13301.pedoman Pelayanan Rekam Medis

PEDOMAN PELAYANAN REKAM MEDIS PELA
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, bahwa buku Pedoman Pelayanan
Unit Kerja Rekam Medis Rumkit Tk. III Baladhika Husada telah selesai dan dapat disusun dengan
baik.
Buku pedoman Pelayanan unit kerja Rekam Medis merupakan buku pedoman dalam
pelaksanaan kegiatan pelayanan kepada pasien di unit Rekam Medis. Proses pelaksanaan kerja,
prosedur dan tata laksana pelayanan Rekam Medis dalam lingkungan Rumkit Tk. III Baladhika
Husada dapat berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam kesempatan yang baik ini kami mengajak semua pihak yang terkait untuk bersama-
sama dapat memberikan masukan yang membangun demi kesempurnaan buku ini, kritik dan
saran sangat kami harapkan agar kedepannya dapat menjadi lebih baik lagi. Tak lupa kami
sampaikan ucapan terima kasih yang sebesar besarnya kepada Tim penyusun buku pedoman ini
dan pihak pihak lain yang telah membantu menyelesaikan penyusunan buku pedoman Pelayanan
Unit Kerja Rekam Medis. Semoga buku Pedoman Pelayanan unit kerja Rekam Medis dapat
bermanfaat dalam pelaksanaan kerja di lingkungan Rumkit Tk. III Baladhika Husada khususnya unit
kerja Rekam Medis.
Jember, April 2015

Kepala Unit Rekam Medis
DAFTAR ISI
Table of Contents
KATA PENGANTAR.......................................................................................................................2
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................................5
A. Latar belakang ..............................................................................................................5
B. Tujuan ...........................................................................................................................5
Tujuan Khusus .........................................................................................................................5
C. Ruang Lingkup Pelayanan ............................................................................................5
D. Batasan Operasional ....................................................................................................5
E. Landasan Hukum ..........................................................................................................6
BAB II GAMBARAN UMUM ........................................................................................................7
A. Sejarah ..........................................................................................................................7
B. Tujuan ...........................................................................................................................7
BAB III VISI, MISI .........................................................................................................................0
A. Visi, Misi dan Tujuan ....................................................................................................0
3. Tujuan (Goal)..................................................................... Error! Bookmark not defined.
B. Pengertian, Falsafah, Tugas dan Tujuan Unit Rekam Medis ........................................0
C. Misi Dan Motto Unit Rekam Medis ..............................................................................1
BAB IVSTRUKTUR ORGANISASI RUMKIT TK. III BALADHIKA HUSADA.........................................3
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS ..................................................................4
BAB VI URAIAN JABATAN ...........................................................................................................5
A. Kepala Unit Rekam Medis ............................................................................................5
B. Sub Unit Assembling dan Filling ...................................................................................6
C. Sub Unit Coding dan Indexing ......................................................................................7
D. Sub Unit Analysing dan Reporting................................................................................8
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA ..............................................................................................10
A. Bagan Hubungan Kerja Antar Unit .............................................................................10
B. Keterkaitan Hubungan Kerja Unit Rekam Medis .......................................................11
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL .......................................................12
A. Penghitungan Kebutuhan Tenaga ..............................................................................12
B. Pola Ketenagaan dan Kualifikasi ................................................................................12
C. Dasar Perhitungan Ketenagaan Unit Rekam Medis ...................................................14
BAB IX STANDAR FASILITAS .......................................................................................................17
A. Denah Ruangan ..........................................................................................................17
B. Standar Fasilitas .........................................................................................................18
BAB X TATA LAKSANA PELAYANAN ...........................................................................................21
A. Tata Laksana Pemberian Identitas Pasien ..................................................................21
1. Petugas Penanggung Jawab ...........................................................................................21
CSO (customer service officer) ..............................................................................................21
2. Perangkat Kerja ..............................................................................................................21
Identitas pasien (KTP/SIM/Paspor) .......................................................................................21
3. Tata Laksana...................................................................................................................21
B. Tata Laksana Pemberian Informasi Dan Edukasi .......................................................21
CSO (customer service officer) ..............................................................................................21
C. Tata Laksana Pemberian Identitas Bayi Baru Lahir ....................................................22
D. Tata Laksana Penulisan Nama Pasien ........................................................................22
E. Tata Laksana Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) .......................................................22
F. Tata Laksana Pencatatan Dan Pengisian Rekam Medis.................................................23
G. Tata Laksana Informed Consent.................................................................................23
H. Tata Laksana Pengembalian Berkas Rekam Medis ....................................................24
I. Tata Laksana Assembling Berkas Rekam Medis ............................................................24
J. Tata Laksana Coding Dan Indexing Berkas Rekam Medis ..............................................25
K. Tata Laksana Filling Berkas Rekam Medis ..................................................................25
L. Tata Laksana Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis ........................................27
M. Tata Laksana Kerahasiaan Informasi Rekam Medis ...................................................27
N. Tata Laksana Penyusutan Dan Penghapusan Rekam Medis ......................................28
O. Tata Laksana Permintaan Resume Medis ..................................................................28
P. Tata Laksana Tata Laksana Penyampaian Keluhan ........................................................29
BAB XI LOGISTIK ........................................................................................................................30
A. Pengadaan Barang Sediaan ........................................................................................30
B. Pengadaan Barang Non Sediaan ................................................................................30
BAB XII KESELAMATAN KERJA ...................................................................................................31
A. Pencegahan Kecelakaan dan Penyakit Akibat Kerja ..................................................31
B. Pengendalian Bahaya di Tempat Kerja.......................................................................31
C. Promosi Kesehatan.....................................................................................................34
D. Pengobatan dan Rehabilitasi ......................................................................................35
BAB XIII PENGENDALIAN MUTU ...............................................................................................36
BAB XIV KEGIATAN ORIENTASI..................................................................................................37
A. Definisi ........................................................................................................................37
B. Peserta Orientasi ........................................................................................................37
C. Kelengkapan Orientasi ...............................................................................................37
D. Waktu dan Tempat Orientasi .....................................................................................37
E. Kegiatan Orientasi ......................................................................................................37
F. Metode...........................................................................................................................38
G. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan .....................................................................................38
H. Evaluasi Orientasi .......................................................................................................38
BAB XV PERTEMUAN/RAPAT ....................................................................................................40
A. Pertemuan Rutin/Berkala .......................................................................................40
B. Pertemuan Insidentil ..............................................................................................40
BAB XI PELAPORAN ...................................................................................................................41
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar belakang
Upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan yang merupakan sasaran utama di Rumkit
Tk. III Baladhika Husada terus dilakukan, pembangunan fisik berupa fasilitas gedung maupun
peralatan, peningkatan kualitas sumber daya manusia dan pemenuhan kebutuhan lain
diberbagai bidang merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kinerja pelayanan di
rumah sakit ini.
Rekam medis merupakan bukti tertulis yang memuat segala tindakan medis kepada pasien
serta sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan informasi manajemen di rumah
sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Agar
penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik dan benar maka harus
dilengkapi dengan pedoman pelayananUnit Rekam Medis tentang tata cara penyelenggaraan
rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis,
maupun non medis yang bertugas di Rumkit Tk. III Baladhika Husada
Pedoman pelayanan unit kerja Rekam Medis ini disusun sebagai buku acuan dan standar
yang berlaku di Rumkit Tk. III Baladhika Husada yang sudah disesuaikan dengan kondisi yang
ada sehingga dapat memberikan gambaran struktur organisasi Unit Rekam Medis dari sisi
dasar serta diharapkan pelaksanaan kerja di Unit Rekam Medis dapat berjalan dengan baik
sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
B.Tujuan
Tujuan Umum
Sebagai dasar dalam pembuatan kebijakan bagi unit kerja rekam medis dalam memberikan
pelayanan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Rumkit Tk. III Baladhika Husada
Tujuan Khusus
1. Tercapainya kegiatan rekam medis tertib administrasi dan tertib hukum.
2. Terpenuhinya perencanaan dasar pengobatan dan perawatan yang harus diberikan
kepada pasien secara paripurna dan terselenggara dengan baik.
3. Tersedianya informasi data kesehatan secara lengkap, cermat dan akurat.
C.Ruang Lingkup Pelayanan

Ruang lingkup pelayanan unit Rekam Medis, meliputi :
1. Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Yaitu proses administrasi pendaftaran/penerimaan pasien di rumah sakit untuk
mendapatkan layanan kesehatan melalui dokter poli pagi dan sore
2. Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Inap
Yaitu proses administrasi pendaftaran/penerimaan di rumah sakit untuk mendapatkan
layanan kesehatan lanjutan di rumah sakit dengan adanya surat pengantar dari dokter
pengirim
3. Pelayanan Pendaftaran Pasien IGD
Yaitu proses administrasi pendaftaran/penerimaan di rumah sakit untuk mendapatkan
layanan kesehatan darurat/emergency pada pasien.
D.Batasan Operasional
1. Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien.
2. Catatan Rekam Medis merupakan uraian tentang identitas pasien, pemeriksaan
pasien, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain baik dilakukan oleh dokter dan
dokter gigi maupun tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kompetensinya.
3. Dokumen Rekam Medis merupakan kelengkapan dari catatan tersebut, antara lain
foto rontgen, hasil laboratorium, dan keterangan lain sesuai dengan kompetensi
keilmuannya.
4. Dokter dan Dokter Gigi adalah dokter, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter gigi
spesialis lulusan pendidikan kedokteran atau kedokteran gigi baik di dalam maupun di luar
negeri yang diakui Pemerintah Republik Indonesia sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
5. Tenaga Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang
kesehatan serta memiliki pengetahuan dan atau ketrampilan melalui pendidikan di bidang
kesehatan yang untuk jenis tuntutan memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya
kesehatan, meliputi tenaga keperawatan, tenaga kefarmasian (apoteker, asisten
apoteker), tenaga kesehatan masyarakat (epidemiolog kesehatan, entomolog kesehatan,
mikrobiolog kesehatan, penyuluh kesehatan, administrator kesehatan dan sanitarian),
tenaga gizi (nutrisionis, dietisien), tenaga keterapian fisik (fisioterapis, okupasiterapis,
terapis wicara), dan tenaga keteknisian medis (radiografer, radioterapis, teknisi gigi, teknisi
elektromedis, analis kesehatan, refraksionis optisien, orthotik prostetik, teknisi transfusi
dan perekam medis).
6. Rekam Medis Pasien Rawat Jalan berisi sekurang-kurangnya catatan/dokumen
tentang : identitas pasien, pemeriksaan fisik, diagnosis/masalah, tindakan/pengobatan,
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
7. Rekam Medis Pasien Rawat Inap berisi sekurang-kurangnya identitas pasien,
pemeriksaan, diagnosis/masalah, persetujuan tindakan medis (bila ada),
tindakan/pengobatan, pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
E.Landasan Hukum
1. Undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
2. Undang-undang nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan
3. Undang-undang nomor 9 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran
4. Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
5. Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
6. Peraturan Pemerintah nomor 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan
7. Peraturan Menteri Kesehatan nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam
Medis
8. Peraturan Menteri Kesehatan nomor 290/Menkes/Per/III/2008 tentang
Persetujuan Tindakan Kedokteran
BAB II GAMBARAN UMUM
A.Sejarah
Berdasarkan Skep PangdamV/Brawijaya Nomor Skep/147/VIII/2003 tgl. 26
Agustus 2003 nama DKT diganti menjadi Rumah Sakit Tk. III Baladhika Husada
yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pelayanan kesehatan bagi anggota
TNI, PNS-TNI beserta keluarga berhak dan dukungan kesehatan bagi Komando
Atas.
Rumah Sakit Tk. III Baladhika Husada di bawah Detasemen Kesehatan Wilayah
Malang. Seseuai Keputusan Menkes RI Nomor HK.03.05/I/2422/11 tgl. 19
September 2011 Rumah Sakit Tk. III Baladhika Husada Jember ditetapkan sebagi
rumah sakit umum type C yang berhak melaksanakan pelayanan bagi masyarakat
umum.
B. Tujuan
1. Setiap Rumah Sakit TNI AD mendambakan menjadi rumah sakit yang dicintai
dan dibanggakan oleh prajurit, PNS dan keluarganya.
2. Sebagai rumah sakit umum dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan
ingin memberikan tingkat kepuasan pasien sebagai pengguna fasilitas layanan
yang kita berikan.
BAB III VISI, MISI
A.Visi, Misi dan Tujuan

1. Visi
. Rumah Sakit Tk. III Baladhika Husada menjadi Rumah Sakit kebanggaan dan
terbaik dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada prajurit, PNS dan
keluarganya serta masyarakat umum di wilayah Kabupaten Jember dan
sekitarnya.
2. Misi
a. Memberikan pelayanan yang prima.
b. Meningkatkan profesional sumber daya manusia dengan pendidikan dan
latihan secara kesinambungan
c. Melengkapi sarana dan prasarana secara bertahap
B.Pengertian, Falsafah, Tugas dan Tujuan Unit Rekam Medis

1. Pengertian
a. Rekam medis adalah keterangan tertulis maupun yang terekam tentang identitas,
anamnesa, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan
medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat
jalan maupun pelayanan gawat darurat.
b. Informasi didalam rekam medis bersifat rahasia dan mutakhir karena hal ini
menjelaskan hubungan yang khusus antara pasien dan dokter yang wajib dilindungi,
hal ini tertuang dalam Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1966 tentang Wajib
Simpan Rahasia Kedokteran. Yang diwajibkan menyimpan rahasia ialah :
Tenaga kesehatan yang ikut memberikan pelayanan kesehatan secara
langsung kepada pasien
Dokter umum/spesialis/gigi yang praktek di Lingkungan Rumah Sakit
Mahasiswa kedokteran, murid yang bertugas dalam lapangan pemeriksaan,
pengobatan dan atau perawatan, dan orang ahli yang ditetapkan oleh menteri
kesehatan.
Yang dimaksud dengan informasi yang mutakhir ialah :
Semua tindakan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan harus segera ditulis /
dicatat setelah tindakan selesai dilakukan pada berkas rekam medis ( Up to Date
)
2. Falsafah
a. Rekam Medis harus diselenggarakan oleh rumah sakit sebagai bukti tentang proses
pelayanan medis kepada pasien
b. Rekam medis harus memuat informasi yang cukup dan akurat tentang identitas
pasien, diagnosa, perjalanan penyakit, proses pengobatan dan tindakan medis serta
dokumentasi hasil pelayanan
3. Tugas dan Fungsi

Memberikan layanan administrasi rekam medis kepada pasien sebagai bukti dari
serangkaian kegiatan yang diterima pasien selama menjalani proses pelayanan
kesehatannya yang terrecord dan tersimpan dengan baik. Selain itu juga kegiatan rekam
medis dapat mempunyai tugas dan fungsi pokok yang meliputi sebagai berikut :
a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil
bagian di dalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.
b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan
kepada seorang pasien
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan
pengobatan selama pasien berkunjung / dirawat di rumah sakit
d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap
kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
e. Melindungi kepentingan bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga
kesehatan lainnya.
f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian
dan pendidikan
g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan
pertanggung jawaban dan laporan.
4................................................................................................. Tujuan
Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan mutu
pelayanan kesehatan di Rumkit Tk. III Baladhika Husada khususnyatujuan tersebut meliputi
aspek, sebagai berikut :
1. Aspek Administrasi
Sebagai sarana administrasi kegiatan rumah sakit karena isinya menyangkut tindakan
berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik
dalam mencapai tujuan pelayanan rumah sakit.
2. Aspek Medis
Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan dan perawatan yang harus diberikan
kepada pasien.
3. Aspek Hukum
Menyangkut jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam upaya penyediaan
bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
4. Aspek Keuangan
Sebagai bahan untuk menetapkan biaya pelayanan kesehatan.
5. Aspek Penelitian
Isi Rekam Medis mengandung informasi yang berguna untuk penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan.
6. Aspek Pendidikan
Isi Rekam Medis memuat informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan
pelayanan medik yang diberikan pada pasien.
7. Aspek Dokumentasi
Sebagai sumber ingatan, sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan Rumah
Sakit.
C.Misi Dan Motto Unit Rekam Medis

1. Misi
a. Menciptakan sistem informasi administrasi yang lengkap, tepat dan cepat guna
mendukung kebutuhan profesi medis dalam memberikan layanan kesehatan yang
baik.
b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia staf rekam medis secara profesional
dan memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas.
c. Terus mengikuti perkembangan tehnologi kedokteran dan informasi medis terkait
dengan fungsi sebagai pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
2. Motto
Ketepatan, kecepatan dan kerahasiaan.
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMKIT TK. III BALADHIKA HUSADA
Page | 3
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS
Page | 4
BAB VI URAIAN JABATAN
A.Kepala Unit Rekam Medis

1. Tujuan Jabatan :
Merencanakan dan mengorganisasi kegiatan pelayanan rekam medis sesuai dengan standar
yang ditetapkan oleh rumah sakit dan mengacu pedomanKementerian Kesehatan agar
dapat berjalan lancar dan berkelanjutan.
2. Tugas Dan Tanggung Jawab Utama
a. Mengawasi dan membantu kelancaran proses kegiatan pelayanan rekam medis
b. Membuat rencana sistem dan prosedur kerja Rekam Medis yang cepat dan akurat
berdasarkan evaluasi sistem kerja yang telah dan sedang berjalan
c. Melakukan sistem pelaporan intern dan ekstern yang diterima dari Sub Unit
Analyzing dan Reporting setiap bulan.
d. Mengadakan rapat intern setiap bulan sekali dan setiap ada permasalahan yang
terjadi di Unit Rekam Medis.
e. Membuat perencanaan dan jadwal program pendidikan dan latihan untuk
pengembangan SDM Unit Rekam Medis
f. Memonitor pelaksanaan korespondensi Rekam Medis dengan jalan memaraf
semua laporan Rekam Medis.
g. Mengisi penilaian atas prestasi kerja staf dan membuat usulan pengangkatan
terhadap stafnya.
h. Membina kerja sama dengan unit-unit terkait maupun organisasi diluar rumah sakit
agar terjalin hubungan yang harmonis dan saling membantu yang berkaitan dengan
pelayanan rekam medis.
3. Dimensi Kerja :
a. Menjamin kelancaran kegiatan operasional rekam medis secara baik, lancar dan
berkesinambungan.
b. Menyediakan dan memberikan laporan rekam medis internal dan eksternal rumah
sakit kepada Direktur tepat waktu
4. Hubungan Kerja :
a. Bersama dengan dibawah jajaran Departemen Medis & Penunjang Medis dan
Departemen Keperawatan melakukan pemantauan pelaporan pelayanan yang telah
dilakukan dimasing-masing unit terkait.
b. Melakukan koordinasi dengan Manajer Departemen Keuangan dan Administrasi
c. Melakukan koordinasi dengan Kepala Unit Kamar Terima.
d. Melakukan koordinasi dengan Kepala unit Pembelian dan Gudang umum
e. Melakukan koordinasi kerja dengan Kepala Unit Pemeliharaan Sarana.
5. Tantangan Terberat :
a. Menjamin kelancaran kegiatan rekam medis secara baik, lancar dan
berkesinambungan.
b. Menyediakan kebutuhan layanan rekam medis sesuai standar yang telah
ditetapkan pemerintah.
c. Memastikan keamanan informasi medis pasien terjaga kerahasiaannya.
d. Tersedianya laporan rutin yang lengkap dan tepat dari seluruh unit terkait di
Rumkit Tk. III Baladhika Husada
6. Wewenang untuk Mengambil Keputusan :
a. Menyusun standar prosedur kerja unit Rekam Medis
b. Mengawasi dan menilai kinerja semua staf yang ada dibawahnya secara periodik.
Page | 5
c. Mengawasi kegiatan administrasi dan ketatausahaan di Unit Rekam Medis.
d. Melakukan pembinaan kinerja staf yang ada dilingkungan Rekam Medis.
e. Mengkoordinasi kegiatan antar sub unit yang berada di bawahnya dalam
pelaksanaan tugas dan tanggung jawab.
7. Persyaratan Minimal Jabatan :
a. Berkepribadian sebagai pemimpin
b. Menjunjung tinggi kejujuran
c. Pendidikan DIII Rekam Medis dan menguasai Manajemen
d. Memiliki pengalaman dan masa kerja minimal 3 tahun .
e. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.
B.Sub Unit Assembling dan Filling

1. Tujuan Jabatan :
Melakukan perencanaan, pengelolaan dan pengawasan serta pengembangan Assembling
dan Filling rekam medis rumah sakit secara tepat dan cepat
2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama :
a. Merakit dan menyusun dokumen rekam medis rawat inap baru untuk diserahkan
ke pendaftaran.
b. Mengambil dan menyiapkan rekam medis sesuai informasi dari kamar terima
maupun unit lain.
c. Menerima dokumen rekam medis pasien KRS (keluar rumah sakit) dari rawat inap
dan rawat jalan
d. Merekap dan membuat evaluasi pengembalian rekam medis pasien KRS setiap
bulan.
e. Melakukan assembling dan filling terhadap rekam medis rawat inap pasien KRS
yang sudah lengkap dan diletakkan dirak penyimpanan berkas.
f. Melayani dan menyiapkan pengurusan resume medis baik keperluan pribadi pasien
maupun, perusahaan, maupun asuransi.
g. Mengumpulkan dokumen rekam medis rawat inap yang masuk dalam laporan 10
hari (pasien yang KRS tgl. 1 s/d 10 bulan laporan) setiap 3 bulan sekali (Februari, Mei,
Agustus, Nopember). Dan dokumen RL dari masing masing unit rawat jalan maupun
rawat inap.
h. Melakukan penyisiran (rounding tracer) untuk mengetahui kesalahan masuk dan
kehilangan rekam medis serta membuat daftar penelaahan rekam medis yang akan
diretensi
i. Menyerahkan rekam medis yang kembali dan lengkap ke Sub Unit Coding dan
Indexing untuk dilakukan pengkodean diagnosis pasien.
j. Menerima rekam medis yang telah diproses Sub Unit coding dan indexing rawat
inap serta rawat jalan untuk disimpan kembali
3. Dimensi Kerja :
a. Menjamin ketersediaan berkas baru rekam medis bagi pasien rawat inap dan rawat
jalan.
b. Menetapkan prosedur baku penyusunan berkas berkas rekam medis.
c. Terlaksananya pengumpulan dan rekap data kunjungan pasien rawat jalan, rawat
inap dan penunjang medis rumah sakit secara tepat waktu.
4. Hubungan Kerja :
a. Dengan Unit Pelayanan Customer dalam kelengkapan penyediaan berkas rekam
medis.
Page | 6
b. Dengan Unit Rawat Jalan, IGD, Unit Rekam Medis, Unit Laboratorium, dan Unit
Kamar Operasi dalam pengelolaan dan penyimpanan berkas rekam medis
c. Bekerjasama dengan Sub Unit Analysis&Reporting dalam hal pengumpulan dan
penyediaan kelengkapan data pasien dari Unit Rawat Jalan dan Unit Rawat Inap.
a. Menjamin pengadaan dan kelancaran distribusi berkas rekam medis baru sesuai
kebutuhan.
b. Memastikan form-form yang tersedia sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan
telah ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit.
c. Respon penyerahan berkas rekam medis lama sebelum dilakukannya pemberian
pelayanan medis oleh dokter kepada pasien agar pelayanan lebih cepat dan tepat.
d. Kelambatan pengembalian laporan dari unit-unit terkait melebihi waktu yang telah
ditentukan.
a. Mengusulkan standar prosedur kerja assembling dan filling rekam medis rumah
sakit termasuk prosedur pengisian formulir rekam medis.
b. Menyusun Program kerja assembling dan filling rekam medis rumah sakit sesuai
standar baku yang sudah ditetapkan.
c. Mengawasi kegiatan administrasi dan ketatausahaan di Sub-unit Assembling dan
Filling.
a. Pendidikan minimal SMA atau sederajat
b. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis
c. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.
C.Sub Unit Coding dan Indexing

1. Tujuan Jabatan :
Melaksanakan sensus harian rawat jalan dan rawat inap serta menyediakan data rekam
medis yang akurat dan up to date serta memastikan pemberian kode diagnosis sesuai
dengan ICD yang berlaku.
2. Tugas Dan Tanggung Jawab Utama :
a. Menerima rekam medis yang telah diproses dari Sub Unit Assembling dan Filing
rekam medis
b. Melaksanakan Coding dan Indexing rawat inap berdasarkan diagnosis yang ada di
berkas rekam medis rawat inap berdasarkan ICD-10 (diagnosa), ICD-O dan ICD-IX.
c. Melakukan coding dan indexing rawat jalan (Sensus Harian Rawat Jalan)
berdasarkan rekam medis rawat jalan yang telah kembali dari Unit Pelayanan
d. Memasukkan jenis diagnosis penyakit dan tindakan medis untuk dimasukkan ke
indeks penyakit dan operasi.
e. Melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif rekam medis rawat jalan
f. Menyerahkan rekam medis yang telah diindeks dan disensus ke Sub-unit Filing
untuk disimpan kembali
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh penyelia data dan pelaporan
h. Membuat analisis Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM)
i. Bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran pemberian kode penyakit dan
kode tindakan/operasi pasien rawat inap
j. Bertanggung jawab kebenaran dan ketepatan dalam pembuatan laporan kegiatan
rekam medis
3. Dimensi Kerja :
Page | 7
a. Tercapainya pemberian kode diagnosis pasien sesuai dengan ICD yang berlaku.
b. Terpenuhinya kriteria dan klasifikasi data index pasien dengan kasus-kasuskhusus.
4. Hubungan Kerja :
a. Bekerjasama dengan dokter yang merawat pasien guna mengetahui kejelasan
tentang diagnosis dan kode penyakit.
b. Bekerjasama dengan Sub-unit Reporting dalam penyusunan laporan rekam medis.
a. Penulisan diagnosis dokter yang tidak jelas dan pencarian kode diagnosis yang
sesuai dengan buku ICD yang telah ditetapkan.
b. Jumlah berkas rekam medis yang belum terisi lengkap sehingga sulit dilakukan
index
a. Menanyakan tentang penulisan diagnosis dan kode diagnosis penyakit yang sesuai
kepada dokter
b. Meminta pengembalian berkas rekam medisdari perawat ruangan rawat jalan dan
rawat inap sesuai batas waktu yang telah ditetapkan
c. Mengembalikan berkas rekam medis yang belum terisi lengkap.
a. DIII Rekam Medis.
b. Menguasai system pengkodean penyakit
c. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang ICD rekam medis.
D.Sub Unit Analysing dan Reporting

1. Tujuan Jabatan :
Mengkoordinir kegiatan pelaporan rumah sakit baik pelaporan internal ataupun pelaporan
eksternal rumah sakit
2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama :
a. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data dasar pelaporan yang diterima
dari Sub-unit Assembling.
b. Melaksanakan pelaporan intern dan ekstern rumah sakit dalam periode bulanan,
tribulan, dan tahunan.
c. Menyampaikan laporan, analisis dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
secara periodik dan tertulis kepada Kepala Unit Rekam Medis.
d. Membuat rekapitulasi laporan data kunjungan pasien rawat jalan dan per
kunjungan poliklinik.
e. Membuat rekapitulasi laporan data hunian pasien rawat inap dan data sensus
pasien rawat inap.
f. Menghitung jumlah tingkat hunian tempat tidur BOR perhari.
g. Mengolah data kegiatan rumah sakit untuk disusun menjadi laporan kegiatan
rumah sakit.
h. Mengumpulkan merekap dan melaporkan data morbiditas penyakit Rajal dan
Ranap.
i. Bertanggung jawab perencanaan, pengelolaan, dan pengawasan serta
pengembangan analisis dan pelaporan data rekam medik rumah sakit.
j. Bertanggung jawab dan menjamin ketersediaan data dan informasi rekam medis
yang akurat, up to date guna pengambilan keputusan sesuai kebutuhan manajemen
rumah sakit
3. Dimensi Kerja :
a. Laporan mutu pelayanan register rawat jalan dan rawat inap.
Page | 8
b. Laporan efisiensi pelayanan rawat inap
4. Hubungan Kerja :
a. Bekerjasama dengan Sub-unit Assembling dan Filling dalam hal penyediaan
kelengkapan data.
b. Bekerjasama dengan Sub-unit Coding&Indexing dalam hal pemberian kode
diagnosis dan pengindexan data yang sudah ada.
c. Berkoordinasi dengan unit-unit lain yang terkait dalam penyediaan data rumah
sakit sebagai bahan laporan.
a. Ketersediaan data yang sahih sebagai dasar untuk penyediaan informasi medis dan
manajemen yang akurat dan terpercaya.
b. Ketepatan waktu pelaporan semua jenis kegiatan pelayanan kesehatan yang
berada di Rumkit Tk. III Baladhika Husada
a. Mengusulkan Standar prosedur kerja Data dan Pelaporan rekam medis rumah sakit
termasuk prosedur pengisian formulir rekam medis
b. Melaksanakan dan mengawasi kegiatan administrasi dan ketatausahaan di bagian
data dan pelaporan rumah sakit
a Pendidikan minimal DIII rekam Medis
b Mampu melakukan analisa data dan pelaporan eskternal rumah sakit
c Dapat menyajikan data yang akurat dan up to date
d Menguasai system pelaporan
e Mampu melakukan analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis
f Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.
Page | 9
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA
A.Bagan Hubungan Kerja Antar Unit
UNIT
PELAYANAN IGD
CUSTOMER
UNIT
UNIT RANAP
RAJAL & MEDICAL
CHECK UP
UNIT RANAP UNIT

RADIOLOGI
UNIT
LABORATORIUM
UNIT RANAP UNIT
REKAM MEDIS
UNIT
REHABILITASI
MEDIK
UNIT RANAP
UNIT
FARMASI
UNIT
OK & CSSD UNIT
HEMODIALISA
UNIT
UNIT UNIT HIGH
UNIT UNIT
PEMBELIAN PEMELIHARAAN DEPENDENCY
DIKLAT GUDANG
UMUM SARANA
Page | 10
B.Keterkaitan Hubungan Kerja Unit Rekam Medis
1. Unit Pelayanan Customer
Sebagai unit pertama yang menerima pasien, baik rawat jalan dan rawat inap yang ingin
mendapatkan pelayanan kesehatan di Rumkit Tk. III Baladhika Husada Semua informasi
medis dilakukan di Unit Pelayanan Customer sebelum dilakukannya tindakan medis di unit
pelayanan kesehatan. Hasil pelayanan kesehatan yang termuat dan tercatat pada lembar
rekam medis selanjutnya disimpan dan diolah di Unit Rekam Medis.
2. Unit Rawat Jalan (Rajal) & Rawat Inap (Ranap)
Semua kegiatan pelayanan medis dilakukan melalui unit rawat jalan (IGD, Medical Check
Up) dan rawat inap, ketersediaan dan kelengkapan informasi medis pasien yang tertuang
dalam lembar/berkas rekam medis tercatat dalam lembar tersebut. Dari kegiatan tersebut,
pasien dapat dinilai kualitas dan kuantitas layanan yang diberikan oleh Rumah Sakit.
3. Unit-unit Penunjang Medis
Kebutuhan akan laporan jumlah kunjungan / pelayanan yang dilakukan dimasing-masing
unit-unit penunjang medis (Laboratorium, Rekam Medis, Farmasi, Rehabilitasi Medis,
Hemodialisa, unit high dependency) dilakukan secara berkala untuk tiap bulannya.
4. Unit Pembelian Umum dan Gudang
Kebutuhan alat-alat rumah tangga dan alat tulis kantor di Unit Rekam Medis, diperoleh
dari logistik umum dengan melalui proses administrasi pengambilan barang sesuai SPO
dilakukan di unit gudang.
5. Unit Pemeliharaan Sarana
Kerusakan non medis, baik berupa fasilitas fisik, peralatan dan sarana instalasi listrik di
unit rekam medis akan dilaporkan dan diajukan perbaikan ke unit pemeliharaan sarana
dengan prosedur permintaan perbaikan sesuai dengan SPO yang berlaku.
6. Unit Diklat
Unit penyelenggara pengembangan SDM rekam medis, baik dalam hal penambahan
karyawan (recruitmen) maupun dalam pengembangan keilmuan terbaru dari profesi
perekam medis dan peraturan peraturan pemerintah yang berhubungan langsung dengan
rekam medis.
Page | 11
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
A.Penghitungan Kebutuhan Tenaga

1. Kepala Unit Rekam Medis
Kepala unit rekam medis adalah kepala struktural yang diangkat oleh Rumkit Tk. III
Baladhika Husada melalui SK Pengangkatan. Kepala unit rekam medis berdinas pagi hari
yang berfokus pada pengaturan dan pengendalian pelayanan unit rekam medis.
2. Pelaksana Rekam Medis
Pelaksana rekam medis adalah tenaga Perekam medis yang bertugas dengan mengikuti
waktu kerja/dinas shift. Waktu dinas dibagi menjadi 3 (tiga) shift yang masing-masing shift
diatur dalam jadwal dinas yang dibuat oleh Kepala Rekam Medis.
a. Shift Pagi, perekam medis yang berdinas sebanyak 4 orang.
b. Shift Sore, perekam medis yang berdinas sebanyak 2 orang
c. Shift Malam, perekam medis yang berdinas sebanyak 1 orang
3. Administrasi Rekam Medis
Tenaga administrasi terdiri dari 5 orang, yang masing-masing personal berdinas pagi dan
sore hari, untuk malah hari dan hari libur nasional libur sesuai waktu libur pada
umumnya.
B.Pola Ketenagaan dan Kualifikasi
Nama Kualifikasi
No Pengalaman dan kualifikasi
Jabatan Formal Sertifikat
a. Berkepribadian sebagai
pemimpin
b. Menjunjung tinggi kejujuran
c. Pendidikan DIII Rekam Medis dan
Manajeme
Kepala Unit menguasai Manajemen
DIII Rekam n Rekam
1 Rekam d. Memiliki pengalaman dan masa
Medis Medis &
Medis kerja minimal 3 tahun .
ICD-X
e. Memiliki
ketrampilan administratif dan
mengoperasikan komputer.
a. Pendidikan minimal SMA atau

sederajat
b. Pendidikan dan latihan tentang
Sub-
SMA / Admin manajemen rekam medis
2 unitAssemb
Sederajat Komputer c. Memiliki ketrampilan
ling&Filling
administratif dan mengoperasikan
komputer.
a. Menguasai system pengkodean

Sub-unit
DIII Rekam penyakit
3 Coding&Ind ICD-X
Medis b. Mengikuti pendidikan dan
exing
pelatihan ICD rekam medis
12
a. Pendidikan minimal DIII rekam
Medis
b. Mampu melakukan analisa data
dan pelaporan eskternal rumah sakit
c. Dapat menyajikan data yang
akurat dan up to date
Sub-unit
DI d. Menguasai system pelaporan
4 Analysing&r Komputer
Informatika e. Mampu melakukan analisa
eporting
kuantitatif dan kualitatif rekam
medis
f. Memiliki ketrampilan
administratif dan mengoperasikan
komputer.
13
C.Dasar Perhitungan Ketenagaan Unit Rekam Medis
Rerata Waktu yang

No Tugas Pokok Uraian Tugas Beban dibutuhkan
Kerja menit jumlah
1 Informasi dam Pendaftaran pasien rawat
1.5
Pendaftaran (Rawat inap (wawancara pasien) Diisi
Inap) Pemesanan dan cari kamar jumlah 2
Penjelasan persetujuan rawat pasien
2
inap yang
Entry data pasien komputer mendaft 1
Pengambilan berkas rekam ar
0.5
medis dalam
Penyerahan berkas Rekam periode
medis ke petugas antar / 1 bulan 0.5
perawat
Total Waktu yang dibutuhkan
7.5
(Beban kerja x waktu)
Total waktu dalam jam
Jumlah Tenaga Kerja yang dibutuhkan
(a x h) / (b x e) atau
(365 x wkt kerja/jam) / (303 x 5.3)
Rawat Jalan Menerima pendaftaran & Diisi
Input pendaftaran pasien jumlah 0.5
rawat jalan pasien
Membuat kartu berobat yang
0.5
mendaft
Pembuatan KIUP ar
dalam
periode 0.5
1 bulan

(365 x wkt kerja/jam) / (303 x 5.3)
2. Assembling&Filling Merakit dan menyusun 0.5
berkas rekam medis baru
rawat inap Diisi
Menerima berkas RM pasien jumlah 0.5
KRS dari Ranap pasien
Cek kelengkapan berkas yang 1
rekam medis mendaft
Memisahkan berkas rekam ar 0.5
medis lengkap dan tidak dalam
lengkap periode
Menyimpan Dokumen rekam 1 bulan 0.5
medis dalam rak
penyimpanan
Total Waktu yang dibutuhkan 3 a mnt
14
(Beban kerja x waktu)
Total waktu dalam jam (a/60)
60
jam
(365 x wkt kerja/jam) / (303 x 5.3)
3. Coding&Indexing Menerima rekam medis yang
telah diproses dari bagian 0.5
Diisi
assembling dan filing rekam
jumlah
medis
pasien
Melaksanakan coding dan
ranap
indexing rawat inap 1
yang
berdasarkan Computer yang
mendaft
ada di rekam medis rawat
ar
inap berdasarkan ICD-10
dalam
(dagnosa), ICD-O dan ICD-IX.
periode
Merekap indeks penyakit
1 bulan
untuk penyusun laporan 0.5
morbiditas pasien rawat inap
Melakukan coding dan Diisi
indexing rawat jalan (sensus jumlah
harian Rawat Jalan) pasien 1
berdasarkan rekam medis rajal
rawat jalan yang telah yang
kembali dari unit pelayanan mendaft
ar
dalam
periode
1 bulan
Merekap data untuk
penyusunan laporan bulanan 0.5
kegiatan rekam medis
(365 x wkt kerja/jam) / (303 x 5.3)
4. Analysing&Reporting Melaksanakan pengumpulan
dan pengolahan data dasar
pelaporan yang diterima dari Diisi 1
sub unit assembling. jumlah
Melaksanakan pelaporan pasien
intern dan extern rumah sakit yang 0.5
dalam periode bulanan, mendaft
tribulan, dan tahunan ar
dalam
Membuat rekapitulasi
periode
laporan data kunjungan 1
1 bulan
pasien rawat jalan dan per
kunjungan poliklinik.
15
Mengumpulkan merekap dan
melaporkan data morbiditas 0.5
penyakit Rajal dan Ranap.

(a x h) / (b x e) atau 1.7
(365 x wkt kerja/jam) / (303 x 5.3)
Jumlah Tenaga yang ada pada Tahun 2014 dibandingkan dengan kebutuhan layanan Unit Rekam
Medis sesuai perhitungan, didapatkan :
Jumlah Tenaga Jumlah Tenaga

No Profesi
yang ada sesuai Analisa
1 Informasi dan Pendaftaran
(Ranap)
2 Informasi dan Pendaftaran (Rajal)
3 Assembling dan Filling
4 Coding dan Indexing
5 Analysing & Reporting
Total Kebutuhan Tenaga Orang orang
Rekam Medis
16
BAB IX STANDAR FASILITAS
A.Denah Ruangan
1. Ruang Pendaftaran
a. Ruang Pendaftaran Rawat Jalan
Pendaftaran rawat jalan dilakukan di meja front office di gedung A utama
b. Ruang Pendaftaran IGD

Pendaftaran pasien IGD dilakukan di gedung IGDlantai 1.
4400mm
3000mm
3150mm
PENDAFTARAN
KASIR
c. Ruang Pendaftaran Rawat Inap

Pendaftaran pasien rawat inap (admission) dilakukan di gedung B baru lantai 2.
17
Rak Arsip
2. Ruang Administrasi Rekam Medis
Rak File Rak File

Rak File
Reporting
Ka.Unit
Assembling
Filling Coding
B.Standar Fasilitas
1. Fasilitas & Sarana
Ruang administrasi Unit Rekam Medis Rumkit Tk. III Baladhika Husada terletak di gedung A
utama lantai 3 di sebelah ruang Rehabilitasi Medis.Selain itu, terdapat pula bagian dari
Unit Rekam Medis yang berfungsi sebagai tempat pendaftaran pasien rawat jalan, IGD dan
pendaftaran rawat inap. Tempatpendaftaran bagi pasien rawat jalan sekaligus sebagai
pusat informasi, menempati area di lobby utama gedung A. Sedangkan tempat
pendaftaran IGD menempati area di gedung IGD lantai 1, berdekatan dengan ruang Triage
IGD. Sedangkan tempat pendaftaran rawat inap menempati bangunan gedung B baru
lantai 2, menyatu dengan lobby gedung B baru.
18
Batasan-batasan ruang Rekam Medis Rumkit Tk. III Baladhika Husada dilihat di bagi
menjadi 3 (tiga) ruang utama, meliputi :
a. Ruang Informasi dan Tempat Pendaftaran Pasien (TPP)
Terdiri atas:
1) Informasi dan Pendaftaran pasien Rawat Jalan dan Penunjang Medis
Penempatan TPP rawat jalan di lobby gedung A untuk memudahkan pasien
langsung dilayani pendaftaran rawat jalan dan penunjang medis, serta untuk
mempermudah pengambilan, pendistribusian dan pelayanan berkas rekam medis
baik. TPP ini beroperasional dalam 2 shift, yaitu pk. 06.00 14.00 dan pk. 14.00
22.00
2) Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) IGD dan Hemodialisis
Penempatan TPP IGD di gedung IGD lantai 1 untuk mempermudah akses
pendaftaran pasien IGD dan Hemodialisis yang berdekatan dengan Triage IGD. TPP
ini beroperasional selama 24 jam non stop.
3) Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) Rawat Inap (admission)
Penempatan TPP rawat inap di gedung B baru untuk mempermudah pasien yang
akan mendaftar rawat inap. TPP ini beroperasional selama 24 jam non stop.
b. Ruang Administrasi dan Penyimpanan Berkas Aktif

Ruang administrasi dan kantor Unit Rekam Medis berada di gedung A lantai 2,
merupakan ruang kantor pimpinan unit dan staf administrasi Unit Rekam medis. Ruang
ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan berkas-berkas rekam medis yang masih
aktif (terpakai) dengan masa waktu penyimpanan sekitar 5 tahun. Didalamnya tersusun
rak rak yang bertumpuk yang terdiri dari beberapa sekat-sekat semi permanen
digunakan tempat dari berkas rekam medis yang masih aktif.
c. Ruang berkas in aktif
Ruang berkas in aktif berada di bagian belakang dari ruang rekam medis saat ini,
mengingat berkas rekam medis pasien Rumkit Tk. III Baladhika Husada masih dapat
tertampung di ruang penyimpanan in-aktif, maka proses pemusnahan berkas masih
belum pernah dilakukan. Disain ruangan penyimpanan berkas rekam medis yang aktif
berupa rak-rak yang berisi berkas rekam medis in aktif, dengan konstruksi yang kedap
air untuk menghindari kerusakan berkas rekam medis oleh karena faktor lembab dan
air.
2. Peralatan
a. Ruang Informasi dan Pendaftaran Rawat Jalan
No Nama Sarana Jml Ket

1. Meja Informasi dan Pendaftaran Pasien 3
2. Kursi petugas 3
3. Kursi customer 6
4. Almari tempat berkas kosong 2
5. Komputer (monitor, CPU, Stavolt & UPS) 3
6. Telepon 3
7. Signage INFORMASI & TPP 1
8. Printer 2
9. File Box 10
19
b. Ruang Pendaftaran IGD

2. Kursi petugas 2
3. Kursi customer 2
5. Komputer (monitor, CPU, Stavolt & UPS) 2 watt
6. Telepon 2
7. Sofa 10
8. Meja Tamu 6
c. Ruang Pendaftaran Rawat Inap

2. Kursi petugas 2
3. Kursi customer 4
5. Komputer (monitor, CPU, Stavolt & UPS) 2
6. Telepon 2
7. Loket Kasir Rawat Inap 1
8. Kursi customer 1
9. Sofa 4
10. Meja tamu 3
d. Ruang Administrasi Rekam Medis dan Penyimpanan Aktif

1. Meja kursi kerja 5 Set
2. Komputer 5
3. Printer 3
4. Telepon 2
5. Rak arsip 32
6. Lemari dokumen 2
7. Kursi 5
20
BAB X TATA LAKSANA PELAYANAN
A.Tata Laksana Pemberian Identitas Pasien

1. Petugas Penanggung Jawab
CSO (customer service officer)
2. Perangkat Kerja
Identitas pasien (KTP/SIM/Paspor)
3. Tata Laksana
a. Pasien baru pertama kali melakukan kunjungan untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan di Rumkit Tk. III Baladhika Husada baik rawat jalan maupun rawat inap;
b. Pendaftaran pasien / keluarga pasien dilakukan di Tempat Pendaftaran pasien (TPP)
baik rawat jalan, IGD, maupun rawat inap.
c. Bila pasien tidak dapat melakukan pendaftaran dapat dilakukan oleh keluarga /
pengantar pasien.
d. Sebagai bukti pendaftaran pasien, maka petugas TPP akan memberikan Kartu
Identitas Berobat (KIB) yang akan dipergunakan pasien setiap kali melakukan
pemeriksaan kesehatannya di Rumkit Tk. III Baladhika Husada
e. Bila pasien tidak dikenal dan tidak dapat memberikan informasi identitas dirinya
(dalam kondisi tidak sadar) maka identitas pasien diberi nama Tn./ Ny. X.
f. Penanganan pasien dalam keadaan gawat darurat lebih diutamakan, sebagai
langkah basic live support. Sementara keluarga/penanggung jawab pasien
mendaftarkan identitas ke TPP.
g. Pasien diminta menuliskan identitasnya pada form/kitir yang telah disediakan,
untuk selanjutnya petugas melakukan entry data pasien dalam software komputer.
h. Petugas melakukan pendaftaran sesuai dengan unit pelayanan yang dikehendaki
(lihat SPO Pendaftaran Rawat Jalan ; SPO Pendaftaran Gawat Darurat ; dan SPO
Pendaftaran Rawat Inap).
i. Apabila saat pendaftaran dan pembuatan identitas pasien baru ditemukan pasien
dengan nomor rekam medis dengan identitas sama, maka perlu dilakukan penyatuan
nomor rekam medis pasien tersebut.
j. Apabila pasien menghendaki perubahan atas identitas yang telah masuk dalam
data base Rumkit Tk. III Baladhika Husada petugas TPP tidak diperkenankan mengganti
identitas tersebut. Pasien diminta menuliskan permohonan tertulis kepada Direktur
(sesuai form yang tersedia). Identitas pasien dalam data base dilakukan setelah
mendapatkan persetujuan Direktur dan dilakukan oleh Kepala Unit Rekam Medis.
B.Tata Laksana Pemberian Informasi Dan Edukasi

CSO (customer service officer)
2. Perangkat Kerja
a. Form Pemberian Informasi Hak dan Kewajiban pasien beserta Tatib RS
3. Tata Laksana Pemberian Informasi
a. Penyampaian informasi disesuaikan dengan nilai, budaya, bahasa, latar belakang
pendidikan dan adat istiadat pasien
b. Penyampaian informasi dapat menggunakan alat peraga atau alat bantu yang
dapat memperjelas maksud dan arti akan dilakukannya tindakan medis kepada pasien
c. Penyampaian informasi dengan cara detil, tepat dan informatif dengan
menunjukkan rasa empati dan cara sensitif serta tidak membuat pasien merasa stres.
21
d. Memberikan cukup waktu bagi pasien dan atau keluarga pasien untuk memahami
informasi yang telah disampaikan serta memberikan waktu untuk menanyakan
informasi yang belum jelas/klarifikasi dan perlu detail kepada dokter yang memberikan
informas sebelum mengambil keputusan.
C.Tata Laksana Pemberian Identitas Bayi Baru Lahir

a. Bidan ruangan
b. Perawat ruangan
2. Perangkat Kerja
a. Mengisi formulir Identifikasi Bayi Baru Lahir
b. Gelang identitas bayi
3. Tata Laksana
a. Segera setelah bayi lahir dan telah dilakukan tindakan medis maka dilakukan
kegiatan pemberian identitas bayi
b. Dokter dan petugas paramedis meminta cap ibu jari kanan ibu, cap ibu jari tangan
kiri bayi, telapak kaki kanan dan kiri bayi pada berkas rekam medis pasien.
c. Dibuatkan gelang identitas dipergelangan tangan bayi oleh paramedis :
Nama ibu bayi contoh : Rahayu Ny. By.
Jenis Kelamin Bayi
D.Tata Laksana Penulisan Nama Pasien

a. Bidan ruangan
b. Perawat ruangan
2. Perangkat Kerja
a. Mengisi formulir Identifikasi Pasien
b. Gelang pasien
3. Tata Laksana
a. Petugas TPP melakukan entry data nama pasien pada sistem komputer sesuai
form/kitir yang ditulis oleh pasien/keluarganya ; petugas TPP wajib melakukan
konfirmasi atas kebenaran data tersebut sebelum melakukan posting.
b. Tata cara penulisan nama pasien harus sesuai dengan aturan Ejaan Yang
Disempurnakan (EYD).
c. Penulisan nama pasien berdasarkan kartu / tanda pengenal resmi
(KTP/KTA/SIM/Paspor).
d. Kriteria dan tata cara aturan penulisan berdasarkan suku, bangsa ditulis sesuai
aturan yang ditetapkan.
E.Tata Laksana Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

a. Petugas Unit Rekam Medis
2. Perangkat Kerja
a. Seperangkat komputer / hardisk
b. Kertas print (continuous form)
c. Rak / kotak penyimpanan lembar print out KIUP
3. Tata Laksana
a. Data pasien di-backup secara kontinu dan terjadwal kedalam harddisk sebagai data
induk pasien selama periode tertentu
22
b. Data pasien yang telah terbackup dalam hard disc, dalam tiap bulannya harus
dilakukan pencetakan dalam lembar kertas sebagai data yang bersifat nyata.
c. Penyimpanan lembar KIUP dilakukan ditempat yang baik, terjaga dari kerusakan,
kebanjiran dan kebakaran yang terjadi di Unit Rekam Medis.
F.Tata Laksana Pencatatan Dan Pengisian Rekam Medis

a. Dokter
b. Perawat / Bidan
c. Petugas lain
2. Perangkat Kerja
a. Berkas rekam medis pasien
b. Lembar persetujuan dan penolakan tindakan medis (Informed consent)
3. Tata Laksana
a. Pencatatan dan pengisian rekam medis dilakukan oleh tenaga medis dan para
medis yang mempunyai kewenangan dan kompetensi yang dimilikinya.
b. Pencatatan medis baik tindakan, catatan perkembangan pasien atau konsultasi
dicatat selambat-lambatnya 1 x 24 jam.
c. Catatan medis berupa simbol dan tanda khusus yang dilakukan para praktisi medis
dan para medis dibuat dan ditetapkan menjadi standar baku dalam penulisannya,
sedemikian sehingga berkas rekam medis dapat dibaca dan dipergunakan oleh
petugas lainnya.
d. Tindakan medis yang bersifat khusus/spesifik yang perlu persetujuan dari pasien /
keluarga pasien langsung dapat dibuatkan dalam bentuk catatan / lembar persetujuan
dan penolakan tindakan medis untuk menjaga hal hal atau kejadian yang tidak
diinginkan dikemudian harinya.
e. Pencatatan dan pengisian rekam medis yang melibatkan pihak yang berwenang
dalam memastikan keadaan pasien berupa visum et repertum (VeR) perlu diketahui
dan dilaporkan kepada Direktur Rumah Sakit dalam periode tertentu
f. Penulisan catatan pada berkas rekam medis pasien menggunakan tinta. Koreksi
atas penulisan yang salah dilakukan dengan mencoret kata/tulisan yang salah,
kemudian menuliskan kata/tulisan yang benar di atas atau disamping kata/tulisan
yang dicoret dan dibubuhi paraf petugas yang melakukan koreksi. Tidak dibenarkan
menghapus tulisan apapun dalam berkas rekam medis pasien.
G.Tata Laksana Informed Consent

a. Dokter penanggung jawab pelaksana tindakan medis
b. Perawat / bidan / paramedis lainnya
2. Perangkat Kerja
a. Lembar Informed Consent
3. Tata Laksana
a. Sebelum melakukan tindakan medis diagnostik maupun terapuetik berupa
pemberian obat, injeksi, dsb. harus mendapatkan persetujuan dari pasien/keluarga
pasien yang bersangkutan.
b. Sebelum memberikan keputusan atas persetujuan/penolakan tindakan medis
tersebut, pasien dan/atau keluarganya berhak mendapatkan penjelasan dari
dokter/petugas yang akan melaksanakan tindakan medis tersebutmengenai tindakan
yang akan dilakukan, efek samping/kemungkinan terjadinya komplikasi dari tindakan
23
dan keuntungan dari tindakan tersebut dilakukan maupun alternatif tindakan lain atas
suatu tindakan medis yang akan dilakukan terhadap pasien.
c. Pasien rawat inap wajib dimintakan informed consent secara umum, maupun
informed consent atas tindakan medis lain yang akan dilakukan yang tidak termasuk
dalam Informed consent umum tadi.
d. Prosedur pelaksanaan pemberian informed consent tertuang dalam ketentuan yang
sudah ditetapkan.
H.Tata Laksana Pengembalian Berkas Rekam Medis

a. Perawat
b. Petugas Unit Rekam Medis
2. Perangkat Kerja
a. Berkas rekam medis rawat jalan/rawat inap
b. Buku Serah Terima Berkas Rekam Medis
3. Tata Laksana
a. Berkas rekam medis rawat jalan yang telah diisi lengkap harus kembali ke Ruang
Penyimpanan Berkas selambat-lambatnya 1 x 24 jam.
b. Berkas rekam medis rawat inap yang telah diisi lengkap harus kembali ke Ruang
Penyimpanan Berkas selambat-lambatnya 2 x 24 jam setelah pasien
pulang/dipulangkan/meninggal.
c. Perawat IGD/Unit Rawat Jalan mengumpulkan dan mengembalikan berkas rekam
medis pasien ke ruang penyimpanan Unit Rekam Medis dengan menggunakan Buku
Ekspedisi Serah Terima Berkas Rekam Medis.
d. Petugas Unit Rekam Medis mengecek kesesuaian antara pasien yang mendapatkan
pelayanan rawat jalan dan IGD dengan berkas rekam medis yang dikembalikan ;
apabila terdapat kekurangan, maka petugas Unit Rekam Medis membubuhkan catatan
pada Buku Ekspedisi Serah Terima Berkas Rekam Medis dan meminta pengembalian
berkas yang kurang atau membuatkan Bon Pinjam Berkas Rekam Medis apabila
dipinjam/masih dipergunakan oleh dokter penanggung jawab, serta membuat laporan
tertulis kepada Kepala Unit Rekam Medis.
e. Perawat Rawat Inap melakukan pengecekan atas kelengkapan berkas rekam medis
pasien rawat inap yang pulang/dipulangkan/meninggal sebelum diserahkan ke ruang
penyimpanan Unit Rekam Medis dengan menggunakan Buku Ekspedisi.
f. Petugas Unit Rekam Medis melakukan checklist dari database komputer atas
berkas rekam medis pasien yang pulang/dipulangkan/meninggal yang sudah
diserahkan dan yang belum diserahkan kembali ke Unit Rekam Medis. Selanjutnya
secara periodik Kepala Unit Rekam Medis akan membuat laporan atas berkas rekam
medis yang belum dikembalikan kepada Kepala Unit terkait untuk ditindaklanjuti.
I.Tata Laksana Assembling Berkas Rekam Medis

a. Kepala Sub-unit Assembling
b. Petugas Assembling
2. Perangkat Kerja
a. Berkas rekam medis pasien
3. Tata Laksana
a. Petugas melakukan analisis mutu atas berkas rekam medis, baik atas kelengkapan
lembaran rekam medis maupun pengisian rekam medis.
24
b. Apabila terdapat form/lembaran rekam medis lebih yang tidak terpakai, maka
petugas melepaskan dari berkas rekam medis tersebut dan merakit kembali seusai
dengan urutan yang berlaku.
c. Petugas rekam medis melakukan identifikasi atas ketidaklengkapan berkas rekam
medis dan mengembalikan ke unit terkait untuk dilengkapi
d. Petugas akan mencatat pengembalian berkas rekam medis ke unit terkait, dan
meminta pengembalian berkas rekam medis yang sudah dilengkapi selambat-
lambatnya 14 (empat belas) hari sejak pasien KRS.
e. Petugas melakukan pencatatan dan telaah atas kelambatan waktu pengembalian
berkas rekam medis yang sudah diisi lengkap serta membuat Laporan Evaluasi.
J.Tata Laksana Coding Dan Indexing Berkas Rekam Medis

a. Kepala Sub-unit Coding & Indexing
b. Petugas Coding & Indexing
2. Perangkat Kerja
a. Berkas Rekam Medis
b. Buku ICD X volume 1, 2 dan 3
c. Buku ICD IX
d. Buku ICOPIM
3. Tata Laksana
a. Setelah berkas rekam medis dinyatakan lengkap oleh Sub-unit Assembling, maka
dilakukan coding atas diagnosis utama dan diagnosis penyerta sebagaimana tertulis
pada berkas rekam medis pasien.
b. Apabila dokter menuliskan lebih dari satu diagnosisi, maka dipilih salah satu
diagnosis yang dominan atas pasien tersebut, dan apabila petugas tidak dapat
mengambil keputusan atas diagnosis yang utama, wajib menanyakan kepada dokter
yang merawat pasien.
c. Apabila pasien juga mendapatkan tindakan operasi, maka jenis tindakan
pembedahan tersebut wajib pula dilakukan coding dengan menggunakan kode
ICOPIM.
d. Selanjutnya petugas melakukan entry data pada sistem komputer CMSM.
e. Kegiatan indexing merupakan pembuatan tabulasi sesuai dengan kode yang sudah
dibuat ke dalam index-index (dapat menggunakan kartu index atau komputerisasi ; di
dalam kartu indeks tidak diperkenankan mencantumkan nama pasien. Jenis index yang
dibuat antara lain: index pasien, index penyakti, index operasi, index obat-obatan,
index dokter, index kematian, dll.
K.Tata Laksana Filling Berkas Rekam Medis

a. Kepala Sub-unit Filling
b. Petugas Filling
2. Perangkat Kerja
a. Berkas Rekam Medis pasien
b. Rak Penyimpanan
3. Tata Laksana
a. Berkas Rekam Medis yang telah lengkap disertai kode ICD, selanjutnya diserahkan
ke Sub-unit Filling.
25
b. Penyimpanan berkas rekam medis menggunakan terminal digit filling system,
dimana nomor rekam medis dikelompokkan dalam 2 digit, dan 2 digit angka paling
kanan menjadi urutan pertama (dibalik dari kanan ke kiri).
Misalnya: nomor rekam medis 11 22 33 44 ; maka urutan penyimpanan pada rak
menjadi 44 33 22 11.
Dalam penyimpanan dengan sistem nomor angka akhir ( terminal digits filling system )
ada 100 kelompok angka pertama (primary section) yaitu 00 sampai 99. pada waktu
menyimpan,petugas harus melihat angka-angka pertama dan membawa rekam medis
tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka-angka pertama yang
bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan
letaknya menurut angka kedua,kemudian rekam medis disimpan dalam urutan sesuai
dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor-
nomor pada kelompok angka ketigalah ( tertiary digits ) yang selau berlainan. Sistem
penyimpanan angka lebih mengajukan untuk dipilih karena umum dipakai dan lebih
mudah,efisiensi dan efektif.
Contoh :
00-46-52-02 00-98-05-26 00-98-99-30
00-47-52-02 00-99-05-26 00-99-99-30
00-48-52-02 00-00-06-26 00-00-00-30
00-49-52-02 00-01-06-26 00-01-00-30
00-50-52-02 00-02-06-26 00-02-00-30
Keuntungannya adalah :
1) Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100
kelompok (section) didalam rak penyimpanan. Petugas penyimpanan tidak akan
terpaksa berdesak-desak di satu tempat, dimana rekam medis harus disimpan
di rak.
2) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk
setiap section
3) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari
setiap section, pada saat ditambahkan rekam medis baru di section tersebut
4) Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan timbulnya rak-
rak kosong dapat dihindari
5) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak)
6) Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam
medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
c. Untuk mempermudah identifikasi penyimpanan berkas rekam medis, maka 2 digit
angka terakhir nomor rekam medis perlu diberi kode warna. Petugas membubuhkan
kode warna sesuai dengan nomor rekam medis sebagai berikut: (lihat SPO Penggunaan
Simbol dan Singkatan)
1) 0 ( Nol ) Warna Coklat
2) 1 ( Satu ) Warna Perak
3) 2 ( Dua ) Warna Merah Tua
4) 3 ( Tiga ) Warna Merah Muda
5) 4 ( Empat ) Warna Kuning
6) 5 ( Lima ) Warna Hijau Tua
26
7) 6 ( Enam ) Warna Biru
8) 7 ( Tujuh ) Warna Orange
9) 8 ( Delapan ) Warna Ungu
10) 9 ( Sembilan ) Warna Hijau Muda
L.Tata Laksana Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis

a. Petugas Filling
2. Perangkat Kerja
a. Berkas Rekam Medis
b. Tracer
3. Tata Laksana
a. Pendaftaran pasien lama yang sudah mempunyai nomor rekam medis, berkas
rekam medis pasien perlu dipanggil kembali untuk diantar ke unit pelayanan terkait.
b. Melalui sistem komputer, data pasien lama yang melakukan pendaftaran akan
muncul di layar monitor ruang penyimpanan berkas rekam medis.
c. Petugas mencatat nomor rekam medis pasien tersebut, mengambil dari rak
penyimpanan dan mengantar ke unit pelayanan yang dituju.
d. Apabila untuk berbagai keperluan yang telah mendapatkan persetujuan Direktur,
maka petugas mengambil berkas rekam medis yang diminta dan menyelipkan tracer
pada lokasi berkas rekam medis yang diambil.
e. Petugas menyiapkan form peminjaman berkas rekam medis.
M.Tata Laksana Kerahasiaan Informasi Rekam Medis

a. Staf Unit Rekam Medis
b. Staf Unit Tata Usaha
c. Dokter
d. Perawat / Bidan / Paramedis
2. Perangkat Kerja
a. Lembar berkas rekam medis
b. Lembar resume medis
c. Surat permintaan resume medis
3. Tata Laksana
a. Setiap tenaga medis dan paramedis yang terlibat dalam pelayanan kesehatan
terhadap pasien, wajib menjaga rahasia kedokteran yang berhubungan dengan
pasien.
b. Setiap lembar catatan medis yang berhubungan dengan pasien adalah hak milik
Rumkit Tk. III Baladhika Husada tetapi isi dari catatan medis yang berhubungan
dengan keadaan pasien merupakan hak dari pasien yang telah menjalani pelayanan
kesehatannya di rumah sakit.
c. Permintaan data medis pasien harus melalui mekanisme yang sudah diatur dalam
Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1996.
d. Permintaan data medis (resume medis) tentang diri pasien yang berhubungan
pihak ketiga (asuransi, riset dsb.) harus mendapatkan persetujuan dari diri pasien
sebagai obyek yang menerima layanan kesehatan.
e. Rekam medis tidak diperkenankan keluar dari lingkungan rumah sakit, apabila
rekam medis pasien dibutuhkan dalam kepentingan pengadilan dengan adanya surat
resmi dari pengadilan yang menangani permasalahan tersebut.
27
N.Tata Laksana Penyusutan Dan Penghapusan Rekam Medis
a. Kepala Unit Rekam Medis
b. Staf Unit Rekam Medis
c. Kepala Unit Tata Usaha
d. Staf Hukum RS
e. Pejabat dari Manajemen informasi kesehatan (PORMIKI)
f. Komite Medis
g. Direktur
2. Perangkat Kerja
a. Berkas rekam medis
b. Berita acara penyusutan dan penghapusan rekam medis
3. Tata Laksana
a. Dilakukan penelaahan arsip rekam medis yang sudah dinilai dalam jangka waktu
(terlampir)
b. Daftar penelaahan berkas rekam medis dilaporkan kepada Rumkit Tk. III Baladhika
Husada dan Dirjen Pelayanan Medik Kesehatan RI.
c. Dibentuk Tim Pemusnah Arsip dengan Surat Keputusan Rumkit Tk. III Baladhika
Husada yang beranggotakan Unit Tata Usaha, staf Hukum, Pejabat dari Organisasi
Manajemen Informasi Kesehatan dan Komite Medis.
d. Berita Acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada Rumkit Tk. III Baladhika
Husada dan Dirjen Pelayanan Medik Kesehatan RI.
e. Prosedur dan tata laksana penelaahan dan pemusnahan berkas rekam medis diatur
pada ketentuan yang sudah ditetapkan.
O.Tata Laksana Permintaan Resume Medis

a. Dokter DPJP
b. Perawat
c. Unit Tata Usaha Rumah Sakit
2. Perangkat Kerja
a. Berkas rekam medis
b. Lembar resume medis
c. Surat permintaan resume medis dari pasien / asuransi / pihak ketiga
3. Tata Laksana
a. Setiap pasien yang telah menjalani layanan kesehatan di Rumkit Tk. III Baladhika
Husada mempunyai catatan medis yang tertulis dan disimpan di ruang arsip Unit
Rekam Medis
b. Khusus untuk rawat inap atau pasien dengan biaya pengobatan yang ditanggung
pihak ketiga (asuransi/perusahaan, dsb.) kebutuhan resume medis sebagai hal mutlak
yang harus disiapkan Rumkit Tk. III Baladhika Husada sebelum pasien dinyatakan
pulang dari Rumah Sakit.
c. Format dan ketentuan pembuatan resume medis diatur dalam peraturan yang
sudah ditetapkan
d. Pembuatan resume medis dilakukan selambat lambatnya 1 x 24 jam setelah pasien
dinyatakan pulang dari Rumah Sakit.
28
P.Tata LaksanaTata Laksana Penyampaian Keluhan
Petugas pemberi pelayanan kesehatan lainnya menerima keluhan/pengaduan atas kualitas
pelayanan yang didapatkan oleh pasien. Apabila keluhan tersebut tidak terselesaikan oleh
petugas atau melibatkan unit kerja lain selanjutkan dilaporkan ke Bagian Humas Rumkit Tk. III
Baladhika Husada agar dapat ditindaklanjuti dengan tetap memberikan laporan kepada atasan
langsung dan apabila pasien dan/atau keluarganya belum mendapatkan penyelesaian atas
permasalahan yang dialaminya maka Rumkit Tk. III Baladhika Husada akan mengakomodasi
gugatan dan/atau tuntutan pasien atas Rumkit Tk. III Baladhika Husada melalui Tim Etik-
Medikolegal.
Penyampaian Keluhan atau komplain dapat dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu :
1. Secara langsung
a. Jam kerja
Keluhan pasien dan/atau keluarga pasien secara langsung disampaikan kepada
staf/karyawan pada saat jam kerja akan segera ditindaklanjuti oleh humas Rumkit Tk.
III Baladhika Husada
b. Di luar jam kerja
Keluhan pasien dan/atau keluarga pasien secara langsung disampaikan kepada
staf/karyawan diluar jam kerja akan segera ditindaklanjuti oleh manager on duty atau
kepala jaga.
2. Secara tidak langsung
Keluhan pasien dan/atau keluarga pasien secara tidak langsung dapat disampaikan melalui
kotak saran dan kuisioner kepuasan pasien.
Pengelolaan keluhan/komplain melalui kotak saran yang diletakkan secara strategis
sehingga pasien dan keluarga mudah menyampaikan saran dan usulan kepada pihak
rumah sakit.
1) Cara menghadapi customer/pasien komplain
2) Pengelolaan kotak saran :
a) Kotak saran dikunci dan kuncinya dipegang oleh Humas
b) Pengambilan isi kotak saran dilakukan tiap hari
c) Tata cara menanggapi komplain di kuesioner
29
BAB XI LOGISTIK
A.Pengadaan Barang Sediaan

1. Barang Sediaan adalah alat tulis kantor (ATK), alat rumah tangga (ART) yang rutin
dipergunakan di Unit Rekam Medis, dan tersedia di gudang umum. Barang sediaan non
medis sebagaimana tercantum dalam Bab III Buku Pedoman ini disediakan di Unit Rekam
Medis serta menjadi tanggung jawab Kepala Unit Rekam Medis.
2. Pengadaan barang sediaan dilakukan dengan mengisi form FPB-1. Permintaan
barang sediaan ditujukan kepada Gudang Umum. Pada hari yang telah ditentukan, petugas
gudang akan menyediakan barang yang diminta.
B.Pengadaan Barang Non Sediaan

1. Barang Non Sediaan adalah alat tulis kantor (ATK), alat rumah tangga (ART) yang
tidak secara rutin dipergunakan di Unit Rekam Medis dan tidak disediakan di gudang
umum.
2. Pengadaan barang non sediaan dilakukan dengan mengisi form FPB-2. Permintaan
barang non sediaan ditujukan kepada Unit Pembelian Umum.. Pada hari yang telah
ditentukan, petugas gudang akan menyediakan barang yang diminta.
3. Apabila barang yang diminta telah tersedia, maka Unit Pembelian akan
mengirimkan barang tersebut ke Unit Rekam Medis, dan sistem akan menambahkan stok
barang tersebut pada stok Unit Rekam Medis.
30
BAB XII KESELAMATAN KERJA
Upaya untuk memberikan jaminan keselamatan dan meningkatkan derajat kesehatan para
karyawan rumah sakit dilakukan dengan cara pencegahan kecelakaan dan penyakit akibat kerja,
pengendalian bahaya di tempat kerja, promosi kesehatan, pengobatan dan rehabilitasi.
A.Pencegahan Kecelakaan dan Penyakit Akibat Kerja
1.Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD)
2.Ergonomi di Tempat Kerja
B.Pengendalian Bahaya di Tempat Kerja

1. Pengendalian Barang Berbahaya dan Beracun (B-3)
a. Tata Laksana Inventarisasi B-3
1) Melakukan pencatatan penggunaan, penyimpanan bahan dan limbah
berbahaya yang ada di lingkungan Rumah Sakit
2) Pencatatan/inventarisasi berdasarkan unit kerja terkait yang menggunakan,
menyimpan dan mengelola berdasarkan jenis, spesifikasi dan kategori bahan.
3) Mapping lingkungan tempat kerja (area atau tempat kerja yang dianggap
berisiko dan berbahaya)
4) Melakukan pemantauan secara berkala oleh unit berwenang, akan
pengunaannya
5) Menyusun prosedur pencatatan, pelaporan, penanggulangan dan tindak
lanjutnya
b. Tata Laksana Penanganan B-3
Dalam penanganan B-3 (menyimpan, memindahkan, menangani tumpahan,
menggunakan, dsb.) setiap staf wajib mengetahui betul jenis bahan dan cara
penanganannya dengan melihat standar prosedur dan MSDS (material safety data
sheet) yang telah ditetapkan.
1) Penanganan untuk personil
a) Kenali dengan seksama jenis bahan yang akan digunakan atau disimpan
b) Baca petunjuk yang tertera pada kemasan
c) Letakkan bahan sesuai ketentuan
d) Tempatkan bahan pada ruang penyimpanan yang sesuai dengan petunjuk
e) Perhatikan batas waktu pemakaian bahan yang disimpan
f) Jangan menyimpan bahan yang mudah bereaksi di lokasi yang sama
g) Jangan menyimpan bahan melebihi pandangan mata
h) Pastikan kerja aman sesuai prosedur dalam pengambilan dan penempatan
bahan, hindari terjadinya tumpahan/kebocoran
i) Laporkan segera bila terjadi kebocoran bahan kimia atau gas.
j) Laporkan setiap kejadian atau kemungkinan kejadian yang menimbulkan
bahaya/kecelakaan atau nyaris celaka (accident atau near miss) melalui
formulir yang telah disediakan dan alur yang telah ditetapkan.
2. Pengendalian dan Penanggulangan Kebakaran
a. Tata laksana identifikasi area berisiko kebakaran
1) Melakukan identifikasi area/lokasi yang berisiko
2) Melakukan inventarisasi bahan dan sumber yang berisiko terjadinya
kebakaran dimasing-masing unit Rumah Sakit.
3) Melakukan mapping (denah) area berdasarkan kategori dan jenis/tingkat
risiko bahaya kebakaran.
31
4) Memberikan tanda dan symbol tempat serta bahan yang mengandung
risiko kebakaran
5) Melakukan sosialisasi ke staf dan pengunjung tentang sumber risiko bila
terjadi kebakaran
b. Tata laksana pencegahan kebakaran
1) Memberikan informasi dan edukasi kepada staf, pasien, pengunjung
tentang bahaya kebakaran.
2) Memberikan pendidikan, pelatihan dan aplikasi/uji coba yang nyata kepada
staf tentang kebakaran secara berkala
3) Mengidentifikasi pemakaian, penggunaan dan penempatan bahan-
bahan/sumber-sumber/peralatan yang mengakibatkan kebakaran.
4) Menetapkan lokasi-lokasi yang dapat menyebabkan risiko kebakaran, baik
risiko kebakaran kecil maupun besar
5) Melakukan kontrol/inspeksi, perbaikan dan penggantian secara berkala
peralatan/fasilitas yang rusak atau sudah waktunya dilakukan pembaharuan.
6) Menjauhkan peralatan dan fasilitas yang berisiko terbakar dengan
sumber/bahan yang mudah terbakar.
7) Menempatkan alat pemadam kebakaran di area-area/titik-titik tertentu
yang dapat mudah dijangkau oleh semua orang.
8) Memasang label, symbol dan tanda peringatan pada lokasi-lokasi yang
berisiko terjadinya kebakaran.
9) Mengatur/mendesain bangunan, peralatan dan sumber-sumber risiko
kebakaran sesuai dengan jarak aman yang diperkenankan.
10) Melakukan pengawasan setiap pembangunan didalam atau berdekatan
dengan bangunan yang dihuni pasien
c. Tata laksana deteksi dini kebakaran
1) Deteksi asap (smoke detector) dan alarm kebakaran
a) Penempatan peralatan disesuaikan dengan fungsi dan area berisiko (public
area)
b) Pastikan terlebih dahulu lokasi/area alarm kebakaran atau deteksi asap
yang bunyi/mendeteksi kebakaran.
c) Lakukan penanganan secepatnya bila sistem deteksi mengetahui adanya
tanda-tanda kebakaran dengan menuju lokasi terjadinya kebakaran.
d) Ambil peralatan kebakaran yang tersedia/terjangkau sekitar area/lokasi
kebakaran dan melakukan tindakan penyelamatan.
e) Pemeliharaan sistem/komponen deteksi kebakaran yang dilakukan secara
berkala
f) Dilakukan uji coba/simulasi terhadap peralatan dalam periode tertentu
untuk memastikan fungsi dan kegunaan alat.
2) Patroli kebakaran
a) Penetapan/penunjukkan staf sebagai petugas patroli kebakaran
b) Adanya prosedur pengawasan yang menjadi prosedur baku yang ditetapkan
sebagai langkah control yang ada.
c) Adanya rute/jadwal ronda secara berkala untuk melakukan pemantauan
area/lokasi dan tempat/fasilitas yang berisiko terjadinya kebakaran
d) Adanya sistem/kategori tingkat pengawasan lokasi/fasilitas dan area public
yang menimbulkan bahaya kebakaran besar, sedang dan kecil.
d. Tata laksana penghentian/supresi atau pengendalian kebakaran
32
1) Memastikan sistem penghentian/supresi pemadam kebakaran dapat
berjalan dengan baik dengan melakukan inspeksi dan uji coba secara berkala atas
fungsi alat.
2) Penggunaan dan penempatan peralatan disesuaikan dengan jenis bahan
pada lokasi yang mudah terjadinya kebakaran dan besarnya risiko yang terjadi
(supresan kimia dan springkler)
3) Gunakan sistem pemadaman sesuai dengan jenis/bahan yang terbakar,
sistem isolasi, sistem pendinginan dan sistem urai untuk mengurangi serta
membatasi api.
4) Memastikan petugas patroli kebakaran, staf dan pengunjung dapat
menggunakan peralatan pemadam kebakaran dengan baik dan tepat sasaran
sebagai fungsi pengendalian tingkat pertama sebelum terjadinya kebakaran yang
lebih besar lagi.
5) Memastikan ketersediaan APAR dan hydrant pada area/lokasi terdekat atau
pada titik rawan risiko terjadinya kebakaran
e. Tata laksana evakuasi
1) Pasien
a) Informasikan terjadinya kebakaran dengan membunyikan alarm/sirene
tanda bahaya kebakaran
b) Kepala ruangan/kepala unit yang terkait dengan pelayanan pasien
melakukan instruksi untuk melakukan pengosongan ruangan dengan cara
memindahkan pasien ke ruangan yang lebih aman/titik kumpul.
c) Kepala ruangan/kepala unit bekerjasama dengan kepala unit perawatan dan
perawat yang ada untuk mengevakuasi pasien dengan terlebih dahulu
menginformasikan alasan dilakukannya evakuasi.
d) Kepala ruangan/kepala unit dapat bekerjasama dengan keluarga dan
pengunjung yang berada dilokasi/ruangan untuk mempercepat jalannya
evakuasi pasien.
e) Lakukan evakuasi pada pasien yang mempunyai kondisi/keadaan yang lebih
stabil (dapat berjalan/menggunakan kursi roda), selanjutnya evakuasi pasien
yang berikutnya.
2) Karyawan & pengunjung/keluarga
a) Informasikan terjadinya kebakaran dengan membunyikan alarm/sirene
tanda bahaya kebakaran
b) melakukan evakuasi terhadap staf/tamu/pengunjung yang berada dilokasi
atau dekat dengan lokasi kebakaran (pengosongan area atau gedung).
c) Mengarahkan dan memandu staf/tamu/pengunjung ke area yang aman
(titik kumpul) dari jangkauan kebakaran.
d) Mengamankan lokasi sekitar dari staf/tamu/pengunjung dan bantu
kelancaran jalur evakuasi petugas pemadam menuju area kebakaran
e) Lakukan pemadaman listrik instalasi yang terdekat dengan area/lokasi
kebakaran atau bahan-bahan/sumber yang dapat menimbulkan terjadinya
kebakaran yang lebih hebat.
f. Tata laksana penanganan korban kebakaran
1) Proses penanganan korban dilakukan secepatnya untuk mencegah risiko
kecacatan dan atau kematian
2) Menentukan prioritas penanganan terhadap korban dan penempatan
korban sesuai hasil triage
33
3) Evakuasi korban ke tempat yang lebih aman dan layak untuk dapat
dilakukan pertolongan
4) Melakukan stabilisasi atau tindakan dasar (basic live support) pada korban
5) Tindakan definitive sesuai kondisi kegawatan dan bila diperlukan
Memberikan tindakan perawatan lanjutan
C.Promosi Kesehatan
1. Melakukan pemeriksaan kesehatan sebelum bekerja bagi SDM
Rumah Sakit:
a. Pemeriksaan fisik lengkap
b. Kesegaran jasmani;
c. Rontgen paru-paru (bilamana mungkin);
d. Laboratorium rutin;
e. Pemeriksaan lain yang dianggap perlu;
f. Pemeriksaan yang sesuai kebutuhan guna mencegah bahaya yang
diperkirakan timbul, khususnya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu.
g. Jika 3 (tiga) bulan sebelumnya telah dilakukan pemeriksaan kesehatan
oleh dokter (pemeriksaan berkala), tidak ada keragu-raguan maka tidak
perlu dilakukan pemeriksaan kesehatan sebelum bekerja.
2. Melakukan pemeriksaan kesehatan berkala bagi SDM Rumah Sakit
a. Pemeriksaan berkala meliputi pemeriksaan fisik lengkap,
kesegaran jasmani, rontgen paru-paru (bilamana mungkin) dan laboratorium
rutin, serta pemeriksaan-pemeriksaan lain yang dianggap perlu;
b. Pemeriksaan kesehatan berkala bagi SDM Rumah Sakit sekurang-
kurangnya 1 tahun.
c. Melakukan pemeriksaan kesehatan khusus pada :
1) SDM Rumah Sakit yang telah mengalami kecelakaan atau
penyakit yang memerlukan perawatan yang lebih dari 2 (dua) minggu;
2) SDM Rumah Sakit yang berusia di atas 40 (empat puluh) tahun
atau SDM Rumah Sakit yang wanita dan SDM Rumah Sakit yang cacat serta
SDM Rumah Sakit yang berusia muda yang mana melakukan pekerjaan
tertentu;
3) SDM Rumah Sakit yang terdapat dugaan-dugaan tertentu
mengenai gangguan-gangguan kesehatan perlu dilakukan
pemeriksaan khusus sesuai dengan kebutuhan;
4) Pemeriksaan kesehatan kesehatan khusus diadakan pula
apabila terdapat keluhan-keluhan diantara SDM Rumah Sakit, atau
atas pengamatan dari Organisasi Pelaksana K3RS.
d. Melaksanakan pendidikan dan penyuluhan/pelatihan tentang kesehatan
kerja dan memberikan bantuan kepada SDM Rumah Sakit dalam penyesuaian
diri baik fisik maupun mental.
Yang diperlukan antara lain:
1) Informasi umum Rumah Sakit dan fasilitas atau sarana yang terkait
dengan K3;
2) Informasi tentang risiko dan bahaya khusus di tempat kerjanya;
3) SOP kerja, SOP peralatan, SOP penggunaan alat
pelindung diri dan kewajibannya;
4) Orientasi K3 di tempat kerja;
34
5) Melaksanakan pendidikan, pelatihan ataupun
promosi/penyuluhan kesehatan kerja secara berkala dan
berkesinambungan sesuai kebutuhan dalam rangka menciptakan budaya
K3.
e. Meningkatkan kesehatan badan, kondisi mental (rohani) dan kemampuan
fisik SDM Rumah Sakit :
1) Pemberian makanan tambahan dengan gizi yang mencukupi untuk SDM
Rumah Sakit yang dinas malam, petugas radiologi, petugas lab, petugas
kesling dll;
2) Pemberian imunisasi bagi SDM Rumah Sakit;
3) Olah raga, senam kesehatan dan rekreasi;
4) Pembinaan mental/rohani.
D.Pengobatan dan Rehabilitasi

1. Memberikan pengobatan dan perawatan serta rehabilitasi bagi SDM
Rumah Sakit yang menderita sakit :
a. Memberikan pengobatan dasar secara gratis kepada seluruh SDM Rumah
Sakit;
b. Memberikan pengobatan dan menanggung biaya pengobatan untuk SDM
Rumah Sakit yang terkena Penyakit Akibat Kerja (PAK);
c. Menindak lanjuti hasil pemeriksaan kesehatan berkala dan
pemeriksaan kesehatan khusus;
d. Melakukan upaya rehabilitasi sesuai penyakit terkait.
2. Penyakit Akibat Kerja
Penyakit akibat kerja adalah penyakit penyakit yang ditimbulkan akibat karyawan
melakukan aktivitas pekerjaannya atau sebagai akibat/risiko yang diitimbulkan karena
aktivitas yang dilakukan karyawan selama melakukan pekerjaan tersebut. Penyakit akibat
kerja yang disebabkan oleh factor-faktor biologi (virus, bakteri, jamur, parasit), faktor kimia
(antiseptik, reagen, gas anestesi), faktor ergonomis (lingkungan kerja, cara kerja dan posisi
kerja yang salah), faktor fisik (suhu, cahaya, bising, listrik, getaran dan radiasi), faktor
psikososial (kerja bergilir, beban kerja, hubungan sesame pekerja/atasan) sehingga dapat
mengakibatkan penyakit dan kecelakaan akibat kerja. Faktor-faktor yang sangat
mempengaruhi dari Penyakit Akibat Kerja berupa :
a. Jenis pekerjaan (saat ini dan sebelumnya)
b. Gerakan dalam bekerja
c. Tugas yang berat / berlebihan
d. Perubahan / pergeseran kerja
e. Iklim di tempat kerja
35
BAB XIII PENGENDALIAN MUTU
Pengendalian mutu di Unit Rekam Medis dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan
agar proses layanan kesehatan yang ada di Rumkit Tk. III Baladhika Husada mempunyai tingkat
dan mutu layanan yang tinggi. Proses pengendalian mutu Unit Rekam Medis dilakukan secara
internal maupun eksternal diseluruh layanan kesehatan. Pengendalian mutu internal ditujukan
pada internal dari mekanisme kerja staf Rekam Medis dalam melakukan tugasnya dalam hal
administrasi atau input data pasien yang masuk, baik rawat inap maupun rawat jalan. Indicator
penilaian yang dipergunakan dalam pengendalian mutu internal, meliputi :
1. Sistem Identifikasi Pasien
a. Identifikasi berkas tunggal
b. Identifikasi bayi baru lahir
c. Identifikasi pengenalan berkas dengan cepat
d. Identiifkasi TDF
2. Penulisan KIUP dan system backup
Pengendalian mutu dari kedua sistem diatas, dapat menghasilkan suatu input data yang
lengkap, tepat dan akurat sesuai dengan kondisi real yang ada. Kedua proses tersebut akan
dilakukan analisa dan evaluasi secara berkala dan dilaporkan ke Rumkit Tk. III Baladhika
Husada
Pengendalian Mutu Eksternal yaitu pengendalian mutu yang dilakukan oleh Unit Rekam Medis
atas hasil kerja profesi medis terkait (dokter, perawat, bidan dan para medis lainnya) yang
berhubungan dengan kelengkapan pengisian catatan medis pada lembar / bekas yang disediakan
selama proses pelayanan kesehatan dilakukan kepada pasien. Pengendalian mutu eksternal selain
sebagai fungsi kontrol atas kinerja staf medis terkait, juga berfungsi sebagai kelengkapan medis
yang dibutuhkan oleh rumah sakit dalam menjaga mutu serta ketepatan nilai pengobatan yang
dilakukan oleh profesi medis yangada. Indikator mutu eksternal meliputi :
1. Indikator Mutu Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis Pasien (KLPCM)
2. Indikator Mutu Kecepatan Pengembalian Berkas
3. Indikator Mutu Ketidaklengkapan Pengisian Informed Concent
Metode dan cara pengisian ketiga indicator mutu diatas diajabarkan dalam ketentuan / standar
baku yang ada. Hasil indikator akan dievaluasi oleh TimRekam Medis sebagai bahan rapat dan
feedback balik ke profesi medis terkait dan nantinya dilaporkan ke Rumkit Tk. III Baladhika Husada
secara berkala.
36
BAB XIV KEGIATAN ORIENTASI
A.Definisi
adalah orientasi kerja yang dilaksanakan terhadap karyawan baru, mutasi ke unit kerja baru,
maupun orientasi prosedur yang baru ditetapkan
B.Peserta Orientasi
Peserta orientasi adalah pegawai baru yang sudah dinyatakan diterima sebagai pegawai oleh
RS, pegawai yang mutasi ke unit kerja baru.
C.Kelengkapan Orientasi
Kelengkapan orientasi yang harus dimiliki dan digunakan oleh peserta orientasi adalah sebagai
berikut :
1. Name Tag yang bertuliskan nama lengkap beserta keterangan Trainee di bawah
nama.
2. Name Tag digunakan di baju peserta orientasi di dada kanan.
3. Peserta orientasi wajib menggunakan baju atasan hem putih polos dan bawahan
celana panjang kain berwarna hitam polos.
4. Peserta orientasi wajib menggunakan sepatu fantofel hitam selama masa orientasi.
D.Waktu dan Tempat Orientasi
1. Orientasi Manajer dilaksanakan dalam waktu 1 minggu (6 hari kerja) setelah
tanggal penetapan pegawai tersebut diterima di RS. Waktu orientasi adalah dari pukul
08.00 sampai pukul 15.00
2. Orientasi Staf, dilaksanakan dalam waktu 1 minggu (6 hari kerja) teori maupun
praktek. Waktu orientasi dimulai pukul 08.00 sampai pukul 15.00.
3. Tempat orientasi sesuai ruang lingkup tugasnya
E.Kegiatan Orientasi
1. Orientasi Organisasi
a. Struktur organisasi dan tata laksana dalam pelayanan RS
b. Visi, misi, prinsip dan tujuan organisasi dan pelayanan di RS
c. Jenis-jenis pelayanan atau program yang tersedia atau dilaksanakan
d. Fasilitas-fasilitas yang ada di RS
e. Prosedur yang digunakan untuk pemeliharaan untuk pemeliharaan fasilitas-fasilitas
RS
f. Sistem pengamanan dan ketertiban termasuk peraturan di RS
2. Orientasi Kebijakan tentang manajemen SDM
a. Wewenang dan larangan
b. Hak dan kewajiban pegawai (contoh : insentif, libur, cuti, pensiun dan
kesejahteraan)
c. Sistem penghargaan dan sanksi (reward and punishment)
d. Sistem pengembangan staf
e. Sistem evaluasi kinerja staf
3. Orientasi lapangan
Pegawai baru tersebut diberikan orientasi langsung ke lapangan di semua ruangan di
lingkungan RS
4. Orientasi khusus (dimana mereka ditempatkan)
a. Organisasi dan tata ruang dari unit kerja
b. Fasilitas-fasilitas dan peralatan yang tersedia di unit kerja
c. Perkenalan dengan semua staf di unit kerja
d. Tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya dalam unit kerja
37
e. Prosedur administrasi serta dokumen pendukungnya
f. Model penugasan, tata cara kerja dan hal-hal lain yang berlaku
F.Metode
1. Pre test
2. Kuliah singkat
3. Penugasan
4. Kerja Kelompok
5. Diskusi Pleno
6. Pos test
G.Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan orientasi :
Hari : Senin Kamis
Tanggal : .. 2014
Adapun materi dan pemateri pada pelaksanaan orientasi karyawan baru adalah :
No Materi Orientasi Pemateri
1 Visi, misi, dan tujuan RS Direktur RS
2 Struktur Organisasi Wadir Umum
Hak dan kewajiban karyawan RS serta
3 Kabag. Personalia
peraturan karyawan
4 Hak Pasien Humas
5 Patient Safety Tim KPRS
Prosedur dan tatalaksana pengendalian INOS
6 Tim PPI
di RS dan hand hygine
7 Customer satisfaction di RS Wakil direktur medis
Kesehatan dan keselamatan kerja di RS dan
8 K3
disaster plan
9 Etika dan etos kerja SPI
Ketentuan orientasi di unit kerja masing- Kepala masing-masing unit
10
masing kerja
11 Pemasaran Tim marketing
12 Rekam Medis Rekam Medis
13 Alat medis dan maintenance IPS
14 Gizi Tim gizi
15 Farmasi Kabag. Farmasi
16 Radiologi Radiologi
17 Laboratorium Laboratorium
H.Evaluasi Orientasi
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari jadwal kegiatan .
Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga
bila dari evaluasi dketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal maka dapat
segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu program secara keseluruhan. Karena itu, yang
ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi
pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.
Evaluasi dalam program orientasi merupakan hal yang sangat penting untuk mendapatkan
hasil kerja klinis yang professional. Kepala ruangan bertanggung jawab terhadap proses
adaptasi serta perkembangan para karyawan baru baik dalam kemampuan dan perilkunya
38
Evaluasi perlu dilakukan setiap minggu atau dua kali dalam seminggu untuk kemajuan yang
dihasilkan selama periode 3 bulan. Batas waktu diperlukan untuk mendapatkan standar
minimal dari kapabilitasnya dari setiap karyawan baru yang masih dalam masa orientasi.
Evaluasi dilakukan dengan menggunakan alat evaluasi (checklist) sesuai kebutuhan dan
dilpaorkan kepada yang berwenang.
39
BAB XV PERTEMUAN/RAPAT
Pertemuan antara pimpinan Rekam Medisi dengan tenaga dan staf pelaksana Rekam Medis
lainnya dilakukan secara rutin maupun berkala untuk melakukan evaluasi dan membahas
permasalahan yang ditemui terkait pelayanan dan operasional Rekam medis dan unit terkait
lainnya, maupun merencanakan kegiatan khusus lainnya.
A. Pertemuan Rutin/Berkala
1. Aplosan/handover
Merupakan pertemuan antar staf, pada saat pergantian shift kerja di rekam medis.
Pertemuan ini menjadi penting, ketika dalam waktu pergantian shift dilakukan saling tukar
informasi dan komunikasi, baik mengenai hasil pelayanan maupun informasi yang terjadi
pada shift sebelumnya. Dalam pertemuan ini, petugas pagi menginformasikan tentang
rencana pelayanan rekam medis kedepannya dan diharapkan dapat memberikan
perubahan dan kemajuan dalam peningkatan mutu pelayanan rekam medis berikutnya.
2. Pertemuan Bulanan
Merupakan pertemuan rutin internal Rekam Medis, yang dipimpin oleh Kepala Unit Rekam
Medis dan diselenggarakan pada hari Selasa minggu pertama dalam bulan, dengan
agenda:
a. Pelaporan kegiatan pelayanan Rekam Medis dalam bulan sebelumnya
b. Pencapaian Program Peningkatan Mutu Pelayanan Rekam Medis bulan sebelumnya
c. Pembahasan permasalahan manajerial dan fungsional pelayanan Rekam Medis
dalam bulan sebelumnya
d. Perencanaan kegiatan manajerial dan/atau fungsional pelayanan Rekam Medis
bulan berikutnya
3. Pertemuan Bulanan Bidang Pelayanan Medis
Merupakan pertemuan rutin bulanan antar unit pelayanan di bawah Bidang
PenunjangUmum, yang dipimpin oleh Kepala Bidang Penunjang Umum dan
diselenggarakan setiap hari Senin minggu kedua dalam bulan.
4. Materi Rapat
Rapat terjadwal dengan agenda umum, yaitu membahas permasalahan, kendala, usulan
maupun langkah langkah yang harus dilakukan untuk pembenahan unit Rekam Medis
menjadi baik. Materi rapat dapat ditentukan I minggu sebelum di adakan rapat
(direncanakan) maupun dapat ditentukan pada saat berlangsung tergantung situasi dan
pembahasan rapat.
5. Peserta Rapat
Khususnya seluruh staf unit Rekam MedisRumkit Tk. III Baladhika Husada dan dapat juga
melibatkan unit unit terkait apabila materi rapat perlu adanya koordinasi dan sosialisasi
dengan unit terkait, meliputi :
a. Unit CSO (customer service officers) / Kamar terima.
b. Departemen Keperawatan beserta unit dibawah jajarannya.
c. Departemen Medis dan penunjang medis beserta unit dibawah jajarannya.
B. Pertemuan Insidentil
Merupakan pertemuan yang tidak terjadwal yang diselenggarakan untuk membahas
permasalahan khusus dan insidentil sesuai dengan kondisi di lapangan. Pertemuan dipimpin
oleh Kepala Unit Rekam Medis.
40
BAB XI PELAPORAN
A. Pengertian
Pelaporan merupakan sistim atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk
kegiatan yang ada terkait dengan pemberian pelayanan di unit rekam medis.
B. Jenis Laporan
Adapun jenis laporan yang dikerjakan terdiri dari :
1. Laporan Harian
Laporan yang dibuat oleh staf rekam medis setiapshift dalam bentuk laporan setiap hari.
Adapun hal hal yang dilaporkan adalah :
a. Laporan Kunjungan Rawat Jalan.
b. Laporan Kunjungan IGD.
2. Laporan Bulanan
Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis dan sudah tersedia form khusus setiap
bulannya.Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah :
a. Laporan Intern
1) Laporan Kunjungan Pasien Rawat Jalan
2) Laporan Kunjungan Pasien Rawat Inap
3) Laporan Kunjungan IGD
4) Laporan Kunjungan Pasien Penunjang Medis (Laboratorium, Radiologi, Rekam
Medis, Farmasi)
5) Laporan Kunjungan Pasien Unit Hemodialisis.
6) Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan dan Rawat Inap
b. Laporan Extern
1) Laporan Morbiditas Rawat Inap (RL2a1)
2) Laporan Morbiditas Rawat Jalan (RL2a2)
3) Laporan Kematian (form 1)
4) Laporan Penggunaan Narkotika dan Psikotropika
5) Laporan Kasus khusus (DHF, TFT, KB, Kontasepsi, Akseptor Suntikan)
6) Laporan Data Surveilens Penyakit Rawat Inap (RL2b1)
7) Laporan Data Surveilens Penyakit Rawat Jalan (RL2b2)
8) Laporan Data Imunisasi (RL2c)
9) Laporan Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit (RL6)
10) Laporan Pelayanan Kesehatan Gigi
11) Laporan Penyakit Menular Seksual / HIV
12) Laporan Penyakit Tidak Menular
13) Laporan Kegiatan Laboratorium
3. Laporan Triwulan
a. Laporan Intern
1) Laporan dan evaluasi KLPCM (Ketidaklengkapan Pengisian catatan Medik)
2) Laporan dan evaluasi IC (Informed Concent)
b. Laporan ekstern
1) Laporan Data Kegiatan Pelayanan RS (RL1)
2) Laporan Morbiditas Rawat Jalan (RL2b)
3) Laporan Data Induk Morbiditas Pasien Rawat Inap Umum (RL2.1)
4) Laporan Data Induk Morbiditas Pasien Rawat Inap Obstetri (RL2.2)
41
5) Laporan Data Induk Morbiditas Pasien Rawat Inap Bayi (RL2.3)
6) Laporan Hasil Pelayanan Rawat Jalan Dan Rawat Inap
7) Laporan Data Pemeriksaan Laboratorium
4. Laporan Tahunan
Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap tahun.Adapun hal-hal yang dilaporkan
adalah :
a. Laporan Intern
1) Laporan Dan Evaluasi Kunjungan Pasien Rawat Jalan
2) Laporan Dan Evaluasi Kunjungan Pasien Rawat Inap
3) Laporan Dan Evaluasi Kunjungan Pasien UGD
4) Laporan Grafik Barber Johnson
b. Laporan Ekstern
1) Laporan DHF
2) Laporan Morbiditas Rawat Inap (RL2a)
3) Laporan Data Inventarisasi Rumah Sakit (RL3)
4) Laporan Data Peralatan Medis (RL5)
42

13301.pedoman Pelayanan Rekam Medis

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

13301.pedoman Pelayanan Rekam Medis

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEDOMAN PELAYANAN REKAM MEDIS PELA

Jember, April 2015

C.Ruang Lingkup Pelayanan

A.Visi, Misi dan Tujuan

B.Pengertian, Falsafah, Tugas dan Tujuan Unit Rekam Medis

3. Tugas dan Fungsi

C.Misi Dan Motto Unit Rekam Medis

A.Kepala Unit Rekam Medis

B.Sub Unit Assembling dan Filling

C.Sub Unit Coding dan Indexing

D.Sub Unit Analysing dan Reporting

A.Bagan Hubungan Kerja Antar Unit

UNIT RANAP UNIT

A.Penghitungan Kebutuhan Tenaga

B.Pola Ketenagaan dan Kualifikasi

a. Pendidikan minimal SMA atau

a. Menguasai system pengkodean

Rerata Waktu yang

Jumlah Tenaga Kerja yang dibutuhkan

Jumlah Tenaga Kerja yang dibutuhkan

Jumlah Tenaga Jumlah Tenaga

b. Ruang Pendaftaran IGD

c. Ruang Pendaftaran Rawat Inap

2. Ruang Administrasi Rekam Medis

Rak File Rak File

b. Ruang Administrasi dan Penyimpanan Berkas Aktif

a. Ruang Informasi dan Pendaftaran Rawat Jalan

No Nama Sarana Jml Ket

No Nama Sarana Jml Ket

c. Ruang Pendaftaran Rawat Inap

No Nama Sarana Jml Ket

d. Ruang Administrasi Rekam Medis dan Penyimpanan Aktif

No Nama Sarana Jml Ket

A.Tata Laksana Pemberian Identitas Pasien

B.Tata Laksana Pemberian Informasi Dan Edukasi

C.Tata Laksana Pemberian Identitas Bayi Baru Lahir

D.Tata Laksana Penulisan Nama Pasien

E.Tata Laksana Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

F.Tata Laksana Pencatatan Dan Pengisian Rekam Medis

G.Tata Laksana Informed Consent

H.Tata Laksana Pengembalian Berkas Rekam Medis

I.Tata Laksana Assembling Berkas Rekam Medis

J.Tata Laksana Coding Dan Indexing Berkas Rekam Medis

K.Tata Laksana Filling Berkas Rekam Medis

L.Tata Laksana Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis

M.Tata Laksana Kerahasiaan Informasi Rekam Medis

O.Tata Laksana Permintaan Resume Medis

A.Pengadaan Barang Sediaan

B.Pengadaan Barang Non Sediaan

B.Pengendalian Bahaya di Tempat Kerja

D.Pengobatan dan Rehabilitasi

G.Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Anda mungkin juga menyukai