Rapat

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat atau media komunikasi kelompok yang bersifat tatap
muka dan sangat sering dilaksanakan oleh banyak organisasi baik swasta maupun pemerintah untuk
mendapatkan mufakat melalui musyawarah. Jadi rapat adalah pertemuan sekelompok orang untuk
membicarakan atau merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

3.9.1 Macam-macam Rapat

Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya, yaitu:
berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu, dan frekuesi pelaksanaannya.

Berdasarkan Tujuan

Rapat berdasarkan tujuannya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu rapat informasional, rapat
pengambilan keputusan, dan rapat perundingan.

Rapat informasional, merupakan rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para
anggota tentang kebijakan, prosedur, dan metode kerja baru yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi,
sehingga anggota organisasi memahami latar belakang, tujuan dan metode pelaksanaan dari kebijakan,
prosedur dan metode kerja yang baru.

Rapat pengambilan keputusan, merupakan bentuk rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan
suatu masalah yang sedang dihadapi. Dalam hal ini anggota organisasi akan memberikan masukan-
masukan dalam pemecahan masalah. Pengambilan keputusan dapat diambil saat itu juga atau dapat
pula diputuskan pada situasi terpisah yang dilakukan oleh pimpinan organisasi.

Rapat perundingan, merupakan rapat yang bertujuan untuk mencari kesepakatan atas permasalahan
atau perselisihan yang terjadi dengan mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan pihak-pihak yang
terlibat dalam masalah yang sedang dihadapi.

Berdasarkan sifat

Secara umum sifat suatu rapat dapat dibedakan menjadi dua yaitu rapat formal dan informal serta rapat
bersipat terbuka dan tertutup.

Rapat formal, merupakan rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut
ketentuan yang berlaku, dan peserta rapat secara resmi mendapat undangan.

Rapat informal, merupakan rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan, tetapi dapat
dilakukan setiap saat, kapan saja, dimana saja dan dengan peserta siapa saja. Rapat seperti ini biasanya
terjadi karena orang-orang bertemu secara kebetulan dan kemudian membahas suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.

Rapat terbuka, merupakan rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi dan materi yang
dibahas bersifat umum atau tidak rahasia.

Rapat tertutup, merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota tertentu, dan biasanya membahas
masalah yang untuk sementara masih bersifat rahasia.
Berdasarkan jangka waktu

Berdasarkan jangka waktunya rapat dibedakan menjadi empat, yaitu rapat mingguan, bulanan,
semesteran, dan tahunan. Ada pula rapat dengan jangka waktu selain yang dikemukakan di atas, namun
tidak lazim, misalnya rapat dua bulanan.

Rapat mingguan, merupakan rapat yang diadakan sekali dalam seminggu yang membahas masalah yang
bersifat rutin yang muncul pada minggu itu. Rapat ini dapat dilakukan untuk setiap unit kerja,
departemen, cabang, atau oleh para eksekutif.

Rapat bulanan, merupakan rapat yang diadakan sebulan sekali, biasanya setiap akhir bulan. Rapat ini
membahas masalah-masalah yang terjadi dalam satu bulan itu.

Rapat semesteran, merupakan rapat yang diadakan setiap satu semester (6 bulan), yang bertujuan
untuk mengevaluasi hasil kerja selama satu semester dan mengambil langkah-langkah selanjutnya untuk
semester yang akan datang.

Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali, misalnya rapat dewan direksi, RUPS (Rapat
Umum Pemegang Saham), dan rapat akhir tahun yang membahas rugi-laba perusahaan.

Berdasarkan frekuensinya

Berdasarkan frekuensinya, rapat dibedakan menjadi dua yaitu rapat rutin dan insidental.

Rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya, misalnya mingguan, bulanan, semesteran,
atau tahunan.

Rapat insidental, merupakan rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tetapi pelaksanaannya tergantung
pada ada tidaknya masalah yang sedang dihadapi. Misalnya, ada kejadian-kejadian yang tidak terduga di
perusahaan yang memerlukan penyelesaian dengan segera maka perusahaan saat itu juga
menyelenggarakan rapat.

3.9.2 Perencanaan Rapat

Agar penyelenggaraan rapat dapat berhasil, maka rapat harus direncanakan dengan baik. Perencanaan
rapat mencakup penentuan tujuan, antisipasi hasil, pemilihan rencana tindakan, penyusunn agenda, dan
penentuan waktu.

Penentuan Tujuan

Secara umum tujuan rapat dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu informasional, pengambilan keputusan,
dan perundingan. Sebelum mengadakan rapat, perlu ditentukan dahulu rapat yang akan dilaksanakan
itu dengan tujuan yang mana. Penentuan tujuan rapat akan mempertajam pusat perencanaan dan
mengantisipasi hasil-hasil yang diinginkan dari rapat tersebut. Rapat yang diinginkan dengan tujuan yang
berbeda akan memperoleh hasil yang berbeda pula.

Antisipasi hasil
Hasil-hasil yang diperoleh dari suatu rapat diantisipasi kemungkinannya sehingga dapat disusun suatu
hubungan jika-maka. Misalnya suatu rapat perundingan, sebelum rapat diselenggarakan sudah
diantisipasi dulu kira-kira hasil seperti apa saja yang mungkin diperoleh. Misalnya apabila persetujuan
tidak dapat dicapai, apa yang harus dilakukan oleh pemimpin rapat. Apabila suasana rapat terus
memanas dan bahkan cenderung anarkhis apa yang harus dilakukan. Demikian pula misalnya apabila
keputusan tidak kunjung dicapai, apa yang akan dilakukan. Pada prinsipnya, apa yang akan dilakukan ini
tergantung pada pimpinan rapat itu sendiri.

Penentuan peserta rapat

Suatu undangan rapat dipandang oleh beberapa orang sebagai simbul status. Orang yang sering
mendapat undangan rapat dinilai statusnya lebih tinggi dari pada orang yang jarang atau tidak pernah
mendapatkan undangan rapat. Namun demikian bagi sebagian orang, undangan rapat ini tidak
dikehendaki dan apabila memungkinkan memilih tidak mendapat undangan rapat.

Terlepas dari dua pandangan tentang undangan rapat di atas, masalah lain yang dihadapi pada saat akan
menyelenggarakan rapat adalah seberapa banyak orang yang akan diundang. Berkaitan dengan masalah
yang kedua itu, penyelenggara rapat perlu menentukan siapa saja yang akan diundang. Pedoman umum
yang dapat digunakan adalah mengundang mereka yang benar-benar penting dalam rapat tersebut.
Biasanya mereka yang akan memutuskan suatu hal berdasar hasil rapat dan mereka yang terkait dengan
masalah yang dibahas akan diundang.

Jumlah orang yang akan diundang tidak ada ketentuan bakunya. Tetapi dari tujuan rapat dapat
ditentukan berapa orang yang kira-kira harus diundang. Untuk rapat informasional, semua anggota
organisasi dapat diundang. Rapat pengambilan keputusan dapat mengundang pihak pengambil
keputusan dan pihak-pihak yang terkait dengan keputusan tersebut. Sedangkan rapat perundingan
dapat mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam suatu masalah yang sedang dirundingkan.

Penyusunan agenda

Suatu rapat dapat diibaratkan sebuah kapal yang sedang berlayar. Angin dapat membawanya pergi
kemanapun tanpa tujuan yang jelas. Oleh karena itu, kapal memerlukan kemudi. Dalam suatu rapat,
agenda adalah merupakan kemudi yang mengarahkan kemana rapat akan berjalan. Agenda harus
menyentuh topik-topik yang akan dibahas sesuai dengan tujuan rapat. Agenda sebaiknya tidak terlalu
berat, karena akan menyebabkan orang takut datang. Namun demikian, agenda juga jangan terlalu
ringan, karena menyebabkan orang merasa tidak perlu untuk datang.

Penentuan waktu

Penentuan waktu rapat mencakup tanggal pelaksanaan rapat dan jam berapa sebaiknya rapat tersebut
dilaksanakan. Pada prinsipnya rapat dapat dilaksanakan baik pada pagi, siang, sore, maupun malam hari.
Rapat yang dilaksanakan begitu orang masuk kantor memberikan indikasi bahwa rapat membahas
masalah sangat penting yang segera harus dilakukan, atau rapat tersebut tertunda dari hari sebelumnya
sehingga diteruskan pada pagi harinya. Rapat sore hari menjelang orang pulang kantor, membuat para
peserta rapat tidak bersemangat karena sudah terlalu lelah atau terlalu jenuh dengan permasalahan hari
itu sehingga perhatian terhadap materi yang dirapatkan berkurang.
Untiuk rapat-rapat yang umum, biasanya dimulai jam 09.00, dimana karyawan sudah datang ke kantor
dan melakukan kegiatan rutin, baru mengikuti rapat. Selain itu rapat juga biasa diadakan pada jam 13,00
dimana orang sudah bekerja setengah hari, sudah istirahat, dan kemudian mengikuti rapat. Namun pada
rapat-rapat tertentu, dimana masalahnya sangat mendesak untuk diselesaikan maka rapat dapat
dilaksanakan pada jam berapapun.

Berkaitan dengan kapan rapat akan dimulai dan akan berakhir, perlu direncakan dan ditetapkan
sebelumnya sesuai dengan tingkat kompleksitas permasalahan yang akan dibahas. Setelah itu
diinformasikan kepada peserta rapat, sehingga mereka dapat mempersiapkan materi yang akan dibahas
dan mengatur waktunya sehingga dapat mengikuti rapat sesuai dengan jadwal waktu yang telah
ditetapkan.

Penentuan tempat

Rapat dapat dilaksanakan di kantor sendiri, di luar kantor tetapi masih dalam satu kota, atau di luar kota.
Penentuan tempat pada umumnya memperhatikan masalah ketersediaan ruangan, kapasitas ruangan,
kelayakan ruangan, dan alasan lainnya. Rapat rutin biasanya diadakan di dalam kantor karena pada
umumnya perusahaan mempunyai ruangan yang khusus diperuntukkan untuk rapat. Rapat yang
mengundang seluruh anggota organisasi (perusahaan) biasanya dilakukan di dalam perusahaan apabila
perusahaan memiliki ruangan yang memadai untuk pelaksanaan rapat itu. Apabila perusahaan tidak
memiliki ruangan yang memadai maka dipilihlah suatu lokasi di luar perusahaan tetapi masih dalam satu
kota. Rapat yang mengundang orang dari luar perusahaan dan berasal dari berbagai instansi biasanya
memilih tempat khusus misalnya di hotel berbintang karena mereka menghendaki ruangan yang bersih,
nyaman, perlengkapan yang handal, keamanan terjamin, dan makanan yang representatif.

Undangan rapat

Suatu undangan rapat harus memuat informasi mengenai beberapa hal berikut ini:

Hari/tanggal pelaksanaan rapat;

Waktu pelaksanaan rapat (apabila memungkinkan tentukan rencana waktu mulai dan berakhirnya
rapat);

Tempat pelaksanaan rapat (lengkap dengan alamat dan apabila dirasa perlu maka dilengkapi dengan
denahnya);

Acara rapat (apabila perlu sampai susunan acara dalam rapat tersebut)

Undangan rapat sebaiknya tidak diedarkan terlalu jauh atau terlalu dekat dengan pelaksanaan rapat.
Undangan yang diedarkan terlalu jauh dari pelaksanaannya menyebabkan peserta lupa akan adanya
undangan rapat tersebut. Sedangkan apabila undangan diedarkan terlalu dekat dengan pelaksanaan
rapat maka akan menyebabkan peserta kurang mempunyai waktu untuk mempersiapkan rapat atau
pada waktu tersebut sudah mempunyai acara lain.

Pelaksanaan Rapat
Pada pelaksanaan rapat, perlu diperhatikan kegiatan-kegiatan seperti: urutan pelaksanaan rapat,
pengaturan ruang rapat, perlengkapan rapat, dan akomodasi.

Urutan pelaksanaan rapat

Urutan pelaksanaan rapat pada umumnya dapat dibedakan berdasarkan masalah yang dibahas yaitu:
rapat dengan pembahasan satu masalah dan rapat dengan pembahasan beberapa masalah. Untuk rapat
dengan pembahasan satu masalah, urutan pelaksanaannya adalah sebagai berikut:

Pembukaan

Untuk mengawali suatu rapat perlu dilakukan pembukaan. Pembukaan rapat dapat dibedakan menjadi
dua, yaitu pembukaan oleh pejabat dan pembukaan oleh pimpinan rapat.

Pembukaan oleh pejabat

Pejabat biasanya membuka rapat dengan menyatakan bahwa rapat secara resmi dibuka, yang diikuti
dengan pemukulan gong atau pengetukan palu. Pejabat yang membuka rapat tersebut biasanya tidak
terlibat dalam pelaksanaan rapat.

Pembukaan oleh pimpinan rapat

Pimpinan rapat menyatakan bahwa rapat siap dimulai. Pembukaan rapat oleh pimpinan rapat biasanya
diawali dengan doa menurut agama dan kepercayaan masing-masing peserta rapat.

Pembahasan

Setelah rapat dibuka oleh pimpinan rapat, kemudian pimpinan rapat mengulas tujuan rapat, materi yang
akan dirapatkan, perkembangan pembahasan (untuk materi yang telah/pernah dirapatkan sebelumnya),
waktu berakhirnya rapat. Selanjutnya masing-masing peserta memberikan pendapat/tanggapan atas
materi yang dibahas dan pendapat dari peserta lain.

Perumusan hasil rapat (kesimpulan)

Setelah pembahasan materi rapat selanjutnya dirumuskan hasil rapat yang merupakan kesimpulan dari
rapat tersebut. Dapat pula terjadi dalam suatu rapat belum dihasilkan kesimpulan, namun karena waktu
sudah habis dan tidak memungkinkan untuk memperpanjang waktu lagi, maka dirumuskan hasil rapat
sampai dengan saat itu dan memohon peserta rapat untuk memikirkan kelanjutan dari rapat tersebut.

Untuk rapat dengan pembahasan lebih dari satu masalah dimana rapat itu menyangkut masalah yang
besar, urutan pelaksanaannya adalah sebagai berikut:

Pembukaan

Pembukaan rapat disini sama dengan yang dibahas di atas, yakni terdiri dari dua jenis yaitu pembukaan
yang dilakukan oleh pejabat dan pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan rapat.

Pembagian tugas

Untuk materi rapat yang beragam, biasanya dilakukan pembagian tugas. Dalam hal ini peserta dibagi
menjadi beberapa kelompok sesuai dengan topik atau materi yang akan dibahas. Misalnya dalam suatu
rapat penyempurnaan aturan ketenagakerjaan, maka akan dibuat kelompok-kelompok berdasarkan
materi yang dibahas dalam aturan ketenagakerjaan tersebut, yang meliputi:

Hubungan kerja

Hari kerja dan jam kerja

Tata tertib kerja

Libur dan cuti

Penggajian dan tunjangan

Pemutusan hubungan kerja

Diskusi/rapat kelompk

Masing-masing kelompok mengadakan diskusi/rapat mengenai topik yang telah ditetapkan oleh
pemimpin rapat atau yang telah disepakati bersama. Apabila dipandang perlu, kelompok dapat dibagi
lagi menjadi beberapa subkelompok. Misalnya kelompok yang membahas hubungan kerja dibagi lagi
menjadi subkelompok: peraturan tentang hubungan kerja, hubungan kerja di lingkungan industri,
hubungan kerja di perusahaan yang bersangkutan.

Pada waktu yang ditentukan, setiap subkelompok akan berkumpul kembali dengan kelompok semula
untuk membahas hasil dari masing-masing subkelompok. Pada saat membahas hasil dari masing-masing
subkelompok, penyajinya adalah kelompok tersebut dan sub kelompok lainnya dapat memberikan
pendapat atau mengomentari hasil pembahasan dari subkelompok lainnya. Dari hasil pembahasan ini,
kemudian diambil kesimpulan kelompok yang selanjutnya akan disampaikan dalam rapat pleno.

Rapat pleno

Rapat pleno adalah rapat yang dihadiri oleh kelompok-kelompok, dimana masing-masing kelompok
menyampaikan hasil pembahasan yang telah dilakukan. Setelah kelompok yang bersangkutan
menyampaikan hasil pembahasannya, kelompok lainnya akan memberikan ulasan atau pandangan
mengenai masalah yang dibahas.

Perumusan hasil

Setelah rapat pleno dilakukan, maka dilanjutkan dengan perumusan hasil rapat. Pada umumnya
perumusan dilakukan oleh suatu tim yang disebut dengan tim perumus yang diambil dari beberapa
anggota kelompok yang dinilai memiliki kemampuan untuk merumuskan hasil rapat.

Pengesahan dan pendistribusian

Hasil perumusan rapat yang dihasilkan oleh tim perumus kemudian diserahkan kepada pimpinan rapat
dan pimpinan rapat mengesahkan hasil rapat. Selanjutnya naskah tersebut diperbanyak atau
digandakan untuk selanjutnya didistribusikan kepada seluruh peserta rapat dan unit-unit lain yang
berhubungan dengan rapat tersebut.

Pengaturan Ruang Rapat

Pengaturan ruang rapat perlu mendapat perhatian yang sungguh-sungguh sebelum rapat dilakasankan.
Pengaturan ruang rapat yang tidak tepat akan menyebabkan pelaksanaan rapat tidak berjalan dengan
lancar. Apalagi kalau rapat dihadiri oleh pihak luar, pengaturan ruang rapat yang kurang tepat akan
memberikan image bahwa bahwa penyelenggara tidak mempersiapkan rapat dengan baik.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat yaitu: penerangan, ventilasi atau
pendingin ruangan, dan tempat duduk.

Penerangan

Penerangan menjadi relatif penting apabila rapat dilaksanakan di dalam ruangan baik di siang hari
maupun di malam hari. Usahakan agar penerangan memadai sehingga dapat mengenali dengan jelas
tulisan dan benda-benda lain. Namun penerangan tidak perlu terlalu berlebihan karena menyebabkan
panas dan mata silau.

Untuk rapat yang diadakan di luar ruang dan waktunya siang, penerangan lebih banyak menggunakan
sinar matahari. Usahakan sebagian besar tempat duduk peserta membelakangi matahari sehingga
mereka dapat melihat objek dan tulisan dengan jelas, namun tidak membuat mata silau.

Ventilasi atau pengatur suhu ruangan

Ventilasi sangat penting dalam penyelenggaraan rapat di ruangan yang tidak menggunakan alat
pengatur suhu ruangan (AC). Ventilasi yang kurang baik menyebabkan peserta rapat cepat lelah. Untuk
rapat yang diadakan di ruangan yang menggunakan AC maka harus dicek apakah AC berfungsi dengan
baik. Pengaturan suhu ruangan hendaknya pada suhu yang nyaman untuk melaksanakan kegiatan rapat
(tidak terlalu dingin atau panas).

Tempat duduk

Pemilihan bentuk pengaturan tempat duduk yang akan disusun dalam suatu rapat ditentukan oleh tiga
hal, yaitu: jumlah peserta rapat, luas ruangan, dan tingkat interaksi yang diinginkan. Ada lima cara atau
bentuk pengaturan tempat duduk, yaitu: setengah lingkaran, lingkaran, huruf U, kelas, dan empat
persegi panjang.

Perlengkapan Rapat

Untuk menjamin bahwa rapat berlangsung dengan lancar, sebelum rapat dimulai perlu dipersiapkan
perlengkapan rapat. Yang perlu ditekankan disini, bahwa peserta rapat sebaiknya telah mempersiapkan
perlengkapan rapat individu, seperti: alat tulis dan PC (laptop/notebook). Dengan demikian yang
menjadi tanggung jawab penyelenggara rapat adalah perlengkapan rapat yang sifatnya umum, seperti:
sound system dan microphone, whiteboard atau panaboard, dan LCD Projector.

Sound system dan microphone

Alat ini digunakan untuk memperkeras suara, sehingga dapat didengar dengan jelas oleh peserta rapat.
Karena tujuannya hanya untuk dapat didengar dengan jelas oleh peserta rapat, maka tingkat kekerasan
suaranya hanya untuk sebatas peserta rapat saja. Penggunaan sound system yang terlalu keras akan
mengganggu pihak lain yang tidak terlibat dalam rapat dan juga tidak etis apabila rapat didengar oleh
pihak lain.
White board atau panaboard

Dalam suatu rapat, seringkali diperlukan white board beserta perlengkapannya seperti boardmarker
dengan berbagai warna apabila pembicara perlu menuliskan sesuatu yang berhubungan dengan rapat.
Perkembangan yang terjadi saat ini dalam suatu rapat banyak menggunakan panaboard (papan tulis
elektronik) yang bisa bekerja sebagai PC printer yang dapat dikontrol dari PC yang sudah diintegrasikan
ke panaboard, sehingga bisa mencetak dokumen dari PC atau yang dituliskan di panaboard.

LCD projector

Dalam suatu rapat seringkali harus menampilkan dokumen, gambar, atau hasil perhitungan dari PC
(notebook/laptop) ke layar sehingga diperlukan LCD projector untuk memproyeksikan berbagai
dokumen yang akan dibahas ke layar.

Akomodasi dan transportasi

Apabila rapat diikuti oleh peserta dari luar kota dan harus menginap di kota tempat pelaksanaan rapat
maka penyelenggara perlu memperhatikan ketersediaan akomodasi yang dekat dengan pelaksanaan
rapat dan tersedianya sarana transportasi sehingga tidak mengganggu kelancaran rapat.