KOMUNIKASI BISNIS

LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

1.1 Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis

Menurut Bovee dan Thill, Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang
dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan
laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif dan tersusun teratur, yang digunakan untuk
menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu institusi/lembaga, ke
lembaga yan lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah
(Himstreet dan Baty dalam Purwanto, 1997:88)
Sementara itu, Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya Effektive
Business Communication menyatakan bahwa laporan bisnis tidak memihak, memiliki tujuan
yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis
tertentu.
Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan
suatu kegiatan tertentu (Haryani, 2001:198). Misalnya mendapatkan produk, memperluas
usaha, mendapatkan dana dan lain sebagainya.
Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited proposal
adalah proposal yang ditunjukan kepada pihak di luar perusahaan karena pihak tersebut
mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk atau rencana bisnis
tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak di luar perusahaan
ats inisiatif perusahaan atau tanpa adanya pengumuman atau pemberitahuan dari pihak luar.
Proposal tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk bekerja
sama.
Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasikan dalam bentuk laporan. Dalam
penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk satu jenis laporan anatlitikal. Oleh karena
itu, penyusunan laporan atau proposal memerlukan langkah-langkah yang relatif sama.

1.2 Jenis-Jenis Laporan Bisnis

Ada berbagai jenis laporan bisnis yang digolongkan berdasarkan fungsi, subjek,
formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan
pertemuan.
1.2.1 Berdasarkan Fungsinya
 a. Laporan Informasi (information report)
Berfungsi untuk memberi informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan
rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan
(progress reports), laporan sementara (interim reports) dan laporan triwulan
(quarterly reports).
b. Laporan Analitikal (analitycal report)
Menyajikan fakta, menganalisis dan menafsir, kemudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi. Analytical report disebut juga laporam
rekomendasi (recommendation report), usulan (proposal) atau laporan justifikasi (
justification reports).
1.2.2 Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut
diperoleh. Sebagai contoh, adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan
ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik dan laporan-laporan teknik.
1.2.3 Berdasarkan Formalitas
a. Laporan Formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman dan
mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian panjang
bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1) Body Teks, seperti
pendahuluan, isi dan penutup, (2) Prefatory parts, seperti sampul, judul, halaman,
surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis,
abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi dan daftar tabel, (3) Supplement parts,
seperti lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.
b. Laporan Informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian,
beberapa laporan informal mencakup juga judul halaman, pengirim, catatan akhir
dan lampiran.
1.2.4 Berdasarkan Keasliannya
a. Laporan Otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa
dari komite atau orang lain.
b. Laporan Sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
 c. Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan
swasta.
d. Laporan Publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah, temasuk sekolah-sekolah, rumah sakit atau lembaga-lembaga lain yang
dibiayai oleh negara.
1.2.5 Berdasarkan Frekuensinya
a. Laporan Berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran atau
tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap
jam, laporan penjualan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi
setiap bulan, laporan kegiatan komite setiap kuartal dan laporan anggaran tahunan.
b. Laporan Khusus (special reports)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik
(khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
1.2.6 Berdasarkan Penampilannya
a. Laporan memorandum (memorandum reports)
Laporan memorandum adalah laoran yang menggunakan format memo, yang
mencantumkan kepada , dari, subjek dan tanggal.
b. Laporan Surat (letter reports)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tanga dan
refrensi.
c. Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, instruksi
dan baris-baris kosong.
1.2.7 Berdasarkan Pelaksanaan Proyek
a. Laporan Pendahuluan (preliminary reports)
Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu obyek, hasil yang diharapkan dan
cara melakukan pelatihan pegawai.
b. Laporan Perkembangan (progress reports)
Laporan mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala.
c. Laporan akhir (final reports)
Laporan mengenai akhir pelaksanaan suatu proyek.
1.2.8 Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
a. Agenda (agenda)
Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
b. Resolusi (resulation)
Resolasi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus suatu pertemuan.
c. Notulen (minutes)
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
d. Laporan pertemuan (proceedings)
Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi, yang cakupan bahasannya luas
dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

1.3 Perencanaan Laporan dan Proposal

Persiapan adalah hal yang sangat penting dalam setiap aspek, termasuk dalam membuat
laporan. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal paling tidak mencakup
enam tahapan, sebagai berikut :
1.3.1 Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup
Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah, yang mencakup tujuan
penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang diinginkan,
berapa banyak, mengapa dan kapan, akan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan ruang
lingkup keterbatasan (dana dan waktu) dan judul suatu laporan.
1.3.2 Analisis Audiens
Analisis terhadap penerima atau audiens meru[\pakan tahapan yang penting dalam
mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis perlu
memperhatikan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis perlu
memperhatikan siapa yang akan meneriman laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya,
pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar laporan bisnis yang ingin
disampaikan dapat mengenai sasaran.
1.3.3 Menentukan Ide atau Gagasan
 Dalam tahap ini, semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian, laporan
dibuat berdasarkan rencana kerja yang dirinci. Untuk beberapa laporan, rumusan hipotesis
dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang diperlukan.
1.3.4 Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan
Tahap Keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-data tambahan bisa diperoleh
dengan melakukan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen
pemerintah dan ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data dari catatan organisasi,
surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara dan daftar pertanyaan).
1.3.5 Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun,
untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh dari
berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran harus
objektif, jujur dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan.
1.3.6 Mengorganisasikan Data dan Mempersiapkan Outline Akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara berhati-hati, hasil temuan
diorganisasikan dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline, perlu
dipertimbangkan berbagai metode pengorganisasian.

1.4 Bagian Pokok Laporan dan Proposal

Setelah menyelesaikan enam tahap persiapan, langkah berikutnya adalah membuat
bagian pokok laporan atau proposal, yang mencakup pendahuluan, teks (body) dan penutup.
1.4.1 Bagian Pendahuluan
Pada bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
a. Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan.
b. Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang
akan dibahas dalam laporan.
c. Masalah biasanya didefinisikan di bagian awal bab pendahuluan sebelum
pernyataan mengenai maksud atau tujuan laporan.
d. Maksud penulisan laporan harus tampak di bagian pendahuluan. Elemen tersebut
merupakan hal yang sangat penting dalm suatu laporan. Istilah lain untuk maksud
penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi atau sasaran.
e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
untuk sebuah laporan.
f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa dikumpulkan
dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan wawancara, survei atau
eksperimen.
g. Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat
kabar), catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan dan
sebagainya. Jika menulis laporan tentang pengalaman sendiri, maka pernyataan
yang ditulis dalam laporan adalah sumber.
h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika
pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran
menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
i. Definisi istilah perlu dicantumkan istilah yang memiliki beberapa penafsiran.
j.