PENULISAN LAPORAN BISNIS DAN PENULISAN LAPORAN

SINGKAT

MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS

Dosen Pembimbing : Agus Santoso, S.Kp.,M.Kep

Disusun Oleh :
Kelompok 12

Wiwien Permata Sekoni NIM : 22020121183235

DEPATEMEN ILMU KEPERAWATAN

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS DIPONEGORO
TAHUN 2023
A. Penulisan laporan bisnis
1. Arti dan penggunaan laporan bisnis
a. Pengertian laporan bisnis
Agar dapat melakukan suatu kegiatan bisnis secara efisien, perusahaan perlu
berbagai macam jenis laporan. Untuk itu, Anda perlu tahu bagaimana membuat
suatu laporan bisnis. Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt
dalam bukunya “Effective Business Communication” menyatakan bahwa laporan
bisnis tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian
fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas dasar definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu laporan bisnis
mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif,
menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal
maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang
lebih tinggi, memiliki tujuan yang jelas.
Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk
memenuhi keperluan, antara lain :
1) Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya
laporan operasional, laporan kegiatan personal.
2) Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-
prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan
penempatan posisi kerja.
3) Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan
yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis,
dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuh).
4) Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan.
Misalnya laporan perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.
5) Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi
pengambilan keputusan atas masalah tertentu. Misalnya laporan
penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.
6) Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Misalnya: proposal penjualan.
b. Penggunaan laporan bisnis
Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek,
formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan
pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat
dijelaskan berikut ini :
1) Berdasarkan Fungsinya
 Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan
rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan
perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim report), dan
laporan triwulan (quarterly report).
 Laporan analitikal (Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan
(proposal), atau laporan justifikasi.
2) Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan
tersebut diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan
periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan
asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan
personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan teknik.
3) Berdasarkan formalitasnya
 Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman,
dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian
“panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1) Body teks:
pendahuluan, isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman,
surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan,
synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3)
Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan
indeks.
  Laporan informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian,
sejumlah laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan
akhir, dan lampiran.
4) Berdasarkan Keasliannnya
 Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan
atau kuasa dari komite atau orang lain.
 Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
 Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-
perusahaan swasta.
 Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga
lain yang dibiayai oleh negara.
5) Berdasarkan Frekuensinya
 Laporan berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau
tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham
setiap jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu,
laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan
anggaran tahunan.
 Laporan khusus (special report)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang
unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
6) Berdasarkan Jenisnya
 Laporan Memorandum (memorandum report)
Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada,
dari, subjek, dan tanggal.
 Laporan surat (letter report)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan
kepala surat yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda
tangan dan referensi
  Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi,
dan baris-baris kosong.
 Laporan formal (formal report)
Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan
formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long report).
7) Berdasarkan Kegiatan Proyek
Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu
 Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu
proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
 Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan
pelaksanaan proyek secara berkala
 Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu
proyek.
8) Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
 Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan
berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas
dalam pertemuan.
 Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman
hasil konsensus suatu pertemuan.
 Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah
berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
 Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi, yang cakupan bahasanya
luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
2. Persiapan penulisan laporan bisnis
Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu halnya
dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang harus dilakukan sebelum menulis
laporan bisnis :
a. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah yang mencakup
tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti: apa
yang diinginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu dalam
menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup, dan judul suatu laporan.
b. Pertimbangkan Siapa yang akan Menerima Laporan
Dalam mempersiapkan laporan bisnis, perlu dipertimbangkan berbagai hal yang
berkaitan dengan audiens. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis
perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi
pendidikannya, pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar
laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mengenai sasarannya.
c. Menentukan Ide atau Gagasan
Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah
laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumuskan
hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang diperlukan.
d. Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan
Tahap keempat adalah mengumpulkan fakta-fakta yang diperlukan dari sumber-
sumber yang terpercaya. Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data
dalam ingatan Anda. Namun, diperlukan juga mencari data-data tambahan dengan
melakukan penelitian.
e. Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat.
Namun untuk laporan panjang memerlukan waktu yang berlebih. Berusahalah jujur,
dan tidak menguangi atau menambahkan data yang sudah relevan.
f. Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda dapat
mengorganisasi hasil temuan, dan membuat kerangka akhir. Tetapi, sebelum
menyiapkan kerangka, Anda perlu tahu tubuh laporan dan mempertimbangkan
berbagai metode pengorganisasian dan kerangka.
3. Bagian pokok laporan bisnis
a. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :
1) Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan.
2) Layout atau rencana presentasi menceritakan pada pembaca apa saja yang
akan dibahas dalam laporan bisnis.
3) Masalah biasanya didefisinikan pada awal-awal bab pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
 4) Maksud penulisan laporan bisnis harus tampak dalam bagian pendahuluan.
Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan
bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain : tujuan, misi, strategi , atau sasaran.
5) Ruang lingkup berkaitan dengan cukup luas cangkupan atau batas suatu pokok
bahasa untuk sebuah laporan bisnis.
6) Meteologi menacu pada metode pengumpulan informasi. Dapat memperoleh
data dengan membaca bahan-bahan diperpustakaan atau melakukan
wawancara, survei, atau eksperimen.
7) Sumber-sumber primer atau skunder meliputi antara lain : publikasi ( majalah,
jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, catatan memo, dan sebagainya. Jika
anda menulis laporan tentang penglaman bisnis anda sendiri, pernyataan yang
anda tulis dalam suatu laporan bisnis merupakan sumber.
8) Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadang kita dimasukkan, jika
pembaca perlu latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran
menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
9) Definisi istilah perlu dicantumkan jika anda menggunakan istilah yang
memiliki beberapa tafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca definisi
yang anda maksudkan.
10) Keterbatasan seperti dalam hal dana, waktu, sistem peneliti, atau data yang
tersedia. Seseorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan
beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut.
11) Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaprkan didalam
suatu laporan bisnis, misal keputusan antara pembeli mesin baru atau mesin
setengah pakai, restrukturisasi karyawan, pemberian uang pesangon,
membangun kantor perwakilan dan sebagainya. Karena pembaca membaca
secara rinci dalam laporan, ia tahu bagaimana fakta yang ada berpengaruh
terhadap keputusan yang diambil.
Untuk laporan singkat, bebrapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu
atau dua paragraf dengan atau tanpa judul “Pendahuluan”. Bahakan dalam laporan
berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan, bila setiap periode sama dan
pembaca telah mengetahuinya.
b. Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi teks. Dalam bagian ini,
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu,
 bagian ini dapat membantu mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan
laporan bisnis yang baik harus mencangkup temuan fakta yang penting dan relevan
serta membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud
penulisan laporan bisnis.
c. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh,
mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpulan
harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukan bahan-bahan yang baru ,
yang sama sekali belum dibahas dalam bagian pembahasan. Pada bagian penutup,
laporan informasi disebut rangkuman dan laporan analitis disebut kesimpulan,
rekomendasi, atau kesimpulan dan rekomendasi. Bagian penutup sendiri diberi
judul rencana tindakan atau proposisi.
1) Rangkuman
Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadang kala
hanya berisi butir-butir yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat
dan kerugian.
2) Kesimpulan
Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukan
pendapat pribadi penulis.
3) Rekomendasi
Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat.
4) Rencana Tindakan
Rencana tindakan merupakan pernyataan terakhir yang mencankup waktu
pelaksana program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/proyek yang akan dilaksanakan.
5) Proposisi
Istilah proposisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis atau jurnal
sebagai suatu pertanyaan yang tegas, yaitu tuntutan yang didasarkan pada suatu
laporan atau artikel.
4. Organisasi tubuh laporan bisnis
Bentuk penyusunan laporan mempunyai daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi
pembaca.
a. Cara menyusun Tubuh Laporan Bisnis
Ada dua cara yang digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis, yaitu cara
deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis
disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu terlebih dahulu lebih dini
mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan bisnis.
1) Cara deduktif
Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka menggunkan cara
deduktif karena memberikan kepada pembacanya suatu gambaran yang cepat
sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. Secara umum, anda dapat
menggunkan cara deduktif jika pembaca anda memiliki karakterisitik sebagai
berikut.
 Esekutif yang sibuk.
 Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.
 Ingin mengetahui good news atau informasi netral.
 Ingin menganalisis data lebih baik dan hal ini akan menjadi lebih mudah
jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan.
 Ingin mengetahui pandangan menulis dengan segera.
 Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif.
2) Cara induktif
Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide pokok, kesimpulan atau
rekomendasi dikemukakan. Dan menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan
pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau
rekomendasi.
Dapat menggunakan cara induktif jika pembaca anda memiliki karakterisitik
sebagai berikut:
 Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami kesimpulan dan rekomendasinya.
 Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan ( bad news).
 Mungkin merasa kesimpulannya tidak bisa dan dapat menerimannya.
 Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja.
  Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif.
b. Cara menyusun Teks Laporan Bisnis
Salah satu tugas paling rumit dalam membuat laporan bisnis adalah memutuskan
cara terbaik untuk menyusun fakta –fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian
teks laporan bisnis. Dapat mengembangkan teks dengan cara-cara berikut:
1) Membuat Topik-topik atau kriteria
Merupakan hal yang umum dalam membuat suatu laporan. Judul utama
mungkin menggunakan kriteria standar, faktor-faktor pemecahan masalah,
manfaat, atau karakterisitik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan
apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa
dari perusahaan lain, keputusan pertama adalah bagaimana mennetukan kriteria
paling penting.
2) Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
Pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat
menggunakan aturan secara kronologis. Periode waktu, seperti tanggal, bulan,
atau tahun, jam, dan musim akan sesuai dengan pokok pembahasan.
3) Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
Bermanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di
rumah, pabrik, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabang-
cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagia penjuru dunia.
4) Menjelaskan suatu Proses atau Prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis Metode ini
menelusiuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahap kebijakan-kebijakan,
operasi mesin , tahapan prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
5) Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet
Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide , kejadian-kejadian atau topik yang
paling penting, selanjutnya baru yang kurang penting, atau tidak penting.
6) Menyusun urutan Tingkat Familiaritas
Cara menjadikan hal-hal yang paling sederhana atau familier kemudian
meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang familier. Hal ini
disebabkan oleh adanya kecendrungan. Anda akan lebih mudah memahami hal-
hal yang sudah diketahui sebelumnya dari pada yang tidak atau belum diketahui.
7) Menyusun Sumber-sumber yang Digunakan
 Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin bahwa pembaca sangat tertarik
terhadap sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini jika,
misalnya, anda melaporkan seorang ahli yang berpidato di gedung pertemuan
pada perusahaan anda dan anda diminta untuk hadir.
8) Pemecahan Masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, kemudian diikuti
dengan cara pemecahan masalahnya. Cara ini umum digunakan untuk
mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat persuasi.
c. Metode Kerangka
Sebelum menulis laporan, kerangka membantu untuk melihat hubungan di antara
topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan
dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih.
1) Jenis-jenis Judul
Dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan ke dalam 4 judul
judul topik, judul kalimat lengkap, judul kalimat imperatif, dan judul varian.
Judul topik merupakan judul yang paling familier atau umum. Judul itu terdiri
atas kata tunggal, beberapa kata, frase singkat. Judul kalimat lengkap selalu
mencangkup subjek dan predikat. Judul kalimat imperatif dimulai dengan suatu
kata kerja dan tidak memiliki subjek. Judul varian biasanya dimulai dengan
participle.
2) Format Kerangka
Kerangka singkat/pendek, yaitu hanya tiga atau empat judul dan subjudul.
Sedangkan untuk kerangka panjang, dapat menggunakan salah satu dari ketiga
cara yang tersedia.
Bila menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal, yaitu :
 Tempat ide-ide yang paling penting pada tingkat tertinggi, lalu
pertimbangkan panjang laporan, subjek, dan pembaca.
 Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masing-masing
bagian.
 Jika anda membagi suatu topik paling tidak anda mempunyai dua
subjudul.
 Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan
terlalu sedikit untuk subjudul.
  Tidak pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul.
3) Pararelisme dalam Judul
Semua judul harus pararel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap
bagian kerangka. Ini berarti bahwa judul harus mempunyai bentuk gramatikal
yang sama, seperti semua merupakan kata benda, frase, atau kalimat.

B. Penulisan laporan singkat

1. Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif
sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat
berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara
umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary
parts (seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman
atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman saja. Oleh karena itu,
laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup
pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam
suatu laporan formal, antara lain :
a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua
b. Grafik untuk lebih menekankan penulisan
c. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan
d. Format memo atau surat
2. Membuat Laporan Bisnis yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk
berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa
laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen (tetap), sementara
yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu
pertanyaan. Adakalanya suatu laporan mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai
pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah
dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi, adakalanya suatu laporan mengalir dari
bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan yang
dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu
organisasi
Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin.
Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak
kurang, dan sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau
keinginan mereka.
Ada tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :
a. Akurat
Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah
bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Informasi yang tidak mengandung
kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap, akan berakibat pada kemunduran,
kemerosotan, atau bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di
hadapan masyarakat pada umumnya.
Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya
distorsi:
1) Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret
2) Laporkan semua fakta yang relevan
3) Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif
4) Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat
5) Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan
6) Jaga bias pribadi dalam suatu laporan
b. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi
juga pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen
resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap
menjaga etika bisnis.
Di lain pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut :
1) Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
2) Melihat fakta-fakta yang tersedia.
3) Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
4) Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
5) Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas
mereka menjadi lebih mudah.
 c. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat
yang seperti apa serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan
pertanyaan berikut pada diri sendiri :
1) Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan?
2) Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?
3) Kapan suatu Laporan Dibuat?
4) Ke mana Laporan akan Dikirim?
5) Mengapa suatu Laporan Dibuat?
6) Bagaimana Sikap Pembaca?
3. Perencanaan Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan
mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.
Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :
a. Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang
kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari
lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan
otoritas.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau
kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup
semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada,
dari, dan subjek.
d. Manuskrip
Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan
pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak
komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary
parts).
4. Penentuan Struktur Dasar
Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, hal penting lainnya yang harus
diperhatikan ialah penentuan struktur dasar. Ada tiga masalah yang biasanya muncul
dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
a. Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan
dimasukkan atau akan mengeliminasi beberapa data?
b. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah
menggunakan direct order atau indirect order?
c. Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan?
Apakah akan menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat
pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah akan
mengorganisasi ide menurut suatu argument yang logis?
5. Pengorganisasian Laporan Singkat
a. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Laporan informasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu
dengan istilah yang tegas. Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu
terlalu khawatir terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi
secara tidak emosional sehingga kita dapat menyampaikan laporan secara
langsung. Yang seharusnya kita perhatikan adalah pemahaman atau pengertian
pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat sehingga pembaca
akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan
informasi dalam cara yang praktis.
Laporan informasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan
aktivitas personal dalam suatu konferensi.
1) Laporan Periodik (Berkala)
Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang
terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuan
laporan periodik ialah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu
berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat
melakukan koreksi jika perlu.
Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut :
 Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin
  Diskusi / Pembahasan Proyek Khusus
 Rencana Periode yang akan Datang
 Analisis Masalah / Problem
2) Laporan Aktivitas Personal (Individu)
Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang
terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan
laporan ini untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap
informasi penting atau keputusan yang muncul.
b. Pengorganisasian Laporan Analitikal
Berbeda dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan
analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat
menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi.
Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai berikut :
1) Laporan Justifikasi
Usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen
puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.
2) Usulan Bisnis Baru di Luar Klien
Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau
proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.
3) Laporan Troubleshooting
Laporan trobleshooting (troubleshooting reports) adalah dokumen yang
berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen
puncak. Jika kita ingin agar pembaca berkonsentrasi dan mudah memahami
ide-ide yang kita buat, maka kita perlu memberikan suatu argumen yang logis
dalam laporan.
Namun, tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional.
Beberapa laporan analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan
kontra. Laporan analitikal juga dapat disusun dengan  membandingkan beberapa
alternatif dari serangkaian kriteria yang ada. Yang terpenting adalah bahwa kita
memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang akan digunakan untuk
memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian pembaca
atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.
 Contoh Laporan Bisnis Lengkap
1.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 1
2.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 2
3.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 3
4.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 4
5.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 5
6.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 6
7.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 7
8.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 8
9.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 9
10.   Contoh Laporan Bisnis Bagian 10
11.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 11
12.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 12
13.    Contoh Laporan Bisnis Bagian 13
 Daftar Pustaka
Purwanto, Djoko, Komunikasi Bisnis Edisi Kelima, Erlangga, Jakarta, 2019