MATERI

RAPAT
OSIS SMK N 1 Mesuji Raya
PENGERTIAN
RAPAT
Rapat (conference atau meeting) merupakan
alat/media komunikasi kelompok yang bersifat
tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan
oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui
musyawarah untuk pengambilan keputusan
Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa
rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/para pegawai untuk membahas hal-
hal yang berhubungan dengan kepentingan
organisasi.
UNSUR-UNSUR RAPAT
01 Tujuan Rapat 02 Masalah yang
Dirapatkan 03 Pemimpin Rapat
1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi. Masalah yang dirapatkan, Fungsi pemimpin rapat adalah
3. Membuat peserta rapat permasalahan yang dihadapi sebagai berikut :
berpartisipasi pada masalah yang organisasi ada yang ringan, sedang, 1. Sebagai Pengarah
dikemukakan. dan besar. Ada yang memerlukan 2. Sebagai Penengah
4. Sebagai alat koordinasi yang baik penanganan segera dan ada yang 3. Sebagai Penggerak
antara peserta dan perusahaan bisa ditangguhkan terlebih dahulu.
4. Sebagai Pencari Solusi
Masalah tersebut tentunya perlu
diselesaikan dan salah satu sarana
penyelesaiannya dengan
mengadakan pertemuan/rapat
UNSUR-UNSUR RAPAT
04 Peserta Rapat
Fungsi Peserta rapat, adalah
sebagai berikut:
1. Sebagai Penyumbang
Pendapat
2. Sebagai Penyumbang Data
3. Sebagai Perumus
Kesimpulan
4. Sebagai pembantu Pimpinan
5. Sebagai Penerima Hasil
Keputusan
05 Notulis/Sekretaris
Notulis merupakan seseorang
yang mampu menyimak, dan
menulis dengan baik agar apa
yang disampaikan dalam
sebuah rapat dapat tertangkap
dengan baik.
Tugas dari seorang notulis
adalah mencatat apa saja yang
dibahas dan keputusan apa
yang diambil secara singkat,
padat, dan jelas.
JENIS-JENIS RAPAT
Berdasarkan sifat
Rapat formal.
Rapat yang diadakan
dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu, menurut
ketentuan yang berlaku,
dan pesertanya secara
resmi mendapat undangan.
Rapat terbuka.
Rapat yang dapat dihadiri
oleh setiap anggota. Materi
yang dibahas bukan
masalah yang bersifat
rahasia

RAPAT TERTUTUP
Rapat informal.
Rapat yang hanya dihadiri oleh
Rapat informal dapat terjadi
peserta tertentu, dan biasanya yang
setiap saat, dengan siapa saja,
dibahas menyangkut masalah –
kapan saja, dimana saja, dan
masalah yang masih bersifat rahasia
kemudian membicarakan suatu
masalah yang mempunyai
kepentingan bersama
 JENIS-JENIS RAPAT
BERDASARKAN TUJUAN

Rapat Penjelasan
Rapat yang bertujuan untuk memberikan
penjelasan kepada para anggota tentang
kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan
organisasi

Rapat Pemecahan Masalah

Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan
tentang suatu masalah yang sedang dihadapi.

Rapat Perundingan
Rapat yang bertujuan menghindari
timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan
tengah agar tidak saling merugikan kedua
belah pihak
JENIS-JENIS RAPAT
BERDASARKAN JANGKA WAKTU

01 Rapat mingguan. 02 Rapat bulanan. 03 Rapat semester. 04 Rapat tahunan.

Rapat yang diadakan Rapat yang diadakan Rapat yang diadakan Rapat yang diadakan
satu kali dalam satu kali dalam setiap 6 bulan sekali satu kali dalam
seminggu untuk sebulan, setiap akhir yang bertujuan untuk setahun. Misalnya
membahas masalah bulan, untuk mengadakan evaluasi rapat dewan
– masalah yang membahas hal – hal hasil kerja sama komisaris, rapat
bersifat rutin yang atau peristiwa yang selama 6 bulan, umum pemegang
dihadapi oleh masing terjadi pada bulan mengambil langkah – saham
– masing manajer. yang lalu. Misalnya: langkah selanjutnya
membahas rugi laba dalam jangka waktu 6
bulan lalu. bulan.
SYARAT-SYARAT RAPAT
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika
pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai
berikut :
● Suasana Terbuka
● Tidak Ada Monopoli
● Partisipasi Aktif Dari Peserta Rapat
● Bimbingan Dan Pengawasan Dari
Pemimpin
● Perdebatan Berdasarrkan Argumentasi
Bukan Emosi
● Pertanyaan Singkat Dan Jelas
● Displin Waktu
TUJUAN RAPAT
● Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
● Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan, ataupun
menginformasikan keputusan-keputusan yang sudah diambil
sebelumnya kepada pihak yang berkepentingan.
● Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-
masalah yang sedang terjadi.
● Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
● Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya
melalui rapat
TATA TERTIB RAPAT
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus
mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
1. Tepat waktu dalam memulai rapat.
2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan
acara rapat
3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain
4. Adanya partisipasi dari peserta rapat
5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan
tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan
argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau
pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat
dipecahkan untuk mengambil kesimpulan
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.