ADMINISTRASI UMUM

DISUSUN OLEH :
Mohammad Trywara, S.Pd.
BAB 1 KEGIATAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN (LANJUTAN)
 B. Karakteristik Administrasi
Perkantoran
1. Bersifat Pelayanan (Service)
Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu
pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat
berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk
membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif.
Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-
pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan suatu organisasi. G. R. Terry
menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan
(service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan.
Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar
dapat berjalan lebih berdaya guna. Henry L. Willie dan Robert P.
Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan
organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan
pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.
2. Bersifat Terbuka dan Luas
Karakteristik administrasi perkantoran bersifat
terbuka dan luas, artinya pekerjaan kantor dapat
dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak
terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula
dilakukan di luar kantor (di luar gedung) sekalipun.
Meskipun dapat dikerjakan di mana saja, tetapi
pekerjaan kantor yang dikerjakan harus dikerjakan
secara maksimal dan sesuai deadline, agar tujuan
organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien.
Administrasi perkantoran juga diperlukan di mana-mana
dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.
3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
Karakteristik administrasi perkantoran dapat dilaksanakan
oleh semua pihak dalam organisasi, artinya pekerjaan kantor
dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang
paling tinggi hingga karyawan yang paling bawah sekalipun.
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke seluruh bagian
organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua
orang yang ada dalam organisasi tersebut. Misalnya, seorang
direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau
keterangan yang diperlukan atau sebaliknya menerima
telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat
para pekerja atau karyawan yang tidak atau yang lembur
tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor.
 C. Jenis-Jenis Administrasi
Dalam perkembangannya, administrasi terbagi menjadi
beberapa jenis berikut.
1. Administrasi Publik

Dalam administrasi publik, pokok kajian yang

dibahas adalah tiga elemen utama dalam sebuah negara.
Ketiga elemen tersebut, yaitu lembaga legislatif,
eksekutif, serta yudikatif. Dalam kajiannya, administrasi
publik mengaitkan ketiga elemen utama negara tersebut
dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang
berhubungan dengan publik, tujuan negara, serta etika
yang menjadi acuan penyelenggara negara.
2. Administrasi Pembangunan
Administrasi pembangunan merupakan sistem administrasi yang
dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah.
Tujuannya adalah merealisasikan pertumbuhan yang sudah
direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada
beberapa aspek. Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul
pasca Perang Dunia II, di mana pada saat itu, semua negara di dunia
membutuhkan sebuah sistem untuk bisa menciptakan pembangunan
negara mereka setelah berakhirnya perang yang melibatkan hampir
semua negara di dunia. Namun, beberapa ahli berpendapat bahwa
adanya Marshal Plan dari Amerika merupakan salah satu motivasi
utama terciptanya konspe administrasi pembangunan. Marshal Plan
merupakan program dari negara yang memenangkan peperangan
untuk membantu negara yang hancur dan mengalami kekalahan pada
masa Perang Dunia II
3. Administrasi Lingkungan
Administrasi lingkungan merupakan sebuah
rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah
dan amsyarakat yang tujuannya untuk
mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa
mengesampingkan kualitas manusia dan
lingkungan.
 D. Jabatan dan Tugas pada Kegiatan
Administrasi
1. Jenis Jabatan
Jenis jabatan pada kegiatan administrasi meliputi berikut.
A. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor
Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung
jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan,
mengatur pembagian tugas pekerjaan personel, mengatur
mekanisme kerja, dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
B. Manajerial
Bagian manajerial adalah orang yang memimpin pelaksanaan
pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning,
organizing, actuating, controlling). Jabatan manajerial merupakan
jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya, manajer membawahi
para staf dan nonstaf/pelaksanaan.
C. Staf atau Pembantu Ahli
 Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam
bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam
melaksanakan mpekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh: staf produksi, staf
akuntan, dan staf pemasaran.
D. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Development)
 Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian.
Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan
oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/mengoordinasikan hak-hak
pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.
E. Kepala Tata Usaha (Kepala Administrasi)
 Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan
dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan
teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan.
Pelayanan tersebut, meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian,
keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor
2. Tugas Kegiatan Administrasi
Tugas utama administrasi perkantoran adalah
melakukan perekapan data, mengelola dokumen,
dan menyimpannya secara terstruktur.
Administrasi perkantoran juga perlu membangun
hubungan baik dengan setiap karyawan. Ada
beberapa tugas yang perlu dilakukan oleh
administrasi perkantoran, meliputi berikut.
A. Filling (Rekap Data)
 Filling/rekap data merupakan tugas administrasi umum dalam
sebuah kantor filling data, meliputi surat domisili, surat bukti
transaksi yang telah dilakukan oleh perusahaan, dan surat-
surat berharga aset perusahaan. Hal ini sangat berbeda dengan
tugas staf administrasi gudang yang jarang berhubungan
dengan dunia kantor dan leih fokus pada kegiatan
pergudangan.
B. Menjawab Telepon Masuk
 Sebagai seorang administrator di perkantoran, staf
administrasi harus paham posisinya sebagai penyedia baik
pelayanan maupun jasa. Oleh karena itu, dia harus emmiliki
kode etik yang ramah dalam menjawa segala telepon yang
masuk ke perusahaan.
C. Pembuatan surat
 Surat yang diurus oleh staf administrasi biasanya bersifat resmi dan
memang merupakan kebutuhan kantor. Beberapa surat yang menjadi
tanggung jawab seorang staf administrasi di antaranya surat domisili,
surat perintah kerja. Surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat
penjualan, dan beberapa surat yang menjadi keperluan kantor.
D. Melakukan penjadwalan
 Penjadwalan yang dilakukan oleh staf administrasi biasanya bersifat
resmi dan memang merupakan kebutuhan kantor. Penjadwalan yang
dilakukan lebih bersifat universal dan bukan privat seperti penjadwalan
yang dilakukan oleh sekretaris terhadap jadwal tamu dan direktur.
E. Front Office
 selain di back office, seorang administrator juga dapat ditempatkan pada
posisi front office karena memang pada posisi ini juga tidak dapat
dijabatkan kepada orang yang sembarangan. Seseorang yang berada di
front office harus pandai dan cakap berkomunikasi agar dapat
mengkondisikan suasana serta pelayanan pada perusahaan tempat dia
bekerja.
 E. Personel Administrasi
 Personel administrasi merupakan unsur
manajemen yang sangat penting karena tanpa
ada personel, maka unsur yang lainnya tidak
akan berarti apa-apa dan sekaligus tidak ada
kegiatan dalam perusahaan.
1. Pengertian Personel Administrasi
 Orang-orang yang menjalankan pekerjaan
administrasi disebut personel administrasi.
Kekhususan personel administrasi adalah bahwa ia
mengelola informasi-informasi yang diperlukan
bagi jalannya keseluruhan organisasi.
2. Macam-Macam Personel Administrasi
Personel administrasi meliputi berikut.
a. Administrator (kepala administrasi). Yaitu orang-orang yang menentukan
tujuan dan kebijaksanaan, memberikan garis-garis besar yang akan
digunakakn sebagai epdoman pokok dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan
guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.
b. Manajer (pimpinan pelaksana kerja), yaitu orang-orang yang memimpin
penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang lain, mendayagunakan uang,
mesin, alat-alat dan sarana lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan
c. Staf (pembantu ahli), yaitu personel yang karena keahlian dan
kecakapannya serta kemampuannya dalam bidang-bidang tertentu bertugas
membantu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah ditentukan
d. Worker (pegawai atau pekerja), yaitu personel yang secara langsung
digerakkan oleh manajer untuk bertindak sebagai pelaksana yang akan
menyelenggarakan pekerjaan, sehingga menghasilkan karya-karya yang
diharapkan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi yang telah
ditetapkan.
3. Syarat-Syarat Personel Administrasi
Secara umum persyaratan personel administrasi meliputi berikut.
a. Persyaratan pengetahuan
― Persyaratan pengetahuan pada saat ini biasanya diuur dengan
tingkat pendidikan formal karena seseorang dianggap mampu
mengerjakan suatu pekerjaan dan diterima sebagai karyawan
kantor apabila telah mempunyai ijazah pendidikan terakhir
yang sudah diselesaikan
b. Persyaratan keterampilan
 Mampu bekerja dengan baik dan benar adalah tuntutan
karyawan dalam melaksanakan pekerjaan kantornya, berarti
karyawan dituntut untuk dapat melaksanakan suatu pekerjaan
dengan cermat dan terampil, sehingga pekerjaannya akan
berhasil dan berkualitas tinggi.
c. Persyaratan Kepribadian
Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personel administrasi,
meliputi berikut.
1) Loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya sehingga
menciptakan rasa memiliki, saling menjaga, dan membela nama baik
perusahaan.
2) Tekun dan rajin, yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan
dengan sungguh-sungguh, cermat, dan teliti.
3) Kesabaran, yang bukan berarti lamban tapi sabar dalam arti teliti, tidak cepat
putus asa, dan ulet dalam melaksanakan setiap pekerjaan yang diberikan
kepadanya.
4) Kerapian, yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan bai, tertata rapi, dan tidak
berantakan.
5) Dapat menyimpan rahasia, di mana personel yang baik dan bertanggung
jawab adalah personel yang dapat menjaga dan menyimpan rahasia
perusahaan.
 4. Tahap-Tahap Pengadaan Personel
Kantor
A. Analisis Jabatan
 Analisis jabatan adalah suatu proses atau usaha penyelidikan secara
mendalam mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu
jabatan atau pekerjaan.
B. Rekrutmen
 Rekrutmen adalah usaha untuk mencari dan memengaruhi tenaga kerja agar
mau melamar pada lowongan kerja dalam suatu perusahaan atau instansi,
baik instansi swasta maupun pemerintah. Rekrutmen harus berpedoman
pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan
tersebut.
C. Seleksi
 Menurut KKBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik);
metode dan prosedur yang dipakai oleh bagian personalian ketika memilih
orang untuk mengisi lowongan pekerjaan. Langkah-langkah seleksi personel
kantor meliputi; seleksi administratif, penarikan tenaga kerja, klasifikasi
jabatan, tes dan wawancara, serta penempatan personel kantor.
5. Pelatihan dan Pengembangan Personel Kantor
 Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan
teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.
6. Mutasi personel kantor
Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan dari suatu
jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal
ataupun vertikal.
a) Mutasi Horizontal
Mutasi horizontal adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan ke
posisi/jabatan lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan
jabatan.
b) Mutasi Vertikal
1) Promosi, adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain
yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang
lebih besar.
2) Demosi, adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain
yang lebih rendah dalam suatu organisasi,s ehingga wewenang, tanggung
jawab, pendapatan, dan statusnya pun lebih rendah
7. Pemberhentian Personel Kantor
Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan
ada dua macam meliputi berikut.
a. Pemberhentian dengan hormat (misal: pensiun).

b. Pemberhentian dengan tidak hormat (misal:

karena kesalahan fatal)
Pemberhentian karyawan swasta dikenal dengan
istilah PHK, sedangkan pemberhentian karyawan
negeri dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan
hak bagi karyawan dan kewajiban bagi
perusahaan/instansi.