Reporting Workplace Data :Informal Reports

Disusun oleh :

Fitria Haeranisa (175154010)

Ghinaa Khoirunnisa (175154011)

1. Laporan Bisnis
Laporan bisnis yaitu laporan yang mempunyai berbagai karakteristik seperti netral,
tidak memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun ekstern,
biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenanagan lebih tinggi dan memiliki
suatu tujuan tertentu yaitu membantu pemecahan masalah atau pengambilan
keputusan.
Bagi suatu perusahaan pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk
memenuhi berbagai keperluan antara lain :
a. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan
operasional, laporan kegiatan personal
b. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-
prosedur yang telah ditetapkan perusahaan
c. Untuk mematuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang
berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak
lingkungan dan laporan kenagakerjaan (perburuhan)
d. Untuk mendokomentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan
internal maupun eksternal. Misalnya laporan perkembangan dan akhir suatu
kegiatan.
e. Untuk mengalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu, misalnya laporan penelitian/riset.
f. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya
proposal penjualan.

2. Jenis Laporan Bisnis

Ada berbagai jenis laporan yang dapat diklasifikasikan menurut tindakan, formalitas,
fungsi, dan panjangnya. Laporan bisnis menurut formalitasnya meliputi:
 2.1 Laporan Formal
Laporan formal disiapkan dalam format yang ditentukan dan disajikan di hadapan
otoritas yang kompeten dalam prosedur yang ditetapkan. Laporan yang
disampaikan oleh pejabat atau komite dari badan-badan yang dibentuk (misalnya:
Perusahaan, Perhimpunan Koperasi, Badan-Badan Lokal, dll.). Biasanya
merupakan laporan resmi.
2.2 Laporan Informal
Laporan informal disiapkan dalam format yang nyaman bagi penulis dan
disajikan langsung di hadapan orang yang diminta saat dan ketika diminta.
Laporan informal disajikan dalam bentuk surat atau memorandum. Secara umum,
itu mengambil bentuk komunikasi orang ke orang.

3. Laporan Informal
Laporan informal adalah yang paling sederhana dan merupakan laporan yang paling
sering digunakan dalam bisnis. Bisnis menjalankan komunikasi informasi yang efisien
melalui laporan kemajuan proyek, laporan anggaran, pembaruan sumber daya
manusia, laporan penjualan, dan laporan tentang tolok ukur strategis yang telah
dicapai. Laporan-laporan ini dimaksudkan untuk memberi informasi kepada banyak
orang tentang apa yang terjadi di perusahaan. Mereka bersifat sementara dan sering
membentuk dasar untuk laporan formal kepada para pemangku kepentingan, dewan
direksi dan otoritas pengatur.

4. Elemen-Elemen Laporan Informal

Elemen umum dalam urutan perkembangan laporan informal adalah:
4.1 Definisikan masalahnya.
Langkah pertama dalam pengembangan laporan adalah menentukan masalah
dengan istilah yang tepat. Masalahnya dapat didefinisikan sebagai jawaban untuk
pertanyaan apa, mengapa, kapan, dimana, dan siapa, masalahnya dapat
didefinisikan lebih jelas. Jawaban untuk lima pertanyaan ini akan membentuk
ruang lingkup penelitian. Mendefinisikan masalah dengan jelas adalah penting
karena itu akan menghemat waktu, tenaga, dan uang.
Sebagai contoh:
Apa : Studi tentang alur kerja.
Mengapa : Untuk menentukan apakah alur kerja efisien.
 Kapan : Saat ini.
Di mana : Di ruang surat.
Siapa : Karyawan ruang surat.
4.2 Kutip sumber informasi.
Sumber informasi dapat berupa laporan, orang, atau informasi lain, tertulis atau
lisan, yang akan menghasilkan data untuk menyelesaikan masalah. Contohnya jika
Anda diberi tugas untuk mengetahui bagaimana karyawan akan bereaksi terhadap
proposal tertentu, Anda akan mewawancarai setiap karyawan atau meminta
masing-masing mengisi kuesioner pendek. Terkadang Anda mungkin harus
mengamati reaksi seseorang. Pengamatan dapat menjadi sumber informasi yang
sangat penting. Pernyataan masalah yang didefinisikan secara jelas adalah penting
dalam mencari sumber informasi yang tepat.
4.3 Menetapkan rencana kerja.
Dalam menyusun rencana kerja, Anda harus memutuskan:
a. Kapan laporan ini jatuh tempo?
b. Apa tugas yang harus dilakukan?
c. Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas?
d. Kapan setiap tugas harus diselesaikan?
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan membuat rencana kerja
dan akan mulai menyelesaikan masalah yang disebutkan. Setelah tugas
ditentukan, Anda harus memutuskan berapa banyak tugas yang harus dipikul
secara pribadi dan berapa banyak yang harus didelegasikan kepada orang lain.
Rencana kerja Anda juga harus mencakup kerangka waktu terperinci sehingga
tanggal yang pasti ditetapkan untuk penyelesaian setiap tugas. Tanggal-tanggal ini
akan membantu memungkinkan tim peneliti untuk memenuhi batasan waktu
untuk menyelesaikan seluruh laporan.
4.4 Kumpulkan dan atur data.
Proses pengumpulan data tergantung pada sumber informasi yang digunakan.
Anda akan merasa terbantu menggunakan kartu indeks untuk mengumpulkan data
dari sumber apa pun. Kartu indeks harus memuat sebanyak mungkin informasi
tentang sumber. Meskipun semua informasi ini mungkin tidak tersedia untuk
sumber yang tidak dipublikasikan, informasi yang cukup harus dikumpulkan
sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan sumbernya jika diperlukan lagi.
Anda bisa menggunakan singkatan dan meletakkan materi dengan kata-kata Anda
 sendiri. Jika Anda ingin menggunakan materi dalam kata-kata penulis atau
menyalin persis dari laporan, materi yang dikutip harus dilampirkan dalam tanda
kutip dan kredit yang diberikan kepada sumber.
4.5 Menganalisis data.
Langkah terakhir dalam proses pengembangan adalah untuk menganalisis data.
Setelah Anda mengumpulkan data pada kartu catatan, pada lembar penghitungan,
atau dalam bentuk grafik, Anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk
menyelesaikan masalah. Saat menganalisis data yang dikumpulkan dalam bentuk
angka, gunakan beberapa pengukuran untuk menunjukkan hubungan. Meskipun
ada banyak teknik pengukuran yang berbeda, persentase dan rasio paling sering
digunakan.

5. Jenis Laporan Informal

Ada enam jenis laporan informal yang ditulis di lingkungan bisnis. Ini adalah:
5.1 Laporan Informasi
Laporan ini mengumpulkan dan mengatur informasi. Dalam hal ini termasuk
kegiatan rutin seperti laporan harian, mingguan atau bulanan. Laporan-laporan ini
hanya memberikan informasi tanpa menganalisis informasi itu dan tidak
memberikan kesimpulan apa pun. Laporan ini berisi tiga bagian utama. Pengantar,
isi dan kesimpulan.
5.2 Laporan Kemajuan
Laporan-laporan ini termasuk kegiatan yang tidak biasa atau tidak rutin. Laporan
semacam ini biasanya menjawab tiga pertanyaan. Apakah proyek sesuai jadwal?
Apakah langkah-langkah perbaikan diperlukan? Dan kegiatan apa yang akan
dilakukan selanjutnya? Laporan-laporan ini mungkin eksternal (pelanggan) atau
internal (manajemen). Ini menggambarkan kemajuan atau status proyek yang
sedang berlangsung.
5.3 Laporan Justification / Recommendation
Laporan ini seperti laporan informasi tetapi juga menawarkan analisis selain data.
Laporan ini lebih cenderung untuk menyelesaikan masalah dengan mengevaluasi
opsi dan menawarkan rekomendasi dan juga menjelaskan manfaat dari
rekomendasi tersebut.
5.4 Laporan Kelayakan
 Laporan yang dibuat ketika perusahaan perlu memutuskan apakah akan
melanjutkan dengan rencana tindakan atau tidak. Ini meneliti kepraktisan
penerapan proposal. Laporan-laporan ini sebagian besar dibentuk oleh konsultan
yang bersumber dari luar. Singkatnya, ini menjelaskan apakah rencana itu akan
berhasil atau tidak.
5.5 Menit Pertemuan
Catatan proses pertemuan disebut sebagai risalah rapat. Catatan ini berisikan
catatan bisnis dan pengumuman lama dan baru. Catatan ini juga berisikan nama
grup, tanggal, waktu dan tempat pertemuan. Disimpulkan dengan nama dan tanda
tangan orang yang merekam berita acara.
5.6 Ringkasan
Ringkasan memadatkan gagasan, kesimpulan, dan rekomendasi utama dari
laporan, rencana bisnis, atau proposal yang lebih panjang. Ringkasan
menghilangkan semua contoh, ilustrasi dan referensi. Ringkasan termasuk
evaluasi keseluruhan dokumen. Hal ini sebagian besar dibutuhkan oleh
manajemen puncak untuk memberikan gambaran umum tentang masalah dan
menghemat waktu yang berharga.

6. Media Penyampaian Informal Report

6.1 Memorandum
Memorandum atau biasa disebut memo, berupa formulir yang digunakan untuk
menyampaikan pesan internal, baik pesan resmi atau pesan pribadi dalam sebuah
perusahaan.
6.2 Surat
Merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan dapat
berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Informasi
dapat ditulis dalam kertas atau secara elektronik seperti e-mail.

7. Struktur Penulisan Laporan Informal

 Header memo
Kepada: (nama audiens)
Dari: (nama penulis)
Tanggal:
RE:
CC: (daftar distribusi bila perlu)

Pendahuluan/Pengantar

Bagian diskusi

Kesimpulan

7.1 Bagian dari laporan informal

7.1.1 Bagian pendahuluan/pengantar mencakup 3 bagian:
a. pernyataan masalah atau situasi,
b. tugas yang diberikan kepada penulis dan ruang lingkup proyek.
c. tujuan laporan dan perkiraan untuk pembaca topik-topik laporan.
Akhirnya, bila perlu, pengantar diakhiri dengan kesimpulan atau
rekomendasi yang dicapai oleh sang penulis.
7.1.2 Bagian Diskusi
Aspek lain dari penulisan laporan yang agak berbeda dari komunikasi
bisnis lainnya adalah membaca pola berbagai audiens. Ingat bahwa
sebagian besar memo dan laporan memiliki target audiensi, tetapi sejumlah
audiensi sekunder yang harus diakomodasi. Beberapa pembaca akan
membaca skim laporan. Dengan kata lain, laporan, khususnya bagian
diskusi, mungkin tidak dibaca dengan cara linier — dari kata pertama yang
berkembang ke yang terakhir. Oleh karena itu, penulis harus yakin laporan
tersebut dapat dipahami ketika dibaca dengan cara itu. Setiap bagian harus
bekerja bersama sebagai bagian dari seluruh laporan, tetapi pembaca harus
dapat membaca satu bagian dan memahami konteksnya. Setiap kali Anda
menggunakan daftar, atau representasi grafis atau visual, Anda harus
memperkenalkan daftar atau visual itu dan menjelaskan tujuannya kepada
audiens.
7.1.3 Kesimpulan
 Akhirnya, kesimpulan dari sebuah laporan, tergantung pada tujuannya,
harus mengingatkan pembaca akan tindakan yang diperlukan, meminta
tanggapan, atau menunjukkan keinginan untuk menjawab pertanyaan.
Bagian ini juga dapat menyediakan informasi kontak untuk komunikasi di
masa mendatang.
Perhatian: Harap perhatikan bahwa format laporan bisnis dan profesional
mencakup paragraf pendek teks. Jadi, jangan gunakan judul sebagai penanda
paragraf. Dengan kata lain, sebuah heading dapat diikuti oleh beberapa
paragraf.

8. Contoh Laporan Informal

Kepada : John Davis

Dari : Terri Ames
Tanggal : 20 Desember 2012
Subjek : Laporan Pendanaan Awal

Menanggapi kebutuhan serius kami untuk mengumpulkan lebih banyak uang

untuk program-program organisasi, saya melakukan penelitian pendahuluan tentang
yayasan potensial, pemerintah, dan penyandang dana perusahaan. Saya ingin
mengetahui jumlah dan jenis penyandang dana yang mungkin tertarik untuk
mendukung organisasi dan program kami.
Saya mengidentifikasi lebih dari 100 yayasan dan beberapa program
pemberian perusahaan yang memberikan hibah untuk kesiapan kerja, manajemen
keuangan, dan program pelatihan kecakapan hidup namun saya tidak
mengidentifikasi lembaga pemerintah federal mana pun yang saat ini membuat hibah
untuk program semacam ini.
Saya merekomendasikan melakukan penelitian yang lebih menyeluruh untuk
membuat daftar yayasan dan penyandang dana perusahaan yang prioritas
pendanaannya lebih dekat dengan misi dan program kami. Saya juga
merekomendasikan melakukan penelitian untuk mengidentifikasi hibah negara yang
mungkin layak diterima organisasi kami karena dapat memakan waktu enam bulan
hingga satu tahun untuk menerima hibah, kita harus mulai mengembangkan daftar
calon pemberi dana dan mengajukan proposal dan permohonan hibah segera.