Kesekretariatan 2

(Rapat)

3A D3 AB
Mata Kuliah:
Korespondesi Bisnis
Dosen Pengampu:
Hj. Siti Nurhasanah, SE, MM
 Disusun oleh:

Roobiatul Munawaroh (20622049)

Andi Haerani (20622054)
Wulan Julianti (20622070)
Angela Stevany M. (20622075)
#Pengertian Rapat
Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang
atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat
dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau
pimpinan kantor dengan staffnya. Bisa juga dikatakan sebagai suatu
media komunikasi langsung yang dilakukan oleh sejumlah orang-
orang dengan tujuan untuk memecahkan masalah, mengambil
keputusan melalui musyawarah kelompok untuk mencapai mufakat.
Sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik
itu swasta ataupun pemerintah.
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat
apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. membicarakan suatu masalah yang
berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan,
instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus
dirundingkan/didiskusikan secara
bermusyawarah.

b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung

harus bersifat terbuka (tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka).

d. adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan,

notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang
dibahas.
 Unsur-unsur
Rapat

1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.
#Tujuan diadakan Rapat
yaitu:
1. untuk memecahkan atau mencari jalan
keluar suatu masalah.
2. untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
3. sebagai alat koordinasi antar intern atau
antar ekstern.
4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi
kepada masalah-masalah yang sedang
terjadi.
5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. menampung semua permasalahan dari arus
bawah (para peserta rapat).
Masalah yang dirapatkan
Masalah yang dirapatkan, permasalahan yang dihadapi organisasi ada
yang ringan, sedang, dan besar. Ada yang memerlukan penanganan
segera dan ada yang bisa ditangguhkan terlebih dahulu. Masalah tersebut
tentunya perlu diselesaikan dan salah satu sarana penyelesaiannya
dengan mengadakan pertemuan/rapat.
 Pemimpin Rapat
Pemimpin dan kepemimpinan dalam kegiatan rapat sangatlah penting (Wursanto,2004).
Pemimpin mengadakan rapat apabila sebagai berikut:

• Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para staf atau para pembantunya
karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
• Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak
tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
• Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi karena
masalah tersebut harus segera dipecahkan.
• Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan para bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat
secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan
bersama.
• Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
• Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk
diselenggarakan rapat secara berkala.
 Peserta Rapat

Para peserta harus menyumbangkan pendapat agar masalah yang

dihadapi dapat diselesaikan bersama karena semakin banyak yang
menyumbangkan pendapat semakin banyak solusi yang dapat
menyelesaikan masalah. Semua saran, pendapat, ide, dan gagasan dari
seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan
bersama-sama agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh
semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan
aktif dalam rumusan kesimpulan. Keputusan akhir rapat harus diterima
oleh semua peserta meskipun sarannya tidak diambil dalam keputusan.
 Bentuk-bentuk Rapat
• Rapat resmi/formal meeting
Rapat yang diselenggarakan secara terencana, dan
terkoordinir

• Rapat tidak resmi/informal meeting

Rapat yang diselenggarakan tanpa terencana yang
mantap dan biasanya diselenggarakan karena ada
masalah yang harus segera ditangani dan timbul
secara mendadak.
 Macam-macam Rapat
tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

Berdasarkan Tujuan Berdasarkan Nama

Berdasarkan Sifat

Berdasarkan Jangka Berdasarkan Frekuensi Berdasarkan Media

Waktu Rapat
Berdasarkan
Tujuannya
a. Rapat Penjelasan; rapat yang bertujuan untuk
memberikan penjelasan kepada para anggota tentang
kebijaksaan yang diambil oleh pemimpin organisasi.
b. Rapat Pemecahan Masalah; bertujuan untuk mencari
pemecahan tentang suatu masalah yang sedang
dihadapi.
c. Rapat Perundingan; yaitu rapat yang bertujuan
menghindari tImbulnya perselisihan.
a) Rapat Formal; yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu.
b) Rapat Informal; yaitu rapat yang diadakan tanpa suatu perencanaan
yang formal.
c) Rapat Terbuka; yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota,
dan materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
d) Rapat Tertutup; yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu.

Berdasarkan Sifatnya
Berdasarkan Namanya
a) Rapat Dinas; rapat yang membicarakan masalah
kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh
orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

b) Musyawarah Kerja; sebagai wadah koreksi

bersama program kerja dalam mewujudkan visi
persatuan antar organisasi mahasiswa ataupun
organisasi perusahaan.

Next >>
c) Rapat Kerja atau yang biasa disebut sebagai raker,
merupakan agenda wajib yang dilaksanakan oleh tiap
organisasi terutama Himaforsta setiap tahunnya.
Rapat ini bertujuan untuk merumuskan dan
mengesahkan program kerja yang akan dilaksanakan
oleh organisasi selama satu periode kepengurusan.
 Berdasarkan Media Rapat

a) Teleconference; Teleconference adalah

rapat yang diikuti oleh peserta yang
tidak berhadapan secara langsung (tidak
bertatap muka) karena peserta rapat
berada ditempat yang berlainan,
dilakukan melalui telepon atau hanya
audio saja tanpa bertatap muka atau
Audio Conference bisa juga disebut
Conference Call.
 b) Videoconference; Hampir seperti
teleconference, tetapi para peserta rapat
dapat saling melihat, sehingga seolah-oleh
mereka saling berhadapan. Rapat seperti
ini dapat diterapkan bila ada fasilitas
penunjangnya. Biasanya fasilitas
penunjang ini berupa audio-visual.