Organisasi dalam Kantor dan Perlengkapan

Tata Ruang Kantor

Makalah ini disusun dan dibuat untuk memenuhi tugas kelompok
pada mata kuliah “Manajemen Perkantoran”
Dosen Pengampu:
Zahrotul Munawarroh, M.Pd.

Disusun Oleh :

Kelompok 1

Nisrina Hilmi 11200182000078

Arief Rachman Evan 11200182000092

Arini Nur Maulidya 11200182000093

Arke Yan’t Descha 11200182000111

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2022
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT. Karena atas limpahan
rahmat, taufik, hidayah dan inayahnya, Alhamdulillah kami dapat menyelesaikan
tugas resume e-book. Dan tak lupa pula sholawat beserta salam semoga selalu
tercurahkan kepada nabi Muhammad SAW.

Dan tidak lupa pula kami ucapkan terimakasih kepada Ibu Zahrotul
Munawwaroh, M.Pd selaku dosen pada mata kuliah Kepemimpinan Pendidikan.
Serta teman-teman kelas 5-C Program Studi Manajemen Pendidikan yang telah
memberikan masukan, serta arahannya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas
resume ini.

Kami sangat menyadari bahwa pada makalah ini masih banyak kekurangan
baik dalam bentuk, isi, maupun materi. Oleh sebab itu kami sebagai penulis
berharap adanya kritik serta saran dari para pembaca. Semoga dapat difahami dan
bermanfaat bagi para pembaca.

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Tangerang, 20 Setember 2022

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
BAB I ...................................................................................................................... 4
PENDAHULUAN.................................................................................................. 4
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 4
B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 5
C. Tujuan Penulisan Makalah ........................................................................... 5
BAB II .................................................................................................................... 6
PEMBAHASAN .................................................................................................... 6
A. Pengertian dan Azaz-Azaz Pokok Pengorganisasian ................................... 6
B. Bentuk-Bentuk Organisasi ......................................................................... 16
D. Alat bantu peraga (Audio Visual Aids) ....................................................... 21
E. Pengertian tata ruang kantor....................................................................... 23
BAB 3 ................................................................................................................... 33
PENUTUP ............................................................................................................ 33
A. Kesimpulan ................................................................................................ 33
B. Saran ........................................................................................................... 33
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 35

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Tata ruang kantor atau biasa disebut juga Layout adalah salah satu
penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di
Indonesia, banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala produktivitas
besar, menengah dan kecil dengan sistem tata ruang yang sangat bervariasi,
dimana masing-masing sistem saling berhubungan dalam menunjang proses
kerja. Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan
manajemen perkantoran. Kantor adalah tempat penyedia informasi dalam
rangka memperlancar tugas maupun aktifitas kerja di segala bidang.
Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi baik di
lingkungan pemerintah maupun swasta dalam mencapai tujuannya
memerlukan sebuah tempat yang digunakan sebagai sarana melakukan
kegiatan operasional, tempat menyimpan fasilitas, arsip, dan alat alat
penunjang kegiatan yang dilakukan organisasi. Secara umum kantor dapat
diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan
organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Selain kantor organisasi juga
membutuhkan fasilitas yang menunjang dalam pelaksanaan kegiatannya,
dalam hal ini dibutuhkan perabot kantor sebagai alat alat yang digunakan
untuk kegiatan operasional organisasi dalam mencapai tujuannya. Dalam
suatu perkantoran, sistem dan prosedur harus diperhatikan dengan baik.
Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh sistem dan prosedur kerja yang
baik. Dengan sistem dan prosedur perkantoran yang baik, maka pekerjaan
kantor akan lebih efektif dan efisien serta memudahkan suatu organisasi
untuk mencapai tujuannya.
Pada kesempatan kali ini pemakalah akan membahas mengenai
Organisasi dalam Kantor dan Perlengkapan Tata Ruang Kantor yang mana
perlengkapan tersebut merupakan sarana penunjang kegiatan yang
dilakukan organisasi dalam mencapai tujuannya.
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah diatas, pada makalah ini pemakalah
merumuskan mengenai Organisasi dalam Kantor dan Perlengkapan Tata
Ruang Kantor
1. Apa pengertian azas-azas pokok pengorganisasian?
2. Bagaimana bentuk-bentuk organisasi?
3. Apa yang termasuk kedalam perabot kantor dan seberapa pentingnya
perabot kantor itu pada di dalam sebuah organisasi?
4. Bagaimana peranan alat bantu peraga (Audio Visual Aids) pada sebuah
organisasi dalam mencapai tujuan dari organisasi?
5. Apa pengertian tata ruang kantor?
6. Bagaimana tujuan tata ruang kantor?
7. Apa saja azas-azas pokok dalam tata ruang kantor?
8. Bagaimana langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor?
9. Apa saja macam-macam tata ruang kantor?
10. Apa saja sumber daya dalam manajemen perkantoran?

C. Tujuan Penulisan Makalah

Dari rumusan masalah di atas, maka pada makalah ini pemakalah
memiliki tujuan makalah ini disusun mengenai Organisasi dalam Kantor
dan Perlengkapan Tata Ruang Kantor sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui azas-azas pokok pengorganisasian
2. Untuk mengetahui bentuk-bentuk organisasi
3. Untuk mengetahui perabot kantor
4. Untuk mengetahui alat bantu peraga
5. Untuk mengetahui tata ruang kantor
6. Untuk mengetahui tujuan tata ruang kantor
7. Untuk mengetahui azas-azas pokok dalam tata ruang kantor
8. Untuk mengetahui langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor
9. Untuk mengetahui macam-macam tata ruang kantor
10. Untnk mengetahui sumber daya dalam manajemen perkantoran

5
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian dan Azaz-Azaz Pokok Pengorganisasian

Pengertian organisasi adalah manusia sebagai makhluk sosial sangat

memerlukan kerja sama dalam upaya memenuhi semua kebutuhannya.
Wadah untuk bekerja sama ini dalam masyarakat disebut organisasi. Seperti
menurut Chester L. Barnard (1938), “Organization is a system of
cooperative activities of two or more person something intangible and
impersonal, largely a matter of relationship.” (Organisasi adalah suatu
sistem tentang aktivitas-aktivitas kerja sama dari dua orang atau lebih
sesuatu yang tak berwujud dan tak bersifat pribadi, sebagian besar mengenai
hal hubungan-hubungan).1
Menurut The Liang Gie (1996: 41) pengorganisasian merupakan
segenap rangkaian aktivitas merancang dan membangun struktur organisasi
yang pokoknya berupa membagi-bagi dan mengelompokkelompokkan
bidang-bidang kerja serta menetapkan dan menyusun jalinan hubungan-
hubungan kerja diantara orang-orang maupun bidang kerja.2
Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat
orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor. Dapat diartikan
pula, organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat
orang-orang melangsungkan untuk menerima, menyimpan, mengelola,
menyajikan informasi, dan merawat aktiva.
Dapat disimpulkan bahwa organisasi perkantoran adalah sebuah
tempat dimana orang-orang menjalankan tugasnya, menyajikan informasi,
merawat aktiva serta berinteraksi dengan orang-orang di sekitar.
Berikut asas-asas organisasi penting bagi manajemen sebagai dasar
membantu melaksanakan fungsi pengorganisasian terutama dalam
menyusun struktur organisasi, dan dalam menjamin pelaksanaan kegiatan

1
Neti Karnati, “Manajemen Perkantora”, (Jakarta: Bunda Ratu, 2019), h. 28.
2
Ibid, h. 47.

6
organisasi yang lancar, efektif dan efisien. Bagi anggota organisasi asas-
asas organisasi menjadi pegangan bekerja atau melaksanakan pekerjaan
yang diserahkan kepadanya dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan
wewenang yang diberikan (Sutarto, 1995: 22).3
1. Perumusan Tujuan dengan Jelas
Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan
untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi,
pemilihan bentuk organisasi, pembentukan struktur organisasi,
penentuan macam pekerjaan yang akan dilakukan, serta kebutuhan
pejabat. Tujuan yang terumus dengan jelas haruslah diketahui serta
diyakini oleh setiap pejabat dalam organisasi sejak dari pucuk
pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah.
Setiap orang yang akan masuk ke dalam organisasi biasanya telah
memiliki konsep tentang tujuan individu dan konsep tentang tujuan
organisasi, sebaliknya organisasi sendiri juga telah mempunyai
konsep tentang tujuan organisasinya. Antara ketiga macam konsep
tentang tujuan tersebut harus dapat saling didekatkan agar terdapat
manfaat timbal balik antara individu dengan organisasi.
Menurut Herbert G. Hicks ada 5 macam hubungan antara tujuan
individu dengan tujuan organisasi, yaitu:
a. Totally opposing (Bertolak belakang)
b. Partialy opposing (Berbeda sebagian)
c. Neutral (Netral)
d. Compatible (Dapat didekatkan atau hampir sama)
e. Identical (Tepat sama)
2. Departemenisasi
Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan
organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi
tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan

3
Ibid, h. 36-46.

7
kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya. Untuk membedakan antara
pengertian organisasi dengan satuan organisasi dapat dipakai ukuran
dilihat dari jenjang mana.
Dari segi kedudukannya dalam struktur organisasi dapat dibedakan
adanya 2 macam satuan organisasi, yaitu satuan organisasi utama dan
satuan organisasi lanjutan. Yang dimaksud dengan satuan organisasi
utama atau satuan utama adalah satuansatuan organisasi yang
berkedudukan langsung di bawah pucuk pimpinan.Sedang yang
dimaksud dengan satuan organisasi lanjutan atau satuan lanjutan ialah
satuan-satuan organisasi yang berkedudukan di bawah satuan utama.
Pada waktu melakukan pembentukan satuan-satuan organisasi
hendaknya diperhatikan pedoman-pedoman sebagai berikut:
a. Pengelompokan segenap aktivitas ke dalam satuan-satuan
organisasi yang jumlahnya sedikit mungkin dan sebanyak perlu
berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.
b. Terciptanya sejauh mungkin fungsi yang menyeluruh yang
tunggal bagi setiap satuan organisasi dengan menitik beratkan
pada tercapainya fungsi yang bersatupadu dan lebih seikit satuan-
satuan organisasi kecil-kecilan yang berdiri sendiri.
c. Perluasan aktivitas yang wajar pada taraf pertama hendaknya
dapat diusahakan untuk ditampung oleh satuan-satuan organisasi
yang telah ada sehingga dapat dihindarkan terjadinya
pengembangan struktur organisasi yang tidak efisien.
d. Untuk setiap aktivitas yang telah dilakukan oleh satuan organisasi
yang telah ada hendaknyatidak disusun lagi satuansatuan
organisasi padanannya berupa Panitia, Tim, Komite, atau badan-
badan khusus lainnya sehingga menimbulkan satuan organisasi
kembar.
e. Penambahan atau pengurangan satuan organisasi harus
benarbenar berdasarkan volume kerja sehingga dapat dihindarkan
pembentukan satuan organissi yang hanya berdasarkan keinginan

8
 untuk mendudukkan seorang kawan, keluarga, kawan separtai,
sealiran atau segolongan, padahal tidak ada pekerjaan yang harus
dikerjakan.
f. Satuan-satuan organisasi hendaknya dikelompokkan menurut
pembagian fungsi umum dalam organisasi. Menurut pembagian
fungsi umum dalam organisasi, segenap satuan organisasi yang
ada dapat dikelompokkan dalam bermacam-macam satuan
organisasi sebagai berikut:
1) Satuan pimpinan
2) Satuan haluan
3) Satuan operasi
4) Satuan komersial
5) Satuan penataan
6) Satuan control
7) Satuan konsultasi
3. Pembagian Kerja
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan
dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karena itu pembagian
kerja dapat diartikan dua macam, yaitu:
a. Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan
aktivitasaktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama
lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu.
b. Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan tugastugas
yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk
dilakukan oleh seorang pejabat tertentu.

Dalam melakukan pembagian kerja hendaknya diperhatikan

beberapa hal berikut:
a. Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya memiliki rincian
aktivitas yang jelas tertulis pada daftar rincian aktivitas.

9
 b. Tiap-tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat
yang berkedudukan paling rendah harus memiliki rincian tugas
yang jelas dalam suatu daftar rincian tugas.
c. Jumlah tugas yang sebaiknya dibebankan kepada seorang
pejabat sebaiknya berkisar antara 4 macam sampai dengan 12
macam.
d. Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya diusahakan yang
sejenis atau erat hubungannya satu sama lain.
e. Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas
masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga
dapatdihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak
aktivitasnya dan ada satuan organisasi terlalu sedikit
aktivitasnya.
f. Penempatan para pejabatnya hendaknya yang tepat. Yang dapat
dijadikan dasar tepat tidak hanya kecakapan atau kepandaian
saja, tetapi lebih luas dari itu antara lain keberanian, jenis
kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran dan lain-lain.
g. Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan
volume kerja.
h. Pembagian kerja terutama yang menyangkut para pejabat dalam
sesuatu satuan organisasi jangan sampai menimbulkan
pengkotakan pejabat.
i. Penggolongan tugas
Dalam melakukan pembagian kerja harus memperhatikan pada
adanya beberapa macam dasar pembagian kerja, antara lain:
a. Pembagian kerja berdasarkan fungsi, yaitu rincian serta
pengelompokan tugas yang sejenis atau erat hubungannya satu
sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas sejenis
menurut sifatnya atau pelaksanaannya.

10
 b. Pembagian kerja berdasarkan produksi, yaitu rincian serta
pengelompokan tugas yang semacam atau erat hubungannya
satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu
yang masing-masing menghasilkan jenis barang tertentu.
c. Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja, yaitu rincian
serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan
organisasi tertentu yang masing-masing harus dilalui secara
berurutan sehingga pekerjaan selesai dengan sempurna.
4. Koordinasi
Koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain
adalah:
a. Mengadakan pertemuan informal antara para pejabat.
b. Mengadakan pertemuan formal antara para pejabat yang
biasanya dinamakan rapat.
c. Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang
diperlukan.
d. Membuat penyebaran kartu kepada para pejabat yang
diperlukan.
e. Mengangkat koordinator.
f. Membuat buku pedoman organisasi, buku pedoman tatakerja
dan buku pedoman kumpulan peraturan.
g. Berhubungan melalui alat perhubungan.
h. Membuat tanda-tanda.
i. Membuat simbol.
j. Membuat kode.
k. Menyanyi bersama.
5. Pelimpahan Wewenang
Wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil
tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya
dapat dilaksanakan dengan baik. Pelimpahan sama dengan

11
 penyerahan. Jadi pelimpahan wewenang berarti penyerahan
sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar
tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari
pejabat yang satu ke pejabat yang lain.
Wujud pelimpahan wewenang dapat dilakukan oleh pejabat
yang berkedudukan lebih tinggi kepada pejabat yang
berkedudukan lebih bawah atau pejabat atasan kepada pejabat
bawahan, di samping itu pelimpahan wewenang dapat pula
dilakukan di antara [ejabat yang berkedudukan pada jenjang yang
sama atau pejabat yang sederajat. Pelimpahan wewenang yang
pertama dinamakan pelimpahan wewenang menegak atau vertical,
sedang pelimpahan wewenang yang kedua dinamakan pelimpahan
wewenang mendatar atau horizontal.
6. Rentangan Kontrol
Asas rentangan kontrol adalah jumlah terbanyak bawahan
langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan
tertentu. Yang dimaksud dengan bawahan langsung adalah
sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan di bawah seorang
atasan tertentu. Yang dimaksud dengan atasan langsung adalah
seorang pejabat yang memimpin langsung sejumlah bawahan
tertentu.
Faktor yang mempengaruhi luas sempitnya rentangan kontrol
terdiri atas dua kelompok faktor yang harus diperhatikan dalam
menentukan berapa sebaiknya jumlah pejabat bawahan yang
langsung dapat dipimpin dengan baik oleh seorang pejabat atasan
tertentu, yaitu:
a. Faktor subyektif, yaitu faktor yang melekat pada pejabatnya
b. Faktor objektif, yaitu faktor yang berada di luar pejabatnya.

Apabila faktor subjektif dalam keadaan baik maka rentangan

kontrol dapat luas, sedang bila faktor subjektif dalam keadaan
kurang baik maka rentangan kontrol sebaiknya sempit.

12
7. Jenjang Organisasi
Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang
di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu
menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu.
Jumlah jenjang organisasi yang benar adalah sependek
mungkin, sebab jenjang organisasi yang terlalu panjang akan
membawa akibat hambatan dan penghamburan. Macam-macam
struktur organisasi dilihat dari jenjang organisasi dapat dibedakan
adanya 3 macam struktur organisasi, yaitu:
a. Struktur organisasi pipih (flat top organization), yaitu struktur
organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi antara 2
sampai dengan 3 tingkat.
b. Struktur organisasi datar, yaitu struktur organisasi yang
melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 4 tingkat.
c. Struktur organisasi curam, yaitu struktur organisasi yang
melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 5 tingkat.
8. Kesatuan Perintah
Kesatuan perintah adalah tiap-tiap pejabat dalam organisasi
hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada
seorang pejabat atasan tertentu. Garis-garis saluran perintah dan
tanggung jawab harus dengan jelas menunjukkan dari siapa seorang
pejabat menerima perintah dan kepada siapa dia bertanggung jawab,
sebaliknya harus jelas pula kepada siapa dia melapor dan dari siapa
dia memperoleh laporan.
Tidak adanya kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan,
keraguan dari para pejabat bawahan dan menimbulkan pula tiada
jelasnya tanggung jawab. Sebab apabila ada beberapa perintah dari
beberapa kepala menimbulkan pertanyaan perintah manakah yang
harus didahulukan, kepada siapa dia bertanggung jawab, kepada
atasan langsung atau kepada setiap pejabat atasan yang memerintah

13
 tadi, hal ini tidak jelas, dengan demikian pasti akan berakibat
mengacaukan jalannya organisasi.
Adanya asas kesatuan perintah tidak menghalangi adanya para
kepala yang ada dalam organisasi untuk saling berhubungan atau
menggunakan bawahan dari kepala yang lain asal jalan yang
ditempuh benar, yaitu kepala yang akan menggunakan tenaga
pejabat bawahan dari satuan lain hendaknya melewati kepala satuan
yang memiliki tenaga tadi. Adanya kesatuan perintah tidak berarti
bahwa kepala suatu satuan organisasi harus menentukan sendiri
segala masalah yang dihadapi. Kesatuan perintah hanya sekedar
bahwa yang memerintahkan kepada pejabat bawahan tertentu adalah
pejabat atasan tertentu pula. Tetapi materi yang diperintahkan
mungkin hasil putusan sendiri, tetapi mungkin pula hasil
perundingan dengan para kepala yang lain.
Ada satu pengecualian bahwa asas kesatuan perintah memang
tidak berlaku yaitu dengan organisasi berbentuk fungsional yang
semua pejabat atasan yang memiliki bidang kerja tertentu dapat
memerintah kepada semua pejabat bawahan yang ada sepanjang
menyangkut bidang kerja pejabat atasan tadi.
9. Fleksibilitas
Struktur organisasi hendaknya mudah dirubah untuk
disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa
mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Perubahan-
perubahan yang mungkin dihadapi oleh organisasi misalnya
penambahan tujuan, perluasan daerah aktivitas, volume kerja,
peralatan baru, tuntutan masyarakat lingkungan misalnya berupa
perubahan selera terhadap produksi pabrik, perubahan mode,
perubahan ekonomi, perubahan teknologi, perubahan peraturan,
dan lain-lain.
Dalam melaksanakan asas fleksibilitas ini hendaknya jangan
dilupakan bahwa pada waktu melakukan perubahan jangan sampai

14
 menghambat kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Bila
dilakukan perubahan tetapi menghambat kelancaran aktivitas yang
sedang berjalan namanya bukan fleksibel tetapi kaku.
10. Berkelangsungan
Suatu organisasi harus dapat menyediakan berbagai sarana agar
dapat melakukan aktivitas operasinya secara terus menerus. Suatu
organisasi yang dibentuk, oleh para pembentuknya tentu
diharapkan dapat berjalan terus makin lama makin maju dan makin
berkembang. Tidak ada keinginan dari para pembentuknya setelah
organisasi didirikan lalu ingin dimatikan. Oleh Karena itu, harapan
para pembentuk ini harus disertai dengan sarana-sarana tertentu
misalnya selalu meningkatkan mutu kecakapan para pegawainya,
mendatangkan peralatan baru yang lebih modern, mencari berbagai
sumber baru, menyesuaikan dengan keinginan masyarakat,
menyesuaikan dengan tuntutan kebutuhan pembangunan.
11. Keseimbangan
Asas kesebelas dari organisasi adalah asas keseimbangan, yaitu
satuan-satuan organisasi hendaknya ditempatkan pada struktur
organisasi sesuai dengan peranannya. Beberapa satuan organisasi
yang memiliki peranan sama penting harus ditempatkan pada
jenjang organisasi yang setingkat. Satuan yang berperanan penting
hendaknya dijadikan satuan utama jangan dijadikan satuan
lanjutan. Dengan diletakkan sebagai satuan utama yang
berkedudukan langsung di bawah pucuk pimpinan satuan yang
berperanan penting tadi benar-benar dapat menjalankan
peranannya dengan baik, sebaliknya apabila berperanan penting
tetapi hanya diletakkan sebagai satuan lanjutan yang berkedudukan
pada jenjang di bawah maka tidak akan dapat berperanan sesuai
dengan harapan sebagai satuan yang berperanan menentukan
lajunya organisasi.

15
 Satuan organisasi yang memiliki peranan menyeluruh jangan
hanya ditempatkan di bawah satuan lain secara tidak tepat.
Misalnya dalam suatu pabrik yang memiliki Seksi Produksi, Seksi
Pemasaran. Di bawah Seksi Produksi ditempatkan urusan
personalia maka penempatan semacam ini tidak tepat sebab yang
memerlukan pengurusan yang bersangkutan dengan kepangkatan,
mutasi, kesejahteraan, pendidikan, serta pension tidak hanya para
pejabat dalam lingkungan Seksi Produksi melainkan segenap
pejabat di seluruh pabrik itu. Maka penempatan urusan personalia
yang tepat sesuai dengan peranannya yang menyeluruh adalah
sejajar dengan Seksi Produksi atau dikelompokkan sendiri dalam
satuan penataan.

B. Bentuk-Bentuk Organisasi

Menurut Wildan dan Raden (2015: 26): hakikat organisasi adalah

pembagian tugas (devision of labour) sehingga perhatian utama desain
organisasi adalah struktur organisasi yang memperlihatkan satuan- satuan
organisasi, hubungan-hubungan dan saluran- saluran wewenang serta
tanggung jawab yang ada dalam organisasi. Agar struktur organisasin itu
tampak jelas, mudah dilihat, dan cepat dibaca oleh siapapun, maka struktur
organisasi perlu digambarkan dalam sebuah gambaran grafis bernama
“Bagan Organisasi”.4
Pengertian bentuk organisasi sering disamakan dengan macam
organisasi, padahal keduanya berbeda. Bentuk organisasi memandang dari
segi tata hubungan, wewenang, dan tanggung jawab yang ada dalam suatu
organisasi. Dengan demikian, Wursanto (2003: 81) menyatakan bahwa
terdapat berbagai macam bentuk organisasi antara lain:
1) Bentuk organisasi staf (staff organization)

4
Saifuddin A. Rasyid Rhmad Syah Putra, “Office Management”, (Banda Aceh: Bandar
Publishing, Anggota IKAPI, 2018), h. 43.

16
 Dalam organisasi staf hanya terdapat pucuk pimpinan dan staf yang
memberikan bantua pemikiran berupa saran atau nasihat kepada
pucuk pimpinan. Oleh karena itu, dalam organisasi staf tidak ada
garis komando ke bawah karena tidak ada pejabat pimpinan lini.
2) Bentuk organisasi lini (line organization)
Bentuk organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pucuk
pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal. Segala
ketentuan, keputusan, atau segala kebijaksanaan ada di tangan satu
orang, yaitu pucuk pimpinan.
3) Organisasi fungsional
Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya
berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut
Dalam organisasi ini seorang tenaga pengajar tidak hanya
bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pada organisasi ini
pemimpin berhak memerintahkan semua para tenaga pengajar/para
karyawannya, selama masih dalam hubungan pekerjaan. Sehingga
seorang pekerja dapat saja diperintah oleh lebih dari satu pimpinan
sesuai dengan keahliannya.

C. Perabot dan Mesin Kantor

1. Parabot Kantor
Perabot kantor dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau
office furnitures yaitu benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat
dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.
The Liang Gie, dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran,
mengemukakan bahwa perabot kantor merupakan jenis perbekalan tata
usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan
(misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat.
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu
atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Setiap
kantor memerlukan perabot yang disesuaikan dengan kebutuhan dan

17
 berfungsi sebagai penunjang kelancaran pekerjaan kantor. Perabot
kantor (office furniture) merupakan benda benda kantor yang tebuat
dari kayu atau besi yang berguna untuk melaksanakan tugas tata usaha
khususnya meja, kursi, lemari. Jenis-jenis perabot kantor yang
menunjang pelaksanaan pekerjaan antara lain meja mesin tik dan
komputer, meja tulis, lemari yang dapat dikunci, kursi, rak buku/arsip,
filing cabiner, papan tulis, papan pengumuman, dan sebagainya. Semua
benda mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.5
Perabot ialah barang-barang yang berfungsi sebagai tempat untuk
menulis, istirahat, tempat penyimpanan alat atau bahan. Contohnya;
meja, kursi, lemari, rak, filling kabinet dan sebagainya. Jadi dapat
disimpulkan bahwa perabot kantor adalah barang atau benda yang
terbuat dari berbagai bahan dasar yang digunakan untuk menunjang
pekerjaan tata usaha atau administrasi di suatu perusahaan. Dalam
pengadaan perabot kantor, maka ada beberapa hal yang perlu
dipertimbangkan seperti segi antropometri, ergonomi, dan segi
ekonomis.6
a. Antropometri, artinya pengadaan perabot dengan memperhitingkan
tinggi badan atau ukuran penggal-penggal tubuh pemakai (misalnya
siswa dan tenaga kekantor lainnya)
b. Ergonomi, artinya perabot yang akan diadakan tersebut
memperhatikan segi kenyamanan, kesehatan, dan keamanan
pemakai.
c. Ekonomis, yaitu perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya
tetapi merupakan tranformasi wujud efisiensi dan efektifitas dalam
pengadaan dan pendayagunaannya.

5
Badrus Suyadi, Sulis Rahmawati.,“Otomatisasi Tata Kelola Sarana Dan Prasarana”,
(Jakarta: PT. Gramedia Widiasarana Indonesia, 2018), h. 13.
6
Rusdiana & Qiqi Yuliati Zaqiah, “Manajemen Perkantoran Modern”, (Bandung: Insan
Komunikan, 2014), h. 274.

18
 Jadi, menurut pemakalah dapat disimpulkan bahwa perabot kantor
itu termasuk kedalam peralatan kantor. Perabot kantor adalah benda-
benda yang terbuat dari kayu atau besi yang mempunyai susunan yang
dapat membantu kegiatan atau tugas di kantor seperti meja, lemari,
komputer, dan lain-lain.

2. Mesin Kantor
Mesin kantor adalah seganap alat yang digunakan untuk mencatat,
mengirim, menggandakan, dan mengelolah bahan keterangan yang
bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atau secara
kimiawi.7
Menurut The Liang Gie (1988), menyatakan bahwa dalam dunia
modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini,
pekerjaan kantor dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat.
Jadi, dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwasannya
pengertian mesin-mesin kantor adalah sebuah peralatan yang bersifat
eletrik yang biasa digunakan dalam kegiatan administrasi umum
seperti, catat mecatat, mengetik, menggandakan dokumen dan
mengirimkan dokumen demi tercapainya tujuan perusahaan atau
instansi.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan mesin-
mesin kantor antara lain sebagai berikut :
1. Mesin kantor yang dipakai harus benar-benar diperlukan dan
praktis.
2. Mesin kantor yang digunakan dapat mengurangi biaya
pelaksanaan pekerjaan.
3. Penggunaan mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan.
4. Kualitas mesin harus baik dan dapat dipergunakan untuk
berbagai jenis pekerjaan.

7
Dr. H. A. Rusdiana, MM, Dr. Qiqi Yuliati Zaqiah, M.Ag., Manajemen Perkantoran
Modern, (Bandung, 2014), h. 252.

19
 5. Pemeliharaan mesin dapat dilaksanakan dengan mudah.
6. Mesin disesuaikan dengan kemampuan pegawai dan sesuai
dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
7. Tersedianya ruangan untuk menyimpan mesin-mesin kantor.
Mesin-mesin kantor (office machine) segenap alat yang digunakan
untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah, bahan-bahan keterangan
dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik , elektronik,
dan magnetik.
Macam-macam mesin perkantoran, yaitu:
1. Mesin ketik (typewriter).
2. Mesin dikte (dictating machine).
3. Mesin hitung (calculating machine).
4. Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment).
5. Mesin pengganda warkat (duplicator/copier).
6. Mesin komunikasi (communication equipment).
Berikut adalah beberapa fasilitas perkantoran modern yang
digunakan kantor-kantor saat ini:
A. Teletext, yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui
jaringan tele visi yang ada.
B. View data, menyajikan data atau referansi yang up-to-date,
sistem ini merupakan kombinasi dari jaringan komunikasi,
komputer, televisi, dan permintaan dilakukan lewat telepon.
C. Surat elektronik (Electronic maille-mail), suatu sistem untuk
menyam paikan pesan-pesan melalui internet.
D. Alat transfer uang adalah suatu fasilitas elektronik yang
berkembang pesat untuk dapat melakukan berbagai transaksi
pembayaran dengan dan aman tanpa melalui pembayaran tunai
(cash), dapat melalui komputer dan alat komunikasi (telepon
seluler, dan sebagainya).
E. Internet, merupakan perkembangan teknologi informasi yang
cukup banyak manfaatnya yaitu: dapat saling tukar informasi

20
 tidak terbatas ruang, jarak dan waktu, dapat mengetahui
perkembangan terkini.

D. Alat bantu peraga (Audio Visual Aids)

1. Pengertian Alat Bantu Peraga

Audio: Berasal dari kata AUDIBLE yang berarti kedengaran. Kemudian
istilah audio ini dapat diartikan pengalaman dari hasil pendengaran.
Visual: Berasal dari kata VISIBLE yang berarti kelihatan. Kemudian
istilah ini dapat diartikan pengalamanpengalaman dari hasil penglihatan.
Aids: Berarti bantuan dari uraian diatas, dapat diartikan bahwa audio
visual aids atau alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk
membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan
peserta/pendengar yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui
pendengaran, penglihatan, dan praktik, dengan melalui penggunaan
alat-alat peraga tersebut.
2. Fungsi Alat Bantu Peraga adalah:
a. Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (presentasi).
b. Menanamkan ide lebih baik, lebih kuat dan lebih mendalam.
c. Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihlebihan.
d. Menimbulkan perhatian.
e. Mendorong untuk berfikir dan bertindak.
f. Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat
berjalan dengan lancar dan mudah.
3. Maksud dan Tujuan Penggunaan Alat Bantu Peraga8
Adapun maksud dan tujuan penggunaan alat bantu peraga ialah:
a. Membantu penyempurnaan metode penyajian/presentasi sehingga
didapatkan cara komunikasi yang efektif.
b. Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara
menyajikan, sehingga tidak menimbulkan kebosanan.

8
Sedarmayanti,Op.cit, h.77

21
 c. Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama.
d. Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung.
4. Ruang Lingkup Alat Bantu Peraga
Sesuai dengan pembahasan, tentang pengertian alat bantu peraga
tersebut diatas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta
melalui panca indera ialah:
a. Tape recorder
b. Video tape recorder
c. Radio
d. Televisi,Idan lain-lain.
Sedangkan alat-alat peraga yang dapat diproyeksi ialah:
a. Slide projector
b. Film strip
c. Movie film
d. Opaque projector
e. Overhead projector (OHP).9
Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan ialah:
a. Chalk board
b. Flip chart
c. White board
d. Flannel graph
e. Grafik
f. Formulir
g. Buku, dan lain-lain.

Tidak ada satu organisasi pun yang dalam kegiatan untuk mencapai
tujuannya tidak menggunakan perlengkapan kantor. berarti setiap organisasi
pasti memakai perlengkapan kantor untuk membantu melaksanakan
pekerjaannya. walaupun organisasi memiliki sumber daya manusia yang
berkualitas tinggi namun tanpa kehadiran sumber daya lainnya seperti

9
Sedarmayanti,Op.cit, h.78

22
 sumber daya material yang termasuk perlengkapan kantor maka mustahil
organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya secara optimal bahkan
mungkin sekali tidak akan berhasil10

E. Pengertian tata ruang kantor

Suatu ruang kantor yang efisien tentunya tidak tercipta dengan

sendirinya, namun dari hasil perencanaan yang tepat. Maka dibutuhkan
suatu perencanaan tentang tata ruang kantor yang tepat dan benar. Istilah
tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Pada dasarnya tata ruang kantor adalah
penentuan kebutuhan ruang untuk menyiapkan susunan yang praktis dari
faktor fisik yang dianggap dibutuhkan bagi pelaksanaan kerja di
perkantoran. Atau juga bisa didefinisikan sebagai cara penyusunan
perabotan dan juga peralatan pada luas lantai yang tersedia.
Tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin
kantor, alat
perlengkapan kantor, serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga
pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk
bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja.11
Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor
diantaranya sebagai berikut:
1. Menurut Georgy Terry begitu juga tokoh The Liang Gie menyatakan
“Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan
dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan
suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”.

10
Rumarsari dan Lukas, Sekertaris Profesional, (Jakarta: Kanisius), 2000, h. 47.
11
Jurnal Pendidikan Manajemen Perkantoran, Vol. 2, No. 2, Juli 2017 h 108

23
 2. Menurut Littlrfield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat
dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas
lantai yang tersedia”.12
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tata
ruang kantor adalah penempatan atau pengaturan ruang kantor, perabotan,
dan peralatan dalam ruangan yang tersedia secara efisien dan dengan biaya
yang hemat, serta dapat memberikan rasa nyaman dan aman pada para
pegawai dalam proses pelaksanaan pekerjaan.
F. Tujuan tata ruang kantor
Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa
tujuan yangperlu dicapai.Tujuan tata ruang kantor merupakan pula syarat-
syarat yang hendaknya di penuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik,
diantaranya :
1. Menggunakan ruangan yang dapat dimanfaatkan untuk faedah ekonomis
yang besar.
2. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang
bekerja.
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
Arus kerja yang baik akan mempengaruhi kualitas arus komunikasi.
Pergerakan
informasi secara vertikal dan horizontal sangat dipengaruhi oleh layout yang
efektif dan
efisien.
4. Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai
6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.
Khususnya untuk arsip inaktif, lemari dan ruangan harus
ditempatkan berdekatan dengan pegawai yang membutuhkan arsip tersebut.
7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

12
Manajemen Kantor, armida silvia dkk, jakarta: kencana, 2016, h. 167

24
 8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan
mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konstrasi tinggi.
9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu
perusahaan.13
G. Asas-asas pokok tata ruang kantor
Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther
mengutarakan tentang Azas-azas Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut
:
a. Azas Jarak Terpendek:
Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus.
b. Azas Rangkaian Kerja:
c. Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.
d. Azas Penggunaan Segenap Ruang:
Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya
yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah
e. Azas Perubahan Susunan Tempat Kerja:
Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang
kantor terpaksa dirubah, karena :
1) Perubahan proses kerja atau prosedur kerja kantor
2) Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.14
H. Langkah-langkah dalam menyusun ruang
Penataan ruang dan tata letak perabot kantor merupakan prasyarat
yang sangat penting dalam sebuah perkantoran, karena itu merupakan salah
satu unsur dari manajemen perkantoran. Sebab, apabila kondisi ruangan
tertata rapi, nyaman dan bersih akan membuat para pegawai semangat
bekerja, sehingga dapat meningkatkan motivasi dan produktifitas kinerja
para pegawai. Begitupun sebaliknya, apabila kondisi tata ruang kantor yang

13
Manajemen Administrasi Perkantoran, Ida Nuraida, yogyakarta: kanisius, 2008, h. 142
14
Sheddy Nagara Tjandra, dkk., “Kesekretariatan”, (Jakarta : Direktorat Pembinaan
Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah,
Departemen Pendidikan Nasional, 2008.) h. 96

25
kotor, tidak rapi dan tidak memberikan kesan yang nyaman akan sangat
berpengaruh terhadap kinerja pegawai sehingga dapat menghambat
lancarnya proses kegiatan.
Apabila ingin merancang tata ruang kantor, maka langkah-langkah
yang harus dilakukan dalam melaksanakan tata ruang kantor yaitu sebagai
berikut :
1. Langkah pertama yaitu mempelajari jenis pekerjaan yang akan
dilakukan di ruangan tersebut dan prosedur dalam pekerjaan nya,
dengan cara ini akan lebih mudah mengetahui urutan pelaksanaan
pekerjaan. Dari urutan pelaksanaan pekerjaan tersebut, kita juga bisa
mengetahui jumlah pegawai yang dibutuhkan dan bisa diketahui jumlah
meja kerja yang perlu disediakan.
2. Langkah selanjutnya adalah membuat denah ruangan yang akan ditata,
pada denah ini harus mencantumkan letak-letak objek atau barang,
misalnya letak pintu, tangga, jendela, air conditioner (ac), dan
sebagainya.
3. Sesudah diketahui seluruhnya, untuk menentukan letak meja dan
peralatan peralatan dengan baik maka terlebih dahulu harus dibuat
ilustrasi dengan menggunakan kertas atau karton dengan skala yang
menggambarkan luas seluruh perlengkapan nya.
4. Setelah itu, tata ruang di rancang dengan menyusun guntingan kertas
atau karton tersebut pada denah ruangan. Guntingan kertas atau karton
tersebut disusun dengan sedemikian rupa hingga menggambarkan
struktur tempat yang akan disusun. Setelah susunan nya sudah kita
ketahui, kemudian guntingan kertas atau karton ditempelkan kepada
denah ruangan.

26
 5. Selanjutnya tempatkan meja kerja dan peralatan lainnya, lalu kita
tinggal menempatkan peralatan tersebut dengan pola yang sudah dibuat
dari guntingan kertas15
I. Macam-Macam Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang baik berdasakan arus kerja yang rahasia atau
tidak rahasia, ruang kerja yang sering berkomunikasi dengan publik dan
tidak, ruangan pimpinan dan ruangan bagian pegawai yang menyimpan
arsip-arsip penting dibutuhkan ruangan yang berbeda-beda. Oleh karena itu
pada dasarnya, dikenal adanya empat macam tata ruang kantor, yaitu:
1. Tata ruang kantor berkamar/bersekat (cubicle type office)

Yakni ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam

kamarkamar/sekat kerja. Sekat kerja tersebut dipisahkan oleh
tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Cubicle type offices
ini disebut juga sebagai tata ruang kantor tertutup.
a. Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah:
1) Konsentrasi kerja lebih terjamin
2) Pekerjaan yang bersifat rahasia dapat lebih terlindungi.
3) Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga
selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat atau
pimpinan.
4) Dapat menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut
bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

15
Nurhabibah Sabila Putri, Pengelolaan Tata Ruang Kantor Di Sekolah Menegah
Pertama, Jurnal Penelitian Tindakan Kelas dan Pengembangan Pembelajaran, Vol 4 No 3 Tahun
2021, h. 352

27
 b. Kerugian tata ruang kantor berkamar antara lain:
1) Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat berjalan
lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan
komunikasi menjadi berkurang.
2) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya
pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya
peralatan lainnya.
3) Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan
dan perkembangan organisasi.
4) Mempersulit pengawasan.
5) Memerlukan ruangan yang luas.16
2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

Tata ruang kantor terbuka merupakan ruangan besar yang

digunakan untuk bekerja, yang ditempati oleh beberapa pegawai
yang bekerja bersamasama di ruangan termaksud tanpa dipisah oleh
penyekat.

a. Keuntungan tata ruang kantor terbuka:

1) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara,
pengaturan warna dan dekorasi.
2) Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan
dan tidak memerlukan biaya tinggi.

16
Armida Silvia Asriel, Armiati, dan Leo Frista, “Manajemen Kantor”, (Jakarta:
Kencana, November 2016), cet.1, h. 177.

28
 3) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung,
pengawasan penyeragaman kerja dan pembagian peralatan
kerja.
4) Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan ruangan
kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan,
penggunaan telepon, dan lain-lain.17
b. Kekurangan tata ruang kantor terbuka adalah:
1) Kebisingan akan mudah terjadi,sehingga konsentrasi kerja
terganggu, karena pegawai lebih mudah mengobrol.
2) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas
3) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit untuk dilakukan
4) Kemungkinan adanya tumpukan berkas/kertas yang
berserakan membuat pemandangan menjadi kurang baik.
3. Tata Ruang Kantor Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices)

Tata ruang kantor berpanorama adalah tata ruang kantor yang

dihiasi taman, dekorasi, dan hiasan lainnya. Bentuk ruang kantor
bertaman ini bertujuan agar kantor memiliki pemandangan alam
terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman,
sejuk, dan menyenangkan.

Kelebihan tata ruang kantor bertaman antara lain:

1) Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

2) Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindarkan

17
Ibid, h.. 178.

29
 3) Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, serta
produktivitas kerja dapat meningkat sehingga tujuan organisasi
mudah dicapai.

Kekurangan tata ruang kantor bertaman antara lain:

1) Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi

lainnya
2) Biaya pemeliharaan tinggi
3) Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
4) Tata ruang kantor bertaman merupakan gabungan antara bentuk
tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata
ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk tata ruang memiliki
kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian
yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.18
4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office)

Tata ruang kantor gabungan merupakan gabungan dari tata

ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang
kantor berhias. Tata ruang kantor gabungan dibangun dengan
beberapa unsur terbaik yang dapat menjadi pilihan untuk
menciptakan suasana kerja yang lebih kondusif.

18
Ibid, h.. 180.

30
 Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa, tata
ruang kantor terdiri dari empat macam, di antaranya: 1) Tata ruang
kantor berkamar/bersekat (cubicle type office), 2) Tata Ruang
Kantor Terbuka (Open Plan Offices), 3) Tata Ruang Kantor
Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices), dan 4) Tata Ruang
Kantor Gabungan (Mixed Office). Keempat jenis tata ruang kantor
tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

J. Sumber Daya Dalam Manajemen Perkantoran

Dalam dasar manajemen terdapat unsur-unsur manajemen yang
dikenal dengan istilah the six M's in manajemen (6M dalam manajemen),
yaitu Man, Money, Methode, Materials, Machines, and Market. ini adalah
sumber daya yang akan dikelola. dalam manajemen perkantoran, secara
konkret dan terinci dapat disebutkan sumber daya sebagai berikut:19
1. Pegawai kantor, yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat
tugasnya adalah menangani informasi.
2. Alat tulis kantor, yaitu seperti kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin
tulis, tinta, dan sebagainya, benda-benda tersebut jangan sampai
diabaikan karena dalam proses penanganan informasi benda-benda
tersebut mempunyai kegunaan yang penting dan perlu pengelolaan
agar tidak terjadi pemborosan.
3. Perabot kantor, yang termasuk sumber daya ini yaitu lemari file,
mesin tulis, kursi, dan lain-lain yang harus tepat pengadaan dan
penggunaan untuk menangani informasi.
4. Ruang kantor, pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar
ruangan, kecuali dalam keadaan darurat atau untuk sementara. pada
umumnya pekerjaan tidak mungkin dikerjakan tanpa tersedianya
ruangan yang memadai.

19
Setiawati Susi, “Sumber Daya Dalam Manajemen Perkantoran”,
http://setiawatisusi66.blogspot.com/2014/05/sumber-daya-dalam-manajemen-perkantoran.html,
diakses pada tanggal 19 September 2022 pukul 22.00 WIB

31
5. Mesin-mesin kantor, yang termsuk dalam sumber ini adalah mrsinn
tulis, teleks, mesin fotocopy, komputer, dan lain-lain.
6. Metode kantor, adalah cara kerja dan prosedur dalam menangani
informasi. untuk menangani informasi yang besar jumlahnya dan
banyak macam ragamnya, cara kerja yang tepat dan prosedur yang
tidak berbelit-belit akan menunjang tercapainya tujuan manajemen
kantor.
7. Biaya kantor, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, tentu
memerlukan biaya, baik untuk gaji, pembelian peralatan, maupun
biaya untuk menyewa peralatan yang diperlukan.
8. Waktu khusus untuk pekerja kantor, dalam hal tertentu misalnya
untuk suatu perusahaan yang tidak sepanjang waktu menangani
informasi, maka perlu pengaturan waktu sehingga sehari-harinya
tersedia waktu khusus untuk menangani informasi.
9. Pasar, dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan
keperluan lainnya.

32
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Patut diakui bahwa perabot kantor yang mana didalamnya terdapat

meja, kursi, lemari, rak rak arsip merupakan sarana yang penting dalam
menunjang kegiatan organisasi yang bersifat administrative karena dengan
ukuran yang baik dan bahan tepat, perabot kantor dapat meningkatkan
kinerja bagi pegawai dan menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien.
Mesin dan perlengkapan kantor merpakan fasilitas yang sangat
diperlukan dalam rangka membantu kelancaran prosedur dan tata kerja
setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta, Tujuan menggunakan
mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah agar lebih efektif dan efisien
dalam mencapai tujuan dari organisasi tersebut.
Audio visual aids atau alat bantu peraga adalah alat yang
dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji
dengan peserta/pendengar yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui
pendengaran, penglihatan, dan praktik, dengan melalui penggunaan alat-alat
peraga tersebut.
Maka perlengkapan kantor merupakan hal yang penting bagi sebuah
organisasi dalam menjalan kegiatan baik opersional maupun administrative
untuk mencapai tujuannya karena tanpa adanya perlengkapan kantor
pekerjaan akan tidak teratur dan rapih dalam pelaksanaannya untuk
mencapai tujuan yang di inginkan oleh organisasi.

B. Saran

Pada makalah ini pemakalah ingin menyampaikan saran mengenai

Organisasi dalam Kantor dan Perlengkapan Tata Ruang Kantor, dalam
memulai atau menjalankan sebuah organisasi sebaiknya di persiapkan
terlebih dahulu hal-hal kebutuhan yang bersifat penting dalam menjalankan
kegiatan baik yang bersifat operasional maupun administrative hal ini

33
bertujuan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan rapih dan lancar. Dengan
sarana fasilitas yang baik makan pegawai akan merasa senang dan dapat
meningkatkan kinerjanya sehingga mampu membawa dampak yang positif
terhadap oraganisasi.

34
 DAFTAR PUSTAKA

Asriel, S. A. 2016. Manajemen Kantor. Jakarta: Kencana.

Lukas, R. d. 2000. Sekretaris Profesional. Jakarta: Kanisius.
Nuraida, I. 2008. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Putra, S. A. 2018. Office Management. Banda Aceh: Bandar Publishing.
Putri, N. S. 2021. Pengelolaan Tata Ruang Kantor Di Sekolah Menengah Pertama.
Jurnal Penelitian Tindakan Kelas dan Pengembangan Pembelajaran, 352.
Rusdiana dan Zaqiah, Q. Y. 2014. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung:
Insan Komunikan.
Silva, A. 2016. Manajemen Kantor. Jakarta: Kencana.
Susi, S. 2014, 05 13. Retrieved from
http://setiawatisusi66.blogspot.com/2014/05/sumber-daya-dalam-
manajemen-perkantoran.html
Suyadi, B. d. 2018. Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana. Jakarta:
Gramedia Widiasarana Indonesia.
Tjandra, S. N. 2008. Kesekretariatan. Jakarta: Direktorat PembinaanSekolah
Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar
dan Menengah, Departemen Pendididkan Nasional.

35