Disusun untuk memenuhi Tugas Makalah salah satu Mata Kuliah Komunkasi
Organisasi yang diampu oleh :
Oleh
2021
Kata Penghantar
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah yang
berjudul Komunikasi Internal & Eksternal.
Adapun tujuan dari penulisan dari makalah Tugas Akhir ini adalah untuk
memenuhi tugas Drs. Baharuddin, M.Si. pada mata kuliah Psikologi
Dakwah. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan
tentang Komunikasi Internal & Eksternal bagi para pembaca dan juga
bagi penulis.
Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membagi sebagian pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan
makalah ini.
Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi
kesempurnaan makalah ini.
DAFTAR ISI
A. Simpulan …………………..................…………………………………
13
Pembahasan
Ketika para anggota organisasi, berkomunikasi satu sama lain, itu disebut
sebagai komunikasi internal. Namun, ketika ada komunikasi antara anggota organisasi, dengan
pihak luar, dikatakan demikian komunikasi eksternal. Ini adalah dua jenis komunikasi, yang
dapat dilihat di dunia korporat. Kutipan artikel ini akan memberi Anda semua perbedaan penting
antara komunikasi internal dan eksternal.
Dalam proses manajemen, komunikasi memainkan peran yang sangat penting karena,
jika tidak ada komunikasi yang efektif, tidak ada hubungan atasan-bawahan yang akan
berkembang serta komitmen karyawan terhadap organisasi juga bergantung padanya. Ini adalah
transfer informasi antara dua pihak, yang dapat terjadi, dengan atau tanpa menggunakan kata-
kata. Kedua jenis komunikasi ini sangat penting bagi keberhasilan dan pertumbuhan perusahaan.
1. Grafik perbandingan
2. Definisi
3. Perbedaan utama
4. Kesimpulan
Grafik perbandingan
Dasar untuk
Komunikasi internal Komunikasi eksternal
Perbandingan
Komunikasi dikatakan internal, ketika pertukaran informasi, pesan, fakta, pendapat, dll terjadi
antara anggota organisasi atau berbagai unit organisasi, untuk tujuan bisnis. Itu dapat terjadi
antara individu, kelompok, departemen atau unit. Itu bisa:
Komunikasi formal: Komunikasi yang melewati saluran yang telah ditentukan adalah
komunikasi formal.
Komunikasi Informal: Komunikasi yang mengalir ke segala arah dan yang muncul dari
kebutuhan sosial dan pribadi adalah komunikasi informal.
Komunikasi Internal berfungsi untuk menetapkan dan menyebarluaskan tujuan dari usaha
tersebut, mengembangkan rencana untuk pencapaian, mengatur sumber daya secara optimal. Ini
membantu dalam memilih, melatih dan menilai peserta dalam organisasi. Ini adalah alat bisnis
yang mengarahkan dan memotivasi karyawan untuk melakukan yang terbaik dalam pekerjaan.
Komunikasi Internal menggunakan memo, surat edaran, surat kabar staf, faks, pemberitahuan,
notulen rapat, konferensi video, presentasi, seminar, agenda, manual, dll. Sebagai mode
komunikasi.
Komunikasi Eksternal dapat dipahami sebagai berbagi informasi antara perusahaan dan orang
atau entitas lain dari lingkungan eksternal, yaitu pelanggan, pemasok, investor, klien, dealer,
masyarakat, lembaga pemerintah, masyarakat umum, dll. Secara umum, komunikasi eksternal
formal dan sebagian besar didokumentasikan.
Fokusnya adalah memfasilitasi kerja sama dengan kelompok-kelompok untuk membangun dan
mempertahankan citra publik yang baik melalui hubungan. Iklan, bahan umpan balik pelanggan,
panggilan layanan, siaran pers, undangan, surat edaran, manual daftar harga, laporan khusus, dll.
Adalah beberapa metode komunikasi eksternal.
Perbedaan antara komunikasi internal dan eksternal dapat ditarik dengan jelas dengan alasan
berikut:
1. Komunikasi Internal mengacu pada komunikasi yang terjadi di antara para peserta dalam
organisasi bisnis. Sebaliknya, komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi
antara organisasi dan individu lain, kelompok atau organisasi.
2. Komunikasi internal dapat bersifat formal atau informal tetapi komunikasi eksternal
sebagian besar formal dan sangat terdokumentasi.
3. Komunikasi internal bertujuan untuk transmisi informasi antara berbagai unit bisnis dan
departemen. Sebaliknya, komunikasi eksternal berfokus pada menjaga hubungan atau
bertukar informasi dengan pihak-pihak di luar bisnis.
4. Peserta komunikasi internal adalah karyawan dan manajemen perusahaan. Sebagai lawan
dari ini, pihak-pihak dalam komunikasi eksternal termasuk pelanggan, pemegang saham,
investor, klien, masyarakat umum, pemasok, kreditor, dll.
5. Baik komunikasi internal maupun eksternal bersifat teratur tetapi frekuensi komunikasi
internal relatif lebih tinggi daripada komunikasi eksternal.
6. Komunikasi internal mengalir dalam organisasi, sedangkan komunikasi eksternal
mengalir dalam lingkungan bisnis yang luas.
BAB II
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, ketika ia menjadi semakin besar dan
berkembang ada banyak divisi atau departemen yang bekerja. Dengan banyaknya orang yang
terlibat, perlu adanya komunikasi internal untuk menyamakan visi, misi, dan teknik untuk
mencapai tujuan bersama. Bahkan terkadang, ketika visi dan misi mereka sudah sama, belum
tentu praktik di lapangan seragam dan sesuai dengan yang sudah disepakati bersama.
Komunikasi internal yang ada di dalam organisasi atau perusahaan dapat dijadikan
sebagai sarana komunikasi secara timbal balik, menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan
komunikasi antara manajemen perusahaan dengan karyawan, sebagai sarana komunikasi untuk
menjelaskan tentang kebijakan dan peraturan. Selain itu, komunikasi internal juga dapat
digunakan sebagai sarana karyawan untuk menyampaikan saran, keinginan, dan laporan kepada
pihak manajemen atau pimpinan perusahaan (Ruslan, 1992, h.256).
Beberapa penelitian mengatakan bahwa banyak karyawan yang berpikir mereka akan
mendapatkan kesulitan jika mereka mengeluarkan opininya di depan pimpinan. Sehingga cara
terbaik yang bisa mereka lakukan adalah dengan bersikap sepakat terhadap para pimpinan.
Selain itu, para karyawan juga sering berpikir bahwa para pimpinan tidak memiliki
banyak waktu untuk memperhatikan dan mendengar aspirasi karyawan. Terlebih lagi terkadang
mereka merasa pimpinan tidak akan tertarik dengan masalah yang disampaikan oleh karyawan
(Asyifa, 2016).
Fungsi kedua adalah fungsi persuasi atau motivasi. Dalam komunikasi yang terjadi di
suatu organisasi, perlu adanya komunikasi yang saling mempersuasi untuk menarik simpati atau
minat. Fungsi ketiga dari komunikasi internal adalah fungsi kontrol. Fungsi kontrol ini
dimaksudkan untuk menginformasikan mengenai apa yang harus dikerjakan dan yang tidak perlu
dilakukan oleh karyawan.
BAB III
Komunikasi yang kuat dapat menjadi kunci dan faktor penting dalam kesuksesan bisnis,
lebih dari banyak faktor lainnya. Komunikasi adalah kontributor yang kuat untuk semua aspek
bisnis lainnya. Dalam bisnis Anda, ini membantu Anda secara efektif menangani karyawan,
pelanggan, mitra, dan hampir semua pemangku kepentingan lainnya. Model komunikasi yang
baik dalam suatu organisasi juga dapat membantu Anda menemukan peluang baru,
meningkatkan kesadaran industri, membina koneksi, dan mempertahankan budaya organisasi
terbaik.
Proses pemindahan informasi dari seorang individu ke kelompok lain, atau dari satu
kelompok ke kelompok lain, baik secara internal maupun eksternal, disebut komunikasi bisnis.
Memang, definisi dan detail lain ada di dunia bisnis. Namun, singkatnya, istilah ini berasal dari
komunikasi umum yang terkait dengan aktivitas bisnis satu organisasi. Dengan kata lain,
komunikasi yang efektif antara pihak atau orang-orang di sisi bisnis disebut komunikasi bisnis.
Berbagai topik
Komunikasi bisnis biasanya digunakan, di satu sisi, untuk mempromosikan bisnis,
produk, atau layanan, dan juga untuk menyampaikan informasi dalam bisnis yang sedang
beroperasi. Ini mencakup berbagai topik seperti pemasaran, periklanan, promosi, dan manajemen
hubungan. Komunikasi internal mengacu pada interaksi internal dalam manajemen organisasi
dan karyawan.
Manfaat terbesar dari komunikasi bisnis internal yang efektif adalah peningkatan
kepuasan kerja, produktivitas, dan efisiensi karyawan secara keseluruhan. Komunikasi internal
pada awalnya dapat dibagi menjadi dua kategori. Yang pertama adalah “secara internal ke atas”,
yang mencakup aliran komunikasi dari bawah hierarki ke manajemen senior.
Misalnya, informasi yang dikumpulkan secara teratur melalui berbagai laporan melalui
tim penjualan dikomunikasikan kepada manajemen senior sebagai brief. Ini membantu
manajemen puncak memahami masalah tingkat dasar dengan standar yang relevan. Informasi ini
membantu manajemen membuat keputusan penting tentang masalah yang terkait dengan bisnis
untuk meningkatkan laba perusahaan. Komunikasi bottom-up memainkan peran penting dalam
menemukan peluang bagi bawahan untuk menyampaikan pandangan mereka tentang masalah
bisnis dan pribadi kepada hierarki. Manajemen puncak juga bisa mendapatkan umpan balik yang
tepat waktu, saran kreatif baru, permintaan formal atau pribadi, dan kekhawatiran lain yang
meningkat.
Motif sukses
Komunikasi internal, bila digunakan dengan benar dan tepat waktu, dapat menjadi
motivasi sukses bagi karyawan. Mungkin ini bisa menjadi alternatif motivasi yang lebih baik
dengan memberikan keuntungan finansial. Anda juga dapat memperkuat kemampuan
pengambilan keputusan terkait pekerjaan karyawan Anda. Komunikasi memainkan peran penting
dalam membantu karyawan membangun ikatan sosial yang dapat mereka dorong dalam praktik
kerja tim mereka. Staf dengan ikatan sosial yang kuat telah terbukti lebih efisien dan tampil
dengan semangat tim yang lebih baik.
Komunikasi lateral adalah pertukaran informasi antara rekan kerja melalui pesan atau
diskusi lisan dan tertulis. Komunikasi horizontal atau horizontal antar departemen
memungkinkan karyawan pada tingkat yang sama untuk mengkomunikasikan isu-isu penting
satu sama lain.
Pendapatan
Tujuan utama dari komunikasi eksternal adalah untuk meningkatkan pendapatan di satu
sisi dan meminimalkan biaya di sisi lain. Contoh umum dari komunikasi eksternal termasuk
kegiatan periklanan dan publisitas, siaran pers, publikasi, buletin, kampanye digital, situs web,
dan banyak lagi.
Kesadaran masyarakat merupakan faktor yang sangat penting dalam bisnis. Ini sama
pentingnya dengan pendapatan. Komunikasi bisnis yang efektif sangat penting dalam
membentuk citra organisasi kepada masyarakat secara keseluruhan (kesan sosial yang penting
bagi perusahaan dalam jangka panjang) dan bagi pelanggan yang ada dan yang akan datang,
calon investor, dan pemangku kepentingan lainnya. Semua upaya komunikasi eksternal
membantu perusahaan mempublikasikan produk, layanan, lokasi, dan informasi penting lainnya.
Mungkin fungsi terpenting dari komunikasi bisnis eksternal adalah menemukan pelanggan baru.
Tujuan utama dari komunikasi eksternal adalah untuk mencari pelanggan, menjual
produk dan jasa, menghasilkan uang, dan meningkatkan keuntungan untuk kelangsungan hidup
dan pertumbuhan bisnis Anda.
Salah satu faktor terpenting yang harus dipertimbangkan secara serius adalah potensi
reaksi publik saat menggunakan teknologi interaktif seperti media sosial. Satu komentar negatif
dapat memicu reaksi berantai yang merusak citra jaringan superior sempurna.
Kerusakan gambar seperti itu tidak dapat diubah dalam waktu singkat. Namun, manfaat
teknologi baru yang memungkinkan organisasi untuk berkomunikasi dengan khalayak luas di
wilayah yang luas lebih besar daripada risikonya. Praktik komunikasi modern memaksa bisnis
untuk menggunakan media digital sebanyak mungkin untuk menjangkau pelanggan mereka.
Komunikasi bisnis dengan dunia luar adalah kunci untuk terbuka untuk umum, tetapi ada
tantangan jika Anda tidak berkomunikasi dengan sangat hati-hati.
Pesan yang buruk dan kutipan yang salah arah dapat menjadi mahal jika persepsi publik
terganggu. Oleh karena itu, ketika memilih dan merancang program komunikasi eksternal,
organisasi perlu memberikan perhatian khusus pada preferensi pemirsa.
Perusahaan menggunakan strategi seperti pengembangan konten web, optimisasi mesin
pencari (SEO), dan pemasaran konten untuk berkomunikasi dengan pihak luar tentang informasi
penting. Melalui pemasaran konten yang efektif, perusahaan dapat memastikan visibilitas situs
web mereka. Melalui aliran komunikasi dua arah dengan komentar pemirsa dan umpan balik
lainnya, organisasi dapat memodifikasi, mengoordinasikan, atau membuat strategi bisnis.
Komunikasi memainkan peran penting dalam semua jenis organisasi, kecil, besar, swasta
atau publik. Inilah sebabnya mengapa ungkapan “komunikasi yang baik mengarah ke bisnis yang
baik” sudah dekat.
Kinerja yang efisien dari suatu organisasi sangat tergantung pada efektivitas komunikasi
internal dan eksternal. Ini membantu organisasi Anda tumbuh dalam bisnis Anda sambil
meningkatkan semangat dan motivasi karyawan untuk meminimalkan konflik internal dan
eksternal.
BAB IV
Menurut Katz dan Robert Kahn (dalam Ruslan, 2007:92) “dalam sebuah organisasi,
komunikasi merupakan suatu proses penyampaian informasi dan membangun pengertian dari
satu individu ke individu lain.” Hal senada juga diungkapkan M.T Myers & G.E Myers
(2007:93) bahwa “untuk mencapai tujuan bersama, komunikasi memungkinkan seseorang
untuk melakukan koordinasi terkait suatu kegiatan kepada orang lain.” Menurut Katz dan
Robert Kahn (dalam Rohim, 2016:124) “komunikasi organisasi merupakan arus pertukaran
informasi dan simbol/makna dari individu ke individu lain ataupun individu ke kelompok
dalam suatu organisasi.” Sedangkan menurut Thayer (2016:124), “komunikasi organisasi
merupakan arus data yang akan melayani komunikasi organisasi dan proses interkomunikasi
dalam beberapa cara.” Thayer menyebut minimal ada tiga sistem komunikasi dalam
organisasi. Pertama terkait kerja organisasi seperti tugas-tugas operasional organisasi; kedua
berkaitan dengan manajemen organisasi seperti peraturan, perintah, dan petunjuk; ketiga
berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi, seperti hubungan dengan
personal maupun stakeholder yang menjadi publik organisasi.
BAB V
KESIMPULAN
Setiap perusahaan perlu membangun komunikasi internal yang baik karena merupakan
komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi. Komunikasi dapat terjadi antara
karyawan dengan karyawan, karyawan dengan atasan, dan atasan dengan atasan. Komunikasi
ini terjadi karena terdapat struktur organisasi. Yang kemudian akan terjadi proses pertukaran
nformasi antara batang-batang struktur organisasi.
Sedangkan dalam konteks komunikasi internal yang terjadi dalam organisasi, berarti
adanya pertukaran informasi yang terjadi antara atasan kepada bawahan mengenai informasi
atau perintah mengenai pembagian kerja, atau sebaliknya bawahan kepada atasan yang
memberikan informasi mengenai kegiatan kerja yang telah diselesaikan.
DAFTAR PUSTAKA