya konsep yang akan diketik tersebut
diteliti kembali. Apabila terdapat kesalahan, baik berupa pengertian kalimat, pemakaian
huruf, tanda baca dan lainnya hendaklah segera dikoreksi dan diperbaiki. Dengan kata
lain, pembuatan konsep harus merevisi konsepnya. Dalam hal ini antara pembuat konsep
dan juru ketik harus mempunyai suatu kode atau tanda yang sama dalam merevisi
konsep termaksud. Keseragaman tanda-tanda tersebut sangat diperlukan, supaya
apa yang dimaksud oleh pembuat konsep dapat dipahami sepenuhnya oleh pengetik.
B. Pengurusan Surat
Dalam suatu perusahaan surat dibedakan menjadi dua macam, yaitu surat masuk
dan keluar.
1. Surat Masuk
Surat masuk sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari
perorangan. Dapat pula diberikan pengertian surat masuk yang diterimadari
instansi lain, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir.
2. Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak
lain. Surat keluar biasanya dikirimkan untuk mejawab dari surat masuk, dan akan
memberikan sesuatu hal.
Tujuan Pengurusan Surat Masuk dan Keluar

Pengurusan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda diadakan dengan tujuan :
a. Mempercepat proses penyimpanan surat
b. Menjaga kerahasiaan surat
c. Dapat diketemukan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan
d. Sebagai bukti autentik dan histories.
Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda

1. Pengurusan Surat Masuk
Setiap surat masuk yang diterima oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta
mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat
ingatan, sebagai bukti autentik, dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika (kegiatan
hidup) organisasi. Karenanya pengurusana surat masuk harus dilakukan setepat-
tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.
a. Penerimaan Surat
Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar
atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk
organisasi yang bersangkutan.
Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada
pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara
mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”.
Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.
Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada
amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang
diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2014, diberi cap tanggal sesuai tanggal
tersebut.
b. Persortiran Surat
Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan
tujuannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada
organisasi yang bersangkutan.
c. Pembukaan Surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil ditelititentang
kelengkapan-kelengkapan yang ada.Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada
beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju
sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat
tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.
Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat
dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi
tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara
penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan
jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:
Yth. Bapak Ir. Sudirman
Kantor Depdiknas Malang
Jalan Veteran 7
Malang 63245
Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya
yang menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat
dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:
Yth. Direktur PT. SEMBADA
Jalan Arjuna 505
Purwokerto 53181
Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan
amplopnya. Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja
dengan distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:
1. mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat
pengirimannya
2. menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal
didalam amplop.
3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal
pembuatan surat.
4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini
dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.
d. Pengagendaan Surat Masuk

Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun
yang dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat,
perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:

No Tanggal Tanggal Nomor Perihal Asal Tujuan Ket.
Terima Surat Surat Surat
1 18 15 15/PJK/IX/ Pajak Kantor Direktur

September September 2014 Penjualan Pajak
2014 2014 Malang
e. Pengklasifikasian Surat
Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya,
misalnya surat rahasia, surat pribadi, surat dinas yang harus segera ditanggapi,
surat dinas biasa, surat yang hanya berupa informasi.
f. Pendistribusian Surat
Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.
Tentang alamat yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk
direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya.
Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam
penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai
dyang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada
sebuah map khusus.
Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu
organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi
Intern. Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf
penerima surat dan tanggal penerimaan surat. Contoh Buku Ekspedisi Intern
adalah sebagai berikut:
BUKU EKSPEDISI INTERN
No Tanggal Tanggal Nomor Perihal Tujuan Tanda
Terima Surat Surat Tangan
Penerima
1 18 15 15/PJK/I Pajak Direktur
September September X/2014 Penjualan
2014 2014
Sering terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk
surat yang semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu:
a. Diperbanyak
Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat
tersebut,kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.
b. Menggunakan Slip Edaran
Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak
yang akan dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada
surat yang akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus
membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan
ke orang berikutnya. Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat
tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang
mengambil surat tersebut.
Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang
dituju, dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang
perlunya surat tersebut dibaca oleh pihak-pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya
sebagai informasi” atau “Hanya untuk diketahui”.
Contoh slip edaran

SLIP EDARAN
Tanggal : Catatan :
Tanggal Surat :
Nomor Surat :
Perihal :
No. Tujuan Paraf dan Tanggal
c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)
Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian
masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut
Slip Penugasan. Bentuk slip tersebut biasanya adalah seperti yang tercantum di
bawah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang
harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan.
Untuk melakukan prosedur pengurusan surat masuk system buku agenda,
diperlukan peralatan seperti : Kotak sortir, stempel tanggal, buku agenda,
lembar disposisi, buku ekspedsi intern,dan odner.
2. Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar yang dikirimkan kemungkinan disebabkan oleh 3 faktor, yaitu:
a. Merupakan jawaban dari surat masuk
b. Merupakan kebutuhan
c. memberikan informasi tentang sesuatu hal
Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan
konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan
baik, yaitu
1. Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat
dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti
untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat
diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
2. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan
macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang
diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini
sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
3. Mengetahui calon penerima surat. Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal
ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk
digunakan dalam surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep
tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus
sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan
sebelumnya.
b. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang
yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam
suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu
kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan
terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan
membubuhkan parafnya pada konsep surat.
c. Pemberian nomor surat
Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor
surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat
hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya.
Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode
tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/2014, yang artinya:
- 231 = nomor urut surat
- K = surat keluar
- Ps = kode untuk surat pesanan
- IX = bulan pembuatan surat
- 2014 = tahun pembuatan surat
d. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses
pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
 diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
 dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
 memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi
waktu pengirimannya dan isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan.
Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus
seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain
itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam
jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.
e. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat
tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara
lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.
Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab
terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah
memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.
f. Pemberian cap stempel organisasi
Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel
organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-
tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.
g. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar.
Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran,
asal surat, dan keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:

No Tanggal Tujuan Perihal Nomor Lamp Asal Ket.
Surat Surat Surat
1 18 PT. Sinar Penawar 15/PP/IX 2 Bundel Bagian
September Makmur an / 2014 Market
2014 Jaya Barang ing
Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
1. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
2. untuk mengontrol surat yang keluar
3. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar
h. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
1. dikirim oleh petugas pengiriman surat
2. dikirim melalui jasa pengiriman surat
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih
dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui
jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan
lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat
kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan
menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus,
tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang
tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.
Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3
kemungkinan, yaitu;
1. Perum Pos dan Giro
Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan
pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat
Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar,
dan bungkusan kecil.
Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;
1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih,
tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.
2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu.
3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua
kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.
4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini
membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00
– 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja
5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk
kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2
macam, yaitu:
 On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu pelayanan pengiriman EMS dengan
alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat
antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro
 On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang
dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.
2. Perum Telekomunikasi
Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:
 Telegram
 Telex
 Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih
cepat
 Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui
media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.
 Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara
yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita
tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka
yang berkepentingan.
3. Jasa Pengiriman Swasta
Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh
pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain.
Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri
maupun melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku
Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya,
dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan
membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa
suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang
tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.
Surat keluar yang ditujukan untuk organisasi lain dapat dikirim melalui pos
atau kurir, sedangkan yang ditujukan untuk organisasi sendiri dapat dikirim sendiri
dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern.
C. Sistem Kearsipan
Secara etimologi “Arsip” berasal dari bahasa yunani yaitu “Archea” kemudian
berubah menjadi “Archeon” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah
pemerintah. Dan “Felum” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen.
Bukti-bukti kegiatan kantor di dalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan
yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filing.
Tujuan Kearsipan
1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:
1. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan
cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:
1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan
terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.
2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan
disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam
organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
1. Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan
yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelemahan asas Desentralisasi:
1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan
arsip.
3. Asas Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan
kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.
Fungsi Arsip
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang
merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan
perusahaan.
Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting
mengenai kemajuan perusahaan.
Records is written knowns facts of events and transactions of the organization.
Records may be in the form of correspondence, data; executed printed forms; and
cards, sheets, or books to which facts are posted.
(Fakta-fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa-peristiwa dan kegiatan-
kegiatan dari organisasi. Warkat-warkat itu dapat terwujud dalam bentuk surat-surat,
data; barang-barang cetakan; kartu-kartu, lembaran-lembaran atau buku-buku dalam
mana dicantumkan fakta-fakta).
Nilai Warkat
A – Administrative value (nilai administrasi)
L – Legal value (nilai hukum)
F – Fiscal value (nilai di bidang keuangan)
R – Research value (nilai penelitian)
E – Educational value (nilai pendidikan)
D – Documentary value (nilai dokumentasi).
Masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh
instansi:
1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat
yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya.
2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi
lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak
dikembalikan.
3. Bertambahnya terus-menerus surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada
penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
4. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam
ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap
dan kurangnya bimbingan yang teratur.
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas maka perlulah dipelajari,

diatur, dan diperkembangkan pedoman-pedoman mengenai:
a. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi
b. Tatakerja penyimpanan dan pemakaian warkat
c. Penyusutan arsip secara teratur
d. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat
mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.
5 (lima) macam sistem penyimpanan warkat
1. Penyimpanan menurut abjad
2. Penyimpanan menurut subyek
3. Penyimpanan menurut wilayah
4. Penyimpanan menurut nomor
5. Penyimpanan menurut tanggal
Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat
pada suatu organisasi atau perusahaan.Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan
atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,
numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang
terkait.
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama
tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim
(surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan
menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda
pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa:
 Nama orang
 Nama perusahaan / organisasi
 Nama tempat / daerah
 Nama benda / barang
 Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai).
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian
dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Indeks adalah sarana untuk
menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan
suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya,
atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Unit adalah bagian
kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari
suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/caption. Jadi setiap judul memiliki
bagian yang disebut unit. Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau
yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan
arsip. Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.
Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam
arsip yang bersangkutan. Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak
dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang
dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.

a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari
satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu
masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
Menetapkan caption atau judul surat
Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
Membuat petunjuk silang
Memberi kode surat
Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu
kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
Menyusun menurut susunan abjad.
Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat
penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah:

 Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu
untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa
laci.
 Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,
berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
 Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk
dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari
karton tebal.
2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah:
 Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal
yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok
tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam
pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah
yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
 Perlengkapan menyimpan surat
– Filling Cabinet
– Guide
– Folder
– Kartu kendali
 Pemberian kode surat
 Penyimpanan surat, dengan cara
– Membaca surat untuk mengetahui isi surat
– Memberi kode surat
– Mencatat surat dalam kartu kendali
 Menyimpan kartu kendali.
3. Sistem Numerical (Nomor)
Di dalam sistem nomor ada 4 macam sistem, yaitu:
a. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk
surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
 Filing Cabinet
 Guide
 Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali.
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah
yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
 Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
 Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian
utama
 Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian
pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah :

 Sebagai pedoman pemberian kode surat
 Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan
surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

 Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
 Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan.
Cara penyimpanan surat :

 Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
 Memberi kode surat
 Mencatat surat kedalam kartu kendali
 Mencatat surat pada kartu indeks
 Menyimpan surat
 Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan
paling depan
b. Sistem nomor menurut Terminal Digit

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat
memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan
berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah:
 Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10
laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder).
 Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang
digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode
untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut:
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor
guide.
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang
kesekian dalam folder.
Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut
disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke
55.
c. Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan
Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka
yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan
kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat
yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam,
sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka
dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan
angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama
dengan Sistem Nomor.
d. Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan
pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.
Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan
3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
4. Sistem Geografis (Wilayah)

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat
disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan
berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan
dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut
sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu
dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini adalah perlengkapan yang diperlukan
dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
Penyimpanan surat melalui prosedur
 Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat
tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
 Membaca surat
 Memberi kode surat
 Mencatat surat pada kartu kendali
 Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
 Menyimpan surat
 Menyimpan kartu kendali
 Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem
lainnya.
5. Sistem Chronologis (Tanggal)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada
tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat
keluar). Yang diperlukan untuk sistem ini adalah perlengkapan yang diperlukan; filling
cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-
masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
Pembagian sistem tanggal:
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
Langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.
D. Pencatatan dan Laporan
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau
lisan mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Laporan adalah
dokumen ini menganalisis dan mengevaluasi semua aktivitas organisasi dan
menyediakan informasi yang penting berkaitan dengan pengambilan keputusan. Langkah
yang perlu dilakukan dalam menulis laporan adalah merencanakan apa yang dilaporkan,
mengumpulkan data, mengorganisasikan data, dan menulis draft awal sebuah laporan.
Fungsi Laporan
Laporan memiliki berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama lain. Adapun beberapa
manfaat tersebut (Locker 2000) antara lain:
1. Sebagai sarana komunikasi vertical.
Salah satu sarana komunikasi antara atasan dengan bawahan adalah laporan.
Melalaui laporan, pihak bawahan dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan
masukan berupa idea tau gagasan terhadap suatu permasalahan. Sedangkan pihak
pimpinan dapat memperoleh beerbagai data dan informasi yang kemudian diolah,
dikembangkan, dan digunakan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan serta
perencanaan lebih lanjut. Selain itu, pimpinan juga dapat memberikan penilaian
terhadap permasalahan dan kinerja bawahan. Dengan demikian, laporan menciptakan
komunikasi antara atasan dengan bawahan maupun sebaliknya.
2. Sebagai alat pertanggungjawaban.
Laporan merupakan manifestasi dari bentuk komunikasi vertical dari atas ke bawah.
Sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab dan wewenang yang
telah diberikan oleh atasan, laporan merupakan alat yang paling tepat untuk
mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang telah diterimanya.
3. Memberikan informasi penting.
Laporan harus berisi informal factual dan pemikiran-pemikiran yang rasional,
argumental, serta objektif sebagai tanggapan terhadap fenomena factual tersebut.
Oleh karena itu, suatu laporan dapat digunakan sebagai sumber informasi yang
penting dalam pengambilan keputusan manajerial.
4. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Laporan merupakan suatu susunan dan kajian informasi yang dituangkan secara
lengkap, jelas, komprehensif, benar, objektif, dan sitematis. Sehubungan dengan hal
itu, laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan untuk pengambilan
kebijakan atau keputusan bagi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan. Oleh
karena itu, suatu laporan harus disusun sebagaimana diisyaratkan di atas, karena
apabila dalam laporan disajikan data yang tidak objektif, maka keputusan yang diambil
mungkin menyimpang dan tidak tepat. Dalam penyusunan laporan harus dihindarkan
praktek “ABS” (Asal Bapak Senang), karena hal ini justru akan menghasilkan
keputusan yang tidak tepat dan lambut laun akan menghancurkan organisasi.
Ada beberapa syarat kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manajerial
(Gie, 2000), yaitu;
1. Kecermatan (accuracy). Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang
akan digunakan oleh seorang pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan
dengan operasi perusahaan yang menjadi wewenangnya.
2. Ketetapan waktu (timelines). Faktor waktu merupakan salah satu factor penting
dalam pengambilan keputusan.
3. Kecukupan (adequacy). Factor ini berkaitan dengan cakupan masalah yang akan
disajikan dalam laporan.
4. Kesederhanan (simplicity). Laporan juga harus dapat menyederhanakan
permasalahan dan pemecahannya dalam bahasa yang mudah dimenegerti dan
mengurangi penggunaan istilah teknis.
5. Kejelasan (clarity). Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat harus dilakukan
sebab waktu manajer terbatas dan penyajian data yang telah menjadi informasi
akan mempermudah manajemen mengambil keputusan.
Jenis Laporan
1. Berdasarkan Waktu Penyampaian
 Laporan Rutin. Laporan ini sering pula disebut sebagai laporan berkala atau
periodic. Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin menurut
periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau triwulan. Laporan ini
biasanya memuat informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan aktivitas
organisasi atau tugas individu dalam organisasi.
 Laporan Insidential. Laporan ini merupakan laporan yang dibuat dan
disampaikan dengan waktu tidak terjadwal secara tetap. Laporan ini disusun
bila ada sesuatu hal yang dipandang sangat penting untuk disampaikan atau
ada kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak.
2. Berdasarkan Cara Penyampaian
 Laporan Lisan. Laporan ini memerlukan bentuk penulisan khusus, karena
pelapor mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada pimpinan, baik
bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon. Tetapi penting
diperhatikan bahwa menyampaikan laporan melalui telepon, menurut etika
perkantora, dianggap kurang sopan. Laporan lisan disampaikan bila hal-hal
yang dilaporkan hanya bersifat informative dan singkat, tidak memerlukan
perincian yang mendetail.
 Laporan Tertulis. Laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan biasanya
diketik di computer, yang memberikan keleluasaan penggunaan data yang
mendukung dalam bentuk diagram maupun gambar yang men dukung isi
laporan. Laporan ini bias berbentuk laporan formal atau informal.
 Laporan Visual. Laporan ini merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk
gambar, entah itu lukisan, foto, film atau slide. Laporan ini biasa ditemui pada
berita yang ditayangkan dalam televise atau film dokumentasi.
3. Berdasarkan Bentuk
 Laporan Berbentuk Surat. Laporan ini dibuat dalam bentuk surat dengan isi
yang terbatas, biasanya hanya poin-poin terpenting yang ditulis didalamnya.
 Laporan Berbentuk Formulir. Laporan ini disajikan dalam format yang tetap.
Dengan demikian, yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang
dilaporkan tetap.
 Laporan Berbentuk Karangan atau Naskah. Laporan yang dibuat dalam
bentuk karangan, karena informasi yang disampaikan cukup banyak. Laporan
ini biasanya untuk menulis laporan formal, misalnya skripsi atau thesis
maupun disertasi.
4. Berdasarkan Sifat Penyajian
 Laporan Informal. Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail,
memo, atau surat yang dibuat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan
laporan pada umumnya. Pembuat laporan dapat membuat bentuk yang
sesuai dengan keinginannya sendiri dan sering tanpa disertai dokumen-
dokumen yang mendukung laporan.
 Laporan Formal. Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti
aturan resmi dalam pembuatan laporan dan didukung oleh dokumen-
dokumen resmi. Salah satu hal yang paling penting adalah pembuat laporan
harus mampu menginterpretasikan data dengan benar. Karena jika keliru
akan berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan dan
rekomendasi. Dalam kesimpulan, unsure subjektivitas pembuat laporan tidak
boleh dimasukan agar laporan bersifat benar dan objektif.
5. Berdasarkan Maksudnya
 Laporan Informatif. Laporan ini biasanya dibuat untuk menginformasikan
tentang sesuatu hal. Karean hanya bersifat member informasi, pelapor tidak
diharuskan untuk member analisis atau rekomendasi terhadap fenomena
yang dilaporkan.
 Laporan Rekomendasi. Laporan ini merupakan laporan yang selain
menyampaikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor berupa
penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar
pengamatan sekilas, bukan atas dasar penilitian yang mendalam.
 Laporan Pertanggungjawaban. Laporan ini memberikan informasi kepada
atasan mengenai pelaksanaan program kerja tertentu, baik dilihat dari segi
proses, keberhasilan atau kegagalan suatu program, factor penghambat, dan
pendukungnya.
 Laporan Analitis. Laporan ini selain memberikan informasi kepada pimpinan,
juga dimaksudkan memberikan sumbangan pemikiran sehubungan dengan
informasi yang dilaporkan berdasarkan analisi yang mendalam.
 Laporan Perkembangan. Laporan perkembangan merupakan laporan yang
dibuat untuk menginformasikan perkembangan atau kemajuan mengenai
pelaksanaan suatu kegiatan, program, atau perkembangan organisasi secara
keseluruhan.
 Laporan Studi Kelayakan. Laporan ini dibuat atas dasar adanya
permasalahan khusus terhadap suatu program yang dijalankan dan
diupayakan pemecahannya. Laporan ini menganalisis permasalahan khusus
tersebut secara mendalam guna pengambilan keputusan atas dasar penilaian
layak atau tidak layak.
Tata Cara Penyusunan Laporan

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya dalam proses
penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam
penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tat caranya. Pada intinya, tata cara
penyusunan laporan dimulai dengan tahap persiapan yang mencakup penentuan
kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan dan proses pengumpulan data,
kemudian membuat kerangka laporan dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu
sendiri.
Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa
yang akan dilaporkan? Mengapa hal itu dilaporkan? Kapan laporan akan disimpulkan?
Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung? Dengan
terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan secara jelas latar dan
masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relavan untuk disajikan,
dan sumber-sumber data.
Pengumpulan dan Penyajian Data

Setelah pertanyaan diatas terjawab, maka langkah berikutnya adalah
merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan data harus
selalu mengacu pada pemasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat
diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Sumber-
sumber primer antara lain: hasil wawancara, hasil diskusi, hasil pengisian daftar
pertanyaan (kuesioner), dan hasil observasi langsung. Sedangkan sumber-sumber
sekunder antara lain: data hasil perjalanan dinas pimpinan dan akomodasinya, data yang
dihimpun dari hasil rapat, buku-buku pedoman baik pedoman organisasi maupun
pedoman kerja, surat keputusan dan peraturan lainnya, serta data yang ada dalam
organisasi yang tergantung pada materi yang akan dibahas, seperti data tentang
kepegawaian, data keuangan atau data perlengkapan kantor; grafik, table atau data
statistic. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang
menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.
Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim
disebut sistematika laporan, kemudian su-subbagian laporan yang nantinya akan
dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu pendahuluan, isi laporan
dan pembahasan, serta penutup atau kesimpulan.
1. Pendahuluan
Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan masalahnya, tujuan
penulisan laporan (harus berkaitan dengan permasalahan), ruang lingkup, dan
sistematika laporan.
2. Isi Laporan dan Pembahasan
Isi laporan sering disebut tubuh laporan, yaitu bagian yang memuat isi utama. Isi
laporan ini akan ditentukan oleh masalah dan maksud laporan. Isi laporan pada
laporan informative akan berbeda apabila dibandingkan dengan laporan rekomendasi,
laporan analitis, laporan pertanggungjawaban, ataupun laporan studi kelayakan.
Apabila pada laporan informative isi laporan berupa informasi tertentu yang mengacu
pada permasalahan, maka laporan yang bersifat analitis atau laporan studi kelayakan
harus berisi informasi yang didukung dengan data yang valid dan terpecaya untuk
mendukung rekomendasi yang diberikan.
3. Penutup
Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung analisis.
Tetapi jika suatu laporan mengandung analisis, bagian akhir suatu laporan akan
berupa kesimpulan yang berisi penilaian positif atau negative, baik atau buruk, berhasil
atau tidak berhasil, untung atau rugi, ataupun gabungan dari semua itu. Pelapor dapat
menarik kesimpulan jika mereka melakukan analisis atau sebalikanya, tanpa
melakukan analisis, pelapor tidak merumuskan kesimpulan. Apabila pada bagian
kesimpulan menyebutkan kekurangan, pelapor harus memberikan solusi atau saran,
dan saran yang diberikan harus jelas dan bersifat operasional serta diungkapkan
beberapa konsekuensinya.
Urutan Lengkap Laporan Formal

Berikut akan diuraikan bagian-bagian laporan tersebut (Lesikar dkk,1999)
- Halaman Judul
- Daftar Isi
- Pengantar
- Abstraksi
- Pendahuluan
- Isi Laporan
- Kesimpulan
- Rekomendasi atau Saran
- Daftar Pusaka
- Lampiran
Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah
ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudahan dipahami dan
dibaca.
E. Rapat dan Notulen Rapat
Rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
Dalam organisasi, secara luas rapat didefinisikan sebagai sebuah pertemuan yang
dihadiri oleh beberapa kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu hal penting yang
menyangkut kepentingan bersama di dalam organisasi ataupun kepentingan bersama
dengan pihak internal lainnya guna menghasilkan keuntungan yang optimum.
Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyelenggaraan Rapat

 Melihat Tujuan Rapat
 Mempersiapkan Peserta Rapat
 Mempersiapkan Ruangan
 Membuat Daftar Acara
 Mempersiapkan Bahan Rapat
 Mempersiapkan Peralatan Rapat
 Mengirimkan Hasil Rapat
 Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Fungsi Rapat
 Menyebarkan informasi.
 Mendapatkan feedback yang diharapkan.
 Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif.
 Memberi solusi bagi permasalahan yang ada.
 Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan.
Tujuan Rapat
 Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik, agar peserta rapat dapat ikut
berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
 Untuk menyampaikan perintah, pernyataan, ataupun menginformasikan keputusan-
keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang berkepentingan.
 Untuk menjalin kerja sama di bidang bisnis beserta ketentuannya.
 Untuk menjembatani segala bentuk perselisihan yang ada secara kekeluargaan.
 Sebagai alat koordinasi antarintern atau antar ekstern. Mempersiapkan suatu acara
atau kegiatan.
 Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
Macam - Macam Rapat
Berdasarkan Tujuan
1) Rapat perundingan; bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan
tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
2) Rapat konfirmasi/penjelasan; tujuannya menyampaikan penjelasan/ konfirmasi
mengenai hal apa saja yang sudah ditetapkan sehingga bisa dijadikan sebagai
pedoman bagi langkah kerja selanjutnya.
3) Rapat pemecahan masalah; untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah
yang sedang terjadi atau dihadapi.
4) Rapat kerja sama; bertujuan untuk menghasilkan kerja sama antara kedua belah
pihak, khususnya dalam berniaga sehingga tercapai kesepakatan bersama yang saling
memberikan laba yang optimum.
Berdasarkan Sifat
1) Rapat formal (formal meeting); Rapat yang bersifat formal, yang dilaksanakan
dengan suatu perencanaan terlebih dahulu sesuai dengan aturan yang berlaku dan
semua peserta rapat memperoleh undangan.
2) Rapat informal (informal meeting); Rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan
tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
3) Rapat terbuka; rapat yang dapat dihadiri oleh semua kalangan yang berkepentingan,
baik internal maupun eksternal.
4) Rapat tertutup; rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu
organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya
rahasia.
Berdasarkan Jangka Waktu

1) Rapat rutin; rapat yang selalu diadakan secara rutin, waktunya sudah tertentu atau
biasa.
2) Rapat insidental; rapat yang diselenggarakan sesekali waktu saja dan umumnya
tanpa perencanaan yang detail jauh-jauh hari.
Berdasarkan Media rapat
1). Teleconference
Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan secara langsung (tidak
bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang berlainan. Untuk
memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas
untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya maksimal peserta rapat
adalah 50 orang.
2). Videoconference
Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling melihat,
sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan
bila ada fasilitas penunjangnya. Biasanya fasilitas penunjang ini berupa audio-visual.
Syarat-Syarat Rapat
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut :
1) Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima
informasi dari siapa pun.
2) Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh
pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat
menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat
semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
a. Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan
permasalahan yang dibahas dalam rapat.
b. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan. Pimpinan rapat harus dapat
memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif
dalam pelaksanaan rapat.
c. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi, Dalam sebuah rapat terjadi
perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan
dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat
menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang
saling berdebat.
d. Pertanyaan singkat dan jelas, Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat
hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh
peserta rapat.
e. Disiplin waktu, Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan
akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat
menjadi lebih tertib.
Prinsip dasar penyelenggaraan rapat

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat
dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut:
 Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari
rapat tersebut.
 What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
 Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan
peserta rapat yang diundang.
 Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
 When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal
dan waktu rapat akan diselenggarakan.
 How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah
rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau
terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan
menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Hal-hal Yang Perlu Disiapkan Dalam Menyelenggarakan Rapat

Kegiatan persiapan tersebut meliputi:
1. Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya.
2. Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan.
3. Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan dibicarakan pada rapat.
4. Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta rapat. Dan
mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau fax dan saat ini bisa melalui e-
mail atau SMS.
5. Membuat susunan acara rapat
a. Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui dalam rapat. Acara
rapat harus tersusun dengan jelas karena akan mempengaruhi kegiatan lainnya
seperti: bahan apa yang harus disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya,
perlu makan siang dll.
b. Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik oleh peserta
rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara rapat ini pula keberhasilan
rapat dapat diukur dengan jelas.
6. Menyiapkan bahan rapat
Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan dengan baik. Dengan
bahan ini peserta rapat akan lebih mudah mengikuti rapat dengan lebih fokus.
7. Mempersiapkan ruang rapat
Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian rupa agar rapat
dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan tujuan rapat sehingga peserta
rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman. Selain itu perlu dipikirkan
tentang kenyamanan ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih. Ruang lingkup
penyiapan ruang rapat meliputi:
a. Memilih ruangan
Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas ruangan rapat harus
diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang terlalu sempit akan membuat peserta
merasa kurang nyaman karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa.
Sedangkan ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak fokus.
Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi ruang minimal 1.5 – 2
meter persegi.
b. Mengatur penerangan
Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak boleh terlalu terang,
tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan dianggap cukup bila peserta dapat
memiliki pandangan yang jelas untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau
papan tulis. Selain itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan
penempatan yang menyebar diruangan.
c. Mengatur tempat duduk
Pengaturan tempat duduk yang baik akan mendorong keberhasilan rapat. Untuk
mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus mengetahui jenis rapat
dan tujuannya. Apakah dalam rapat tersebut akan terjadi tukar menukar ide
(diskusi) ataukah peserta rapat hanya datang menerima informasi saja. Selain
bagaimana mengaturnya, tempat duduk (kursi) harus dipilih yang ergonomik,
sehingga membuat peserta dapat duduk dengan nyaman. Berikut ini ada beberapa
model tempat duduk yang dapat dipilih sesuai dengan jenis rapat yang akan
diadakan.
Tempat duduk model O atau konferensi

 Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu peserta lebih dari yang
lain. Semua peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan
ide-idenya.
 Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.
 Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil
 Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.
 Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta
Gambar Tempat Duduk Model O
Tempat Duduk model U
 Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran
 Sangat bagus untuk presentasi
 Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
Gambar Tempat Duduk model U
Bentuk Kelas/Teather
 Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar
 Cocok untuk rapat penyampaian informasi
 Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah
 Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang
Gambar Tempat Duduk Bentuk Kelas/Teather
Bentuk meja bundar (Round Table)
 Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok kecil

 Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja
Gambar Tempat Duduk Bentuk meja bundar (Round Table)
Bentuk Tulang Ikan
 Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran
 Sangat bagus untuk presentasi
 Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
Gambar Tempat Duduk Bentuk Tulang Ikan
8. Penyiapan konsumsi
Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati
waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan snack,
makan dan minum.
9. Mempersiapkan Peralatan Rapat
Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa peralatan yang perlu
disiapkan, antara lain :
1) Papan tulis dan perlengkapannya
Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana (white board)
sampai dengan yang electronik. Tentu saja pemilihan ini tergantung dari
fasilitas yang tersedia. Selain itu spidol dan penghapus juga harus tersedia.
Usahakan bila perlu ada spidol warna.
2). LCD/OHP dan perangkatnya
LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih memahami apa
yang disampaikan oleh pemimpin rapat (pembicara). Bila alat tersebut
digunakan maka sediakan pula perangkat penunjangnya, yaitu :
a. Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang
dibutuhkan.
b. Layar/screen tempat menampilkan tayangan melalui LCD/OHP.
c. Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik transparan serta
spidol transparan bila menggunakan OHP
d. Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan tulis)
3). Sound sistem
Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih sangat luas (lebih
dari keperluan) perlu disiapkan soaund sistem untuk membantu memperkeras
suara. Dengan alat ini bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan
bagi peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik, sehingga tidak
terjadi kesalahan komunikasi.
4). AC atau Kipas angin
Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang cukup dan berada
di lokasi yang cukup panas, maka perlu ditambahkan AC atau kipas angin.
Alat ini akan dapat membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat
dengan nyaman tanpa diganggu rasa gerah yang mengakibatkan peserta
menjadi kurang konsentrasi.
5). Hiasan ruangan
Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku
sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan
berupa bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting
penempatan bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta
rapat.
10. Administrasi rapat
Mempersiapkan hal-hal yang akan berhubungan dengan kelancaran rapat, seperti
menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk
penyiapan penerima tamu.
Penyusunan Agenda Rapat

Agenda Rapat jika disiapkan dengan baik, merupakan komponen yang paling
penting dan ampuh bagi segala jenis rapat. Agenda tersebut merupakan unsur
fundamental dan esensial dan menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya
pertemuan.
Manfaat agenda rapat:
1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda
2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk masing-masing
butir agenda
3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada saat rapat
berlangsung
4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik
5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci
6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta.
Notulen
Dalam pelaksanaan rapat diperlukan adanya seorang notulis untuk menulis
notulen atau ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam suatu rapat yang telah
dilaksanakan, berikut adalah penjelasan tentang notulen rapat dan menyiapkan
notulen. Notulen Rapat Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau
notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang
hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara
menyeluruh. Notulen selalu memiliki keterkaitan dengan notulis.
Notulis
Notulis merupakan orang yang bertugas untuk membuat notulen. Untuk
menghasilkan notulen yang baik, maka dibutuhkan seorang notulis yang baik pula.
Notulis hendaknya memiliki keterampilan menyimak dan menulis sehingga mampu
menangkap seluruh isi pokok pembicaraan dan menuliskannya dalam notulen secara
sistematis.
Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus
dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:
1. Mendengarkan dan menulis
2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
3. Konsentrasi yang tinggi
4. Menulis cepat
5. Bersikap obyektif dan jujur
6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis
9. Menguasai metode pengolahan data
10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
11. Menyimpulkan hasil rapat
Fungsi Notulen Rapat

 Sebagai bukti telah diadakannya suatu rapat.
 Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat. Apakah semua tujuan rapat
yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.
 Dapat digunakan sebagai acuan jika akan diadakan pembahasan mengenai
kegiatan dalam notulen tersebut.
 Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat.
 Sebagai landasan pertemuan berikutnya.
 Sebagai alat pengingat para peserta rapat.
 Sebagai bukti sejarah
Bagian-Bagian Notulen
 Kepala Notulen Sama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat
kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya rapat.
 Judul Notulen Bagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan.
 Pemimpin rapat (Ketua dan Sekretaris) Pembuatan notulen oleh Sekretaris, dan
pengesahan notulen oleh Ketua.
 Jumlah yang diundang Hadir : Tidak hadir : (Nama sebutkan dalam daftar hadir)
 Waktu Pelaksanaan Rapat (mulai dan berakhir). Bagian ini mencakup hari,
tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.
 Tempat Pelaksanaan Rapat Berisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut.
 Susunan Acara (Sebutkan secara berurutan) Bagian ini berisi susunan kegiatan
rapat tersebut, dimulai daripembukaan hingga penutup.
 Jalannya meeting (acara 1sampai dengan penutup).
 Hasil Rapat, Hasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati
dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat pada umumnya
seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulanpara peserta rapat, dan jadwal
kegiatan. Tergantung kepada jenisrapat yang dilaksanakan.
Pengesahan notulen oleh ketua (disebelah kiri).
F. Menerima, Melayani Tamu dan Melakukan Pembicaraan Lewat Telepon
Tamu yang berkunjung ke perusahaan harus mendapat pelayanan yang sebaik-

baiknya. Kegiatan menerima dan melayani tamu merupakan suatu hal yang harus
dilakukan pimpinan. Hali ini bertujuan untuk menjalin komunikasi yang baik dengan pihak
luar sebagai pendukung kegiatan perusahaan.
Tamu Kantor
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi
perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk
kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara
pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat
janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor. Dalam menerima tamu,
ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan
nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.
Tamu Menurut Kepentingannya

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi
perusahaan atau instansi untuk kepentingan tertentu, baik itu kepentingan dinas maupun
pribadi. Salah satu kegiatan kantor adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan
tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi,
sampai menerima kedatangan tamu di kantor. Dalam menerima tamu, ada aturan dan
etiket yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu
dan menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.
a.Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan
Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu
langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan
yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain
sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu
untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.
Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan
sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut.
Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang
diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu
adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang
minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain
yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan
pimpinan.
b. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.
Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka
telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun
demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu
muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai
wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar. Seringkali mereka sendiri
menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan
pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang
manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui
mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan.
c. Tamu yang ingin membeli barang
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta
diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya.
Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal
tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, perlu menawarkan minuman
kepada tamu.
d. Tamu Aparat Pemerintah

Yang Bersifat Kunjungan Rutin
Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin
kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik
bila memberi laporan kepada pimpinan, mungkin pimpinan ingin bertemu untuk
menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas.
Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung
merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif
dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
Yang Bersifat Kunjungan Khusus
Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk
rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan
resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar
undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut
sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya
pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Selain itu
mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan
lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau
cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi
pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri. Selanjutnya bila
tamu-tamu tersebut harus menginap maka harus secepatnya pesan (booking) hotel.
Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau
sampai terjadi sesuatu di luar dugaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.
e. Tamu-Tamu Teman Pimpinan
Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau
kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah
dulu. Dalam hal ini harus cukup mengenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah
cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi perlu ditanyakan terlebih dulu kepada pimpinan
apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang atau tidak. Mungkin pimpinan sedang
sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan.
Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas
pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.
Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima
tamu adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan
efisien
Menerima Tamu
Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam dunia kerja, tentunya
kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan
seperti rapat atau lainnya. Ketika bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang
baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya
menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan dengan
sambutan yang diberikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor.
1. Sambut Dengan Tulus
 Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang
semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya
berpura – pura tulus.
 Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu.
Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang
datang berkunjung.
 Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan
jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat
tangan.
2. Cara Duduk
 Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan
tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
 Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan
kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.
3. Janji Temu
 Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu,
maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.
 Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya
dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.
 Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin
pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui
apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.
 Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan
yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.
4. Perlakuan Baik
 Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang
hanya untuk mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.
 jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu
suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.
5. Mengantar Tamu
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke
kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.
Melayani Tamu
Menurut Sedarmayanti, hal – hal yeng perlu dipahami dan dilaksanakan oleh
penerima tamu untuk diterapkan, antara lain:
1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan
keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi buku tamu.
2. Penerima tamu harus mampu menjaga pambicaraan dan mampu membedakan hal –
hal yang perlu dan tidak perlu untuk dibicarakan dengan tamu.
3. Penerima tamu harus dapat mengarahkan tamu, memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh tamu, dan membantu pimpinan dalam melayani dan membuat
perjanjian dengan tamu.
4. Penerima tamu harus memberikan penjelasan dengan baik dan sopan apabila
pimpinan tidak dapat menerima tamu pada waktu yang telah disepakati, dengan
demikian tidak menyinggung perasaan tamu.
5. Usahakan agar tamu merasa senang dan nyaman apabila tamu harus menunggu.
Jika memungkinkan disediakan bahan bacaan (koran, majalah, dan lain- lain) di
ruang tamu.
6. Berikan perhatian kepada setiap tamu dan segera ambil keputusan dengan
pertimbangan tertentu apabila tamu ternyata harus bertemu dengan pejabat atau
bagian lain.
Sedangkan menurut Bendeich, ada sebelas poin yang harus terkandung dalam
menerima tamu, yaitu:
1. Welcome callers pleasantly
Misal:
Tamu baru : “Selamat pagi, ada yang bisa saya bantu?”
Tamu rutin : “Selamat pagi, Ibu Jihan. Bagaimana kabarnya? Kebetulan Pak Johan
sedang menerima tamu, tapi beliau tidak akan membiarkan Ibu
menunggu terlalu lama. Apakah Ibu ingin membaca koran sambil
menunggu beliau?
2. Pay attention
Tamu baru ataupun tamu lama harus diperhatikan dengan baik. Dengarkan terlebih
dahulu apa yang mereka inginkan lalu usahakan untuk membantu mereka.
3. Obtain relevant information
Jika menanyakan tujuan tamu/ klien untuk bertemu dengan seorang pegawai (baik
atasan atau bukan), tunjukkan dengan antusias dan ramah.
4. Help clients wait
Jika ada keterlambatan, segera komunikasikan keterlambatan terseut kepada tamu.
Tawarkan majalah, koran, dan sebagainya. Jika dalam perusahaan terdapat cafe,
maka tamu dapat ditawarkan untuk menikmati minuman ringan.
5. Care for the reception area
Area penerimaan tamu harus teratur, rapi, dan bersih. Akan lebih baik jika disediakan
asbak bersih, koran, atau majalah. Ruangan dapat diperindah dengan pot bunga,
tanaman, dan sebagainya.
6. Establish an executive file
Berguna untuk membantu menghubungi para eksekutif secara tepat dan
menghubungkan klien pada orang yang tepat pula, maka penerima tamu harus
mengetahui jadwal atau lokasi para eksekutifnya.
7. Don’t prejudge
Penerima tamu harus bijaksana dalam menghadapi siapapun tamu yang datang. Jika
tamu yang datang berpenampilan kurang meyakinkan, bukan berarti kita
menganggap mereka tidak penting.
8. Deal with problems
Tamu yang tidak sopan, pemarah, dan lain – lain, harus ditanggapi dengan bijaksana
dan tetap berusaha untuk menjalin kerjasama yang baik dan menerangkan sebaik –
baiknya informasi yang diperlukan oleh tamu tersebut. Jangan mudah terpancing
emosi atau agresif.
9. Satisfy caller’s needs
Jika orang yang berkepentingan sedang tidak ada di tempat, cari alternatif dengan
menghubungkan tamu dengan pihak lain yang lebih tepat untuk menanganinya,
sehingga tamu tidak perlu datang berulang kali. Berika saran agar tamu menelpon
dan membuat janji terlebih dahulu sebelum datang ke perusahaan.
10. Say goodbye
Misalnya: “sampai jumpa, terima kasih atas kunjungan Anda.”
11. Keep an up to date client file and accurate appointment records
Arsip dari setiap klien perlu dijaga dengan baik. Selain itu, setiap tamu yang datang
perlu dibuat pencatatan karena harus di-follow up oleh perusahaan. Dengan
demikian, tidak seorangpun pegawai perkantoran yang mengetahui siapa dan apa
maksud kedatangan tamu yang masuk dan keluar perusahaan, apalagi jika tamu
tersebut tamu yang penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Setiap perkantoran harus melayani tamu yang datang ke perusahaan dengan baik,
baik tamu yang sudah membuat janji terlebih dahulu maupun tamu yang tidak membuat
janji terlebih dahulu. Penanganan tamu yang baik sangat diperlukan agar tamu merasa
terpuaskan, terutama bagi para stakeholders yang memiliki kepentingan langsung
terhadap perusahaan, dan juga untuk memberikan kesan yang positif terhadap
perusahaan secara keseluruhan.
Kesan pertama yang positif penting dicapai karena selanjutnya dapat
mempermudah hubungan kerjasama yang saling menguntungkan di masa – masa yang
akan datang serta mendukung terciptanya hubungan yang lebih kondusif di antara mitra
bisnis perusahaan.
Melakukan Pembicaraan Melalui Telepon

Bila menyapa seorang tamu, kesan yang mereka dapatkan dengan mudah
diperoleh melalui sikap tubuh, sopan santun, dan penampilan kita. Tidak demikian bila
kita mempergunakan telepon untuk berkomunikasi. Wujud fisik atau penampilan kita tidak
terlihat. Kesan si penelepon terhadap kita khususnya, dan perusahaan pada umumnya,
semata-mata didapat dari suara, apakah riang, penuh perhatian, atau membosankan,
menyakitkan. Suara yang dipancarkan dapat menciptakan lukisan atau image yang
sangat luas, baik tentang sekretaris maupun perusahaan yang dibawa.
a. Menciptakan Kesan yang Baik dengan Telepon

Kesan yang timbul dari suara dalam telepon sangat luas. Kepribadian seseorang
akan jelas tercermin dari bagaimana ia mengatakan sesuatu. Untuk itu, apabila dalam
menelepon suara harus terlihat menyenangkan, ramah tamah, bersahabat, dan penuh
perhatian seperti halnya bertemu langsung dengan penelepon. Ada beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam berbicara mengguanakan telepon, yaitu:
1. Telepon yang berdering pada saat sibuk kerap membuat jengkel. Jangan biarkan
emosi yang bicara, terimalah telepon dengan tenang.
2. Berikanlah perhatian sepenuhnya pada saat anda mengangkat telepon.
3. Jangan menerima telepon sambil berbicara dengan orang ketiga ataupun sambil
merokok,bahkan makan.
4. Biasakan selalu tersenyum pada saat menelepon, karena itu membuat kesan lebih
ramah dan sopan.
5. Bicaralah dengan gaya bicara yang wajar.
6. Berbicaralah dengan kecepatan normal, langsung dihadapan transmitter.
7. Berhati-hatilah dalam berbicara, agar nada kesal, tidak sabar tidak kentara pada
suara.
8. Pergunakan kalimat yang jelas dan sistematis.
b. Cara Menerima Telepon

Ada beberapa cara yang harus dilakukan dalam menerima telepon, yaitu :
1. Segeralah mengangkat telepon apabila telepon berdering.
Bersikap bijaksana untuk selalu menganggap bahwa semua telepon yang masuk
adalah penting. Usahakan tidak membiarkan telepon berdering terlalu lama sebab
telepon yang terus menerus berdering akan menjadi sumber suara yang bising dan
dapat mengganggu ketenangan pimpinan.
2. Harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan telepon tersebut.
Gerakan kedua tangan harus spontan dan sinkron, tangan kiri untuk mengangkat
telepon dan tangan kanan mengambil pulpen/pensil untuk mencatat.
3. Identifikasi diri
Apabila ada telepon langsung dari luar perusahaan, maka sebutkan nama
perusahaan, nama pimpinan atau nama perusahaan. Apabila telepon merupakan
sambungan dari operator, sebutkan nama departemen/bagian atau nama anda, dan
jangan lupa beri salam.
4. Tanyakan Identitas penelepon
Biasanya seseorang yang menelepon langsung menanyakan orang yang ingin
ditemui. Sekretaris harus menanyakan identitas penelepon. Apabila penelepon sudah
menyebutkan namanya, tulis supaya tidak lupa dan membuat anda harus bertanya
lagi.
5. Memilih telepon yang masuk
Apabila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih
dahulu. Pimpinan mungkin meminta agar sekretaris pandai menyaring semua telepon
yang masuk. Untuk dapat mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima telepon,
sekretaris harus dapat memilih siapa yang harus diterima oleh pimpinan, dan mana
yang dapat ditangani oleh pejabat dibawahnya.
6. Mengakhiri telepon masuk
Tutuplah pembicaraan dengan kalimat yang sopan. Akhiri pembicaraan dengan
permintaan maaf, tetapi biarkan penelepon yang menutup gagang telepon terlebih
dahulu.
c. Cara Menelepon
Gunakanlah waktu untuk menelepon dengan sebaik-baiknya. Pembicaraan yang
berkepanjangan, berarti pemakaian pulsa telepon lebih banyak dan pada akhirnya
biaya telepon yang tinggi. Berikut dijelaskan tata cara menelepon, yaitu:
1. Rencanakan terlebih dahulu apa tujuan menelepon
Bila ingin menelepon, harus mengetahui terlebih dahulu nomor telepon yang
akan dihubungi. Jangan mengangkat pesawat telepon, jika masih mencari nomor
telepon yang akan dihubungi.
2. Perhatikan telepon yang digunakan
Apabila yang digunakan telepon langsung maka langsung memutar nomor yang
dikehendaki.
3. Mendapat sambungan telepon
Ada dua kemungkinan dalam hal ini, langsung diterima penerima atau diterima
oleh operator.
4. Katakan dengan siapa akan berbicara
Katakan dengan jelas siapa yang akan dituju, dan gunakan kata-kata yang sopan
dan tepat.
5. Identifikasi diri atau nama pimpinan dan perusahaan
Melakukan kegiatan ini apabila berbicara dengan orang yang dituju.
6. Kemukakan maksud menelepon
Apabila saat menelepon langsung berbicara dengan orang yang dituju, maka
jangan lupa tanyakan apakah si penerima mempunyai waktu untuk
membicarakan masalah yang akan dibicarakan.
7. Tinggalkan pesan dan ucapkan terima kasih
Apabila tidak bertemu dengan orang yang dituju, maka jangan lupa
meninggalkan pesan dan sampaikan terima kasih apabila sudah selesai
berbicara.
d. Etika Bertelepon
Dalam berkomunikasi melalui telepon, ada beberapa etika yang harus dilakukan,
diantaranya :
1. Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon. Karena sistem telepon yang
kurang bagus, memungkinkan pembicaraan dapat didengar oleh pihak lain.
2. Jangan berbicara terlalu keras. Atur suara pada saat bertelepon, karena suara yang
keras dapat mengganggu ketenangan pimpinan dan karyawan lain.
3. Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda bertelepon.
4. Batasi pembicaraan pribadi di telepon. Banyak sekretaris yang diberi tanggung jawab
untuk mengontrol pemakaian telepon.
5. Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang di telepon dapat
mendengar suara-suara yang ada di kantor. Apabila berada di dalam ruangan
tersendiri, maka jangan mengguankan speakerphone.
Jangan memberikan nomor Direct Line pimpinan kepada sembarang orang. Telepon
direct pimpinan berlaku, seperti telepon pribadi.
Untuk menghindari salah paham atau lupa akan pesan telepon yang diterima, maka
diperlukan lembar pesan telepon/ kartu pesan telepon. Berikut ini contoh lembar pesan
telepon secara umum:
LEMBAR PESAN TELEPON
Untuk :
Dari :
Nama Perusahan :
Nomor Telepon :
ISI PESAN
Tanggal: Jam : Diterima oleh:
BAB VII
PERAN DAN FUNGSI PERKANTORAN
A. Peran Perkantoran
Seperti telah disebutkan di bab sebelumnya bahwa istilah kantor dapat diartikan
dalam arti statis yaitu tempat, dalam arti dinamis yaitu proses, dan dalam arti fungsional
yaitu sarana. Berikut ini peranan kantor sebagai tugas ketatausahaan (Gie, 2000) adalah:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan
perkerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau
membuat tindakan yang tepat.
3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara
keseluruhan.
Manfaat dari adanya ketata usahaan adalah :

1. Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam
pekerjaan.
2. Mengurangi keterlambatan atau hambatan.
3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha.
5. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.
6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha.
Strategi mencapai kesuksesan dalam menunjang peran perkantoran:

a. Pelajari peraturan jam kerja. Jika ingin mencapai kesuksesan dalam karir buatlah
disiplin waktu. Datanglah ke kantor tepat waktu, kalau bisa datang minimal 15 menit
sebelumnya. Beri waktu untuk rileks sejenak sebelum memulai pekerjaan kantor.
b. Biasakan banyak bertanya. Orang yang malu bertanya akan sesat di jalan. Pepatah
tersebut memang benar makin banyak bertanya makin banyak pula ilmu yang
didapat. Jangan pernah sungkan untuk bertanya sesuatu yang tidak ketahui kepada
orang yang lebih mengerti.
c. Bergaul. Pergaulan yang luas akan membuat banyak memiliki rekan kerja. Tidak
usah malu untuk bergaul dengan semua rekan kerja, mulai dari bawahan maupun
atasan. Hal ini pun dapat membantu jika memiliki masalah mengenai pekerjaan.
d. Hindari politik kantor, apalagi bergosip. Untuk yang satu ini lebih cocok ditujukan bagi
yang memang suka bergosip. Hati-hati gosip pun bisa membawa dalam bahaya.
Usahakan tidak memihak kelompok manapun jika ada yang bersitegang.
e. Bersikap ramah. Selalu tersenyum dan ramah terhadap semua rekan kerja baik
bawahan maupun atasan.
f. Selalu tampil percaya diri dengan segala suasana. Yakinlah kalau bisa melakukan
segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan kantor.
g. Selalu bertanya kepada diri sendiri apa yang bisa saya lakukan lebih hari ini. Dengan
adanya pertanyaan ini, memacu untuk lebih berkreatifitas lagi.
h. Jangan pernah menunda-nunda pekerjaan Tuntaskanlah pekerjaan yang memang
seharusnya diselesaikan. Menunda pekerjaan berarti membuat pekerjaan semakin
banyak.
B. Fungsi Perkantoran
Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-catatan.
Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :
 Untuk menerima keterangan.
Misalnya : surat-surat, laporan-laporan, harga-harga baik dari intern maupun dari
ekstern organisasi/perusahaan/instansi.
 Untuk mencatat keterangan.
Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan organisasi/perusahaan/instansi.
 Untuk menyusun keterangan.
Misalnya: menyusun pembiayaan (RAB), pembukuan, dan laporan keuangan.
 Untuk memberikan keterangan
Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan rekapitulasi hasil
kegiatan.
 Untuk menjamin aktiva.
Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan barang dan persediaan barang.
Fungsi kantor dalam perusahan adalah:

 Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan.
Misalnya produksi pabrik mendahului administrasi kantor.
 Melengkapi tujuan pokok perusahaan.
Adalah tidak mungkin menjlankan pabrik tanpa penyusunan upah, pembelian bahan-
bahan dan sebagainya.
 Mengawasi faktor-faktor produksi
Misalnya dengan pengawasan anggaran(budgeter), pengawasan pegawai-pegawai
dan keuangan.
Selain fungsi-fungsi di atas, kantor masih memiliki empat fungsi lain, yaitu:
 Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan
Sebagai badan eksekutif, kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi.
Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap
usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur
dari administrasi: pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha,
dan humas.
 Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antar bagian
dalam organisasi.
 Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan organisasi.
 Penghubung dengan publik
Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan
terhadap organisasi.
BAB VIII
ORGANISASI KANTOR
A. Organisasi Kantor
Organisasi merupakan berasal dari kata “organon” dalam Bahasa Yunani yang
berarti alat. Beberapa pengertian organisasi menurut para ahli:
1. James D. Mooney mengatakan bahwa “organization is the form of every human
association for the attainment of common purpose”.
(organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan bersama).
2. Chester I. Barnard dalam bukunya The Executive Functions mengemukkakan bahwa
“I define organization as a system of cooperatives of two more persons”.
(organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan bersama).
3. Stephen P. Robbins mengemukakan bahwab “organization is a consciously
coordinated social units, composed of two or more people, that function on a
relatively continuous basis to achieve a common goal or set of goals”.
(organisasi adalah suatu sistem yang terdiri atas pola aktivitas kerja sama yang
dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekolompok orang untuk mencapai
suatu tujuan)
4. Dimock, mengatakan organisasi adalah “the systematic bringing together of
interdependent part to form a unified whole thorugh which authority, coordination and
control may be exercised to achive a given purpose”.
(perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling
bergantung/berkaitan untuk membentuk kesatuan yang bulat melalui kewenangan,
koordinasi, dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).
5. Menurut Kenneth C. Laudon, organisasi adalah “a stable, formal social structure that
takes resources from the environment and process them to produce outputs”.
(struktur sosial/masyarakat yang tetap yang mengambil sumber-sumber daya dari
lingkungannya dan kemudian memprosesnya untuk menghasilkan keluaran).
Organisasi merupakan kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Tiga unsur
dalam organisasi yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan tertentu.
Berdasarkan definisi di atas, Sopiah (Umam, 2014) menyimpulkan bahwa
sekumpulan orang dapat dikatakan sebagai organisasi jika memenuhi empat unsur
pokok, yaitu:
a. Organisasi itu merupakan sistem;
b. Pola aktivitas;
c. Sekelompok orang;
d. Tujuan yang telah ditetapkan.
Organ umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh
sanisasi dapat ditinjau dari dua sudut, yaitu sebagai kelompok orang yang bekerja sama
dan wadah dari kerjasama tersebut. Organisasi mengandung 5 unsur, yaitu kelompok
orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal dan susunan hierarki.
Lima bagian dasar dari sebuah organisasi menurut Henry Mintzberg (Priansa dan
Garnida, 2013) adalah:
1. The Operating Core
Yang termasuk di sini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar
yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The Strategic Apex
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management)
3. The Middle Line
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer
tingkat atas dengan bagian operasional.
4. The Technostructure
Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk
menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.
5. The Support Staff
Yang termasuk di sini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak
langsung terhadap organisasi (orang-orang yang mengisi unit staf).
Prajudi Atmosudirjdo (Umam, 2014) menuturkan bahwa organisasi adalah struktur

tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang
pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai
tujuan tertentu.
Untuk bekerja secara efektif dalam organisasi, perlu mengerti dengan jelas struktur
organisasi, proses organisasi, dan budaya organisasi.
B. Struktur Organisasi
Menurut Littlefield dan Peterson, 1956 (Gie, 2000) pola pembagian kerja dibagi
menjadi 2 macam rencana:
1. Rencana urutan (serial plan)
Dengan pola ini setiap pekerjaan tatausaha dibagi-bagi menjadi unit-unit yang lebih
kecil secara berurutan dan setiap unit ditugaskan kepada seorang juru tata usaha.
2. Rencana Sejajar (Paralel plan)
Dalam hal ini volume pekerjaanlah yang dibagi-bagi kepada para pegawai yang
masing-masing mengerjakannya dari awal sampai selesai.
Gie (2000:43) menyatakan bahwa suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari
hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggungjawab masing-masing dalam suatu
sistem kerjasama disebut tata raga organisasi (organization structure). McShane dan
Glinow (2006:233) menyatakan bahwa struktur organisasi merujuk pada pembagian
pegawai dan pola koordinasi, komunikasi, aliran krja, dan kekuasaan formal yang
langsung pada aktivitas organisasi. Semua struktur organisasi meliputi dua keperluan
dasar, yaitu pembagian tugas dan pekerjaan; serta koordinasinya sehingga pekerja dapat
bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi.
Struktur organisasi harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan
organisasi dan sumber-sumber kemampuannya, biasanya oleh pihak pimpinan.
Enam elemen struktur menurut Robbins dan Judge (2007:478) terdiri dari
spesialisasi pekerjaan, rantai, komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi,
formalisasi, serta departementalisasi.
Menurut pola hubungan kerja, serta lalu lintas wewenang dan tujuan, maka bentuk
organisasi dapat dibedakan, sebagai berikut:
1. Struktur organisasi garis (Line Organization)
Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk/struktur organisasi yang paling tua dan
paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah
 Organisasi masih kecil
 Struktur organisasi stabil
 Spesialisasi kerja masih kecil
 Hubungan antara atasan dan bawahan secara langsung
Kelebihannya adalah :
 Koordinasi lebih mudah dilaksanakan.
 Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas
 Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
 Pengawasannya sangat efektif
Kekurangannya adalah :
 Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang
 Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris
 Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas
 Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar
Gambar Struktur Organisasi Garis
Direktur
Utama
Direktur Direktur Direktur

Pemasaran Keuangan Produksi
Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag
2. Struktur organisasi garis dan staf (Line and staff organization)

Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar
struktur orgasnisasi tersebut.
Ciri-ciri tipe organisasi ini adalah :
 Memiliki spesialisasi
 Bersifat kompleks
 Memiliki jumlah karyawan yang banyak
 Hubungan atasan dan karyawan tidak bersifat langsung
Kelebihan Tipe ini adalah :
 Digunakan dalam organisasi besar
 Setiap pembagian tugas sangat jelas. Kelompok lini melakukan tugas pokok
organisasinya, sedangkan kelompok staff melakukan tugas dikegiatan penunjang
 Koordinasinya dapat dilakukan dengan mudah.
Kekurangan Tipe ini adalah :
 Perintahnya suka membingungkan anggota organisasi
 Suka mengabaikan gagasan dari staff
 Suka mengabaikan nasehat dari para staff
Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staff
Direktur
Staff
Manajer Manajer Manajer

Keuangan Pemasaran Produksi
Staff Staff Staff
Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor

Akuntansi Kredit Periklanan Penjualan Produksi Pembelian
3. Struktur organisasi fungsional (Functional Organization)

Tipe organisasi Fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor .Tipe ini mempunyai bawahan
yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap
bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Ciri-ciri tipe organisasi ini adalah :
 Pengawasannya ketat
 Targetnya jelas dan pasti
 Bersifat teknis
Kelebihan tipe ini adalah :
 Dapat diperoleh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli
 Ada koordinasi yang baik
 Memudahkan dalam pengawasan
Kekurangan tipe ini adalah :
 Banyak mengeluarkan biaya tambahan
 Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan/konflik
 Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.
Gambar Struktur Organisasi Fungsional
KARYAWAN
4. Struktur organisasi komite (Committee Organization)

Tipe Organisasi Komite diciptakan oleh Chester.I. Bernard
Organisasi Komite dibagi 2 :
 Executive Committee (Pimpinan Komite)
 Staff Committee (Wewenang Staff)
Ciri-ciri tipe organisasi komite adalah:
 Semua anggota punya wewenang dan tanggungjawab yang sama
 Semua anggota punya hak yang sama dalam berpendapat
 Tugas pimpinan dilakukan kelompok secara kolektif
 Asas musyawarah sangat ditonjolkan
 Pelaksanaan tugas dilakukan dengan gugus tugas
 Organisasi besar dan struktur tidak sederhana.
Kelebihan tipe ini adalah :
 Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah
dengan pemegang saham ataupun dewan
 Kepemimpinan yang bersifat otokrasi sangat kecil
 Dengan adanya tour of duty, pengembangan karier terjamin.
Kekurangan tipe ini adalah :
 Proses decision making sangat lambat
 Biaya operasional rutin sangat tinggi
 Jika ada masalah, sering terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.
Gambar Struktur Organisasi Komite
5. Struktur Organisasi Matriks

Tipe Organisasi Matriks diciptakan oleh David Lawrence.
Ada 4 tahap:
1) Piramid Tradisional
2) Harapan Sementara (Temporary)
3) Harapan Tetap (Temporary)
4) Matriks Dewasa
Ciri-cirinya:
 Beberapa karyawan mempunyai dua pimpinan dan perintah bisa berasal dari dua
pimpinan tersebut
 Bagan organisasinya berbentuk pyramid
 Terdapat beberapa karyawan yang merupakan anggota bagian tertentu yang
menjadi anggota bagian yang lain.
Kelebihan tipe ini adalah:
 Peran karyawan bersifat fleksibel dalam menangani tugas
 Kegiatan tugas-tugas dapat ditangani oleh orang-orang yang sudah memiliki keahlin
sesuai dengan spesialisasi pimpinan
Kekurangan tipe ini adalah:
 Membutuhkan banyak keterampilan antar pribadi karyawan
 Memerlukan koordinasi yang tinggi dan sangat berhati-hati baik secara vertical
maupun horizontal.
Gambar Struktur Organisasi Matriks
C. Prinsip Organisasi Perkantoran

Prinsip organisasi kantor menurut Neuner dan Keeling (Priansa dan Garnida, 2013):
1. Prinsip Tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran
mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap individu. Tujuan yang dimengerti akan
berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
2. Prinsip Kesatuan Fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama
untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran
merupakan suatu sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling
mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
3. Prinsip Hubungan Individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti
melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah
sistem, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-
masing.
4. Prinsip Kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan
interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk
memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
5. Prinsip Wewenang Sepadan dan Tanggung Jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai
dengan tugas tanggung jawabnya sehingga dapat bertanggungjawab atas
pelaksanaan tugasnya tersebut.
6. Prinsip Laporan kepada Pimpinan Tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa melapor, maka tiap
yang bertugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari
dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7. Prinsip Kepemimpinan dan Pengawasan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakkan sehingga tujuan
organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah
perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif
pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
8. Prinsip Jangkauan Pengawasan
Agar kepemimpinan dan pengawasan dalam organisasi perkantoran efektif,
jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang manajer
kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi, semakin jauh pengawasan
manajer kantor, maka semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan
kemampuan pengawasan.

BAB IX
TATA RUANG KANTOR
A. Perancangan Tata Ruang
Sudah menjadi kebiasaan, bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari

fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara
tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga
orang yang melihat mendapat kenyamanan, keefektifan, dan keefesienan dalam bekerja.
Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu kantor berpendapat
bahwa kinerja kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya.
Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan dapat
menambah gairah kerja karyawan dalam rangka mendukung peningkatan mutu kegiatan
perkantoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peranan
dan suasana kantor sangat mendukung efektifitas kerja karyawan yang bekerja dikantor
tersebut. Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya
manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat
menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat
bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat untuk
menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-
teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau tumpukan-tumpukan kertas, kepadatan
tempat bekerja dapat berakibat buruk bagi kesehatan pegawai dan bagi produktifitasnya.
Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen
perkantoran. Kantor adalah tempat penyedia informasi dalam rangka memperlancar tugas
maupun aktifitas kerja disegala bidang. Dengan demikian kantor merupakan tempat
diselenggarakannya aktifitas-aktifitas yang berkaitan dengan informasi untuk
memperlancar kegiatan diberbagai unit dan merupakan proses untuk menangani
informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan dan
mendistribusikan (mengumpulkan) informasi (Sukoco, 2007).
Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat
perlengkapan kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan
baik, nyaman dan leluasa serta bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi kerja
(Sedarmayanti, 2001:125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan metode
untuk memahami dan menyusun alat-alat pembantu dan perlengkapan didalam ruangan
yang bertujuan untuk saran untuk para karyawan yang ada dikantor tersebut. Penataan
letak kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan ruangan, kegiatan
pegawai, dapat meningkatkan efesiensi kerja dan hasil kerja yang maksimal. Dimana,
penataan ruang yang baik dan jelas menambah kenyamanan bekerja dan kecintaan akan
pekerjaan tersebut. Fasilitas kantor seperti ruangan, peralatan dan fasilitas tersebut tidak
akan dirasakan manfaatnya bagi kantor. Oleh sebab itu maka diperlukan adanya suatu
pemikiran untuk dapat menciptakan kantor dengan suasana yang nyaman, teratur, aman
dengan fasilitas yang memang diperlukan oleh kegiatan kantor tersebut.
Ada beberapa ahli yang mengutarakan pengertian Tata Ruang, diantaranya George
R. Terry yang menyatakan sebagai berikut : “ Office layout is the determination of space
requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical
arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office
work within reasonable cost “ (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-
kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut
untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu
bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). Dengan kata lain, arti tata
ruang kantor dapat juga dinyatakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin
kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja
dengan mudah, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi.
Sedangkan menurut littlefield & Peterson (Gie, 2000), “Office layout may be defined
as the arrangement of furniture and equipment within available floor space”. (Tata ruang
perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan
pada luas lantai yang tersedia).
Istilah Tata Ruang Kantor sendiri berasal dari bahasa Inggris, yaitu Office Layout
atau sering disebut juga Layout saja. Tata Ruang Kantor adalah pengaturan perabotan ,
mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefenisikan Tata Ruang Kantor diantaranya sebagai berikut:
“Lingkungan fisik atau Tata Ruang Kantor adalah suatu yang berada di sekitar
pekerja yang meliputi cahaya, warna, udara, suara serta musik yang mempengaruhi
dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan “ (Moekijat, 1995:135)
Sedangkan menurut The Liang Gie (2000:220) lingkungan fisik merupakan segenap
faktor fisik, yang bersama-sama merupakan suatu suasana fisik yang melingkupi suatu
tempat kerja.
Bahkan ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau Tata Ruang tempat orang
bekerja mempunyai pengaruh terhadap produktivitas dan sikap antara karyawan yang
satu dan yang lainnya.

B. Tujuan Pengaturan Tata Ruang
Apabila dirinci maka manfaat tata ruang kantor antara lain adalah:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja
dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui
suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu
waktu tertentu.
c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.
Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu
dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap
tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman ialah:
1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanannya dapat menempuh jarak yang
sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik
tentang organisasi itu.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktu-waktu diperlukan.

C. Asas Pokok Tata Ruang
Dalam practical plan Layout, Richard Muther mengutarakan tentang Asas-Asas

Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut:
 Asas jarak terpendek, ialah Memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan
menempuh jarak sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 (dua) titik
adalah jarak yang terpendek.
 Asas rangkaian kerja, ialah penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.
 Asas penggunaan segenap ruang, ialah apabila mungkin tidak ada ruang yang tidak
terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, namun posisi vertikal ke atas maupun ke
bawah.
 Asas perubahan susunan tempat kerja:
Apabila diperlukan ruangan dapat diubah dan disusun lagi dengan mudah dan biaya
yang sedikit, misalnya tata ruang kantor terpaksa diubah karena:
a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor.
b. Penemuan teknologi baru dan lain-lain.
Gambar Tata Ruang Kantor
Sumber: Gie (2000)

Gambar di atas menunjukkan contoh perbandingan antara tata ruang yang
mengabaikan asas jarak terpendek dan asas rangkaian kerja dan tata ruang yang
mengindahkan kedua asas tersebut.
D. Tahap-tahap Menentukan Tata Ruang Agar Terstruktur
Adapun tahap-tahap menentukan tata ruang agar terstruktur, yaitu:

a. Perhatikan rencana jalan masuk, jendela dan kondisi yang tidak dapat dirubah.
b. Buatlah rencana ruang kantor yang menggunakan skala.
c. Tentukan jumlah dan ukuran dari semua perlengkapan dan perabotan dan sediakan
model dari semua perlengkapan.
d. Bicaralah dengan atasan (Kepala Seksi/First Line Manager) mengenai ruangan
yang diperlukan untuk tiap pegawai.
e. Buatlah perencanaan dengan prinsip-prinsip tata ruang.
f. Perhatikan semua pegawai dan pekerjaan, letaknya dan sarana penunjang. Ajukan
pada pimpinan untuk mendapat persetujuan.
Dalam proses perencanaan tata ruang kantor menurut Quible (2001), ada beberapa
faktor yang harus diperhatikan, antara lain:
1. Tugas pegawai
Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan dengan segenap
pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat:
a. Satuan pekerjaan yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang mudah
didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.
b. Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk
dikelompokkan pada satu tempat.
c. Satuan yang mengerjakan semua kegiatan administrasi, diupayakan ditempatkan di
tengah-tengah (strategis).
d. Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari
satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.
2. Arus Kerja
Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan
tugas horizontal atau vertikal. Menurut Gie (2000), arus kerja yang efisien akan
menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan
mengeliminasi backtracking maupun crisscrossing pekerjaan.

3. Bagan organisasi
Ketika arus kerja berlangsung secara vertikal, bagan organisasi akan
menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini akan
mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai di level yang sama dan membantu dalam
menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
4. Proyeksi Kebutuhan tenaga kerja di masa datang
Menjelaskan beberapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan
perluasan atau pengurangan di masa depan. Perluasan dilakukan karena beberapa hal
berikut:
 Pengembangan produk baru yang akan membutuhkan pegawai baru yang mungkin
diikuti dengan perluasan area kantor.
 Ekspektasi tingkat pertumbuhan perusahaan pertahun, baik diukur melalui tingkat laba
yang diperoleh maupun tingkat penjualan yang didapati.
 Kemungkinan perubahan dalam pengoperasian kantor yang mungkin membutuhkan
penambahan atau pengurangan pegawai baru.
5. Jaringan komunikasi
Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi seprti
telepon, e-mail, surat, dan tatap muka yang dilakukan oleh pegawai maupun bagian-
bagian sangat membantu dalam perancangan tata ruang kantor.
6. Departemen dalam organisasi
Banyak perusahaan mengelola kantornya berdasarkan fungsi, terutama departemen
yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya
ditetapkan berdasarkan arus kerja di antara mereka.
7. Kantor publik dan privat
Pada masa lalu, Penggunaan kantor privat menunjukkan prestise dan status suatu
perusahaan di mata masyarakat. Hal ini perlu diperhatikan apakah perusahaan akan
menggunakan jenis kantor publik yang lebih terbuka, atau kantor privat yang lebih
tertutup.
8. Kebutuhan ruang
Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan
lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lain-lain.
Susunan letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan kertas warna-warni
dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing.

Menyusun denah konsep tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan
perubahan yang disebabkan oleh:
 Penambahan atau pengurangan pegawai.
 Penambahan/penggantian perabot/alat kerja.
 Perubahan penyelasaian prosedur kerja.
 Perubahan atau pengurangan struktur organisasi.
 Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.
Tabel Kebutuhan Ruang

RUANG INDIVIDUAL KEBUTUHAN RUANG
Top Eksektutif 125 M2
Middle Manager 95 M2
Supervisor 65 M2
Pegawai 25-30 M2
Modular Workstation 30 M2
Ruang Konferensi 7,5 M2 /orang
Reception Room 8,5 M2 /orang
Koridor Utama 2 - 3 M (lebar)
Koridor Kedua 1,5 - 2 M (lebar)
1 - 1,5 M (lebar)
Sumber: Quible (2001)
9. Pertimbangan keamanan
Pada dasarnya, tata ruang kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area
ke area yang lain. Tata ruang kantor yang baik dapat membuat pegawai bergerak secara
mudah tanpa terhambat, dan sebaiknya lorong tempat pegawai bergerak tidak ditempati
oleh furniture atau peralatan yang dapat menghalangi.
10. Pembiayaan ruang perkantoran
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam tata ruang kantor adalah biaya
pemeliharaan, pajak, asuransi, kebutuhan akan peralatan kantor, lisensi dan antisipasi
pengembangan kantor.

Prinsip-prinsip Tata Ruang
Ada beberapa prinsip tata ruang, yaitu :
1. Aliran pekerjaan yang sederhana yang membatasi mobilitas pegawai dan
menghemat kertas seminimum mungkin.
2. Ruang lantai harus bebas dari rintangan.
3. Meja dapat dengan mudah dilihat oleh pimpinan.
4. Perlengkapan kerja berada di dekat penggunanya.
5. Jumlah jalan atau koridor yang memadai dan luasnya juga memadai.
6. Pastikan semua meja mendapatkan penerangan yang cukup.
7. Mesin bersuara gaduh harus dipisahkan dari ruangan.
8. Tata ruang harus menyenangkan.
Faktor-faktor yang Harus Diperhatikan Dalam Penempatan Perabot

Dalam penempatan perabot kantor dalam ruangan kantor, ada lima faktor yang harus
diperhatikan :
1. Harus menghemat ruang lantai.
2. Harus fungsional hubungan dengan pekerjaan.
3. Tinggi meja dan kursi harus sesuai dengan pemakaiannya (ergonomic).
4. Perabot harus mudah untuk dipindah-pindahkan.
5. Biaya yang dikeluarkan harus relatif hemat.
E. Macam-macam Tata Ruang Kantor
Pada dasarnya dikenal ada 3 macam tata ruang kantor, yaitu:

1. Tata ruang kantor bersekat/berkamar (Cubicle Type Offices)
Adalah tata ruangan untuk bekerja yang dipisah dalam sekat-sekat, seperti yang
terlihat dalam gambar dibawah ini.
Gambar Cubicle Type Offices

Keuntungan tata ruang kantor bersekat/berkamar adalah:
 Konsentrasi kerja lebih terjamin.
 Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
 Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya
kewibawaan pejabat atau pimpinan.
 Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas
ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar:
 Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk
mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
 Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan
penerangan dan biaya peralatan lainnya.
 Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan
organisasi.
 Mempersulit pengawasan.
 Memerlukan ruangan yang luas.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang
bekerja bersama-sama di ruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
Gambar Open Plan Offices

Keuntungan tata ruang kantor terbuka:
 Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan
dekorasi.
 Luwes atau flexible apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan
biaya tinggi.
Kerugian tata ruang kantor terbuka:
 Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan penyeragaman kerja
dan pembagian peralatan kerja.
 Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan
kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dll.
 Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan, rendah rasa privasi.
 Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi.
 Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.
 Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
 Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan
peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
3. Tata Ruang Kantor berhias atau berpanorama/bertaman (lanscaped offices)

Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya.
Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan bener-benar
merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan
ruangan.
Gambar Lanscaped Offices

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:
 Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
 Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
 Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
 Produktifitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien
sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.
Kerugian tata ruang kantor berhias/berpanorama:
 Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
 Biaya pemeliharaan tinggi.
 Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
 Tata Ruang Kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor
berkamar, tata ruang terbuka dan tata ruang berhias.
F. Kondisi Lingkungan dan Fisik Tata Ruang Perkantoran

Menurut Steward and Stewart (1983: 53), Kondisi kerja adalah Kondisi kerja sebagai
serangkaian kondisi atau lingkungan kerja dari suatu perusahaan yang menjadi tempat
bekerja karyawan di dalam lingkungan tersebut. Yang dimaksud disini adalah kondisi
kerja yang baik, yaitu nyaman dan mendukung pekerjaan untuk dapat menjalankan
aktivitasnya dengan baik. Meliputi segala sesuatu yang ada di lingkungan karyawan yang
dapat mempengaruhi kinerja, serta keselamatan dan keamanan kerja, temperatur,
kelembaban, ventilasi, kebersihan dan lain-lain.
Jenis kondisi kerja

1. Kondisi fisik dari lingkungan kerja
Menurut Handoko (1995:84), lingkungan fisik kerja adalah semua keadaan yang
terdapat disekitar tempat kerja yang meliputi temperatur, kelembapan udara, sirkulasi
udara, pencahayaan, kebisingan, getaran-getaran mekanis,warna dan lain-lain yang
dalam hal ini bepengaruh terhadap hasil kerja manusia tersebut.
Lingkungan kerja karyawan harus sesuai dengan keinginan dan kebutuhan para
karyawan sehingga dapat melaksanakan tugas tanpa gangguan, termasuk dalam hal
lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran.

Yang termasuk lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran antara lain :
a. Tata Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai
dampak penting bagi karyawan yaitu dampak psikologisnya baik positif atau negatif pada
produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku dan ketenangan.
Faktor pemilihan warna, yaitu :
 Kombinasi warna
 Efek cahaya pada warna
 Nilai pemantulan warna
 Dampak dari warna
Prinsip dalam pemilihan warna perlu memperhatikan :
 Penutup lantai, contoh karpet
 Penutup dinding
 Warna furnitur
Dibawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat merangsang

dan mempengaruhi perasaan manusia :
Warna Sifat Pengaruh Untuk Ruangan
Dinamis,
Menimbulkan Pekerjaan sepintas lalu
1. Merah merangsang dan
semangat kerja (singkat)
panas
Keanggunan, Menimbulkan Gang-gang, jalan dan
2. Kuning
bebas dan hangat rasaa gembira lorong
Mengurangi
Tenang, tentram
3. Biru tekanan atau Berpikir dan konsentrasi
dan sejuk
tegangan
b. Sistem pencahayaan
Menurut McShane menyatakan bahwa 80 – 85 % informasi yang diterima karyawan
di kantor adalah mengguna indera penglihatan (mata), seperti membaca surat atau
memeriksa nota tagihan.

Empat jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, yaitu :
 Ambient lighting
Digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan
 Task lighting
Digunakan untuk menerangi area kerja seorang karyawan
 Accent lighting
Digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju
 Natural lighting
Cahaya yang berasal dari jendela, pintu kaca, dinding dan cahaya langit, namun
cahaya ini tidak selalu ada apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap.
Ada empat jenis penerangan yang dapat digunakan oleh perusahaan, yaitu :
 Direct
Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja.
 Semi direct
Dengan pencahayaan 60-90% cahaya diarahkan ke bawah dan sisanya diarahkan ke
atas, lalu dipantulkan kembali kebawah.
 Indirect
Dengan pencahayaan 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas, menyebar dan
memantul kebawah ke area kerja.
 Semi indirect
Dengan pencahayaan 60-90% ke atas kemudian di pantulkan kebawah dan sisanya ke
area kerja.
 General diffuse
Dengan pencahayaan 40-60% ke arah area kerja dan sisanya ke arah bawah.
c. Pengaturan Udara
Faktor lingkungan kantor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologia
karyawan adalah kondisi udara didalam kantor. Beberapa faktor udara yang perlu
diperhatikan adalah temperatur, kelembaban, ventilasi dan kebersihan udara.
d. Kontrol Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang
harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat kinerja karyawan yang diinginkan.
Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan pada ruang kantor,
yaitu :

 Konstruksi yang sesuai
 Menggunakan material peredam suara
 Alat peredam suara
 Masking
e. Musik
Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan
kepuasan kerja dan kinerja karyawan dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton
dalam melakukan pekerjaan kantor. Sebaiknya program pemutaran musik hanya
diberikan dalam jangka waktu 10-15 menit setiap jam.
2. Kondisi psikologis dari lingkungan kerja

Menurut Newstroom (1996:494) yaitu kondisi lingkungan kerja dapat mempengaruhi
kinerja yang meliputi perasaan yang bersifat pribadi atau kelompok, status dihubungkan
dengan sejumlah lokasi ruang kerja dan sejumlah pengawasan atau lingkungan kerja.
Tata ruang yang baik mendukung suatu metode untuk membenahi dan menyusun
alat-alat perkantoran dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk
memberikan sarana bagi karyawan. Tata ruang kantor merupakan suatu segi yang paling
dekat dengan pelaksanaan kerja karyawan sehari-hari. Dengan tata ruang yang baik akan
membantu mekanisme/arus pekerjaan berjalan lancar, ketentraman, kesenangan dan
kegairan kerja menjadi idaman setiap karyawan dan idaman itu bisa diperoleh jika
penyusunan tata ruang kantor itu baik (Didi Wahyu sudirman, 1981 : 59).
Adanya lingkungan kerja yang nyaman, khususnya tata ruang kantor yang baik
akan memberikan dorongan kepada karyawan untuk bekerja sungguh-sungguh sehingga
dapat meningkatkan kinerja karyawan untuk lebih berprestasi terhadap pencapaian
tujuan.

BAB X
KEPEMIMPINAN KANTOR
A. Pengertian Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi dan memotivasi

orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai tujuan bersama. Kepemimpinan meliputi
proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan kantor, memotivasi perilaku pengikut
untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya.
Sedangkan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk
mau melakukan apa yang diinginkan pihak lainnya. Berikut ini pengertian kepemimpinan
menurut para ahli:
 C.N.Cooley (1902) Pemimpin merupakan titik pusat dari suatu kecenderungan dan
pada kesempatan lain, semua gerakan sosial kalau diamati secara cermat akan
ditemukan kecenderungan yang memiliki titik pusat.
 G.U.Cleeton & C.W.Mason (1934) Kepemimpinan menunjukkan kemampuan
mempengaruhi orang-orang dan mencapai hasil melalui emosional bukan
penggunaan kekuasaan.
 P.Pigor (1935) Kepemimpinan suatu proses saling mendorong melalui keberhasilan
interaksi dari perbedaan-perbedaan individu,mengontrol daya manusia dengan
mengejar tujuan bersama.
 Ordway Tead dalam bukunya berjudul The Art of Leadership, 1935, kepemimpinan
adalah aktivitas mempengaruhi orang-orang agar mau bekerja sama untuk mencapai
beberapa tujuan yang mereka inginkan.
 Reuter dalam bukunya A Theory of Leadership Effectiveness, 1941, kepemimpinan
adalah kemampuan untuk menciptakan kegiatan kelompok mencapai tujuan
organisasi dengan efektivitas maksimum dan kerjasama dari tiap-tiap individu.
 G.L. Freeman & E.K. Taylor dalam bukunya A Scientific Approach to Executive
Selection, 1950 Kepemimpinan adalah kemampuan untuk menciptakan kegiatan
kelompok mencapai tujuan organisasi dengan efektivitas maksimum dan kerjasama
dari tiap-tiap individu.
 Ralp M. Stogdill dalam bukunya -Managing Individual and Group Behaviour in
Organizations, 1950, Kepemimpinan adalah suatu usaha untuk mengarahkan
perilaku orang lain guna mencapai tujuan khusus.

 Franklyn S. Haiman dalam bukunya Group Leadership and Demokratic Action, 1951,
Kepemimpinan adalah suatu usaha untuk mengarahkan perilaku orang lain guna
mencapai tujuan khusus.
 Dubin (1951), menyatakan kepemimpinan adalah menggunakan wewenang dan
membuat keputusan-keputusan.
 Hemphill (th 1954), mengartikan kepemimpinan adalah awal dari tindakan yang
mengakibatkan pola yang konsisten dari interaksi kelompok yang diarahkan
mencapai pemecahan masalah bersama.
 J.K Hemphill & Coons A. E. (1957), mendefinisikan kepemimpinan adalah perilaku
individu apabila dia mengarahkan kegiatan-kegiatan kelompok untuk mencapai tujuan
bersama.
 K.F. Janda (1960), mengartikan kepemimpinan adalah tipe khusus hubungan
kekuasaan yang ditandai oleh pandangan anggota kelompok bahwa anggota
kelompok yang lain memiliki hak untuk menentukan pola perilaku supaya
memperhatikan terlebih dahulu aktivitasnya sebagai anggota kelompok.
 James M. Black (1961), mengartikan kepemimpinan adalah kemampuan yang
sanggup meyakinkan orang lain supaya bekerja sama dibawah pimpinannya sebagai
suatu tim untuk mencapai tujuan tertentu.
 Muzaffir Sherif dalam bukunya Intergruoup Relations and Leadership, Approach and
Research in Industrial, Ethnic, Cultural, and Political Areas, 1962, dalam pandangan
pertimbangan ini, akan nampak bahwa kepemimpinan dapat didefinisikan terbaik
dalam hubungan dengan awal dan pemeliharaan struktur dalam harapan dan
interaksi.
 F.A. Nigro dalam bukunya Modern Public Administration, 1965, inti kepemimpinan
adalah mempengaruhi kegiatan orang-orang lain.
 John D. Pfiffner & Robert Presthus dalam bukunya Public Administration, 1967,
kepemimpinan adalah seni mengkoordinasi dan memotivasi individu-individu serta
kelompok-kelompok untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
 George R. Terry dalam bukunya, Principles of management, 1972, kepemimpinan
adalah hubungan yang ada dalam diri orang seorang atau pemimpin, mempengaruhi
orang-orang lain untuk bekerja sama secara sadar dalam hubungan tugas untuk
mencapai yang diinginkan pemimpin.
 Richard A. Johnson, Fremont E. Kast, dan James E. Rosenzweig dalam bukunya The
Theory and Management of System, McGraw-Hill Book Company, 1973,
kepemimpinan dapat diberikan definisi luas sebagai kemampuan mempengaruhi
perilaku orang lain
 Theo Haiman & Eilliam G. Scoot dalam bukunya Management in Modern
Organization, 1974, kepemimpinan adalah proses orang-orang diarahkan, dipimpin
dan dipengaruhi dalam pemilihan dan pencapaian tujuan.
 Robert M. Fulmer dalam bukunya The New Management, 1974, kepemimpinan
adalah kemampuan mengajak orang lain mencapai tujuan tertentu dan teknik untuk
mencapainya.
 Harold Koontz & Cyrill O‟Donnell dalam bukunya Principles Management, 1976,
kepemimpinan adalah seni membujuk bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan-
pekerjaan mereka dengan semangat keyakinan.
 Robert J. Thierauf, Robert C. Klekamp, dan Daniel W. Geeding dalam bukunya
Management Principles and Practices A Contingency and Questionnaire Approach,
1977, kepemimpinan, dapat diartikan sebagai cara membangkitkan semangat dan
mendorong bawahan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan.
 Stephen J Carrol & Henry L. Tosi dalam bukunya Organizational Behavior, 1977,
kepemimpinan adalah proses mempengaruhi orang-orang lain untuk melakukan apa
yang kamu ingkinkan dari mereka untuk mengerjakannya.
 Keith Davis dalam bukunya Human Behavior, 1977, kepemimpinan adalah
kemampuan mengajak orang lain untuk mencapai tujuan tertentu dengan penuh
semangat.
 Edwin P. Hollander dalam bukunya A. Practical Guide to Effective Relationship, 1978,
kepemimpinan adalah proses pengaruh antara pemimpin dan pengikut.
 Katz & Kahn R.L. (1978), mengartikan kepemimpinan adalah penambahan pengaruh
disamping pemenuhan mekanis dengan pengarahan rutin dari organisasi.
 Richard N. Osborn, James G. Hunt dan Lawrence R. Jauch dalam bukunya
Organization Theory An Integrated Approach ,1980, kepemimpinan sebagai cara
yang disitu seseorang mempunyai pengaruh.
Berdasarkan berbagai pengertian tentang kepemimpinan maka dalam hal ini dapat
diambil suatu kesimpulan pemimpin adalah pribadi yang memiliki kecakapan khusus,
dengan atau tanpa pengangkatan resmi dapat mempengaruhi individu dan kelompok
yang dipimpinnya untuk melakukan usaha bersama mengarah pada pencapaian sasaran-
sasaran atau tujuan tertentu.

B. Teori Kepemimpinan
Timbulnya Pemimpin menurut teori ada tiga yaitu:

 Teori Genetis, menurut teori ini bahwa timbulnya seorang pemimpin karena dilahirkan,
dia memiliki bakat yang memang dibawa sejak lahir atau karena keturunan.
 Teori Sosial, menurut pengamat teori ini bahwa timbulnya seorang pemimpin bukan
karena keturunan atau bakat melainkan karena terbentuk oleh lingkungan, hal ini bisa
terjadi karena pendidikan dan latihan serta pengalaman dan kesempatan yang
diberikan oleh lingkungan kepada pemimpin tersebut.
 Teori ekologi, berdasarkan pandangan para penganut teori ini bahwa seseorang
menjadi pemimpin selain karena faktor bakat juga karena faktor pengalaman atau
pembentukan. Jadi teori ini mengkombinasikan teori Genetis dengan teori Sosial.
Memahami teori-teori kepemimpinan sangat besar artinya untuk mengkaji sejauh

mana kepemimpinan dalam suatu organisasi telah dapat dilaksanakan secara efektif serta
menunjang kepada produktifitas organisasi secara keseluruhan. Seorang pemimpin harus
mengerti tentang teori kepemimpinan agar nantinya mempunyai referensi dalam
menjalankan sebuah organisasi. Beberapa teori tentang kepemimpinan antara lain :
a) The Great ManTheory
The Great Man Theory dikemukakan oleh Thomas Carlyle (1888), Herbert Spencer
(1896), disebut The Great Man Theory karena pada saat itu pemimpin dianggap
kualitas laki-laki. Kepemimpinan adalah kemampuan yang melekat, pemimpin besar
dilahirkan bukan dibentuk. Pemimpin besar muncul sebagai heroic, mitos dan
ditakdirkan karena diperluan.
b) Teori Kepemimpinan Sifat (Trait Theory)

Analisis ilmiah tentang kepemimpinan berangkat dari pemusatan perhatian
pemimpin itu sendiri. Teori sifat berkembang pertama kali di Yunani Kuno dan Romawi
yang beranggapan bahwa pemimpin itu dilahirkan, bukan diciptakan yang kemudian teori
ini dikenal dengan ”The Great Man Theory”. Dalam perkembanganya, teori ini mendapat
pengaruh dari aliran perilaku pemikir psikologi yang berpandangan bahwa sifat-sifat
kepemimpinan tidak seluruhnya dilahirkan akan tetapi juga dapat dicapai melalui
pendidikan dan pengalaman. Sifat-sifat itu antara lain : sifat fisik, mental, dan kepribadian.
Keith Devis merumuskan 4 sifat umum yang berpengaruh terhadap keberhasilan
kepemimpinan organisasi, antara lain :
1) Kecerdasan.Berdasarkan hasil penelitian, pemimpin yang mempunyai kecerdasan
yang tinggi di atas kecerdasan rata-rata dari pengikutnya akan mempunyai
kesempatan berhasil yang lebih tinggi pula. Karena pemimpin pada umumnya
memiliki tingkat kecerdasan yang lebih tinggi dibandingkan dengan pengikutnya.
2) Kedewasaan dan Keluasan Hubungan Sosial.Umumnya di dalam melakukan interaksi
sosial dengan lingkungan internal maupun eksternal, seorang pemimpin yang
berhasil mempunyai emosi yang matang dan stabil. Hal ini membuat pemimpin tidak
mudah panik dan goyah dalam mempertahankan pendirian yang diyakini
kebenarannya.
3) Motivasi Diri dan Dorongan Berprestasi. Seorang pemimpin yang berhasil umumnya
memiliki motivasi diri yang tinggi serta dorongan untuk berprestasi. Dorongan yang
kuatinikemudiantercermin pada kinerja yang optimal, efektif dan efisien.
4) Sikap Hubungan Kemanusiaan.Adanya pengakuan terhadap harga diri dan
kehormatan sehingga para pengikutnya mampu berpihak kepadanya.
c) Teori Kontingensi (Contingency Theory)

Teori kontingensi diperkenalkan oleh Joan Woodward dan Fiedler (1958),
menyatakan bahwa kepemimpinan dipengaruhi oleh variabel-variabel lingkungan yang
menentukan gaya kepmimpinan. Tidak ada gaya kepemimpinan terbaik untuk semua
situasi, dan keberhasilan pemimpin tergantung pada sejumlah variabel, termasuk gaya
kepemimpinan, kualias para pengikut, dan aspek lingkungan.
Ada dua hal yang diperhatikan oleh teori Kontingensi yaitu:
1. Sistem Motivasi
Berdasarkan sistem motivasional tersebut dapat ditentukan dua perilaku
kepemimpinan yaitu:
a. Perilaku pemimpin yang task motivated dan

b. Pemimpin yang relationship motivated.
2. Variabel-Variabel Situasional
Fidler mengidentifikasikan tiga macam elemen dalam situasi kerja yang dapat
membantu menentukan perilaku kepemimpinan yang efektif.
1. Model Fiedler
Menurut penelitian Fiedler di dalam situasi kerja ada tiga macam elemen penting yang
akan menentukan gaya atau perilaku kepemimpinan efektif
a. Hubungan antara pemimpin dengan bawahan (leader-member relations).
Maksudnya bagaimana tingkat kualitas hubungan yang terjadi antara atasan
dengan bawahan. sikap bawahan terhadap kepribadian, watak dan kecakapan

atasan. Semakin baik hubungan dengan bawahan, semakin mudah pemimpin
melaksanakan tugasnya tetapi harus mengendalikan kekuasaan formalnya.
b. Struktur tugas (task structure). Maksudnya di dalam situasi kerja apakah
tugas-tugas telah disusun ke dalam suatu pola-pola yang jelas atau sebaliknya.
c. Kewibawaan kedudukan pemimpin (leader’s position power). Bagaimana
kewibawaan formal pemimpin dilaksanakan terhadap bawahan. Semakin tinggi
kewibawaan posisi pemimpin, semakin besar pula daya pengaruh yang
dimilikinya.
d) Teori Kepemimpinan Perilaku dan Situasi (Situastional Theory)

Teoris ini diperkenalkan oleh Hersey and Blanchard (1977) Berdasarkan penelitian,
perilaku seorang pemimpin yang mendasarkan teori ini memiliki kecendrungan kearah 2
hal, yaitu:
1) Pertama yang disebut dengan Konsiderasi yaitu kecenderungan seorang pemimpin
yang menggambarkan hubungan akrab dengan bawahan. Contoh gejala yang ada
dalam hal ini seperti : membela bawahan, memberi masukan kepada bawahan dan
bersedia berkonsultasi dengan bawahan.
2) Kedua disebut Struktur Inisiasi yaitu Kecendrungan seorang pemimpin yang
memberikan batasan kepada bawahan. Contoh yang dapat dilihat , bawahan
mendapat instruksi dalam pelaksanaan tugas, kapan, bagaimana pekerjaan dilakukan,
dan hasil yang akan dicapai.
Jadi, berdasarkan teori ini, seorang pemimpin yang baik adalah bagaimana seorang
pemimpin yang memiliki perhatian yang tinggi kepada bawahan dan terhadap hasil yang
tinggi pula, pemimpin harus memilih tindakan yang terbaik berdasarkan situasi yang
sedang dihadapi.
e) Teori Behaviorisme (Behavioral Theory)

Skinner (1967) dan Bandura (1982) sesuai prinsip behaviorisme seorang pemimpin
besar dapat dibentuk, tidak selalu karena dilahirkan atau dimitoskan. Kepemimpinan
tergantung pada tindakan, bukan pada kualitas mental atau kondisi internal, setiap orang
dapat memiliki jiwa kepemimpinan melalui cara pembelajaran, observasi dan karena
pengalaman.

f) Teori Partisipasi (Participative Theory)
Robert House (1996) gaya kepemimpinan yang ideal adalah mendorong partisipasi
dan kontribusi anggota kelompok. Anggota kelompok merasa lebih memiliki dan
berkomitmen pada proses pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.
Untuk memotivasi partisipasi, pemimpin harus terbuka pada masukan anggota
kelompok.
g) Teori Transaksional (Transactional Theory)

Max Weber (1971) teori transaksional atau teori manajemen berfokus pada peran
pengawasan kinerja, organisasi dan kelompok karyawan. Teori ini berdasar pada sistem
reward and punishmen, dimana karyawan dihargai apabila sukes dan ditegur atau
dihukum apabila melanggar aturan yang disepakati.
Kepemimpinan transaksional berusaha untuk menjaga stabilitas dalam sebuah
organisasi melalui pertukaran ekonomi dan sosial yang rutin guna mencapai tujuan
spesifik untuk kedua pemimpin dan pengikut mereka. Menurut Burns (1978) pada
kepemimpinan transaksional, hubungan antara pemimpin dengan bawahan didasarkan
pada serangkaian aktivitas tawar menawar antar keduanya. Karakteristik kepemimpinan
transaksional adalah contingent reward dan management by-exception.
Menurut Bycio dkk (1995) kepemimpinan transaksional adalah gaya di mana
seorang pemimpin memfokuskan perhatiannya pada transaksi interpersonal antara
pemimpin dengan karyawan yang melibatkan hubungan pertukaran. Pertukaran tersebut
didasarkan pada kesepakatan mengenai klasifikasi sasaran, standar kerja, penugasan
kerja, dan penghargaan.
h) Teori Transformasional (Transformational Theory)

James Macgregor Burns (1978, Bernard Bass (1981) adalah tokoh-tokoh yang
mengusung teori kepemimpinan transformasional. Kepemimpinan transformasional
adalah pendekatan kepemimpinan dengan melakukan usaha mengubah kesadaran,
membangkitkan semangat dan mengilhami bawahan atau anggota organisasi untuk
mengeluarkan usaha ekstra dalam mencapai tujuan organisasi, tanpa merasa ditekan
atau tertekan. Teori transformasional atau teori relationship berfokus pada pola hubungan
antara pemimpin dan pengikutnya. Pemimpin memotivasi dan menginspirasi orang agar
melihat kepentingan tugas. Pemimpin mempehatkan potensi orang dan memiliki standar
etika dan moralitas kepemimpinan yang tinggi.

Bass menegaskan bahwa kepemimpinan transformasional akan tampak apabila
seorang pemimpin itu mempunyai kemampuan untuk:
1. Menstimulasi semangat para kolega dan pengikutnya untuk melihat pekerjaan mereka
dari beberapa perspektif baru.
2. Menurunkan visi dan misi kepada tim dan organisasinya.
3. Mengembangkan kolega dan pengikutnya pada tingkat kemampuan dan potensial
yang lebih tinggi.
Memotivasi kolega dan pengikutnya untuk melihat pada kepentingannya masing-
masing, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan organisasinya.
Perbedaan Antara Kepemimpinan Transformasional dan Transaksional
Kepemimpinan transaksional cenderung sementara, dalam hal ini bahwa begitu

transaksi selesai, hubungan antara para pihak dapat akhir atau didefinisikan ulang.
Kepemimpinan transformasional lebih abadi, terutama ketika proses perubahan dirancang
dengan baik dan diimplementasikan. Pemimpin transaksional mempromosikan stabilitas,
sedangkan pemimpin transformasional menciptakan perubahan yang signifikan di kedua
pengikut dan organisasi. Kepemimpinan transformasional mengilhami pengikutnya untuk
melampaui diri sendiri dan kepentingan mereka-demi kebaikan kelompok. Kepemimpinan
transaksional berusaha untuk memenuhi kebutuhan individu pengikut sebagai hadiah
untuk menyelesaikan transaksi tertentu.
Proses kepemimpinan transaksional melibatkan pertukaran manfaat dinilai
berdasarkan nilai yang hadir dan motivasi dari kedua pemimpin dan pengikut. Karena itu
berkisar pada pertukaran pemimpin-pengikut (LMX), di mana pemimpin imbalan pengikut
untuk perilaku spesifik dan kinerja yang memenuhi dengan harapan pemimpin dan
menghukum atau mengkritik perilaku atau kinerja yang tidak memenuhi harapan.
pertukaran tersebut melayani kepentingan-diri pengikut, sementara kepemimpinan
transformasional menginspirasi pengikut untuk melampaui kepentingan diri sendiri dan
bertindak demi kebaikan organisasi. Kepemimpinan transformasional memotivasi
pengikutnya dengan menarik bagi cita-cita tinggi dan nilai-nilai moral.
Kepemimpinan transformasional berfungsi untuk mengubah status quo dengan
mengartikulasikan untuk pengikut masalah pada sistem saat ini dan visi menarik tentang
apa sebuah organisasi baru bisa. Sementara pemimpin transaksional masuk ke dalam
pengaturan kontrak khusus dengan pengikutnya. Dalam pertukaran untuk memenuhi
tujuan tertentu atau melakukan tugas tertentu, pemimpin memberikan manfaat yang
memuaskan kebutuhan pengikut dan keinginannya.
Mengelola pengetahuan secara efektif dapat memberikan perusahaan dengan
keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Proses mengelola pengetahuan melibatkan
tiga proses menciptakan, berbagi, dan pemanfaatan pengetahuan. Pemimpin memainkan
peran penting dalam setiap proses. Sebuah studi konstruksi ini menyimpulkan bahwa
kepemimpinan transformasional mungkin lebih efektif dalam menciptakan dan berbagi
pengetahuan di tingkat individu dan kelompok, sementara kepemimpinan transaksional
lebih efektif pada pemanfaatan pengetahuan di tingkat organisasi. Penelitian meneliti
sejauh mana nilai-nilai budaya dan norma mempengaruhi penerimaan pengikut dengan
gaya kepemimpinan yang berbeda menemukan bahwa pemimpin transformasional
menginspirasi dengan menekankan pentingnya nilai-nilai kelompok dan berfokus pada
kepentingan kolektif, sementara pemimpin transaksional cenderung lebih berfokus pada
peran mendefinisikan dan persyaratan tugas dan menawarkan penghargaan yang
tergantung pada pemenuhan tugas. Hal ini menjelaskan mengapa kepemimpinan
transaksional juga disebut kepemimpinan penghargaan sebagai kontingen.
C. Fungsi Kepemimpinan
Fungsi kepemimpinan berhubungan dengan situasi sosial dalam kehidupan
kelompok/organisasi dimana fungsi kepemimpinan harus diwujudkan dalam interaksi
antar individu. Menurut Rivai (2005:53) secara operasional fungsi pokok kepemimpinan
dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Fungsi Instruktif
Fungsi ini bersifat komunikasi satu arah. Pemimpin sebagai komunikator merupakan
pihak yang menentukan apa, bagaimana, bilamana, dan dimana perintah
itudikerjakan agar keputusan dapat dilaksanakan secara efektif. Kepemimpinan yang
efektif memerlukan kemampuan untuk menggerakkan dan memotivasi orang lain
agar mau melaksanakan perintah.
2. Fungsi Konsultatif
Fungsi ini bersifat komunikasi dua arah. Pada tahap pertama dalam usaha
menetapkan keputusan, pemimpin kerapkali memerlukan bahan pertimbangan yang
mengharuskannya berkonsultasi dengan orang-orang yang dipimpinnya yang dinilai
mempunyai berbagai bahan informasi yang diperlukan dalam menetapkan
keputusan. Tahap berikutnya konsultasi dari pimpinan pada orang-orang yang
dipimpin dapat dilakukan setelah keputusan ditetapkan dan sedang dalam
pelaksanaan.

Konsultasi itu dimaksudkan untuk memperoleh masukan berupa umpan balik
(feedback) untuk memperbaiki dan menyempurnakan keputusan-keputusan
yangtelah ditetapkan dan dilaksanakan. Dengan menjalankan fungsi konsultatif dapat
diharapkan keputusan-keputusan pimpinan, akan mendapat dukungan dan lebih
mudah menginstruksikannya sehingga kepemimpinan berlangsung efektif.
3. Fungsi Partisipasi
Dalam menjalankan fungsi ini pemimpin berusaha mengaktifkan orang-orang yang
dipimpinnya, baik dalam keikutsertaan mengambil keputusan maupun dalam
melaksanakannya. Partisipasi tidak berarti bebas berbuat semaunya, tetapi dilakukan
secara terkendali dan terarah berupa kerjasama dengan tidak mencampuri atau
mengambil tugas pokok orang lain. Keikutsertaan pemimpin harus tetap dalam fungsi
sebagai pemimpin dan bukan pelaksana.
4. Fungsi Delegasi
Fungsi ini dilaksanakan dengan memberikan pelimpahan wewenang membuat atau
menetapkan keputusan, baik melalui persetujuan maupun tanpa persetujuan dari
pimpinan. Fungsi delegasi pada dasarnya berarti kepercayaan. Orang-orang
penerima delegasi itu harus diyakini merupakan pembantu pemimpin yang memiliki
kesamaan prinsip, persepsi dan aspirasi.
5. Fungsi Pengendalian
Fungsi pengendalian bermaksud bahwa kepemimpinan yang sukses/efektif mampu
mengatur aktivitas anggotanya secara terarah dan dalam koordinasi yang efektif,
sehingga memungkinkan tercapainya tujuan bersama secara maksimal. Fungsi
pengendalian ini dapat diwujudkan melalui kegiatan bimbingan, pengarahan,
koordinasi, dan pengawasan.
D. Gaya Kepemimpinan
Gaya kepemimpinan merupakan perilaku yang digunakan seseorang pada saat

orang tersebut mencoba mempengaruhi orang lain seperti yang ia lihat. Kebanyakan
orang menganggap gaya kepemimpinan merupakan tipe kepemimpinan. Hal ini antara
lain dinyatakan oleh Siagian (2003:14) bahwa gaya kepemimpinan seseorang adalah
identik dengan tipe kepemimpinan orang yang bersangkutan.
Gaya kepemimpinan seorang pemimpin itu mempunyai sifat, kebiasaan,
tempramen, watak, dan kepribadian tersendiri yang unik dan khas, hingga tingkah laku
dan gaya yang membedakan dirinya dengan orang lain. Menurut Rivai (2002:122) ada
tiga macam gaya kepemimpinan yang mempengaruhi bawahan agar sasaran organisasi
tercapai, yaitu :
1. Tipe Otokratik
Untuk melihat dan membahas tipe ini maka pembahasan kita lihat dari indikator-indikator
tipe kepemimpinan.
a. Persepsi
 Tujuan organisasi dianggap identik dengan tujuan pribadi.
 Egoisme sangat besar yang mendorong memutar balikan fakta sehingga sesuai
dengan apa yang secara subjektif diinterprestasikan sebagai kenyataan.
 Bawahan bukan dianggap sebagai mitra kerja tetapi hanya sebagai alat dalam proses
produksi.
b. Nilai
Menganut nilai organisasional/political value dengan pembenaran segala cara untuk
memenuhi tujuan.
c. Sikap
Sikap yang menonjolkan keakuannya seperti mengutamakan orientasi terhadap
pelaksanaan dan penyelesaian tugas tanpa mengkaitkan pelaksanaan tugas dengan
kepentingan dan kebutuhan bawahan.
d. Perilaku
Perilaku yang paling menonjol adalah orientasi kepada tugas karena baginya tujuan
organisasi sama dengan tujuan pribadi.
Tidak mau menerima saran dan kritik dari bawahannya. Lebih menonjolkan
kekuasaan formal.
e. Gaya
Perilaku yang ditonjolkan oleh pemimpin tipe ini adalah:
 Bawahan harus benar-benar taat secara total.
 Disiplin kaku.
 Nada keras dalam memberi perintah.
 Pendekatan punitif jika ada kesalahan bawahan.
2. Tipe Paternalistik.
Dilihat dari indikator-indikator kepemimpinan maka:
a. Persepsi
 Organisasi merupakan keluarga besar
 Pemimpin adalah seorang bapak
 Bawahan dianggap belum dewasa.

b. Nilai
Political Value dengan kebersamaan artinya tidak membedakan bawahan,
perlakuan pemimpin pada bawahan adalah sama.
c. Sikap
 Responsif
 Hubungan atasan dan bawahan bersifat internal
d. Perilaku
 Pemusatan dalam mengambil keputusan
 Terlalu melindungi bawahannya.
e. Gaya
 Sebagai pelindung
 Sebagai guru
 Sebagai bapak
Tipe paternalistik ini berkembang pada masyarakat tradisional. Disebabkan oleh

faktor-faktor:
 Kuatnya ikatan primordial.
 Masih dimungkinkan dengan hubungan pribadi yang erat antara anggota masyarakat.
 Kehidupan yang komunalistik
3. Tipe Laissez Faire

Untuk melihat bagaimana tipe kepemimpinan ini maka dapat kita lihat berdasarkan
indikator-indikator sebagai berikut.
a. Persepsi
 Organisasi adalah kumpulan orang yang siap kerja.
 Pemimpin bertindak sebagai polisi lalu lintas
 Bawahan sebagai orang yang dewasa.
b. Nilai
Political value dengan kepercayaan karena falsafah yang dianut bahwa manusia
pada dasarnya adalah memiliki rasa solidaritas dalam kehidupan bersama, mempunyai
kesetiaan kepada sesama dan organisasi patuh pada aturan yang ada.
c. Sikap
Sikap yang dimiliki adalah permisif yang berarti bahwa setiap anggota organisasi
boleh saja bertindak sesuai dengan keyakinannya asalkan kepentingan bersama tetap
terjaga dan tujuan organisasi dapat dicapai.

d. Perilaku
Cenderung mengarah kepada tindak tanduk yang memperlakukan bawahan
sebagai rekan kerja.
e. Gaya
 Pendelegasian wewenang secara eksternal.
 Pengembangan berpikir dan bertindak motivatif serta kreatif diserahkan kepada
anggota organisasi.
 Intervensi pimpinan sangat minim.
 Pengambilan keputusan diserahkan pimpinan lebih rendah bahkan kepada petugas
operasional.
4. Tipe Demokratik
Tipe ini dianggap sebagai tipe kepemimpinan yang ideal. Pandangan ini dapat dilihat dari
indikator-indikator tipe kepemimpinan di bawah ini.
a. Persepsi
 Bahwa organisasi sebagai totalitas
 Pemimpin berperan sebagai Koordinator dan Integrator.
 Bawahan sebagai makhluk yang unik.
b. Nilai
Political value yang manusiawi yang menjunjung harkat dan martabat manusia.
c. Sikap
Adalah pendekatan yang bersifat korektif dan edukatif bagi bawahan yang
melanggar/melakukan kesalahan.
d. Perilaku
 Selalu melibatkan bawahan dalam pengambilan keputusan.
 Terbuka dalam menerima kritik dari bawahan.
 Selalu tanggap untuk memberi pengalaman kepada bawahan.
e. Gaya
 Pendelegasian wewenang yang praktis dan realistik tanpa kehilangan kendali
organisasional.
 Kesungguhan dalam memperlakukan bawahan sebagai manusia.

E. Jenis-jenis pemimpin
Secara umum jenis-jenis pemimpin dikelompokkan menjadi dua kelompok yaitu
pemimpin formal dan pemimpin non formal.
Pemimpin Formal, adalah pemimpin yang diangkat dengan keputusan sesuai
dengan peraturan yang berlaku dalam suatu jabatan organisasi formal dengan suatu
sistem hirarki yang ketat. Ada tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
Pemimpin Non Formal, adalah pemimpin yang diakui keberadaannya tidak
berdasarkan pada pengangkatan formal, tetapi mempunyai pengaruh terhadap perilaku
perorangan maupun kelompok orang yang dipimpinnya
F. Kekuatan/Power
1. Pendahuluan
Kepemimpinan merupakan suatu proses mempengaruhi orang lain, sedangkan
kekuatan merupakan alat yang digunakan sang pemimpin untuk mendapatkan
kepatuhan dari para bawahan/pengikutnya. Seorang pemimpin tidak dengan
sendirinya dapat mempengaruhi orang lain, ia harus menggunakan kekuatan agar
berhasil dalam upaya mempengaruhi orang lain.
2. Dasar-Dasar Kekuatan (Bases of Power)
Menurut Hersey dan Goldsmith (1979) ada 7 (tujuh) dasar kekuatan yang dapat
mempengaruhi orang lain, yaitu:
Coercive Power
Merupakan kekuatan yang diperoleh dengan menciptakan rasa takut dalam diri
bawahan.
Connection Power
Merupakan kekuatan yang diperoleh karena pemimpin memiliki koneksi atau hubungan
dengan orang-orang penting dan berpengaruh di dalam maupun di luar organisasi.
Reward Power
Merupakan kekuatan yang diperoleh karena kemampuan pemimpin memberikan
imbalan (reward) bagi orang lain.
Legitimate Power
Merupakan kekutan yang diperoleh karena posisi atau jabatan.
Referent Power
Merupakan kekuatan yang diperoleh karena pemimpin memiliki beberapa ciri
kepribadian.

Information Power
Merupakan kekuatan yang diperoleh karena atasan memiliki cara untuk mendapatkan
informasi yang berguna bagi orang lain.
Expert Power
Merupakan kekuatan yang diperoleh karena pemimpin memiliki keahlian, baik berupa
keterampilan maupun pengetahuan.
Kekuatan mana yang paling efektif dalam memimpin?, hal ini sangat ditentukan oleh
variabel situasional. Dengan kata lain, para pemimpin dapat menggunakan berbagai
kekuatan bergantung pada situasi yang dihadapi.
G. Perbedaan Pemimpin dengan Manajer
Manager Leadership
Building and maintaining an organizational Building and maintaining an organizational
structure (membangun dan culture (membangun dan mengembangkan
mengembangkan struktur organisasi) kultur organisasi)
Path- following (merujuk pada alur Path- finding (merujuk pada alur penemuan)
kepengikutan)
Doing thing right (mengerjakan sesuatu Doing the right thing (mengerjakan sesuatu
yang benar) dengan benar)
The manager maintains, relies and control The leader develops, inspires trust
(mengedepankan pemeliharaan dan (mengembangkan dan menginspirasi
pengendalian) kepercayaan)
A preoccupation with the here-and-now of Focused on the creation of a vision about a
goal attainment (beranjak dengan “disini dan desired future state (berfokus pada upaya
sekarang” dari pencapaian tujuan) mengkreasi tentang masa depan yang
diinginkan)
Managers maintain a low level of emotional Leaders have empathy with other people and
involvement (memelihara level rendah give attention to what event and action means
keterlibatan emosional) (mempunyai empati terhadap orang lain dan
memberi perhatian pada setiap peristiwa dan
makna tindakan)
Designing and carry out plant, getting things Establishing a mission, giving a sense of
done, working effectively with people direction (memantapkan misi dan
(mendesain dan membawa rencana, membangkitkan rasa untuk mencapai arah
mendorong tindakan, dan bekerja efektif tertentu)
dengan orang)
Being taught by the organization Learning from the organization (belajar dari
(mengembangkan pikiran dari organisasi) organisasi)
Sumber: Stoner, Freeman, Gilbert dalam Danim (2008: 4-5)

Tabel Perbedaan Tugas Manajer dan Pimpinan
Fungsi Manajemen Manager Pimpinan
 Perencanaan  Merencanakan  Mengembangkan

 Membuat anggaran biaya strategi
 Menetapkan target  Mengembangkan arahan
 Menetapkan langkah-  Menciptakan Visi dan
langkah teknis misi
 Mengalokasikan sumber
daya
 Pengorganisasian  Membuat struktur  Mengajak orang-orang

 Membuat deskripsi untuk melaksanakan
pekerjaan strategi
 Melakukan staffing  Menjalin komunikasi
 Mendelegasikan tugas  Menjalin jaringan
 Memberikan training kerjasama
 Pengarahan  Mengatasi masalah  Memberdayakan SDM

 Melakukan negoisasi  Memberikan motivasi
 Melakukan konsensus
 Pengawasan  Menerapkan sistem  Memberikan Motivasi

pengendalian dari  Memberikan inspirasi
perusahaan
 Menilai kerja

BAB XI
EFISIENSI SISTEM KERJA
A. Asas – Asas Efisiensi Dalam Pekerjaan Perkantoran
Penataan terhadap sistem kerja harus selalu berkiblat pada efisiensi. Efisiensi
sangat perlu untuk dijadikan satu – satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan
pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan. Efisiensi adalah suatu asas dasar
tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini
dapat dilihat dari 2 segi yaitu :
a) Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan
usaha yang sekecil – kecilnya. Pengertian “usaha” dapat dikembalikan pada 5 unsur yang
dapat juga disebut sumber– sumber kerja yakni : pikiran, tenaga, ruang dan benda
(termasuk uang).
Usaha Biasa A
Usaha Lebih Kecil B

Hasil Tertentu
Usaha Terkecil C
Usaha huruf C adalah yang efisien karena memberikan perbandingan yang terbaik, dilihat
dari sudut usaha, yaitu paling sedikit mengeluarkan 5 sumber kerja untuk mencapai hasil
tertentu yang diharapkan.
b) Segi Hasil
Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil
yang sebanyak banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil
itu. A Hasil Biasa
Usaha Tertentu B Hasil Lebih Besar
C
Hasil Terbesar

Hasil huruf C adalah yang efisien karena menunjukkan perbandingan yang terbaik
ditinjau dari sudut hasil, yaitu memberikan hasil yang paling besar mengenai jumlah atau
mutunya.
Jika dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut, maka suatu cara bekerja yang
efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai
merupakan :
 Cara yang paling mudah (tidak sulit akibat memakai banyak pikiran)
 Cara yang paling ringan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga
jasmani manusia)
 Cara yang paling cepat (tidak lama dikarena memakan banyak waktu)
 Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan menghamburkan ruang kerja)
 Cara yang paling murah (tidak mahal akibat terlampau boros penggunaan bendanya)
Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara – caranya biasanya dapat
disimpulkan sesuatu asas yang menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan- tindakan.
Demikian pula dalam sistem perkantoran, ada 5 asas – asas efisiensi bagi tata usaha
yaitu : perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan dan penggabungan.
Asas Perencanaan
Merencanakan berarti menggambarkan di muka mengenai tindakan-tindakan yang
akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Perwujudan asas ini dalam
bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikut:
a. Pedoman tentang maksud warkat
Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan
kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat dalam
bidang penerangan, hukum, administrasi, keilmuan atau dokumentasi. Bila tidak bisa
dijawab untuk apa suatu warkat dibuat, maka warkat itu sesungguhnya tidak perlu
diciptakan.
b. Pedoman tentang penetapan prosedur
Lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur berbagai
ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu
direncakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaaan yang berjalinan
dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam suatu organisasi hendaknya
dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual).

c. Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha
Setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan prosedur
ketatausahaan yang telah ditetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya terlebih
dahulu, barulah kemudian menyusun prosedur pekerjaan disekitar atau mengikuti
mesin itu.
d. Pedoman tentang perencanaan formulir
Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan, atau
menyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat mengenai
bentuknya, macam, dan bahannya. Selanjutnya penciptaan formulir itu harus
dikendalikan secara terpusat agar terhindar penyakit “formitis” (lahirnya formulir baru
terus-menerus sambil dipertahankannya formulir-formulir lama sehingga macamnya
sangat banyak). Formulir baru pada dasarnya juga mengubah prosedur ketatausahaan
yang telah berjalan.
Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suautu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang
sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:
a) Pedoman tentang tatacara
Tatacara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih yang benar-benar menghemat
sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang termudah (menghemat pikiran), yang
teringan (menghemat gerak dan tenaga), yang tercepat (menghemat waktu), yang
terdekat (menghemat jarak atau ruang kerja), dan yang termurah (menghemat benda).
b) Pedoman tentang perlengkapan tatausaha
Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor
sejauh mungkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan,
pengurusan, dan perawatannya.
c) Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha
Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan
dipusatkan pada suatu bagian tatusaha yang melayani semua satuan operatif, dan
rancangan formulir. Selanjutnya kerja-kerja perkantoran lainnya yang agak khusus
dapat dilakukan dalam masing-masing satuan operatif yang berhubungan dengan
suatu pekerjaan induk atau menyusun laporan dari suatu tugas.

Asas Penghematan
Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga
biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat dilaksanakan dalam
pedoman-pedoman yang berikut:
a) Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan
Dalam menetapkan suatu prosedur ketatausahaan atau merancang sebuah formulir,
hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan
kemanfaatan yang mungkin diterima. Biaya tata usaha harus sepadan dengan
kegunaannya. Misalnya apabila dengan sehelai kertas biasa dapat dicatat keterangan
yang sama mudahnya atau manfaatnya seperti memakai suatu formulir, maka fomulir
tercetak yang jelas biayanya lebih mahal itu tidak perlu dibuat.
b) Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat
Dalam memperbanyak warkat (berbagai manual dan naskah-naskah lainnya yang
tebal) hendaknya senantiasa dihitung secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak
berlebihan sehingga menghamburkan material atau warkat itu bertahun-tahun di kantor
karena tidak habis.
c) Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha
Pemakaian mesin-mesin tata usaha hendaknya dilakukan setelah mempertimbangkan
prosedur ketatausahaan yang ditetapkan dan faktor biaya. Harga sesuatu mesin baru
perlu diperbandingkan dengan kemungkinan jasa yang dapat diberikannya dan harga
mesin lain yang sejenis. Yang harus diutamakan ialah kemanfaatan riil suatu mesin
dan kewaspadaan terhadap penghematan semu (mesin yang tampaknya lebih murah
tapi mutunya rendah sekali).
Asas Penghapusan
Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam
pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan
dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam
pedoman-pedoman yang berikut:
a) Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan
Dalam pelaksanan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian
tubuh lainnya oleh para pegawai. Gerak-gerak yang berlebihan atau langkah-langkah
pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu
hendaknya ditiadakan.

Misalnya saja tanda kurung pada nama penandatanganan surat atau garis bawah
pada nama kota dari alamat surat disampul sesungguhnya dapat dihapuskan tanpa
mengurangi maksud surat itu. Prof. Ralph Barnes (Motion and Time Study, 1958)
menaksir bahwa 25%-50% pekerjaan jasmani di toko, kantor, pabrik, dan rumah
adalah tidak perlu; pekerjaan termaksud dapat dilakukan dengan cara yang
mengeluarkan tenaga yang lebih kecil tetapi memberian hasil yang sama.
b) Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-tembusan atau Warkat-warkat
Lainnya
Dalam pelaksanaanna tatausaha tembusan-tembusan surat kepada instansi-instansi
yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan hendaknya ditiadakan.
Demikian pula, penyalinan atau penyetensilan sesuatu warkat sebaiknya tidak
dilakukan apabila dokumen itu dapat dipakai secara bergilir.
Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai
persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah
sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini
adalah sebagai berikut:
a) Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan
Kekembaran kerja dalam tatausaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak
mungkin menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis. Misalnya
dalam pembuatan macam-macam formulir, penstensilan sekaligus 2 model atau lebih
pada helai sit akan menghemat tenaga dan waktu.
b) Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna
Dalam pengadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang
serbaguna atau setidak-tidaknya yang merupakan penggabungan antara 2 satuan
yang lebih sederhana. Ini misalnya ialah potlot merah-biru, karet pengapus
kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk macam-macam cara
berhitung.

B. Penerapan Efisiensi Perkantoran
Tujuan Efisiensi
Seberapa besar beban kerja relatif dari seorang pegawai atau karyawan, unit kerja
dan organisasi atau perusahaan dapat menjadi dasar rekomendasi untuk:
1) Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai atau Karyawan (SDM): sebagai dasar
untuk menambah atau mengurangi jumlah pegawai atau karyawan pada suatu
jabatan atau unit kerja.
2) Menyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan: menambah atau mengurangi tugas
atau aktivitas-aktivitas dari suatu jabatan sehingga mencapai rentang beban kerja
standar (optimum).
3) Menyempurnakan (Redesign) Struktur Organisasi: menggabung 2 jabatan atau
lebih menjadi 1 jabatan; memisahkan (spliting) 1 jabatan menjadi 2 atau lebih
jabatan; atau menciptakan suatu jabatan baru.
4) Menyempurnakan (Redesign) Standard Operating Procedure (SOP):
menyempurnakan SOP karena adanya redesign tugas/aktivitas jabatan dan/atau
penyempurnaan struktur organisasi.
5) Menentukan Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas: diperoleh
standar waktu dari setiap tugas dan aktivitas sesuai standar normal di
organisasi/perusahaan kita sendiri.
6) Menentukan Kebutuhan Pelatihan (Training Needs) Pegawai atau Karyawan:
yang diidentifikasi dari Waktu Normal (Normal Time) individu pegawai atau karyawan
yang lebih besar (lama) dibandingkan Waktu Standar (Standard Time) pada suatu
tugas atau aktivitas tertentu.
Dengan mengimplementasikan kegunaan hasil analisis beban kerja maka

diharapkan organisasi atau perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang
lebih baik atau tinggi dari para pegawai atau karyawan, yang pada gilirannya diharapkan
akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas organisasi atau perusahaan.
Berdasarkan asas dan pedoman-pedoman efisiensi tatausaha di atas, dapat
diperinci lebih lanjut cara-cara bekerja yang efisien di bidang tatausaha yang perlu
dilaksanakan dalam setiap kantor modern. Sejalan dengan adanya 5 unsur usaha atau
sumber kerja, maka pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan ini
digolong-golongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja itu:
a. Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah
b. Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan
c. Waktu - untuk mencapai cara yang tercepat
d. Ruang - untuk mencapai cara yang terdekat
e. Benda - untuk mencapai cara yang termurah
Pemakaian Pikiran
1) Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi
pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan
tenaga jasmani saja.
Contoh:
Untuk pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti misalnya upah
buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya disiapkan tabel-tabel
jumlah atau perkalian sehingga tinggal membacanya dan tidak usah setiap kali
menghitung. Ini akan menghemat pikiran dan mengurangi kemungkinan membuat
kesalahan di sampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
2) Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang
memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu.
Contoh:
Dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan
bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata. Dalam menyalin naskah
dengan mesin tik, hendaknya dletakkan mistar dibawah garis-garis kalimat sehingga
memudahkan pembacaan dan tidak kehilangan jejak pada naskah itu.
3) Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-
dapatnya langkah-langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu
untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.
Contoh:
Dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut itu ditulis dulu
semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan. Dalam
membuat suatu formuir pada sit stensil, kolom-kolom mendatar dan tegak dari formulir
itu dapat digaris lebih dulu dengan mistar di atas meja sebelum sit dipasang pada
mesin tik untuk dibubuhi kata-katanya. Demikian pula label-label menegnai berbagai
keterangan dapat disiapkan lebih dulu sehingga kelak tinggal menempelkan secara
secara gampang.
4) Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan
pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Bila
pekerjaan-pekerjan ini akan diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara
terpisah-pisah sehingga mempermudah penyelesainnya.

Contoh:
Surat-surat yang akan diajukan kepada pimpinan instansi perlu dipisahkan dalam
beberapa berkas yang ditandai misalnya. “Untuk dibaca” (berisi umpamanya surat-
surat tembusan yang hanya perlu diketahui oleh pimpinan), “Untuk dijawab”,
“Memerlukan tindakan-tindakan” atau “Surat-surat untuk ditandatangani”. Selanjutya
bila perlu sesuai dengan pentingnya, surat-surat dapat diajukan dalam 2 macam
berkas, misalnya berkas warna biru untuk surat-surat biasa dan berkas warna merah
untuk surat-surat yang harus segera mendapat perhatian dari pimpinan
5) Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau
banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun
melaksanakannya.
Contoh:
Surat-surat hendaknya tidak dibedakan dalam 3 urgensi (misalnya penting, segera,
dan amat segera) melainkan sebanyak-banyaknya 2 tingkat saja yaitu cepat dan kilat.
Dalam administrasi Negara yang baik dan tertib, sesungguhya semua surat harus
diselesaikan secepatnya sehingga untuk tingkat yang lebih cepat cukup 1 saja, yaitu
segera yang berarti surat itu harus diselesaikan seketika.
6) Segenap langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya
diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancar dan mengikuti aliran
pekerjaan menurut urut-urutan yang tepat.
7) Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu
harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai.
Contoh:
Untuk menyimpan bermacam-macam berkas atau material tatausaha hendaknya
disediakan lemari-lemari tertentu yang pada pintu sebelah luarnya diberi tulisan-tulisan
seperlunya mengenai isinya. Berkas-berkas dan benda-benda itu hendaknya disusun
secara teratur dan ditaruh dengan tertib. Ini akan mengurangi kemungkinan mencari-
cari atau memili-milih yang membuat banyak tenaga dan waktu sedang kadang-
kadang menimbulkan kejengkelan. Kalau tempat penyimpanannya sudah tetap dan
pegawai sudah biasa, setiap berkas atau material yang diperlukan dapat diambil
dengan mudah dan cepat.
8) Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau
catatan-catatan keterangan mengenai isinya.

Pemakaian Tenaga
1) Gerak-gerak tangan atau tubuh lainya yang berlebih-lebihan dalam melaksanakan
suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan.
2) Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau
dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis.
Contoh:
Dalam membubuhkan keterangan tertentu pada warkat-warkat, hendaknya diubah dari
tulisan tangan menjadi pembubuhan dengan stempel. Dalam menggandakan warkat
hendaknya diusahakan dengan mesin listrik yang dapat memutar sendiri secara
otomatis.
3) Bagi setiap pekerjaan sedapat-dapatnya diusahakan agar dilakukan dengan kedua
tangan berbarengan dengan arah yang berlawanan dan setangkup.
Contoh:
Dalam menghimpun lembaran-lembaran stensil hendaknya lembaran itu tidak
dijejerkan secara memanjang diatas meja, melainkan disusun dalam bentuk setengah
lingkaran di muka pegawai dan kemudian setiap kali diambil berbarengan dengan
tangan kanan maupun kiri dari sebelah luar terus kearah tengah sehingga kedua
tangan bertemu.
4) Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja hendaknya dibagi secara
tepat diantara masing-masing jari itu sesuai dengan kekuatannya.
Contoh:
Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara jari-jari
tangan.
5) Benda dan alat kerja yang setiap saat telah dipakai hendaknya ditaruh dalam
lingkungan bidang kerja yang dicapai oleh tangan dengan tidak usah menggerakkan
badan.
Contoh:
Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang sering dipakai hendaknya ditaruh
dalam kotak kecil diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya.
Demikian pula karet penghapus dapat diikar dengan seutas tali yang ujung satu nya
ditambatkan pada mesin tik sehingga setiap kali diperlukan tidak usah mencari-cari
kemana-mana. Pesawat telepon hendaknya ditaruh diatas meja dalam batas jarak
yang dapat diraih oleh tangan pejabat yang bersangkutan dengan tidak usah berdiri
atau memutarkan tubuhnya.

6) Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan berulang-ulang
dalam suatu kebutuhan kerja, 1 kali saja sudah cukup.
Contoh:
Dalam menandatangani surat yang mempunyai beberapa tembusan hendaknya
dilakukan dengan karbonnya masih melekat pada surat itu sehingga cukup dengan 1
kali tanda tangan saja memakai pena bolpen dapat tembus beberapa rangkap.
7) Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan pelaksanaannya
sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannnya dalam 1 proses.
Contoh:
Formulir-formulir stensilan yang jumlah pemakaiannya kira-kira sama hendaknya
diketik pada satu sot sehingga sekali putar dapat diperoleh 2 macam formulir atau
lebih.
8) Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu memberikan hasil tertentu
dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia.
Contoh:
Bila seseorang pejabat ingin menemui pejabat lain sebaiknya menelepon lebih dulu
tentang ada atau tidaknya sehingga tidak membuang tenaga dan waktu secara sia-sia
karena pejabat yang akan ditemui itu sedang pergi.
9) Tangan kiri hendaknya tidak dijadikan semacam alat pemegang dalam proses
pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja.
Pemakaian Waktu
1) Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya
sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai.
2) Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa
memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya.
Contoh:
Setiap pejabat hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap
minggu atau setiap bulan ataupun jangka waktu yang lebih panjang. Umpamanya
merencanakan setiap pagi pada satu jam yang pertama setelah tiba dikantor
mempelajari persoalan-persoalan/urusan-urusan yang sulit, 1 jam terakhgir
menandatangi surat-surat, minggu pertama dari setiap bulan menyusun laporan, akhir
bulan mengadakan pemeriksaan atau melakukan perhitungan. Dengan demikian,
waktu kerja dipakai dengan sebaik-baiknya.

Pemakaian Ruang
1) Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak yang
terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak
perabotan kantor sesuai dengan urut-urutan penyelesaian warkat itu.
2) Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat pegawai-pegawai yang paling
sering mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak.
Contoh:
Lemari, mesin tik dan peralatan lainnya hendaknya diletakkan terdekat dengan
pegawai-pegawai yang paling banyak memakianya untuk memelihara jarak yang
paling pendek.
3) Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan
langsung dibuang ke dalam keranjang sampah sehingga tidak memakan tempat.
Contoh:
Kertas-kertas stensil yang sudah tak terpakai lagi, undangan-undangan pertemuan
yang sudah lewat, memo-memo yang telah diselesaikan serta benda-benda lainnya
seperti umapamnya botol tinta kosong, bekas pita mesin tik dan sisa potongan potlot
yang tidak terpakai lagi hendaknya tidak disimpan terus dalam laci-laci meja kerja,
melainkan terus disingkarkan.
Pemakaian Benda (termasuk ruang)

1) Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat-dapatnya yang bercorak
serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan. Titik berat hendaknya
ditekankan pada faktor fungsionil (yaitu kemanfaatan rill yang dapat diberikan oleh
perbekalan itu) dan bukan faktor prestise.
Contoh:
Material tatausaha yang sedikit banyak dapat dipakai untuk berbagai keperluan
misalnya ialah potlot merah-biru, potlot yang ujung belakangnya diberi karet
penghapus, pita mesin tik 2 warna, sedang alat serbaguna misalnya ialah mesin
hitung yang lengkap untuk segala macam perhitungan atau lemari serbaguna.
Material dan peralatan ini sesuai dengan kebutuhan hendaknya dimiliki untuk
melancarkan pekerjaan-pekerjaan.
2) Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habis pakai hendaknya dilakukan
sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar. Misalnya membeli kertas berukuran
plano (65x100cm) atau bahkan rol-rolan dan membeli tinta dalam takaran literan atau
kalengan. Jadi, tidak membeli menurut rim-riman folio atau losinan botol-botol kecil
yang apabila dihitung harganjya menjadi mahal.
3) Bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan mentahnya
untuk kemudian diolah sendiri. Misalnya bahan perekat kristal yang dapat dimasak
sendiri sehingga tidak perlu membeli lem yang sudah jadi dalam botolan kecil-kecil.
Ini juga akan menghemat biaya atau dengan pengeluaran biaya yang sama seperti
semula memperoleh barang yang lebih banyak.
4) Untuk setiap barang perbekalan tatausaha yang banyak pemakaiannya hendaknya
dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah beli, terutama membeli
dalam mutu yang lebih rendah. Mislanya, dalam membeli kertas karbon gendaknya
ditetapkan warnanya, ukurannya, tebalnya, dan merek pabriknya yang terkenal
bermutu tinggi (tahan lama dipakai) dengan harga yang layak.
5) Dalam pembelian barang-barang tatausaha hendaknya waspada agar tidak
terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat tulis yang harganya
memang murah, tapi kegunaan atau daya tahan alat itu sangat rendah sehingga tak
seimbang dengan berturunnya harganya dibandingkan dengan alat tulis merek
lainnya yang harganya lebih tinggi. Dalam hal ini akan terjadi bahwa alat tulis tersebut
sebentar-sebentar harus diganti sehingga akhirnya jumlah pembiayaan dengan alat
itu menjadi mahal juga. Lebih tepat membeli alat yang harganya lebih tinggi
secukupnya tapi mutunya tinggi dan kegunaannya terjami lama.
6) Setiap pemakaian material tatausaha hendaknya dapat diperhitungkan banyaknya
dan dipertanggungjawabkan pentingnya. Misalnya dalam menstensil peraturan
hendaknya dapat dihitung dimuka mengenai banyaknya rim kertas yang betul-betul
diperlukan. Jadi, tidak boleh kira-kira perlu sekian banyak. Perhitungan yang cermat
dan pertanggungjawaban yang ketat akan mendorong pegawai untuk memakainya
secara hati-hati dan tidak boros.
7) Pembuatan warkat-warkat hendaknya dilakukan dalam jumlah yang sungguh-
sungguh diperlukan sehingga tidak menghamburkan material. Misalnya dengan jalan:
 Tidak membuat warkat misaalnya tembusan surat dalam rangkap yang lebih dari
pada jumlah yang diperlukan berdasarkan perkiraan bahwa kelak mungkin
dibutuhkan.
 Tidak mengirim tembusan kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung
bersangkutan dengan persoalan yang dikerjakan.
 Tidak menggandakan sesuatu warkat apabila itu bisa dipakai secara berantai.
Umpamanya tidak setiap peraturan perlu distensil dan dibagi-bagikan kepada
semua pegawai. Bagi petugas atau bagian yang kelak mungkin memerlukan suatu
peraturan, dapatlah kiranya meminjam dari bagian arsip atau dokumentasi.
8) Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan
material yang berlebih-lebihan atau yang bersfiat mewah, melainkan secukupnya saja
dalam kuantitas maupun kualitas sepanjang pekerjaan tersebut telah dapat
diselesaikan secara baik. Misalnya dalam membuat formulir dengan sit stensil, tak
perlu seluruh sit dipakai melainkan bila mungkin berukuran ½ atau ⅟4 ukuran
lembaran itu. Dalam mencetak kartu undangan instansi pemerintah rasanya belum
waktunya memakai tinta emas dan lembaran mengkilat yang harganya jauh lebih
mahal dalam keadaan keuangan negara belum berlimpah-limpah dan bahkan banyak
hutangnya diluar negeri.
9) Dalam pembuatan formulir yang dipakai pada berbagai bagian dan seksi hendaknya
dipusatkan dan dikendalikan oleh kantor pusat. Dengan demiklan, masing-masing
bagian/seksi tidak perlu membuat sendiri-sendiri yang biasanya mengakibatjan
kekembaran kerja dan pemborosan material.
10) Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak, benda-benda sisa hendaknya
dimanfaatkan kembali atau dipakai untuk keperluan-keperluan lainnya. Misalnya
potongan-potongan kertas dapat dijadikan notes, sisa-sisa kertas stensilan dibuat
menjadi amplop.
11) Bagi mesin kantor dan perlatan tatausaha lainnya hendaknya disusun jadwal
perawatan yang teratur agar alat-alat itu dapat dipakai secara lancar dan mencapai
umur teknis yang terlama. Misalnya mesin tik, mesin stensil dengan pencatatan yang
cermat hendaknya diserviskan setiap jangka waktu tertentu . demikian pula misalnya
setiap tutup kantor, alat penutup mesin-mesin itu hendaknya dipasangkan oleh
pegawai yang memakainya. Pembelian mesin-mesin kantor yang terlampau sering
karena cepat rusak mesin-mesin yang telah dimiliki berarti penghamburan biaya
inventaris yang sesungguhnya dapat dicegah.
12) Pemakaian telepon interlokal atau pengiriman telegram harus dikontrol dengan ketat.
Misalnya saja telegram yang disusun dengan cermat sehingga memakai kata-kata
yang sedikit mungkin tanpa mengurangi kejelasannya dapat menghemat biaya yang
banyak juga bila volume pengiriman itu cukup besar. Kebiasaan atau kegemaran
untuk sedikit-sedikit main interlokal padahal urusannya cukup diselesaikan dengan
surat harus pula dikikis agar tercapai penghematan dalam biaya tatahubungan.
13) Pengeluaran biaya tata hubungan juga tidak sia-sia apabila pesawat-pesawat telepon
selalu dalam keadaan baik. Pesawat yang rusak hendaknya seketika diusahakan
perbaikannya sehingga meniadakan kejengkelan pada pihak sendiri maupun pihak
lain yang melakukan hubungan telepon disampingnya tidak sia-sia membayar biaya
langganan untuk pesawat telepon yang tidak pernah dipergunakan karena rusak.
Untuk menentukann apakah suatu kegiatan termasuk efisien atau tidak maka
prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi harus terpenuhi, yaitu sebagai berikut:
1. Efisiensi harus dapat diukur
Standar untuk menetapkan batasan antara efisiensi dan tidak efisisensi adalah ukuran
normal. Ukuran normal ini merupakan patokan (standar) awal, untuk selanjutnya
menentukan apakah suatu kegiatan itu efisiensi atau tidak. Batas ukuran normal untuk
pengorbanan adlah pengorbanan maksimum, sedangka batas ukuran normal untuk hasil
adalah hasil minimum. Kalau tidak dapat diukur maka tidak akan dapat diketaui apakah
suatu cara kerja atau suatu kegiatan itu efisien atau tidak.
2. Efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional
Rasional artinya segala pertimbangan harus berdasarkan akal sehat, masuk akal, logis,
bukan emosional. Dengan pertimbangan rasional, objektivitas pengukuran dan penilaian
akan lebih terjamin. Subjektivitas pengukuran dan penilaian dapat dihindarkan sejauh
mungkin.
3. Efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas (mutu)
Dengan demikian, kuantitas boleh saja ditingkatkan tetapi jangan sampai mengorbankan
kualitasnya. Jangan mengejar kuantitas tetapi dengan mengorbankan kualitas. Jangan
sampai hasil ditingkatkan tetapi kualitas rendah. Mutu harus teteap dijaga baik.
4. Efisiensi merupakan teknis pelaksanaan
Sehingga jangan sampai bertentangan dengan kebijakan atasan. Tentu saja kebijakan
atasan itu sudah dipertimbangkan dari berbagai segi yang luas cakupannya, pelaksanaan
operasionalnya dapat diusahakan seefisien mungkin, sehingga tidak terjadi pemborosan.
5. Pelaksanaan efisiensi harus disesuaikan dengan kemampuan organisasi yang
bersangkutan
Ini berarti bahwa penerapannya sesuai dengan kemampuan sumber daya manusia
(SDM), dana, fasilitas, dan lain-lain, yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
sambal diusahakan peningkatannya. Setiap organisasi, apakah instansi pemerintah,
badan swasta, ataupun perusahaan, mempunyai kemampuan yang tidak selau sama.
Pengukuran efisiensi hendaknya didasarkan pada tingkat kemapuan yang dimilikinya,
baik mengenai sumber daya manusianya, dananya, maupun fasilitasnya.
6. Efisiensi itu ada tingkatannya
Secara sederhana dapat ditentukan penggolongan tingkatan efisiensi misalnya saja:
a. Tidak efisien,
b. Kurang efisien,
c. Efisien,

d. Lebih efisien, dan
e. Paling efisien (optimal).
Tingkatan efisien dapat juga menggunakan angka persentase (%).

Tentu saja masing-masing golongantingkatan itu harus ditentukan dengan cermat dan
jelas batasannya.
Keenam syarat itu harus dipenuhi untuk menentukan tingkatan efisiensinya.
Kalau persyaratan-persyaratan tersebut tidak terpenuhi maka tidak dapat digunakan
untuk mengetahui apakah suatu kegiatana atau cara kerja itu efisien atau tidak, dan tidak
dapat menentukan seberapa tingi tingkatan efisiensinya. Efisiensi dapat dilihat dari segi
hasil (output) dan juga dapat dilihat dari segi pengorbanan (input). Semuanya itu dimulai
dengan batasan ukuran normalnya dulu, selanjutnya barulah diketahui efisiensi atau
tidaknya, atau tingkatan efisiensinya.

BAB XII
SISTEM DAN PROSEDUR
A. Pengertian Sistem dan Prosedur

Pengertian Sistem
Secara umum, Sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan unsur/elemen yang
saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk
mencapai suatu tujuan.
Contoh :
 Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware
 Sistem Akuntansi
Sedangkan menurut beberapa ahli, pengertian sistem adalah :
1. Menurut Ludwig Von Bartalanfy
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi
diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
2. Menurut Anatol Raporot
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan
satu sama lain.
3. Menurut L. Ackof
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-
bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
4. Menurut GR. Terry
Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas
utama
Unsur-unsur Sistem
Terselenggaranya suatu proses kerja dalam suatu organisasi perusahaan (kantor)
memerlukan berbagai unsur. Secara umum unsur-unsur sistem itu adalah:
 Input
Dalam proses kerja, input adalah sumber daya, baik sumber daya manusia maupun
sumber daya non manusia seperti peralatan, perbekalan, dan perlengkapan yang
digunakan untuk berjalannya kegiatan organisasi/perusahaan.

 Processing
Kegiatan untuk mencapai tujuan dalam perusahaan meemrlukan perubahan input
menjadi output.
 Output
Hasil kerja yang mungkin berupa informasi atau dokumen.
 Feedback
Tanggapan sebagai bentuk evaluasi dari berbagai pihak atau pihak yang ikut terlibat
langsung terhadap kegiatan perkantoran.
 Controlling
Tindakan konstruktif yang sangat berpengaruh terhadap perbaikan sebagai tindak
lanjut tanggapan yang disampaikan kepada pimpinan atau manajer kantor.
Karakteristik Sistem
 Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen
atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak
berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan
mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem
tersebut tidak tercapai.
 Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
 Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan
dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan
merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.
Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak
maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
 Penghubung (Interface)Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir
dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi
masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
 Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai
contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan
untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
 Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer,
panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa
pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
 Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem
akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
 Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya
dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup
yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis
perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-
sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah
objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem
tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak
dibedakan
Fungsi dan Peranan Sistem dalam Perkantoran

a. Penyerahan informasi terbaik untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat, pada
biaya minimal (sedikit), dan keputusan dalam jumlah yang tepat sehingga dapat
memperbaiki proses pengambilan keputusan.
b. Menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau duplikasi perkerjaan.
c. Memastikan keamanan, kurangi pekerjaan yang melelahkan.
d. Pengotomatisasi yang berulang-ulang, di saat melakukan tugas rutin menggunkan
peralatan otomatis akan melakukan pekerjaan lebih cepat, lebih akurat, lebih
ekonomis, dan lebih handal.
e. Membangun cara yang efisien
f. Memperbaiki tanggung jawab untuk kinerja yang memuaskan.
g. Memberikan pelatihan yang memadai bagi karyawan dan pengawasan untuk
menjamin kinerja yang lebih baik.
h. Memperoleh penerimaan dan dukungan dari semua pengguna sistem.
Teknik Pembuatan Sistem

a. Identifikasi masalah dan kebutuhan. Seperti banyak program komputer lainnya,
pada dasarnya sistem pakar pun sama yaitu suatu solusi yang menjawab masalah.
Agar pembuatan sistem pakar dapat dibenarkan, maka harus ada satu masalah yang
harus dipecahkan atau harus dicocokan. Untuk ini maka langkah pertama yang harus
dilakukan mengkaji situasi dan memutuskan dengan pasti tentang masalah yang akan
dikomputerisasi dan apakah dengan sistem pakar bisa lebih membantu atau tidak.
Dalam usaha untuk memperoleh suatu hasil yang memuaskan, sering dihadapkan
kepada problema, yaitu problema waktu, produktivitas dan problema orang. Problem
yang diidentifikasi harus benar-benar cocok untuk solusi sistem pakar. Didalam
identifikasi dibahas tentang prosedur-prosedur seperti memahami keadaan gangguan,
pengandaian blok-blok yang rusak serta membagi sebuah blok yang rusak dan
menemukan bagian-bagian yang rusak serta pencarian gangguan
kerusakan/kesalahan utama dan pakar yang terlibat.
b. Menentukan kesesuaian masalah. Jika masalahnya sudah diidentifikasi dengan
jelas, kemudian dilakukan pengkajian lebih mendalam untuk mengetahui apakah tepat

menggunakan sistem pakar atau tidak. Hal penting yang harus diingat adalah hanya
masalah tertentu yang bisa dipecahkan secara baik dengan menggunakan sistem
pakar. Misalnya diagnosis kerusakan TV, diagnosis penyakit batuk, diagnosis penyakit
mata dan lain-lain.
c. Mempertimbangkan alternatif. Apabila sudah bisa mendapatkan masalah yang
dianggap cocok untuk diterapkan dalam sistem pakar, perlu adanya pengkajian terlebih
dahulu tentang alternatif-alternatif lain yang lebih mudah, cepat dan sesuai dengan
masalah yang ingin diselesaikan.
d. Menghitung pengembalian investasi. Langkah berikutnya adalah menentukan
apakah sistem pakar lebih menguntungkan atau tidak. Perhitungan kembali tidaknya
investasi dengan jalan menganalisis biaya dan kemungkinan keuntungan. Hal ini akan
membantu dalam investasi pembuatan sistem pakar dan menentukan apakah biaya
yang dikeluarkan itu akan sesuai dengan hasil yang akan dicapai.
e. Menyeleksi alat pembuatan. Alat pengembangan sistem pakar adalah paket software
dan hardware yang memungkinkan dan cocok untuk memasukkan pengetahuan pakar
ke dalam komputer. Yakni melalui suatu proses analisis dan desain yang kemudian
dilanjutkan dengan pembuatan suatu prototipe. Hampir semua alat pengembang
sistem pakar menggunakan pangkalan kaidah, beberapa diantaranya menggunakan
jaringan semantik atau matrik, tetapi bisa juga lebih mahal dan hanya bisa
dioperasikan dalam komputer besar.
Dalam pembuatan sistem pakar sangat disarankan untuk menggunakan software
khusus untuk sistem pakar (Prolog atau Visual Prolog, Lisp, Corvid). Hal ini karena
software-software tersebut mempunyai kekuatan untuk mengambil kesimpulan
(jawaban) dari data-data yang ada. Seperti contoh dalam bahasa prolog tidak
memerlukan prosedur (algoritma), maka sangat ideal untuk memecahkan masalah
yang tidak terstruktur dan yang prosedurnya tidak diketahui. Khususnya untuk
memecahkan masalah non numerik.
Selain itu pula tidak memerlukan spesifikasi dan kapasitas data yang sangat
tinggi. Sebagai contoh: Sistem Pakar yang pernah dibuat oleh penulis yaitu Sistem
pakar untuk diagnosis kerusakan TV, dengan jumlah 52 rule ternyata hanya
membutuhkan kapasitas sebesar 14 KB untuk file data dan 3 KB untuk file mesin
inferensi serta 77 KB untuk file aplikasinya. Sehingga dari kenyataan ini menunjukkan
betapa sangat kecilnya kapasitas yang dibutuhkannya dan cukup dimuat dalam disket
ukuran kecil. Jadi lebih praktis dan ekonomis serta dapat dengan mudah untuk
diedarkan dan bermanfaat.

f. Melaksanakan rekayasa pengetahuan. Pengembangan sistem pakar dimulai dengan
merekayasa pengetahuan, yaitu bagaimana caranya memperoleh pengetahuan.
Seperti kita ketahui, pengetahuan dapat diperoleh dengan berbagai cara, yaitu melalui
buku-buku, artikel-artikel ilmiah atau acuan lainnya yang bisa diperoleh dengan mudah
dan cepat.
Pengetahuan aktual dapat diperoleh dari individu atau seseorang yang memang
ahli di bidangnya. Walaupun bisa memperoleh pengetahuan dari buku-buku, tapi toh
masih tetap membutuhkan satu atau dua orang ahli yang khusus menekuni pekerjaan
tersebut. Adapun cara atau teknik-teknik untuk memperoleh pengetahuan dari pakar
misalnya observasi, diskusi masalah, diskripsi masalah, analsisi masalah dan tata cara
perbaikan.
Format atau bentuk pengetahuan akan menuntun dan mengarahkan dalam
memilih skema penampilan pengetahuan yang diperlukan. Jika itu merupakan
pengetahuan yang luar biasa, maka dapat digunakan untuk merepresentasikan
pengetahuan dalam bentuk kaidah produksi. Untuk itu selama tahap rekayasa
pengetahuan, hendaknya harus berusaha menyempurnakan banyak kaidah yang
paling sesuai. Dengan demikian akan mempunyai banyak pilihan alat pengembangan
yang paling tepat.
g. Merancang sistem. Dengan menggunakan pengetahuan yang sudah didapatkan
beserta alatnya yaitu software dan hardware, maka sekarang dapat dilakukan tahap
merancang sistem pakar. Pertama yaitu memilih alat representasi pengetahauan
(misalnya matriks), kemudian mengembangkan matriks tersebut dengan membuat
diagram pohon klasifikasi yang nantinya akan membantu dalam mengorganisasi dan
memahami pengetahuan itu.
h. Dengan menggunakan bantuan ini mulailah mengkonversi pengetahuan dalam
bentuk kaidah produksi. Sebaiknya mengikuti prosedur tertentu dengan yang
disarankan oleh software yang dipilih. Bila sudah selesai barulah mulai
menerjemahkan kaidah ke dalam basis data dan menguji bagian yang sudah dibuat.
Hal ini dimaksudkan untuk menguji konsep sebelum melanjutkan pembuatan seluruh
program. Sebagai langkah terakhir adalah membuat antarmuka pemakai (user
interface).

Tahapan dalam Pengembangan Sistem
Berikut ini adalah tahapan pengembangan sistem yang Diajukan oleh Quible (2001):
1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari
Langkah ini akan memberikan gambaran yang jelas dan hasil yang diharapkan serta
analisis yang diperlukan guna mempertajam analisis yang dilakukan;
2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan
Sebelum sistem dimodifikasi, proses yang ada harus digambarkan atau dibuat
perencanaan. Proses tersebut dapat digambarkan secara naratif dengan
menggunakan form/chart. Rencanakan setiap proses yang berjalan dari masing-
masing langkah. Lengkapi dengan langkah-langkah yang dapat meyakinkan, yaitu
dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan berikut: siapa, apa, kapan, di mana,
mengapa, dan bagaimana;
3. Analisis proses yang sedang berjalan
Langkah berikutnya adalah analisis proses. Adanya pertanyaan dapat membantu
mengidentifikasi proses dengan sederhana, aktivitas kantor apa yang perlu
dieliminasi atau dapat dikombinasi dengan yang lain. Ketika proses pekerjaan
dilakukan, penyederhanaan menjadi fokus utama, dan terkadang ketika satu langkah
dieliminasi, langkah yang lain juga ikut tereliminasi;
4. Rencanakan proses yang dikembangkan
Pada saat proses yang berjalan telah dianalisis, maka proses yang dikembangkan
telah direncanakan dengan jelas. Pada beberapa kasus dapat dicoba dengan
menggunakan uji coba dan segera melakukan pembenahan sebelum sistem
seluruhnya diimplementasikan;
5. Buat proses baru
Setelah keputusan dibuat untuk diimplementasikan pada proses yang baru, maka
permbuatan proses baru dapat dimulai. Beberapa karyawan perlu diyakinkan bahwa
proses yang baru sebenarnya merupakan pengembangan dari proses yang lama.
Alat-alat Sistem
Beberapa alat disediakan guna memodifikasi sistem atau mengembangkan suatu sistem
baru. Pemilihan alat yang tepat untuk tujuan yang ingin dicapai sangat diperlukan. Secara
umum ada 4 alat sistem yang digunakan, yaitu:
1. Bagan Beban Kerja (Workload Chart)
Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan proses kerja. Bagan ini
dapat dianalisis dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut:

a. Apakah tugas yang diberikan kepada pegawai menggambarkan kondisi pekerjaan
yang sesungguhnya?
b. Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan seluruhnya?
c. Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat sesuai dengan
waktu kerja yang dialokasikan?
d. Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada para pegawai?
e. Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien?
Pertanyaan tersebut akan membantu pengidentifikasian area yang dapat dikoreksi

untuk memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan konsep dasar pendekatan sistem
dengan mengeliminir prosedur atau aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan
metode baru dengan memodifikasi sistem kerja yang lama.
Contoh Bagan Beban Kerja (Workload Chart)

Contoh Bagan Beban Kerja (Workload Chart)
Berdasarkan Pegawai/Karyawan
2. Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)

Bagan aliran kerja (work-flow chart) sering digunakan untuk menganalisis dan
menyederhanakan pekerjaan, yaitu alat yang membantu terutama untuk
mengidentifikasi tiap langkah dalam proses kerja yang spesifik.
Contoh Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)

Contoh Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)
3. Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart)

Bagan layout kerja (Work-layout Chart) sering digunakan bersamaan dengan workload
chart yang digunakan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan di kantor.
Bagan ini secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cenderung
berulang-ulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan
pada satu bagian namun harus melewati bagian atau departemen lain yang
seharusnya tidak diperlukan (criss-crossing), sehingga inefisiensi yang ditimbulkan
oleh aliran kerja dapat diminimalisir.
Contoh Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart)
yang Kurang Optimal

Contoh Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart)
yang Optimal
4. Bagan Proses Kerja (Work-process Chart)

Bagan ini menggambarkan sebuah proses kerja yang harus dilakukan berkaitan
dengan penyelesaian sebuah pekerjaan. Berikut ini contoh bagan proses kerja (work-
process chart), berkaitan dengan dokumen-dokumen pembelian, yang melibatkan
beberapa aktivitas kerja kantor dari satu departemen ke departemen yang lain .

Bagan-bagan tersebut membutuhkan simbol yang terstandarisasi dalam
perancangan sebuah sistem, sehingga manajer maupun konsultan perkantorn harus
menggunakan simbol-simbol yang apabila pendekatan sistem digunakan.
Gambar Simbol Flowchart pada Sistem

5. Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing)
Sebagian besar sistem yang dirancang oleh organisasi saat ini, baik itu sistem
informasi manajemen, sistem informasi akuntansi maupun sistem perkantoran
dikembangkan dapat diintegrasikan dengan komputer. Pengembangan sistem yang
baik akan mendukung keteraturan pemrosesan data dan informasi yang dillakukan
sebuah organisasi. Penggambaran sebuah sistem yang akan diintegrasikan dengan
komputer umumnya menggunakan sebuah diagram balok EDP, yang disiapkan
secara berkala untuk memudahkan programmer dalam memecahkan masalah yang
terdapat dalam sistem organisasi secara efisien dan teratur.
Contoh Diagram Aktivitas Belajar-Mengajar di Kelas

Pengertian Prosedur
Pengertian Prosedur menurut beberapa ahli, yaitu :
 Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya,
Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya
 George R. Terry
Di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975;28) “ likewise a
procedure can be considered as a series of selected clerical steps, ussualy performed
by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted way of
carrying on an major of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan
menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas
terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang
ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”
Fungsi dan Peranan Prosedur dalam Perkantoran

1. Planning atau controling
 Mempermudah dalam mencapai tujuan.
 Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi
masing-masing pegawai
 Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
 Mempermudah pengawasan yang berkaitan denga hal-hal yang seharusnya
dilakukan dan yang sudah dilakukan, menilai apakah pelaksanaan pekerjaan sudah
sesuai dengan prosedur atau tidak.
2. Organizing
 Mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.
 Dihubungkan denga alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen
kantor yang diperlukan
 Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta
menciptkan konsisten kerja.
3. Staffing atau leading
 Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar inruksi kerja bagi
pegawai baru dan pegawai lama.
 Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai
dengan prosedur.
 Mempermudah pemberian penilaian terhadap bawahan.
4. Coordination
 Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departeman dan antar
departemen.
 Menetapkan dan membedakan antara prosedur-prosedur rutin dan prosedur-
prosedur independen.
Teknik Pembuatan Prosedur

Sebelum membuat prosedur-prosedur kerja yang baru, kantor perlu merefisi atau
memperbaharui prosedur kerja yang ada sebelumnya. Dalam hal ini kantor perlu
mengetahui informasi-informasi penting, yaitu:
1. tujuan
2. dokumen
3. alat
4. orang
5. tata ruang kantor yang diperlukan
6. metode penulisan prosedur yang akan digunakan
7. langkah-langkah alternatif yang diperlukan
Metode penulisan prosedur

Penulisan prosedur perlu diketahui guna mencari cara efektif dan efisien bagi
setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Banyak cara atau metode yang dapat
digunakan untuk menulis prosedur. Cara prosedur yang dimaksud adalah:
1. Deskriptif
2. Chart
Tahapan penulisan prosedur

Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh
setiap bagian, departemen, divisi, dan organisi secara keseluruhan. Prosedur kerja
mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dan dalam
mengambil keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan
kegiatan operasional kantor. Berdasarkan hal ini, ada beberapa tahapan yang harus
dilalui, yaitu :
1. Identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan
sistem yang ada
2. menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada
diperusahan
3. membuat urutan langkah yang paling cocok dan logis.
Memperbaiki Prosedur Perkantoran
Sebelum sebuah prosedur diperbaiki, sebaiknya diperiksa kembali berkaitan dengan
kegiatan yang sedang dilakukan dalam prosedur tersebut. Langkah selanjutnya adalah
memberikan/menentukan tanda pada prosedur-prosedur yang salah, sebelum
memutuskan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki prosedur tersebut (Moekijat
1995:110). Sebab prosedur perlu diperbaiki apabila terjadi hal-hal dibawah ini :
a. Personal, kelompok, dan bagian/departemen/devisi dalam suatu organisasi mengalami
kebingungan dalam menjalankan langakah-langakah kerja.
b. Prosedur yang berlaku saat ini ternya tidak menggambarkan prosedur yang asli
c. Prosedur yang ada tidak efisien rta menyeskarrena terlalu berbelit-belit, terjadi back
tracking, serta menyusahkan pegawai, konsumen, dan stakeholders lainnya.
d. Organisasi semakin tumbuh dan berkembangan sehingga prosedur yang ada tidak
menunjang efektivitas organisasi.
B. Keuntungan Sistem dan Prosedur

a. Sistem dan prosedur menarik sudut pandang keseluruhan yang realistis.
System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai
suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan-batasan, departemen dan memodeli
lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Masing-masing departemen ,
divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan.
b. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi
keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan.
Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang
karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan
diganti pekerjaan yang dianggap lebih penting. Kegiatan ini dilakuklan dengan
memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang doktrin menejerial.
c. Keseragaman aktivitas kerja tercapai
Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.Hal ni harus
di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Petunjuk-
petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan. Sebuah system
cenderung untuk menyusun metode jadi setiap komponen yang harus diperlukan di
kerjakan sesuai urutan dan tempat.
d. Tingkat kesalahan menjadi berkurang.
Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalahpahaman di perkecil,
dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan
pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui pengaduan.
C. Standar Operasional Prosedur
Selanjutnya suatu sistem yang baik perlu ditindaklanjuti dalam bentuk Standar
Operasional dan Prosedur (SOP) kerja, hal ini tiada lain untuk memudahkan dan
meningkatkan pelayanan terhadap para pelanggan, selain itu juga untuk meningkatkan
kinerja karyawan, karena mereka akan dapat melakukan pekerjaan secara fokus dan
terarah.
Tahap Penyusunan SOP

Menurut Atmoko (2009) tahap penting dalam penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan
melakukan analisis prosedur kerja.
1. Analisis sistem dan prosedur kerja
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi-
fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam
melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja.
2. Analisis tugas
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang
mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisis tugas diperlukan
dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi.analisis tugas diharapkan dapat
memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan
tanggung jawab pejabatnya. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya ada 5 (lima) aspek
yang berkaitan langsung dengan analisis tugas, yaitu:
 Analisa tugas
 Deskripsi tugas
 Spesifikasi tugas
 Penilaian tugas
 Pengukuran kerja dan pengukuran standar tugas.
3. Analisis prosedur kerja
Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-
langkah pekerjaan yang berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana hal
tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, di mana hal tersebut dilakukan, dan
siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu
bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan
demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang

berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu
cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.
Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart)
dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi
keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk
prosedur-prosedur dan selanjutnya mematikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu
dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah distandarisasikan.
Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam rangka mencapai
tujuan organisasi, sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain
memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaiman
hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya
tambahan; dan membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang
berlainan. Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus
diperhatikan, yaitu:
1. Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;
2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya;
3. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;
4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;
5. Mencegah duplikasi pekerjaan;
6. Harus ada pengecualian yang seminim mungkin terhadap peraturan;
7. Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;
8. Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah;
9. Pembagian tugas tepat;
10. Memberikan pengawasan yang terus-menerus atas pekerjaan yang dilakukan;
11. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya;
12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memperhatikan tujuan;
13. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;
14. Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya.
Hasil penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku pedoman organisasi”
atau “daftar tugas” yang memuat lima hal penting, yaitu:
1. Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan);
2. Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan;
3. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya;

4. Tanggal dikeluarkannya dan di bawah wewenang dan kekuasaan siapa buku pedoman
tersebut diterbitkan;
5. Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
Setelah prosedur kerja dan buku pedoman kerja selesai, selanjutnya pihak
manajemen wajib mengesahkan SOP dan juga menentukan pemakaian SOP tersebut,
yang harus berlandaskan pada buku pedoman yang telah ditetapkan. SOP dan buku
pedoman ini merupakan dasar untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
SOP sangat diperlukan, karena bukan hanya sebagai panduan dalam bekerja,
namun sebagai ukuran atau alat evaluasi untuk melihat kinerja para karyawan atau
semua orang yang menunaikan tugasnya, baik dalam kaitan langsung dengan langganan,
maupun kegiatan internal rutin organisasi. Karena SOP merupakan panduan bekerja
semua orang dalam organisasi dan sebagai alat penting untuk melihat rekam jejak dalam
bekerja, maka sepatutnya pihak manajemen organisasi menyiapkan SOP dan
mengevaluasi pemakaiannya dari waktu ke waktu untuk mendapatkan efektifitas dan
efisiensi kerja pada tingkat yang maksimal.

BAB XIII
TEKNOLOGI INFORMASI PERKANTORAN
A. Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran
Teknologi informasi yang semakin berkembang, menyebabkan seluruh kegiatan

perkantoran tidak terlepas dari peran teknologi. Hal tersebut juga sangat berpengaruh
terhadap pengelolaan informasi perkantoran. Pengolahan data dan informasi manual
yang dinilai lambat, berdampak terhadap perkembangan kebijakan perusahaan, yang
harus cepat dan terintegrasi. Oleh karena itu, era digital yang ditandai dengan
perkembangan teknologi informasi dan otomatisasi perkantoran, menjadi salah satu ilmu
pengetahuan yang harus dipelajari dan dikembangkan oleh organisasi baik itu
perusahaan maupun lembaga-lembaga lainnya.
Teknologi Informasi berasal dari dua kata, yaitu Teknologi dan Informasi, yang
masing-masing memiliki definisi. Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La teknique
yang dapat diartikan semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan
sesuatu secara rasional. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan sesuatu dapat berupa
benda atau konsep, sedangkan yang dimaksud dengan secara rasional adalah dapat
dipahami.Teknologi adalah pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material dan
proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya. Teknologi adalah
keseluruhan sarana untuk menyediakan barang–barang yang diperlukan bagi
kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980:1)
“Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan
bantuan alat dan akal sehingga seakan–akan memperpanjang, memperkuat atau
membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”. Miarso
(2007:62), menyatakan bahwa teknologi adalah pengembagnan dan aplikasi dari alat,
mesin, material dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya.
Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan
kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang.
Sedangkan Informasi menurut kamus Wikipedia adalah data yang telah diberi makna
melalui konteks. Sebagai contoh, dokumen berbentuk spreadsheet (semisal dari Microsoft
Excel) seringkali digunakan untuk membuat informasi dari data yang ada di dalamnya.
Laporan laba rugi dan neraca merupakan bentuk informasi, sementara angka-angka di
dalamnya merupakan data yang telah diberi konteks sehingga menjadi punya makna dan
manfaat. Berikut ini pengertian informasi dari beberapa ahli:

 Raymond Mc.leod
Ia mengungkapkan bahwa informasi adalah "data yang sudah diolah menjadi bentuk
yang memiliki arti bagi penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat
ini atau mendatang".
 Tata Sutabri
Menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
 Anton M. Meliono
Menurut Anton “Informasi adalah data yang sudah diproses untuk tujuan tertentu.
Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan”
 Gordon B. Davis
Gordon menyatakkan “Informasi adalah data yang telah diproses menjadi suatu
bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan
saat ini atau mendatang”
 Lani Sidharta
Ia menyatakan “Informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang bisa
berguna untuk membuat keputusan”
 Jogiyanto HM.
Menurutnya Informasi adalah sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
 George H. Bodnar
Menurut George Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar
untuk mengambil keputusan yang tepat.
Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang diolah,
dimanipulasi dan ditata untuk menjadi sesuatu yang berguna bagi penerimanya, untuk
pengambilan keputusan.
Pengertian Teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,
pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,
gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada
kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau
disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran

mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang
flashdisk dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang.
Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian
informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau organisasi (sering diistilahkan
sebagai “hardcopy”).
Berikut pengertian teknologi informasi menurut beberapa ahli teknologi informasi:
 Teknologi Informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer,
untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk
kata-kata, bilangan, dan gambar (kamus Oxford, 1995)
 Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan
informasi dan melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan
informasi (Haag & Keen, 1996)
 Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software &
hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan
juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999)
 Teknologi Informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk
memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis (Lucas, 2000)
 Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer)
dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan
video (William & Sawyer, 2003)
Haag (Kadir, 2003) membagi teknologi informasi menjadi enam kelompok penting, yaitu:
a. Teknologi Masukan (Input Technology)
Merupakan segala perangkat yang digunakan untuk menangkap data atau informasi
dari sumber asalnya. Contohnya antara lain barcode scanner dan keyboard.
b. Teknologi Keluaran (Output Technology)
Teknologi yang berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan
informasi hasil pengolahan sistem. Monitor dan printer merupakan contoh teknologi
keluaran.
c. Teknologi Perangkat Lunak (Software Technology)
Sekumpulan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan perangkat keras
komputer. Pengolah data (word processor) merupakan contoh program yang banyak
digunakan oleh pemakai komputer untuk membuat dokumen.
d. Teknologi Penyimpanan (Storage Technology)
Segala peralatan yang digunakan untuk menyimpan data. Tape, hard disk, flash disk,
zip disk merupakan contoh media untuk menyimpan data.

e. Teknologi Telekomunikasi (Telecomunication Technology)
Teknologi yang memungkinkan hubungan jarak jauh. Internet dan LAN merupakan
contoh teknologi yang memanfaatkan teknologi komunikasi.
f. Mesin Pemroses (Processing Technology)
Dikenal dengan istilah CPU adalah bagian penting dalam teknologi informasi yang
berfungsi untuk mengingat data/program (berupa komponen memori) dan
mengeksekusi program (berupa komponen CPU).
Secara implisit dan eksplisit teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer,
tetapi juga mencakup teknologi komunikasi. Dengan kata lain, yang disebut Teknologi
Informasi adalah gabungan antara Teknologi Komputer dan Teknologi Telekomunikasi.
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data,
termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam
berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang
relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan
pemerintahan dalam pengambilan keputusan.
B. Fungsi Teknologi Informasi Perkantoran

Peran teknologi informasi dalam kehidupan sehari-hari sangat penting. Karena
perkembangan teknologi sudah semakin pesat sehingga kebuutuhan masnusia akan
teknologi juga semakin banyak. Salah satu saat ini yang memanfaatkan teknologi
informasi adalah perusahaan. Penggunaan teknologi informasi dalam sebuah organisasi
sangatlah penting, untuk menerapkan teknologi informasi haruslah dilihat karakteristik
organisasi tersebut. Apakah dengan teknologi informasi mampu meningkatkan efisiensi
sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan teknologi informasi dibutuhkan orang
yang handal yang dapat berjalan dengan baik. Peran teknologi informasi bagi sebuah
perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R.
Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:
1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah
diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang
menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi
akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi
dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi
informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial
di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus
dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya
interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang
lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis
perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan
perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting
sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit
teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan
korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.
4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam
era organisasi modern dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana
atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan
berinteraksi.
5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena
dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi
atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis
atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain
Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan
sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi
informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan
kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan
manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan
fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap
rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi
departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan
manajemen informasi. Dari pembahasan di atas dapat kita simpulkan bahwa peranan
teknologi informasi dalam suatu perusahaan besar, sedang maupun kecil, baik itu swasta,
BUMN maupun pemerintahan, semuanya membutuhkan sistem teknologi informasi yang
dapat mengintegrasikan informasi sehingga dapat mendukung infrastruktur
perusahaannya. Bank Ekonomi, Group Kalbe, dan FFI adalah beberapa perusahaan
besar yang telah menerapkan aplikasi teknologi informasi secara luas, hal ini dilakukan
karena aplikasi yang terdahulu tidak dapat lagi menunjang system yang sedang berjalan.
Meskipun ada hambatan-hambatan yang dihadapi saat implementasi ataupun dana yang
terbilang sangat besar untuk implementasi TI hal tersebut tidak menghalangi perusahaan
untuk tetap berjalan karena apa yang telah dikeluarkan seimbang dengan apa yang
didapatkan, dalam hal ini proses impelementasi sesuai dengan apa yang diharapkan.
C. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Kantor
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat
dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan
penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang
bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,
pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,
gambar, maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh

yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan
mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat
membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word
processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat
dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
 Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor
independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri
atas keyboard, processor, memory,layar,dan printer.
 Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri
atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral
yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
 Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program
pengolahan kata (a word-processing program).

Berikut beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
1. Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan
sebagainya.
2. Menambah kepuasan kerja.
3. Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output).
4. Menghemat tenaga.
5. Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat.
6. Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan.
7. Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer
lainnya.
Berikut beberapa kerugian dalam penggunaan word-processor.

1. Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada.
2. Memerlukan pelatihan yang memadai.
3. Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar.
4. Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang
kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan
orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya
kemajuan teknologi modern, alat-alat komunikasi beraneka-ragam, sarana komunikasi
semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari
kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan.
Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi
jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram
merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan
dipercepat.Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi
seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam
bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah
jumlahnya.

3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi,
pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat
elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama
dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan,
pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara
visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.Yang termasuk ke dalam pos elektronik
adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan
mengarsip/filing warkat-warkat.Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan
di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk.
Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan
pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam
bentuk kertas.
Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa
perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum
 Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan
seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan
kepuasan kerja.
 Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
 Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
 Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
 Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
 Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai
variasi peralatan yang tersedia.
 Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan:
 Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
 Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin.
 Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
 Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
 Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software .
 Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
 Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
 Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
 Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan
sebagainya.
 Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
3. Implikasi terhadap pemberi kerja.

 Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
 Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
 Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor
dengan adanya teknologi perkantoran adalah :
 Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
 Harga teknologi baru ini relatif murah.
 Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak
memerlukan ruang seluas filing cabinet .
 Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari
secara cepat.
 Produktivitas meningkat secara cepat.
 Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai
keperluan.
 Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

D. Kantor Maya (Virtual Office)
Kantor Maya atau kantor virtual (Virtual Office) pertama kali muncul pada tahun
1970-an, memungkinan seseorang untuk bekerja di rumah. Pada saat itu istilah
“teleprocessing” digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, dan isitlah
“telecommuting” diperkenalkan untuk menggambarkan bagaimana pegawai bolak-balik
(commute) ke tempat kerja secara elektronik.
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :
 Mengurangi biaya fasilitas. Dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang,
furniture, dan AC. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk
sekali-sekali orang bertatap muka.
 Mengurangi biaya peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring
dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
 Mempunyai jaringan komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran
komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat
berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus. Meningkatnya perhatian
pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik
dari pada, jika semua pegawai/karyawan di lokasi tetap.
 Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam
kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah
pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai. Bila terjadi cuaca
ekstrim seperti hujan atau badan, membuat pegawai tidak memungkinka untuk pergi
ke tempat kerja, kegiatan organisasi akan terhenti, namun dengan adanya kantor
maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.
 Mendukung kegiatan sosial. Kantor maya memungkinkan organisasi mempekerjakan
pegawai yang tidak memiliki peluang bekerja untuk bekerja dengan baik dan orang-
orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus
pergi ke kantor.
Kerugian-kerugian kantor maya, yaitu :

 Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul
karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan
bawahan jarang dilakukan.
 Takut kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer
maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang
dibutuhkan menjadi berkurang.

 Semangat kerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara
orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu
sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang
ketat pada pengamanan sistem komputer.
 Ketegangan Keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah.
Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada
beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :

a. Menyediakan sumber daya komputer
b. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi atau akses internet
c. Menyediakan perlengkapan non komputer
d. Menyiapkan sarana telpon yang dapat di dialihkan
e. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
f. Membuat jadwal pertemuan reguler
g. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam
kantor maya yaitu :
Informasi. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik
dalam database perusahaan.
Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih
dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih
mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

BAB XIV
SISTEM INFORMASI KANTOR
A. Konsep Dasar Sistem Informasi kantor

Sistem Informasi Kantor
Suatu sistem yang di dalamnya terdapat suatu proses yang saling berkaitan dalam
mengolah kumpulan data menjadi suatu informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh
pengguna (user) sebagai sumber informasi dalam membantu yang bersangkutan untuk
pengambilan keputusan atau menyelesaikan suatu persoalan/pekerjaan.
Karakteristik Sistem Perkantoran

Menurut Haryadi (2009), suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
yaitu sebagai berikut:
a. Komponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa elemen-elemen yang lebih kecil
yang disebut subsistem, misalnya: sistem computer terdiri dari subsistem perangkat
keras, perangkat lunak dan manusia; dan elemen-elemen yang lebih besar yang
disebut suprasistem. Misalnya: jika perangkat keras adalah sistem yang mempunyai
subsistem CPU, perangka I/O, dan memori, sedangkan suprasistem perangkat keras
adalah sistem komputer.
b. Batas sistem
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dan sistem lain atau dengan
lingkungan luar. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai
suatu kesatuan.
c. Lingkungan luar sistem
Segala sesuatu yang berbeda di luar batas dari sistem yang memengaruhi operasi
sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga
merugikan. Oleh karena itu lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan harus
diantisipasi dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung
Merupakan media perantara antarsubsistem. Penghubung ini memungkinkan sumber
daya-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
e. Masukan
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input
dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem
tersebut dapat beroperasi, sedangkan sinyal input adalah energi yang diperoses
untuk mendapatkan keluaran.
f. Keluaran
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan.
g. Pengolahan
Suatu sistem bisa memiliki suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri sebagai
pengolahnya. Pengolah inilah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran dan tujuan
Sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuan. Sasaran sistem
menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan
sistem.
Manfaat sistem informasi kantor

Beberapa manfaat yang didapat dalam sistem informasi terutama di bidang
perkantoran adalah membantu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh
informasi yang berguna sebagai acuan atau sebagai dasar melakukan aktifitas mencapai
tujuan organisasi atau dalam hal ini adalah organisasi perkantoran.
B. Otomatisasi Perkantoran
Sistem Informasi Perkantoran (Office Information System) atau disingkat OIS
biasanya disebut dengan otomatisasi perkantoran. Otomatisasi perkantoran merupakan
sebuah konsep penggabungan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan
pekerjaan demi meningkakan produktivitas kerja. Konsep ini mulai dikenal pada tahun
1964, ketika IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi
mesin tik listriknya. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic
Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk
membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya
berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima
surat secara otomatis.
Otomatisasi memiliki makna yaitu:
1. Peralatan Otomatis
Penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga (the use of
automatic equipment to save mental and manual labour).

2. Kendali Otomatis
Kendali otomoatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis
(the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages).
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang

banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan
menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Era otomatisasi perkantoran
dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan
perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi kantor (office automation) dalam perkembangannya didefinisikan
sebagai penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal
terutama berkaitan dengan komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar
organisasi untuk meningkatkan produktivitas. Tujuan otomatisasi kantor antara lain:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan
mesin atau alat-alat kerja ;
2. Penggabungan dan penerapan teknologi;
3. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor;
4. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.;
5. Meningkatkan produktivitas dan efektifitas pekerjaan.
Pemanfaatan Teknologi Informasi terhadap Otomatisasi Kantor

Para pengguna Otomatisasi Kantor :
 Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
 Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
 Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
 Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, dan menyimpan dokumen.

Aplikasi Otomatisasi Kantor
Aplikasi otomatisasi kantor, pada umumnya terdiri dari:
 Pengolahan Kata (Word Processing)
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
Contoh: Microsoft Word, Word Perfect, dan Open Office.
 Surat Elektronik (Electronik Mail)
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan
alat penyimpanan. Contoh: yahoo mail dan google mail.
 Pesan Suara (Voice Mail)
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk
digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
 Kalender Elektronik (Electronik Calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan
manajer.Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal
keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang
memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
 Konferensi Audio (Audio Conferencing)
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan
konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih
digunakan.
 Konferensi Video (Video Conferencing)
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang
tersebar secara geografis.Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
 Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah
masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan. Konferensi
computer adalah bentuk e-mail yang lebih berdisiplin.
 Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi
pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota
timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
 Teks Video (Video Text)
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang
tersimpan.
 Pencitraan (Image Storage and Retrieval)
Penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas
atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan
sekunder.
 Publikasi (Desktop Publishing)
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh
printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor:

1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer di perusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi
video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya Otomatisasi Kantor yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh
sumber oleh sumber daya Otomatisasi Kantor yang tersedia dalam perusahaan.
Gambar Model Otomatisasi Kantor (Office Automation)
Sumber: CBIS Mc Leod (2001)

Dalam gambar model Otomatisasi Kantor di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada
aliran komunikasi dan informasi.
Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani
informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi
secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan
membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga
perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
C. Sistem Informasi Manajemen

Dalam hal otomatisasi perkantoran, para praktisi baik itu profesional, pimpinan,
manajer, sekretaris, maupun pebisnis sangat bergantung dengan data dan informasi.
Oleh karena itu para praktisi perlu membangun jaringan sistem informasi. Pengelolaan
jaringan sistem informasi ini harus berkesinambungan dan terintegrasi, maka perlu adaya
pengaturan sistem di dalam pengelolaan informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai
Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut berjalan dan berkembang di
dalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk
mendukung berlangsungnya aktivitas perkantoran.
Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang
dikembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan
maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang
bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam
rangka mencapai tujuan organisasi. Arti lain dari Sistem informasi Manajemen adalah
serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional
terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat
serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain Sistem Informasi
Manajemen adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya
membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang
terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa
yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan

khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer
maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk
memecahkan masalah.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan
mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi manajemen agar
sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan
diperoleh, maka sistem informasi manajemen yang dihasilkan akan memberikan
keuntungan.
Karakteristik sistem informasi manajemen:
 Beroprasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah
mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas.
 Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
 Menydiakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan
keputusan tetapi tidak secara langsung.
Prinsip utama perancangan sistem informasi manajemen adalah harus dijalin
secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Macam-macam laporan yang di hasilkan
oleh sistem informasi manajemen berupa laporan periodis, laporan ikhtisar, laporan
perkecualian, dan laporan perbandingan.
 Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti
harian, mingguan , bulanan, dsb.
 Laporan Ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap jumlah data
atau Informasi
 Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul jika terjadi keadaan yang
tidak normal.
 Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukan dua atau lebih himpunan
informasi yang serupa dengan maksud untuk diperbandingkan.
Selain itu sebagai pemecah masalah dalam suatu organisasi, sistem informasi
manajemen dan subsistem-subsistem organisasi di dalamnya memiliki andil dalam
pemecahan masalah dalam dua hal sebagai berikut :
1. Sumber daya informasi organisasi. sistem informasi manajemen merupakan usaha
organisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. sistem informasi
manajemen menentukan tingkat pencapaian di tingkat lain seperti Decission Support
System (sistem pengambilan keputusan), kantor virtual, dan sistem berbasis
pengetahuan.

2. Identifikasi dan pemahaman masalah. Ide utama dibalik sistem informasi manajemen
adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer untuk menandai
ada tidaknya masalah, jika ada selanjutnya memahaminya dengan menentukan
lokasi dan penyebabnya.
Komponen Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk

suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen
Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara
fisik:
1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional, adalah seluruh
komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data,
pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk
manajemen, meliputi:
 Sistem Administrasi dan Operasional,
sistem ini melaksanakan kegiatankegiatan rutin seperti bagian personalia,
administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan
sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera
diketahui.
 Sistem Pelaporan Manajemen,
sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang
bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
 Sistem Database,
berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit
organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan
dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah
besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin
bertambah.
 Sistem Pencarian,
berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan
keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
 Manajemen Data,
berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi
dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

2. Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik, adalah keseluruhan perangkat
dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen.
Komponen-komponen tersebut meliputi:
 Perangkat keras, meliputi computer, pesawat telepon dan peralatan penyimpan data
(decorder)
 Perangkat lunak, meliputi perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan
manajemen data dan berupa program aplikasi
 Data base, berupa file-file tempat penyimpanan data dan informasi dan berupa
media penyimpanan
 Prosedur pengoperasian:
 Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan
informasi yang akan digunakan;
 Instruksi penyiapan data sebagai input;
 Instruksi operasional.
 Personalia pengoperasian, meliputi :
1) Operator
2) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional sistem informasi manajemen dan pengembangannya.
Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Analisis sistem
a. Analisis Kelemahan Sistem
Dalam sebuah instansi jarang sekali ditemukan sistem yang sempurna. Pasti terdapat
kelemahan ataupun kekurangan pada sistem yang diterapkan. Sebuah sistem dapat
dikatakan baik jika selalu dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu sistem jika
bersifat konstan tanpa dilakukan adanya perubahan maka sudah bisa dipastikan
semakin lama akan semakin mengalami ketinggalan.
b. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan dalam mendukung kinerja sistem.
Apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang dibutuhkan atau belum, karena
kebutuhan sistem akan mendukung tercapainya tujuan suatu instansi atau
perusahaan.
Dengan adanya sistem baru yang telah dibuat diharapkan dapat lebih membantu
dalam proses pengolahan data.
c. Analisis kelayakan Sistem
Tujuan dari analisis yaitu mengujin apaakan sistem baru yang akan diterapkan sebagai
pengembangan dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak.
Rancangan sistem
Perancangan aplikasi sistem informasi ini dimulai dari perancangan diagram
konteks. Diagram konteks akan menggambarkan sebuah proses yang berinteraksi
dengan lingkungannya, selanjutnya dibuat perancangan DFD (Data Flow Diagram) yang
menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama
lain dengan aliran dan penyimpanan data. Tahap perancangan selanjutnya adalah dibuat
diagram entitas (Diagram E- R) dari sistem tersebut yang merupakan gambaran relasi
antar entitas yang ada dalam sistem, kemudian dibuat perancangan basis datanya
termasuk didalamnya adalah proses normalisasi data agar terbentuk basis data yang
efektif.
Contoh Perancangan DFD
Sumber : Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Fakultas Teknologi Industri
Universitas Kristen Petra (UKP)
Contoh Perancangan Diagram E- R
dalam bentuk Conceptual Data Model
Sumber : Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Fakultas Teknologi Industri
Universitas Kristen Petra (UKP)
Pelaksanaan Sistem
Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran, yang menggunakan sistem
tersebut bisa kita sebut sebagai pengguna sistem,diantaranya adalah pengelola Sistem,
sumberinformasi atau pemberi informasi dan pemakai atau pemerima informasi. Dalam
Perkantoran pengelola Sistem biasa di dilakukan oleh personil Teknologi informasi (TI),
sedangkan sumber atau pemberi informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas
didalam perkantoran tersebut,begitu juga untuk penerima informasi.Batasan-batasan atau
garis wewenang pengguna Sistem informasi manajemen perkantoran,tidak bisa diuraikan
secara mendetil kerena pengaturanya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab
pengguna sistem tersebut,dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi
perkantoran tersebut.
Informasi dan Tindak Lanjut Sistem

Informasi dan tindak lanjut sistem sangat menentukan kemajuan dan kemundurun
sistem informasi tersebut. Dengan demikian perlu menempatkan orang yang memiliki
kemampuan baik dari segi teknis maupun manajerial, agar pelaksanaan tugas berbasis
informasi ini dapat diselesaikan sebagaimana mestinya.
Laporan perkembangan sistem informasi merupakan langkah awal tindak lanjut
pengembangan sistem informasi tersebut. Apakah sistem akan dilanjutkan, dihentikan
atau diganti. Laporan manajerial mengenai tindak lanjut sistem ini dibuat secara
sistematis dengan tampilan ringkasan di awal laporan, isi laporan yang menggambarkan
analisis alasan penerapan Sistem Informasi Manajemen tersebut dengan dilengkapi
lampiran data pendukung.
Tujuan Sistem Informasi Manajemen Perkatoran
Tujuan utama adanya Sistem Informasi Manajemen Perkantoran adalah untuk

membantu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh informasi yang berguna
sebagai acuan atau sebagai dasar melakukan aktifitas mencapai tujuan organisai atau
dalam hal ini adalah organisasi perkantoran. Selain dari pada itu informasi merupakan
nilai wawasan yang tidak terbatas,semakin luas dan akurat sebuah informasi,maka akan
mendasari perkembangan sumber daya manusia dalam meningkatakan nilai-nilai
pengelolaan informasi perkantoran. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran tidak
hanya berfokus pada sistem informasi internal perkantoran itu sendiri, namun bisa juga
berhubungan dengan sistem informasi yang ada diluar (external) perkantoran dalam
mengikuti perkembangan teknologi
Informasi.
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan
perkantoran) harus selau diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang
sedang dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi
informasi sangat berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi
manajemen perkantoran, dalam pengembanganya melibatkan beberapa faktor yaitu,
pelaku Sistem dan media/sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi
kebutuhan infrastruktur d idalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya
menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada
Sistem tersebut dikembangkan.
Media Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa

elemen diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-
macam jenisnya, diantaranya adalah Audio, Visual, dan Audio Visual. Dari jenis Informasi
yang bermacam-macam, maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam
sesuai dengan jenisnya. Dalam perkantoran misalnya: komputer, telepon, fax, e-mail,
Blog, Website. Media-media tersebut bersifat general, di dalam Sistem informasi
manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan
aktifitas perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan
komputer yang mempunyai database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang
akan di akses didalam sistem tersebut.
Pencapaian Tujuan Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Tingkat keberhasilan suatu Sistem informasi manajemen perkantoran, adalah

sistem tersebut mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi suatu organisasi
perkantoran didalam aktifivasnya untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang
direncanakan.
Tipe – Tipe Sistem Informasi

1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System adalah aplikasi sistem informasi yang mengambil
atau mengumpulkan dan mengolah data tentang transaksi suatu proses bisnis. TPS
adalah data maintenance yang dapat meng-update data yang diperlukan. TPS dapat
terus berkembang karena perkembangan dunia bisnis akan terus berkembang.
Perkembangan bisnis akan memerlukan sistem yang terus berkembang pula.
Perkembangan bisnis ini disebut Bisnis process redesign yaitu sebuah study, analisis,
dan redesign proses bisnis yang mendasar untuk mengurnagi ongkos atau meningkatkan
nilai tambah yang dihasilkan.

Contoh TPS adalah:
 Airline reservation
 Bank deposit
 Customer returns
 Inventory procurement
 Order processing
 Payroll
2. Management Information System (MIS)

Management Information System (MIS) adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang
menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. Management Information
System (MIS) dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari benyak
sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System. Management
Information System (MIS) menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan
informas iterpilih. MIS merupakan salah satu elemen manajemen yang dirasa penting
oleh banyak perusahaan. Oleh karena itu pengembangan Management Information
System (MIS) akan terus dapat berlanjut.
Contoh Management Information System adalah:
 Budget forecasting and analysis
 Financial reporting
 Inventory reporting
 Material requirement planning
 Salary analysis
3. Decision Support System (DSS)
Decision Support System adalah salah satu aplikasi Sistem Informasi yang
menyediakan informasi yang mendukung pengambilan keputusan kepada penggunanya.
Jika pengguna DSS adalah seorang manajemen, maka program ini disebut Executive
Information System (EIS). DSS fokus pada penyediaan informasi yang berguna untuk
mendukung pengambilan keputusan. DSS menyediakan alat bagi pengguna untuk meng-
akses data dan menganalisisnya untuk pengambilan keputusannya. Beberapa
pertimbangan yang diberikan oleh DSS adalah sebagai berikut:
 Identifikasi masalah dengan mengidentifikasi beberapa alternatif solusi;
 Akses informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah atau pengambilan
keputusan;

 Analisis beberapa keputusan atau variabel yang akan mempengaruhi keputusan, yang
biasa disebut ”what if-analysis”;
 Simulasi dari keputusan dan hasil yang akan diberikan.
4. Expert Systems
Expert system merupakan perluasan dari decision support system. Expert system
adalah suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru
pengetahuan serta keahlian dari seorang expert problem solving atau decision maker dan
kemudian berpikir dan bereaksi sesuai dengan seorang expert tadi.
Expert system ditujukan untuk menduplikasi keahlian dari seorang problem solver,
manajer, profesional dan para teknisi. Para tenaga ahli ini sering menguasai pengetahuan
dan keahlian yang tidak bisa dengan mudah diikuti dan digantikan oleh sembarang orang
dalam sebuah organisasi. Expert system meniru logika dan pemikiran dari seorang ahli
dalam bidang mereka masing-masing. Hal itu dibutuhkan agar orang lain yang bukan
seorang ahli dapat mengetahui pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh seorang ahli.
Kegunaan Dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagaiberikut:
 Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
 Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
 Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
 Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
 Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
 Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem
informasi dan teknologi baru.
 Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem.
 Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau
pelayanan mereka.
 Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
 Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada
tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

 Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah
untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai
tujuannya.
 Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti
kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun
beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan
siklus penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak
bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen danpengendalian operasional.
Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup
pada proses perencanaan strategis,misalnya:
 Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang kebutuhan
pengolahan operasional.
 Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa
lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.
 Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database
komputer.
 Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi
manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasisubsistem yang didasarkan
atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem
membutuhkan aplikasi-aplikasi untukmembentuk semua proses informasi yang
berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base
dan beberapa programkomputer yang biasa untuk setiap subsistem
fungsional.
Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk
proses transaksi,pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan
perencanaanstrategis.
Kelebihan Sistem Informasi Manajemen

Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan-kelebihan yaitu
terdiri dari:
 Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat
menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat
perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi system informasi, perusahaan juga
dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry)
dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang
diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat
ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun
hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
 Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Penggunaan ATM (automated teller machine)
dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi.
Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis
melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam
sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke
dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah
contoh yang bagus dari hal ini adalah system reservasi penerbangan terkomputerisasi
yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila
sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut,
maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
 Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi
memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga
mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh
perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi,
menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.
Kelemahan Sistem Informasi Manajemen

Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga
kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga
kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada. Karena dengan teknologi
tersebut perusahaan merasa lebih diuntungkan. Selain itu dengan adanya Sistem
Informasi Manajemen tersebut membuat segala sesuatu bergantung pada sistem
tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.

DAFTAR PUSTAKA
Abdul Jalaludin Sayuti. 2013, Manajemen Kantor Praktis, Alfabeta, Bandung.

Badri Munir Sukoco. 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga,
Jakarta.
Dann N Sughandha. 1982, Manajemen Administrasi, CV. Sinar Baru, Bandung.
Donni Juni Priansa, Agus Garnida. 2013, Manajemen Perkantoran: Efektif, Efisien, dan
Profesional, Alfabeta, Bandung.
Durotul Yatimah. 2009, Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran, Pustaka
Setia, Bandung.
Dydiet Hardjito. 2001, Teori Organisasi dan Teknik Pengorganisasian, PT. RajaGrafindo
Persada, Jakarta.
Henry Eryanto. 2010, Kepemimpinan, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta.
Ibnu Syamsi, S.U. 2004, Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja, Bumi Aksara, Jakarta.
Khaerul Umam. 2014, Manajemen Perkantoran, Pustaka Setia, Bandung.
Lamuddin Finoza. 2010, Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia, Diksi Insan Mulia,
Jakarta.
Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson. 2004. Textbook of Office Management.
New York:McGraw-Hill Book Company Inc.
Stephen P. Robbins, Mary Coulter. 2013, Management, Pearson Horizon Edition.
The Liang Gie. 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.
Wursanto, Ignatius, 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional, Andi, Yogyakarta.
Website
http://alamtekno.blogspot.com
http://fportfolio.petra.ac.id/user_files/03-023/Paper%20Seminar%20SENTIA%2009.pdf
http://www.edrawsoft.com/example-service-workflow.php
http://www.edrawsoft.com/images/graphic%20and%20chart/cycle-process-flow.png
http://www.personal.psu.edu/tgr5018/Project 1/Preparation
http://www.teamquest.com/products/cmis/workloads/

TENTANG PENULIS
Marsofiyati, lahir di Jakarta, 12 April 1980, menyelesaikan S1

pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran,
Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas
Negeri Jakarta, tahun 2002; dan S2 Magister Pendidikan di
Universitas Negeri Jakarta, tahun 2008. Dosen PNS DPK
Kopertis Wilayah III pada Akademi Sekretari dan Manajemen
Pitaloka sejak tahun 2005, kemudian pada tahun 2014 Pindah ke
Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta .
Saat ini menjabat sebagai Direktur di Akademi Sekretari dan Manajemen Pitaloka. Dosen
Luar Biasa di beberapa perguruan tinggi swasta di DKI Jakarta. Selain itu, aktif sebagai
Instruktur/Fasilitator pada berbagai pelatihan (training) di lingkungan perusahaan dan
instansi pemerintah, seperti: PT. Kimia Farma, Tbk., TV One, Pusat Pengembangan
Produktivitas Daerah Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DKI Jakarta (P3D),
Badan Kepegawaian Negara (BKN), Unit Pengelolaan Dana Bergulir (UPDB), PT. PLN,
dll. Pernah menyusun GBPP dan Bahan Ajar Etika Layanan Perpustakaan di Pusdiklat
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Henry Eryanto adalah dosen tetap pada Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Jakarta. Lahir di Palembang, 10 Januari 1958,
adapun pendidikan yang telah dilaluinya, yaitu:
1. S1 IKIP Jakarta, Jurusan Pendidikan Bisnis Tahun 1982
2. AKTA V di Universitas Terbuka, Bidang Teknologi
Pendidikan Tahun 1985
3. S2 Magister Manajemen STIE IPWIJA Jakarta, Konsentrasi
Manajemen Pemasaran Tahun 2001.
Saat ini sedang mengikuti Program Doktor (S3) dalam bidang Manajemen Pendidikan
pada Pasca Sarjana UNJ. Selain sebagai dosen pada Fakultas Ekonomi UNJ juga aktif
sebagai instruktur pada berbagai pelatihan di lingkungan perusahaan seperti: PT. Telkom,
Pt. Astra, Pelindo II, Tiffico Tangerang, dan pada instansi pemerintah seperti Departemen
Agama dan Lembaga DIKLAT POLRI, dll. Selain itu, juga menjadi dosen luar biasa di
beberapa PTS di Wilayah DKI Jakarta dan Banten.

Modul Manajemen Perkantoran

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Manajemen Perkantoran

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................ i

E. Petunjuk Penggunaan Buku

PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Pengenalan Umum tentang Manajemen Perkantoran

Era globalisasi menuntut organisasi dan pekerjaan kantor melakukan perubahan.

Selain 6 (enam) unsur elemen manajemen di atas, secara umum manajemen

Pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai tempat atau ruang penyelenggaraan

Manajemen perkantoran adalah perencanaan pengendalian, dan pengorganisasian

A. Peranan Manajemen Perkantoran

Kegiatan manajemen perkantoran :

Peranan manajemen perkantoran dapat disimpulkan dalam mengoordinasikan

Perincian selengkapnya mengenai lingkupan bidang kerja office management telah

3. Office Personnel (Pegawai Kantor)

5. Appliances and machines (Peralatan dan Mesin)

6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan Tulis)

9. Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan)

Tatausaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan

A. Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi,

Berikut ini beberapa Fungsi Manajemen Perkantoran menurut para ahli:

No Penulis Judul Buku Fungsi

C. Fungsi Manajemen Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Menurut Quible (Sukoco, 2007) ada 5 jenis office support functions:

E. Sasaran kegiatan Manajemen Perkantoran

A. Peran Manajemen Perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan

”Office work includes verbal transmission of information and the producing of

G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika

Peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:

B. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

A. Komunikasi Kantor dan Korespondensi

Syarat-syarat Surat yang Baik

Contoh penulisan alamat secara lengkap

Baari Isam, SE, M. Sc.

Contoh penulisan jabatan penanda tangan dalam surat dinas pemerintah:

12. Tanda Tangan dan Nama Penanggungjawab

berisikan catatan singkat tentang pokok-pokokpermasalahan sebagai pesan yang

untuk meminta data atau informasi.

dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

6) Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

surat dapat dibedakan antara lain atas:

dalam ruang lingkup yang lebih luas.Misalnya pengumuman penerimaan pegawai

dan kelulusan tes.

yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.

7) Berdasarkan Penyelesaian Surat

Berdasarkan kepentingan penyelesaiannya atau penyampaian kepada yang dituju,

surat dapat dibedakan antara lain atas:

pun perlu dilakukan dengan cepat.

diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

8) Berdasarkan Pengertian Umum

lain sebagai berikut:

tidak layak diketahui oleh pihak lain.

Langkah-langkah dan Kegiatan Menyusun Surat

Pembetulan (Revisi Konsep Surat)

Tujuan Pengurusan Surat Masuk dan Keluar

Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda

d. Pengagendaan Surat Masuk

Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:

1 18 15 15/PJK/IX/ Pajak Kantor Direktur

Contoh slip edaran

No. Tujuan Paraf dan Tanggal

2. Pengurusan Surat Keluar