MODUL 5

KB 1

MENULIS PROPOSAL DAN LAPORAN

Laporan pada dasarnya menyajikan informasi tentang bidang tertentu secara

sistematis dan objektif untuk individu tertentu dalam organisasi yang akan dipergunakan
dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bisnis atau tujuan organisasi. Laporan juga
ditujukan untuk pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Sedangkan proposal pada
dasarnya merupakan usulan yang menggambarkan kondisi saat ini dan kondisi yang hendak
dicapai dengan upaya-upaya perbaikan yang rasional.

KEGIATAN BELAJAR 1

Menulis Laporan

Kategori laporan rutin dan laporan insidental. Laporan rutin ini dibuat secara berkala
berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan. Sedangkan laporan insidental merupakan laporan
yang dibuat berdasarkan terjadinya satu peristiwa.

Laporan-laporan tersebut bisa dikategorikan sebagai laporan informal dan formal.

Laporan informal pada dasarnya adalah laporan yang dibuat secara ringkas yang penulisan
dan penyajiannya tak seketat struktur penulisan dan penyajian laporan formal. Sedangkan
laporan formal selain strukturnya ketat, juga lebih analitis dan lebih mendalam dibandingkan
laporan informal.

A.PENGERTIAN LAPORAN

Menurut Himstreet, laporan adalah “pesan yang disampaikan secara sistematis dan
objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepada
bagian lain atau lembaga lain guna membantu pengambilan keputusan atau memecahkan
persoalan”.

B. JENIS LAPORAN

Jenis dan klasifikasi pertama yaitu laporan formal dan laporan informal. Laporan
formal umumnya sangat menekankan objektivitas, dengan struktur organisasi pelaporan yang
ketat, memuat data dan fakta secara rinci, analitis dan mendalam dan penulisannya
menghindari penggunaan ungkapan-ungkapan personal. Sedangkan laporan informal
biasanya hanya singkat dan menggunakan bahasa yang tidak baku.

Jenis lain laporan dengan melihat kandungan atau isi laporan. Ada laporan yang
isinya informatif dan ada pula yang bersifat analitis. Laporan informatif menyajikan
informasi objektif tentang salah satu bagian/divisi dalam organisasi/ lembaga bisnis yang
disampaikan bagian/divisi lain dalam organisasi. Sedangkan laporan analitis menyajikan data
untuk membantu memecahkan persoalan.

KOMUNIKASI BISNIS
MAULANA EKA PERMANA Page 1
 Fungsi laporan vertikal merupakan pelaksaan salah satu fungsi manajemen yakni
kontrol. Sedangkan lateral, disampaikan kepada unit kerja atau bagian yang berbeda namun
secara hierarkis levelnya sama pada satu organisasi/lembaga bisnis.

Laporan berdasarkan posisi khalayak sasaran laporan itu dalam hubungannya dengan
organisasi, apakah pihak di dalam atau di luar organisasi. Karena itu dikenal juga istilah
laporan eksternal atau internal. Laporan iternal, seperti tercermin dari isitilahnya, tentu
disampaikan kepada orang/publik yang berada di dalam lingkungan organisasi/lembaga
bisnis bersangkutan. Sedangkan laporan eksternal, seperti tercermin dari namanya
disampaikan kepada pihak luar orgnaisasi/lembaga bisnis.

Laporan berdasarkan jangka waktu pembuatan yang dinamakan laporan berkala dan
manfaat laporan tersebut yang dinamakan laporan fungsional. Laporan berkala atau reguler,
dibuat berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan. Sedangkan laporan fungsional dilihat dari
fungsi yang dijalankan di dalam satu organisasi, seperti laporan akuntan, laporan penjualan,
laporan keuangan dan laporan personalia.

C. BENTUK-BENTUK LAPORAN

1. Laporan Informal

a. Memorandum.

b. Surat.

e. Manuskrip.

d. Lapiran justifikasi.

f. Laporan berkala.

g. Laporan staf.

h. Laporan kelayakan.

i. Laporan audit

2. Laporan Formal

a. panjangnya.

b. formatnya.

c. lebih banyak menggunakan ilustrasi grafis seperti tabel, bagan dan grafik.

d. ditulis dalam gaya bahasa resmi dan menggunakan bahasa baku.

KOMUNIKASI BISNIS
MAULANA EKA PERMANA Page 2
D. FORMAT LAPORAN

Ada tiga hal yang penting menentukan panjang dan format laporan, yaitu:

1. apa yang ingin dilaporkan.

2. apakah urutan laporan bersifat langsung atau tidak langsung, dan

3. apakah mengikuti urut-urutan logis atau topikal.

 Membuat pertimbangan berdasarkan hal-hal sebagai berikut:

1. informasi apa yang harus ditulis;

2. pendekatan psikologis apa yang paling tepat untuk pembaca tertentu laporan kita;

3. metode subbgian, metode pembagian mana yang akan memungkinkan bahan yang kita
sampaikan jadi jelas dan meyakinkan pembaca laporan.

E. ORGANISASI LAPORAN

Organisasi penulisan laporan formal umumnya terdiri atas

1. pembukaan,
2. isi,
3. penutup,
4. dan lampiran.

Sedangkan untuk laporan informal mengikuti format yang ditetapkan organisasi masing-
masing, dan tidak mengikuti struktur organisasi laporan yang baku dan berlaku universal
berdasarkan konvensi.

KOMUNIKASI BISNIS
MAULANA EKA PERMANA Page 3
 MODUL 5

KB 2

MENULIS PROPOSAL

Proposal adalah dokumen yang disiapkan untuk menggambarkan bagaimana sebuah

organisasi dapat memenuhi kebutuhan pihak lain.

A. PENGERTIAN PROPOSAL

Proposal dapat dirumuskan sebagai “dokumen pengajuan kegiatan dari pihak luar kepada
satu organisasi atau dari seseorang yang secara hierarkis lebih rendah kepada orang yang
lebih tinggi kewenangannya. Di dalam proposal tersebut akan ada

1. usulan kegiatan,
2. bentuk kegiatan,
3. pengusulan kegiatan,
4. penerima usul kegiatan.

B. JENIS-JENIS PROPOSAL

Ada beberapa jenis proposal yang kita kenal, seperti berikut ini.

1. proposal program.

2. proposal kegiatan.

3. proposal kompetitif.

4. proposal teknis.

C. KOMPONEN PROPOSAL

1. Masalah

Masalah pada dasarnya merupakan kesenjangan antara apa yang ada dan apa yang
seharusnya ada. Dalam proposal, biasanya uraian masalah diungkapkan dengan
menggunakan kalimat-kalimat konkret yang ditunjang dengan data. Adanya data akan
menunjukkan bahwa permasalahan tersebut bukan masalah yang diasumsikan ada oleh
pembuat atau penulis proposal melainkan permasalahan nyatayang dihadapi.

2. Tujuan

Tujuan merupakan apa yang akan kita capai melaui program/kegiatan yang diusulkan.
Karena itu dalam tujuan biasanya dinyatakan kondisi yang diinginkan.

KOMUNIKASI BISNIS
MAULANA EKA PERMANA Page 4
3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pada dasarnya membatasi cakupan kegiatan. Melalui ruang lingkup ini
dibatasi aspek-aspek atau komponen-komponen dari satu kegiatan. Dengan membangun
batas-batas tersebut maka dikemukakan apa yang akan dilakukan dan apa yang tidak
dilakukan.

4. Metode/prosedur

Metode pada dasarnya merupakan jalan yang kita usulkan untuk memecahkan masalah atau
menjalankan kegiatan.

5. Material/perlengkapan

Dalam proposal teknis, biasanya dicantumkan material dan peralatan yang akan
dipergunakan.

6. Personalia

Personalia yang dicantumkan dalam proposal adalah daftar nama dan keahlian masing-
masing orang yang akan terlibat dalam program/kegiatan.

7. Tindak Lanjut dan Evaluasi

Dalam proposal, biasanya juga dicantumkan rencana tindak lanjut bila

program/kegiatan/proyek telah diselesaikan.

8. Biaya/Anggaran

Biaya/anggaran merupakan komponen penting dari proposal, di samping metode.

9. Rangkuman

Dalam sebuah proposal kita harus mencantumkan rencana anggaran biaya program terperinci.

10. Lampiran-lampiran

Pada bagian ini dilampirkan berbagai dokumen penunjang, seperti pengalaman

lembaga pengaju proposal, curriculum vilae tenaga ahli, riwayat dan pengalaman organisasi,
dokumen badan hukum organisasi dan NPWP.

KOMUNIKASI BISNIS
MAULANA EKA PERMANA Page 5
 MODUL 6

KB 1

A. PERSENTASI BISNIS

Presentasi adalah mengomunikasikan informasi konsep/pikiran/gagasan pada orang lain

dalam suasana komunikasi yang - biasanya, meski tidak selalu - relatif formal. Meski tidak
selalu, biasanya informasi,konsep,pikiran, gagasan yang di komunikasikan itu relatif baru.
Presentasi sendiri dapat didefinisikan sebagai "mengupayakan agar khalayak memahami apa
yang ingin dinyatakan atau diusulkan penyaji melalui media seperti huruf, kalimat, angka,
gambar, suara dan sebagainya. Sedangkan tujuan presentasi adalah tercapainya kepuasan dan
kesepakatan dengan khalayak.

 Sedangkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari jenis-jenis pembicaraan lain

seperti pidato a tau pemaparan publik (public expose) adalah
a. biasanya dilakukan secara formal
b. biasanya disusun secara matang dan terencana
c. biasanya sudah ditentukan waktu, temp at dan materinya
d. biasanya dibantu oleh alat-alat peraga atau alat-alat bantu presentasi
e. biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator
f. biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi
g. biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab
h. biasanya memiliki tujuan dan target tertentu

 Sedangkan sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi adalah sebagai
berikut
1. pendahuluan
2. isi
3. penutup.

 Ada pun tujuan presentasi adalah

1. menjual
2. menghibur
3. memotivasi dan mengarahkan
4. menginformasikan
5. menerangkan atau memaparkan
6. mengusulkan ide atau gagasan.

 Fungsi Persentasi
1. untuk menyajikan komunikasi yang lebih baik antara penyaji dan khalayaknya
2. untuk mencapai pemahaman dan kesepakatan dengan khalayak
3. untuk melahirkan dampak dan kesan pada khalayak dalam waktu yang singkat dengan
teknik-teknik multimedia.

KOMUNIKASI BISNIS
MAULANA EKA PERMANA Page 6
 Sedangkan umpan-balik dari presentasi dapat dikategorikan menjadi
1. positif
2. netral
3. negatif

KOMUNIKASI BISNIS
MAULANA EKA PERMANA Page 7
 MODUL 6

KB 2

PERSENTASI BISNIS

Prinsip persiapan komunikasi bisnis bisa diterapkan untuk kegiatan presentasi bisnis.

a. mengumpulkan data/fakta yang relevan yang kita perlukan untuk mempersiapkan materi
presentasi
b. menyusun fakta/data itu menjadi informasi
c. memilih cara yang paling baik untuk menyajikan informasi yang mengandung fakta dan
data,
d. menentukan bentuk sajian seperti apa yang paling tepat.

Apakah dalam bentuk tabel atau grafis. Pertimbangannya adalah membuat orang memahami
data yang kita sajikan. Salah satu kegiatan penting dalam perencanaan komunikasi bisnis,
termasuk presentasi bisnis adalah mengidentifikasi khalayak yang selanjutnya diikuti dengan
analisis khalayak. Aspek-aspek yang penting diperhatikan dalam melakukan analisis
khalayak

a. Komposisi dan ukuran khalayak

b. reaksi khalayak yang mungkin timbul
c. tingkat pemahaman khalayak,
d. hubungan khalayak dengan pembicara.

Meski kini biasanya presentasi pada umumnya menggunakan LCD Projection, namun
sesungguhnya ada banyak alat bantu presentasi yang bisa kita gunakan. Alat bantu tersebut
presentasi tersebut adalah

a. handout
b. papan tulis
c. overhead projector (OHP)
d. slide
e. alat bantu lain.
Sedangkan pada saat menyampaikan presentasi ada empat metode yang bisa kita pergunakan
yaitu

a. memori
b. membaca
c. berbicara dengan memegang catatan
d. berbicara impromtu.

KOMUNIKASI BISNIS
MAULANA EKA PERMANA Page 8