KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah S.W.T karena

berkat Rahmat dan karunianya sehingga kami dapat menyusun sekaligus
menyelesaikan tugas makalah komunikasi bisnis tentang “Penulisan Laporan
Bisnis, Penulisan Laporan Singkat dan Penulisan Laporan Formal”.
Terselesaikannya makalah ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak.
Karena itu, kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Djauhar Edi Purnomo, SE.,M.Si atas bimbingan dan arahan
pembelajaran kepada kami.
2. Teman-teman kelompok kami yang telah bekerja sama dalam mebuat
makalah ini.
3. Teman-teman yang telah menyampaikan kritik/saran dalam membuat
makalah ini.
Kami Sadar bahwa dalam membuat makalah ini kurang sempurna.
Kekurangan-kekurangan yang ada dapat menjadi peluang untuk meningkatkan
tugas selanjutnya.
Semoga makalah ini mendapat berkah dan ridha dari Allah SWT sehingga
dapat membawa manfaat bagi para pebaca khususnya bagi diri kita sendiri.
Aamiin.

Pekalongan, 28 Januari 2019

Penulis

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... 1

DAFTAR ISI .......................................................................................................... 2

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 3

A. Latar Belakang ......................................................................................... 3

B. Rumusan Masalah .................................................................................... 3

C. Tujuan Penulisan ...................................................................................... 4

BAB II PEMBAHASAN ....................................................................................... 5

A. ARTI DAN PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS ........................... 5

B. PERSIAPAN PENULISAN LAPORAN BISNIS ................................... 9

C. BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS ................................................ 10

D. ORGANISASI TUBUH LAPORAN BISNIS ....................................... 13

E. KARAKTERISTIK LAPORAN SINGKAT .......................................... 17

F. MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK ................................... 18

G. PERENCANAAN LAPORAN SINGKAT ............................................ 23

H. PENENTUAN STRUKTUR DASAR ................................................... 24

I. PENGORGANISASIAN LAPORAN SINGKAT ................................. 24

J. MENDEFINISIKAN MASALAH ......................................................... 27

K. KERANGKA UNTUK ANALISIS ....................................................... 28

L. MENYUSUN RENCANA KERJA ........................................................ 34

M. MELAKUKAN PENELITIAN .............................................................. 34

N. ANALISIS DATA .................................................................................. 38

BAB III PENUTUP ............................................................................................. 40

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 40

2
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan
yang satu dengan yang lainnya atau antara seseorang dengan orang
lainnya. Persaingan itu baik dalam bentuk meraih keuntungan maupun
dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu perusahaan harus lebih mantap
dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidak tertindas oleh pihak yang lain.
Oleh karena itu, agar perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka
perusahaan harus mempunyai laporan. Laporan ini biasanya terdiri dari
laporan bisnis, laporan singkat dan laporan formal. Dimana setiap laporan
dibuat dengan tujuan yang berbeda-beda.
Laporan bisnis itu adalah suatu laporan yg memiliki sifat netral,
tidak memihak, memiliki tujuan yg jelas dan rencana penyajian fakta
kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Biasanya diminta
oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki
suatu tujuan tertentu.
Laporan singkat sering disebut juga dengan istilah laporan
informal. Laporan informal memiliki berbagai karakter yang
membedakannya dengan laporan formal. Penyusunan suatu draft laporan
mencakup berbagai keputusan seperti panjang, gaya, format, dan
pengorganisasian laporan.
Macam-macam laporan ini perlu dibuat agar lebih mudah dalam
menjalankan perusahaan atau bisnis kedepannya, berdasarkan data dari
laporan bisnis yang dibuat. Sehingga data dari laporan tersebut dapat
digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan atau
bisnis yang dijalankan.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis?

3
 2. Bagaimana Persiapan Penulisan Laporan Bisnis?
3. Apa Bagian Pokok Laporan Bisnis?
4. Apa Organisasi Tubuh Laporan Bisnis?
5. Karakteristik Laporan Singkat?
6. Mambuat Laporan Bisnis yang Baik?
7. Perencanaan Laporan Singkat?
8. Penentuan Struktur Dasar?
9. Pengorganisasian Laporan Singkat?
10. Mendefinisikan Masalah?
11. Kerangka untuk Analisis?
12. Menyusun Rencana Kerja?
13. Melakukan Penelitian?
14. Analisis Data?

C. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis
2. Mengetahui Persiapan Penulisan Laporan Bisnis
3. Mengetahui Bagian Pokok Laporan Bisnis
4. Mengetahui Organisasi Tubuh Laporan Bisnis.
5. Mengetahui Karakteristik Laporan Singkat
6. Mengetahui Mambuat Laporan Bisnis yang Baik
7. Mengetahui Perencanaan Laporan Singkat
8. Mengetahui Penentuan Struktur Dasar
9. Mengetahui Pengorganisasian Laporan Singkat
10. Mengetahui Mendefinisikan Masalah
11. Mengetahui Kerangka untuk Analisis
12. Mengetahui Menyusun Rencana Kerja
13. Mengetahui Melakukan Penelitian
14. Mengetahui Analisis Data

4
 BAB II PEMBAHASAN

A. ARTI DAN PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS

1. Pengertian Laporan Bisnis
Agar dapat melakukan suatu kegiatan bisnis secara efisien,
perusahaan perlu berbagai macam jenis laporan. Untuk itu, Anda perlu
tahu bagaimana membuat suatu laporan bisnis. Sementara itu, Herta A
Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Business
Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas dasar definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu laporan
bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak,
objektif, menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut
informasi eksternal maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang
memiliki wewenang yang lebih tinggi, memiliki tujuan yang jelas.
Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis
digunakan untuk memenuhi keperluan, antara lain:
a. Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan.
Misalnya laporan operasional, laporan kegiatan personal.
b. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan
prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya:
kebijakan penempatan posisi kerja.
c. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-
peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak,
laporan analisis, dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan
(perburuh).
d. Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan.
Misalnya laporan perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.

5
e. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi
pengambilan keputusan atas masalah tertentu. Misalnya laporan
penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.
f. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Misalnya: proposal penjualan.

2. Jenis –Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut
fungsi, subjek, formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan,
pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing
penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :
a. Berdasarkan Fungsinya
- Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-
fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik
kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk
information report adalah laporan perkembangan (progress
reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan
(quarterly report).
- Laporan analitikal(Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian
mengambil kesimpulan dan memberi
rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau
laporan justifikasi.
b. Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat
laporan tersebut diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi,
laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan
pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi,
laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-
laporan teknik.

6
c. Berdasarkan formalitasnya
- Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10
halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun
demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi
dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks:
pendahuluan, isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul,
halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman,
penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi,
dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka,
catatan akhir, daftar istilah dan indeks.
- Laporan informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun
demikian, sejumlah laporan informal mencakup judul halaman,
pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
d. Berdasarkan Keasliannnya
- Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar
permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain.
- Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif
sendiri.
- Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-
perusahaan swasta.
- Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-
lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau
lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh negara.
e. Berdasarkan Frekuensinya
- Laporan berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan,
semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara
lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari,

7
 laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan,
laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.
- Laporan khusus (special report)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu
informasi yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam
perusahaan.
f. Berdasarkan Jenisnya
- Laporan Memorandum (periodic report)
Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan
kepada, dari, subjek, dan tanggal.
- Laporan surat (letter report)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat
dengan kepala surat yang didalam berisi alamat, salam pembuka,
penutup, tanda tangan dan referensi
- Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak,
intruksi, dan baris-baris kosong.
- Laporan formal (formal report)
Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal,
laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long
report).
g. Berdasarkan Kegiatan Proyek
Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu :
- Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan
suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan
pegawai.
- Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan
pelaksanaan proyek secara berkala
- Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan
suatu proyek.

8
 h. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
- Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum
pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik
yang akan dibahas dalam pertemuan.
- Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal
berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.
- Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan
yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi
dalam pertemuan.
- Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resmi, yang
cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau
konferensi penting.

B. PERSIAPAN PENULISAN LAPORAN BISNIS

Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek,
begitu halnya dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang harus
dilakukan sebelum menulis laporan bisnis :
1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah
yang mencakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-
pertanyaan akan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang
lingkup, dan judul suatu laporan.

2. Pertimbangkan Siapa yang akan Menerima Laporan

Dalam mempersiapkan laporan bisnis, perlu dipertimbangkan
berbagai hal yang berkaitan dengan audiens. Hal ini bertujuan agar laporan
bisnis yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mengenai sasarannya.

3. Menentukan Ide atau Gagasan

Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum.
Kemudian buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk

9
 beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan
informasi apa yang diperlukan.

4. Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan

Tahap keempat adalah mengumpulkan fakta-fakta yang diperlukan
dari sumber-sumber yang terpercaya. Untuk beberapa laporan mungkin
Anda mempunyai data dalam ingatan Anda. Namun, diperlukan juga
mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian.

5. Menganalisis dan Menafsirkan Data

Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang
sangat singkat. Namun untuk laporan panjang memerlukan waktu yang
berlebih. Berusahalah jujur, dan tidak menguangi atau menambahkan data
yang sudah relevan.

6. Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir

Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda
dapat mengorganisasi hasil temuan, dan membuat kerangka akhir. Tetapi,
sebelum menyiapkan kerangka, Anda perlu tahu tubuh laporan dan
mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan kerangka.

C. BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS

1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan sebelas hal yang perlu
dipertimbangkan, antara lain :
a. Pemberi kuasa adlah orang yang meminta laporan.
b. Layout atau rencana presentasi menceritakan pada pembaca apa saja
yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
c. Masalah biasanya didefisinikan pada awal-awal bab pendahuluan
sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.

10
d. Maksud penulisan laporan bisnis harus tampak dalam bagian
pendahuluan. Elmen tersebut merupakan hal yang sangat penting
dalam suatu laporan bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain : tujuan,
misi, strategi , atau sasaran.
e. Ruang lingkup berkaitan dengan cukup luas cangkupan atau batas
suatu pokok bahasa untuk sebuah laporan bisnis.
f. Meteologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Dapat
memperoleh data dengan membaca bahan-bahan diperpustakaan atau
melakukan wawan, survei, atau eksperimen.
g. Sumber-sumber primer atau skunder meliputi antara lain : publikasi (
majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, catatan memo, dan
sebagainya. Jika anda menulis laporan tentang penglaman bisnis anda
sendiri, pernyataan yang anda tulis dalam suatu laporan bisnis
merupakan sumber.
h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadang kita
dimasukkan, jika pembaca perlu latar belakang informasi untuk
memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas
terhadap suatu pokok bahasan.
i. Definisi istilah perlu dicantumkan jika anda menggunakan istilah yang
memiliki beberapa tafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca
definisi yang anda maksudkan.
j. Keterbatasan seperti dalam hal dana, waktu, sistem peneliti, atau data
yang tersedia. Seseorang penulis tidak perlu malu-malu untuk
menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan
penelitian lebih lanjut.
k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaprkan
didalam suatu laporan bisnis, misal keputusan antara pembeli mesin
baru atau mesin setengah pakai.. karena pembaca membaca secara
rinci dalam laporan, ia tahu bagaimana fakta yang ada berpengaruh
terhadap keputusan yang diambil.

11
 Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan
menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul “Pendahuluan”.
Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan, bila
setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

2. Teks
Bagian terpanjajng dari suatu laporan bisnis adalah isi teks. Dalam
bagian ini, membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara
rinci. Disamping itu, bagian ini dapat membantu mencapai maksud
penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik harus
mencangkup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-
hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan
bisnis.

3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara
menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
Pengambilan kesimpulan harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak
memasukan bahan-bahan yang baru , yang sama sekali belum dibhas
dalam bagian pembahasan. Pada bagian penutup, laporan informasi
disebut rangkuman dan laporan analitikal disebut kesimpulan,
rekomendasi, atau kesimpulan dan rekomendasi. Bagian penutup sendiri
diberi judul rencana tindakan atau proposisi.
a. Rangkuman
Rangkuman berisi ringkasa pembahasan secara menyeluruh. Kadang
kala hanya berisi butir-butir yang penting, kekuatan dan kelemahan,
atau manfaat dan kerugian.
b. Kesimpulan
Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukan pendapat pribadi penulis.
c. Rekomendasi

12
 Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan
pada kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana Tindakan
Rencana tindakan merupakan pernyataan terkahir yang mencankup
waktu pelaksana program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang
yang bertanggung jawab terhadap program/proyek yang akan
dilaksanakan.
e. Proporsisi
Istilah proporsisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis
atau jurnal sebagai suatu pertanyaan yang tegas, yaitu tuntutan yang
didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

D. ORGANISASI TUBUH LAPORAN BISNIS

Bentuk penyusunan laporan mempunyai daya tarik tertentu yang
akan mempengaruhi pembaca .
1. Cara menyusun Tubuh Laporan Bisnis
Ada dua cara yang digunakan untuk menyusun tubuh laporan
bisnis, yaitu cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung).
Kebanykan laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin
tahu terlebih dahulu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi
laporan bisnis.
a. Cara deduktif
Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka
menggunkan cara deduktif karena memberikan kepada pembacanya
suatu gambaran yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih
rinci. Secara umum, anda dapat menggunkan cara deduktif jika
pembaca anda memiliki karakterisitik sebagai berikut.
 Esekutif yang sibuk.
 Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.
 Ingin mengetahui good news atau informasi netral.

13
  Ingin menganalisis data lebih baik dan hal ini akan menjadi lebih
mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal
laporan.
 Ingin mengetahui pandangan menulis dengan segera.
 Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif.
b. Cara induktif
Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide pokok, kesimpulan
atau rekomendasi dikemukakan. Dan menyajikan fakta-fakta seta
bahan-bahan pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian
kesimpulan atau rekomendasi.
Dapat menggunakan cara induktif jika pembaca anda memiliki
karkaterisitik sebagai berikut.
 Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk
dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya.
 Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan ( bad
news).
 Mungkin merasa kesimpulannya tidak bisa dan dapat
menerimannya.
 Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya
saja.
 Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif.

2. Cara menyusun Teks Laporan Bisnis

Salah satu tugas paling rumit dalam mebuat laporan bisnis adalah
memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta –fakta yang tersedia
sehingga terbentuk bagian teks laporan bisnis. Dapat mengembangkan tek
dengan cara-cara berikut.
a. Membuat Topik-topik atau kriteria
Merupakan hal yang umum dalam mebuat suatu laporan. Judul utama
mungkin menggunkan kriteria standar, faktor-faktor pemecahan
masalah, manfaat, atau karakterisitik. Apabila tujuan laporan adalah

14
 untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli,
memproduksi sendir, atau menyewa dari perusahaan lain, keputusan
pertama adalah bagiaman mennetukan kriteria paling penting.
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
Pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan
dapat menggunakan aturan secara kronologis. Periode waktu, seperti
tanggal, bulan, atau tahun, jam, dan musim akan sesuai dengan
pppokok pembahsan.
c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
Bermafaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka
di rumah, pabrik, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional dengan
cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagia penjuru
dunia.
d. Menjelaskan suatu Proses Prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis
Metode ini menelusiuri tahpan-tahapan, katakanlah suatu tahap
kebijakan-kebijakan, operasi mesiin , tahapan prosedur melakukan
tabungan atau penarikan simpanan.
e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet
Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide , kejadian-kejadian atau
topik yang paling penting, selanjutnya baru yang kurang penting, atau
tidak penting.
f. Menyusun urutan Tingkat Formalitas
Cara menjadikan hal-hal yang paling sederhana atau familier
kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang
familier. Hal ini disebabkan oleh adanya kecendrungan. Anda akan
lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya dari
pada yang tidak atau belum diketahui.
g. Menyusun Sumber-sumber yang Digunakan
Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin bahwa pembaca
sangat tertarik terhadap sumber informasinya. Anda dapat

15
 menggunakan cara ini jika, misalnya, anda melaporkan seorang ahli
yang berpidato di gedung pertemuan pada perusahaan anda dan anda
diminta untuk hadir.
h. Pemecahan Masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, kemudian
diikuti dengan cara pemecahan masalahnya. Cara ini umum digunakan
untuk mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat persuasi.

3. Metode Kerangka
Sebelum menulis laporan, kerangka membantu untuk melihat
hubungan di antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek
keterkaitan keseluruhan dalam suatu susunan yang logis, dan
menghilangkan tumpang tindih.
a. Jenis-jenis Judul
Dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan ke
dalam 4 judul judul topik, judul kalimat lengkap, judul kalimat
imperatif, dan judul varian. Judul topik merupakan judul yang paling
familier atau umum. Judul itu terdiri atas kata tunggal, beberapa kata,
frase singkat. Judul kalimat lengkap selalu mencangkup subjek dan
predikat. Judul kalimat imperatif dimulai dengan suatu kata kerja dan
tidak memiliki subjek. Judul varian biasanya dimulai dengan
participel.
b. Format Kerangka
Kerangka singkat/pendek, yaitu hanya tiga atau empat judul dan
subjudul. Sedangkan untuk kerangka panjang, dapat menggunakan
salah satu dari ketiga cara yang tersedia.
Bila menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal, yaitu :
 Tempat ide-ide yang paling penting pada tingkat tertinggi, lalu
pertimbangkan panjang laporan, subjek, dan pembaca.
 Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masing-
masing bagian.

16
  Jika anda membagi suatu topik paling tidak anda mempunyai dua
subjudul.
 Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan
jangan terlalu sedikit untuk subjudul.
 Tidak pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul.
c. Pararelisme dalam Judul
Semua judul harus pararel, artinya mempunyai tingkat yang sama
dalam setiap bagian kernagka. Ini berarti bahwa judul harus
mempunyai bentuk gramatikal yang sama, seperti semua merupakan
kata benda, frase, atau kalimat.

E. KARAKTERISTIK LAPORAN SINGKAT

Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup
materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang
efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat
yang terdiri atas satu atau dua halaman laporan singkat.
Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang yang
dilengkapi dengan preliminary parts (seperti lembar halaman judul, surat
pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak). Hal ini disebabkan
suatu laporan singkat hanya terdiri atas satu atau dua lembar halaman saja.
Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body)
suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian
penutup.
Disamping itu, suatu laporan singkat mencakup beberapa elemen
penting dalam suatu laporan formal, antara lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang
pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.

17
F. MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK
Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan
untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi.
Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen
(tetap), sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah
atau sekadar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan
mengalir dari pucuk pimpinana ke bawahan sebagai suatu
pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang
telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Namun, adakalanya suatu
laporan mengalir dari bawahan ke pucuk pimpinan sebagai suatu alat
memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau
departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi.
Laporan bisnis merupakan suatu alat manajemen yang sangat
penting dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu,
seringkali staf manejemen mengalami kesulitan dalam melakukan
pemantauan terhadap berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu
organisasi. Di samping itu, mereka juga tidak memiliki latar belakang
khusus yang diperlukan baik untuk melakukan penelitian maupun evaluasi
terhadap hal-hal tertentu.
Pada umumnya, apabila orang-orang bisnis berbicara tentang
laporan, mereka berpikir bahwa laporan yang dibuat adalah laporan secara
tertulis yang secara objektif mengkomunikasikan berbagai informasi
penting tentang beberapa aspek bisnis. Namun, tidak menutup
kemungkinan bahwa laporan bisnis dapat pula disampaikan dalam bentuk
lisan.
Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi
sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca Anda apa yang mereka
perlu ketahui, tidak lebih dan tidak kurang, dan Anda menyajikan suatu
informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka.
Meskipun suatu laporan memiliki berbagai variasi atau jenisnya, paling
tidak suatu laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu (1)

18
informasinya akurat, (2) isi menunjukkan suatu pertimbangan penulis yang
baik, dan (3) format, gaya, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan
pembaca.
1. Akurat
Pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis adalah
bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Suatu informasi yang tidak
mengandung kebenaran, tidak akurat atau tidak lengkap, maka hal itu akan
berakibat kemunuduran, kemerosotan, atau bahkan semakin memudarnya
reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat pada umumnya.
Sayangnya, untuk menyampaikan stau kebenaran bukanlah hal yang
mudah.
Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi
kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan Fakta atau Peristiwa yang Terjadi Secara Konkret
Lebih baik mengatakan bahwa “Penjualan produk telah meningkat
dari Rp.50.000.000,- menjadi Rp.125.000.000,- dalam 4 bulan
terakhir”, daripada “Pejualan produk telah meningkat dengan tajam”.
Cobalah untuk lebih spesifik dalam menyebutkan suatu perkembangan
bisnis.
b. Laporkan Semua Fakta yang Relevan
Semua fakta yang relevan, baik itu mendukung teori anda maupun
yang bertentangan dengan teori anda, sudah seharusnya dicantumkan
dalam suatu laporan. Pembaca Anda akan merasa disesatkan oleh
laporan yang Anda buat, jika Anda malu-malu atau mencoba untuk
menutup-utupi berita yang tidak baik atau yang kurang menyengkan.
c. Tempatkan Fakta yang Ada dalam suatu Perspektif
Jika Anda mengatakan kepada pembaca “Nilai saham telat
meningkat dua kali lipat dalam tiga minggu:. Dalam hal ini, Anda
hanya memberikan suatu gambaran perkembangan nilai saham secara
parsial. Mereka akan mempunyai suatu pemahaman yang lebih baik,
manakala Anda mengatakan “Nilai saham telah meningkat dua kali

19
 lipat dalam tiga minggu, meningkat dari Rp.250,- menjadi Rp.500,- per
saham.
d. Berikan Bukti-bukti terhadap Kesimpulan yang Anda Buat
Anda tidak dapat mengharapkan pembaca Anda untuk memahami
kesimpulan yang Anda buat, kecuali jika Anda dapat memberikan
bukti-bukti pendukungnya. Peryataan seperti ini, “Kita harus
melakukan restrukturasi terhadap berbagai unit-unit kegiatan yang ada
saat ini”.
Dalam hal ini pembaca tidak mau tahu, kecuali jika Anda memberikan
bukti-bukti pendukung secukupnya terhadap kesimpulan yang telah
Anda buat.
e. Sajikan hanya Bukti yang Valid dan Mendukung Kesimpulan Anda
Anda perlu melakukan pengecekan terhadap fakta yang Anda
temukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya kebenarannya. Di
samping itu, hindari data yang dapat mengaburkan kesimpulan yang
Anda buat. Jika Anda membuat suatu kesimpulan, yakinlah bahwa
Anda mempunyai bukti-bukti yang valid sebagai pendukung
kesimpulan Anda, dan hindari penggambaran suatu kesimpulan di
mana Anda memiliki pengalaman yang sangat terbatas atau latar
belakang profesi yang memadai.
f. Jaga Bisa Pribadi Anda dalam suatu Laporan
Meskipun Anda memiliki perasaan emosional yang kuat terhadap
suatu laporan, cobalah Anda tetap menjaga perasaan tersebut terhadap
pemilihan kata-kata. Sebagai suatu contoh, “Pembangunan pabrik tahu
di tempat pemukiman umum adalah suatu ide yang gila”. Mungkin
akan lebih baik, jika pernyataan tersebut diperbaiki menjadi
“Pembangunan pabrik tahu ditempat pemukiman umum adalah suatu
kebijaksanaan yang tidak pada tempatnya, karena bau limbah ampas
tahu dapat mengganggu pernafasan masyarakat sekitar”.

2. Keputusan yang Baik

20
 Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern
saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Oleh karena laporan bisnis
sebagai suatu dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, maka
sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Hindari kata-kata atau
pendapat yang dapat menyinggung, menyerang, menjelek-jelekkan Anda
atau lawan bisnis. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan
yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas
mereka menjadi lebih mudah.
Adapun jenis laporan yang Anda buat, usahakan tetap menjaga
perasaan suka maupun tidak sukadalam pikiran pembaca. Karena Anda
membuat keputusan tentang isi, kebutuhan audiens Anda menjadi
perhatian utama, dan Anda harus mengambil keputusan terbaik dalam
memenuhi kebutuhan mereka.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif.

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan
menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan
gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri
pertanyaan berikut :
a. Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan ?
Laporan sukarela disusun atas dasar inisiatif Anda sendiri, perlu
lebih rinci dan dukungan, sedangkan proses laporan otoritas yang
disusun atas permintaan orang lain. Dalam menulis laporan sukarela,
Anda perlu membrikan lebih banyak latar belakang suatu subjek dan
menjelaskan maksud Anda secara lebih hati-hati.
b. Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?

21
 Subjek dari suatu laporan bisnis akan berpengaruh terhadap
perbendaharaan kata maupun format penulisannya.
c. Kapan Suatu Laporan Dibuat?
Kapan suatu laporan dibuat sangat tergantung pada jenis
laporannya, apakah laporan rutin atau laporan khusus. Laporan rutin
dibuat atas dasar waktu, apakah harian, bulanan, kuartalan, semesteran,
atau tahunan. Laporan khusus dibuat manakala dalam suatu organisasi
terjadi situasi tertentu yang tidak bersifat rutin, seperti kondisi
penjualan produk di pasar yang menurun secara drastis setelah
munculnya produk sintetis atau pemalsuan produk.
d. Ke mana Laporan akan Dikirim?
Suatu laporan dapat digunakan untuk kepentingan intern maupun
ekstern organisasi. Umumnya, laporan intern organisasi dibuat dalam
format memo dan jumlah halamannya tidak lebih dari format surat,
jika jumlah halamannya tidak lebih dari lima halaman, atau dalam
format manuscript, jika jumlah halamannya lebih dari lima halaman.
e. Mengapa suatu Laporan Dibuat?
Laporan informasional memfokuskan pada fakta-fakta yang ada
dalam suatu organiasi sedangkan laporan analitikal mencakup analisis,
panafsiran, kesimpulan, dan rekomendasi. Laporan infornasinal
disusun atas dasar sub-subtopik, sementara itu laporan analitikal
umumnya disusun untuk menyoroti poin-poin yang ada dalam
kesimpulan, rekomendasi atau alasan-alasan penting yang perlu
dikemukakan dalam suatu laporan.
f. Bagaimana Sikap Pembaca?
Bila pembaca setuju terhadap isi suatu laporan, materi yang
disajikan menggunakan urutan langsung (direct order), yang dimulai
dengan ide-ide pokok (hasil temuan, kesimpulan, dan rekomendasi),
namun, jika pembaca mungkin mempunyai keberatan terhadap isi
laporan, maka materi penyajiannya menggunakan urutan tak langsung

22
 (inderect order), yang dimulai dengan hal-hal yang rinci menuju ke ide
pokok.

G. PERENCANAAN LAPORAN SINGKAT

1. Penentuan Format dan Panjang Laporan
Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas
terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu
tujuan penulis laporan sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin
mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format
penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini,
penulis dapat dengan mudah memilih format laporan diantara empat
pilihan berikut ini.
a. Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk
mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan adalah relatif
pendek, mungkin lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan
dengan informasi rutin. Jika Anda diminta untuk membuat laporan
otoritas, maka Anda dapat menggunakan format preprinted tersebut.
b. Surat
Format yang paling umum untuk laporan singkat (kurag dari sepuluh
halaman) atau laporan informal digunakan untuk kepentingan pihak
ekstern organisasi, anda dapat membuat dengan format surat. Laporan
tersebut mencakup semua bagian surat, tetapi mereka juga mempunyai
judul, catatan kaki, tabel, dan gambar.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan
untuk kepentingan pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa
hal berikut : tanggal, kepada, dari, dan subyek.
d. Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman
memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format

23
 manuskrip memerlukan lebih benyak komponen lebih banyak
komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.

H. PENENTUAN STRUKTUR DASAR

Selain memtuskan format dan panjangnya suatu laporan, Anda
juga harus memutuskan struktur dasar laporan. Ada tiga masalah yang
muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data akan
dimasukkan atau ada data yang dieliminasi?
2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu?
Apakah direct order atau indirect order?
3. Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan
meyakinkan? Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar
tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, kategori ataukah
mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang logis?

I. PENGORGANISASIAN LAPORAN SINGKAT

1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu
menjelaskan sesuatu dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan
informational, tidak perlu khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi
harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti
dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam
cara yang praktis.
a. Laporan Periodic (berkala)
Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan
apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode
tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran
bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer dapat mengikuti
perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu.

24
 Laporan Periodik biasanya ditulis dalam format memo dan tidak
perlu banyak alam suatu pendahuluan, sunjek dalam memo adalah
cukup memadai. Mereka seharusnya mengikuti format secara umum
yang sama dan organisasi dari periode ke periode. Kebanyakan laporan
disusun berdasarkan urutan :
 Peninjauan atas tanggung jawab rutin
Dalam beberapa kasus, paninjauan lebih memfokuskan pada hasil
statistikal atau keuangan. Namun dalam kasus lain, peninjauan
terhadap suatu kasus dapat ditulis dalam bentuk paragraf.
 Diskusi/pembahasan proyek khusus
Suatu deskipsi ini dari proyek baru atau proyek khusus yang telah
dikerjakan selama periode pelaporan.
 Rencana periode yang akan datang
Suatu jadwal kegiatan yang direncanakan untuk periode pelaporan
yang akan datang.
 Analisis masalah/problem.
Analisis masalah kadang-kadang ditempatkan pada bagian terpisah
untuk menarik perhatian terhadp hal-hal yang mungkin
memerlukan interverensi tingkat tinggi. Yang paling penting dalam
menulis laporan periodik adalah berlaku jujur tentang masalah dan
cara penangannya. Kenyataannya kabar buruk mngkin lebih
penting daripada good news, karena masalah perlu suatu tindakan
atau aksi, sedangkan good news sering tidak ada aksi.
b. Laporan Aktifitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual
terhadap apa yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam
perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada
manajemen terhadap setiap informasi yang penting. Biasanya ditulis
dengan format memo, disusun secara kronologis atau atas dasar topic-
topik yang menggambarkan minat pembaca.

25
 Laporan-laporan aktifitas personal seringkali ditulis dalam format
memo. Disamping laporan-laporan aktivitas personal memrlukan lebih
banyak pendahuluan daripada laporan periodik, mereka sering disusun
secara kronologis dan beberapa diantaranya disusun atas dasar topik-
topik yang menggambarkan minat pembaca.

2. Pengorganisasian Laporan analitikal

Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada
pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi.
Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya
kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi. Mereka
dirancang untuk memberikan suatu pedoman atau penuntun kepada
pembaca terhadap suatu keputusan.
a. Laporan Justifikasi
Adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi
kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau
proyek tertentu. Bila pembaca ingin mengetahui tindakan apa yang
perlu diambil maka Anda dapat menggunakan rekomendasi sebagai
poin utamanya.
b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien
Usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan untuk memperoleh
produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah diluar
klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan
langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti
dengan pemecahan masalah.
c. Laporan Troubleshooting
Suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi
kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.
Bila anda ingin pembaca agar berkonsentrasi pada mengapa ide-ide
anda mudah dimengerti, maka anda perlu memberikan suatu argumen
yang logis dalam paoran yang anda buat.

26
 PENULISAN LAPORAN FORMAL
Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal
report). Salah satu yang membedakan dengan laporan singkat (laporan
informal)bukan saja terlihat dari banyak sedikitnya halaman, tetapi bentuk
atau format laporan itu sendiri. Secara umum, jumlah halaman laporan
formal lebih banyak daripada jumlah halaman laporan singkat. Oleh
karena itu, perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan formal sangat
penting.
Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu
dipertimbangkan, antara lain mendefinisikan masalah, membuat kerangka
(outline)untuk melakukan analisis, menyusun rencana kerja, melakuikan
penelitian (riset), dan menganalisis data. Poin-poin penting tersebut akan
dijelaskan secara lebih rinci berikut ini.

J. MENDEFINISIKAN MASALAH
Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau
laporan analitikal, tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Anda
harus memutuskan informasi apa yang Anda perlukan untuk
menyelesaikan suatu laporan. Sebagai contoh, Anda akan melakukan
penelitian tentang peredaran obat-obaat terlarang. Dalam hal ini, Anda
perlu menggali berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan peredaran
obat-obatan terlarang, seperti apa yang melatarbelakangi orang kecanduan
obat-obatan terlarang, di mana memperoleh obat-obatan terlarang,
bagaimana cara penyaluran obat-obatan tersebut, dan sebagainya. Jawaban
atas pertanyaan tersebut akan membantu Anda dalam melakukan
investigasi terhadap isi laporan yang Anda buat.
1. Pertanyaan yang Tepat
Sering kali,suatu masalah yang didefinisikan untukm Anda telah
ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan
. Bila hal ini terjadi, Anda perlu mempertanyakan apa tujuan laporan

27
 tersebut dibuat, sebelum Anda melakukan investigasi lebih jauh.
Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan dapat membantu Anda dalam
melakukan investigasi/penelitian.
a. Apa yang perlu ditentukan?
b. Mengapa masalah tersebut penting?
c. Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
d. Di mana munculnya suatu masalah?
e. Kapan masalah itu muncul?

2. Mengembangkan Pernyataan Tujuan

Dalam pertanyaan-pertanyaan terbuka, Anda harus
mengembangkan suatu pernyataan tertulis secara jelas terhadap tujuan
suatu laporan. Selanjutnya, Anda perlu melakukan cek ulang atas
pernyataan tersebut dengan orang yange memiliki otoritas. Dalam
mengembangkan suatu pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan satu
di antara tiga cara berikut ini.
a. Menggunakan kalimat infinitive.
b. Menggunakan pertanyaan.
c. Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.
Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari
memasukkan informasi yang tidak relevan.

K. KERANGKA UNTUK ANALISIS

Setelah Anda mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan
penelitian, Anda dapat mulai melakukan suatu penelitian. Untuk
mengorganisasikan suatu penelitian, Anda perlu mengelompokkan
masalah ke dalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering
disebut dengan factoring.
Penelitian juga memerlukan kernagkan (outline) untuk keperluan
analisis karena memungkinkan Anda memecahkan masalah, seperi
kerangka laporan memungkinkan Anda menulis dengan cata yang

28
sistematis. Akan tetapi, membuat kerangkan untuk penelitian tentu akan
berbeda dengan cara membuat kerangka laporan. Kerangka penelitian
berisi langkah-langkah pemecahan masalah, sedangkan kerangka laporan
berisi alternative pemecahan masalah.
1. Mengembangkan Struktur yang Logis
Anda harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis
dan mudah dipahami sesuai dengan subjek penelitiannya . Mulailah
dengan melihat tujuan penelitian Anda secara akan menyeluruh untuk
menentukan apakah Anda akan menggunakan kerangka (outline)
informasional, analitikal, atau gabungan keduananya.
Jika tujuan umum Anda adalah untuk memberikan informasi yang
akan ditafsirkan orang lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan
meskipun beberapa bagian dari penelitian Anda perlu dianalisis untuk
menekankan fakta-fakta yang penting. Jika tujuan penelitian Anda adalah
mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi, Anda dapat
menggunakan kerangka analitikal.
a. Tugas Informasional
Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit
analisis atau penafsiran umumnya dikelompokkan atas dasar sub-
subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun dalam berbagai cara.
1) Urutan Tingkat Kepentingan
Misalnya, saat menelaah lima kelompok produk, Anda dapat
mengorganisasi studi Anda dengan membuat peringkat penjulan
setiap kelompok produk, mulai dari kelompok yang menghasilkan
pendapatan paling besar hingga paling kecil.
2) Secara Berurutan
Jika sedang melakukan suatu proses penelitian, Anda menyajikan
informasi selangkah demi selangkah, mulai dari langkah/tahap
1,2,3 dan seterusnya.
3) Secara kronologis

29
 Ketika melakukan suatu investigasi atau serangkaian peristiwa,
Anda mengorganisasi peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan
kejadian tau peristiwa kajadiannya, seperti peristiwa yang terjadi
bulan Januari,Februari,Maret dan seterusnya.
4) Menurut Ruang Tempatnya
Jika Anda sedang mempelajari suatu objek secara fisik, Anda
dapat mempelajarinya dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, atau
dari luar ke dalam, dan seterusnya.
5) Menurut Geografis
Jika lokasi merupakan factor yang pentingndalam studi Anda,
Maka gunakanlah geografis sebagai dasar untuk menyusun sub-
subtopik, seperti daerah Jakarta,Semarang,Yogyakata,Surakarta,
dan sebagainya
6) Menurut Kategori
Jika Anda diminta untuk menelaah beberapa aspek penting dari
suatu objek, perhatikan suatu kategori seperti penjualan,laba,biaya
dan investigasi.
Metode-metode tersebut biasa digunakan dalam menyusun
suatunlaporan pemantauan atau laporan pengendalian, prosedur
dan kebijaksanaan, dan laporan perkembangan sementara.
b. Tugas Analitikal
Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya
dikategorikan dengan metode pemecahan masalah (problem-solving
method). Hipotesis merupakan suatu pendekatan structural yang
paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan
penyebabnya, memprediksi hasil, atau mencari pemecahan suatu
masalah, salah satu cara untuk mengatsainya adalah
mengformulasikan penjelasan hipotesis. Misalnya, masalah Anda
adalah menentukan mengapa perusahaan Anda mengalami kesulitan
dalam mencari sekretaris yang terampil. Anda akan melakukan
factoring terhadap masalah tersebut dengan melakukan spekulasi

30
 tentang alasan-alasannya; selanjutnya Anda akan mengumpulkan
berbagai informasi untuk mengonfirmasikan alas an masing-masing.
Kerangkan Anda mungkin tampak sebagai berikut.
Mengapa perusahaan mengalami kesulitan memperoleh sekretaris
yang terampil?
I. Gaji terlalu rendah
a. Apakah perusahaan membayar gaji sekretaris terlalu rendah?
b. Apakah perusahaan lain membayar gaji sekretaris lebih tinggi?
c. Apakah pembayaran gaji yang tinggi mempengaruhi pemilihan
pekerjaan sekretaris?
II. Lokasi perusahaan kurang baik
a. Apakah lokasi perusahaan mudah dijangkau dengan
transportasi umum?
b. Apakah lokasi perusahaan cukup menarik?
c. Apakah biaya hidup di sekitar lokasi perusahaan dapat
terjangkau?
d. Bagaimana dengan kriminalitas di sekitar lokasi perusahaan?
III. Tersedianya sekretaris yang terampil semakin menurun
a. Berapa jumlah sekretaris yang tersedia lima tahun lalu dan
sekarang?
b. Berapa permintaan sekretaris lima tahun yang lalu dan
sekarang?
Masalahnya adalah mengevaluasi bagaimana berbagai
alternative yang ada dapat memenuhi criteria Anda. Cara yang umum
untuk membagi-bagi analisis Anda ke dalam sub-sub adalah dengan
memfokuskan pada criteria yang tersedia. Misalnya, jika Anda ingin
memutuskan di mana lokasi terbaik untuk membuka delaer kendaraan
bermotor, Anda dapat melakukan investigasi sebagai berikut:
Di mana kita harus membangun dealer baru?
I. Biaya Konstruksi
a. Lokasi Jakarta

31
 b. Lokasi Yogyakarta
II. Tersedianya Tenaga Kerja
a. Lokasi Jakarta
b. Lokasi Yogyakarta
c. Lokasi Surakarta
III. Fasilitas Transportasi
a. Lokasi Jakarta
b. Lokasi Yogyakarta
c. Lokasi Surakarta
Cara lain yang dapat digunakan adalah melakukan
identifikasi alternative pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya,
kemudian menganalisis bagaimana masing-masing alternative
tersebut dapat memenuhi criteria Anda.

2. Aturan Pembagian
Membagi sesuatu secara fisik adalah relative udah dibandingkan
membagi suatu ide yang tak nampak secara fisik. Bagaiamana Anda dapat
membagi ide-ide Anda dengan baik? Berikut ini adalah ebebrapa aturan
singkat mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen.
a. Memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar.
b. Gunakan satu kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam
sub-subtopik.
c. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.
d. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.

3. Menyusun Kerangka Pembuka

Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-
ide Anda. Mungkin dalam hati Anda bertanya, jika beberapa catatan dalam
sebuah kertas sudah cukup, mengapa repot-repot harus menggunakan
format kerangka? Mungkin kerangka memang tidak diperlukan jika Anda
sekedar menulis laporan singkat yang bersifat informal seperti memo,

32
tetapi untuk penulisan laporan panjang, kerangkan akan sangat berguna.
Kerangka pembuka (preliminary outline) memberikan kemudahan dalam
melakukan investigasi. Kerangka sangat diperlukan, jika :
a. Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan
suatu tugas.
b. Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak
sumber dan jenis datanya.
c. Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta
untuk melakukan studi (riset) akan melakukan revisi terhadap tugas
selama kegiatan investigasi Anda.
Secara umum ada dua system pembuatan kerangka (outlining),
yaitu system alfanumeris dan system decimal. Kedua-duanya dapat
diterima, tetapi beberapa perusahaan lebih senang menggunakan salah satu
system yang lebih disukainya. Anda harus menulis suatu caption pada
setiap level kerangka Anda dalam gramatikal yang sama. Dengan kata
lain, jika uraian I menggunakan kata kerja, uraian II, III, dan IV juga harus
menggunakan kata kerja.
Konstruksi paralel ini memungkinkan pembaca untuk melihat
bahwa ide-ide berhubungan, sama pentingnya, dan sama level
keumumannya. Ini membuat suatu kerangka sebagai alat yang lebih
berguna untuk menentukan daftar isi serta judul laporan, dan hal tersebut
dipertimbangkan sebagai format yang betul oleh kebanyakan orang
yangmenelaah kerangka Anda.
Dalam menulis kerangka, Anda juga harus memilih antara caption
kerangka deskriptif (topical) dan informatif (talking). Caption kerangka
deskriptif memuat subjek yang akan dibahas, sedangkan caption kerangka
informative (dalam bentuk pertanyaan dan rangkuman) memuat arti suatu
masalah. Meskipun caption kerangka informative lebih panjang dalam
penulisannya, secara umum caption tersebut lebih bermanfaat dalam
memberikan petunjuk pekerjaan Anda, terutama jika Anda menggunakan
pertanyaan Anda rencanakan untuk dijawab dalam studi Anda. Di samping

33
 itu, keuntungan lainnya adalah memudahkan orang lain untuk melakukan
telaah (review). Jika orang lain memberi komentar tentang kerangka Anda,
mereka mungkin tidak dapat menangkap ide yang jelas bila Anda
menggunakan caption kerangka deskriptif.

L. MENYUSUN RENCANA KERJA

Setelah Anda mendefinidikan masalah dan memuat kerangka,
selanjutnya Anda perlu menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan
pada kerangka pembuka (pendahuluan). Jika Anda menyusun suatu
rencana untuk kepentingan sendiri, rencana tersebut relative informal
berisi suatu daftar sederhana mengenai langkah-langkah perencanaan,
estimasi urutan dan waktu, dan sejumlah sumber informasi yang Anda
gunakan.
Jika Anda melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci
karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas
pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, sebuah proposal (usulan)
memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika usulan
diterima. Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal
sebagai berikut.
a. Permasalahan yang dihadapi
b. Maksud dan scopr (ruang lingkup) atas investigasi Anda.
c. Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau
eksperimen, dan batasan waktu, uang, atau data yang tersedia).
d. Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang
diperlukan (siapa yang bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan
berapa biaya investigasi)

M. MELAKUKAN PENELITIAN
Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Pada
saat Anda mengumpulkan informasi, perhatian Anda untuk pertama kali
adalah bagaimana mengorganisasi informasi yang Anda peroleh. Apabila

34
Anda melakukan penelitian secara berkelompok, Anda harus dapat
melakukan koordinasi dengan anggota lainnya.
Rencana kerja yang telah Anda siapkan akan sangat membantu
Anda selama penelitian berlangsung. Dalam kaitan ini, bagaimana Anda
memperoleh informasi yang Anda perlukan baik melalui sumber-sumber
primer (primary sources) maupun sekunder (secondary resources).
Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang
dikumpulkan dari sumber-sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan
tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan memberikan data yang telah
dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data sekunder tersebut
berasal dari laporan tangan kedua.
1. Sumber-sumber Primer
Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-
sumber sekunder, Anda harus mengumpulkan dan menafsirkan data
dengan melakukan penelitian primer. Anda harus melakukan penelitian
secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan
data primer, yaitu memeriksa dokumen0dokumen ,observasi, survey, dan
melakukan eksperimen.
a. Dokumen
Dokumen – dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer
antara lain laporan penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-
kebijakan, korespondensi dengan pelanggan dan pemasok, dan
kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi pemerintah juga
termasuk sumber-sumber primer.
b. Observasi
Observasi (observation) atau pengamatan merupakan salah satu cara
untuk memperoleh sumber data primer dalam dunia bisnis. Anda
mungkin dapat mengunjungi atau mengamati suatu kegiatan yang
tengah berlangsung dalam suatu bisnis.
c. Survey

35
 Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-
pertanyaan yang Anda ajukan adalah bertanya kepada orang-orang
yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang relevan dengan
bidang keahliannya.Anda dapat melakukan survey dengan
menggunakan suatu daftar pertanyaan yang telag Anda susun
sedemikian rupa sehingga memudahkan Anda untuk melakukan
wawancara. Melakukan wawancara nampaknya sederhana, tetapi
kalau tidak dipersiapkan dengan cermat akan sia-sia saja hasilnya.
Suatu survey formal memerlukan beberapa keputusan penting
yang mencakup antara lain :
1) Apakah Anda ingin wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau
lewat daftar pertanyaan?
2) Berapa jumlah sampek yang akan Anda teliti.
3) Pertanyaan khusus apa yang harus Anda ajukan agar memperoleh
suatu gambaran yang valid?
Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan
tertentu. Ada beberapa bentuk pertanyaan yang dapat Anda gunakan
untuk memperoleh informasi dari para responden, antara lain dengan
menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, skala,
checklist, peringkat, dan isian.
d. Eksperimen
Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk
bidang-bidang teknis. Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen
memerlukan manipulasi factor-faktor yang tercakup di salamnya
secara lebih ekstensif. Di samping itu, biaya yang diperlukan untuk
melakkan eksperimen pada umunya relative mahal dan untuk
mengetahui eksperien perlu waktu ng cukup lama. Sebagai contoh,
Anda ingin mengetahui apakah ada pengaruh terhadap produktivitas
kerja antara pekerja biasa dengan pekerja yang diberi bonus atau
insentif atas prestasi kerjanya. Untuk dapat mengetahui hasilnya,

36
 kedua kelompok pekerja tersebut perlu diuji coba dan diteliti secara
lebih mendalam.

2. Sumber-sumber Sekunder
Meskipun penelitian Anda kebanykan menggunakan sumber-
sumber primer, pertama kali Anda akan menelaah informasi yang berasal
dari sumber sekunder. Dalam kaitanyya dengan sumber-sumber sekunder,
Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi
dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui Internet
(online) mauoun yang tersimpan dalam bentuk CD-ROM (Compact Disc-
Read Only Memory).
Ada bebrapa alas an yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan
sumber-sumber sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Internet.
a. Hemat Waktu
Mencari informasi melalui internet dapat menghemat waktu bila
dibandingkan dengan cara manual. Prosedur pencariannya relative
cepat. Anda tinggal mengetik infromasi yang Anda butuhkan dalam
layar monitor melalui bantuan search engine. Tidak berapa lama
kemudian, Anda sudah dapat memeperoleh informasi yang Anda
butuhkan.
b. Ketelitian
Para peneliti memiliki tingkat kepercayaan yang lebih tinggi terhadap
inforamsi yang diperoleh melalui jaringan internet karena kutipan-
kutipan penting tidak akan terlewatkan dalam proses pencariannya.
c. Relevansi
Peneliti yang mempunyai pengalaman dalam mencari inforamsi melalui
internet dapat memisahkan secara selektif konsep-konsep dan istilah-
istilah kunci untuk mengidentifikasi kutipan-kutipan atau artikel-artikel
yang mempunyai relevansi tinggi tentang apa yang ditanyakan oleh
para peneliti.
d. Efektivitas Biaya

37
 Berkurangnya waktu pencarian dan meningkatnya relevansi bahan-
bahan dalam suatu proses dapat menghasilkan prosedur efektivitas
biaya yang tinggi.

N. ANALISIS DATA
Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang Anda
inginkan, selanjutnya Anda perlu melakukan analisis terhadap hasil
temuan Anda tersebut. Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu
pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah Anda temukan
tersebut. Dengan melihat data yang telah Anda kumpulkan dari berbagai
sudut pandang, Anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang
Anda siapkan dalam suatu rencana kerja (work plan).
1. Perhitungan Stastistik
Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu penelitian
berbentuk angka-angka. Dengan perhitungan statistic secara sederhana,
Anda dapat menghitung rata-rata (average) , perkembangan (trends), dan
korelasi (correlations). Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan
mencari rata-ratanya. Dalam hal ini, rata-rata dapat dibedakan ke dalam
tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode. Mean dapat diperoleh dengan
cara membagi jumlah semua item dalam suatu kelompok dengan jumlah
item dalam kelompok tersebut (Rp63.000.000,00 + 9 = Rp7.000.000,00).
Mean ini sangat bermanfaat untuk membandingkan antara satu item
dengan rata-rata kelompok.
Cara lain untuk menghitung rata-rata adalah median. Median dari
sebuah kelompok adalah nilai yang berada di tengah kelompok tersebut
ketika semua anggota kelompok disusun secara menaik atau menurun
berdasarkan nilainya. Sebagai contoh, apabila terdapat Sembilan data,
median-nya adalah data yang kelima (Rp7.500.000,00). Median ini
bermanfaat, jika satu atau beberapa data yang ada bersifat ekstrem
(berbeda secara mencolok). Sebagai contoh, meskipun data tertinggi
adalah Rp27.000.000,00, median-nya tetap sebesar Rp7.500.000,00.

38
 Mode adalah data yang paling sering muncul dalam sautu
kelompok. Dalam contoh terlihat bahwa penghasilan per bulan yang paling
sering muncul adalah Rp8.500.000,00, yang dihasilkan oleh tiga orang.
Jika Anda ingin mengetahui suatu data yang paling sering muncul atau
yang biasa terjadi, mode-lah jawabannya.
2. Kesimpulan
Pengambilan kesimpulan dapat didasarkan pada suatu kombinasi
antara fakta-fakta yang tersedia, pertimbangan nilai dan asumsi-asumsi.
Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan kesimpulan hanya didasarkan
pada penemuan fakta semata. Meskipun demikian, Anda juga perlu tahu
bahwa pengambilan kesimpulan tergadap suatu kasus dapat mengandung
unsur-unsur yang bersifat subjektif.
3. Rekomendasi
Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan
opini atau penafsiran terhadap suatu pokok bahasan tertentu, sedangkan
rekomendasi adalah saran yang diberikan untuk melakukan tindakan
tertentu.
Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations) paling
tidak mencakup tiga kriteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh
pembaca, (3) penjelasannya cukup rinci sehingga pembaca dapat
melakukan suatu tindakan.

39
 BAB III PENUTUP

Kesimpulan

Agar dapat melakukan suatu kegiatan bisnis secara efisien, perusahaan

perlu berbagai macam jenis laporan. Untuk itu, Anda perlu tahu bagaimana
membuat suatu laporan bisnis. Dari pembahasan diatas dapat kita simpulkan
bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak
berpihak, objektif, menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut
informasi eksternal maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki
wewenang yang lebih tinggi, memiliki tujuan yang jelas. Laporan bisnis dapat
digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas, keasliaan,
frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan.

Laporan bisnis merupakan suatu alat manajemen yang sangat penting

dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu, seringkali staf
manejemen mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan terhadap berbagai
kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu organisasi. Di samping itu, mereka juga
tidak memiliki latar belakang khusus yang diperlukan baik untuk melakukan
penelitian maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu. Tujuan mengembangkan
suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para
pembaca Anda apa yang mereka perlu ketahui, tidak lebih dan tidak kurang, dan
Anda menyajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau
keinginan mereka. Meskipun suatu laporan memiliki berbagai variasi atau
jenisnya, paling tidak suatu laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu (1)
informasinya akurat, (2) isi menunjukkan suatu pertimbangan penulis yang baik,
dan (3) format, gaya, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca.

40
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, D. (2006). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

Dewi, Sutrisna. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2007

41