MAPEL : ADMINISTRASI UMUM

KD : 3.2. Menganalisis jabatan, tugas, dan uraian pekerjaan pada

kegiatan administrasi

A. Kompetensi Dasar
3.2 Menganalisis jabatan, tugas, dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi
4.2 Membuat uraian tugas setiap tingkatan jabatan pada kegiatan administrasi

B. Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran dengan menggunakan pendekatan saintifik, model
Inkuiri serta, peserta didik mampu:
1. Menjelaskan pengertian jabatan
2. Menyebutkan jenis-jenis jabatan dalam administrasi
3. Menguraikan analisa jabatan administrasi
4. Menguraikan tugas dalam kegiatan administrasi
5. Mengidentifikasi uraian pekerjaan dalam kegiatan administrasi
6. Menyusun jabatan dalam kegiatan administrasi
7. Merancang uraian tugas dalam kegiatan administrasi
8. Menyusun pekerjaan dalam kegiatan administrasi

C. Materi Pembelajaran :
1. Pengertian jabatan
Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan
mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab
dengan fungsi yang spesifik

2. Jenis jabatan
Jenis-jenis jabatan meliputi:
a. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor
Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas
pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor
sesuain kebutuhan.
b. Manajerial
Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan
dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating,
controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki
bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.
c. Staf atau Pembantu Ahli
 Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya.
Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-
pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.
d. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)
Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya
menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah
cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.
e. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan
tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan
administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi
perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran,
perlengkapan, dan peralatan kantor.

3. Analisa jabatan
Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa
saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus
dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informaasi tentang suatu jabatan dan
syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik
Langkah-langkah menganalisis jabatan:
a. Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan
b. Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis
c. Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
d. Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
e. Menyiapkan uraian jabatan
f. Menyiapkan spesifikasi jabatan

4. Tugas dan uraian pekerjaan kegiatan administrasi

Tugas dari pegawai adminstrasi perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi
terdapat beberapa kemampuan primer yang dibutuhkan buat menempati posisi ini. Di
antara tugasnya terpentingnya ialah komunikasi dan organisasi.
Telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan
yang sangat vital, sebab Anda akan berkorenspondensi setiap hari dengan orang-orang
yang sangat penting. Karena pegawai administrasi bertanggung jawab dengan hampir
semua pekerjaan, kemampuan organisasi yang kuat diperlukan buat keberhasilan pada
posisi ini.
a. Menjawab telepon, Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi
pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab
telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor,
Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya.
 Anda mungkin dibutuhkan buat menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau
meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.
b. Penjadwalan, Jika Anda ialah pegawai adminsitrasi kantor tunggal di perusahaan, Anda
mungkin akan bertanggung jawab buat menjaga penjadwalan rendezvous dan acara
perusahaan. Anda kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau holistik
staf. Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan klien atau
merencanakan rendezvous staf mingguan. Dalam beberapa kasus, pegawai administrasi
perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga kemungkinan
akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi pemesanan makan
malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan buat bos Anda.
c. Komunikasi, Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi suara
perusahaan, sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki
kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Anda
tak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, Anda juga
akan bertanggung jawab buat menyampaikan informasi-informasi krusial perusahaan.
Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telefon, melalui surat, faks, dan
melalui email .
d. Entri data, Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung
jawab buat menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan informasi
ke dalam database perusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi perkantoran pada
perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja dari supplier local
dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci
mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan
layanan.
e. Pengorganisasi, Ini ialah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting.
Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan
dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui
pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.

------------------------------------

TUGAS

SILAKAN KAMU RESUM DI BUKU ADMUM, KIRIM KE EDMODO