MAKALAH

Organisasi Perkantoran Dan Kearsipan

Makalah di susun untuk memenuhi tugas:
Pengembangan Profesi Tenaga Kependidikan
oleh dosen:
Dr. Kartini Limatahu,S.Pd.I, M.A

Di Oleh:

Kelompok II:

Muhammad Zaini (21132003)

Fitri Aryani Fauji (21132020)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI TERNATE

2023
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat,
taufiq serta hidayah-Nya kepada kami, karena alhamdulillah
kami dapat menyelesaikan makalah inidengan rencana dan tepat pada waktunya
tanpa ada halangan apapun.
Penyusunan makalah ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu tugas
mata kuliah pada semester genap tahun 2023. Selain itu, dalam makalah
ini membahas tentang “Organisasi perkantoran dan kearsipan”
Dengan penuh kesadaran kami mengakui bahwa dalam menyelesaikan
makalah ini, kami mendapat bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu, atas
terselesaikannya penulisan makalah ini tidak lupa penulis menyampaikan ucapan
terimakasih.
Dalam penyusunan makalah ini telah diusahakan semaksimal mungkin akan
tetapi kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan
dikarenakan sedikitnya pengalaman kami , maka dari itu penulis mengharapkan
kritik dan saran yang berguna dari semua pihak yang telah membaca makalah ini.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi seluruh pihak yang membaca
dan masyarakat pada umumnya.

Ternate, 9 Juni 2023

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...........................................................................................i

DAFTAR ISI..........................................................................................................ii

BAB I. PENDAHULUAN....................................................................................1

A. Latar Belakang...........................................................................................1
B. Rumusan Masalah.....................................................................................2

BAB II. PEMBAHASAN.....................................................................................3

A. Organisasi perkantoran dan kearsipan.......................................................3

B. Ciri-ciri organisasi perkantoran.................................................................4
C. Prinsip-prinsip organisasi perkantoran......................................................6
D. Sentralisasi dan spesialisasi organisasi perkantoran..................................12

BAB III. PENUTUP..............................................................................................15

A. Kesimpulan................................................................................................15
B. Saran..........................................................................................................16

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebagai makhluk sosial, manusia membutuhkan orang lain dalam maenjalani

kehidupan. Keterbatasan yang dimiliki oleh manusia menuntut adanya kerja sama
dengan orang lain untuk mencapai sutau tujuan atau lebih dikenal dengan
organisasi. Organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari sekelompok orang
yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Terbentuknya
organisasi didasari dengan adanya tujuan yang ingin dicapai oleh sekelompok
orang. Setiap orang yang terjun dalam dunia organisasi memiliki latar belakang,
kebiasaan, keahlian dan kemampuan yang berbeda-beda yang akan berpengaruh
besar terhadap osasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara
efisien.
Penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal.
Perlu adanya pengorganisasian serta spesialisasi pekerjaan di kantor.
Penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang
mengerti akan tugasnya,organisasi. sasaran yang ingin diperoleh adalah
tercapainya tujuan secara efisien.
Penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal.
Perlu adanya pengorganisasian serta spesialisasi pekerjaan di kantor.
Penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang
mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang
karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-
sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi
sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa

1
penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi.

B. Rumusan Masalah
a. Apa pengertian organisasi perkantoran dan kearsipan?
b. Bagaimana ciri-ciri organisasi perkantoran dan kearsipan ?
c. Bagaimana sentralisasi dan spesialisasi organisasi perkantoran?

2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Organisasi perkantoran dan kearsipan
Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang
berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.perkantoran adalah suatu rangka dasar
yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima,
menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi dan merawat aktiva. Dan
Kearsipn adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan.
Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah

suatu wadah atau sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja
sama dan sama kerja untuk mencapai tujuan bersama. Dari definisi mengenai
organisasi diatas, dapat ditemukan adanya tiga faktor yang saling mempengaruhi,
yaitu orang-orang atau sumber daya manusia, kerja sama, serta tujuan. Ketiga
faktor tersebut tidak dapat dipisahkan. Itu mengapa organisasi dikatakan sebuah
sistem karena faktor tersebut memang saling berkaitan dan tidak dapat berdiri
sendiri.

Sedangkan pengertian organisasi perkantoran adalah suatu proses yang

menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.
Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-
orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah dan
menyajikan informasi dan merawat aktiva. Organisasi perkantoran mencakup
susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data,
memasok informasi untuk pembuatan keputusan, dan merawat aktiva.Jadi,

3
organisasi perkantoran adalah suatu wadah atau sistem yang terdiri dari beberapa
orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang berkaitan dengan
kantor.

B. Ciri-ciri Organisasi Perkantoran

Ada beberapa hal yang menjadi ciri-ciri organisasi yang baik, adalah sebagai
berikut:

1. Terdapat tujuan yang jelas

Tanpaadanya tujuan yang jelas, maka pelaksanaan tugas tidak mempunyai

arah. Timbulnya organisasi karena ada tujuan. Dengan adanya tujuan inilah
organisasi akan berjalan secara efektif dan berjalan sesuai dengan yang
diharapkan. Tujuan akan menentukan hasil yang maksimal.

2. Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota

Apabila anggota organisasi tidak tahu atau tidak paham terhadap tujuan
organisasi, maka partisipasi anggota akan sulit diperoleh. Tujuan yang
direncanakan harus diketahui oleh seluruh anggota, agar para anggota dapat
terkoordinasi dan dapat melaksanakan tugas dengan baik sesuai dengan
fungssi yang telah ditetapkan.

3. Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh organisasi

Apabila tujuan organisasi tidak atau kurang dapat diterima oleh anggota
organsasi maka rasa keterikatan anggota organisasi akan hilang, sehingga
akibatnya anggota akan sulit digerakkan. Dalam menentukan tujuan
organisasi, manajer harus melakukan koordinasi dengan para bawahan dan
tidak bersifat otoriter dalam setiap pengambilan keputusan. Hal ini akan

4
berpengaruh pada komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan
yang akan menentukan keberhasilan tujuan organisasi.

4. Pembagian tugas yang seimbang agar tidak meninmbulkan frustasi.

Dalam setiap organisasi, terdapat struktur yang berfungsi untuk

melakukan pengorganisasian. Pembagian tugas, wewenang, maupun tanggung
jawab harus dilakukan secara seimbang agar tidak terjadi tumpang tindih.
Pembagian tugas ini harus disesuaikan dengan fungsi masing-masing
berdasarkan struktur yang ada.

5. Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada.

Struktur organisasi yang dibentuk disesuaikan dengan besar kecilnya

organisasi. Semakin besar ruang lingkup organisasi maka akan semakin
kompleks pula pembagian tugas yang akan di organizing. Sebaliknya semakin
kecil ruang lingkup organisasi, maka semakin kecil pula susunan
organisasinya.

Pendapat lain mengemukakan ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut :

1. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,
2. Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan
(interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,
3. Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa;
pemikiran, tenaga, dan lain-lain,
4. Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan,
5. Adanya tujuan yang ingin dicapai.

5
 Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa karakteristik atau
cirri-ciri organisasi, sebagaimana mengutip dari Amirullah dan Budiyono,
setidaknya ada empat karakteristik atau ciri-ciri organisasi. Antara lain :

1. Masing-masing organisasi memiliki tujuan-tujuan tertentu. Cerminan dari

tujuan organisasi biasanya tergambar pada sasaran-sasaran, baik jangka
pendek maupun jangka panjang. Secara umum tujuan organisasi mencakup
tiga bidang utama. Pertama, mencapai tingkat keuntungan (profitability);
kedua, mengejar pertumbuhan (growth); ketiga bertahan hidup (survive).
2. Masing-masing organisasi memiliki orang-orang. Seseorang yang
berusaha mencapai tujuannya sendiri bukanlah dikatakan berorganisasi.
Karena hakikat organisasi adalah saling bekerja sama dalam mencapai
tujuan.
3. Organisasi perlu mengembangkan suatu struktur agar anggota dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan mudah. Struktur mencerminkan rantai
komando dan perintah kepada siapa melapor dan kepadda siapa tugas itu
diberikan.
4. Organisasi memiliki sistem dan prosedur. Karakteristik ini
menggambarkan bahwa sebuah organisasi di atur berdasarkan aturan-
aturan yang ditetapkan bersama dan harus dijalankan dengan penuh
komitmen. Sistem dan prosedur dalam organisasi tercermin dari ketetapan
tentang cara kerja, system rekrut, dan bentuk laporan (birokrasi).

C. Prinsip-prinsip Organisasi Perkantoran

Prinsip yang dikutip dari Wikipedia berarti sebagai suatu pernyataan
fundamental atau kebenaran umum maupun individual yang dijadikan oleh
seseorang/ kelompok sebagai sebuah pedoman untuk berfikir atau bertindak.
Setiap organisasi, baik organisasi publik maupun organisasi swasta perlu disusun

6
dan dijalankan berdasarkan prinsip-prinsip tertentu agar dapat dicapai hasil yang
efektif dan efisien. Prinsip-prinsip organisasi menjadi pedoman bagi pimpinan
organisasi dalam menjalankan tugas-tugas manajerial maupun tugas
pengorganisasian. Prinsip-prinsip organisasi berlaku secara universal, tetapi tidak
mutlak.
Menurut Louis A. Allen, asas atau prinsip organisasi meliputi :
1. Tujuan,
2. pembagian fungsi,
3. tanggung jawab wewenang,
4. pelimpahan,
5. pengawasan,
6. kontrol.
Menurut Moekijat, Prinsip organisasi perkantoran yang baik adalah, sebagai
berikut:
1. Harus ada garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian
terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab.
3. Jenjang pengawasan harus tepat.
4. Pengawasan pusat dengan desentralisasi yang maksimum.
5. Jangan ada terlalu banyak tingkatan manajemen.
6. Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secara mendatar
maupun vertikal.
7. Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan.
8. Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik-baiknya.

7
 Sedangkan menurut J.J Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunya Modern
Office Management, sebagaimana dikutip oleh Hendi Haryadi, prinsip-prinsip
perkantoran adalah sebagai berikut:
1. Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi
perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap pegawai itu sendiri.
Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
2. Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri dari sejumlah fungsi yang harus
bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi. Organisasi
perkantoran merupakan sebuah sistem yang terdiri dari sejumlah fungsi yang
saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
3. Prinsip hubungan individual
Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus
melaksanakan pekerjaan. Walaupun organisasi perkantoran merupakan
sebuah sistem, orang peroranglah yang menyelesaikan pekerjaan masing-
masing.
4. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan kesederhanaan
dan interaksi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk
memahaminya dan interelasi yang jelas akan mengurangi keraguan.
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran harus diberi wewenang yang
sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga dapat bertanggung
jawab atas pelaksanaan tersebut.
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

8
 Agar setiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa dia melapor,
tiap petugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah
dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengwasan yang efektif harus ditegakkan, sehingga
tujuan organisasi perkantoran dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan
mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu,
pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi pada
waktu yang akan datang.
8. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran
efektif, jangkauan pengawasan dibawah pengawasan langsung seorang
manajer kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi. Semakin jauh
pengawasan manajer kantor, maka semakin besar kemungkinan menurunnya
pertambahan kemampuan pengawasan.
Dari beberapa pendapat di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa prinsip-
prinsip organisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1. Rumusan tujuan yang jelas.
Tujuan adalah kebutuhan manusia baik jasmani maupun rohani yang di
usahakan untuk dicapai dengan kerja sama sekelompok orang. Pada dasarnya,
organisasi didirikan untuk mencapai hasil tertentu. Dalam suatu organisasi,
perumusan tujuan yang jelas merupakan hal yang urgen. Hal ini akan
memudahkan untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan arah organisasi,
menentukan macam pekerjaan yang akan dilakukan, dan kebutuhan yang
diperlukan. Tujuan yang jelas harus diketahui dan diyakini oleh seluruh pihak
organisasi kantor dari tingkat kedudukan tertinggi (manajer) sampai tingkat
kedudukaan terendah (staf).
9
 Adanya tujuan yang efekktif akan menambah semangat kerja semua
anggota organisasi perkantoran untuk bekerja ke arah tujuan yang sama.
Tujuan yang efektif juga dapat menjadi tolak ukur, membandingkan dan
menilai pelaksanaan atau pekerjaan anggota organisasi perkantoran.
2. Pembagian otoritas dan tanggung jawab yang jelas
Pembagian kerja atau otoritas adalah rincian serta pengelompokkan
aktivitas-aktivitas yang semacam atau erat hubungannnya satu sama lain
untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Misalnya Biro keuangan,
Biro Humas, Biro Kepegawaian, dan lain-lain. Ada beberapa alasan
pentingnya pembagian kerja (otoritas) menurut Luther Gullick
a. Karena orang berbeda pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan
mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi.
b. Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang
sama.
c. Karena seorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama.
d. Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga seseorang
dalam rentang hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak
dari pada sebagian sangat kecil dari padanya.
Seorang manajer, harus membagi pekerjaan-pekerjaan sesuai dengan
bidang masing-masing sehingga dapat mengembangkan sebuah kelompok
yang efektif dan terkoordinasi. Pembagian pekerjaan ini juga dapat disebut
dengan istilah ”departemenisasi”.
Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan
organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi-fungsi
tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan
sifatnya atau pelaksanaannya. Adanya departemenisasi ini akan memudahkan

10
garis otoritas dan tanggung jawab anggota organisasi. Hal ini juga akan
berpengaruh pada tingkat produktivitas kerja para anggota.
Jadi dapat disimpulkan bahwa seorang manajer harus mengetahui tingkat
kemampuan para anggota organisasi sehingga hal ini akan memudahkan
pembagian kerja, maupun tanggung jawab terhadap para pegawai. Pembagian
kerja harus disesuaikan dengan kemapuan, sifat, dan fungsi dari pekerjaan itu
sendiri. Pembagian kerja dari masing-masing unit harus jelas agar tidak
terjadi tumpang tindih aktivitas yang dapat menghambat tujuan organisasi
kantor.
3. Delegasi (pelimpahan) wewenang
Wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yang
diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan
baik. Pelimpahan sama dengan penyerahan. Jadi, pelimpahan wewenang
berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan
agar tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari
pejabat yang satu kepada pejabat yang lain.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan
pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada
bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin
tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang
dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan
hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta
persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
Pelimpahan wewenang ini dapat dilakukan dengan dua cara, yakni secara
vertikal dan horizontal. Pelimpahan wewenang vertikal yaitu dari pejabat
yang berkedudukan lebih tinggi kepada pejabat yang berkedudukan lebih
rendah. Contoh dari Menteri Kepada Direktur Jenderal, dari Bupati kepada
11
 Camat, dari Rektor kepada Dekan, dan lain-lain. Sedangkan Pelimpahan
wewenang horizontal adalah pelimpahan yang dilakukan antara pejabat yang
berkedudukan sama atau sederajat. Misalnya dari Menteri kepada Menteri,
dari Kepala Biro kepada Kepala Biro, dari Lurah kepada Lurah, dan lain-lain.
Setiap pejabat atau anggota organisasi kantor yang diserahi tugas
mempunyai tanggung jawab agar tugasnya itu dapat dilaksanakan dengan
baik. Tanggung jawab adalah keharusan bagi seseorang untuk melaksanakan
segala sesuatu yang telah dibebankan kepadanya.
4. Pengawasan
Pengawasan merupakan prinsip yang harus dimiliki setiap organisasi. Hal
ini akan menjadi bahan evaluasi bagi para manajer kantor dalam menilai
kinerja para anggotanya. Sehingga dengan adanya pengawasan dari manajer
terhadap bawahan, akan menambah motivasi kepada para anggota organisasi.
Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub
(unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut.
Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan
maupun bawahan akan tercipta.
E. Sentralisasi dan Spesialisasi Organisasi Perkantoran
Sebuah organisasi selalu terdiri dari sekelompok orang yang memiliki
keahlian yang berbeda-beda yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. Tujuan yang hendak dicapai oleh sekelompok orang ini akan tercapai
jika dalam kerjasama yang dilakukan tersebut terdapat pembagian tugas yang jelas
dan terdapat pola hubungan yang baik antar anggota kelompok dalam organisasi.
Pekerjaan kantor yang makin banyak, makin rumit, dan melibatkan berbagai
peralatan yang mahal menimbulkan berbagai persoalan yang berkisar pada
masalah pembagian tugas, apakah dilaksanakan secara sentralisasi ataukah
desentralisasi.
12
 Sentralisasi merujuk kepada cara pengorganisasian dimana keseluruhan tugas,
tanggung jawab, dan perintah dipusatkan dari hierarki yang paling tinggi untuk
kemudian hierarki yang dibawahnya menerjemahkan dalam bentuk tindak lanjut
dari apa yang telah diputuskan dari hierarki yang tertinggi. Dengan kata lain,
sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada hierarki atas dari
suatu organisasi.
Pendapat lain mengatakan bahwa sentralisasi merupakan proses pemusatan
wewenang dan tanggung jawab kepada manajemen puncak. Apabila manajemen
puncak mengambil keputusan-keputusan penting organisasi tersebut dengan
sedikit atau tanpa masukan keterlibatan karyawan pada tingkat yang lebih rendah,
maka organisasi tersebut telah tersentralisasi. Sebaliknya, semakin karyawan
tingkat rendah memberi masukan atau betul-betul diberi kebebebasan untuk
mengambil keputusan, maka organisasi tersebut telah terdesentralisasi.Artinya,
dalam setiap kegiatan kantor, manajer merupakan pusat dalam pengambilan
keputusan, pemberian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan. Namun
dalam pengambilan keputusan, wewenang dan tanggung jawab ini, manajer tidak
menutup diri pada pendapat, ide, maupun gagasan dari para bawahan agar
hubungan atau koordinasi dapat terlaksana dengan baik.
Dengan adanya sentralisasi semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang
berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan
operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang
melaksanakan tugas utama (manajer puncak) dibebaskan dari beban pekerjaan
kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-
pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor,
tata usaha, sekretariat dan sebutan-sebutan lainnya.

13
 Jika organisasi yang bersangkutan sangat besar sehingga banyak unit yang
harus dilayani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah.
Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk antara lain : bagian surat menyurat,
bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian
perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dan lain-
lain. Hal ini yang nantinya akan berhubungan dengan kegiatan spesialisasi. Ada
beberapa hal yang menjadi kelebihan sentralisasi, antara lain :
1. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.
2. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
3. Keseragaman dapat dicapai.
4. Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan.
5. Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat.
6. Adanya fleksibilitas dalam organisasi.
7. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip
8. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap.
9. Mudah melakukan pengawasan.
10. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor.

Sedangkan kelemahan dari adanya sentralisasi ini adalah:

1. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat
disediakan oleh unit tata usaha.
2. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.
3. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
4. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.
5. Lambat dalam pelaksanaan tugas.

14
 BAB III

PENUTUP

A. Simpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan

sebuah wadah atau sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu. Namun jika kaitkan dengan kegiatan kantor,
maka organisasi perkantoran adalah suatu sistem yang terdiri dari sekelompok
orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang berhubungan dengan
pekerjaan kantor. Seperti mengelola aktiva, mengelola informasi, dan lain-lain.

Organisasi memiliki beberapa karakteristik atau cirri-ciri. Yang mana

karakteristik pertama adalah adanya tujuan tujuan tertentu. Kedua, setiap
organisasi terdiri dari orang-orang yang saling bekerja sama. Ketiga, organisasi
memiliki struktur yang akan memudahkan anggota dalam melaksanakan
pekerjaannya. Karakteristik keempat adalah memiliki sistem dan prosedur.

Setiap organisasi harus memiliki prinsip-prinsip organisasi, utamanya

organisasi perkantoran. Yaitu prinsip tujuan yang jelas, adanya pembagian tugas,
otoritas, dan wewenang, adanya pendelegasian kerja, dan adanya kontrol atau
pengawasan.

Sentralisasi perkantoran merupakan pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor

pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya
diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang
aktivitas perkantoran. Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri
sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh

15
mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Artinya, seluruh kegiatan kantor
dipusatkan pada manajer puncak. Yang mana manajer memegang tanggung jawab
dalam pengambilan keputusan.

Sedangkan spesialisasi adalah pembagian kerja berdasarkan kemampuan,

keahlian, maupun keterampilan yang dimiliki oleh masing-masing anggota
organisasi. Hal ini akan menambah tingkat keefektifan, efisiensi, dan
produktivitas kerja anggota organisasi.

B. Saran

Saran penulis terhadap manajer dalam suatu perkantoran adalah, penulis

berharap agar manajer dalam perkantoran, betul-betul memperhatikan prinsip-
prinsip perkantoran. Terutama dalam prinsip spesialisasi karena tidak dapat
ipungkiri bahwa masih banyak organisasi yang belum menerapkan prinsip
pembagian kerja sesuai ddengan keahlian yang dimiliki. Padahal, hal tersebut
menentukan tercapainya tujuan perkantoran serta dapat meningktakan
produktivitas kerja pegawai. Dan penulis juga menyadari banyak kurangan-
kekurangan dalam penyusunan makalah ini, maka penulis mengharap kepada
pengampu agar memberikan saran dan masukan yang konstruktif.

16