SESI/PERKULIAHAN KE 3

TIK: Setelah menyelesaikan perkuliahan ini mahasiswa diharapkan mampu:

1. menjelaskan Menjelaskan proses penyusunan pesan bisnis

2. Menentukan tujuan pesan bisnis

3. Melakukan analisis audiens

4. Menentukan ide pokok

 Melakukan pemilihan saluran dan media

Pokok Bahasan: Penulisan Pesan Bisnis

Deskripsi singkat: Pokok bahasan ini akan membahas tentang proses

penyusunan pesan, cara menentukan tujuan pesan bisnis, cara melakukan
analisis audiens dan menentukan pula ide pokok dalam pesan bisnis.

I. Bahan bacaan utama:

1. Bovee, C.L. dan
Thill, J.V. 1998. Business Communication Today. Fifth Edition. New
Jersey: Prentice Hall, Upper Saddle River.
2. Dwyer, J. 2003.
The Business Communication. Australia: Pearson Education.
3. Ludlow, R. dan
Panton, F. 2000. The Essence of Effective Communication. Yogyakarta:
Penerbit Andi
4. Purwanto, D.

Pendahuluan 14
 II. Bahan bacaan tambahan
1. Curtis, D.B., Floyd, J., dan Windsor, J.l. 1998. Komunikasi Bisnis dan
Profesional. Bandung: PT Remaja Rosdakarya
2. Katz, B. 1994. Komunikasi Bisnis Praktis. Jakarta: PT Pustaka
Binaman Tresindo.

III. Pertanyaan Kunci

Ketika anda membaca bahan bacaan tersebut, gunakanlah pertanyaan-
pertanyaan berikut ini untuk membantu anda:

1. Jelaskan proses penyusunan pesan bisnis!

2. Mengapa penentuan tujuan pesan bisnis sangat penting?

3. Mengapa analisis audiens perlu dilakukan?

4. Bagaimana cara melakukan analisis audience?

5. sebutkan dan jelaskan cara-cara menentukan ide pokok!

6. Jelaskan kelebihan dan kekurangan saluran komunikasi lisan dan

tertulis!

IV. Tugas
Carilah Carilah contoh-contoh surat bisnis atau pesan bisnis pada sebuah
perusahaan yang anda kenal!

Pendahuluan 15
 BAB II
PENULISAN PESAN BISNIS

Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari,

baik tertulis maupun lisan. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana

sampai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat

memo, merevisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat

tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain.

Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian

penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diupayakan selalu lebih menarik

dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.

Menyusun pesan bisnis (komunikasi tertulis) yang menarik perhatian,

mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian,

tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan

pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap

berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.

2.1. Proses Penyususnan Pesan Bisnis

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses

penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak
ada proses penyusunan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah
langkah umum dalam menyusun pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan.
Proses penyusunan pesan bisnis (komunikasi tertulis) umumnya terdiri atas 3
(tiga) tahap sederhana, yaitu:
1) Perencanaan pesan

Pendahuluan 16
 Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang
akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi:
a. Penentuan tujuan
b. Analisis audiens
c. Penentuan ide pokok
d. Pemilihan saluran dan media
2) Penyusunan pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan kedalam
pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari
penyusunan kata-kata, kalimat,paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan
digunakan untuk mendukung ide/gagasan.
Tahap itu meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu:

a. Mengorganisasikan pesan
b. Memformulasikan pesan
3) Revisi pesan
Pesan yang telah disusun dikaji untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas
format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:
a. Menyunting pesan
b. Menulis ulang
c. Memproduksi pesan
d. Mencetak pesan

Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pada masing-masing tahap

proses penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40%, menyusun draft
dasar 20%, dan merevisi 40% dari waktu total (Vik & Gilsdorf dalam Haryani,
2001:87)

Pendahuluan 17
 Pada bab ini akan dibahas tahap pertama dari proses penulisan pesan
bisnis, yaitu perencanaan pesan bisnis yang dimulai dengan penentuan tujuan
pesan bisnis.

2.2. Penentuan Tujuan Pesan Tertulis

Pesan bisnis dapat menciptapkan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-

pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan
meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan goodwill, setiap pesan
bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan
dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu (1) memberi informasi
(informming); (2) membujuk atau persuasi ( persuading); dan (3) melakukan kerja
sama atau kolaborasi (collaborating). Masing- masing tujuan tersebut akan
menentukan tingkat partisipasi penerima dan tingkat pengendalian pengirim.
Gambar 5.1 menyajikan hubungan antara partisipasi komunikan dengan kendali
komunikator ( Bovee dan Thill. 2003: 101).

TINGGI Kerjasama

SEDANG Membujuk
informas
INFORMASI
RENDAH SEDANG TINGGI

Gambar 2.1 Hubungan antara Partisipasi Komunikan dengan Kendali

Komunikator

Pendahuluan 18
 Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan sedikit saja
partisipasi komunikan, dan kendala pesan sepenuhnya berada pada komunikator.
Pesan yang bersifat persuasif akan memerlukan pertisipasi komunikan dan
interaksi yang lebih tinggi, serta pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya
berada pada komunikator. Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerja
sama, akan diperlukan partisipasi maksimum dari komunikan dan kendali
komunikator terhadap isi pesan yang lebih rendah.

Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan.
Oleh karena itu, tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan
dengan tujuan perusahaan (organisasi).

2.3 Analisis Audiens

Setelah tujuan bisa ditetapkan dengan baik, langkah selanjutnya adalah melakukan
analisis audiens. Oleh karena itu, analisis terhadap audiens adalah sangat perlu
dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi.
Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda- beda atas atas pesan yang
mereka terima.

a. Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih

mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga,
reaksi atas pesan yang di kirim kepada orang yang sudah di kenal pada
umumnya bisa di perkirakan.contoh audiens yang sudah di kenal adalah
atasan, rekan kerja, pelanggan lama, dan pemasok lama.

Apabila audiens belum dikenal, petunjuk berikut bisa dipergunakan untuk

membantu melakukan analisis (Bovee dan thill 2003: 103)

Analize Siapa pikahak penerima pesan?

Understand Bagaimana pengetahuan penerima mengenai

subjek?

Pendahuluan 19
 Demographics Berapa umur, jenis kelamin,pendidikan penerima?

Interests Apa yang menarik perhatian penerima?

Environment Apakah penerimaa bersahabat atau bermusuhan?

Needs Informasi apa yang diperlukan penerima?

Customize bagaiman penyesuaian pesan yang diperlukan?

Expeectation Apa yang diharapkan penerima?

b. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil
keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah
yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.
c. Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens
Jumlah penerima juga memperngaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis
yang ditunjukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan
bisnis yang ditujukan kepada banyak orang. Gaya penulisan, format, dan
bahasa pesan bisnis yang ditujukan kepada orang banyak cenderung lebih
formal.
d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim,
maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif
sama terhadap suatu pesan. Dalam keadaan demikia, pengirim tidak perlu
melakukan usaha-usaha tertentu untuk memberikan pemahaman kepada
penerima. Namun apabila penerima memiliki latar belakang yang berbeda,
maka pengirim harus siap untuk memberikan penjelasan-penjelasan tanpa
rasa bosan agar tidak terjadi kekeliruan interprestasi.
e. Memperkirakan reaksi penerima

Pendahuluan 20
 Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai,
serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
f. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima.
Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci
sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar
pesan bisnis mapu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu:
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens.
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin
diketahuinya. Cobalah menggali keinginan audiens dengan melakukan
pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk menghindari keragu-
raguan.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi

kebutuhan yang tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan menimbulkan
kesan baik karena audiens memperoleh informasi yang lebih luas dari
harapa.

3. Berikan semua informasi yang dipperlukan oleh audiens.

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W
+ 1 H (Who, What ,Why, When , Where dan How).
4. Pastikan informasi yang diberikan akurat.
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlebih dahulu
sebelum mebuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi,
perhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan
keabsahannya.
5. Tekanan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Pendahuluan 21
 Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pasa
gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
g. Memuaskan Kebutuhan Emosional dan Praktik Audiens.
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal
mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Kegagalan itu biasa
disebabkan oleh pesan yang menyajikan informasi yang tidak diperlukan,
alasan yang dikemukan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak
menarik untuk dibaca.
Hal yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens
yang juga melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap masalah
bisnis. Mereka pada umumnya sibuk dan tidak memiliki banyak waktu untuk
membaca pesan. Di samping itu, audiens pada umumnya enggan melakukan
perubahan.

Untuk mencapai tujuan komunikasi, di upayakan agar pesan bisnis

menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun
dengan format yang menarik.

2.4 Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis, baik panjang maupun pendek pasti mengacu pada suatu ide
pokok ( main idea). Ide pokok biasanya didukung oleh ide- ide lain ( supporting
idea). Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi
dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens.
Topik merupakan suatu subjek yang luas. Dengan demikian, ide poko tidak sama
dengan topik.

Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreatifitas. Ada tiga

teknik atau cara yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide pokok.

a. Brainstorming
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai
kemungkinan ide poko secara leluasa. Idde yang diperole dengan cara
tersebut akan lebih berpariatif, baru, dan orisinil.

Pendahuluan 22
 b. Petunjuk atasan
Dalam organisasi yang menganut sistem senioritas, para pelaksana cenderung
meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
c. Kebiasaan
Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian yang berulang-ulang biasanya
dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok
dilakukan berdasarkan kebiasan.
Topik : Iuran Anggota Asosiasi
Ide pokok : Iuran anggota merupakan sumber dana asosiasi
Dengan membayaran iuran, anggota akan memperoleh bebrapa manfaat
tambahan, seperti mengikuti seminar tanpa dipungut bayaran lain, komunikasi
antar anggota lebih lancar, memperoleh newszletter gratis, dan bebas
menggunakan fasilitas milik asosiasi.

Ide pendukung : Manfaat yang diterima lebih banyak dari uang yang
dikeluarkana

: Pembayaran iuran tidak memberatkan dan merepotkan

anggota

Setelah ide pokok ditentukan, berikutnya perlu diperhatikan batasan atau

cakupan informasi yang menyangkut luas maupun kedalaman. Hal tersebut perlu
dilkukan mengingat manusia memilki keterbatasan dalam menerima informasi,
misalnya akibat gangguan dalam menerima informasi atau kurangnya kredibilitas
komunikator. Pesan yang bersifat umum dan luas sebaiknya dikoreksi llagi agar
lebih spesifik dan mudah dipahami.

2.5 Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sangat penting dilakukan dalam perencanaan pesan
yang berpusat pada penerima. Komunikasi efektif dan tidak efektif dapat
dibedakan melalui pilihan atas saluran dan media komunikasi. Pilihan saluran dan
media komunikasi sangat tergantuntung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan

Pendahuluan 23
harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral
communication) dan tertulis (written communication). Masing-masing saluran memiliki
beberapa jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang
digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima.

a. Saluran Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis.
Komunikasi itu antara lain, percakapan antara 2 orang secara langsung (tatap
muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentase
bisnis. Saluran itu disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis,
dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberi umpan balik
(feedback).
Tentu saja tidak semua pesan biasa dengan tepat dikomunikasikan secara
lisan. Informasi yang kontroversial dan aktifitas pengailambilan keputusan akan
terasa sesuai bila menggunakan saluran itu karena reaksi non verbal penerima
mudah diketahui dan komunikator dapat dengan segera mengambil tindakan yang
tepat. Kekurnagn atau kelemahan saluran itu adalah sifatnya yang spontan
sehingga pesan sering tidak dapat di rencanakan dan diorganisasikan dengan baik.
Disamping itu pesan lisan yang disampaikan dari orang ke orang akan membuka
peluang terjadinya distorsi.
Saluran lisan dapat digunakan apabila:
a. Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
b. Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
c. Tidak memerlukan cacatan permanen
d. Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
e. Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan.

Tipe atau tingkatan komunikasi sangat menentukan tempat dan media

yang diigunakan. Komunikasi lisan antara pribadi bisa dilakukan diruang kerja
hanya dengan panca indra atau dengan media elektronik, seperti telepon dan voice

Pendahuluan 24
mail. Selain memiliki kelebihan dalam kecepatan pengiriman dan penerimaan
informasi telpon dan voice mail juga lebih ekonomis.

Dalam aktivitas komunikasi yang melibatkan audiens yang lebih banyak,

biasanya digunakan media kelompok atau publik, misalnya seminar, rapat, dan
konfrensi yang diselenggarakan disuatu tempat yang lebih luas dengan bantuan
peralatan audio visual jarak dekat maupun jarak jauh. Sementara dalam
komunikasi massa, biasanya digunakan media elektronik, misalnya radio, film,
televisi, komputer, dan vidio cassette/tape.

b. Saluran Komunikasi Tertulis

Pesan- pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat,
memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis dilakukan dengan
hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat.

Pesan –pesan tertulis bisa ditulis dengan tangan atau bantuan media
elektronik. Media elektronik biasanya dipergunakan adalah mesin faks, telegram
dan e-mail.

Saluran komunikasi tertulis tepat dipergunakan bila:

a. Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

b. Pesan terinci dan kompleks
c. Memerlukan perencanaan yang seksama
d. Memerlukan catatan permanen
e. Penerima dalam jumlah banyak
f. Penerima sulit di jangkau karena tersebar secara geografis
g. Ingin meminimalkan peluang historis
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan
bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.
Kekurangan adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa di
peroleh oleh dalam waktu yang cepat.
Media pada saluran lisan :
1. Percakapan tatap muka (pidato, rapar, seminar, konferensi)

Pendahuluan 25
 2. Telpon , voice mail
3. Radio, televisi, komputer
4. Pita audio dan vidio
5. Teleconference
6. Vidio conference

Media pada saluran tertulis:

1. Surat,memo, laporan, proposal
2. Electronic mail (e-mail)
3. Telepon (SMS)
4. Koputer
5. Faks
6. Telegtam
7. Pos biasa dan khusus

2.4. Kekayaan Media

Kekayaan media adalah nilai dari media dalam situasi komunikasi. Gambar 5.2
menunjukkan kontinum kekayaan media. Kekayaan di tetepkan oleh kekayaan
media untuk menyampaikan pesan dengan memakai lebih dari satu isyarat,
memudahkan umpan balik, dan menetapkan fokos pribadi (Bovee dan Thill,
2003:31).

Pendahuluan 26
 Semakin kaya

Tatap wajah
Telepon e-mail
Dokumen dengan alamat
yang dituju(surat memo)

Dokumen tanpa alamat

yang dituju (selebaran)

Semakin miskin

Gambar 2.1 Kontinum Kekayaan Media

Sumber: Bovee dan Thill, 2003, hal.31

Komunikasi tatap muka adalah media yang paling kaya karena bersifat
pribadi, menyediakan umpan balik verbal dan nonverbal secara langsung, dan
menyampaikan emosi di balik pesan. Namun, tatap muka juga merupakan salah
satu media yang paling terbatas karena penerima dan pengirim pesan harus berada
di satu tempat yang sama saat berkomunikasi. Keterbatasan itu dapat di atasi
dengan penggunaan teknologi maju berupa teleconferece.
Media yang paling kaya di gunakan untuk mengirimkan pesan nonrutin
yang bersifat konpleks. Media kaya di gunakan untuk menyampaikan kepedulian
dan memperoleh komitmen. Gunakan media yang lebih miskin untuk
menyampaikan pesan rutin dan sederhan. Media paling miskin di gunakan apabila
umpan balik tidak terlalu penting.

Pendahuluan 27
2.6. Penutup
Pertanyaan :
1. Jelaskan proses penyusunan pesan bisnis!
2. Jelaskan tujuan komunikasi bisnis secara umum!
3. Mengapa penentuan tujuan pesan bisnis sangat penting?
4. Mengapa analisis audiens perlu dilakukan?
5. Bagaimana cara melakukan analisis audience?
6. sebutkan dan jelaskan cara-cara menentukan ide pokok!
7. Kenapa cukupan pesan bisnis perlu diperhatikan?
8. Jelaskan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih saluran
dan media komunikasi!
9. Jelaskan kelebihan dan kekurangan saluran komunikasi lisan dan tertulis!
10. Apa yang dimaksud dengan kekayaan media?

Pendahuluan 28