Administrasi dan

Kesekretaritan
ADMINISTRASI
Administrasi

 Istilah administrasi berasal dari kata latin ”ad + ministered” yang mempunyai
pengertian membantu, melayani, atau memenuhi. Administrasi
(Administration atau Administratie) adalah rangkaian kegiatan penataan yang
dilakukan oleh sekelompok orang melalui usaha kerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu.
 “Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama
sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan
bersama”
KESEKRETARIATAN
 Asal & Arti Kata
SEKRETARIS
 Asal Kata :
Bahasa Belanda : SECRETARIS
Bahasa Inggris : SECRETARY
Bahasa Latin : SECRETUM

 Artinya:
RAHASIA

Jadi, seorang sekretaris harus dapat menjaga RAHASIA ORGANISASI

atau MANAJEMEN
Kesekretariatan

 Sedangkan Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian

kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan
tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
 Oleh karena itu pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan
proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang
kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
 Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat
digantikan dengan kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian
kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan
menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha
kerjasama
”Empat aktor utama Organisasi adalah
Kepemimpinan, Kesekretarian,
Keuangan dan Sumber Daya”
 Proses Penerapan
Administrasi Kesekretariatan
Rangkaian Penataan

 Merencanakan (Planning)
 Menyusun (Arranging)
 Menghimpun (Collecting)
 Mencatat (Recording)
 Mengolah (Processing)
 Mengendalikan (Controlling)
 Mengirim (Transfering)
 Menyimpan (Filing)
Sekelompok Orang (Organisasi)

 Merupakan unsur terpenting dalam

kehidupan administrasi kesekretariatan
khususnya dan organisasi pada umumnya.
Berupa kumpulan sumber daya manusia
dengan jumlah minimal dua orang dan
maksimal tidak terbatas.
Usaha Kerjasama

 Adalah upaya bersama yang dilakukan

sekelompok orang dalam suatu organisasi
untuk suatu maksud tertentu dan tidak
akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh
satu orang saja. Didalam usaha kerjasama
ini akan tampak suatu hierarki organisasi,
perencanaan program dan arah kebijakan
yang jelas.
Orientasi Tujuan
orientasidengan perbuatan-
perbuatan nyata untuk
memenuhi pencapaian target
yang diperjuangkan bersama,
Dengan demikian tampak jelas bahwa
Administrasi Kesekretariatan tidak hanya
sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan
menyimpan surat-surat saja. Akan tetapi
lebih dari itu yang meliputi segenap proses
penyelenggaraan, penataan dan penyusunan
pekerjaan yang menunjang kehidupan
organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Tujuan

 Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi

ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
 Mengamankan rahasia organisasi.
 Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi
organisasi yang berguna bagi kelancaraan
pelaksanaan fungsi manajemen.
Fungsi

 Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan

manajemen.
 Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
 Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
 Sebagai alat komunikasi organisasi.
 Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
 Sentral teknologi transfer informasi.
 Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
Dengan demikian dapat dipahami
bahwa segala kegiatan yang
diselenggarakan dalam administrasi
kesekretariatan adalah berhubungan
dengan rangkaian kegiatan penataan
yang  berfungsi sebagai unsur
penunjang kelancaran untuk
mencapai tujuan organisasi.
 Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut
haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem yang
telah disepakati bersama dalam suatu organisasi.
 Halini disebabkan prioritas betapa pentingnya
peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi
sebagai sumber informasi dan gambaran
pertanggungjawaban kelak.
 Hendaknya juga dalam prakteknya kehidupan
nyata suatu organisasi, kegiatan penunjang ini
dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien,
efektif, rasional dan produktif.
Ruang Lingkup
 Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang
berhubungan dengan tugas pekerjaan surat-menyurat yang meliputi
perencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan,
pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat.
 Menyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun
eksternal organisasi dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando.
 Menyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat-rapat.
 Menyelenggarakan kegiatan organisasi yang bersifat rahasia.
 Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.
 Menyelenggarakan pengaturan aktivitas sekretariat sebagai tempat
organisasi.
 Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan
menyediakan fasilitas teknologi transfer informasi, terutama untuk
mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan pokok organisasi.
Prinsip
 Jelas.Memiliki maksud, tujuan dan arah yang
tepat guna dan masuk akal.
 Sederhana. Ciptakan proses administrasi
kesekretariatan yang praktis.
 Fleksibel.
Bersifat tidak kaku dan memungkinkan
adanya improvisasi.
 Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi
tercapainya tujuan.
 Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran
sistem komando organisasi.
Tata Laksana
 Dalam pembahasan kali ini, fokus dari
pembahasan penatalaksanaan Administrasi
Kesekretariatan adalah mengenali,
mengerti dan memahami hal-hal yang
mencangkup penjelasan dinamika peranan
dari Sekretaris, seluk-beluk kegiatan surat-
menyurat, penanganan ekspedisi surat,
pengarsipan dokumen organisasi dan sistem
transfer informasi.
Dinamika Sekretaris
 Secara tidak langsung dalam kesuksesan perjalanan suatu
organisasi sangat tergantung dari peran yang dilakoni oleh
individu seorang Sekretaris beserta perangkat sumber daya
kesekretariatannya.
 Seorang Sekretaris adalah aktor utama sebagai konseptor
(Initiator) dalam dunia ketatausahaan dimana dalam
melakukan kewajibannya haruslah  didukung anggota
kesekretariatan yang bertindak sebagai pekerja (Worker)
dan memiliki fasilitas sekretariat organisasi atau teknologi
penunjang lainnya.
Tugas Rutin Sekretaris
 Menyusundan mengurusi surat
(Korespondensi).
 Menata arsip dokumen (berkas).
 Menerima dan melayani tamu organisasi.
 Mengaturjadwal acara kegiatan internal
dan eksternal organisasi.
 Menyiapkan pembuatan laporan kegiatan
organisasi.
Tugas Instruksi Sekretaris

 tugas-tugas yang tidak selalu

dilaksanakan oleh Sekretaris
setiap hari, tetapi hanya
dilakukan oleh sekretaris bila
ada instruksi khusus dari
pimpinan.
Tugas Kreatif Sekretaris
 Merupakan tugas atas prakarsa Sekretaris, yakni tanpa
diminta atau diperintah oleh pimpinan.
 Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris
tentang perlu tidaknya sesuatu hal dikerjakan, sehingga
dapat membantu kelancaran pencapaian tujuan organisasi
dan meringankan beban pekerjaan pimpinan yang meliputi
:
 Membuat perencanaan program kerja.
 Pemantapan kepribadian dan pengembangan diri.
 Efisiensi dan efektifitas pekerjaan.
 Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat
bekerja.