BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan yang
lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik dalam bentuk meraih
keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu perusahaan harus lebih mantap
dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidk tertindas oleh pihak yang lain. Oleh karena itu agar
perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka perusahaan harus mempunyai laporan
perusahaan/ laporan bisnis. Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam
menjalankan perusahaan/ bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang dibuat.
Dengan laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam
suatu perusahaan/ bisnis yang dijalankan. Karena dengan laporan teresebut seorang manajer
telah mempunyai patokan/ ukuran dalam menjalankan perusahaan/ bisnis. Maka dari itu
laporan bisnis sangat diperlukan dalam suatu perusahaan/ bisnis.

1.2 Rumusan Masalah

 Apa pengertian dari laporan bisnis?

 Apa fungsi dari laporan bisnis bagi suatu perusahaan?

 Bagaimana persiapan laporan bisnis?

1.3 Tujuan dan Manfaat penulisan

 Agar mahasiswa dapat mengetahui pengertian laporan bisnis

 Agar mahasiswa dapat mengetahui fungsi dari pada laporan bisnis

 Agar mahasiswa dapat mengetahui persiapan laporan bisnis

 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta
menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.

Herta A.Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Efective Business

Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report) : suatu laporan yang memiliki
sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada
seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Sedangkan menurut Himstreet dan Baty dalam bukunya “Busines Comunications”

mendefenisiskan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian
organisasional atau dari satu institusi/ lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupuan lisan
ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara
lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. Dalam bisnis, secara umum penulisan laporan
digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:

a. Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. Misalnya, laporan operasi, laporan
kegiatan karyawan

b. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan

perusahaan. Misalnya kebijakan penempatan karyawan.

c. Untuk memenuhi persyaratan hokum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya,
laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).

d. Untuk mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun kebutuhan eksternal.
Misalnya, laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.

e. Untuk menganalaisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambil keputusan atas isu
tertentu. Misalnya laporan riset, laporan justifikasi.

f. Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru. Misalnya, proposal
penjualan, proposal pengembangan produk baru.
 Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan kedalam jenis sebagai berikut :

1. Laporan menurut fungsinya

Jenis laporan menurut fungsinya terdiri atas laporan informasional dan Laporan Analitis.
Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberikan informasi. Menyajikan fakta-
fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa member rekomendasi.
Sedangkan laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan
mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberikan rekomendasi. Beberpa
contoh dari jenis ini adalah laporana kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan
sebagainya.

2. Laporan menurut subjeknya

Laporan menurut sujeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit
tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akutansi, laporan personalia,
laporan produksi dan sebagainya.

3. Laporan menurut formalitasnya

Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporanpanjang (pada
umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal ataulaporan singkat.

4. Laporan menurut Keasliannya

Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta,dan laporan publik.
Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan ataukuasa dari orang lain; laporan sukarela
disusun atas inisiatif dari
pembuatlaporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat olehorganisasi/perusah
aan swasta; dan laporan publik disusun olehlembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang
dibiayai oleh negara

5. Laporan menurut frekuensinya

Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yangdisusun secara
harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh,laporan penjualan harian;
sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

6. Laporan menurut jenisnya

 Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalambentuk cetakan,
dan laporan panjang (laporan formal).

7. Laporan menurut kegiatan projek

Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan,dan laporan akhir.

8. Laporan menurut pelaksanaan pertemuan

Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, danlaporan
pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatupertemuan berlangsung,
dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topikyang akan dibahas dalam pertemuan
sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan
singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yangmencakup
semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuanmerupakan laporan resmi
yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisihasil pertemuan atau konfrensi penting.

2.2 PERSIAPAN PENULISAN LAPORAN BISNIS

Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu juga
denganmembuat laporan bisnis. Adapun persiapan yang diperlukan sebelum menulis
laporanmencakup palingg tidak lima tahapan berikut ini:

a. Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan; apa yang diinginkan, berapa banyak, mengapa,dan

kapan, akan membantu Anda dalam menetapkan masalah, ruang lingkup,keterbatasan dan
judul suatu laporan.

b. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan

Perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan, baik dari segi
pendidikannya,pengalamannya maupun sikap emosionalnya, agar laporan bisnis yang
disampaikandapat mengenai sasaran.

c. Menentukan ide atau gagasan

Tuliskan semua ide yag terlintas secara umum, kemudian buatlah laporan berdasarkanrencana
kerja yang rinci.
 d. Mengumpulkan bahan yang diperlukan

Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data dalam ingatan Anda. Namun Anda
perlu juga mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder.

e. Menganalisis dan menafsirkan data

Analisis atau penafsiran harus seobjektif mungkin, berusahalah jujur dan tidakmenghilangkan
atau memanipulasi fakta yang relevan.

2.3 Bagian utama laporan bisnis

1) Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni :

a. Pemberi kuasa adalah individu/ organisasi yang meminta laporan

b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam
konflik bisnis

c. Masalah, baisanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan
bisnis dinyatakan

d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis

e. Ruang lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam
sebuah laporan bisnis

f. Metodologi, mengacu kepada metode pengumpulan informasi

g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan
bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan

h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan
bisnis itu, maka latar belakang harus disampaikan

i. Defenisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita
harus menjelaskan kepada pembaca defenisi yang kita maksudkan
 j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua
paragraph dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan, dalam laporan berkala, judul
pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

2) Isi Llaporan

Bagian terpenting dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan dalam bagian ini, kita membahas
dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagian ini dapat
membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik,
harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

3) Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan
analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam
laporan informasional bagian penutup ini dinamakan rangkuman. Sedangkan pada laporan
Analitis disebut kesimpulan dan rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian
penutup adalah sebagai berikut :

a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh kadang kalahnya berisi poin-poin
yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian

b. Kesimpulan, beisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis

c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang
telah dibuat

d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan

program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap
program/ projek yang akan dilaksanakan.

2.4 Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni
cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).

Cara pertama:
 Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih
dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan
cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:

 Eksekutif yang sibuk,

 Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,

 Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral

 Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,

 Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan

 Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera

 Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi

Cara kedua:

Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih
dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada
prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai
berikut:

 Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan
dan rekomendasinya,

 Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),

 Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya

 Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja

 Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi

2.5 Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis

Cara yang terbaik dalam membuat laporan adalah memutuskan sebelum membuat
laporan,dapat mengembangkan tek menurut kejadian berikut ini

 Membuat topik atau criteria

 Menyusun urutan suatu peristiwa arau kejadian- kejadian

 Mendepkrisikan lokasi atau kejadian-kejadian

 Menjelaskan suatu proses atau prosedur

 Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet

 Menyusun urutan tingkat familiaritas

 Menyusun sumber-sumber yang digunakan

 Pemecahan masalah

2.6 Short-Form report versus long-form report

Short-form report

Short-form report atau laporan singkat biasanya terdiri dari maksimal lima halaman. Short-form
report dapat digunakan baik untuk laporan informasional ataupu laporan analitis. Secara umum,
short-form report dalam dunia bisnis jarang yang dilengkapi dengan lembar halamn judul, kata
pengantar, dafar isi, dan rangkuman atau abstark. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah
dhalamn dalam laporan singkatoleh karena itu, sebuah short-form report lebih menekankan
pada tubuh atau isi suatu laporan yang meliputi pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian
penutup dalam memilih suatu format laporan, niasanya kita dihadapkan pada tiga pilihan, yaitu :

a. Preprinted

Laporan singkat dapat menggunakan format laporan yang telah dicetak lebih dahulu, dan kita
tinggal mengisi kolom ataupu baris kosong yang telah disediakan.

b. Surat

Bentuk surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang ditujukan kepada pihak ekstem
organisasi perusahaan. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan juga mempunyai
judul, catatan kaki (footnotes), tabel, serta gambar.

c. Memo

Biasanya bentuk memo digunakan untuk intern organisasi walaupun tidak jarang dipakai dalam
komunikasi dengan pihak ekstem perusahaan.
 Long-Form Report

Secara fisik, hal yang membedakan long-form report atau laporang panjang dengan short-form
report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih banyak dibandingkan dengan
jumlah halaman laporan singkat. Dalam penyusunan sebuah laporan panjang biasanya ada
beberpa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyususnan laporan singkat
seperti perumusan masalah, outline untuk analisis, rencana kerja, penelitian, analisis data.
Seringkali suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh orang-orang yang
memiliki otoritas terhadap suatu laporan. Bila hal ini terjadi, kita perlu mempertanyakan apa
tujuan laporan tersebut disusun, sebelum kita melakukan penelitian lebih jauh. Kemudian,
dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis memungkinkan kita untuk memecahkan
masalah, sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang
sistematis. Yang perlu digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut:

Mengembangkan sturktur yang logis jika tujuan umum kita adalah untuk memberikan informasi
tentang suatu latar belakang diaman orang lain akan menafsirkannya, maka outline
informasional lebih sesuai untuk digunakan jika tujuan penelitian kita adalah untuk
menghasilkan suatu kesimpulan dan rekomendasi, amak kita dapat menggunakan outline
analitis, meskipun pendapat kita secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada mengatur
aturan pembagian. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan baik? Berikut ini adalah
beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu id eke dalam beberapa komponen:

 Memilih prinsip dasar pembagian secara benar,

 Batasi suatu prinsip pada suatu waktu ketika membagi,

 Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda,

 Teliti dalam melakukan pendaftaran semua kelompok

Menyusun outline pembuka bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita suatu
kerangka yang memudahhkan kita melakukan penelitian. Hal ini yang juga penting untuk
diperhatikan dalam menyusun laporan panjang adalan penyusunan rencana kerja.Jika kita
melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk
prestasi atas sejumalh tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, kebanyakkan
proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika proposal (usulan)
diterima.

Disamping rencana kerja, kegiatan penelitian untuk mendapatkan data merupakan hal yang
sangat penting dalam laporan panjang data dapat diperoleh baik dari sumber primer (‘tangan
pertama’) maupun sumber skunder (‘tangan kedua’) data dapat diperoleh dengan cara antara
lain melakukan wawancara, menyeberkan angket atau kuisioner, ataupun dengan melakukan
pengamatan (observasi). Dan akhirnya, kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis
data yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut diatas. Proses analisis pada
 prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan diantara sebagai fakta dan data yang ada dari
berbagai dusut pandang sehingga kita dapat memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan
yang ada dlam peruusan masalah dan rencana kerja dalam laporan kita.

BAB III

PENUTUP

3.1. KESIMPULAN

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta
menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.

Sedangkan menurut Himstreet dan Baty dalam bukunya “Busines Comunications”

mendefenisiskan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian
organisasional atau dari satu institusi/ lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupuan lisan
ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara
lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.

3.2. SARAN

Laporan bisnis harus dibuat oleh setiap pembisnis, karena dengn laporan bisnis akan dapat
mempermudah pembisnis dalam menjalakan bisnisnya. Dengan adanya laporan bisnis
pembisnis dapat mengambil kesimpulan dengan data yang ada. Sehingga dapat meningkatkan
bisnisnya.

Daftar pustaka

Adler, Ronald B and Jeanne M. Elmhorst.1996. Communication at Work: Principles and

practices for Business and Professions Fifth Edition. New York: McGrawH-Hill.

Curtis, dan B. James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional
Communication (Terjemahan) Jakarta: PT. Rosda Jayaputra