MODUL

ADUM SMESTR 1

A. Materi Pembelajaran :
KD 1
1. Pengertian administrasi
adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan
untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi juga dibedakan menjadi dua yaitu
pengertian administrasi dalam arti sempit dan pengertian administrasi dalam arti luas.
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi dari catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang
memiliki sifat teknis ketatausahaan. Sedangkan pengertian administrasi bersifat luas
adalah seluruh proses kerja sama dari dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan
dengan pemanfaatan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil
guna.
2. Ciri-ciri administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut.. 
- Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan lebih 
- Terdapat kerja sama 
- Terdapat proses atau usaha 
- Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan 
- Terdapat tujuan.

3. Fungsi administrasi
Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut..
- Planning (Perencanaan) adalah penyusun perencanaan memerlukan kegiatan
adminitrasi, seperti pengumpulandata, pengolahan data, penyusunan
perencanaan. 
- Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk
hubungan-hubungan kerja anatara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan
usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. 
- Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada
suatu organiasik mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai
dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal
kepada organisasi. 
- Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang
berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas
yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah ditetapkan
semula. 
 - Coordinating adalah sebagian daru fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah
kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan,
percekcoka, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan,
menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama
yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. 
- Reporting adalah manajemen yang berada pada penyampaian perkembangan
atau hasil dari kegaitan dengan pemberian keterangaan dari tugas dan fungsi para
pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima
laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelakasanaan tugas orang yang
memberi laporan. 
- Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang
berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.

4. Tujuan administrasi
Tujuan administrasi terbagi menjadi:
a. Agar seorang usaha dapat memonitoring kegiatan administrasi perusahaannya
b. Agar seorang pengelola usaha dapat mengevaluasi kegiatan-kegiatan
pengorganisasian perusahaan
c. Agar seorang pengelola usaha dapat menyusun program pengembangan usaha
dan kegiatan pengorganisasian
d. Agar seorang pengelola usaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan
organisasi perusahaan

5. Jenis-jenis administrasi
Dalam perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian
yang disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian. Beberapa jenis
administrasi tersebut antara lain:
a. Administrasi Publik
Dalam administrasi publik pokok kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama
dalam sebuah negara. Ketiga elemen tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif
serta yudikatif. Dalam kajiannya, administrasi publik mengaitkan ketiga elemen
utama negara tersebut dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang
berhubungan dengan publik, tujuan negara serta etika yang menjadi acuan
penyelenggara negara.
Awal mula kemunculan konsep administrasi publik ini adalah gagasan dari
sebuah essai yang dibuat oleh Woodrow Wilson yang judulnya Intoduction To
Study Administration. Dalam pelaksanaannya, administrasi publik ini akan selalu
berhubungan dengan birokrasi, temasuk pada peraturan dan pelaksana peraturan
tersebut.
b. Administrasi Pembangunan
Merupakan sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha
oleh pemerintah. Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah
 direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.
Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul pasca perang dunia II.
Dimana pada masa itu, semua negara di dunia membutuhkan sebuah sistem untuk
bisa menciptakan pembangunan negara mereka, setelah berakhirnya perang yang
melibatkan hampir semua negara yang ada di dunia.
Namun beberapa ahli berpendapat, bahwa adanya Rencana Marshall dari
Amerika, merupakan salah satu motivasi utama terciptanya konsep administrasi
pembangunan ini. Marshal Plan ini merupakan sebuah program dari negara yang
memenangkan peperangan untuk membantu negara yang hancur dan mengalami
kekalahan pada masa perang dunia II tersebut.
c. Administrasi Lingkungan
Merupakan sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanaka pemerintah dan
masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa
mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.

B. Materi Pembelajaran :
KD 2
6. Pengertian jabatan
Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan
mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab
dengan fungsi yang spesifik

7. Jenis jabatan
Jenis-jenis jabatan meliputi:
a. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor
Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas
pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor
sesuain kebutuhan.
b. Manajerial
Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan
dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating,
controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki
bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.
c. Staf atau Pembantu Ahli
Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya.
Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-
pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.
d. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)
Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian.
Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh
 perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai,
seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.
e. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan
tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan
administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi
perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran,
perlengkapan, dan peralatan kantor.

8. Analisa jabatan
Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan
apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus
dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informaasi tentang suatu jabatan dan
syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik
Langkah-langkah menganalisis jabatan:
a. Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan
b. Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis
c. Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
d. Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
e. Menyiapkan uraian jabatan
f. Menyiapkan spesifikasi jabatan

9. Tugas dan uraian pekerjaan kegiatan administrasi

Tugas dari pegawai adminstrasi perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi
terdapat beberapa kemampuan primer yang dibutuhkan buat menempati posisi ini. Di
antara tugasnya terpentingnya ialah komunikasi dan organisasi.
Telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan
yang sangat vital, sebab Anda akan berkorenspondensi setiap hari dengan orang-
orang yang sangat penting. Karena pegawai administrasi bertanggung jawab dengan
hampir semua pekerjaan, kemampuan organisasi yang kuat diperlukan buat
keberhasilan pada posisi ini.
a. Menjawab telepon, Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi
pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan
menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai
administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan
professional lainnya. Anda mungkin dibutuhkan buat menjawab pertanyaan,
mengetahui alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.
b. Penjadwalan, Jika Anda ialah pegawai adminsitrasi kantor tunggal di perusahaan,
Anda mungkin akan bertanggung jawab buat menjaga penjadwalan rendezvous dan
acara perusahaan. Anda kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau
holistik staf. Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan
klien atau merencanakan rendezvous staf mingguan. Dalam beberapa kasus, pegawai
 administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga
kemungkinan akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi
pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan buat bos Anda.
c. Komunikasi, Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi suara
perusahaan, sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki
kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Anda
tak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, Anda juga
akan bertanggung jawab buat menyampaikan informasi-informasi krusial perusahaan.
Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telefon, melalui surat, faks, dan
melalui email .
d. Entri data, Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung
jawab buat menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan
informasi ke dalam database perusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi
perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja
dari supplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan
catatan-catatan rinci mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat
email dan catatan layanan.
e. Pengorganisasi, Ini ialah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting.
Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan
dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui
pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.

C. Materi Pembelajaran :
KD 3
10. Pengertian personil adminsitrasi
personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau
melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau
swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa
gaji dan tunjangan..

11. Macam-macam personil kantor

Macam-Macam Personil Kantor
a. Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi adalah orang yang
menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh
kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
b. Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang
lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan
prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c.  Staf adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam
bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan
pekerjaan kantor.
 d. Worker atau pegawai adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh
manajer dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehari-hari
.
12. Tugas dan tanggung jawab personil
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil kantor akan sangat tergantung
pada jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Jika kantornya kecil maka
kegiatan administrasi dapat dilakukan oleh seorang sekertaris. Jika kantornya besar
maka kegiatan administrasinya dibagi menjadi beberapa unit tersendiri yang masing-
masing memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda. Secara umum ada
beberapa tugas dan tanggung jawab personil kantor, yaitu sebagai berikut:
a. Direktur, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran
aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan
personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai
kebutuhan.
b. Administrator, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung
jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk
serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
c. Bagian keuangan, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur
arus kas keluar dan kas masuk.
d. Sekertaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja
pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.
e. Penerima Tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-
orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon
masuk dan telepon keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang
dapat bekerja sesuai dengan standart/ukuran-ukuran yang telah ditentukan,
artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu
yang telah ditetapkan

13. Persyaratan seorang personil kantor

a. Persyaratan pengetahuan yang biasanya diukur dari tingkat pendidikan calon
pekerja
b. Persyaratan ketrampilan.
c. Persyaratan kepribadian

D. Materi Pembelajaran :
KD 4
14. Prinsip-prinsip organisasi kantor
Neuner menyatakan delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi
hal-hal berikut.
- Tujuan; Tujuan organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh
setiap personalia. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk
mencapainya.
 - Kesatuan fungsi; Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang
mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran.
Organisasi perkantoran merupakan suatu sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi
yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
- Hubungan individual; Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-
pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan.Kendatipun organisasi perkantoran
itu merupakan sebuah sistem, individu-individulah yang menyelesaikan
pekerjaannya masing-masing.
- Kesederhanaan; Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas
kesederhanaan dan interelasi yang jelas.Kesederhanaan memudahkan para
pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi
keraguan.
- Wewenang sepadan dengan tanggung jawab; Setiap orang dalam organisasi
perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya
sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.
- Laporan kepada atasan tunggal; Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas
kepada siapa ia melapor, tiap petugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus
menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
- Kepengawasan dan kepemimpian; Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif
mesti ditegakkan sehingga tujuan organisasi perkantoran dapat tercapai.
Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan.
Pengawasan yang efektif juga merupakan proses belajar bagi organisasi pada
waktu yang akan datang.
- Jangkauan pengawasan; Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi
perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari
manajer kantor atau pengawas mesti dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer
kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan
pengawasan

15. Bentuk-bentuk dan bagan struktur organisasi kantor

Organisasi adalah pengelompokan tipe atau jenis-jenis organisasi.Pengelompokan
jenis organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan kriteria berikut.
a. Berdasarkan Jumlah Orang yang Memegang Tampuk Pimpinan
- Bentuk Tunggal; Kebaikanya adalah segala sesuatu dapat diputuskan dengan
cepat sebab pimpinan tidak harus berunding dengan pihak lain karena ia
memegang kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya. Keburukannya apabila
pemimpin tidak mempunyai pengetahuan yang luas, kutang berani bertindak,
lambat berpikir dan bertindak, kecepatan dan ketegasan bertindak dari
organisasi tidak dapat dicapai.
- Bentuk Komisi; Dalam hal ini pimpinan organisasi merupakan suatu dewan
yang terdiri atas beberapa orang.
b. Berdasarkan Lalu Lintas Kekuasaan
- Bentuk Lini; Organisasi lini adalah bentuk organisasi yang menghubungkan
langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan, dari pimpina tertinggi
sampai dengan jabatan terendah. Contoh organisasi lini

Direktur

Manajer
Sekretaris Bendahara Operasi

Supervisor Supervisor
Gambar 5.1. Organisasi lini

- Bentuk Fungsional; Bentuk organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan jenis
pekerjaan yang harus dikerjakan, masalah pembagian kerja merupakan
masalah yang menjadi perhatian sungguh-sungguh.Organisasi ini diciptakan
oleh Frederick W. Taylor. Contoh organisasi fungsional

Rektor
Pemban Pemban
Pemban
tu tu
tu
Rektor Rektor
Rektor I
II III
Dekan
Pemban Pamban
Pemban
tu tu
tu
Dekan Dekan
Dekan I
II III
Gambar 5.2.Organisasi fungsional

- Bentuk Lini dan Staf; Bentuk organisasi ini merupakan kombinasi antara lini
dan staf, asas komando dipertahankan, tetapi dalam kelancaran tugas,
pemimpin dibantu oleh para staf, dan staf berperan memberikan masukan,
saran, dan informasi yang dibutuhkan.Bentuk ini diciptakan oleh Harrigan
Emerson. Contoh bentuk organisasi lini dan staf
 Manajer Kantor Staff

Perencanaan Humas Penertiban

TIK Arsip Humas Dokumen Perencanaan Distribusi

Gambar 5.3. Organisasi lini dan staf

- Bentuk Lini dan Fungsional; Suatu bentuk organisasi yang wewenang

pimpinan tertingginya dilimpahkan kepada per kepala unit di bawahnya dalam
bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan-pimpinan tertinggi masih
melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan
bidang pekerjaan operasional dan hasil-hasil tugasnya diserangkan kepada
kepala unit terlebih dahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan. Contoh
bentuk organisasi lini dan fungsional

Direktur

Perdagangan Teknik Perencanaan Kepegawaian

Proyek A Proyek B Proyek C

Gambar 5.4. Organisasi lini dan fungsional

- Bentuk Organisasi Komite; Suatu organisasi yang kepemimpinan dan tugas

tertentu lainnya dilaksanakan secara kolektif.Organisasi komite terdiri atas
executive committee (pimpinan komite), yaitu para anggotanya memiliki
wewenang lini dan satf committee, yakni orang-orang yang hanya memiliki
wewenang staf.
c. Berdasarkan Sifat Hubungan Personal
 - Organisasi formal: setiap bentuk kerja sama antara dua orang atau lebih yang
diatur dan dipolakan secara resmi dalam rangka mencapai tujuan bersama.
- Organisasi informal: hasil keseluruhan hubungan pribadi yang terjalin antara
individu-individu dan antarkelompok manusia.
d. Berdasarkan Tujuan
Organisasi ini dapat dibedakan, yaitu: (1) organisasi yang tujuannya mencari
keuntungan (profit oriented) dan (2) organisasi sosial (non profit oriented)
e. Berdasarkan Sektor Sosial
Beberapa jenis organisasi dalam berdasarkan sektor sosial, antara lain: (1)
organisasi pendidikan, (2) organisasi kesehatan, (3) organisasi pertanian, dan
lain-lain.
f. Berdasarkan Fungsi atau Tujuan yang Dilayani (Parson,1960)
- Organisasi produksi: organisasi yang membuat sesuatu yang dikonsumsi oleh
masyarakat umum.
- Organisasi yang berientasi pada tujuan.
- Organisasi yang bersifat integratif, yaitu organisasi yang berupaya mengatasi
konflik dan mengembangkan motifasi dalam rangka mencapai organisasi
serikat kerja.
- Organisasi pemelihara, berupaya untuk mempertahankan kesinambungan
kehidupan masyarakat melalui kegiatan-kegiatan pendidikan, budaya, dan
kegiatan-kegiatan lain yang bersifat ekspresif.
g. Berdasarkan Kepatuhan
- Organisasi coersive-alienative, yaitu organisasi yang terbentuk karena
ketakutan sebagai akibat keterasingan.
- Organisasi renumerative-istrumental, yaitu organisasi yang dibentuk dengan
perhitungan untuk mendapatkan balas jasa;
- Organisasi normative-moral, yaitu organisasi yang terbentuk karena
pertimbangan akan keberlakuan norma dan moral.
- Organisasi coersive-instrumental of calculative, yaitu organisasi yang
terbentuk dengan dasar rasa takut dan harapan untuk mendapatkan imbalan.
- Organisasi renumerative-moral, yaitu organisasi yang didasarkan pada
pertimbangan balas jasa luhur nilai kebenaran.
- Organisasi normative-alienative, yaitu organisasi yang didasarkan pada norma-
norma yang berlaku dan rasa keterasingan;
- Organisasi coersive-moral, yaitu organisasi yang didasarkan pada rasa takut
dan nilai-nilai luhur dan kebenaran;
- Organisasi renumeration-alienative, yaitu organisasi yang didasarkan pada
harapan mendapatkan imbalan dalam kesadaran akan keterasingan;
- Organisasi normative-instrumental, yaitu organisasi yang didasarkan pada
norma-norma yang berlaku dengan tujuan mencapai tujuan-tujuan tersebut.
h. Bedasarkan Pihak yang Memakai Manfaat
- Mutual benefit organizaton, organisasi yang kemanfaatannya, terutama
dinikmat bersama oleh para anggotanya sendiri.
- Service organization, organisasi yang kemanfaatannya, terutama dinikmati
oleh pelanggan.
- Busines organization, organisasi untuk mencapai laba sebagai sasarannya.
- Commonwealth organization, organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh
masyarakat umum.
E. Materi Pembelajaran :
KD 5
16. Pengertian manajemen
Menurut Mary Parker Follet,  manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur
dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.  Menurut  Ricky W.
Griffin :  sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan
efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan,
sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,
terorganisir, dan sesuai dengan jadwal

17. Fungsi-fungsi manajemen

a. Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan
yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa
perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil
yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan
penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
- Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
- Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
- Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
- kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
- Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
- Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
b. Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam
cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.
c. Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
- Mengambil keputusan
- Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan
bawahan.
- Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka
bertindak.
- Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta
memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil
dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
 d. Directing/Commanding
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan
usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada
bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah
ditetapkan semula.
e. Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen
berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar
bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh
atasan.
f. Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen
untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan,
kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan
menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang
terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.
g. Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu
fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan
koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang
benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.
h. Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau
hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian
dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.
i. Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia
pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai
dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.
j. Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran
terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang
lebih pasti dapat dilakukan.
F.
Materi Pembelajaran :
KD 6
1. Pengertian
Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan
Prosedururutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan
yang harus diselesaikan,  prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap
bagian perusahaan.
 a. Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan
organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .
b. Surat masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),  maupun yang diterima
melalui kurir (pengiriman surat).
c. Surat keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan
usaha dari intansi lain perorangan.

2. Fungsi surat
Surat berfungsi sebagai  berikut:
a. Wakil dari pengiriman / penulisan.
b. Bahan Pembuktian.
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
d. Alat pengukur kegiatan organisasi
e. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan
selanjutnya baginya

3. Prosedur penanganan surat

Pengurusan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan beberapa cara,
yaitu sebagai berikut :
a. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
b. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)
c. Sistem Takah (Tata naskah) di gunakan di lingkungan TNI

1) Pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat
masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut
agendaris. Buku agenda ada 3 macam;
- Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap
halaman
- Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah
kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
- Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Pengurusan surat masuk dan surat keluar sebagai berikut:
 a) Pengurusan surat masuk sistem buku agenda
- Penerimaan surat
- Penyortiran surat
- Pencatatan surat
- Pengarahan surat
- Penyampaian surat
- Penyimpanan surat
b) Pengurusan surat keluar sistem buku agenda
- Pembuatan konsep
- Persetujuan konsep
- Pencatatan surat
- Pengetikan konsep surat
- Pemeriksaan pengetikan
- Penandatangan surat
- Pemberian cap dinas
- Melipat surat
- Penyampulan surat
- Pengiriman surat
- Penyimpanan surat

2) Pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem kartu kendali

Kartu kendali adalah lembar isisan untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah. Perlu diperhatikan, bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut
hanya surat masuk dan surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk
surat-surat yang sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa.
a) Prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar yang bersifat biasa
- Pengurusan surat masuk biasa
- Pengurusan surat keluar biasa
b) Prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar yang bersifat rahasia
- Pengurusan surat masuk rahasia
- Pengurusan surat keluar rahasia