KOMUNIKASI ORGANISASI

(Aliran Informasi Dalam Organisasi)

Disusun Oleh:
Friskal Fabian Abdul Malik – 7017215039
Muhammad Rizki Putra – 7218114790
Rezha Agaditya Hernansyah – 7017217033

Mata Kuliah:
Komunikasi Organisasi

KOMUNIKASI STRATEGIS – REGULER KHUSUS

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PANCASILA
2018
ALIRAN KOMUNIKASI ORGANISASI

1. Adalah suatu proses dinamik dalam mana pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan
diciptakan, ditampilkan dan dinterpretasikan yang hidup dan berkembang dalam sebuah
organisasi.

2. Aliran Komunikasi Organisasi berfungsi untuk mengetahui bagaimana informasi itu

terdistribusikan kepada anggota-anggota organisasi, bagaimana pola-pola distribusinya dan
bagaimana orang-orang terlibat dalam proses penyebaran informasi itu dalam sebuah
organisasi.

3. Aliran Komunikasi Organisasi berpengaruh terhadap efektifitas organisai baik dalam

kaitannya dengan hubungan-hubungan ataupun pula dalam pelaksanaan & pencapaian tujuan
organisasi.

Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan, artinya komunikasi organisasi
bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti, melainkan komunikasi terjadi sepanjang
waktu. Guetzkow menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi
dengan tiga cara, diantaranya : serentak, berurutan dan keduanya. 

SIFAT ALIRAN INFORMASI

Guetzkow (1964), aliran informasi (penyebaran pesan) dalam organisasi dapat terjadi dalam
tiga cara :

1. Penyebaran secara serentak

Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang (diadik), hanya
pelibatkan sumber pesan dan penerima- yang menginterpretasikan pesan- sebagai tujuan
akhir. Meskipun demikian, cukup sering seorang manajer menginginkan informasi
disampaikan kepada lebih dari satu orang, misalnya bila diperlukan perubahan jadwal kerja
atau bila sebuah kelompok harus diberi penjelasan mengenai suatu prosedur baru. Sering kali
pesan-pesan disebut memo atau memorandum- dikirim kepada sejumlah orang dalam sebuah
organisasi. Kadang-kadang, misalnya setiap pagi Bank senantiasa melakukan briefing
(pengarahan) yang dilakukan oleh kepala caban Bank kepala seluruh stafnya, semua
menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini dapat disebut
dengan penyebaran pesan secara serentak. Selain itu, penyebaran pesan serentak juga dapat
dilakukan/disampaikan melalui memo, internet, dll. Dengan berkembangnya media
telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi
lebih sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon
yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara
visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing-
masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif
dan efisien daripada cara lainnya. untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.
Penyebaran pesan secara serentak lebih melihat kepada bagaimana pesan tersebut
disampaikan, yaitu satu untuk semua. Bahkan banyak organisasi yang mengeluarkan
selembaran yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota dalam
organisasi tersebut menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, maka proses ini
bisa disebut proses penyabaran pesan secara serentak. Penyebaran informasi juga tidak harus
selalau bermedia namun tatap muka pun dapat dijadikan pilihan untuk menyampaikan pesan
secara serentak. Contoh rapat, pertemuan seluruh karyawan Simulasi dan contoh gambar
diatas menunjukan bahwa pesan disebarkan oleh sumber (Head of sales area) kepada para
stafnya yang terdiri dari customer service, chenel and distribution dan Marketing. Disini kita
melihat bahwa pesan dari atasan disebarkan secara bersamaan pada waktu yang sama, tanpa
membeda-bedakan waktu pengirimannya.

2. Penyebaran secara berurutan

Haney mengemukakan bahwa “penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi

yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi”. Contoh si A memberikan informasi kepada
si B kepada si c kepada si D kepada si E dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini
setiap individu kecuali orang ke 1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan
yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya
dalam rangkaian tersebut. Proses penyebaran pesan secara berurutan ni memperlihatkan pola
“siapa yang berbicara kepada siapa pesan yang disampaikan”. Bila pesan disebarkan secara
berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak berurutan, jadi
informasi tersebut tiba di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu
cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. Karena adanya
perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi.
Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit
digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belim memperoleh informasi.
Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan
waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka. Selain itu,
kebenaran atau kecermatan informasi akan tergantung sebagai akibat dari interpretasi dan
reproduksi pesan yang berlangsung dalam penyampaian pesan secara berurutan

3. SERENTAK – BERURUTAN ; yaitu kombinasi kedua pola aliran yang telah disebutkan
sebelumnya.
1. Pola lingkaran.

Pola lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka memiliki
wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota bisa
berkomunikasi dengan dua orang anggota lain di sisinya. Pola lingkaran ini cenderung lebih
baik dari pada pola roda- yang mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat.

Gambar: Pola Lingkaran

Mereka cenderung memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi
kelompok. Setiap anggota dapat berkomunikasi dengan dua naggota lain di sisinya. Pada pola
ini memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan lainnya hanya melalui sistem
pengulangan pesan. Hambatannya mereka cenderung lambat dalam pemecahan masalah

2. Pola Roda

Pola roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusat. Orang ini merupakan
satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu,
jika seseorang anggota ingin berkomunikasi dengan orang lain, maka pesannya harus di
sampaikan melalui pemimpinnya.
 Gambar: Pola Roda

Pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral.
Orang dalam posisi tersebut menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota
organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya.

Masing-masing pola tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Pola

roda merupakan pola yang paling memusat, menghasilkan produk kelompok yang tercepat
dan terorganisir. Sedangkan pola lingkaran memiliki kelemahan dalam hal kecepatan
memecahkan masalah, pola lingkaran cenderung melahirkan sejumlah kesalahan besar.
Namun jika masalahnya adalah masalah yang kompleks pola lingkaran akan lebih cepat
menyelesaikannya dibandingkan pola roda. Pola roda hanya efektif memecahkan masalah
yang mudah saja. Untuk lebih detailnya mengenai dalam hal apa sebuah pola tepat atau
dianggap paling efektif digunakan, lihat tabel berikut.

Variabel Komunikasi Organisasi Pola Pola Roda

 Lingkaran
Aksesibilitas para anggota satu dengan yang
Rendah Tinggi
lainnya.
Pengawasan aliran pesan Tinggi Rendah
Moral atau kepuasan Sangat Rendah Tinggi
Sangat
Kemunculan pemimpin Tinggi
Rendah
Kecermatan solusi Baik Buruk
Kecepatan kinerja Cepat Lambat
Jumlah pesan yang dikirimkan Rendah Tinggi
Sangar
Kemunculan organisasi yang stabil Cepat
Lambat
Penyesuaian dengan perubahan kerja Lambat Cepat
Kecenderungan beban berlebihan Tinggi Rendah

Burgess (1969) mengamati bahwa sebagai upaya untuk memecahkan masalah dalam
eksperimen-eksperimen, para anggota kelompok harus “belajar bagaimana mengenai
peralatan eksperimen dengan benar dan efisien, dan bagaimana mengefisienkan pengiriman
pesan kepada satu atau beberapa posisi yang dihubungkan dengan pesan-pesan tersebut”. Hal
ini berimplikasi bahwa perilaku-perilaku peranan tertentu yang rumit harus dipelajari, agar
pola komunikasi berfungsi secara optimal. Pola aliran informasi secara langsung dapat
mempengaruhi berjalannya jaringan komunikasi. Beberapa penelitian mengenai jaringan
komunikasi dalam organisasi besar menunjukan bahwa distribusi peranan jaringan penting
untuk keefisienan berfungsinya organisasi.

ARAH ALIRAN INFORMASI

1. KOMUNIKASI KE BAWAH (DOWN WORD)
yaitu informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang merotoritas
lebih rendah.

JENIS INFORMASI yang biasanya dikomunikasikan :

1. Mengenai bagaimana melakukan pekerjaan

2. Mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan

3. Mengenai kebijakan & praktik organisasi

4. Informasi kinerja pegawai

5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

METODE PENYAMPAIAN PESAN :

1. Tulisan

2. Lisan

3. Lisan diikuti tulisan

4. Tulisan diikuti lisan

KAPAN METODE INI DAPAT EFEKTIF DILAKUKAN ?

1. Tulisan : dalam situasi bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang,
informasinya umum, tidak diperlukan kontak pribadi.

2. Lisan : dalam situasi yang membutuhkan teguran & mendamaikan perselisihan.

3. Lisan diikuti tulisan : dalam situasi yang membutuhkan tindakan segera tetapi kemudian
diikuti tindak lanjutnya yg bersifat umum, perlu pendokumentasian.

4. Tulisan diikuti lisan : dinilai tidak cukup efektif untuk setiap situasi.

KRITERIA MEMILIH METODA PENYAMPAIAN INFORMASI KEPADA PEGAWAI :

1. Ketersediaan informasi.

2. Biaya

3. Pengaruh

4. Relevansi (dengan tujuan)

5. Respons

6. Keahlian (yang sesuai dengan kemampuan pengirim)

2. KOMUNIKASI KE ATAS (UP WORD)

Yaitu informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang
lebih tinggi (atasan).

PENTINGNYA KOMUNIKASI KE ATAS :

1. Informasi bagi pembuatan keputusan

2. Memberi informasi bagi atasan kapan bawahan siap menerima informasi dari mereka &
seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.

3. Mendorong keterbukaan komunikasi tentang keluh kesah, kritik muncul kepermukaan

sehingg atasan tahu apa yang mengganggu dan menghambat kerja mereka.

4. Menumbuhkan apresiasi & loyalitas kpd organisasi dg memberi kesempatan kpd pegawai
untuk mengajukan pertanyaan & memberi masukan/gagasan serta saran.

5. Memberi informasi pada atasan apakah bawahan memahami apa yg diharapkan dari aliran
informasi ke bawah

6. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka & memperkuat keterlibatan

mereka dg pekerjaan & organisasi

APA YANG DIKOMUNIKASIKAN ?

1. Tentang apa yang telah dilakukan bawahan : prestasi, kemajuan, rencana yang akan
datang.

2. Persoalan pekerjaan yang dihadapi yang belum terpecahkan dan membutuhkan bantuan
penyelesaian.

3. Memberikan saran dan agagasan untuk perbaikan pada organisasi.

4. Mengungkakan bagaima perasaan, pikiran bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja
mereka, & organisasi.

MENGAPA KOMUNIKASI KE ATAS SULIT ? (sharma, 1979) :

1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka

2. Adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada permasalahan bawahan.

3. Kurangnya penghargaan & apresiasi bagi komunikasi ke atas yang dilakukan oleh
bawahan/karyawan

4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang
disamapikan pegawai.

 
PRINSIP KOMUNIKASI KE ATAS

1. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan & didorong atau dirangsang
agar tetap muncul / tersampaikan.

2. Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan.

3. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin

4. Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam
pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah

5. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara objektif

6. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah

7. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media & metode untuk
meningkatkan aliran informasi.

3. KOMUNIKASI HORISONTAL
Adalah penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja.

TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL

1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja

2. Berbagi informasi mengenai rencana & kegiatan

3. Untuk memecahkan masalah

4. Untuk memperoleh pemahaman bersama

5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan

6. Untuk menumbuhkan dukungan antar personal

BENTUK KOMUNIKASI HORISONTAL :

Rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telpon, memo / catatan,
kegiatan sosial, lingkaran kualitas (sebuah kelompok pekerja sukareka yang berbagi wilayah
tanggungjawab)
4. KOMUNIKASI INFORMAL, SELENTINGAN
Komunikasi yang dilakukan oleh orang organisasi tanpa mengindahkan posisinya dalam
organisasi. Selentingan (Grapevine) : metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke
orang yang tidak dapatcdiperoleh melalui saluran biasa (Stein, 1967).
CIRI SELENTINGAN :

1. Melalui interaksi mulut ke mulut

2. Bebas dari kendala organisasi & posisi

3. Penyebaran cepat.

4. Melalui rantai kelompok

5. Memiliki beberapa peran.

6. Produk situasi bukan produk orang dalam organisasi.

7. Semakin cepat orang mengetahui peristiwa semakin cepat kemungkinan menceritakannya

pada orang lain.

8. Jika informasinya menarik, orag cenderung menyampaikan pada yang lain.

9. Pesan selentingan cenderung cermat/jeli (walau terkadang lebih dramatik dari yg

senyatanya)

10. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi

bahkan bila rinciannya cermat.

11. Cenderung mempengaruhi organisasi (baik atau buruk)

CARA MENANGGAPI SELENTINGAN

1. Jagalah saluran komunikasi formal tetap terbuka yang memberi kesempatan

berlangsungnya komunikasi ke atas, ke bawah, horisontal dan lintas saluran yang terus
terang, cermat, dan sensitif.

2. Efektifkan hubungan komunikasi antara atasan denga bawahan.

3. Sampaikan bahwa atasan mengerti dan menerima informasi melalui selentingan tersebut
(khususnya yg menyangkut perasaan karyawan)