Tugas Individu Hari : Jumat

MK.Komunikasi Bisnis Tanggal : 17 Mei 2019

MERENCANAKAN RAPAT BISNIS

Disusun oleh :

RENGGI ZAHENDRA PRATAMA

031048264

UNIVERSITAS TERBUKA

BATAM

2019

1
langkah-langkah penyelenggaraan rapat seperti berikut ini:

1. Perencanaan dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hal seperti
berikut:

-       Bertanya pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus ada
dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?

-       Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut

-       Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam rapat

-       Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya.

-       Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat,

seperti materi presentasi, ruang untuk rapat,  perlengkapan presentasi dan ―biasanya―
konsumsi rapat.

2. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari
maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu:

-       Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari satu
rapat dan skenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut.

-       Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dari rencana strategis. Di sini kita
membahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis
kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional.

-       Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumberdaya manusia yang
ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang
bertanggung jawab atas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat
keselutuhan proses dan hasil rapat.

-       Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan peninjauan-
ulang untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan dengan baik.

2
3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat
pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan adalah
penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita
memperhatikan:

-       Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak
orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat. Oleh sebab
itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam menetapkan model rapat yang
kita selenggarakan.

-       Seringkali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam
perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa
lama kita rapat melainkan sebenarap baik kita memanfaatkan waktu rapat.

-       Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal
yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya
dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi yang
mampet.

-       Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih, misalnya untuk pengambilan keputusan
apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara,
bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang akan memimpin
dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu.

-       Keluaran rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi modal penyelenggaraan
rapat. Untuk rapat formal pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat
informal untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim.

-       Langkah tindak lanjut,yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat terselenggara
dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang justru sangat
penting.

4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan
rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan
untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu:

3
-       Pemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan
rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu
seperti data pemasaran.

-       Kelompok diskusi terfokus

-       Urun-rembug

-       Dialog

-       Konsultasi

-       Analisis kesenjangan dan kebutuhan

-       Analisis isu

5. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan

langkah-langkah sebagai berikut:

-       Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah

-       Pendekatan poemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang akan kita
pakai

-       Gaya untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara

      Hal lain yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah apa yang
dinamakan sebagai sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting? Pada
dasarnya, yang dimaksud dengan istilah ini adalah kondisi di mana peserta rapat merasakan
pentingnya pertemuan yang diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan
setelah rapat selesai diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta
rapat akan berupaya terlibat dalam pertemuan itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar informasi
untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rapat.

      Bila dalam satu rapat, ada orang yang secara fisik hadir di ruang pertemuan namun
pikirannya melayang ke mana-mana bahkan tidak juga berbicara sesungguhnya lebih banyak
diam sambil terkantuk-kantuk, maka orang tersebut sebenarnya tak memiliki sense of meeting.

4
Orang tersebut tidak merasakan pentingnya dan betapa bernilainya rapat bagi satu organisasi.
Orang tersebut lebih memandang rapat sebagai pertemuan rutin yang tak bermakna apa-apa.

       Padahal, rapat lebih dari sekedar pertemuan biasa. Rapat lebih merupakan kegiatan yang
menjadi sarana untuk pertukaran data dan informasi, tempat mendialogkan gagasan dan konsep,
dan tempat bagi pertukaran pikiran melalui diskusi yang produktif. Organisasi mana pun tentu
akan membutuhkan gagasan baru yang segar dan kreatif serta pertukaran informasi yang penting.
Bahkan lebih dari itu, rapat pun, sebagai kegiatan komunikasi, tentu menjalankan fungsi
pendidikan juga. Melalui rapat, orang saling belajar tentang cara menyelesaikan masalah atau
kultur yang berkembang pada satu organisasi.

        Mengingat rapat merupakan sarana pendidikan dalam satu organisasi, maka rapat pun
menjadi sarana penting dalam upaya melakukan perubahan organisasi. Kita tentu mengenal
istilah learning organisation.Istilah ini menunjuk pada keadaan satu organisasi yang melakukan
perubahan tidak hanya dengan mengubah dan memperbaharui atau menyesuaikan kebijakan,
sistem dan sumberdaya manusia yang dijalankan satu organisasi. Melainkan, secara keseluruhan
organisasi tersebut belajar. Semua orang yang ada dalam organisasi tersebut belajar sehingga
mendorong terjadinya perubahan organisasi sebagai respon terhadap perubahan yang terjadi pada
lingkungan internal dan lingkungan eksternal satu organisasi.