KOMUNIKASI BISNIS

PENULISAN LAPORAN

Dosen:
Nurlina Paada, S.E., M.Si.
 A. Pengertian Laporan
1. Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt adalah suatu laporan yg
memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan rencana
penyajian fakta yg jelas, dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
2. Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan
yang obyektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan
informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu lembaga ke lembaga
lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan suatu masalah.
Karakteristik laporan bisnis yaitu: netral, tidak memihak, bersifat obyektif,
penyampaian informasi baik internal maupun eksternal, biasanya diminta oleh
mereka yang mempunyai kewenangan yg lebih tinggi, serta memiliki tujuan
tertentu dalam pengambilan keputusan dan memecahkan suatu masalah. Laporan
biasanya menyajikan informasi yang lebih rinci, logis, akurat dan tidak emosional
 B. Kegunaan laporan bisnis bagi perusahaan
1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan, misalnya laporan kegiatan
personal dan laporan operasional.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang
sudah ditetapkan oleh perusahaan, misalnya kebijakan tentang penempatan posisi kerja
pada karyawan
3. Untuk memenuhi ketentuan atau persyaratan hukum dan peraturan yg berlaku, misalnya
laporan pajak, laporan mengenai analisis dampak lingkunagan dan laporan
ketenagakerjaan.
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yg diperlukan, baik untuk kepentingan internal
maupun eksternal, misalnya laporan perkembangan dan laporan akhir kegiatan.
5. Untuk menganalis informasi dan sebagai petunjuk atau pedoman dalam pengambilan
keputusan terhadap terhadap suatu masalah, misalnya laporan research, laporan justifikasi
dsb.
6. Untuk mendapatkan sumber pendanaan atau membuka bisnis baru, misalnya proposal
penjualan.
 Berdasarkan fungsinya laporan dapat dikategorikan menjadi
dua yaitu:
1. Laporan Informasional
Laporan ini hanya menampilkan data tanpa analisis atau rekomendasi. Laporan informasional biasanya
menjelaskan aktifitas periodik dan berulang serta peristiwa situasional dan tidak berulang. Contoh
aktivitas periodik dan berulang adalah laporan penjualan bulanan sedangkan contoh laporan peristiwa
situasional dan tidak berulang yaitu laporan perjalanan dinas dan laporan kemajuan proyek

- Laporan periodik, laporan yg memberikan informasi kepada manajemen mengenai operasi dan kegiatan

- Laporan perjalanan, konvensi dan konferensi, karyawan yg diberi tugas untuk melakukan perjalanan
bisnis atau ke konvensi dan konferensi biasanya harus membuat laporan setelah kembali

- Laporan kemajuan dan interim, merupakan laporan yg menjelaskan proyek yg terus menerus baik
kepada audiens internal maupun eksternal

- Laporan investigasi adalah laporan yg memberikan informasi tanpa interpretasi atau rekomendasi.
Laporan yg tidak berulang ini biasanya disusun dengan menggunakan pola langsung yaitu
pendahuluan, isi dan ringkasan yg mencakup fakta, temuan atau pembahasan bisa di susun menurut
waktu, komponen, kepentingan, atau kaidah
2. Laporan Analitis
Laporan analitis adalah laporan yg menyediakan data, analisis, dan kesimpulan serta
rekomendasi jika perlu. Laporan analisis khusus berusaha menjawab pertanyaan bisnis
seperti laporan justifikasi/rekomendasi, laporan kelayakan dan laporan ukuran .
- Laporan Justifikasi/rekomendasi . Manager atau karyawan dalam suatu perusahaan
seringkali harus menulis laporan yg membenarkan atau merekomendasi sesuatu,
misalnya pembelian peralatan baru,perekrutan karyawan baru,penggabungan
departemen dsb
- Laporan kelayakan, laporan ini menganalisis apakah suatu proposal akan berhasil atau
tidak. Laporan kelayakan biasanya merupakan internal yg disusun untuk memberikan
saran yg berkaitan dengan bisnis seperti kelayakan pembukaan cabang baru
 C. Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Tahap-tahap dalam persiapan penulisan laporan bisnis sbb:

1. Mendefinisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup
2. Pertimbangkan siapa yg akan menerima laporan
3. Menentukan Ide
4. Mengumpulkan data
5. Menganalisis dan menafsirkan data
6. Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir
 D. BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS

Bagian pokok laporan bisnis terdiri dari:

1. Pendahuluan
Pada bagian ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:
- Pemberi kuasa, yaitu orang yg meminta laporan.
- Layout atau rencana presentasi, menceritakan kepada audiens hal-hal yg akan dibahas dalam laporan
bisnis.
- Masalah, biasanya didefinisikan pada awal bab pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis
dikemukakan.
- Maksud, merupakan elemen penting dalam laporan bisnis
- Ruang lingkup, berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam suatu laporan bisnis.
- Metode, yaitu metode pengumpulan data yang diperoleh melalui perpustakaan, dengan interview,survey
dsb.
- Sumber data primer dan data sekunder, data primer diperoleh melalui survey,
observasi dan eksperimen serta wawancara, sedangkan data sekunder dapat
diperoleh dari catatan atau dokumentasi perusahaan, publikasi .
- Latar belakang dari situasi yg sedang diteliti sering kali dimasukkan, apabila
audiens memerlukan latar belakang informasi untuk mendapatkan gambaran
menyeluruh dan pemahaman yg jelas terhadap suatu pokok bahasan
- Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah-istilah yang
memiliki berbagai penafsiran
- Keterbatasan, mecakup keterbatasan dana, keterbatasan waktu, asisten
peneliti , keterbatasan data yg tersedia.
- Rekomendasi, menjelaskan keputusan yg perlu dilaporkan dalam suatu
laporan bisnis. Misalnya keputusan pembukaan cabang baru
2. Teks (body), Isi teks merupakan bagian pokok dari laporan bisnis yg cukup panjang, karena
dalam bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci.
3. Penutup, Bagian penutup berisi rangkuman, kesimpulan dan rekomendasi
- Rangkuman, biasanya berisi ringkasan (resume) pembahasan secara menyeluruh, kadang-
kadang hanya berisi butir-butir yang penting, kekuatan, kelemahan serta manfaat dan kerugian
- Kesimpulan, berisi mengenai evaluasi fakta-fakta yg dibahas
- Rekomendasi berisi saran terhadap tindakan yg perlu diambil berdasarkan kesimpulan yg telah
dibuat.
- Rencana tindakan, berisi pernyataan akhir yg mencakup waktu pelaksanaan program atau
proye, dana yg dibutuhkan dan orang yg bertanggungjawab terhadap pelaksanaan program
- Proposisi, suatu pernyataan yg tegas dalam hal tuntutan yg didasarkan pada suatu laporan
atau jurnal.
 E. Pengorganisasian Laporan Bisnis
Pembahasan pengorganisasian laporan bisnis mencakup
pendekatan, cara menyusun teks laporan bisnis dan metode
kerangka laporan bisnis

1. Pendekatan dalam menyusun laporan bisnis

Untuk menyusun laporan bisnis ada dua pendekatan yang
dapat digunakan yaitu pendekatan langsung(deduktif) dan
pendekatan tidak langsung(induktif).
 a. Pendekatan langsung, disusun dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide-ide pokok atau rekomendasi terlebih
dahulu baru menjelaskan hal-hal secara rinci
b. pendekatan tidak langsung(induktif), dimulai dengan
menjelaskan fakta-fakta yg ada sebelum ide pokok,
kesimpulan dan rekomendasi.

Adapun perbedaan pola penyusunan laporan bisnis dengan pendekatan

langsung dan pendekatan tidak langsung disajikan pada tabel berikut:
 Tabel Pendekatan Langsung dan
Pendekatan Tidak Langsung

Pendekatan Pola
Pendekatan Langsung • Penutup
(Deduktif) • Pendahuluan
• Teks (Pembahasan)
Atau
• Pendahuluan
• Penutup
• Teks (Pembahasan)
Pendekatan Tidak Langsung • Pendahuluaan
(Induktif) • Teks (Pembahasan)
• penutup
Pendekatan langsung digunakan ketika audiens memiliki karakteristik sbb:
a. Audiens adalah seorang eksekutif.
b. Audiens ingin menentukan sesuatu dengan segera.
c. Audiens ingin mengetahui good news atau informasi netral
d. Audiens ingin menganalisa data lebih baik, sehingga kesimpulan dan rekomendasi lebih
tepat jika diberikan pada awal laporan.
e. Audiens ingin mengetahui pendangan penulis dengan segera.
f. Audiens lebih menyukai jika laporan bisnis disusun dengan cara deduktif
g. Sedangkan pendekatan tidak langsung digunakan ketika audiens memiliki karakter yaitu
audiens ingin mengetahui penjelasan rinci terlabih dahulu agar dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasi, audiens ingin mengetahui kesimpukan yang kurang
menyenangkan, audiens menganggap bahwa kesimpulan pada laporan tidak bias dan dapat
menerimanya, audiens perlu membaca laporan secara menyeluruh
 2. Cara menyusun laporan bisnis

1. Membuat topik-topik atau kriteria judul utama laporan bisnis dapat disusun
dengan menggunakan kriteria-kriteria tertentu seperti kriteria standar, faktor-
faktor, pemecahan masalah, manfaat dan karakteristik. Misalnya anda diminta
mencari solusi terhadap rendahnya kinerja sales person. Anda dapat
mengembangkan cara pemecahan masalah dengan memberikan motivasi
2. Menyusun secara kronologis suatu peristiwa atau kejadian
2. Cara menyusun laporan bisnis (Lanjutan)

3. Mendeskripsikan lokasi dan tempat

4. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
5. Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet
6. Menyusun urutan tingkat familiaritas
7. Menyusun sumber-sumber informasi yg digunak
8. Pembahasan masalah
 3. Metode kerangka bisnis
a. Jenis-jenis judul
b. Format kerangka
Beberapa hal yg perlu diperhatikan ketika menyusun judul dan sub judul:

1) Tempatkan ide-ide yg terpenting pada tingkatan tertinggi

2) Usahakan menjaga keseimbangan masing-masing bagian
3) Jika anda membagi suatu topik, maka sebaiknya anda harus memiliki 2 sub judul,
misalnya A.1 dan A.2
4) Gunakan pertimbangan dengan baik jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit
pada subjudul
5) Jangan menggunakan judul laporan sebagai bagian judul

c. Paralelisme dalam judul artinya memiliki tingkat yang sama dalam setiap bagian
 F. Menulis Laporan Informasional

Laporan informasional biasanya menjelaskan aktivitas periodik dan

berulang(seperti penjualan bulanan atau telepon konsumen mingguan), dan
peristiwa situasional serta tidak berulang(seperti perjalanan dinas, konvensi,
konferensi, serta laporan kemajuan proyek
1. Laporan periodik(periodic report) untuk memberikan informasi kepada
manajemen mengenai operasi perusahaan
2. Laporan perjalanan, konvensi(rapat) dan konferensi
3. Laporan kemajuan dan interim(sementara).

Untuk menyusun laporan informasional baik itu laporan periodik, laporan

perjalanan, konferensi dan laporan kemajuan ada hal yg perlu diperhatikan
yaitu pada bagian pendahuluan, isi dan ringkasan atau kesimpulan
Daftar periksa untuk menulis laporan Informasional

No Bagian Keterangan
A. Pendahuluan • Mulai secara langsung. Identifikasi laporan dan tujuannya.
• Berikan tinjauan. Apabila laporan lebih dari satu halaman, maka
audiens perlu diberi sebuah tinjauan singkat mengenai susunannya.
• Sediakan data latar belakang secara selektif. Jika audiens tidak
mengenal dengan baaik topik, maka berikan detail yang perlu secara
singkat.
• Bagi topik. Sebaiknya kelompokkan fakta atau temuan ke dalam tiga
sampai lima segmen yang setara dan tidak tumpang tindih/overlapping.
No Bagian Keterangan
B Isi • Atur sub topik secara logis. Sebaiknya anda pertimbangkan untuk mengelola
menurut waktu, komponen kepentingan, kriteria, dan kaidah.
• Gunakan judul bagian yang jelas. Anda dapat menggunakan judul bagian
berbicara atau fungsional (setidaknya satu perhalaman) yang menjelaskan
setiap b again yang dianggap penting.
• Tentukan tingkat formalitas. Anda dapat menggunakan gaya penulisan
informal dan percakapan, kecuali audiens mengharapkan nada yang lebih
formal.
• Tingkatkan keterbacaan dengan penyorotan grafis. Sebaiknya gunakan bullet,
daftar nomor, dan huruf, judul, kata yang digaris bawah, serta ruang kosong
dengan baik.
C Kesimpulan • Pertimmbangkan untuk membuat ringkasan laporan. Tinjau poin utama
secara singkat dan bahas tindakan selanjutnya.
• Berikan sebuah pikiran penutup. Apabila dianggap relevan, ungkapkan
apresiasi atau kesediaan anda untuk memberikan informasi lebih lanjut, jika
diperlukan.

Sumber: Guffey et al. (2006)

 G. Menulis laporan analitis
• Laporan analitis terdiri dari laporan justifikasi dan laporan kelayakan. Semua laporan ini berusaha
utk memecahkan suaty permasalahan, yg membedakan adalah pada tujuan dan susunannya
1). Laporan Justifikasi. Untuk menganalisis laporan justifikasi dapat menggunakan pendekatan
langsung, maupun tidak langsung. Tengantung pada audiens dan topiknya. Untuk topik yg tdk terlalu
sensitif dan audiens mau menerima rekomendasi, maka penulisannya dapat menggunakan
pendekatan langsung dengan susunan sbb:
- Identifikasi masalah atau kebutuhan secara singkat.
- Mengumumkan rekomendasi, solusi atau tindakan secara singkat dengan kata kerja tindakan.
- Menjelaskan secara lengkap manfaat rekomendasi atau langkah-langkah yg perlu diambil utk
memecahkan suatu masalah
- Memasukkan pembahasan yg berkaitan dengan pro, kontra dan biaya
- Menyimpulkan secara ringkas yg menentukan rekomendasi dan tindakan yg perlu diambil
• Sebaiknya jika topik sensitif dan audiens tdk mau menerima rekomendasi, maka penulisan laporan
justifikasi sebaiknya menggunakan pendekatan tdk langsung. Beberapa hal yg perlu diperhatikan
dalam pendekatan tidak langsung:
• Buat referensi umum pada masalah, bukan pada rekomendasi anda, dalam baris subyek.
• Jelaskan masalah atau kebutuhan yg berkaitan dengan rekomendasi Anda. Gunakan contoh
spesifik yg mendukung, serta kutipan dari yg berwenang utk memberikan kredibilitas pd keseriusan
masalah’
• Bahas solusi alternatif, mulai dari yg paling kecil kemungkinan berhasil
• Kemukakan alternatif yg paling menjanjikan (rekomendasi Anda) terakhir
• Tunjukkan bahwa rekomendasi Anda lebih banyak memberikan keuntungan daripada kerugiannya.
• Ringkaskan rekomendasi Anda, jika tepat tentukan tindakan yg diperlukan.
• Mintalah otorisasi utk memproses jika diperlukan.
2) Laporan Kelayakan (feasibility report)
Hal-hal yg perlu diperhatikan dalam menulis laporan kelayakan adalah sbb:
1. Sampaikan keputusan Anda dengan segera.
2. Berikan deskripsi latar belakang dan masalah yg mengharuskan proposal,
3. Beri pembahasan tentang manfaat proposal
4. Beri penjelasan masalah yg mungkin timbul
5. Hitung biaya yg berkaitan dengan proposal
6. Tunjukkan bingkai waktu yg dibutuhkan utk mengimplementasikan proposal
 H. Menulis Laporan Formal

Beberapa tahap yg perlu diperhatikan:

1. Mendefinisikan masalah
2. Membuat kerangka analisis.
3. Menyusun kerangka kerja
4. Melakukan penelitian
5. Menganalisis data
SEKIAN