RESUME

KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

Mata Kuliah : Komunikasi Bisnia

Dosen Pengampu : Yayat Sudrajat.,S.H.,M.M

Kelompok 10

Nama Anggota :

1. Desi Purnamasari (2102024)

2. Cucu Nurhayati (2102179)
3. Saeful Dadan Hidayat (2102154)
4. Fiska Nuril Haliyah Al-Zauji (2102178)

Semester 5 Prodi Manajemen A1

1. Pengertian Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun
bahan- bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan
dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun
usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur
yang ada. Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil
keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.
2. Bentuk – Bentuk Pertemuan
1) Sidang
Sidang adalah pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu
dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah
Ketetapan.
2) Forum
Forum adalah suatu wadah komunikasi atau tempat pertemuan untuk sebuah
komunitas yang memiliki persamaan minat, profesi dan tujuan untuk
bertukar pikiran suatu topik atau permasalahan secara bebas yang berkaitan
dengan forum tersebut.Kongres
3) Konperensi

1
 Komperensi adalah pertemuan atau rapat yang diselenggarakan untuk
bertukar pendapat, berdiskusi, atau berunding tentang suatu permasalahan
bersama dengan musyawarah. Dalam konferensi, biasanya ada satu atau
beberapa pembicara utama yang akan menyampaikan pidato atau informasi
utama.
4) Simposium
Simposium adalah serangkaian pidato pendek yang dilakukan oleh seseorang
di depan para peserta / pengunjung yang datang.
5) Lobbying
Lobi adalah pendekatan yang dilakukan agar terjadi kerjasama antara kita
dengan sasaran lobi dan itu kegiatan melobi adalah suatu bentuk pendekatan
yang tidak resmi.
6) Diskusi Panel
Diskusi panel adalah istilah umum dalam dunia kajian yang merujuk kepada
pertukaran gagasan publik yang memungkinkan para ahli dan
penonton/pendengar untuk mendiskusikan topik tertentu.
3. Rapat
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi
dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh
konflik.
4. Tujuan Rapat
a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
b. Untuk menyampaikan informasi
c. Sebagai sarana koordinasi
d. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah- masalah yang sedang
dikemukakan.
5. Jenis – Jenis Rapat
a. Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya
 Rapat Penjelasan yaitu suatu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan
penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat
tidak tanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga
diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

2
  Rapat Pemecahan Masalah yakni sebuah rapat yang dilaksanakan untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi Pada rapat ini peran peserta
sangat besar untuk memberikan masukan.
 Rapat Konsultasi merupakan salah satu jenis pertemuan yang
diselenggarakan untuk merundingkan penyelesaian atau mencari jalan
tengah agar tidak merugikan pihak-pihak yang bersengketa.
b. Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya
 Rapat Resmi (Formal Meeting) yaitu yang di selenggarakan untuk
membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan
keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
 Rapat Tidak Resimi (Informal Meeting) ialah rapat yang diselenggarakan
tidak berdasarkan perencanaan formal, pertemuan ini tidak memerlukan
persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal
yang terjadi secara tiba- tiba.
 Rapat Terbuka yakni salah satu jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua
anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat
rahasia Rapat Tertutup merupakan sebuah rapat yang dihadiri oleh peserta
rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.
c. Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya.
 Pertemuan Mingguan merupakan pertemuan yang diadakan seminggu
sekali dan biasanya membahas hal-hal yang bersifat natin.
 Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang dadakan sebulan sekali dan
membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
 Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan setiap enam
bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama eriam bulan
yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
 Rapat Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali.
Contohnya rapat dewan komisans
d. Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensinya.
 Rapat Rutin yaitu salah satu jenis rapat yang sudah ditentukan waktunya.
Contohnya rapat rutin mingrube

3
  Rapat incidental ialah sebuah bentuk rapat yang tidak terjadwal Biasanya
rapat ini membahas mmasalah yang sifatnya penting dan mendadak yang
harus di selesaikan bersama.
6. Hasilnya Rapat Dibagi Dua Macam:
1. Bersifat Mengikat
 Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu
 Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta
rapat
 Rapat suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
 Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja
 Konprensi kerja yang sudah dilaksanakan dari menentukan langkah
lanjutan
 Perundigan ialah suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat Tidak Mengikat

 Debat: Diskusi yarig dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.

Contoh: perbedaan pendapat tentang kasus Ambion
 Polemik: Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya
dilakukan secara tertulis.
Contoh: Polemik tentang pelarangAn siswa ber-Jilbab Denpasar
 Temu Karya: Forum tokar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat
teknis.
Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
 Loka Karya: Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang
memiliki keahlian tertenta Ibergerak dibidang tertentu dengan maksud
dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada.
Contoh: Lokakarya sistem pendidikan di Perguruan Tinggi.
 Sarasehan: Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-
unek
Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas

4
  Temu Wicare: Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul
biasanya dengan pejabat. Contoh: Temu Wicara petani dengan Ibu
Megawarti
 Penataran Kegiatan pendidikan datam rangka
menyempurnakan/meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
Contoh: penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
 Penlok (Penataren Lokakarya): Kegiatan Pendidikan dalam rangka
meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep
pengetahuan yang bersifat teknis.
7. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang
sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-
langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat
yang sifatnya resmi adalah:
a. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Persiapkan pula Tata Ruang (Ley out) rapat berdasarkan pertimbangan:
 Jumlah partisipan
 Hubungan masing-masing partisipan
 Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dii)
 Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
b. Persiapan Administrasi
 Membuat Surat Undangan Rapat
 Menyusun Acara /Agenda Rapat.
 Menyusun Daftar Hadir
 Mempersiapkan Bahan Rapat
 Persiapan Peralatan Rapat
 Membuat Catatan Hasil Rapat (Notulis)
8. Ketentuan Peserta
Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam
forum tersebut. Tiap perserta hendaknya:
a. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

5
 b. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak
memonopoli pembicaraan
c. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak
emosional.
d. Mampu berperan sebagai koordinator yang sangat bijaksana dan adil tanpa
kehilangan pendirian,
e. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak
berbicara bertele-tele.
9. Teknik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
a. Teknik Berbicara
1) Bicaralah ramah pada setiap orang.
2) Perkataan/artikulasi pun harus jelas agar tidak terjadi miscommunication.
3) Perhatikan pula pemilihan kata. Meski bertujuan baik, jika salah berkata-
kata maka tujuan itu tidakakan tercapai
4) Lakukan kontak mata pada lawar bicara
b. Teknik Membaca
Dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan
sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkan nya Dalam membaca
ada dua cara yaitu:
 Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan tepat secara umum
dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming proses membaca dibikukan
secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pilkuran utama
dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya
 Scanning adalah mencari satu jens informasi tertentu dalam bahan bacaan
c. Teknik Mendengarkan
Mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu
mencermakan isi suara yang didengar . Untuk dapat mendengarkan dengan
baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita
Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah efektivitasnya adalah
mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka
memudahkan berangan-angan. Mendengarkan lebih dari sekedar mendengar
kata-kata pembicara, tetapi memerlukkan pemahaman per kata kedalam

6
 wawasan dan memperhatikan pesan-pesan kiasan yang mungkin membantah
atau menegaskan kata - kata pembicara.
10. Menyusun Pesan
Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan
maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagal proses
pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat
pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi
lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis.
Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi.
Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang lain
adalah tujuan organisasi serta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan
dan memelihara otoritas yang obyektif di dalam organisasi adalah:
a. Saluran komunikasi harus diletahui secara pasti
b. Seharusnya ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
c. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
d. Garis komunikasi formal secara keseluruhan hendaknya dipergunakan
secara normal
e. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur gangguan sementara
organisasi sedang berfungsi
f. Setiap komunikasi harus dipisahkan
11. Informasi
Informasi adalah sah dalam proses komunikasi apapun, karena informasi itulah
yang menentukan tujuan yang hendak dicapai.
Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap
komunikasi adalah :
 Informasi tidak tertangkap
 Membuat kesalahan
 Menunda atau menumpuk pekerjaan
 Penyaringan
 Hanya menangkap garis besarnya saja
 Melemparkan tugas pada orang lain
 Menghindari informasi

7
 Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati,
keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan.
Demikian halnya, feedback hanya akan berhasil membangun komunikasi yang
efektif bila memenuhi syarat tertentu (intensitas, Lelkhususan, deskirptil,
kemanfaatan, tepat waktu, kejelasan, validas).