Report in general (pengertian dan fungsi)

1. Pengertian
 laporan bisnis (business report) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat
netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta
kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
 laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional
atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah.
 laporan bisnis yaitu laporan yang mempunyai berbagai karakteristik seperti
netral, tidak memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun
ekstern, biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenanagan lebih tinggi
dan memiliki suatu tujuan tertentu yaitu membantu pemecahan masalah atau
pengambilan keputusan.
2. Bagi suatu perusahaan pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan
untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain :
 Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya
laporan operasional, laporan kegiatan personal
 Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-
prosedur yang telah ditetapkan perusahaan
 Untuk mematuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang
berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak
lingkungan dan laporan kenagakerjaan (perburuhan)
 Untuk mendokomentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan
internal maupun eksternal. Misalnya laporan perkembangan dan akhir suatu
kegiatan.
 Untuk mengalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu, misalnya laporan penelitian/riset.
 Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya
proposal penjualan.
Jenis report
Ada berbagai jenis laporan. Semua jenis laporan dapat diklasifikasikan menurut tindakan,
formalitas, fungsi, dan panjangnya.
Laporan Bisnis menurut Formalitasnya
Laporan Bisnis diklasifikasikan menjadi dua jenis yaitu laporan formal dan laporan
informal.

1. Laporan Formal
Laporan formal disiapkan dalam format yang ditentukan dan disajikan di hadapan
otoritas yang kompeten dalam prosedur yang ditetapkan. Laporan yang disampaikan
oleh pejabat atau komite dari badan-badan yang dibentuk (misalnya: Perusahaan,
Perhimpunan Koperasi, Badan-Badan Lokal, dll.) Biasanya merupakan laporan resmi.

2. Laporan Informal
Laporan informal disiapkan dalam format yang nyaman bagi penulis dan disajikan
langsung di hadapan orang yang diminta saat dan ketika diminta. Laporan informal
disajikan dalam bentuk surat atau memorandum. Secara umum, itu mengambil bentuk
komunikasi orang ke orang.
Laporan informal biasanya hanya mencakup body texs, namun demikian .Beberapa
laporan informal mungkin mencakup judul halaman,pengiriman,& lampiran.

Informal report (pengertian, fungsi, dan isinya tentang apa)

Laporan informal adalah yang paling sederhana dan terpendek; mereka juga merupakan
laporan yang paling sering digunakan dalam bisnis. Cara menulis laporan informal secara efektif
atau proses pengembangan laporan informal sangat penting untuk laporan informal yang
efektif.

Bisnis menjalankan komunikasi informasi yang efisien melalui laporan kemajuan proyek,
laporan anggaran, pembaruan sumber daya manusia, laporan penjualan, dan laporan tentang
tolok ukur strategis yang telah dicapai. Laporan-laporan ini dimaksudkan untuk memberi
informasi kepada banyak orang tentang apa yang terjadi di perusahaan. Mereka bersifat
sementara dan sering membentuk dasar untuk laporan formal kepada para pemangku
kepentingan, dewan direksi dan otoritas pengatur.
Panjangnya dapat bervariasi dari satu hingga lima halaman dalam format nota, surat, atau
naskah. Terlepas dari panjang atau formatnya, semua laporan informal memiliki elemen yang
sama. Elemen umum utama dalam urutan perkembangan mereka adalah:
Cara menulis laporan informal
Proses pengembangan laporan informal
1. Definisikan masalahnya.
2. Kutip sumber informasi.
3. Menetapkan rencana kerja.
4. Kumpulkan dan atur data.
5. Menganalisis data.

1. Definisikan Masalah
Langkah pertama dalam pengembangan laporan apa pun adalah menentukan masalah dengan
istilah yang tepat. Masalahnya dapat didefinisikan sebagai jawaban untuk pertanyaan "Apa yang
ingin Anda ketahui?" Dengan menjawab pertanyaan lain, mengapa? Kapan? Dimana? dan Siapa
?, masalahnya dapat didefinisikan lebih jelas. Jawaban untuk lima pertanyaan ini akan
membentuk ruang lingkup penelitian. Mendefinisikan masalah dengan jelas adalah penting
karena itu akan menghemat waktu, tenaga, dan uang. ”

Sebagai contoh:

 Apa : Studi tentang alur kerja.

 Mengapa : Untuk menentukan apakah alur kerja efisien.
 Kapan : Saat ini.
 Di mana : Di ruang surat.
 Siapa : Karyawan ruang surat.
2. Sebutkan Sumber Informasi
Sumber informasi dapat berupa laporan, orang, atau informasi lain, tertulis atau lisan, yang
akan menghasilkan data untuk menyelesaikan masalah. Jika Anda diberi tugas untuk
mengetahui bagaimana karyawan akan bereaksi terhadap proposal tertentu, Anda akan
mewawancarai setiap karyawan atau meminta masing-masing mengisi kuesioner pendek. Jika
Anda ditanya bagaimana pelanggan akan "bereaksi, pelanggan akan diwawancarai atau diminta
untuk mengisi kuesioner. Misalnya, banyak restoran memiliki kuesioner sederhana yang dapat
diisi pelanggan untuk menunjukkan kualitas makanan, layanan, dan suasana. Terkadang Anda
mungkin harus mengamati reaksi seseorang. Pengamatan dapat menjadi sumber informasi yang
sangat penting. Pernyataan masalah yang didefinisikan secara jelas adalah penting dalam
mencari sumber informasi yang tepat.

3. Buat Rencana Kerja

Dalam menyusun rencana kerja, Anda harus memutuskan:
 Kapan laporan ini jatuh tempo?
 Apa tugas yang harus dilakukan?
 Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas?
 Kapan setiap tugas harus diselesaikan?
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan membuat rencana kerja dan akan
mulai menyelesaikan masalah yang disebutkan. Setelah tugas ditentukan, Anda harus
memutuskan berapa banyak tugas yang harus dipikul secara pribadi dan berapa banyak yang
harus didelegasikan kepada orang lain. Rencana kerja Anda juga harus mencakup kerangka
waktu terperinci sehingga tanggal yang pasti ditetapkan untuk penyelesaian setiap tugas.
Tanggal-tanggal ini akan membantu memungkinkan tim peneliti untuk memenuhi batasan
waktu untuk menyelesaikan seluruh laporan.

4. Kumpulkan dan atur data

Proses pengumpulan data tergantung pada sumber informasi yang digunakan. Anda akan
merasa terbantu menggunakan kartu indeks untuk mengumpulkan data dari sumber apa pun.
Kartu indeks harus memuat sebanyak mungkin informasi tentang sumber. Misalnya, informasi
berikut harus dicatat untuk setiap sumber perpustakaan:
 Penulis.
 Judul artikel, bab, atau laporan.
 Tanggal publikasi.
 Referensi halaman
Meskipun semua informasi ini mungkin tidak tersedia untuk sumber yang tidak dipublikasikan,
informasi yang cukup harus dikumpulkan sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan
sumbernya jika diperlukan lagi.

Anda bisa menggunakan singkatan dan meletakkan materi dengan kata-kata Anda sendiri. Jika
Anda ingin menggunakan materi dalam kata-kata penulis atau menyalin persis dari laporan,
materi yang dikutip harus dilampirkan dalam tanda kutip dan kredit yang diberikan kepada
sumber.

Jika data berasal dari wawancara * kuesioner, file personel, atau sumber apa pun yang perlu
ditabulasi, ringkasan atau lembar penghitungan harus digunakan.

5. Menganalisis Data
Langkah terakhir dalam proses pengembangan adalah untuk menganalisis data. Setelah Anda
mengumpulkan data pada kartu catatan, pada lembar penghitungan, atau dalam bentuk grafik,
Anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah.
Saat menganalisis data yang dikumpulkan dalam bentuk angka, gunakan beberapa pengukuran
untuk menunjukkan hubungan. Meskipun ada banyak teknik pengukuran yang berbeda,
persentase dan rasio paling sering digunakan.

Untuk menulis laporan informal yang efektif harus mengikuti instruksi di atas untuk cara
menulis laporan informal.