Menulis Laporan dan Proposal

Diajukan guna memenuhi tugas

dalam mata kuliah Komunikasi Bisnis

Disusun Oleh :
Eka Nurul Putriani 13200120
Candra Febriyan
13200113
Galih Anandaru
13200115
Dosen :
Christina Heti Tri Rahmawati

JURUSAN AKUNTANSI
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
SOLUSI BISNIS INDONESIA
YOGYAKARTA
2016

BAB I
PENDAHULUAN
Dalam dunia bisnis,persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan yang
lainnya dalam memperoleh keuntungan maupun prestasi.Oleh karena itu agar perusahaan bisa
berjalan dengan baik,maka perusahaan harus mempunyai laporan perusahaan dengan tujuan
agar lebih mudah dalam menjalankan bisnis kedepannya berdasarkan laporan yang telah
dibuat.Laporan bisnis juga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu
perusahaan yang sedang dijalankan sebagai patokan menjalankan bisnis.
Proposal dapat dirumuskan sebagai sebuah rencana yang dituangkan dalam bentuk
rancangan kerja kegiatan pengumpulan,pengolahan,penganalisaan,dan penyajian data yang
dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memecahkan suatu persoalan atau menguji
suatu hipotesis untuk mengembangkan prinsip-prinsip.

BAB II
PEMBAHASAN

a. KOMUNIKASI MELALUI LAPORAN

Pengertian
Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral,memiliki tujuan yang jelas
serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis.
Herta A.Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya Efective Business
Communications mendefinisikan laporan bisnis (business report) ialah suatu laporan yang
memiliki sifat netral,tidak memihak,memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta
kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Himstreet dan Baty dalam bukunya Business Communications laporan bisnis ialah
penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau institusi ke lembaga lain untuk
membantu mengambil keputusan.Suatu laporan dapat berbentuk lisan maupun tertulis
ataupun keduanya (tertulis dan lisan).
Fungsi Laporan
Pada umumnya laporan digunakan untuk menyampaikan enam tujuan yang bersifat
umum sebagai berikut :

Memantau dan mengendalikan operasi.

Membantu implementasi kebijaksanaan dan prosedur.
Memenuhi persyaratan peraturan.
Mendokumentasikan pekerjaan untuk klien.
Pedoman keputusan pada pokok persoalan tertentu.
Memperoleh modal dan usaha baru.

Klasifikasi Laporan Bisnis

Menurut jenis dan fungsinya laporan bisnis dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

 Laporan individu dan laporan resmi

Laporan individu dibuat atas inisiatif sesorang karena itu memerlukan rincian dan
pendukung lebih banyak daripada laporan resmi yang dibuat berdasarkan permintaan pihak
lain.Pada waktu menyusun laporan individu,penulis lebih banyak menyampaikan latar
belakang pokok leporan dan menerangkan tujuan laporan sedangkan laporan resmi disusun
dengan tujuan merespon pihak lain.

Laporan rutin dan laporan khusus

Laporan rutin atau laporan berkala diajukan berdasarkan aktivitas tetap
(harian,mingguan,bulanan,kuartalan atau tahunan).
Laporan internal dan laporan eksternal
Laporan internal (digunakan dalam perusahaan) bersifat tidak seformal laporan
eksternal (yang disampaikan pada pihak luar).Banyak laporan internal,khususnya yang
ketebalannya kurang dari sepuluh halaman,ditulis dalam format
memo.Sebaliknya,laporan eksternal ditulis dalam format surat jika tidak lenih dari lima
lembar atau dalam format manuskrip jika lebih dari lima halaman.Lebih dari itu,laporan
dalam bentuk manuskrip diklasifikasikan dalam dua kategori: laporan informasional dan
laporan analitis.
o Laporan Informasional
Digunakan untuk menyajikan informasi tanpa upaya untuk menganalisis dan
menafsirkan arti data.Laporan informasional diklasifikasikan sebagai berikut:
Laporan pemantauan dan pengendalian
Digunakan untuk memamantau dan mengendalikan operasi perusahaan yang terdiri
dari perencanaan (pedoman untuk tindakan yang akan dilakukan pada masa
depan),laporan operasi (informasi rinci operasi perusahaan) dan laporan aktivitas
perorangan (laporan pengendalian yang terjadi selama aktivitas).
Laporan penerapan kebijaksanaan dan prosedur
Laporan untuk memenuhi peraturan pemerintah
Laporan dokumentasi perkembangan

o Laporan Analitis
Laporan yang dapat membantu manajer dalam pengambilan keputusan.Keputusan
manajer tergantung pada laporan analitis dari anggota staff bawahannya yang

memberikan informasi,analisis, dan rekomendasi.Laporan ini seringkali diminta sebagai

fakta yang dimasukkan ke dalam informasional.
Rencana Penulisan Laporan
Untuk menulis suatu laporan diperlukan perencanaan yang cermat.Sebelum mengawali
laporan,penulis perlu menerapkan serangkaian tahapan sebagai berikut :
Menetapkan Permasalahan yang Perlu Diatasi
Permasalahan dapat bersifat positif maupun negatif yang harus diatasi diperlukan
riset.Jika laporan yang dikemukakan kurang penting maka ketika disampaikan kurang
mendapat perhatian.Karena itu penulis dalam menulis laporan perlu mempertimbangkan
perspektif perusahaan dan individu audience yang akan membaca laporan.
Mengembangkan Pengungkapan Tujuan
Setelah permasalahan ditetapkan dan cakupan dibatasi,penulis dapat mengembangkan
pengungkapan tujuan laporan untuk menentukan sasaran laporan yang disusunnya.
Pengungkapan tujuan laporan dimaksudkan untuk menyampaikan alasan penyajian
laporan.
Menyiapkan Rencana Kerja
Penulis laporan tidak hanya dituntut untuk menghasilkan laporan yang baik,ia juga
harus mampu bekerja dengan cepat dan efisien.Rencana kerja yang dibuat dengan cermat
merupakan cara yang terbaikuntuk menghasilkan pekerjaan yang baik sesuai dengan
jadwal yang ditetapkan.Rencana kerja formal meliputi beberapa elemen sebagai berikut:

Pengungkapan masalah
Pengungkapan tujuan dan cakupan investigasi
Pembahasan tentang rangkaian tugas yang harus diselesaikan
Tinjauan tugas proyek,jadwal, dan persyaratan sumber daya
Rencana tindak lanjut setelah laporan disampaikan

Pengumpulan,Analisis, dan Interpretasi Data

Untuk laporan yang penyusunannya memerlukan riset,penyusun laporan perlu
memperhatikan lima tahapan berikut:

 Mengidentifikasi pernyataan yang tepat

Mencari dan mengakses informasi
Mengevaluasi dan menyelesaikan dokumen asli
Proses informasi
Analisis dan intrepertasi data
Menarik Kesimpulan
Tanpa memperhatikan bukti yang harus dikumpulkan,karena suatu alasan tertentu
dalam analisis penulis laporan mengemukakan fakta dibalik kesulitan yang dapat diukur
dan diuji kebenarannya secara objektif.Kesimpulan yang logis memenuhi kriteria:

Kesimpulan harus memenuhi tujuan laporan yang sebenarnya

Kesimpulan harus mempertimbangkan seluruh informasi dalam laporan
Kesimpulan harus berdasarkan logika

Menyusun Laporan
Sesuai dengan volume materi laporan dibedakan dalam dua klasifikasi:laporan ringkas
(laporan surat dan laporan memorandum) dan laporan lengkap atau laporan panjang.
Laporan Ringkas
Laporan ringkas maksimum terdiri dari lima halaman yang berfungsi sebagai sarana
komunikasi dalam suatu perusahaan untuk menginformasikan perkembangan,transaksi
informal atau menyampaikan pengumuman perubahan kebijakan perusahaan kepada staff
maupun karyawan.
Manfaat Laporan Ringkas
Mudah Dibaca
Laporan ringkas mudah dibaca dalam waktu yang singkat merupakan sarana
komunikasi yang biasa digunakan oleh pengambil keputusan yang tidak mempunyai
banyak waktu untuk mengkaji permasalahan.

Mudah Diingat
Laporan ringkas memungkinkan pembacanya untuk mengingat pesan yang

disampaikan dan membuat catatan tanpa memerlukan banyak waktu melalui saluran
komunikasi informal.

Mudah Direspon
Laporan ringkas memberi kesempatan untuk suatu respons atau meminta

keputusan yang memungkinkan ketepatan jadwal suatu aktivitas yang telah

ditetapkan.

Elemen Dalam Laporan Ringkas

Tujuan
Mengundang Aksi Audience
Ringkasan
Riwayat Laporan
Pokok Laporan
Rekomendasi
Ikhtisar Laporan Ringkas
Kata Pengantar
Ringkasan
Badan Laporan
Kesimpulan

b. KOMUNIKASI MELALUI PROPOSAL

Proposal berasal dari bahasa inggris to propose yang artinya mengajukan dan secara
sederhana proposal dapat diartikan sebagai bentuk pengajuan atau permohonan,penawaran
baik berupa ide,gagasan,pemikiran maupun rencana ke pihak lain untuk mendapatkan
dukungan baik itu yang sifatnya izin,persetujuan,dana dan lain-lain.
Hasnun Anwar (2004:73) proposal ialah rencana yang disusun untuk kegiatan
tertentu.
Jay (2006:1) proposal ialah alat bantu manajemen standar agar manajemen dapat
berfungsi secara efesien.
KBBI (2002) proposal ialah rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan
kerja,perencanaan secara sistematis,matang dan teliti yang dibuat oleh peneliti sebelum
melaksanakan penelitian.
Dari sudut pandang dunia ilmiah,proposal ialah rancangan dari suatu usulan sebuah
penelitian yang yang kemudian akan dilaksanakan oleh peneliti terhadap bahan penelitiannya.
Fungsi Proposal
Proposal merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk mendapatkan
usaha baru atau memperbarui dan meningkatkan hubungan bisnis yang telah berjalan.
Jenis Proposal
Proposal dapat diajukan berdasar permintaan pihak lain,dan dapat pula dibuat atas
inisiatif pihak perusahaan,organisasi,atau suatu lembaga.

Proposal Berdasarkan Permintaan Klien

Proposal ini dibuat atas permintaan pihak klien atau konsumen yang memesan untuk
dibuatkan produk tertentu dinyatakan dalam perjanjian yang disebut request for proposal
(RFP).Kemudian pihak perusahaan menyusun proposal yang menyebutkan cara dan
persyaratan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Proposal Berdasar Inisiatif
Proposal ini dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan berupaya untuk mendapatkan konsumen
atau mencari biaya untuk pengembangan perusahaan.
Komponen Proposal
Proposal terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut :
Bagian Pembukaan
Sampul,halaman judul,daftar isi dan daftar ilustrasi pada proposal yang diterapkan pada
laporan.
Teks Proposal
Teks proposal berfungsi membujuk konsumen atau klien agar mengikat kontrak dengan
perusahaan atau lembaga yang mengajukan proposal,dan menyebutkab persyaratannya.

Pembukaan
Inti Proposal
Inti proposal adalah bagaian yang menguraikan tujuan pengajuan proposal yang

mencakup informasi sebagai berikut:

Pendekatan yang diusulkan

Rencana Kerja
Pernyataan kualifikasi
Biaya

Susunan Isi Proposal

Isi proposal yang disusun dengan baik terdiri dari tiga bagian sesuai dengan tujuan.
Bagian Depan
Menunjukkan bahwa pihak yang mengajukan proposal memahami kebutuhan

konsumen/klien.
Menyatakan maksud dan tujuan pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang dapat

diperoleh dari proyek.

Mendorong minta untuk segera mengambil keputusan.
Bagian Inti
Diagram yang menunjukkan setiap tahapan pekerjaan.
Jadwal pelaksanaan tahapan pekerjaan dalam diagram.

 Rincian keterangan tentang hasil,penyelesaian, dam keuntungan.

Kesimpulan
Pengalaman dan kapabilitas perusahaan dan personel.
Prosedur untuk pemanfaatan jasa yang diberikan oleh perusahaan pelaksana

pekerjaan.
Kesimpulan yang mengarah pada penyerahan pekerjaan.

Format Proposal
Perusahaan atau lembaga harus mengajukan permintaan secara resmi dengan
melampirkan rencana dan kebijaksanaan perusahaan.Jika perusahaan mengeluarkan petunjuk
khusus untuk format proposal,petunjuk tersebut harus ditepati dan semua formulir yang
diperlukan harus tersedia untuk melengkapi proposal.
Penampilan Proposal
Proposal adalah sarana untuk mengemukakan potensi pembeli kepada pperusahaan
karena penampilannya merupakan faktor yang harus diperhatikan.Penulisan proposal yang
baik perlu memperhatikan:

Menggunakan sampul dari kertas tebal yang berkualitas baik dengan nama dan logo

perusahaan dengan warna yang mencerminkan citra perusahaan.

Menggunakan kertas berkualitas baik berwarna putih untuk penyajian uraian proposal.
Uarian ditulis dengan jarak 4cm dari batas tepi kertas sebelah kiri,kanan,atas dan

bawah.
Diketik atau dicetak hanya pada satu sisi kertas dengan jarak 2 spasi.
Menghindari setiap kesalahan agar dapat dibaca dengan mudah dan tidak

menimbulkan arti ganda yang dapat meragukan pembaca.

Membuat anggaran yang tampak menarik karena halaman ini akan dibaca paling awal
oleh pengambil keputusan.Untuk itu,segala sesuatu harus realistis.