Anda di halaman 1dari 14

ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

BAB 4
Materi

A.Pengertian pertemuan/rapat.
Rapat ( conference atau meeting ) merupakan alat atau media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting diselenggarakan oleh
banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendpaatkan mufakat
memulai musyawarah untuk pengambilan keputusan. Walaupun rapat merupakan
aktifitas yang sangat penting, tetapi sering di temukan beberapa permasalahan
dalam rapat, dimana sering terdengar adanya keluhan pegaawai, “ Apa sih,
gunanya rapat? “ atinya keterpakasaan anggota organisasi untuka mengikuti rapat
kakrena rapat dianggap tidak perlu dan membuang waktu. Dalam perusahaan
ataupun organisais tidak dapat di hindari pasti selalu terjadi konflik kinternal dan
eksternal. Berkut ini beberapa pengertian mengenai rapat menurut para ahli :
1. Menurut KBBI : Pertemuan ( kumpulan ) untuk membicaran
sesuatu. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar
pikiran mengenai suatu masalah.
2. Dalam buku Etika komunikasi karangan Samsir Rambe :
Kumpulanbeberpa orang atau organisais yang akan membicarakan
suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan
kejelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekalligus
mengadakan perundingan yg disepakati/disetujuui bersama.
3. Buku surat menyurat karya Cut Rozanna : Pertemuan antara para
anggota di lingkungan organisasi sendiri merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah yg menyangkut kepentingan
bersama.
4. Buku etika kantor karya Ig. Wursanto :
a) Suatu bentuk media komunikasi yg bersifat tatap mmuka
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
atau pemerintah.
b) Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah
kelompok.
c) Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk
mufakat.
d) Komunikasi kelompok saecara resmi.
e) Pertemuan antara para anggota di lingkungan
kantor/organisasi sendiri untuk
memebicarakan,merundingkan suatu masalah yg
menyangkut kepentingan bersama.
f) Pertemuan para anggota orgaanisasi/para pegawai untuk
memebahas hal-hal yg berhubungan dg kepentingan
organisasi.
5. Menurut Nunung dan Ratu Evi 9 2001 : 129 ), rapat merupakan
suatu alat komunikasi antara pimpinnan kantor dg sifatnya.
6. Wursanto ( 1987 : 136 ) memberikan beberpara pandanngan yang
kemudian di sampaikan oleh penulis :
a) Suatu bentuk media komunika kelompok yg bersifat tatap
muka sering di seleneggarakan oleh banyak
organisasi.swasta mauoun pemerintah.
b) Alat untuk mendapatkan mufakat memulai musyawarah
kelompok.
c) Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk
mufakat.
d) Komunikasi kelompok secara resmi.
e) Pertemuan antara para anggota dilingkungan
kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan,merundingkan kepentingan bersama.
f) Pertemuan para anggota organisasi/ para pegawai untuk
membahas hal-hal berhubunagn dg kepentingan organisasi.
Dari pengertian di atas dapat di simpulkan bahwa rapat adalah sebuah
pertemuan antar anggota organisasi/perusahan yg bertujuan untuk memecahkan
masalah masalah yg menyangkut kepentingan organisasi/ pertemuan.
B. Fungsi pertemuan rapat
1. Untuk memecahkan masalah dan mencari jalan keluar.
2. Untuk menyampaikan informasi,perintah,penyataan.
3. Sbg forum silaturohmi dan demokrasi, diharapkan dapat ikut berpatisipasi
pada masalah yg sedang di kemukakan.
4. Sbg alat koordinasi yg baik antara peserta rapat dg perusahaan/organisasi.
5. Menampung semua permasalahan di arus bawah ( para perserta ).
6. Sbg sarana bernegosiasi.
C. Tujuan pertemuan /rapat
1. Untuk memecahkan masalah dan mencari jalan keluar.
2. Untuk menyampaikan informasi,perintah,penyataan.
3. Sbg alat koordinasi antar-intern atau antar-eksteren.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpatisispasi pada masalh yg terjadi.
5. Mempersaipkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan di arus bawah ( para perserta ).
D. Jenis – jenis pertemuan/rapat
 Berdasarkan tujuan
a) Rapat penjelasan ( information conference ) adalah rapat yg
diselenggarakan untuk memeberikan penjelasan kepada para
peserta rapat dari pimpinan. Contoh : rapat penjelasan seorang
direktur dihadapan para staf mengenai keadaan perusahaan
secara umum.
b) Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference ) adalah
rapat yg dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang
menghadapi suatu permasalahan.
c) Rapat perundingan ( negotiation conference ) adalah rapat yg
diselenggarakan dg tujuan menghindari timbulnya suatu
perselisihan serta mencari jalan tengah agar ridak merugikan kedua
belah pihak.

 Berdasarkan sifat
a) Rapat resmi ( formal meeting ) adalah rapat yg dilalkasanakan dg
suatu perencanaan terlebih dahulu sesuai dg aturan yg berlaku.
b) Rapat tidak resmi ( informal meeting ) adalah rapat yang
dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi, rapat
ini terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera.
c) Rapat terbuka adalah rapat yg dapat dihadiri oleh seluruh anggota
organisasi dan materi yg dibahas merupakan masalah yg tidak
bersifat rahasia.
d) Rapat tertutup adalah rapat yg hnaya dihadiri oleh peserta rapat
tertentu saja dan masalah yg dibahas bersifat rahasia.
 Berdasarkan jangka waktu
a) Rapat mingguan : rapat yg diadakan seminggu sekali biasanya
bersifat rutin.
b) Rapat bulanan : rapat yg diadakan setiap bulan sekali dan
membahas masalah yg terjadi selama bulan yg lalu.
c) Rapat semester : rapat yg di adakan setiap 6 bulan sekali dan
membahas maslaah 6 bulan yg lalu.
d) Rapat tahunan : rapat yg diadakan setahun sekali.
 Berdasarkan frenkuensi
a) Rapat rutin : rapat yg di tentukan waktunya
( mingguan,bulanan,tahunan).
b) Rapat insidentil : rapat yg terjadi tanpa direncanakan terlebih
dahulu dan tidak terjadwal.
 Berdasarkan nama
a) Rapat kerja : rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan
guna membahas hal yg berhubungan dg pelaksaan tugas suatu
instansi.
b) Rapat dinas : rapat yg membicarakan masalah kedinasan atau
pekerjaan yg bertugas di instansi pemerintahan.
c) Musyaawarah kerja : kata lain dari rapat kerja.
 Berdasarkan urgensinya
a) Rapat biasa : rapat yg diadakan untuk memebhas masalah yg
sudah di anggap biasa.
b) Rapat penting : rapat yg di anggap penting karena karena kan
menghasilkan keputusan yg membawa dampak penting.
 Berdasarkan pesertanya
a) Rapat vertikal : rapat yg diadakan , dimana yg hadir dalam rapat
itu adalah bawahan dan atasan.
b) Rapat horizontal : adlaah rapat yg diadakan antar oejabar suatu
organisansi/perusahaan yg sederajat.

E. Unsur – unsur pertemuan rapat


1. tujuan pertemuan / rapat
 Untuk memecahkan masalah dan mencari jalan keluar.
 Untuk menyampaikan informasi,perintah,penyataan.
 Sbg alat koordinasi antar-intern atau antar-eksteren.
 Agar peserta rapat dapat ikut berpatisispasi pada masalh yg terjadi.
 Mempersaipkan suatu acara atau kegiatan.
 Menampung semua permasalahan di arus bawah ( para perserta ).
2. pemimpin rapat
A. Tipe pemimpin rakyat

 Tipe otoriter : seorang pemimpin yg mempunyai asas bahwa dirinya


orang peling berkuasa, paling mengetahui segalanya.
 Tipe demokratis : seorang pemimpin yg bersifat
adil,terbuka,memberikan kesepatan kepada para peserta untuk
mengemukakan pendapat.
 Tipe laissez faire : pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para
peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara.

B. Fungsi pemimpin rapat

 Sebagai pengarah dapat mengarahkan para peserta rapat agar tujuan


rapat yg telah di tentukan dapat tercapai.
 Sebagai penengah pemimpin rapat harus dapat dapat bertindak sbg
penengah jika terjadi pertentangan.
 Seorang penggerak harus mapu menggerakkan para peserta rapat untuk
dapat berperan katif dalam penyelesaian maslah yg dibicarakan pada
rapat.
 Sebagai pencarai solusi harus dapat bertindak sbg pencari solusi jika
rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.

4. peserta rapat
A. Sifat atau karakter peserta rapat.
 Tipe persatu : peserta dapat penuh pengertian.
 Tipe perantara : bertindak sebagai penghubung antara satu dg yg lain.
 Tipe pendengar : tipe pendengar termasuk rapat yg pasif dan tidak
turut berperan serta secara aktif dalam rapat.
 Tipe pemberi semangat : mempunyai sifat penggerak
 Tipe inisatif : orang yg rajin, tekun, memiliki kreativitas yg tinggi.
 Tipe pemberi informasi : orang yg selallu memberikan informasi
karena mempunyai pengalaman dan pengertahuan yg cukup banyak.
 Tipe penyerangn : bersifat pendobrak, menentaang terhadap masalh yg
sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain.

B. Fungsi peserta rapat


 Sebagai penyumbang pendapat.:suatu rapat diadakan untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Peserta rapat haus bisa
menyumbang pendapat atau ide agar maslah yang dihadapi dapat di
selesaikan secara bersama _ sama.

 Sebagai penyimpul. :
 Sebagi penyumbang data.
 Sebagai penerima hasil keputusan.
 Sebagai pembantu pemimpin.

5. Media rapat : Fasilitas yg di gunakan dalam suatu rapat, baik rapat dengnan
peserta yang sedikit maupun peserta rapat berjumlah banyak.
 Contoh media rapat : * ruangan, meja, kursi
*lampu penerangan
*papan tulis / white board
*flip chart
*sound system
*pulpen
*buku
*kertas
*pensil
*OHP ( over head projector )
*komputer
*dan lain-lain

6. notulis atau sekretaris : jalanya rapat di tulis seorang petugas khusus, yaitu
notulis atau sekretaris.

F. syarat – syarat rapat yg baik


A. Membicarakan suatu masalah yg bertujuan dg organisasi, perusahaan ,
instansi, pemerintah dll.
B. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
C. Setiap pembicaraan ketika rpat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidal
ada yang disembunyikan serta prasangka).
D. Adanya unsur rapat, seperti pimpinan, notula, moderator, peserta rapat,
dan maslah yang yang dibahas.
G. Perencanaan dan persiapan rapat
1. prinsip dasar penyelenggaran rapat :
 Why : mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk
menentukan
urgensi dari rapat.
 What : apa masalah yang akan di bicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda.
 Who : siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini
untuk
menemukan peserta rapat yang akan di undang.
 Where: dimana rapat akan diselenggarakan? Hal ini menentukan tempat
penyelenggarakan rapat.
 When : kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan
hari, tanggal, dan wakktu rapat akan diselenggarakan.
 How : bagaimana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untul
menentukan apakah rapat taearsebut akan disaelnggarakan secara
berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat
yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD project,
tape, vidio dan alat lainnya.

2. Persiapan penyelenggaraan rapat dilakukan agara berjalan lancar.


i. Persiapan administrasi
Mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta
rapat.
Mengumpulkan kebutuhan rapat keterangan atau data.
Mengisyaratkan kebutuhan atau akan rapat tersebut.
Memperhaikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat.
Membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya.
Menyusun secara sistematis setiap acara.
Menetukan peserta rapat.
Membuat surat undangan.
Menyusun acara rapat dan daftar hadir.
Memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat.
Seperti ruang rapat, temapat duduk, bentuk temapat rapat,
pengeras suara, OHP, lampu penerangan, penempatan tempat
duduk peserta rapat, LCD proyector, layar, flip chart, sound
system, kertas, pul[en, tipe-ex, san komputer.
Menyusulkan materi diskusi
Menyiapkan notula.

ii. Membuat agenda rapat : daftar yg berisi pokok – pokok permasalahan


yg akan di bicarakan dalam suatu rapat. Susunan acara rapat adalah
rincian atau pernjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam rangja
rapat.sekeretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan
diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan
mengonsltasikannya terlebih dahulu kepada pemimpinan rapat.
iii. Penyusunan proposal.
1) Hal – hal yang berkakitan dengan pekerjaan, seperti urusan
dinas, organisassi, perusahaan.
2) Hal – hal yang berkaitan dengan hiburan. misalnya senni, pasar
amal, bazar dan lain – lain.
3) Perayaan hari besar nasional dan keagamaan. Misalnya hari
kemerdekaan, hari pendidikan, dan lain – lain.
Adapun cara penyusunan proposal, yaitu sebagai berikut :
1) Kata pengantar ; berisi inti sari propposal yang memuat alasan
pembuatan propposal.
2) Pendahuluan ; berisi dasar pemikiran pelaksanaan kegiatan,
maksud, dan tujuan kekgkiatan, yang diulas secara singkat.
3) Masud dan tujuan kegiatan secara jelas.
4) Jeanis kegiatan : contoh perlombaan, pembangunan, pentas,
dan amal.
5) Rencana kerja : jadwal kegiatan, target yang aingin dicapai.
6) Lokasi atau tempat kegiatan.
7) Waktu kegiatan.
8) Orang – oarang yang terlibat kegiatan atau panitia pelaksana
kegiatan.
9) Dana ; dituliskan secara terperinci serta biaya untuk
pengeluaran dan pemasukan.
10) Harapan ; di tulis dalam bagian kalimat penutup, misal
memohon agar orang yang menyetujui proposal turut aktif atau
terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
11) Lampiran - lampiran ; daftar panitia, foto/denah yang
berkaitan dengan kegiatan.
iv. Menentukan peserta rapat. : dari agenda rapat telah dibuat ditentukan
peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para
peserta undangan, konsultasikan kembali dg pimpinan rapat jikalau ada
penambahan atau pengurangan peserta rapat.
v. Membuat undangan rapat. : surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpatisipasi dalam suatu
acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu.
Syarat – syarat :
 Menggunakan kop surat
 Mencantumkan no. Surat undangan serta tanggal pembuatan
 Mencantumkan perihal
 Mencantumkan nama – nama orang yg di undangan rapat
 Mencatumkan hari,tanggal,waktu, dan tempat rapat tsb
diselenggarakan
 Ditanda tangani oleh pejabat yg bertanggung jawab atas
undangan
vi. Membuat daftar hadir rapat. : macam hadir buku tamu dan daftar hadir
biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan
untuk mengetahui jumlah peseta rapat yang datang.
vii. Mempersiapkan bahan rapat ;
 Agenda rapat
 Notula/hasil rapat yang lau (apabila rapat tsb merupakan
kelanjutan dari rapat sebelumnya)
 Bahan – bhan yang akan dibicarakan dalam rapat
( makalah,laporan – laporan dan sebagainya)
viii. Mempersiapkan peralatan rapat dan perlengkapan.;
 White board lengkap dengan spidol
 Flip chart lengkap dengnan spidol
 LCD Projector atau OHP ( Over Head Projector) lengkap
denngnan layar
 Sound system dengan mikrofonnya
 Map atau tas untuk menempatkan bahan rapat
 Block note dengan bulpen
 Name tag untuk peserta
 Laptop atau komputer

ix. Mempersiapkan ruang rapat.


 Cahaya penerangan ( tidak menggunakan penerangan buatan
(lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar matahari,
pengaturan tempat duduk harus sesuai dengan arah matahari.
 Ventilasi udara usahakan ruangan dalam keadaan sejuak kerena
ruangan yang terlalu panas atau dingin akan mengakibatkan
konsentrasi para peserta rapat berkurang.
 Pengaturan tempat duduk
 Gaya klasikal kelas : Penggunaan tempat duduk sesui
dengan jumlah peserta Gaya klasik/kelas cocok untuk
jumlah peserta yang banyak.
 Gaya konferensi : Gaya konferensi yg dimaksud agar
semua peserta mesara dihargai dan utuk menimbulkan
semangat team work.
 Gaya huruf U : Gaya huruf U pengaturan tempat duduik
diruangan rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal.

 Gaya workshop : pengaturan tempat duduk di ruang rapat


gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.
 Akomodasi / PENGINAPAN : rapat yang dilakukan lebih dari
satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu
tempat. Untuk itu sekretaris harus memillih tempat yang cocok
untuk pelaksanaan rapat yang sesuai mulai dari pemesanan
kamar, tempat, terakhir pengecekan.
 Transportasi : sekretaris harus mempersiapkan transportasi
untuk para peserta rapat jika rapat tidak dilakukan dalam
kantor.
 Konsumsi : konsumsi ringan atau makanan berat disiapkan
agar peserta rapat dapat merasa nyaman dalam pelaksanaan
rapat.
 Kesehatan : jika pelaksaan rapat dilaksanakan lebih dari 1
hari maka unit kesehata untuk menjaga kondisi para peserta
rapat.
 Pengecekan persiapan terakhir : sebelum rapat dimulai pada H
– 1, sekretaris harus memerikasa segala persiapan untuk
menyaakinkan apakah segala sesuatunya telah disisapkan
untuk dipergunakan.
BAB 5

Berdasarkan kamus besar notula adalah catatan singkat mengenai jalannya


persidangan ( rapat ) serta hal yang dibicarakan dan di putuskan.

A. Penertian notula : catatan singkat mengenai jalannya persidangan


rapat serta yg di bicarakan dan di putuskan.

Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dok. Otentik karena


notula harus di tulis dg teliti,tepat, dan jelas. Penyusunan notula harus
mempunyai kemampuan menulis secara jelas dan singkat.

B. Fungsi Notula
1. Sebagai alat bukti :
Contohnya : pendaftaran suatu arganisasi, bila ada perubahan
bentuk atau penutupan suatu organisasi, notula juga dapat
membuktikan adanya pelaksanaan suatu tugas anggota organisasi.
2. Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir.
Contohnya : jika ada seorang berhalangan hadir maka seorang itu
harus atau tetap dapat mengetahui informasi di rapat tersebut.
3. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya. Contohnya : rapat
terdahulu yang memerlukan di tindak lanjut direalisasikan ke dalam
rapat berikutnya sehingga notula dapat di jadikan pedoman.
4. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat. Contohnya : biasanya
setelah pembukaan dibacakan noyula hasil rapat sebelumnya
saehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai dokumen. Contohnya : notula sebagai dokumen sehingga
harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijid secara rapi
lalu disimpan dengan baik sesuai dengan sisitem pengarsipan.
6. Sebagai alat untuk rapat semu. Contohnya : rapat semu adalah rapat
yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada penyusunan
notula biasanya di konsultasikan terlebih dahulu kepada ahli
hukum.
 Ada beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang harus
termapil atau mampu :
 Mendengar nada menulis
 Memilah dan memilih hal yang penting dan tidak penting
 Konsentrasi yang tinggi
 Menulis cepat
 Bersikap objektif dan jujur.
 Menguasai bahasa tekniki baku dan menguasai materi pembhasan
 Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
 Menguasai metode pencatatan secara sistematis
 Menguasai metode pengolahan data
 Menguasai berbagai hal berhubungan dengan rapat
 Menimpulkan hasil rapat
 Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus di peroleh seorang notulis
sebagai berikut :

 Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat,


pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat di laksanakan.
 Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kpada para
peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
 Notulis diperbolehklan untuk meminta agar peserta rapat
menjelaskan atau menyempurnakan kesmpulan yang dikemukakan
notulis.
 Notulis mempunyai kesempatana untuk mengajukan pertanyaan
pada sata rapat berlangsung.
 Setaiap sesi berkhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh
rangkuman setiap dan kesimpilan rapat.
 Agar menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada
setiap sesi.
 Apabila rapat berlangsung terlalu lama, perlu disiapkan beberapa
orang untuk menulis notula.
 Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak booleh mengerjakan
hal lalin kerena penyusunan notula memerlukan konsentrasi yang
penuh.
 Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan
berlangsung alot dan rumit, notulis berhak memperoleh
keleluasaan waktu untuk menyusun notula akhir.

C. Macam-macam Notula
1. Notula harfiah : laporan atau pencatatan kata demi kata seluruh
pembicaraan rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata
lain ( kata dari nitulis) notula harfiah baisannya berbentuk dikte atau
catatan stenografi, menulis kembalui hasil rekaman, fan gabungan
dari keduanya.
2. Notula rangkuman : laporan ringkas tentang pembicaraan dalam
rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan
setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap
pembicaraan. Hal – hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang
sesuai dengan tema rapat dan tujuan rapat. Apabila pembicaraan
tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, notlis tidak perlu menulis
di dalam notula rapat.

Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskan


dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula

D. Garis besar notula


1. Perincian notula : notula yang baik bukan notula lebar atau berisi
hal yang bertele – tele. Notula baik adalah notula yang diringkas,
lengkap, dan jelas.
2. Susunan notula : secara garis besar sususnan notula hampir sama
walaupun tidak sama persis. Meskipun terdapat sedikit perbedaan.
3. Persiapan dalam pembuatan notula : sebelum sarpat berlangsung
penulis perlu persiapkan :
Sediakan alat tulis dan kertas / laptop / note book / personal
komputer untuk penyusunan notula.
Sediakan kaset rekan apabila ada pembicara yang krang jelas.
Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
Sediakan buku refensi yang menunjang materi rapat
4. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula
Bila rapat rutin, sebaiknya diberi no. Urut, bulan, tahun.
Perlu diinformasikan judul rapat notula.
Susunan lengkap dari judul hingga penutup
Walaupun dibuat ringkas tetapi peserta yang berbicara harus
disebut namanya
Keputusan diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara
lengkap
Walau mulai dan berakhir rapat ditulis dalam notula
5. Istilah-istilah yang berhubungan dengan rapat
Ad hoc = panitia khusus yaitu suatu tim yang dipilih dan
dugatskan untuk menyelesaikan tugas khusus
Addendum = tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi
Adjournment = atas perhatian hadirin, ketua memutuskan untuk
mengehentikan rapat.
Amandemen = perubahan mosi dengan menambahkan atau
mengurangi banyak kata
Closure = mosi resmi yang dajukan untuk mengakhiri sebuah
diskusi mengenai maslah khusus.
Co – opterd meber = seorang yang dijunjukan secara khusus
oleh sebagian besar anggota atas dasar foting sebagai
penmbahan keanggotaan.
Ex – offocio = seseorang yang ditujuk karena jabatan yang
bersangkurtan .
Lie on the table =tidak diambil suatu tindakan terhadapnya.
Majority = ketetapan berdasarkan jumlah suara terbanyak yang
dibutuhkan agar suatu mosi diterima.
Mosi = keputusan rapat; yang menyatakan pendapat atau
keinginan para anggota.
Nem come = tidak ada orang yang menyangga.
Next Bussiness = dibahas pada kesempata berikutnya.
No confedence = mosi tidak percaya yang dapat disampaikan
oleh anggota apabila mereka tidak mempercayai pemimpin
rapat.
Out of order = suatu pendapat atau pernyataan yang
bertentangan dengan peraturan rapat
Point of order = pernayataan yang diajukan oleh anggota
selama rapat berlangsung
Proxy = seseorang yang ditunjuk mewakili kepentingan orang
lain dalam rapat
Quourum = ketentuan tantang jumlah yang harus hadir agar
rapat gara dinyatakan sah
Refence back =- tambahan laporn atau pokok permasalahn
sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut bagi orang yang
mengajukannya
Resolusi = keputusan resmi dalam satu rapat
Reader = tambahan resolusi yang sudah diaajukan
Right of reply = hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk
memberikan jawabn pada penutupan diskusi
Status quo = keadaan sebagaimananya adanya
Standing order = pedoman yang disususn sebvagai acuan
kegiatan.
Subcommittee = salah satu bagian yang ditunjuk untuk
melakukan suatu tugas khusus
Teller = orang yang ditugaskan untuk menghitug suara pada
utama komute
Votting = pemungutan suara pada anggota rapat
6. Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam pembuatan notula
Ringkas  tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipa
hami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-
beda.
Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis 
Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipis
ahkan cara penulisannyaagar tidak membingungkan
Dalam   penyusunan   notula   dibedakan   mana   saja   materi  
yang   berupa  
penyajianinformasi, materi yang menyangkut pertimbang
an khusus, serta materi yang berupakeputusan
Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pe
mbicaraan
7. Isi notula
Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang
menyelenggarakan rapat.
Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya
rapat.
Pemimpin rapat
Sifat rapat.
Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak
hadir.
Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
Ringkasan jalannya rapat.
Hasil rapat.
Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
Catatan khusus.

E. Alat dan mesin pengganda


1. Mesin foto copy :

Mesin fotokopi adalah peralatan kantor yang membuat salinan ke atas


kertas dari dokumen, buku, maupun sumber lain. Mesin fotokopi zaman
sekarang menggunakan xerografi, proses kering yang bekerja dengan
bantuan listrik maupun panas. Mesin fotokopi lainnya dapat
menggunakan tinta
Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen
atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau
muatan listrik statis
Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar
dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil,
serta dapat merubah warna sesuai keinginan
Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau
ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan
listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat
bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan
menggunakan energi listrik statis ini diberi nama xerography yang berarti
tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox.

2. Mesin risograph : perangkat untuk mencetak dan menyalin dokumen


dengan kecepatan yang sangat tinggi hingga 120 halaman permenit.
3. Mesin stensil :
Mesin Stensil mirip dengan mesin fotocopy bedanya master mesin stensil
dibuat pada kertas khusus master dan dipasang pada drum (blanket).
Pemindahan tinta secara mekanik baik dari tempat tinta maupun ke kertas
yang dicetak.
Fungsi Mesin Stensil
Secara umum fungsi atau kegunaan Mesin Stensil berfungsi untuk
menggandakan warkat / surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator,
roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan
hingga 1000 lembar.
Ukuran Mesin Stensil
Ukura Mesin Stensil berbeda-beda tergantung pada kapasitas kertas yang
Anda pilih.

Tersedia di Kotakpensil berbagai ukuran Mesin Stensil, dari 200 lembar


hingga lebih dari 1000 lembar. Anda bisa melihat semua ukuran Mesin
Stensil

4. Cara penggandaan hasil pertemuan : digunakan untuk memperbanyak atau


menggandakan dokumen.

5. Cara pengiriman pendistribusian hasil pertemuan


1. Intern : cara pendistribusian dengan dibagikan secara langsung
kepada pihak-pihak yang memerlukan buku ekspedisi intern.
2. Ekstern : faksimile, e-mail, pos, pendistribusian langsung.