Rapat Bisnis, Penulisan Laporan

Bisnis, dan Penulisan Laporan Singkat

Novansyah Ichlasul Karana 142180147

Dimas Aji Wijaya 142180148
Millana Tasya Tamara 142180163
Reza Pratama Nugraha 142180176
Rapat Bisnis
 Pertemuan dua orang atau lebih di suatu
tempat, baik di dalam maupun di luar kantor
untuk membahas hal-hal yang berkaitan
dengan kegiatan bisnis.
Perbedaan Rapat Bisnis dan Non-
Bisnis
Salah satu factor yang membedakan rapat bisnis
dengan rapat non-bisnis adalah tujuan atau orientasi
penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam dunia ini
rapat bisnis tentu orientasi atau tujuan nya adalah
bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba),
disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi
atau formal dan cenderung protokoler seremonial.
Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya
adalah untuk tujuan kemasyarakatan, peningkatan
pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan
sifatnya rapat non-bisnis bersifat formal dan tidak
formal.
Tujuan Rapat Bisnis
1. Berbagi informasi
2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
3. Evaluasi ide/gagasan
4. Pengambilan keputusan
5. Membuat dokumen
6. Memotivasi pekerja
Jenis-jenis Rapat
Oliver Serrat dalam Conductin Effective
Meetings mengelompokan rapat ke dalam lima
jenis, antara lain:
1. Pengarahan (Briefing)
2. Rapat konsultasi (advisory meeting)
3. Rapat komite (commite meeting)
4. Rapat dewan (council meeting)
5. Negosiasi (negotiation)
Perencanaan Pesan Bisnis
Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat
bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan
dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-
baiknya.
Perencanaan (planning) yang baik tentu akan
membantu mempermudah pencapaian tujuan
yang di kehendaki. Untuk memberikan arahan
selama rapat bisnis berlangsung, perlu
disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai
dari awal hingga akhir (selesai).
Hal-hal yang harus diperhatikan
panitia rapat bisnis
 Undangan.
 Waktu dan tempat.
 Berapa lama waktu rapat bisnis.
 Pembawa acara.
 Ketua panitia penyelenggaraan.
 Jumlah peserta.
 Peserta yang diundang.
 Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.
 Narasumber.
 Alokasi waktu untuk narasumber.
Model Tempat Duduk dalam Rapat
Bisnis
1. Gaya persegi empat (Boardroom style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom
style) dapat digunakan untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat
bisnis yang relative terbatas.
2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai
digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak dari pada bentu
persegi empat.
3. Gaya ruang kelas (classroom style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis
dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang.
4. Gaya melingkar (circular style)
Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style)
memberikan peluar interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam
jumlah yang relative sedikit.
Penulisan Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang
memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian
fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan
bisnis tertentu.
Fungsi Laporan Bisnis
 Untuk memonitor dan mengendalikan operasional
perusahaan. Misalnya : laporan operasional dan
laporan kegiatan personal.
 Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan
- kebijakan dan prosedur - prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan. Misalnya : kebijakan
penetapan posisi kerja.
 Untuk memenuhi persyaratan - persyaratan hukum
dan peraturan - peraturan yang berlaku bagi
perusahaan. Misalnya : laporan pajak, laporan
analisi dampak lingkungan, dan laporan
ketenagakerjaan.
Menurut Keasliannya laporan bisnis dibedakan menjadi:
 Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas

atau sukarela dan juga apakah berasal dari public atau

swasta.
 Laporan otoritas, dibuat atas dasar permintaan.

 Laporan sukarela yaitu suatu laporan yang dibuat atas

inisiatif sendiri
 Laporan swasta yaitu suatu laporan yang dibuat atas

laporan swasta
 Laporan public yaitu laporan yang dibuat oleh

lembaga - lembaga pemerintah, rumah sakit atau

yang dibiayai oleh pemerintah.
Bagian Pokok Laporan Bisnis
 Pendahuluan
 Teks
 Penutup
Organisasi Tubuh Laporan Bisnis
Cara menyusun tubuh laporan bisnis
 Cara deduktif

Menggambarkan laporan dari belakang kedepan

atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi
terlebih dahulu sebelum hal – hal rinci
dijelaskan.
 Cara induktif

Menjelaskan fakta – fakta yang ada sebelum ide

– ide pokok, kesimpulan, atau rekomendasi
dikemukakan.
Penulisan Laporan Singkat
laporan singkat mencakup beberapa elemen
penting dalam suatu laporan formal, antara
lain:
a.       Gaya penulisan pribadi yang
menggunakan gaya penulisan orang pertama
atau kedua.
b.      Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
c.       Judul dan sub-subjudul dalam tubuh
laporan.
d.      Format memo atau surat.
Membuat Laporan Bisnis yang Baik
1.      Akurat
Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan
bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Informasi
yang tidak mengandung kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap,
akan berakibat pada kemunduran, kemerosotan, atau bahkan
semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan
masyarakat pada umumnya.
2.     Keputusan yang Baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern
saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis
merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah
sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis.
3.     Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan
format surat yang seperti apa serta gaya penulisan yang bagaimana
Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih, antara lain :
a.     Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.
Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima
halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.
b.     Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau
kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup
semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
c.      Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada,
dari, dan subjek.
d.     Manuskrip
Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan
pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak
komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary
parts).
Pengorganisasian Laporan Singkat
Pengorganisasian Memo dan Laporan
Informasional
Laporan informasional memiliki satu tujuan
dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah
yang tegas. Dalam menulis laporan
informasional, kita tidak perlu terlalu khawatir
terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan
menanggapi materi secara tidak emosional
sehingga kita dapat menyampaikan laporan
secara langsung.
Laporan informasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala)
dan laporan aktivitas personal dalam suatu konferensi.

a.       Laporan Periodik (Berkala)

Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa
yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode
tertentu. Tujuan laporan periodik ialah untuk memberikan suatu
gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat
mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi jika perlu.
b.      Laporan Aktivitas Personal (Individu)
Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap
apa yang terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam
perjalanan. Tujuan laporan ini untuk menginformasikan kepada
manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang
muncul.
Terima kasih