RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas kelompok

Mata Kuliah Manajemen Perkantoran
Dosen Pengampu : Akhmad Zaenul Ibad, M.Pd

DI SUSUN OLEH :
Sutanto (821054)
Tisatul Auliya (8210093)

STIT (SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH) PEMALANG

Jl.Letjand Di Panjaitan No. KM 3, Paduraksa, Kec. Pemalang, Kab. Pemalang, Jawa Tengah
52319
 KATA
PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami
dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran ini
tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas
bapak dosen pada bidang studi Manajemen Perkantoran. Selain itu, makalah ini juga bertujuan
untuk menambah wawasan tentang Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran bagi para pembaca
dan juga bagi penulis. Saya mengucapkan terima kasih kepada Bapak Akhmad Zaenul Ibad,
M.Pd Yang selaku dosen mata kuliah Manajemen Perkantoran yang telah memberikan tugas ini
sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang saya
tekuni. Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi sebagian
pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini. Saya menyadari, makalah yang
saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun
akan saya nantikan demi kesempurnaan makalah ini.

Pemalang, 09 Februari 2023

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................................................1
DAFTAR ISI..................................................................................................................................2
BAB I PENDAHULUAN..............................................................................................................3
A. Latar belakang......................................................................................................................................3
B. Rumusan Masalah................................................................................................................................3
C. Tujuan Penulisan..................................................................................................................................3
BAB II PEMBAHASAN...............................................................................................................4
A. Pengertian Manajemen Perkantoran.....................................................................................................4
B. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran.............................................................................................4
C. Tujuan Administrasi Kantor.................................................................................................................8
D. Fungsi Manajemen Perkantoran...........................................................................................................8
Kesimpulan...................................................................................................................................10
Saran.............................................................................................................................................10

ii
 BAB I
PENDAHULUA
N
A. Latar belakang
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen adalah Suatu keadaan terdiri
dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling
mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan
bahwa
Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan
mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan
informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain:
kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan
tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin
diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai
dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal
tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber
daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan
menerapkan fungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan
perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan
perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam
mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara
bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi
sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan
kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi induktif.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?
2. Apa saja ruang lingkup manajemen perkantoran?

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui maksud dari manajemen perkantoran

3
2. Untuk mengetahui ruang lingkup manajemen perkantoran
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen ialah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaksanaan dan
pengawasan. Usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya para anggota
organisasi lainya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen perkantoran menurut G.R Terry manajemen ialah proses yang terdiri atas
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pelaksanaan dan pengawasan. Dengan
memanfaatkan baik ilmu maupun seni agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya (management is a distinct process consisting of planning,organizing,actuating and
controlling. Utilizing in each both science and art and followed in order to accomplish
predertemined objectives). Muniarti menyatakan bahwa manajemen : kegiatan yang mengatur
berbagai sumber daya baik manusia maupun material. Dalam rangka melakukan berbagai kegiatan
suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara optimal. Dari pengertian diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa manajemen perkantoran ialah tempat atau ruangan untuk menjalankan proses
yang terdiri atas perencanaan,pengorganisasian,penggerakan,pelaksanaan dan pengawasan dalam
kegiatan penanganan data/informasi.
B. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Manajemen kantor atau manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data
dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti
kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang
bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut juga dengan istilah office
work atau clericalwork. Dalam hal ini ruang lingkup manajemen kantor mecangkup
beberapa hal, antara lain yaitu :
a) Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha
tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha.
Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen
perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak
dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu
keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang
harus menjadi funngsi seorang manajer kantor.
Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang
4
 berhubungan dengan :
1) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang :
Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk gedung, Tata suara,
Tata warna, Tata ruang kantor, Ventilasi, Penerangan / cahaya. Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor, Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan
kantor, dan Anggaran (Budgeting) perkantoran.
2) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) Pengorganisasian
menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau
pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.
3) Pengawasan Perkantoran.
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi: Kualitas
pekerjaan kantor, Waktu pekerjaan kantor, Metode-metode dan standarisasi
pekerjaan kantor, Biaya perkantoran, Alat perlengkapan dan perabotan kantor,
Pelayanan kantor, dan Pengawasan dokumentasi.
b) Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam
suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas
manajemen maupun barbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di
atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini
adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait didalamnya”, yaitu:
1) Lokasi.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
Faktor lingkungan tetangga, Faktor dekat, Faktor harga, Faktor dekat labour
market, Faktor jalan keluar masuk pegawai, dan Faktor keamanan perkembangan
dalam ilmu kedokteran yang sangat pesat mendapat perhatian besar dalam kajian-
kajian hukum Islam kontemporer, antara lain: pencangkokan organ tubuh, donor
darah, bedah mayat, alat-alat kontrasepsi, operasi ganti kelamin, pemilihan jenis
kelamin janin, cloning, bayi tabung, bank air susu, bank darah, bank sperma, dan
sebagainya.
2) Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam sarana berupa gedung pada
perkantoran diantaranya : Dapat memberikan fasilitas, Menjamin kesehatan,
Berkesan yang baik., Fleksibel, dan Keseimbangan biaya keuntungan.
3) Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
5
 1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang
terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting
dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat
administrative.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik,
penghapus dan peralatan habis pakau lainnya.
4) Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang
kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
5) Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor
yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan
kebutuhan kantor.
Pekerjaan kantor memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung
performa suatu kantor berjalan lancar.
Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang
benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup
pekerjaan manajemen perkantoran tersebut?.

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi,

ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan
mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.
1 Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan
untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa
ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua
jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih
kecil.
2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif
dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut.
Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan
perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan
cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.
3. Pegawai Kantor (Office Personnel)
6
Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan
kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena
kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi
tenaga kerja.
Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai,
pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi
pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai,
dan pengaduan pegawai/karyawan.
4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment
Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan
pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi,
perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang,
pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan
perpustakaan dan penilaian perlengkapan.
5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki
masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai,
namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.
Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan,
mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor.
Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan
pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor
mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis,
aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan,
dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.
7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data
processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan
pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik
(statistical analysis).
8. Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan
7
 tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran
mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan
survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan
jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat
pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran,
penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan
penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.
C. Tujuan Administrasi Kantor
Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
1) Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan
relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas
secara efektif dan efisien.
3) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya.
4) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai
standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5) Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat
masing-masing pihak.
6) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga
segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.
D. Fungsi Manajemen Perkantoran
Berikut ini adalah berbagai fungsi dalam Manajemen Perkantoran:
1. Planning
Fungsi planning atau fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah suatu fungsi yang
digunakan dalam menentukan seluruh bentuk tindakan untuk menyentuh seluruh target yang
diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan ini, seorang manajer wajib memikirkan apa saja
pekerjaan yang akan dikerjakan dengan berbagai sumber daya yang telah dimiliki.
2. Organizing
Fungsi organizing atau pengorganisasian dalam manajemen perkantoran akan membantu manajer
dalam melakukan kegiatan pengawasan dan menentukan siapa saja yang diperlukan untuk
melakukan tugas yang kelak didelegasikan.
Adanya fungsi pengorganisasian dalam suatu manajemen sangatlah penting karena mampu
8
membantu menjalankan struktur organisasi secara jelas dan juga mampu mendeskripsikan seluruh
tugas dari setiap bidang ataupun bagian organisasi secara jelas.
Selanjutnya, tanggung jawab dan wewenang dalam organisasi ini akan menjadi lebih jelas dana
mampu memperlihatkan antar setiap tugas unit organisasi serta sumber daya manusia dan material
yang sedang diperlukan pun bisa diketahui.
3. Commanding
Fungsi pengarahan ataupun commanding dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi
manajemen yang erat kaitannya dengan usaha dalam memberikan suatu bimbingan, saran,
perintah, maupun instruksi pada bawahan dalam upaya menjalankan tugasnya. Tujuannya agar
tugas tersebut bisa dilakukan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan
sebelumnya.
4. Controlling
Controlling atau fungsi pengawasan dalam suatu manajemen perkantoran akan sangat dibutuhkan
agar menjaga seluruh bentuk kegiatan dan efektivitas pemanfaatan sumber daya tidak digunakan
secara menyimpang dari rencana, sehingga tujuan utama dari organisasi tersebut bisa tercapai.

9
 Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol),
serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban
dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan
kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan
yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi
tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting
dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya.
Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu
berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih ba

10
 DAFTAR PUSTAKA

1. Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor. Jakarta.

2. Sugandha Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem Dalam
Manajemen Perkantoran. Bandung : Sinar Baru.
3. Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung : Sinar
Baru.
4. Jahari Jaja dan Syarbini Amirulloh. 2013. Manajemen Madrasah Teori, Strategi dan
Implementasi. Bandung: Alfabeta.
5. Muniarti. 2008. Manajemen Strategik Peran Kepala Sekolah dalam Pemberdayaan.
Bandung: Citapustaka Media Perintis.
6. Terry R. George dan Rue W.Leslie. 2009. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Bumi
Aksara.

11