Bab 9

LAPORAN BISNIS

A. PENGERTIAN DAN PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS

1. Pengertian Laporan Bisnis

Agar kegiatan operasi dapat berjalan dengan efisien, perusahaan memerlukan berbagai jenis
laporan. Apapun posisi Anda, baik sebagai pelatih akuntan, ilmuwan, eksekutif yunior, supervisor,
wakil direktur, atau peneliti, Anda mungkin harus menulis suatu laporan kepada atasan Anda.
Seringkali efektifitas laporan yang Anda sajikan dijadikan bahan pertimbangan untuk promosi atau
penetapan gaji Anda. Untuk itu, Anda harus dapat membuat suatu laporan bisnis yang efisien dan
efektif.

Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya "Effective Business
Communications", laporan bisnis (business reports) dapat didefinisikan sebagai suatu laporan yang
memiliki sifat netral, Udak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta
kepada seorang atau lebih, untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam
bukunya "Business Communications" mendefinisikan laporan bisnis sebagal suatu pesan-pesan yang
objektif. dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian
organisasional atau dari satu institusi/lembaga, lembaga yang lain untuk membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah..

2. Penggolongan Laporan Bisnis

Ada berbagai cara penggolongan laporan bisnis, yaitu penggolongan berdasarkan fungsi, subjek,
formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan
pertemuan.

B. PERSIAPAN SEBELUM MENULIS LAPORAN

Persiapan adalah hal yang sangat penting dalam segala aspek, termasuk dalam membuat laporan.
Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan paling tidak mencakup 6 tahapan, sebagai berikut:

a. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup

b. Pertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan

c. Menentukan Ide atau Gagasan

d. Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan

e. Menganalisis dan Menafsirkan Data

f. Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Outline Akhir

C. BAGIAN POKOK LAPORAN

Setelah Anda menyelesaikan 6 tahap persiapan, langkah berikutnya adalah membuat bagian pokok
laporan, yang mencakup pendahuluan, teks. (body), dan penutup.
D. PENGORGANISASIAN TUBUH LAPORAN

Bentuk penyusunan suatu laporan mempunyai daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi
pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud, dan subjek laporan, calon pembaca laporan juga harus
Anda pertimbangkan manakala Anda memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan
(body report) dan bagian teks. Kemudian, Anda perlu membuat topik bahasan dengan benar.

1. Cara Menyusun Tubuh Laporan

Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun tubuh laporan, yaitu cara deduktif (langsung)
dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca
ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan.

2. Cara Menyusun Teks Laporan

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara terbaik untuk
menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan. Anda harus
memutuskan cara yang akan Anda gunakan sebelum mulai menulis laporan. Anda dapat
mengembangkan teks dengan cara-cara berikut ini:

a. Membuat topik-topik atau kriteria

b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian

c. Mendiskripsikan lokasi atau tempat

d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur

e. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet.

f. Menyusun urutan tingkat familiaritas.

g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan

h. Pemecahan masalah

3. Metode Outline

Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi body dan teks laporan, Anda dapat mengatur judul
(headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu outline yang baik, khususnya
untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, merupakan alat yang penting untuk
menghemat waktu, dan menuntun Anda menyusun laporan. Dalam suatu laporan panjang (laporan
formal), ia juga akan menjadi daftar isi laporan Anda.

Sebelum Anda menulis laporan, outline membantu Anda untuk melihat hubungan antara topik,
membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi di dalam suatu susunan
yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda membahas judul dan
subjudul, terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.
Bab 10

PENULISAN LAPORAN SINGKAT

A. KARAKTERISTIK LAPORAN SINGKAT

Kebanyakan laporan singkat (short reports) hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit
bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Biasanya laporan singkat berbentuk memo atau surat
sepanjang satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang
dilengkapi dengan preliminary parts (seperti halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan
rangkuman atau abstraks). Karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman, laporan singkat lebih
menekankan pada body atau tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan,
dan penutup. Di samping itu, suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen
penting laporan formal, antara lain :

1). Gunakan gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua..

2). Gunakan grafik untuk lebih menekankan penulisan.

3). Gunakan judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

4). Gunakan format memo atau surat.

B. CARA MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK

Laporan bisnis merupakan suatu alat manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi.
Karena keterbatasan waktu, seringkali staf manajemen mengalami kesulitan dalam melakukan
monitoring terhadap. berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu organisasi. Di samping itu,
mereka juga tidak memiliki latar belakang khusus yang diperlukan, baik untuk melakukan penelitian
maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu. Dalam hal ini, laporan bisnis akan sangat membantu.
Pada umumnya, apabila orang-orang bisnis berbicara tentang laporan, yang dimaksud adalah
laporan tertulis yang secara objektif mengkomunikasikan berbagai informasi penting tentang
beberapa aspek bisnis. Tetapi sebenarnya laporan bisnis dapat pula disampaikan dalam bentuk lisan.

Tujuan pengembangan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Tanyakan kepada
para pembaca Anda, apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak kurang. Lalu, sajikan
informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka. Meskipun suatu laporan
memiliki berbagai variasi atau jenis, paling tidak suatu laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal,
yaitu (1) informasinya akurat, (2) isi menunjukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis, dan (3)
format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca.

C. PERENCANAAN LAPORAN SINGKAT

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan suatu laporan singkat, antara lain
audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format, panjang,
style, dan organisasi suatu laporan.

1. Penentuan Format dan Panjang Laporan Jika Anda sedang mempersiapkan suatu laporan status
secara berkala, Anda dapat mengikuti suatu pola standar yang memungkinkan pembaca
membandingkan hasil satu laporan dengan laporan lainnya. Umumnya, dalam berbicara Anda
kurang memiliki fleksibilitas dalam hal format dan panjang suatu laporan. Oleh karena itu, keputusan
Anda sebaiknya didasarkan pada kebutuhan pembaca. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulisan
laporan, sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan
materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan
informasi ini penulis dapat dengan mudah memilih format laporan, di antara empat pilihan berikut
ini.

a. Preprinted

b. Surat

c. Memo

d. Manuscript

D. PENENTUAN STRUKTUR DASAR

Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, Anda juga harus memutuskan struktur dasar
laporan. Ada 3 masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu:

1). Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan, atau Anda
ingin mengeliminasi beberapa data?

2). Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah Anda menggunakan
direct order atau indirect order?

3). Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Anda menggunakan
pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, atau
kategori? Atau apakah Anda mengorganisasi ide Anda menurut suatu argumen yang logis?

E. PENGORGANISASIAN LAPORAN SINGKAT

Dalam bagian berikut ini, Anda akan melihat bagaimana orang-orang dalam berbagai situasi
mengembangkan suatu argumentasi. Kuncinya, pertama-tama adalah mengetahui apakah maksud
atau tujuan suatu laporan untuk memberikan informasi, atau analisis penting. Selanjutnya, Anda
dapat memilih suatu rencana organisasional yang sesuai dengan topik dan tujuan Anda.

1.Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Suatu laporan informasional mempunyai satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah
yang tegas. Laporan informasional yang banyak digunakan dalam dunia bisnis mencakup laporan.
onitoring dan operasi pengendalian, pemyataan prosedur dan kebijaksanaan laporan aktifitas
personal, dan laporan dokumentasi kerja klien.

Beberapa laporan informasional, terutama peraturan pemerintah dan laporan yang disusun dalam
bentuk belum tercetak, diorganisir sesuai instruksi oleh orang-orang yang meminta informasi.
Disamping itu, banyak usulan yang menggunakan format seperti: pernyataan masalah, latar
belakang, cakupan kerja, keterbatasan sumber dan metode, jadwal kerja. kualifikasi personil,
fasilitas, antisipasi biaya, dan hasil yang diharapkan Laporan informasional terdiri atas suatu laporan
periodik (berkala) dan laporan aktifitas personal dalam suatu konferensi.
2. Pengorganisasian Laporan Analitikal

Laporan analitikal berbeda dengan laporan informasional dalam hal penentuan tujuannya. Laporan
informasional tujuan utamanya adalah dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca, agar
dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. untuk mendidik pembaca, sedangkan laporan
analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca, untuk dapat menerima suatu
kesimpulan atau rekomendasi. Yang termasuk ke dalam laporan analitikal antara lain laporan
justifikasi, usulan klien, dan laporan troubleshooting. Di dalam laporan-laporan analitikal, informasi
memainkan peranan yang sangat penting.

Laporan-laporan analitikal umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya

kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi. Mereka dirancang untuk memberikan
suatu pedoman atau penuntun kepada pembaca agar dapat menerima suatu keputusan. Apapun
jenis laporan analitikal yang Anda tulis, Anda harus menyusun ide-ide yang memungkinkan pembaca
yakin terhadap pemikiran Anda. Pemilihan Anda terhadap suatu pendekatan khusus harus
didasarkan pada perkiraan Anda atas reaksi pembaca. Jika pembaca setuju terhadap ide-ide Anda,
pendekatan langsung akan lebih tepat bagi Anda. Sebaliknya, bila pembaca adalah tidak sependapat
atau tidak setuju dengan ide-ide Anda, maka pendekatan tak langsung akan lebih cocok. bagi Anda.
Dalam pendekatan langsung, Anda menggunakan kesimpulan dan rekomendasi sebagal titik
tolaknya. Sedangkan dalam pendekatan tak langsung, Anda mengarahkan pembaca pada suatu
kesimpulan dan rekomendasi.

Soal Pilihan Ganda

1. Agar kegiatan operasi dapat berjalan dengan efisien, perusahaan memerlukan berbagai
jenis...
A. Laporan
B. Surat
C. Memo
D. Undangan

Jawaban: A

2. Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya "Effective Business
Communications", laporan bisnis (business reports) dapat didefinisikan sebagai suatu
laporan yang memiliki sifat...
A. Netral
B. Tidak memihak
C. Memiliki tujuan yang jelas
D. Semua benar

Jawaban: D

3. Setelah Anda menyelesaikan 6 tahap persiapan, langkah berikutnya adalah membuat bagian
pokok laporan, yang mencakup...
A. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
B. Pendahuluan, teks. (body), dan penutup
C. Pertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan
D. Menentukan Ide atau Gagasan
Jawaban: B
4. Suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting laporan formal,
yaitu...
A. Gunakan gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama
atau kedua
B. Gunakan grafik untuk lebih menekankan penulisan.
C. Semua benar
D. Gunakan format memo atau surat.

Jawaban: C

5. Pengorganisasian laporan singkat dibedakan menjadi...

A. 1
B. 2
C. 3
D. 4

Jawaban: B