Ringkasan

Chapter 9 : Informational Report

1. Menulis Laporan di Era Digital

Hampir semua bisnis membuat laporan. Laporan yang efisien memainkan
peran penting dalam membantu organisasi di dunia digital dimana terdapat
banyak sekali informasi yang tersedia dalam membuat keputusan.
Laporan bisnis beragam dari segi panjang, tujuan, dan cara
penyampaiannya. Sebagian ada yang singkat dan informal sementara ada juga
yang panjang seperti halnya laporan keuangan.

a. Fungsi dasar Laporan

 Laporan Informasional
Laporan Informasional memaparkan data tanpa melakukan analisis
atau memberikan rekomendasi. Untuk laporan semacam ini, penulis
akan mengumpulkan dan mengorganisasikan fakta, namun mereka
tidak melakukan analisis fakta tersebut untuk pembacanya. Contoh
laporan perjalanan dinas.

 Laporan Analisis
Selain melaporkan data dan temuan, laporan analisis memberikan
analisis dan kesimpulan. Jika diminta, penulis juga akan memberikan
rekomendasi-rekomendasi. Laporan analisis biasanya digunakan untuk
membujuk pembaca untuk melakukan suatu tindakan atau mengubah
pendirian mereka.

b. Strategi Penyusunan Laporan

Laporan dapat diorganisasikan secara langsung maupun tidak
langsung. Pada dasarnya antisipasi terhadap reaksi pembaca dan isi dari
sebuah laporan itu sendiri akan menentukan strategi penyusunanya.

 Strategi Langsung
Pada strategi langsung tujuan penulisan ditulis di awal sebuah
laporan. Laporan informasional seperi laporan kepatuhan yang
ditujukan pada model dokumen 9.1 biasanya akan disusun secara
langsung. Laporan ini dimulai dengan pendahuluan, diikuti dengan
fakta-fakta dan sebuah ringkasan.

 Strategi Tidak Langsung

Strategi penyusunan dapat dikatakan tidak langsung ketika
kesimpulan dan saran, jika diminta akan muncul pada akhir sebuah
laporan. Laporan semacam ini akan dimulai dari pengenalan atau
 pendahuluan kemudian diikuti dengan fakta-fakta dan penjelasan.
Kemudian akan diakhiri dengan kesimpulan dan rekomendasi. Strategi
penyusunan semacam ini cukup membantu ketika pembaca tidak
familiar dengan masalah atau ketika pembaca perlu untuk diyakinkan.

c. Gaya Penulisan Formal dan Informal

 Gaya penulisan informal berbentuk seperti sebuah perbincangan.
Gaya ini cocok ketika berhadapan dengan audiens yang dikenal
dan topiknya tidak kontroversial. Gaya ini dicirikan dengan nada
tulisan yang bersahabat, penggunaan kata ganti orang pertama, dan
kalimat yang lebih singkat. Gaya penulisan informal sering
digunakan pada laporan bisnis internal yang pendek.

 Gaya penulisan formal, dicirikan melalui objektivitas, otoritas,

dan impasialitas. Gaya ini cocok untuk proposal dan laporan riset
yang panjang. Sebuah laporan dari seorang konsultan yang
menginformasikan mengenai kelayakan untuk pindah ke suatu
lokasi baru cenderung akan berbentuk formal.

2. Format dan Heading Levels

Secara umum, desain dari sebuah laporan haruslah secara visual menarik
dan juga profesional. Terdapat beberapa tipe format laporan seperti :

a. Tipe Format Laporan

 Format Digital dan File Pdf
 Digital Slide Deck
 Infographics
 E-Mail dan Memo
 Forms dan Templates
 Format Surat

b. Heading (Subjudul) Laporan yang efektif

Deskripsi Heading dapat dikatakan sebagai petunjuk structural yang
membantu pembaca untuk memahami pengorganisasian sebuah laporan.
Heading ini digunakan untuk menggarisbawahi ide utama sehingga
memungkinkan pembaca yang sibuk untuk melihat gambaran besar secara
sekilas.

 Fuctional Headings
Heading fungsional adalah sebuah label satu/dua kata yang
menunjukan outline dari sebuah laporan akan tetapi hanya memberi
 sedikit pemahaman mengenai isi dari sebuah laporan. Heading
fungsional berguna untuk laporan rutin.

 Talking headings
Talking Headings memberikan lebih banyak informasi dan
membangkitkan minat. Bila tidak ditulis secara hati-hati, talking
heading akan gagal untuk menunjukan organisasi sebuah laporan.
Untuk membuat heading laporan yang efektif, beberapa langkah
dapat dilakukan seperti :
o Menggunakan tingkatan heading yang logis
o Gunakan huruf besar dan penekanan secara hati-hati
o Menyeimbangkan heading di dalam tingkatan
o Untuk laporan singkat gunakan satu atau dua tingkatan heading.
o Sertakan setidaknya satu heading pada tiap lembar laporan, jangan
akhiri halaman dengan heading tersendiri.
o Gunakan tanda baca dengan benar
o Tetapkan heading yang singkat namun jelas

3. Menganalisis Masalah, Mendefinisikan tujuan, dan mengumpulkan data

Karena laporan bisnis adalah suatu tindakan sistematis untuk
mengumpulkan data, menjawab pertanyaan-pertanyaan, dan menyelesaikan
masalah maka untuk mencapainya diperlukan suatu metode untuk mencapai
tujuan tersebut.

a. Menentukan masalah dan tujuan

 Latar belakang masalah
Langkah pertama dalam menulis sebuah laporan adalah memahami
secara jelas masalah atau tugas yang dihadapi. Menyiapkan sebuah
pernyataan masalah tertulis membantu untuk memperjelas tugas ini.

Contoh latar belakang masalah :

“leasing untuk semua mobil perusahaan akan kadaluarsa dalam tiga
bulan. Perusahaan harus memutuskan apakah memperbaharuinya
atau mengembangkan sebuah kebijakan baru terkait transportasi
untuk bagian penjualan. Administrasi untuk biaya dan penggantian
bagi mobil yang dimiliki pegawai nampaknya berlebihan.”

 Pernyataan tujuan
Pernyataan tujuan akan lebih jauh mendefinisikan tujuan dan ruang
lingkup laporan. Hal ini dimulai dengan mengembangkan pertanyaan
yang membantu memperjelas tujuan.
 Contoh penyataan tujuan
“Memberikan rekomendasi terkait rencana penyediaan mobil bagi
para pegawai penjualan untuk digunakan dalam operasional mereka.
Laporan ini akan membandingkan biaya untuk tiga jenis rencana,
yakni : kepemilikan langsung, penyewaan, dan kompensasi untuk
mobil milik karyawan. Data akan mencakup reaksi perwakilan
penjualan terhadap setiap rencana."

b. Mengumpulan Informasi dari sumber primer dan sekunder

Salah satu langkah paling penting dalam menulis sebuah laporan
adalah mengumpulkan informasi (riset). Sebuah laporan yang baik
didasarkan pada fakta yang solid, akurat, dan teruji.

 Data Primer (Didasarkan pada pengalaman peneliti dan hasil

observasi)
 Data Sekunder (Didapatkan dari hasil membaca apa yang orang lain
telah alami atau amati dan telah direkam)

Sumber-sumber data baik primer maupun sekunder.

o Company Records (Catatan perusahaan di masa lalu)

o Printed material (Buku, koran, majalah, jurnal)
o Electronic resources (Informasi dari website pemerintah, portal
berita, dst)
o Observation (pengamatan dan pengalaman pribadi)
o Surveys & Questionaires
o Interviews (wawancara dengan pihak terkait)

4. Menyiapkan Laporan Informasional Singkat

Laporan informasional seringkali menggambarkan kegiatan berulang yang
bersifat periodik (seperti penjualan bulanan atau panggilan pelanggan
mingguan) serta kejadian situasional yang tidak berulang (seperti perjalanan,
konferensi, dan proyek khusus). Laporan informasional singkat dapat
mencakup laporan kepatuhan keselamatan.

a. Laporan perjalanan, konvensi, dan konferensi.

Merupakan laporan yang dibuat oleh pegawai setelah mereka
melakukan sebuah perjalanan dinas/bisnis. Kerangka umum dari laporan
ini adalah sebagai berikut :
 Dimulai dengan mengidentifikasi acara (nama, tanggal, lokasi) dan
peninjauan awal mengenai materi yang didiskusikan.
  Pada bagian tubuh laporan, ringkaslah 3 hingga 5 topik yang
mungkin bermanfaat bagi pembaca.
 Tutup dengan ucapan terimakasih, berikan saran tindakan yang
harus dilakukan, atau intisarikan nilai atau manfaat dari perjalanan
tersebut.
 Daftarkan semua pengeluaran (jika diminta) pada lembar yang
berbeda.

b. Laporan progress /interim

Laporan progress disebut juga sebagai laporan interim merupakan
laporan yang mendeskripsikan status suatu proyek yang sedang berjalan.
Laporan progress biasanya mengikuti pola sebagai berikut :
 Pada bagian pembuka tentukan secara terperinci tujuan dan
karakteristik proyek
 Berikan informasi dasar jika audience membutuhkannya
 Jelaskan pekerjaan yang telah diselesaikan sejauh ini
 Jelaskan pekerjaan yang sedang berjalan, termasuk personil yang
terlibat, aktivitas, metode dan lokasinya.
 Deskripsikan permasalahan yang sedang dan kemungkinan akan
dihadapi serta solusinya
 Pada bagian penutup diskusikan aktivitas di masa yang akan
datang dan berikan gambaran waktu penyelesainnya

c. Minutes of Meeting (Notulen Rapat)

Notulen rapat merangkum keseluruhan jalannya rapat. Kebanyakan
post team perusahaan akan menaruh notulen rapat pada situs intranet
mereka setelah rapat selesai. Pola umum notulen rapat adalah sebagai
berikut :
 Dimulai dengan nama kelompok kerja, begitu dengan tanggal,
waktu, dan tempat rapat.
 Identifikasi nama yang hadir dan yang tidak
 Jelaskan apakah notulen sebelumnya diterima atau perlu direvisi
 Catatlah secara ringkas hasil diskusi terkait bisnis yang lama,
bisnis baru, pengumuman-pengumuman, dan hasil laporan komite
 Jelaskan secara rinci terkait dengan usulan, catatlah hasil
pengambilan suaranya dan tindakan yang diambil
 Simpulkan dengan menggunakan nama orang yang membuat
notulen. Notulen resmi mungkin membutuhkan tanda-tangan

d. Rangkuman
Sebuah rangkuman pada dasarnya memadatkan poin-point utama dari
sebuah buku, laporan, website, rapat, atau pertemuan. Sebuah rangkuman
 akan menghemat waktu dengan mereduksi 85-95% dari sebuah laporan
atau artikel.

Semua jenis rangkuman akan mengikuti petunjuk umum sebagai

berikut :
 Tetapkan ide utama atau tujuan beserta dengan sumber dokumen
yang dirangkum. Kenapa tulisan ini dibuat?
 Garisbawahi metode penelitian, hasil temuan, kesimpulan, dan
rekomendasi.
 Berikan ilustrasi, contoh, dan detail lainnya, dan juga referensi.
 Susunlah tingkat keterbacaanya dengan menyertakan heading, list,
penomoran dst.
 Parafrasekan secara akurat menggunakan ingatan tanpa meniru
kalimat aslinya.
 Sertakan reaksi anda atau evaluasi keseluruhan terhadap dokumen
tersebut jika diminta.

5. Menyiapkan Laporan Analisis Singkat

Laporan analisis secara signifikan berbeda dengan laporan informasional.
Meskipun kedua penulis laporan ini mengumpulkan dan menyajikan data,
namun penulis laporan analisis juga mengevaluasi data dan umumnya
mencoba untuk membujuk pembaca untuk menerima kesimpulan and
bertindak sesuai dengan rekomendasi yang diberikan.

a. Laporan justifikasi/rekomendasi
Baik manajer atau pegawai terkadang menulis laporan untuk
menjustifikasi atau merekomendasi suatu tindakan, seperti pembelian
perlengkapan, perubahan prosedur, dst. Laporan semacam ini disebut
sebagai laporan justifikasi atau laporan rekomendasi. Terdapat dua strategi
penyusunan laporan ini bila dikaitkan dengan audiens dan topiknya.

 Strategi langsung. Untuk topik yang tidak sensitive dan

rekomendasi yang diperkirakan akan disetujui oleh semua
pembaca, anda dapat menggunaka strategi langsung dengan cara :
o Identifikasi masalah atau kebutuhan secara singkat
o Umumkan rekomendasi, solusi, atau tindakan secara gamblang
dan menggunakan kata kerja aksi.
o Jelaskan secara menyeluruh mengenai manfaat-manfaat dari
rekomendasi atau langkah yang harus dilakukan untuk
menyelesaikan masalah tersebut.
o Masukan juga sebuah diskusi mengenai pro, kontra, dan biaya
 o Simpulkan dengan ringkasan yang merinci rekomendasi dan
tindakan yang dibutuhkan.

 Strategi Tidak Langsung. Ketika seorang pembaca mungkin akan

menentang sebuah rekomendasi atau ketika situasinya mendorong
untuk berhati-hati, jangan terburu-buru untuk mengeluarkan
rekomendasi yang kita miliki. Coba pertimbangkan untuk
menggunakan pendekatan tidak langsung dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
o Jelaskan masalah secara umum dalam baris subjek, hindari
merujuk langsung pada rekomendasi Anda.
o Deskripsikan masalah atau kebutuhan yang rekomendasi anda
miliki. Gunakan contoh spesifik, statistic pendukung, dan
kutipan otoritatif untuk meningkatkan kredibilitas mengenai
tingkat keseriusan sebuah masalah.
o Diskusikan solusi alternatif, dimulai dari yang paling tidak
mungkin untuk berhasil.
o Berikan alternatif solusi yang paling menjanjikan (rekomendasi
milikmu) terakhir.
o Tunjukan bagaimana keunggulan dari rekomendasi itu jauh
melebihi kekurangannya.
o Rangkumlah rekomendasimu. Jika perlu, rinci juga tindakan
apa saja yang perlu dilakukan.
o Mintalah ijin untuk menjalankannya jika perlu.

b. Laporan Kelayakan (Feasibility Reports)

Laporan kelayakan mengevaluasi keterlaksanaan dan keberlanjutan
suatu tindakan. Laporan ini menjawab pertanyaan: Apakah rencana atau
proposal ini akan berhasil? Laporan kelayakan biasanya merupakan
laporan internal yang ditulis untuk memberi saran tentang hal-hal seperti
kebijakan perusahaan untuk beralih ke energi surya, kelayakan program
kesejahteraan untuk karyawan dst.
Dalam membuat sebuah laporan kelayakan, pertimbangkan untuk
melakukan hal-hal seperti :
 Umumkan keputusan dengan segera
 Berikan sebuah deskripsi mengenai latar belakang dan masalah
yang mendorong proposal tersebut.
 Diskusikan manfaat dari proposal tersebut
 Deskripsikan masalah yang mungkin akan muncul.
 Hitung biaya yang terkait dengan proposal itu
 Tunjukan jangka waktu yang diperlukan untuk
mengimplementasikan proposal
  Tutup dengan permintaan tindakan jika memungkinkan.

c. Laporan tolak ukur (Yardstick Report)

Yardstick reports memeriksa masalah dengan menggunakan dua atau
lebih solusi. Untuk menentukan solusi terbaik, penulis menetapkan kriteria
yang mana akan dibandingkan dengan pilihan yang tersedia.
Kriteria ini akan bertindak sebagai sebuah tolak ukur terhadap semua
pilihan yang ada, seperti yang ditunjukan pada Model Document 9.9.
Pendekatan yardstick efektif untuk perusahaan yang harus menetapkan
spesifikasi untuk pembelian perlengkapan dan kemudian membandingkan
produk-produk yang tersedia dengan spesifikasi yang telah dibuat.
Penulis yang menggunakan pendekatan Yardstick biasanya akan
melakukan hal-hal seperti :
 Memulai dengan mendeskripsikan masalah atau kebutuhan
 Menjelaskan pilihan dan solusi yang mungkin
 Menetapkan kriteria untuk melakukan perbandingan pilihan,
jelaskan bagaimana kriteria tersebut dipilih atau dikembangkan
 Diskusikan dan evaluasi setiap pilihan dalam konteks kriteria
 Berikan gambaran kesimpulan dan buatlah rekomendasi.