BAB 4
Materi
A.Pengertian pertemuan/rapat.
Rapat ( conference atau meeting ) merupakan alat atau media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting diselenggarakan oleh
banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendpaatkan mufakat
memulai musyawarah untuk pengambilan keputusan. Walaupun rapat merupakan
aktifitas yang sangat penting, tetapi sering di temukan beberapa permasalahan
dalam rapat, dimana sering terdengar adanya keluhan pegaawai, “ Apa sih,
gunanya rapat? “ atinya keterpakasaan anggota organisasi untuka mengikuti rapat
kakrena rapat dianggap tidak perlu dan membuang waktu. Dalam perusahaan
ataupun organisais tidak dapat di hindari pasti selalu terjadi konflik kinternal dan
eksternal. Berkut ini beberapa pengertian mengenai rapat menurut para ahli :
1. Menurut KBBI : Pertemuan ( kumpulan ) untuk membicaran
sesuatu. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar
pikiran mengenai suatu masalah.
2. Dalam buku Etika komunikasi karangan Samsir Rambe :
Kumpulanbeberpa orang atau organisais yang akan membicarakan
suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan
kejelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekalligus
mengadakan perundingan yg disepakati/disetujuui bersama.
3. Buku surat menyurat karya Cut Rozanna : Pertemuan antara para
anggota di lingkungan organisasi sendiri merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah yg menyangkut kepentingan
bersama.
4. Buku etika kantor karya Ig. Wursanto :
a) Suatu bentuk media komunikasi yg bersifat tatap mmuka
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
atau pemerintah.
b) Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah
kelompok.
c) Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk
mufakat.
d) Komunikasi kelompok saecara resmi.
e) Pertemuan antara para anggota di lingkungan
kantor/organisasi sendiri untuk
memebicarakan,merundingkan suatu masalah yg
menyangkut kepentingan bersama.
f) Pertemuan para anggota orgaanisasi/para pegawai untuk
memebahas hal-hal yg berhubungan dg kepentingan
organisasi.
5. Menurut Nunung dan Ratu Evi 9 2001 : 129 ), rapat merupakan
suatu alat komunikasi antara pimpinnan kantor dg sifatnya.
6. Wursanto ( 1987 : 136 ) memberikan beberpara pandanngan yang
kemudian di sampaikan oleh penulis :
a) Suatu bentuk media komunika kelompok yg bersifat tatap
muka sering di seleneggarakan oleh banyak
organisasi.swasta mauoun pemerintah.
b) Alat untuk mendapatkan mufakat memulai musyawarah
kelompok.
c) Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk
mufakat.
d) Komunikasi kelompok secara resmi.
e) Pertemuan antara para anggota dilingkungan
kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan,merundingkan kepentingan bersama.
f) Pertemuan para anggota organisasi/ para pegawai untuk
membahas hal-hal berhubunagn dg kepentingan organisasi.
Dari pengertian di atas dapat di simpulkan bahwa rapat adalah sebuah
pertemuan antar anggota organisasi/perusahan yg bertujuan untuk memecahkan
masalah masalah yg menyangkut kepentingan organisasi/ pertemuan.
B. Fungsi pertemuan rapat
1. Untuk memecahkan masalah dan mencari jalan keluar.
2. Untuk menyampaikan informasi,perintah,penyataan.
3. Sbg forum silaturohmi dan demokrasi, diharapkan dapat ikut berpatisipasi
pada masalah yg sedang di kemukakan.
4. Sbg alat koordinasi yg baik antara peserta rapat dg perusahaan/organisasi.
5. Menampung semua permasalahan di arus bawah ( para perserta ).
6. Sbg sarana bernegosiasi.
C. Tujuan pertemuan /rapat
1. Untuk memecahkan masalah dan mencari jalan keluar.
2. Untuk menyampaikan informasi,perintah,penyataan.
3. Sbg alat koordinasi antar-intern atau antar-eksteren.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpatisispasi pada masalh yg terjadi.
5. Mempersaipkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan di arus bawah ( para perserta ).
D. Jenis – jenis pertemuan/rapat
Berdasarkan tujuan
a) Rapat penjelasan ( information conference ) adalah rapat yg
diselenggarakan untuk memeberikan penjelasan kepada para
peserta rapat dari pimpinan. Contoh : rapat penjelasan seorang
direktur dihadapan para staf mengenai keadaan perusahaan
secara umum.
b) Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference ) adalah
rapat yg dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang
menghadapi suatu permasalahan.
c) Rapat perundingan ( negotiation conference ) adalah rapat yg
diselenggarakan dg tujuan menghindari timbulnya suatu
perselisihan serta mencari jalan tengah agar ridak merugikan kedua
belah pihak.
Berdasarkan sifat
a) Rapat resmi ( formal meeting ) adalah rapat yg dilalkasanakan dg
suatu perencanaan terlebih dahulu sesuai dg aturan yg berlaku.
b) Rapat tidak resmi ( informal meeting ) adalah rapat yang
dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi, rapat
ini terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera.
c) Rapat terbuka adalah rapat yg dapat dihadiri oleh seluruh anggota
organisasi dan materi yg dibahas merupakan masalah yg tidak
bersifat rahasia.
d) Rapat tertutup adalah rapat yg hnaya dihadiri oleh peserta rapat
tertentu saja dan masalah yg dibahas bersifat rahasia.
Berdasarkan jangka waktu
a) Rapat mingguan : rapat yg diadakan seminggu sekali biasanya
bersifat rutin.
b) Rapat bulanan : rapat yg diadakan setiap bulan sekali dan
membahas masalah yg terjadi selama bulan yg lalu.
c) Rapat semester : rapat yg di adakan setiap 6 bulan sekali dan
membahas maslaah 6 bulan yg lalu.
d) Rapat tahunan : rapat yg diadakan setahun sekali.
Berdasarkan frenkuensi
a) Rapat rutin : rapat yg di tentukan waktunya
( mingguan,bulanan,tahunan).
b) Rapat insidentil : rapat yg terjadi tanpa direncanakan terlebih
dahulu dan tidak terjadwal.
Berdasarkan nama
a) Rapat kerja : rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan
guna membahas hal yg berhubungan dg pelaksaan tugas suatu
instansi.
b) Rapat dinas : rapat yg membicarakan masalah kedinasan atau
pekerjaan yg bertugas di instansi pemerintahan.
c) Musyaawarah kerja : kata lain dari rapat kerja.
Berdasarkan urgensinya
a) Rapat biasa : rapat yg diadakan untuk memebhas masalah yg
sudah di anggap biasa.
b) Rapat penting : rapat yg di anggap penting karena karena kan
menghasilkan keputusan yg membawa dampak penting.
Berdasarkan pesertanya
a) Rapat vertikal : rapat yg diadakan , dimana yg hadir dalam rapat
itu adalah bawahan dan atasan.
b) Rapat horizontal : adlaah rapat yg diadakan antar oejabar suatu
organisansi/perusahaan yg sederajat.
4. peserta rapat
A. Sifat atau karakter peserta rapat.
Tipe persatu : peserta dapat penuh pengertian.
Tipe perantara : bertindak sebagai penghubung antara satu dg yg lain.
Tipe pendengar : tipe pendengar termasuk rapat yg pasif dan tidak
turut berperan serta secara aktif dalam rapat.
Tipe pemberi semangat : mempunyai sifat penggerak
Tipe inisatif : orang yg rajin, tekun, memiliki kreativitas yg tinggi.
Tipe pemberi informasi : orang yg selallu memberikan informasi
karena mempunyai pengalaman dan pengertahuan yg cukup banyak.
Tipe penyerangn : bersifat pendobrak, menentaang terhadap masalh yg
sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain.
Sebagai penyimpul. :
Sebagi penyumbang data.
Sebagai penerima hasil keputusan.
Sebagai pembantu pemimpin.
5. Media rapat : Fasilitas yg di gunakan dalam suatu rapat, baik rapat dengnan
peserta yang sedikit maupun peserta rapat berjumlah banyak.
Contoh media rapat : * ruangan, meja, kursi
*lampu penerangan
*papan tulis / white board
*flip chart
*sound system
*pulpen
*buku
*kertas
*pensil
*OHP ( over head projector )
*komputer
*dan lain-lain
6. notulis atau sekretaris : jalanya rapat di tulis seorang petugas khusus, yaitu
notulis atau sekretaris.
B. Fungsi Notula
1. Sebagai alat bukti :
Contohnya : pendaftaran suatu arganisasi, bila ada perubahan
bentuk atau penutupan suatu organisasi, notula juga dapat
membuktikan adanya pelaksanaan suatu tugas anggota organisasi.
2. Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir.
Contohnya : jika ada seorang berhalangan hadir maka seorang itu
harus atau tetap dapat mengetahui informasi di rapat tersebut.
3. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya. Contohnya : rapat
terdahulu yang memerlukan di tindak lanjut direalisasikan ke dalam
rapat berikutnya sehingga notula dapat di jadikan pedoman.
4. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat. Contohnya : biasanya
setelah pembukaan dibacakan noyula hasil rapat sebelumnya
saehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai dokumen. Contohnya : notula sebagai dokumen sehingga
harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijid secara rapi
lalu disimpan dengan baik sesuai dengan sisitem pengarsipan.
6. Sebagai alat untuk rapat semu. Contohnya : rapat semu adalah rapat
yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada penyusunan
notula biasanya di konsultasikan terlebih dahulu kepada ahli
hukum.
Ada beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang harus
termapil atau mampu :
Mendengar nada menulis
Memilah dan memilih hal yang penting dan tidak penting
Konsentrasi yang tinggi
Menulis cepat
Bersikap objektif dan jujur.
Menguasai bahasa tekniki baku dan menguasai materi pembhasan
Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
Menguasai metode pencatatan secara sistematis
Menguasai metode pengolahan data
Menguasai berbagai hal berhubungan dengan rapat
Menimpulkan hasil rapat
Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus di peroleh seorang notulis
sebagai berikut :
C. Macam-macam Notula
1. Notula harfiah : laporan atau pencatatan kata demi kata seluruh
pembicaraan rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata
lain ( kata dari nitulis) notula harfiah baisannya berbentuk dikte atau
catatan stenografi, menulis kembalui hasil rekaman, fan gabungan
dari keduanya.
2. Notula rangkuman : laporan ringkas tentang pembicaraan dalam
rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan
setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap
pembicaraan. Hal – hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang
sesuai dengan tema rapat dan tujuan rapat. Apabila pembicaraan
tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, notlis tidak perlu menulis
di dalam notula rapat.