Matakuliah Komunikasi

Bisnis dan Sosial

Pokok Bahasan
Penulisan Laporan dan
Proposal Bisnis
Sub Pokok Bahasan
Membuat laporan dan
proposal yang efektif, proses
penulisan laporan dan
proposal

Pertemuan ke-10
 Pengertian
A. Laporan Bisnis

Menurut Bovee dan Thill

Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif
yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu
Herta A Murphy dan Herbert W Hildebrandt
Menyatakan bahwa laporan bisnis tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian
fakta kepada seseorang atau lebih dengan tujuan bisnis
tertentu.
Himstreet dan Baty
Laporan Bisnis adalah suatu pesan yang objektif, dan
tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan
informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu
institusi atau lembaga ke lembaga yang lainnya untuk
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan
masalah
 Simpulan  bahwa satu laporan bisnis memiliki
berbagai karakteristik sebagai berikut :
1. Netral
2. Tidak memihak
3. Objektif
4. Menyajikan data
5. Disusun secara sistematis
6. Menyangkut informasi eksternal maupun internal
7. Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki
wewenang yang lebih tinggi
8. Memiliki tujuan yang jelas
B. Proposal Bisnis

Merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan

untuk melakukan suatu kegiatan tertentu
Misalnya mendapatkan produk, memperluas usaha,
mendapatkan dana dsb
Proposal dapat berbentuk :
1. Solicited Proposal adalah proposal yang
ditujukan kepada pihak luar perusahaan
karena pihak tersebut mengumumkan atau
memberitahukan kebutuhannya terhadap produk
atau rencana bisnis tertentu.
2. Unsolicited Proposal adalah proposal yang
diajukan kepada pihak luar perusahaan atas
inisiatif perusahaan atau tanpa adanya
pengumuman atau pemberitahuan dari pihak luar.
Kegunaan Laporan dan

Proposal Bisnis
1. Untuk dokumentasi yang bersifa permanen (tetap)
2. Untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab
pertanyaan
3. Untuk laporan & Proposal yang berasal dari pimpinan
mengalir kebawahan (top-down) digunakan sebagai
pertanggung jawaban terhadap berbagai
keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan
oleh organisasi
4. Untuk laporan yang berasal dari bawahan mengalir ke
pimpinan (bottom-up) digunakan sebagai usulan
kegiatan atau alat bagi pimpinan untuk memonitor
kegiatan – kegiatan yang dilakukan oleh unit – unit
atau departemen – departemen yang ada dalam
organisasi
Tujuan Laporan dan
Proposal Bisnis

 Laporan dan proposal bisnis digunakan

sebagai alat manajerial untuk memberikan
informasi atau memberikan kontribusi pada
pembuatan keputusan dan proses
pemecahan masalah. Seperti :
1. Memonitor (mengendalikan operasi )
contohnya laporan operasi dan laporan
kegiatan karyawan
2. Membantu implementasi kebijakan dan
prosedur yang telah ditetapkan perusahaan
contohnya kebijakan penempatan karyawan
3. Memenuhi persyaratan legal (hukum dan
peraturan yang berlaku bagi perusahaan )
contohnya laporan pajak, laporan analisis
dampak lingkungan
4. Mendokumentasikan pekerjaan baik yang
dilakukan oleh pihak internal dan eksternal (klien)
perusahaan contohnya laporan kinerja dan
perkembangan kegiatan
5. Dijadikan pedoman bagi keputusan atas isu
tertentu contohnya laporan riset dan
6. Memperoleh bisnis baru atau pendanaan
contohnya proposal penjualan dan
pengembangan produk
Jenis – Jenis Laporan Bisnis
1. Berdasarkan fungsinya
Laporan Informasi (Information Report)
 Berfungsi untuk memberi informasi dengan
menyajikan fakta – fakta dan rangkuman, tanpa
melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau
memberi rekomendasi
 Contohnya laporan perkembangan (progress
report), laporan sementara (interim reports) dan
laporan triwulan (querterly reports)
Laporan Analitikal (Analitycal Report)
 Berfungsi menyajikan fakta – fakta, menganalisis
dan menafsir, kemudian mengambil kesimpulan
dan memberi rekomendasi
 Contohnya laporan rekomendasi (recommendation
report), Usulan (Proposal)
2. Berdasarkan subjeknya
 Subjek yang dimaksud disini adalah departemen
atau bagian yang mengeluarkan laporan tersebut
atau tempat laporan tersebut diperoleh.
 Misalnya laporan akuntansi, periklanan,
pembelanjaan, asuransi, pemasaran, produksi,
teknik dsb
3. Berdasarkan Formalitasnya
1. Laporan formal (long reports)
 Pada umumnya berbentuk panjang (tergantung
situasi dan kondisi yang ada ), lebih dari 10
halaman dan mencakup masalah – masalah
kompleks
 Laporan formal mencakup 3 bagian penting
yaitu
 (1) body teks (pendahuluan, isi dan penutup) ;
 (2) Prefatory parts (sampul, judul,halaman, surat
kewenangan, penerimaan, persetujuan,
pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi,
rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar
tabel)
(3) Supplement Parts (lampiran, daftar pustaka,
catatan akhir, daftar istilah dan indeks)
2. Laporan informal (short reports)
 Mencakup body text tetapi ada beberapa
laporan informal yang mencakup juga judul
halaman, pengiriman, catatan akhir dan
lampiran
4. Berdasarkan keasliannya
Laporan otoritas adalah laporan yang dibuat atas dasar
permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain
Laporan sukarela adalah laporan yang dibuat atas
inisiatif sendiri
Laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh
perusahaan swasta
Laporan publik adalah laporan yang dibuat oleh suatu
lembaga pemerintah, seperti sekolah, rumah sakit, atau
lembaga lain yang dibiayai oleh negara
5. Berdasarkan frekuensinya
Laporan berkala (periodic reports)
 Merupakan laporan yang disusun berdasarkan
jangka waktunya
 Misalnya laporan penjualan harian, laporan
produksi mingguan
dan
laporan bursa saham
 Laporan khusus (special reports)
 Merupakan laporan yang dibuat pada saat
dibutuhkan misalnya laporan tentang inventarisir
peralatan dan perlengkapan perusahaan pada saat
perusahaan tersebut akan dijual /dialihkan

6. Berdasarkan penampilannya
• Laporan Memorandum (memorandum reports)
 Adalah laporan yang menggunakna format memo
seperti mencantumkan kepada, dari, subjek, dan
tanggal dibuatnya memo tersebut
 Laporan Surat
 Adalah laporan yang menggunakan format surat
dengan kepala surat yang didalamnya berisi alamat,
salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
Laporan dalam bentuk cetakan
 Adalah laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul
yang sudah tercetak, instruksi dan baris – baris
kosong

7. Berdasarkan Pelaksanaan Proyek

• Laporan pendahuluan (premilimanary reports)
 Merupakan laporan yang mencakup persiapan
proyek, hasil yang diharapkan dan cara melakukan
pelatihan pegawai
 Laporan perkembangan (progress reports)
 Laporan mengenai perkembangan pelaksanaan
proyek secara berkala
Laporan akhir (final reports)
 Laporan mengenai akhir pelaksanaan suatu proyek

8. Berdasarkan pelaksanaan pertemuan

• Agenda (agenda)
 Suatu dokumen yang disiapkan sebelum
pertemuan berlansung, mencakup jadual
pelaksanaan dan topik yang dibahas dalam
pertemuan
• Resolusi (resolution)
 Laporan singkat yang secara formal berisi
pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan
Notulen (minutes)
 Adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan
yang telah berlangsung, mencakup catatan
semua hal yang terjadi dalam pertemuan
Laporan Pertemuan (Proceedings)
 Adalah laporan resmi, yang cakupannya cukup
luas dan berisi hasil –hasil pertemuan atau
konferensi penting
Syarat Laporan yang Baik
Mencakup tiga hal yaitu :
1. Informasi yang akurat
 Adalah informasi yang tidak mencakup kebenaran, tidak
akurat dan tidak lengkap yang akan mengakibatkan
kemunduran, kemerosotan atau bahkan memudarkan
reputasi suatu organisasi dihadapan masyarakat pada
umumnya.
 Hal yang bisa membantu mengatasi ketidakakuratan
informasi
1. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret
2. Laporkan semua fakta yang relevan
3. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif
(secara spesifik )
4. Berikan bukti –bukti valid yang mendukung simpulan
5. Hindari bias pribadi
 2. Mengisyaratkan adanya pertimbangan yang baik
 Laporan bisnis harus menjaga etika bisnis seperti
hindari kata –kata atau pendapat yang
menyinggung, menyerang atau menjelek – jelekan
seseorang atau lawan bisnis,

3. Format dan organisasi laporan sesuai kebutuhan pembaca

 artinya format dan organisasi laporan hendaknya
mampu memenuhi kebutuhan pembaca
 Tiga format laporan meliputi :
1. Surat  Pihak Eksternal Organisasi
2. Memo  Pihak Internal Organisasi
3. Manuscript  laporan yang yan memiliki lebih
dari 50 halaman dan memerlukan pendekatan
formal, yang terdiri banyak komponen baik
sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah
teks (supplementary parts)
Perencanaan Pokok Laporan
dan Proposal
1. Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup
 tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah
yang mencakup tujuan penyusunan laporan, jawaban
terhadap pertanyaan seperti apa yang diinginkan
berapa banyak, mengapa dan kapan, akan membantu
dalam menetapkan masalah, tujuan ruang lingkup atau
batasan dari suatu judul laporan
 cara yang bisa digunakan dalam mendefinisikan
masalah adalah
1. Pertanyaan yang tepat
 Sebelum melakukan penelitian pertanyaan –
pertanyaan berikut bisa digunakan untuk
membantu mengetahui tujuan pembuatan
laporan .
 Apa yang perlu ditentukan
Mengapa masalah tersebut penting
Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut
Dimana munculnya masalah
Kapan masalah itu muncul
Bagaimana situasinya

2. Mengembangkan pertanyaan tujuan

 Pertanyaan tujuan harus dibuat sejelas
mungkin karena jika tidak informasi
yang tidak relevan akan masuk kedalam
laporan
2. Analisis audiens
 Artinya siapa yang akan menerima laporan
tersebut, baik dari segi pendidikan,
pengalaman maupun emosionalnya
tujuannya agar laporan bisnis yang ingin
disampaikan dapat mengenai sasarannya
3. Menentukan ide atau gagasan
 Membuat hipotesis sebagai dasar untuk
menentukan informasi yang diperlukan
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan
 Adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan
dari sumber yang dipercaya
 Data tambahan bisa diperoleh dengan
melakukan :
1. penelitian sekunder (mencari data dari
majalah, surat kabar, dokumen pemerintah
dan ensiklopedia)
2. penelitian primer (mencari data dari
catatan organisasi, surat – surat, catatan
harian, laporan – laporan , wawancara dan
daftar pertanyaan )
5. Menganalisis dan menafsirkan data
 Dalam menganalisis atau penafsiran harus objektif,
jujur dan tidak menghilangkan atau mamanipulasi
fakta yang relevan
6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline
akhir
 Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara
hati-hati, hasil temuan diorganisasikan dan dibuatkan
outline terakhir ( inti dari sebuah tulisan )
 Outline penelitian berisi langkah –langkah
pemecahan masalah
 Outline laporan berisi alternatif masalah
 Sekian dan
Terima Kasih.