RAPAT BISNIS DAN LAPORAN BISNIS

DISUSUN OLEH:
1. ELSI ARIANTO
2. FEBRI RINALDI YULIA
 
Pada umumnya rapat (meeting) menjadi salah
satu media komunikasi dan koordinasi yang
digunakan dalam suatu organisasi bisnis maupun
non bisnis untuk membahas atau mendiskusikan
suatu topik tertentu. Dalam praktiknya, rapat
sering kali tidak efektif bahkan terkesan
membuang-buang waktu dan berjalan tanpa
tujuan yang jelas. Oleh karena itu, rapat yang baik
perlu dipersiapkan dan dikelola dengan baik,
sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan
tujuan yang dikehendaki.
Sedangakan untuk laporan bisnis, Lembaga-
lembaga organisasi untuk semua jenis baik bisnis,
pemerintah, jasa, dan sosial, dihadapkan dengan
bernbagai macam tugas harian seperti
pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan. Untuk semua level organisasi, mulai
sari manajemen bawah, manajemen tingkat
menengah, hingga manajemen tingkat atas,
semua memerlukan berbagai macam informasi
tersebut akan menghasilkan suatu laporan.
Perbedaan Rapat Bisnis dengan
Nonbisnis
faktor yang membedakan rapat bisnis
dengan nonbisnis adalah tujuan atau
orientasi penyelenggaraan sebuah
pertemuan. Dalam halnya, rapat bisnis
tentu orientasi atau tujuannya adalah
bisnis. Berbicara tentang bisnis, pada
akhirnya adalah bagaimana suatu
perusahaan memperoleh keuntungan
Tujuan Rapat:

1.Berbagi informasi
2.Penjajaan ide/gagasan (brainstorming)
3.Evaluasi ide/gagasan
4.Membuat dokumen
5.Memotivasi peserta
Jenis – Jenis Rapat

1. Pengarah (Briefing)

2. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)

3. Rapat Komite (Committee Meeting)

4. Rapat Dewan (Council Meeting)

5. Negosiasi (Negotiation)
menurut Streibel dalam The Manage’s Guide to
Effective Meeting rapat dikemopokkan kedalam
tiga jenis, yaitu:
 
1. Rapat Informasional (Informational Meeting)

2. Rapat Motivasional (Motivational Meeting)

 
3. Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)
Perencanaan Rapat Bisnis
 
1. Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu
selesai
2. Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat
3. Cantumkan siapa saja yang hadir
4. Daftar topik yang akan dibahas
5. Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas
6. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan
sebelum rapat dimulai
7. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta
rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum
rapat bisnis diadakan.
beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan di perhatikan
dengan baik, khususnya bagi anda yang bertugas sebagai
panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:
 
1. Undangan
2. Waktu dan Tempat
3. Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis
4. Pembawa Acara
5. Ketua Panitia Penyelennggara
6. Jumlah Peserta
7. Peserta undangan
8. Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis
9. Narasumber
10. Alokasi Waktu untuk Narasumber
11. Waktu Istirahat
12. Presentasi Peserta
13. Akomodasi
14. Sound System
15. Komputer Portable, LCD Projector
dan Flip Charts
16. Fasilitas Pendukung Lainnya
Pelaksanaa Rapat Bisnis:
1. Panitia Penyelenggara
(organizer
2. Narasunber (Presenter)
3. Peserta (Participants)
fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia
penyelenggara rapat bisnis adalah pengatur posisi
tempat duduk (layout) yang nyaman dan
memungkunkan interaksi yang baik antara pempinan
dan peserta rapat bisnis. Menurut Donson:

1. boardroom style (gaya persegi empat),

2. U shape style (bentuk huruf U),
3. classroom style (gaya ruang kelas)
4. circular style (gaya melingkar)
Selain itu, susunan (layout) tempat duduk
juga dapat disusun dalam berbagai gaya
(bentuk) lain, seperti:

1. Gaya Chevron Style (Chevron Style)

2. Gaya Modifikasi (Modified Style)
3. Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular
Style)
4. Gaya Kelompok (Cluser Style)
Tindak Lanjut Rapat Bisnis
Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya
didokumentasikan dengan baik, terutama hasil
kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai dengan
agenda rapat yang telah disetujui bersama. Semua
bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung
perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan
perusahaan, pandangan narasumber, catatan hasil
diskusi Tanya jawab selam rapat bisnis berlangsung, serta
dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual.
penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan,
antara lain:
1.Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya
laporan operasional, laporan kegiatan personal
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan –kebijakan dan prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya kebijakan penempatan posisi kerja.
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukun dan peraturan-peraturan
yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak
lingkungan, laporan ketenagakerjaan.
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi
keperluan internal atau eksternal. Misalnya laporan perkembangan dan laporan
akhir suatu kegiatan.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan-keputusan atau masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset,
laporan troubleshooting, laporan justifikasi.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya
proposal penjualan.
Penggolongan Laporan Bisnis:

1.Menurut Fungsinya
2. Menurut subjeknya
3. Menurut formalitasnya
4. Menurut Keaslianya
5. Menurut Frekuensinya
6. Menurut Jenisnya 
7. Menurut Kegiatan Proyek
8. Menurut Perlaksanaan Pertemuan
Persiapan Penulisan Laporan Bisnis:

1. Defennisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup

2. Pertimbangan siapa yang akan menerima laporan

3. Menentukan ide gagasan

4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan.

5. Menganalisis dan menafsirkan data

6. Mengorganisasi data dan menyiapkan kerangka akhir

Bagian Pokok Laporan Bisnis:

1. pendahuluan
2. teks
3. penutup
Bentuk tubuh laporan bisnis:

1.Cara deduktif

a.Eksekutif yang sibuk

b.Lebih suka untuk mengikuti sesuatu dengan segera
c.Ingin mengetahui good news atau informasi netral
d. Ingin menganalisis data lebih baik dan hal ini akan
menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi
dicantumkan pada awak laporan.
e. Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera
f. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara
deduktif
2. Cara induktif

a.Ingin mengetahui penjelan secara rinci terlebih dahulu

untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasi
b.Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang
menyenangkan
c.Mungkin merasa kesimpulannya tidak biasa dandapat
menerima
d.Perlu pembaca keseluruhan laporan, bukan hanya
bagian akhir saja
e.Lebih menyukai laporan disusun secara induktif
Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis:

1Membuat topic atau criteria

2Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-
kejadian
3Mendeskripsikan lokasi atau tempat
4Menjelaskan suatu proses atau prosedur.
5Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet
6Menyusun urutan tingkat familiaritas
7Menyusun sumber-sumber 8Pemecahan masalah
Metode kerangka:
1. Jenis-jenis judul
2. Format kerangka
3. Paralelisme dalam judul