SESI/PERKULIAHAN KE 4 -7

TIK: Setelah menyelesaikan perkuliahan ini mahasiswa diharapkan mampu:

1. Menjelaskan pengertiandan penggolongan laporan bisnis

2. Membuat persiapan sebelum menyusun laporan

3. Menentukan bagian pokok laporan

4. Menentukan organisasi tubuh laporan

Pokok Bahasan: Penulisan Laporan Bisnis

Deskripsi singkat: Pokok bahasan ini akan membahas tentang hal-hal yang

berkaitan dengan laporan bisnis antara lain pengertian dan penggolongan

laporan bisnis, persiapan sebelum menyusun laporan bisnis, bagian pokok

laporan bisnis, dan pengorganisasian tubuh laporan bisnis.

I. Bahan bacaan utama:

1. Bovee, C.L. dan
Thill, J.V. 1998. Business Communication Today. Fifth Edition. New
Jersey: Prentice Hall, Upper Saddle River.
II. Bahan bacaan tambahan
2. Dwyer, J. 2003.
1. Curtis, D.B., Floyd, J., dan Windsor, J.l. 1998. Komunikasi Bisnis dan
The Business Communication. Australia: Pearson Education.
Profesional. Bandung: PT Remaja Rosdakarya
3. Ludlow, R. dan
2. Katz, B. 1994. Komunikasi Bisnis Praktis. Jakarta: PT Pustaka
Panton, F. 2000. The Essence of Effective Communication. Yogyakarta:
Binaman Tresindo.
Penerbit Andi
4. Purwanto, D.
Penulisan Laporan Bisnis 29
 III. Pertanyaan Kunci
Ketika anda membaca bahan bacaan tersebut, gunakanlah pertanyaan-
pertanyaan berikut ini untuk membantu anda:
1. Apa pengertian laporan dalam organisis?.

2. Bagaimana penggolongan laporan bisnis?

3. Sebutkan persiapan sebelum menyusun laporan?

4. Bagaimana mengatur bagian pokok laporan?.

5. Bagaimana mengorganisasi tubuh laporan?

IV. Tugas
Carilah contoh masing-masing surat tersebut pada perusahaan yang anda
ketahui.

Penulisan Laporan Bisnis 30

 BAB III
PENULISAN LAPORAN BISNIS

Lembaga-lembaga untuk semua jenis baik bisnis, pemerintah, jasa, dan

social, dihadapkan dengan berbagai macam tugas harian seperti pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan. Untuk semua level organisasi, baik mulai
dari manejemen level ke bawah, menengah, dan puncak, kesemuanya memerlukan
berbagai macam informasi yang sangat diperlukan bagi proses pengambilan
keputusan. Proses pengembangan informasi tersebut akan menghasilkan suatu
laporan.

Dalam pertemuan ini akan dibahas hal-hal yang berkaitan dengan laporan
bisnis antara lain pengertian dan penggolongan laporan bisnis, persiapan sebelum
menyusun laporan bisnis, bagian pokok laporan bisnis, dan pengorganisasian
tubuh laporan bisnis. Masing-masing pokok bahasan tersebut akan dibahas lebih
lanjut berikut ini.

3.1. Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis

Untuk dapat melakukan suatu kegiatan operasi efesien, perusahaan perlu
berbagai macam jenis laporan. Apapun posisi anda, baik sebagai pelatih
manejmen , akuntan, ilmuwan, ekskutif junior, supervisor, wakil direkur atau
peneliti, anda mungkin harus menulis sesuatu laporan kepada atasan anda.
Seringkali efektivitas suatu laporan yang anda sajikan akan menjadi bahan
pertimbangan terhadap promosi maupun gaji anda. Untuk itu, anda perlu
mengetahui bagaimana membuat suatu laporan bisnis secara efesien dan efektif.
Herta A Murphly dan Herbert W. Hildrbrant dalam bukunya “effective
business communication” memberikan definisi tentang laporan bisnis (bisnis
report) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memilki
tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang ataulebih untuk
tujuan tertentu. Sedangkan Himstreet dan baty dalam bukunya “bisnis
Communication” mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan
yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk institusi/lembaga ke

Penulisan Laporan Bisnis 31

lembaga yang lain untuk menbantu pengambilan keputusan atau pemecahan
masalah.
Atas dasar itu tersebut, maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu
laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak memihak,
objektif, penyampaian informasi baik intern maupun ekstern, dan memilki
kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu, yaitu membantu
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Laporan fakta mungkin meliputi kejadian-kejadian, kondisi mutu,
perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Mereka dapat
membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan
tugas-tugas teknik atau operasional atau merencanakan prosedur-prosedur,
pemecahan masalah, dan membuat kebijakan keputusan tentang perencanaan
strategic.
Biasanya suatu laporan menyajikan secara lebih rinci yang dikemas dalam
bentuk memo atau model satu halaman surat bisnis. Laporan memerlukan
perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat bantu visual, dan teknik-teknik
lain yang memungkinkan suatu laporan dapat dan mudah dibaca. Laporan juga
dapat memberikan manfaat dan tujuan suatu penyajian laporan yang akurat,
informasi yang logis dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin dapat kedua-
duanya, baik tertulis atau lisan. Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian
secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. Bagi suatu perusahaan, pada
umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai
keperluan antara lain:
1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan,
misalnya:, laporan opersional ,laporan kegiatan personal.
2. Untuk membantu menginimplementasikan kebijakan-kebijakan
dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan misalnya,
kebijakan penempatan posisi kerja
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hokum dan peraturan-
peraturan yang berlaku bagi perusahaan, misalnya, laporan pajak,

Penulisan Laporan Bisnis 32

 laporan analisis dampak lingkungan, dan laporan ketenagakerjaan
(perburuhan)
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik
bagi keperluan internal maupun eksternal, mislanya laporan
perkembangan dan laporan akhir suatu tujuan.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi
pengmabilan keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu. Misalnya,
laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, dan laporan
justifikasi.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru,

misalnya proposal penjualan.

3.2. Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara

penggolongan baik menurut fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi,
jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan pertemuan.
Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut
ini.
a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk
memberi informasi atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi
informasi (informational report) menyajikan fakta-fakta dan Rangkuman tanpa
melakukan analisis, kesimpulan, atau rekomendasi. Nama lain untuk laporan
informasional adalah Laporan Perkembangan (ltrogress reports), Laporan
Sementara (intern reports), dan LaporanTriwulan (quarterly Reports).
Laporan analitikal (analitycal report) menyajikan fakta"fakta,
menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambii kesimpulan dan
memberi rekomendasi. Laporan analitikal mungkin diberi label, misalnya
laporan rekomendasi (recommendation reports), usulan proposal), atau laporan
justifikasi (justification reports).
b. Menurut Subjeknya

Penulisan Laporan Bisnis 33

 Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada
departemen mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan
akuntansi, laporan periklanan, Iaporan pengumpulan kredit, laporan
pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan
produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan teknik.
c. Menurut Formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar
apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga
dengan istilah laporan panjang (long report); sedangkan laporan nonformal
sering disebut juga dengan istilah laporan singkat (short reports). Laporan
formal umumnya panjang-lebih dari 10 halaman-dan mencakup masalah-
masalah kompleks. Namun demikian, pengertian"panjang" atau "pendek"
adalah bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Lapor formalitasnya mecakup:
Body text: pendahuluan, isi, penutup.
Prefatory parts.' sampul, judul, halaman, surat
kewenangan,penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan,
sinopsis,abstraksi, rangkuman eksekutif; daftar isi, daftar tabel. Supplemental
parts: lampiran, daftar pustak a, catatan akhir, daftar istilah, indeks.
Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian,
beberapa laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman,
catatan akhir, dan lampiran.
d. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, suatu iaporan dapat dibedakan atas dasarotoritas
atau sukarela; juga apakah publik atau swasta. Laporan otoritas(authorized
rEort) adalahsuatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat
kuasa dari orang lain atau komite; laporan sukarela (uoluntary reports) adalah
suatu laporan yang dibuat atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta (priuate
reports) adalah suatu laporan yang dibuat perusahaan-perusahaan swasta.
Laporan pubhlic(public reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh

Penulisan Laporan Bisnis 34

 lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit-rumah
sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiaya oleh negara.
e. Menurut Frekkuensinya
Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasarapakah
secara berkala atau khusus. Laporan berkala Qteriodic report)dapat dikeluarkan
secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan.Yang termasuk
laporan berkala antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjualan
tiap hari, laporan biaya tiap seminggu, laporan produksi setiap bulan, laporan
kegiatan komite tiap kuartar, dan laporan anggaran tahunan. Laporan khusus
ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu informasi muncul. Laporan khusus
(special reporfs) mencakup suatusituasi atau kejadiari yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
f. Menurut Jenisnya
Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh
formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan dapat bersifat informal
(laporan singkat/short reports) maupun formal (lnporan panjang/long
report).Laporan informal meliputi laporan memorandum' laporan surat,
danlaporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
(1) Laporan Memorandum
Laporan memorandum (memorandum report) merupakan suatu laporan
yang menggunakan format memo yaitu kepada, dari, subjek, dan tanggal.
(2) Laporan Surat
Laporan surat (letter rePorts) merupakan suatu laporan yang
menggunakan format surat dengan kepala surat, di dalamnya berisialamat,
salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian referensi.
(3) Laporan dalam bentuh cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudahtercetak,
instruksi, baris-baris kosong.
(4) Laporan Formal

Penulisan Laporan Bisnis 35

 Laporan formal (formal reports) biasanya lebih panjang daripada Iaporan
informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long
report).
g. Menurut Kegiatan Proyek
Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan yaitu:
laporan pendahuluan (preliminary reports), laporan perkembangan (progress
reports), dan laporan aldir (final reports). Laporan pendahuiuan mencakup
bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang diharapkan, dan bagaimana
melakukan pelatihan pegawai. Selanjutnya, setelah pelatihan berlangsung,
perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada saat proyek berakhir,
dibuatlah laporan akhir.
h. Menurut pelaksanaan pertemuan
Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan ke
dalam agenda (agenda), resolusi (resolution), notulen (minutes), dan laporan
pertemuan Qtroceedings). Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum
suatu pertemuan berlangsung. Ia mencakup jadwal pelaksanaan, dan topik yang
akan dibahas dalam perremuan. Hal ini akan membantu peserta dalam
mempersiapkan pertemuan. Resolusi adalahlaporan singkat yang secara formal
berisi pengumuman hasil consensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah
laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung. Ia mencakup
cataran semua hal ,vang terjadi dalam suaru pertemuan. Laporan perremuan
adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi
hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
3.3. Persiapan sebelum menulis laporan bisnis
Persiapan adalah sesuaru yang sangat penring dalam segala aspek,
begitu halnya dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang diperlukan
sebelum menulis laporan mencakup paling tidak 4 tahapan sebagai berikut:
1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
Tahap perrama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang
mencakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-
pertanyaan, seperti: Apa yang diinginkan?, Berapa banyak?, Mengapa?, dan

Penulisan Laporan Bisnis 36

 Kapan, akan membantu Anda dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang
lingkup, keterbatasan (dana dan waktu), dan judul suatu laporan.
2. Pertimbangkan Siapa Yang Akan Menerima Laporan
Memvisualisasikan pembaca atau pendengarAnda dan kebutuhan
merekaadalah tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis.
Dalammempersiapkan laporan bisnis perlu dipertimbangkan berbagai hal yang
berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin laporan bisnis perlu
memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebutdari segi
pendidikannya, pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan
agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience dapat mengenai
sasarannya.
3. Menentukan Ide atau Gagasan
Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas, secara umum.
Kemudianbuatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk
beberapa laporan,rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan
informasi apa yang Anda perlukan. Sebagai contoh, jika tujuanAnda adalah
mencari penyebab tingginyatingkat perputaran dalam perusahaan, Anda dapat
menuangkan ide-ide yangberkaitan dengan kondisi kerja, supervisi, gaji, dan
kebijakan promosi. Kemudian Anda mungkin mempertimbangkan subdivisi
dari topik-topik tersebut. Kondisi kerja dapat mencakup lingkungan fisik
(lokasi kantor, pabrik, kafetaria) dan faktor-faktor nonfisik, seperti bau dan
kebisingan.
4. Mengumpulkan Bahan Yang Diperlukan
Thhap keempat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan
faktayang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Untuk
beberapalaporan mungkin Anda mempunyai data di dalam ingatan Anda.
Meskipundemikian, Anda mungkin perlu juga mencari data-data tambahan
dengan melakukan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat
kabar,dokumen pemerintah, ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data
dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan,
wawancara,daftar pertanyaan).

Penulisan Laporan Bisnis 37

5. Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat
singkat. Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang
didasarkanpada fakta yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini
memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran Anda haruslah
seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau
memanipulasi fakta relevan.
6. Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Outline Akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda

dapatmengorganisasikan hasil temuan dan membuar outline akhir. Tetapi,

sebelum menyiapkan outline, Anda perlu tahu tubuh laporan dan

mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan outline. Setelah

Anda menyelesaikan 6 tahap persiapan, langkah berikutnya adalahadalah

membuat bagian pokok laporan bisnis yang mencakup pendahuluan,teks (text),

dan penutup.

3.4. Bagian Pokok Laporan Bisnis

1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu
dipertimbangKan, antara lain:
a. pemberi kaasa adalah orang yang meminta laporan.
b. layout atau rencana presentasi menceriterakan kepada pembaca apa saja yang
akan dibahas dalam laporan bisnis.
c. Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal bab pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
d. Mabsudpenulisan laporan bisnis harus nampakdalam bagian pendahuluan.
Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan
bisnis. Istilah lain yang seruPa antara lain: tujuan, misi, strategi, atau sasaran.
e. Ruang Lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokokbahasan
untuk sebuah laporan bisnis.

Penulisan Laporan Bisnis 38

f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Anda dapat
memperoleh data dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan atau
melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.
g. Sumber-sumber primer atau sebunder, yang meliputi antara lain:
publikasi(majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan' surat' memo, hasil
wawancara, karyawan, dan sebagainya. JikaAnda menulis laporagr tentang
pengalaman bisnis Anda sendiri, maka pernyataan yangAnda tulis dalamsuatu
laporan bisnis adalah merupakan sumber.
h. Latar Belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan, jika
pembaca perlu latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran
menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan'
i. Definisi Istilah perlu dicantumkan jika Anda menggunakan istilah yang
memiliki beberapa penafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca
definisi yang Anda maksudkan.
j. Keterbatasan misalnya dalam hal dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang
tersedia. seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa
keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut.
k. Rehomendasi menjelaskan tenrang keputusan yang perlu di laporkan didalam
suatu laporan bisnis, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau
mesin setengah pakai, restrukturisasi karyawan, pemberian uang pesangon,
menambah perangkat lunak (sofiware) dan perangkat keras
(hardware), membangun kantor perwakilan, dan sebagainya. Karenapembaca
membaca secara rinci dalam laporan, ia tahu bagaimana fakta yang
adaberpengaruh terhadap keputusan yang telah diambil. Untuk laporan singkat,
beberapa unsur tersebut dapat digabngkanmenjadi satu atau dua paragraph
dengan atau tanpa judul "Pendahuluan". Bahkan dalam laporan berkala, judul
pendahuluan dapat dihilangkan bila isi sedap periode sama dan pembaca telah
mengetahuinya.
2. Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi teks (laporan).
Dalambagian ini, Anda membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting

Penulisan Laporan Bisnis 39

 secararinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu Anda mencapai
maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus
mencakup temuan fakta yang penting dan relevan dan membuang hal-hal yang
tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.
3. Penutup
Bagian penurup berfungsi unruk merangkum laporan secara
menyeiuruh.mengambil kesimpulan, arau memberi rekomendasi. Pengambilan
kesimpulan harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-
bahan yang baru, yang sama sekali belum dibahas dalam bagian pembahasan.
pada bagianpenutup, Informational Report disebut rangkuman dan Analltical
Report disebut kesimpulan, rekomendasi, atau kesimpulan dan rekomendasi.
Bagian penutup sendiri diberi judul rencana tindakan atau proposisi.
a. Rangkuman
Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala
hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat
dan kerugian.
b. Kesimpulan
Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, ranpa memasukkan
pendapat pribadi penulis.
c. Rehomendasi
Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana Tindahan
Rencana tindakan sebagai pernyaraan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/proyek yang akan dilaksanakan.
e. Proposisi
Istilah proposisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis ataujurnal
sebagai suatu pernyataan yang tegas, tunruran yang didasarkan pada suatu
laporan atau artikel.

Penulisan Laporan Bisnis 40

 Bentuk penyusunan suatu laporan mempunyai daya tarik tertentu
yang akan mempengaruhi pembacanya. oleh karena itu, selain maksud dan
subjek laporan, calon pembaca laporan juga harus Anda pertimbangkan
manakala Anda memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh lapora n
(body report) dan bagian teks. Kemudian, Anda perlu membuat topik bahasan
denganbenar.
3.5. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis
1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis Ada dua cara yang dapat digunakan
untuk menyusun yaitu cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung).
a. Cara Deduktif
Kata deduktif (deductiue) atau langsung (direct), berarti
mengambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menjelaskan ide
pokokatau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal-hal yang rinci dijelaskan
Pola laporan bisnis mengikuti cara pengaturan deduktif dapat berbentuk;
sebagai berikut:
Tabel 3.1 Pengaturah Secara Deduktif
Pengaturah secara deduktif
Bagian penutup Atau pendahuluan
Pendahuluan Bagian penutup
Teks (pembahasan) Teks (pembahasan)

Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka

megunakan cara deduktif karena ia memberikan kepada pembacanya
sutugambaran yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. Jika
bagian akhir tidak diungkapkan pada awal (permulaan) laporan, munsir:
pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci agar dapat
segera mengetahui bagian akhir (terminal section) laporan baru kemudian
kembali lagi ke bagian awal. Secara umum, Anda dapat menggunakan cara
deduktif, jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Eksekutif yang sibuk.
2. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.
3. Ingin mengetahui good news ata:u informasi netral.

Penulisan Laporan Bisnis 41

 4. Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah
jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal lapoan.
5. Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera.
6. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif.
b. Cara Induhtif
Cara induktif berbeda cara penyajiannya dengan cara
dedukttifDengan cara induktif Anda menjelaskan fakta-fakta yang ada
sebelumide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda
menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan pendukung lainnya, sebelum sampai
pada bagian kesimpulan atau rekomendasi. Laporan dengan cara induktif
dapat disusun berurutan dengan pola sebagai berikut.
Pendahulaan
Teks (Pembahasan)
Bagian penutup
Anda dapat menggunakan cara induktil jika pembaca Anda
memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami kesimpulan dan rekomendasinya.
2. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (badnews).
3. Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya.
4. Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnyasaja.
5. Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif,
2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuar laporan bisnis adalah
memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga
terbentuk bagian teks laporan bisnis. Anda harus membuat keputusan sebelum
mulai menulis laporan. Anda dapat mengembangkan teks dengan cara-cata
berikut ini
a. Membuat Topik-topik atau Kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat suaru
laporan.Judul utama laporan Anda mungkin menggunakan kriteria standar,

Penulisan Laporan Bisnis 42

 faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila
tujuan laporan Anda adalah untuk menentukan apakah suaru perusahaan
harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain,
keputusan pertama adalah bagaimana menenrukan kriteria yang paling
penting.
b. Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kejadian-kejadian dalam pembuatan
agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat menggunakan
aruran secara kronologis. Periode waktu.seperti tanggal, bulan, tahun, jam,
musim akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya.
c. Mendeshripsihan Lokasi atau Tempat organisasi ini adalah bermanfaat untuk
mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah, pabrik,
kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabang-
cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
d, Menjelashan suatu proses atau prosedur cara pengembangan ini hampir sama
dengan pendekatan kronologis. Metode ini menelusuri tahapan-tahapan,
katakanlah suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin, tahapan prosedur
melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
e, Menyusun Urutan Tinghat Pentingnya secara Alfabet pada urutan perrama
menunjukkan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting,
selanjutnya kurang penting, atau tidak penting.
f. Menyusun urutan tingkat familiaritas.
Cara pengembangannya dengan menyajikan hal-hal yang paling
sederhana (simple) atau familiar kemudian meningkat ke hal-hal yang iebih
kompleks atau yang kurang familiar. Hal ini disebabkan oleh adanya
kecenderungan Anda akan lebih mudah memahami hal-hal yang sudah
diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui.
Menyusun sumber-sumber yang digunakanMetode ini kurang
diminati, kecuali Anda yakin terhadap pembaca bahwa mereka sangar
tertarik terhadap sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini
jika, misalnya, Anda melaporkan seorang ahli yang berpidato di gedung
perremuan pada perusahaan Anda dan Anda diminta untuk hadir.

Penulisan Laporan Bisnis 43

 h.Pemecahan Masalah
Carayang populer ini membahas masalah terlebih dahulu,
keniudiandiikuti dengan cara pemecahan masalahnya. cara ini umum
digunakanuntuk mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat persuasif
3. Metode Outline
Setelah Anda menyusun arau mengorganisasi tubuh dan teks laporan, Anda
akan mengarur juiul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu
outline. Suatu outlineyangbaik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua
halaman atau lebih, outline merupakan alatyangpaling penting dan hemat
waktu. Ia akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu
laporan panjang (laporan formal), ia juga akan menjadi daftar isi laporan Anda.
Sebelum Anda menulis laporan, oudine membantu Anda untuk melihat
hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek
keterkaitan keseluruhan di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan
tumpang tindih (ouerlapping). Sebelum Anda membahas judul dan subjudul,
terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme
dalam judul.
a. Jenis-jenis ludul
Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan kedalam 4
judul, yaitu: (1) judul topik (topic headingl, (2) judul kalimat lengkap
(complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative
sentence heading) , dan (4) Judul varian t (uariant headingl . Judul topic
merupakan judul yang paling familiar atau umum. Mereka terdiri atas kata
tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. Judul kalimat
lengkap selalu mencakup subjek dan predikat. Judul kalimat imperative
(seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek.
Jtrdul uarianr biasanya dimulai dengan participle.
Berikut ini adalah contoh jenis-jenis judul: Judul Topik:
Persiapan dtau PersiaPan Sebelum Menulis Laporan
Judul Kalimat Lengkap: Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis
Laporan

Penulisan Laporan Bisnis 44

 atau Persiapan Adakah Penting
Judul Kalimat Imperatif : Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis
Laporan
Judul Variant Mempersiaphan Sebelum Menulis Laporan Judul yang baik
seharusnya jelas dan menunjukkan subjek yang akandijelaskannya. Di
samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judultopik, maka usahakan
ia tidak menunjukkan pada suatu Pengertian yang terlalu luas.
b. Format Outline
Untuk outline singkat/pendek(short outline) (hanya tiga atau empat
judul dan subjudui), Anda mungkin lebih baik memilih format yang
sederhana (simple). Sedangkan untuk outline yang panjans, Anda dapat
menggunakan salah satu dari ketiga cara yang tersedia.
Kombinasi angka-huruf (numeric combination) adalah y ang paling
populer dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal
system) lebih banyak digunakan daiam laporan sains dan teknik. Kombinasi
huruf-angka lebih banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan
huruf-huruf sebelum sampai pada judul utamanya. Bila Anda menyusun
judul dan sub judul, perlu diperhatikan 5 hal, yaitu:
l. Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan
tertinggi,petimbanghan panjang laporan, subjek, dan pembaca.
2. Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masing-masing
bagian. Misalnya, menurut Bagan 9.2, judul pada i.A mempunyai 10
subjudul, sementara itu I.B tidak memilliki subjudul. Hal ini tentu tidak
menunjukkan adanya keseimbangan. Oleh karena itu, ruang lingkup
judul I.A perlu dipersingkat; sedangkan I.B perlu dikembangkan lebih
lanjut.
3. JikaAnda membagi suatu topik, paling tidak Anda mempunyai dua
subjudul, misalnya A.1 dan A.2.
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan
terlalu sedikit untuk subjudul.
5. Tidak pernah menggunahanjudul Laporan sebagai bagianjudul.

Penulisan Laporan Bisnis 45

 c. Paralelisme dalam judul
Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam
setiap bagian outline. Ini berarti bahwa mereka harus mempunyai bentuk
gramatikal yang sama, seperti merupakan kata benda, frase, atau kalimat.
Sebagai contoh, paralelisme kombinasi angka-huruf dapat digambarkan
sebagai I, II, III, IV V A, B, C, D di bawah I; 1,2, 3 di bawah ILA; 1 dan 2
di bawah II.B; a dan b dibawah II.B.2 dan seterusnya.

3.6 Penutup
Pada bahagian ini diberikan soal-soal
1. Apa yang dimaksud laporan bisnis?.
2. Bagaimana mengorganisasi laporan?.
3. Sebutkan beberapa hal yang diperhatikan dalam membuat laporan
4. Sebutkan jenis-jenis laporan?.
5. Kenapa laporan dalam suatu organisi penting?

Penulisan Laporan Bisnis 46