MANAJEMEN ADMINISTRASI

Disusun untuk memenuhi salah satu tugas Matakuliah Administrasi Perkantoran

DOSEN PENGAMPU : MUNAJAT, SE., MSi., Dr.

Disusun Oleh : Kelompok 1

Alyssa Zahra 7213144026

Angelie Natasha 7213144023
Daud Dwi Pandu. S 7213344006
Reza Setiawan 7211144001
Thiovani Natalia. S 7213144013
Sabrina Br Sinulingga 7213144002
Saphira Dini Azahra 7213344004

PROGRAM STUDI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya
sehingga makalah ini dapat tersusun sampai dengan selesai. Tidak lupa kami mengucapkan
terima kasih terhadap bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan
sumbangan baik pikiran maupun materinya. Kelompok kami sangat berharap semoga
makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi pembaca.

Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan
makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman kami. Untuk itu kami sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah
ini.

Medan,19 Agustus 2022

Kelompok 1

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................................... 2

DAFTAR ISI ........................................................................................................................ 3

BAB I ................................................................................................................................... 4

PENDAHULUAN ................................................................................................................ 4

1.1 Latar Belakang ........................................................................................................ 4

1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................... 5

1.3 Manfaat................................................................................................................... 5

BAB II .................................................................................................................................. 6

PEMBAHASAN ................................................................................................................... 6

2.1. Pengertian dan Fungsi ............................................................................................. 6

2.2. Evolusi Teori Manajemen ....................................................................................... 7

2.3. Manajer Administrasi Perkantoran ........................................................................ 13

2.4. Prospek Karier ...................................................................................................... 16

BAB III ............................................................................................................................... 17

PENUTUP .......................................................................................................................... 17

3.1. Kesimpulan ........................................................................................................... 17

3.2. Saran..................................................................................................................... 17

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 18

3
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi perkantoran adalah sebuah kegiatan administratif yang dilakukan

dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam
kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam
organisasi kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan
organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.
Administrasi perkantoran sendiri berbeda dengan tata-usaha perkantoran.
Jika dipelajari lebih dalam, faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas
lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran sendiri
adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang
bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan
tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya.
Administrasi Perkantoran dan Tata Usaha memiliki peran yang sama dalam hal
pelayanan.
Administrasi perkantoran memiliki hubungan erat dengan pelayanan timbal balik.
Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh
terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi
penerima layanan. Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran,
pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi itu maka
perkantoran berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujuan organisasi.
Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada empat
macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah
kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan
manipulasi. Kegiatan pencatatan dan kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan
keterampilan yang dilakukan oleh pegawai- pegawai golongan I dan II (pegawai negeri
sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang
dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-
kegiatan tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada
orang/badan/instansi yang berkepentingan.

4
 Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima layanan
adalah surat-surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk berbagai macam
keperluan sebagai sarana kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan berupa
arsip. Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena sifatnya yang
senantiasa bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya terhadap manajemen dalam
rangka pengambilan keputusan yang tepat. Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem
penyimpangan ada empat macam yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat
penting. Agar terdapat efektifitas dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program
penyusutan arsip secara terpadu.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa tujuan dari administrasi perkantoran?

2. Apa sajakah unsur yang terdapat dalam administrasi perkantoran?
3. Fungsi apa yang terdapat dalam administrasi perkantoran?
4. Kegiatan-kegiatan yang ada dalam administrasi perkantoran?
5. Apa saja sasaran yang akan dicapai oleh dalam administrasi perkantoran?

1.3 Manfaat

Adapun manfaat dari penulisan karya ilmiah ini ialah untuk menambah wawasan
para pembaca tentang Manajemen Administrasi dan untuk memenuhi salah satu tugas
dari matakuliah Administrasi Perkantoran.

5
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian dan Fungsi

Istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran memiliki pengertian

yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama,
walaupun istilah administrasi lebih digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan
negara, sedangkan manajemen lebih banyak digunakan untuk yang berhubungan dengan
perusahaan. Sedangkan definisi manajemen perkantoran menurut beberapa ahli antara
lain adalah :
1. WH Evans (1963) : fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua
tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan
ingatan organisasi;
2. Arthur Greger (1958) : fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat dari suatu organisasi;
3. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson (1950) : cabang ilmu manajemen yang
berkenan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoransecara efisien, kapan, dan di
mana pekerjaan itu harus dilakukan;
4. George Terry (1966) : perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.

Pada Pertengahan tahun 1990-an Institute of Administrative Management

(Anonymous, 2002) mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai salah satu cabang
ilmu manajemen yang memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan,
menganalisis informasi, baik itu merencanakan maaupun mengomonikasiannya guna
mengamankan asset organisasi serta mem promosikan layanan administrasi itu sendiri
untuk mencapai tujuan organisasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa definisi ilmu administrasi perkantoran adalah
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan
mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi
perkantoran (Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

6
 Office Support Functions
Menurut Quible (2001), ada 5 jenis office support function :
1. Fungsi Rutin >> fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran
minimal mencakup pengarsipan, penggandaan, dan lain-lain. Fungsi ini dilakukan
oleh staff administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-
hari.
2. Fungsi Teknis >> fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan
perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa software. Fungsi
ini dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemeb TI suatu
organisasi.
3. Fungsi Analisis >> fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif
disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis
laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini dilakukan oleh seorang
asisten manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat
oleh atasannya.
4. Fungsi Interpersonal >> fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan serta keterampilan berhubungan dengan orang lain,
seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini dilakukan oleh staf administrasi
sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial >> fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan
mengevaluasi karyawan. Fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu
organinasi.

2.2.Evolusi Teori Manajemen

Definisi Ilmu Administrasi Perkantoran

Menurut Quible (2001), ada 4 tahapan dalam evolusi teori manajemen yang
berkaitan dengan dunia administrasi, yaitu dimulai dengan manajemen ilmiah (scientific
management) pada awal tahun 1900-an, dilanjutkan dengan manajemen administratif
(administrative management) pada awal tahuan 1930-an, manajemen hubungan manusia
(human relations management) pada dekade 40 hingga 50-an, dan sekarang dengan
manajement modern (modern management).

7
 Klasifikasi teori manajemen berdasarkan Odgers (2005) yang terdiri dari 4 teori,
yaitu: manajemen klasik, manajemen perilaku, manajemen ilmiah, dan manajemen
kualitas,
1. Manajemen Klasik
Manajemen klasik mempunyai dua pandangan, yaitu: manajemen ilmiah dan
manajemen kesatuan yang utuh.
a. Manajemen Ilmiah
Pandangan ini didasari oleh adanya 2 masalah utama yang dihadapi
organisasi, yaitu bagaimana meningkatkan output rata-rata pekerja dan
meningkatkan efisiensi pengelolaan organisasi.
Pandangan ini dipelopori oleh Fredick W. Taylor (1911) pada tahun 1880-
an, dia berkeyakinan bahwa banyak masalah yang dihadapi perusahaan dapat
dipecahkan secara ilmiah dengan mengkomunikasikan tingkat produksi yang
diinginkan kepada karyawan. Dia berkeyakinan bahwa karyawan meruoakan
komunitas ekonomis yang termotivasi untuk bekerja berdasarkan kebutuhan
keuangan mereka. Jadi karyawan harus dilibatkan dalam upaya menciptakan
efisiensi produksi yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pendapatan
yang akan diterimanya.
Peneliti lain yang menggunakan pendekatan ini adalah Frank dan Lilian
Gilbreth. Mereka menggunakan studi gerak dan waktu untuk mengembangkan
diagram yang akan merekam pola proses serta arus kerja, mengeksplorasi pada
tingkat tertentu dimana seorang karywan akan merasa Lelah dan bagaimana
implikasinya terhadap Kesehatan dan produktivitas kerjanya. Studi waktu
sangat memperhatikan jumlah waktu yang digunakan untuk menyelesaikan
sebuah pekerjaan, sementara studi gerak memperhatikan efisiensi Gerakan yang
dibuat selama menyelesaikan pekerjaan (Gilbreth 1947).
Peneliti ketiga adalah Max weber, sosiolog Jerman yang mengembangkan
konsep desain organisasi yang ideal. Birokrasi adalah organisasi ideal yang
ditawarkan oleh Weber yang sangat forma, impersonal, dan diperintah oleh
peraturan daripada orang.

8
 Prinsip birokrasi yang ditawarkan oleh Weber adalah ;
a. Pekerjaan yang kompleks diuraikan menjadi pekerjaan yang sederhana dan
berulang-ulang.
b. Hierarki yang sangat jelas dengan rantai komando yang tetap
c. Sistem dengan aturan yang abstrak untuk mengontrol organisasi
d. Aktivitas administrasi, pengambilan keputusan, dan aturan direkam secara
tertulis
e. Pekerjaan dan promosi berdasarkan kualifikasi teknis

b. Manajemen Kesatuan yang Utuh

Dengan menggunakan pendekatan ini, manajer administrasi dituntut untuk
menitikberatkan perhatiannya pada keseluruhan masalah administrasi yang
terjadi di dalam organisasi.
Henri Fayol, ahli geologi dan insinyur Prancis yang memperkenalkan
beberapa fungsi manajemen, seperti perencanaan, pengorganisasian, pemberian
tugas, pengkoordinasian, dan pengawasan. Dia juga selalu menekankan bahwa
fungsi tersebut merupakan multidimensi, dalam arti dapat diaplikasikan ke
semua bidang seperti pendidikan, politik, militer, LSM, dan lain-lain.
Peneliti kedua adalah Mary Follet. Dia adalah seorang filsuf politik dan
pemecah masalah yang kreatif dalam memotivasi dan membentuk sebuah tim.
Penelitiannya diawali akibat adanya kesenjangan antara teori yang diajukan oleh
Taylor dengan realitas social yang terjadi pada tahun 1920-an, yang lebih
mengedepankan hubungan yang lebih baik dengan pegawai.

2. Manajemen Perilaku
Ada dua pendekatan utama yang termasuk dalam aliran Manajemen Perilaku, yaitu
pendekatan hubungan manusia dan pendekatan perilaku ilmiah.
a. Pendekatan Hubungan Manusia
Pada studi tingkat pencahayaan, jika pencahayaan ditingkatkan, output yang
akan dihasilkan pekerja akan meningkat. Namun, ten ini secara tak terduga akan
bertahan walaupun pencahayaan dikurangi secara bertahap. Peneliti
menyimpulkan bahwa faktor manusia mempunyai kontribusi yang lebih besar
dibandingkan faktor teknis. Oleh karena itu, meningkalkan motivasi karyawan

9
 dalam bekerja untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya lebih penting
dibandingkan meningkatkan keberadaan faktor teknis (Mayo, 1933).

b. Pendekatan Perilaku Ilmiah

Pada awalnya, Tori Perilaku hanya menjelaskan satu kebutuhan manusia,
yaitu kebutuhan akan penerimaan diri di lingkungan kerja. Namun lambat laun
hal ini berubah menjadi daftar kebutuhan mulai dari kebutuhan fisik, sosial,
emosional, hingga terdapat 15 daftar kebutuhan manusia.
Peneliti pertama yang menggunakan pendekatan ini adalah Abraham
Maslow. Dia adalah seorang psikolog yang mengembangkan Teori Motivasi
Manusia, dan mendeskripsikan bahwa kebutuhan manusia itu layaknya sebuah
hierarki seperti terlihat pada gambar berikut
a. Kebutuhan fisik, yang mencakup rasa lapar, haus, tempat berlindung, seks,
dan kebutuhan tubuh yang lain;
b. Kebutuhan keamanan, yang mencakup pengamanan dan perlindungan dari
bahaya fisik dan emosional;
c. Kebutuhan sosial, yang mencakup kebutuhan kasih sayang, rasa memiliki,
penerimaan dari lingkungan, dan persahabatan;
d. Kebutuhan penghargaan, yang mencakup penghargaan internal, seperti
harga diri. kemandirian, dan pencapaian prestasi maupun penghargaan
eksternal yang mencakup status, pengakuan, dan perhatian dari orang lain;
e. Aktualisasi diri, yang mendorong sescorang yang mampu melakukan
sesuatu menjadi "seseorang", seperti pertumbuhan, pemenuhan potensi diri,
dan pemenuhan hasrat diri pribadi.

Berdasarkan teori in, manajer harus menyadari bahwa kebutuhan setiap

pekerja adalah berbeda dan seharusnya tidak mengasumsikan bahwa pendekatan
tunggal dapat digunakan untuk memotivasi seluruh pekerja guna menyelesaikan
pekerjaan.

10
 Peneliti selanjutnya adalah Frederick Herzberg yang mengemukakan Teori
Motivation-Hygiene (Herzberg, 1959). Berdasarkan teori ini, ada dua faktor
pekerjaan yang selalu mempengaruhi kinerja pegawai, yaitu:
a. Motivator, dihasilkan dari pengalaman yang diperoleh dari kerja itu sendiri yang
menciptakan sikap yang positif terhadap pekerjaan. Kondisi in dapat
dicontohkan seperti pengembangan diri, pencapaian target, pengakuan dari
atasan maupun pemberian tanggung jawab yang lebih besar;
b. Faktor pemeliharaan (hygienic), yaitu faktor eksternal yang berkaitan dengan
produktivitas sebuah pekerjaan. Misalnya kondisi tempat kerja yang nyaman,
kebijakan perusahaan mengenai penggajian, dan lain sebagainya

Selanjutnya, Herzberg menerangkan bahwa kedua faktor tersebut saling

berkaitan. Apabila faktor motivator sudah bagus, sementara hygienic factor tidak
terlalu mendukung, misalnya kantor terialu sempit atau komputernya terlalu tua dan
pertu di-upgrade, maka hasil pekerjaan pasti tidak akan optimal.

3. Manajemen Ilmiah
Sebenarnya teori ini merupakan lanjutan dari manajemen ilmiah yang
dipelopori oleh Tavlor (1911). Selama ini kita mengenal Manajemen Ilmiah sebagai
Metode Bisnis Kuantitatif yang menggunakan dasar ilmu teknik dan matematika
untuk memecahkan masalah bisnis yang kompleks. Beberapa contoh yang dapat
dikemukakan adalah:
a. Sampel pekerjaan, dengan menggunakan sampel acak pekerjaan untuk
menciptakan standar pekerjaan di sebuah organisasi atau perusahaan;
b. Queumg theory, yang mempelajari pekerjaan administrasi yang dilakukan
pegawai dengan menggunakan kerangka kerja perakitan (assembly line)
layaknya di sebuat pabrik, misalnya prosedur yang narus dilakukan oleh seorang
penduduk Indonesia untuk mendapatkan SIM (Surat Izin Mengemudi) di kantor
polisi setempat;
c. Forecasting, yang digunakan untuk memperkirakan anggaran yang akan
dibutuhkan pada tahun depan.

11
 d. Penyeleksian, yang digunakan untuk menyeleksi pegawai baru yang paling tepat
untuk mengisi posisi baru di organisasi ataupun bagaimana menyeleksi supplier
perusahaan dengan menggunakan Data Envelopment Analysis (DEA) yang
dikembangkan oleh Charnes dan Cooper (1978) serta Analytic Hierarchy
Process (yang dikembangkan oleh Saaty).

4. Manajemen Kualitas
Total Quality Management (TQM) diterima secara luas dan mempunyai
dampak yang sangat penting dalam manajemen administrasi perkantoran. TQM
menekankan pada kinerja tim, memberdayakan pekerja, mengakui keluasan suatu
organisasi, dan menerim kritikan dalam melavani konsumen secara lebih baik.
TQM akan menghasilkan komitmen 100% dari 100% pekerja terhadap kualitas
100% untuk 100% waktu kerja yang dilakukan.
Meskipun TQM dimplementasikan dalam berbagai pendekatan, namun ada 4
elemen pokok yang menyertainya:
a. Fokus pada kepuasan pelanggan;
b. Pengembangan produk atau layanan yang sat ini dihasilkan organisasi;
c. Keria tim didasarkan pada kepercayaan dan kerja sama;
d. Teknik pengukuran statistik didesain dan digunakan untuk mengidentifikasi
masalah yang dihadapi produksi.

Peneliti pertama yang memperkenalkan konsep in adalah W. Edwards

Deming. Selama Perang Dunia I, dia mengajar perusahaan-perusahaan Amerika
Serikat.
Teori terbaru adalah Teori Z yang dikembangkan oleh William G. Ouchi dan
memperkenalkan Manajemen Partisipatif yang dikembangkan berdasarkan
pelaksanaan manajemen gaya lepang (Ouchi, 1982). Ada 5 komponen pokok yang
mendasarinya:
a. Pegawai diasumsikan mempunyai masa kerja seumur hidup. Mereka tidak boleh
dikhawatirkan akan kena PHK.
b. Pegawai dipekerjakan karena keahlian khusus yang dimilikinya. Untuk itu,
pekerjaan yang dilakukan akan sesuai dengan keahliannya, bukan pegawai yang
menyesuaikan dengan pekerjannya;

12
 c. Semua pembuatan keputusan harus melalui proses kesepakatan bersama;
d. Manajer dan pegawai harus mempercayai dan loyal satu sama lain;
e. Manajer harus memperhatikan kesejahteraan bawahannya

2.3.Manajer Administrasi Perkantoran

Menurut odgers (2005), Manajer Administrasi bertanggung jawab mengelola

informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan
produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya.
Quible (2001), memberikan panduan mengenai tanggung jawab yang menyertai
posisi ini sesuai dengan fungsi manajemen:
1. Perencanaan
a. Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta layanan
kantor, termasuk layout, lingkungan, telekomunikasi, arsip, dll
b. Selalu mengikuti perubahan terbaru dalam bidang perkantoran dengan melakukan
perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan dan fungsi
kantor yang efisien dan efektif
c. Mengembangkan kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran
perusahaan
d. Merencanakan anggaran bagi pelaksanaan yang tepat
e. Menjelaskan kebutuhan akan personel yang tepat
f. Menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan

2. Pengorganisasian

a. Mendeskripsikan hal yang dianggap efektif sehubungan dengan pemanfaatan

sumber daya perusahaan

b. Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya

c. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efesien

d. Menjamin pemanfaatan yang optimal dari peralatan yang dimiliki oleh

perusahaan

e. Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan

13
 f. Mengembangkan metode dan teknik yang efektif dalam mengimplementasikan
perubahan yang diharapkan

3. Pengalokasian staf

a. Menjamin efesiensi dan efektivitas perekrutan pegawai baru melalui penempatan

pegawai yang tepat pada posisi yang tepat

b. Menyediakan peluang karir dan pengalaman yang dapat memuaskan pegawai

c. Menyediakan trainning yang tepat

d. Menyediakan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif

e. Menyediakan pekerjaan yang akan dilakukan pegawai secara realistis

4. Pengarahan

a. Menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai

b. Menggunakan teknik yang efektif dalam memotivasi pegawai
c. Mendesain sistem komunikasi yang efektif antarunit
d. Menjamin terpenuhinya pegawai dengan kebijakan dan prosedur organisasi
e. Mendampingi pegawai dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan
pekerjaan
f. Menerapkan sistem reward yang fair dan objektif dalam menentukan gaji
karyawan

5. Pengawasan

a. Mengembangkan prosedur yang efesien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas

pekerjaan yang dilakukan pegawai
b. Mengembangkan prosedur yang efesien dalam menjadwalkan kerja
c. Mengembangkan prosedur yang efesien dalam mendeskripsikan pekerjaan yang
tidak terselesaikan
d. Mengelola unit anggaran
e. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan
efesien
f. Mengembangkan penilaian kinerja yang efektif dan efesien
g. Mengembangkan strategi yang efektif

14
6. Tantangan

Hal terpenting yang perlu disadari oleh manajer administrasi adalah peran
barunya sebagai agen perubahan. Tanggung jawab penting yang diembannya
adalah selalu bisa beradaptasi dengan perubahan yang terjadi. Kemampuan
beradaptasi dengan perubahan serta membantu pegawai lainnyan untuk menerima
perubahan akan selalu menciptakan tantangan baru bagi manajer administrasi.

7. Kualifikasi

Seorang manajer administrasi harus memahami dasar dasar bisnis yang

dilakukan perusahaan, apakah yang berkaitan dengan proses mendesain produk,
bagaimana proses produksi berjalan, sistem akuntansi apa yang digunakan,
bagaimana penilaian kinerja pegawai, strategi pemasaran apa yang dipakai maupun
bagaimana hubungan masyarakat menjalankan tugasnya.

Kualifikasi tersebut sangat penting karena keberadaan manejer administrasi

adalah sebagai supporiting staff dan desain untuk membantu yang lainnya
melaksanakan fungsi masing-masing dalam mencapai tujuan perusahaan.

Kiat Menjadi Pegawai Administrasi Profesional

Menurut burton dkk. (2000), ada beberapa hal yang bisa dilakukan agar menjadi
pegawai administrasi yang profesional:

a. Jadilah orang efesien- mengorganisasi pekerjaan , mengelola waktu, mengelola

sikap yang diinginkan

b. Mengetahui penggunaan software yang dibutuhkan di kantor

c. Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memroses komunikasi tertulis-

membuat surat

d. Memahami konsep dari prosedur equipment oriented – mengirim dan menerima

email, menggukan kalender elektronik

e. Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan

f. Menggunakan otomatisasi kantor- fotokopi, scanner

15
 g. Menggunakan data yang kredibel, database maupun internet guna mencari
informasi

h. Memahami filling dan records control

i. Memahami jasa layanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor

j. Mengetahui pentingnya job campaign dan cara mengumumkannya

k. Menyadari akan adanya peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor

Sikap yang terpenting adalah selalu berinvestasi dalam pengetahuan dan

keterampilan baru guna menghadapi tantangan yang akan dihadapi perusahaan di
masa depan.

2.4.Prospek Karier

Virtual asisstant

Perkembangan internet dan layanan teknologi komunikasi telah membuat dunia

dirasa semakin kecil dan lebih mudah dijangkau. Contohnya ialah pengaplikasian
teleconference dan video conference yang menjadikan rapat antardivisi dibeberapa
negara. Produk terbaru telah mengintegrasikan semua fungsi yang diharapkan ke
dalamnya, telepon seluler, kamera digital hingga fasilitas internet.

Jadi, dukungan peralatan tersebut akan sangat membantu pekerjaan manajer masa
kini dan di masa depan yang semakin tergantung pada keberadaan virtual assistant tanpa
mengecilkan keberadaan pegawai administrasi di kantor.

Karier

Seiring dengan pertumbuhan dan kebutuhan akan informasi yang tepat serta cepat
bagi organisasi masa kini dan masa depan, dibutuhkan pengelolaan informasi secara
efektif dan efesien. Hal tersebut akan diikuti oleh kebutuhan SDM yang kompeten dalam
bidang administrasi perkantoran.

Posisi manajer pada bidang ini termasuk level menengah di suatu organisasi, namun
membutuhkan wawasan luas dibidang pemasaran. Bahkan akhir-akhir ini ada posisi
chief information officer yang membawahi divisi administrasi perusahaan yang semakin
memudahkan posisi manajer administrasi.

16
 BAB III

PENUTUP

3.1.Kesimpulan

Istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran memiliki pengertian

yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama,
walaupun istilah administrasi lebih digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan
negara, sedangkan manajemen lebih banyak digunakan untuk yang berhubungan
dengan perusahaan. Dapat disimpulkan bahwa definisi ilmu administrasi perkantoran
adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan,
mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan
administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan
organisasi. Menurut Quible (2001), ada 5 jenis office support function :
1. Fungsi Rutin
2. Fungsi teknis
3. Fungsi analisis
4. Fungsi interpersonal
5. Fungsi manejerial
Klasifikasi teori manajemen berdasarkan Odgers (2005) yang terdiri dari 4 teori,
yaitu: manajemen klasik, manajemen perilaku, manajemen ilmiah, dan manajemen
kualitas,
Menurut odgers (2005), Manajer Administrasi bertanggung jawab mengelola
informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan
produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya. Quible (2001), memberikan
panduan mengenai tanggung jawab yang menyertai posisi ini sesuai dengan fungsi
manajemen yaitu Perencanaan, pengorganisasian, pengalokasian staf, pengarahan,
pengawasan, tantangan, kualifikasi.

3.2.Saran

Mengingat keterbatasan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh penulis,

maka untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendasar lagi, disarankan kepada
pembaca untuk membaca literatur-literatur yang telah dilampirkan pada daftar Pustaka.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Manajemen administrsi perkantoran modern, Badri Munir Sukoco, Jakarta : Erlangga, 2021

Manajemen Perkantoran Modern. Sedarmayanti, Bandung : Mandar Maju, 2017

18