PENULISAN LAPORAN SINGKAT

A. Karakteristik Laporan Singkat Kebanyakan laporan singkat (short/brief reports) hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikti bagi pencapaian komunikasiyang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Di samping itu; laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain: a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya tulisan orang pertama atau kedua. b. Grafik untuk lebih menekankan penulisan. c. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan. d. Format memo atau surat. B. Membuat Laporan Bisnis Yang Baik Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. 1. Akurat Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Suatu informasi yang tidak mengandung kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap, akan berakibat pada kemunduran, kemerosotan, atau bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat pada umumnya. Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal yang mudah. Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret. b. Laporkan semua fakta yang relevan c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang anda buat e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan anda f. Jaga bias pribadi anda dalam suatu laporan 2. Keputusan Yang Baik Laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang digunakan masyarakat luas yang digunakan untuk kepentingan intern dan ekstern. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung, menyerang, menjelek-jelekkan anda atau lawan bisnis. Di lain pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut: a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan

b. c. d. e.

Melihat fakta-fakta yang tersedia Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti Memperlajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif Sebelum menulis, anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri anda sendiri pertanyaan berikut. a. Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan? b. Apa Subjek yang akan Dimasukkan kedalam Laporan? c. Kapan Suatu Laporan Dibuat? d. Ke mana Laporan akan Dikirim? e. Mengapa suatu Laporan Dibuat? f. Bagaimana Sikap Pembaca? C. Perencanaan Laporan Singkat Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dam subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan. 1. Penentuan Format dan Panjang Laporan Pembaca sebaiknya tau tujuan penulisan laporan sehingga mereka dapat menetukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan di antara empat pilihan berikut ini. a. Preprinted b. Surat c. Memo d. Manuskrip D. Penentuan Struktur Dasar Selain memutuskan format dan panjangnya suatu laporan, anda juga harus memutuskan struktur dasar laporan anda. Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu: a. Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan atau anda ingin mengeliminasi beberapa data? b. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah anda menggunakan direct order atau indirect order? c. Metode apa yang akan anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah anda menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat

pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah anda mengorganisasi ide anda menurut suatu argument yang logis? E. Pengorganisasian Laporan Singkat Anda dapat memilih suatu rencana organisasional yang sesuai dengan topic dan tujuan anda. 1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional Laporan informasional terdiri atas suatu laporan periodic (berkala) dan laporan aktiviitas personal dalam auatu konferensi. a. Laporan Periodik (berkala) Laporan periodic berkala adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perrkembangan dan dapat melakukan koreksi bilamana perlu. Kebanyakan laporan periodic disusun berdasarkan urutan berikut ini. 1. Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin 2. Diskusi/Pembahasan Proyek Khusus 3. Rencana Periode yang akan Datang 4. Analisis Masalah/Problem b. Laporan Aktivitas Personal (Individu) Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul. 2. Pengorganisasian Laporan Analitikal Tujuan laporan analitikal berbeda dengan laporan informasional. Tujuan utama laporan informasional adalah untuk mendidik pembaca, sedangkan laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Yang termasuk ke dalam laporan analitikal antara lain laporan justifikasi, usulan klien, dan laporan troubleshooting. Dalam laporan analitikal, informasi memainkan pernanan yang sangat penting. a. Laporan Justifikasi b. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien c. Laporan Troubleshooting