Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications : Principles and Metbods,

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang
biasa (lazim), baik dengan simbol,sinyal maupun prilaku atau tindakan.

Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan
proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara berkomunikasi yang
biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan maupun sinyal nonverbal.

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis
maupun nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi
tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:

1. Komunikasi Verbal (Verbal Communications)

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada
pihak lain melalui tulisan (written) maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti
Anda mengirim surat atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda, Anda
berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan tangga sebelah,
Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan makalah dalam suatu acara
seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda mendengarkan radio,
menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya merupakan contoh bentuk-
bentuk komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan
melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing kepada
karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Penyampaian pesan lewat tulisan maupun lisan
tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang
akan dikatakan.

2. Komunikasi Nonverbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah
menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang
ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:

Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan
tentang berbagai perasaan orang baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan berbagai macam
perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal
didalam cara yang cukup mendasar.
 Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal lainnya seperti arti suatu warna dan gerak-
isyarat tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Warna gelap seperti hitam
mempunyai makna kedukaan atau kesusahan. Coba Anda perhatikan pada saat terjadinya
musibah kematian seseorang (layatan), maka kebanyakan dari mereka mengenakan pakaian
warna gelap (hitam). Lain halnya dengan warna-warna cerah yang banyak dikenakan pada
saat-saat berlangsungnya suatu pesta. Itulah sebabnya maka warna juga termasuk kedalam
salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian
suatu pesan yaitu secara spontan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang
sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang
mengatakan "Tolong, bukakan pintu itu," maka pada saat itu seseorang dengan sadar telah
mempunyai tujuan atau maksud tertentu. Tetapi, ketika seseorang berkomunikasi secara
nonverbal, ia seringkali melakukan sesuatu secara tidak sadar.
Proses Komunikasi

Tahap 1 Tahap 6
Saluran
Pengirim Mempunyai Penerima Memberi
Gagasan Media Tanggapan & Umpan Balik

Tahap 2 Tahap 5

Pengirim Mengubah Ide Penerima Menafsirkan

Menjadi Suatu Pesan Pesan

Tahap 3 Tahap 4

Pengirim Menyampaikan Penerima Menerima

Pesan Pesan
CARA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

Dalam melakukan komunikasi ada kalanya hasil yang dicapai tidak sesuai dengan apa yang
diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang terjadi tidak efektif, sehingga tidak mencapai
sasaran dengan baik. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa
persyaratan, antara lain: persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian, dan
kecocokan/keserasian.

1. Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat
diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audience akan membaca atau menerima
tanggapannya dengan benar. Audience sebagai penerima pesan, lalu akan mengantisipasi reaksi
komunikator untuk menyusun pesan yang diterima bagi diri mereka, dengan tetap melakukan
penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut.

2. Ketepatan

Audience mempunyai suatu kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai
sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan
kerangka pikir audience. Apabila hal tersebut diabaikan, maka yang muncul adalah
miscommunication.

3. Kredibilitas

Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa audience-

audiencenya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator
harus mempunyai suatu keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.

4. Pengendalian

Dalam berkomunikasi, audience akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan
yan disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak,
mengubah pikiran atau bersikap lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang
dilontarkan audience terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi
audience tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiencenya saat
melakukan komunikasi.

5. Kecocokan/keserasian

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan
dengan audience sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya. Seorang
komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada
audience-nya. Referensi : Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Erlangga
Masalah Penyampaian Pesan

Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari
pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik,
misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindasan yang tak terbaca.
Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka dapat memblok atau
mengganggu suatu pesan.

Jika Anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, pilihlah suatu tempat
yang memungkinkan audience Anda dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang Anda
sampaikan. Jangan sampai ada diantara mereka yang merasa terhalang oleh sesuatu, seperti
terhalang oleh tubuh Anda sendiri atau terhalang oleh tiang (pilar) suatu bangunan. Disamping
itu, jika Anda menggunakan sound system, usahakanlah sound system yang baik. Jangan sampai
terjadi pada saat-saatnya diskusi sedang menarik, tiba-tiba sound systemnya mengalami
gangguan teknis atau macet total.

Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang
disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan disampaikan
sekaligus secara bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah
serupa juga muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup
panjang. Orang terakhir yang menerima pesan ada kemungkinan hanya dapat menangkap pesan
sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi
bertentangan dengan pesan aslinya.

Masalah Dalam Menerima Pesan

Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari
adanya suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya
persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang
terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Sebagai contoh, pada
saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas, tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang
yang sedang panik yang terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan
berdekatan dengan tempat kuliah Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima
pesan dengan baik? Pada saat asyik membaca-baca di ruang perpustakaan, tiba-tiba lewat
seorang gadis cantik dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat terjadi, manakala Anda asyik
mengerjakan ujian semester, terdengar suara tabuhan gamelan di seberang bangunan yang
kebetulan juga berdampingan dengan sekolah karawitan atau sekolah musik.
 Dalam beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan.
Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga
dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak
memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi mereka dapat mengurangi
konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah
kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat berkomunikasi,
pikiran melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan atau melamun.

Masalah Dalam Menafsirkan Pesan

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun
masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima
pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat
menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. Sebagai contoh
sederhana apabila Anda sedang berbicara dengan seseorang yang berasal dari daerah yang
berbeda latar belakang budayanya.
Sebutkan masalah-masalah yang dapat terjadi dalam penyampaian, penerimaan dan
penafsiran pesan.

Menurut Purwanto (2006;13). Munculnya kesahpahaman dalam komunikasi adalah, ada

kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik.
Masalah tersebut masing-masing dapat dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut:

1. Masalah Dalam Mengembangan Pesan.

Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-
raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan
audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau
gagasan.

2. Masalah Dalam Menyampaikan Pesan

Masalah yang paling jelas disini adalah faktor fisik. Misalnya terdapat sambungan kabel yang
kurang baik pada sound system, kualitas sound system yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba
padam, salinan surat yang tak terbaca. Nampaknya sepele, gangguan-gangguan tersebut dapat
menghalangi atau mengganggu suatu pesan.

3. Masalah Dalam Menerima Pesan.

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara
antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan
kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Contoh, pada saat anda sedang
mengikuti briefing diruang pertemuan, tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang
sedang panik, yang terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan
berdekatan dengan tempat anda melakukan pertemuan.

4. Masalah Dalam Menafsirkan Pesan

Suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan, masalah terbesar terletak
pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditaksirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar
belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional dapat menimbulkan munculnya
kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

1. Perbedaan Latar Belakang

Bila pengalaman hidup penerima secara mendasar berbeda dengan pengirim pesan,
komunikasi menjadi semakin sulit. Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial,
kondisi ekonomi, latar belakang budaya, temperamen, kesehatan, kecantikan, popularitas, atau
agama dapat mempersulit atau paling tidak mengganggu proses komunikasi.

2. Perbedaan Penafsiran Kata

 Masalah dalam memahami pesan sebenarnya terletak pada bahasa yang menggunakan
kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan. Karena latar belakang yang
berbeda, baik itu asul-usul daerah, budaya, pendidikan, dan usia.

Jelaskan cara-cara memperbaiki komunikasi.

Menurut Bovee dan Thill yang dikutip oleh Dewi (2007, h18-19) cara mengatasi hambatan
dan memperbaiki komunikasi agar menjadi efektifitas adalah :

1. Memelihara iklim komunikasi terbuka

Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi, dan kebiasaan. Komunikasi terbuka
akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.

2. Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi

Etika merupakan prinsip-prinsip yang mengatur seseorang untuk bersikap atau membawa diri.
Orang yang tidak etis biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan
segala cara untuk mencapai tujuan.

3. Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya

Maju berkembangnya teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi

antarbudaya, baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional. Memahami latar
belakang, pengetahuan, kepribadian, dan persepsi antarbudaya akan membantu mengatasi
hambatan komunikasi yang terjadi karena perbedaan budaya.

4. Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima

Menggunakan pendekatan yang bepusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima
ketika sedang berkomunikasi

5. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggung jawab untuk memperoleh dan
membagi informasi

Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun, merevisi, dan mendistribusikan pesan

6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan
cara :
1. Memahami penerima pesan
2. Menyesuaikan pesan dan menghubungkan gagasan
3. Mengembangkan dan menghubungkan gagasan
4. Mengurangi jumlah pesan
5. Memilih saluran atau media yang tepat
6. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi
Dalam melakukan komunikasi, kadang-kadang hasilnya tidak sesuai dengan apa yang kita
harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang kita lakukan tidak bisa efektif, tidak mencapai
sasaran dengan baik. Untuk melakukan komunikasi yang efektif memerlukan beberapa hal,
yaitu:

a) Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikan dapat
diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audiens akan membaca dan menerima
tanggapannya dengan benar. Audiens sebagai penerima pesan, lalu akan mengantisipasi reaksi
mereka, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaan dalam
komunikasi yang dilakukan.

b) Ketepatan

Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Agar komunikasi yang
dilakukan mencapai sasaran, maka seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa
yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, maka yang muncul adalah
miscommunications.

c) Kredibilitas

Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-orang
yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu
keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.

d) Pengendalian

Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.
Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran,
atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap
apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens tergantung pada berhasil
atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.

e) Keharmonisan

Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik
dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannay. Seorang
komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada
audiensnya.