BAB VII

PENULISAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

 PENGERTIAN LAPORAN
Laporan adalah penyampaian informasi baik secara
lisan, tertulis ataupun visual dari seorang pejabat
kepada pejabat lain dalam suatu sistem administrasi.
• Laporan merupakan catatan faktual tertulis yang
secara obyektif menyampaikan informasi tentang
beberapa aspek bisnis.
• Proposal, adalah usulan Yng menggambarkan
kondisi saat ini dan kondisi yang akan dicapai
dengan upaya perbaikan yang rasional
 Karakteristik Laporan Bisnis

 Suatu laporan bisnis mempunyai karakteristik

 Netral, tidak memihak
 Obyektif, logis dan tidak emosional
 Menyajikan fakta, peristiwa, kondisi, produk,
perkembangan, masalah, dsb.
 Disusun secara sistematis
 Memiliiki tujuan yang jelas, yaitu membantu pemecah-
an masalah dan pengambilan keputusan
 Umumnya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang
lebih tinggi (Dewi, 2007: Purwanto,2006)
PENGORGANISASIAN LAPORAN

 Penyusunan tubuh laporan bisnis dapat dilakukan

dengan pendekatan, yaitu;
1. Deduktif (langsung ), berarti menjelaskan ide
pokok atau rekomendasi terlebih dahulu
menjelasksan hal-hal yang rinci.
2. Induktif (tidak langsung), berarti fakta-fakta
yang ada dijelaskan terlebih dahulu sebagai
dasar/argumentase ide pokok pokok atau
rekomendasi yang dijelaskan kemudian
 Pendekatan mana yang digunakan , tergantung
karakteristik pembacanya.
 Jenis Laporan
 Bovee & Thill (2008:86) menyatakan” di sepanjang karir
anda akan berurusan dengan lusinan laporan, dan
laporan tersebut terbagi dalam tiga kategori dasar:
1. Laporan informasional, menawarkan data, fakta, umpan
balik dan jenis informasional lain tanpa analisis, atau
rekomendasi.
2. Laporan analitis, menawarkan informasi maupun ,
analisis, dan juga dapat mencakup rekomendasi.
3. Proposal menawarkan persuasi terstruktur untuk
penerima internal atau eksternal.
 Laporan Informasional
Laporan informasional memberikan informasi yang
dibutuhkan para karyawan, manajer untuk mengambil
keputusan, bertindak, dan merespon kondisi yang
dinamis di dalam dan di luar organisasi.
 Laporan informasional merupakan laporan yang
paling tidak rumit karena tidak membutuhkan
analisis dan persuasif.
 Empat kaategori laporan informasional.
1. Laporan untuk memonitor dan mengontrol operasional.
2. Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur.
3. Laporan untuk menunjukkan pemenuhan kewajban.
4. Laporan kemajuan dokumen
Laporan Untuk Memonitor Dan
Mengontrol Operasional
 Memberikan umpan balik dan jenis informasi
lainnya untuk pengambilan keputusan.
 Rencana, menetapkan ekspektasi dan panduan tindakan
langsung pada masa mendatang.
 Laporan operasional, memberikan umpan balik untuk
fungsi organisasi yang sangat bervariasi termasuk
penjualan, persediaan, pengeluaran, pengiriman, dan
sebagainya.
 Laporan kegiatan personil, memberikan informasi
sehubungan dengan pengalaman individual sewaktu
melaksanakan tugasnya. Fungsinya sebagai “mata dan
telinga” perusahaan .
 Laporan untuk Menerapkan
Kebijakan dan Prosedur
 Laporan untuk menerapkan kebijakan dan
prosedur, merupakan sarana paling umum untuk
menyampaikan panduan, menyetujui prosedur dan
keputusan organisasional lainnya.
Laporan kebijakan dap berupa buku saku, yang
berisi manual kebijakan
Laporan posisi jabatan adalah jenis khusus dari
laporan kebijakan yang memberikan garis besar
posisi resmi eksekutif individual terhadap isu yang
berdampak terhadap keberhasilan perusahaan.
Laporan untuk Menunjukkan
Pemenuhan Kewajban
 Memberikan informasi untuk diperlihatkan kepada
para regulator atau pihak berwenang lain bahwa
perusahaan memenuhi persyaratan formal.
 Laporan pemenuhan kewajiban, terhadap
berbagai jenis regulasi pemerintah.
 Laporan pajak penghasilan
 Laporan penggunaan tenaga kerja asing
 Laporan penggunaan bahan yang berbahaya
 Laporan kecelakaan kerja
 Laporan PHK
Laporan Kemajuan Dokumen

 Memberikan informasi kepada para manajer,

investor, atau pelanggan, informasi tentang
kemajuan proyek dan kegiatan lain.
 Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu
proyek, hasil yang diharapkan dan metode
pelaksanaan.
 Laporan perkembangan, berisi uraian perkem-
bangan pelaksanaan proyek secara berkala.
 Laporan akhir, laporan mengenai akhir
pelaksanaan proyek.
Strategi Oganisasi Laporan Informasi
 Laporan informasional dapat mencakup laporan yang
sangat positif (peningkatan penjualan), laporan netral
(laporan pemantauan), laporan yang sangat negatif
(tingkat kepuasan pelanggan yang rendah).
 Karena laporan informasional memfokuskan penyam-
paian data dan informasi yang langsung, maka pende-
katan langsung menjadi umum.
 Lazimnya laporan informasional menggunakan topik
organisasional, yang mengatur materi menurut salah
satu topik yang berikut: perbandingan, bagian,
kronologis, geografi, kategori.
 LAPORAN ANALITIS
 Laporan analitis, laporan yang menyajikan fakta,
menganalisis, dan menafsirkan kemudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi
 Laporan analitis, tidak hanya sekedar mengirim informasi,
tetapi juga mempelajari situasi atau masalah dan mere-
komendasikan solusi.
 Tiga kategori laporan analitis:
1. Laporan untuk mempelajari peluang
2. Laporan untuk menyelesaikan masalah
3. Laporan untuk mendukung keputusan
 Laporan Untuk Mempelajari Peluang

 Menjelaskan kemungkinan resiko dan penghargaan

karena memilih melakukan tindakan tertentu.
 Setiap peluang bisnis mengandung beberapa derajat
resiko, dan juga menuntut berbagai keputusan dan
tindakan untuk mengambil peluang tersebut.
 Laporan analisis pasar, digunakan untuk menilai kemungkinan
keberhasilan produk baru.
 Laporan penelitian, dapat digunakan untuk memeriksa aspek
tertentu dari keputusan yang diajukan.
 Laporan untuk Menyelesaikan
Masalah
 Menganalisis masalah (sebagai pilihan) dan menyaran-
kan solusi
 Laporan pemecahan masalah, mempelajari mengapa sesuatu
tidak berjalan sebagaimana mestinya, bagaimana cara
membenahinya.
 Laporan analisis kegagalan, mempelajari peristiwa yang terjadi
pada masa lalu, dengan harapan untuk mempelajari cara
menghindari kegagalan yang sama pada masa mendatang.
 Laporan untuk Mendukung
Keputusan
 Menilai kebaikan suatu keputusan masa lalu atau
masa mendatang.
 Laporan kemungkinan (feasibility reports) diperlukan
ketika para manajer perlu mendalami pencabangan
keputusan yang akan mereka buat (seperti
mengganti agen iklan atau mengganti materi yang
digunakan dalam proses manufaktur)
 Laporan penilaian (justification report) menilai
keputusan yang telah
 Strategi Oganisasi Laporan
Analitis
 Sebelum memilih strategi organisasional, pertimbang-
kanlah kemungkinan reaksi penerima.
 Penerima yang reseptif (receptive audience). Ketika

yakin penerima menyetujui solusi yang ditawarkan

maka gunakan pendekatan langsung yang
memfokus-kan pada kesimpulan dan rekomendasi.
 Penerima yang skeptis (skeptical audience). Manakala

yakin penerima tidak setuju atau bahkan bersikap

bermusuhan gunakan pendekatan tidak langsung,
yang fokus pada alasan di balik kesimpulan dan
rekomen-dasi.
 PROPOSAL
 Proposal merupakan kategori khusus dari laporan yang
menggabungkan pemberian informasi dan komunikasi
yang persuasif
 Meskipun format khusus untuk proposal tak terhitung
jumlahnya, semua itu dapat dikelompokan ke dalam dua
kategori umum.
 Proposal internal
 Proposal eksternal
 Proposal ditulis bisa karena permintaan penerima
(solicited proposal) maupun proposal yang tidak diminta
(unsolicited proposal)
 Proposal internal
 Proposal internal digunakan untuk meminta keputusan
dari para manajer dalam organisasi. Proposal internal
terdiri :
1. Proposal pendanaan, yang meminta dana dan dukungan
manajemen terhadap proyek baru.
2. Proposal proyek umum, yang meminta ijin untuk mengambil
tindakan atas proyek khusus.
 Proposal eksternal
 Proposal eksternal, digunakan untuk meminta keputusan
dari pihak di luar organisasi. Proposal eksternal
mencakup:
1. Proposal investasi, yang meminta pendanaan dari
investor eksternal.
2. Proposal dana bantuan,yang meminta dana dari
badan pemerintah dan organisasi pemberi sponsor
lainnya.
3. Proposal penjualan, yang menganjurkan solusi
individual pada calon pelanggan dan meminta
keputusan pembelian.
 Strategi Organisasiorosnal
Proposal
 Sebagaimana laporan informasional dan analitis struktur
proposal tergantung apakah penerima mengharapkan
proposal itu dan yakin dterima.
 Pendekatan langsung, digunakan bila masalah dan

solusi sudah dikenali dan telah ditetapkan di RFP,

menekankan pada rekomendasi.
 Pendekatan tidak langsung dipakai jika proposal tidak

diminta, yaitu menekan pada argumentasi

 SYARAT LAPORAN YANG
EFEKTIF
1. Berorientasi pada penerima, logis, fokus dan mudah
diikuti.
2. Jelas dan Lugas, uraiannya mudah dimengerti, dan
tidak memberi peluang timbulnya multi tafsir.
3. Akurat dan Lengkap, dalam arti mengandung semua
data yang relevan dan diperlukan
4. Tepat waktu, karena laporan akan berkurang bahkan
hilang manfaatnya apabila disampikan melampaui
waktu yang telah ditetapkan.
5. Disusun secara jujur , obyektif, dan transparan, kapan
pun informasi negatif harus disampaikan
SAMPAI MINGGU DEPAN