TERBATAS

MARKAS BESAR
TENTARA NASIONAL INDONESIA ANGKATAN UDARA
SEKOLAH STAF DAN KOMANDO

PERTEMUAN ILMIAH (PETUNJUK PENYELENGGARAAN

SIMPOSIUM, SEMINAR, LOKA KARYA DAN RAPAT KERJA)

BAB I

PENDAHULUAN

Umum

1. Simposium, Seminar, Loka Karya, Rapat Kerja dan pertemuan sejenis

lainnya, adalah pertemuan-pertemuan yang sering diadakan guna
memperbincangkan suatu masalah, baik di lingkungan Departemen Hankam
maupun di instalasi lain.

2. Dalam rangka pengarahan dan penyeragaman penyelenggaraan pertemuan-

pertemuan tersebut perlu disusun suatu “Petunjuk Penyelenggaraan Simposium,
Seminar, Loka Karya dan Rapat Kerja”.

Maksud dan Tujuan

3. Petunjuk ini dimaksudkan untuk memberikan keseragaman dan pedoman

dalam menyelenggarakan suatu pertemuan seperti Simposium, Seminar, Loka Karya
dan Rapat Kerja serta pertemuan sejenis lainnya.

/ Ruang….

TERBATAS
 TERBATAS
2

Ruang Lingkup

4. Petunjuk ini memuat pengertian, materi, organisasi, mekanisme pelaksanaan,

penahapan kegiatan, bahan-bahan serta sarana yang diperlukan untuk
menyelenggarakan pertemuan-pertemuan tersebut.

/ BAB….

TERBATAS
 TERBATAS
3

BAB II

PENGERTIAN-PENGERTIAN

Umum

5. Dalam mengadakan pertemuan-pertemuan dimaksud, perlu adanya

pengertian dan batasan yang jelas, sehingga dapat tercapai maksud dan tujuan
pertemuan tersebut.

Pengertian-pengertian

6. Pertemuan-pertemuan tersebut diberikan batasan pengertian sebagai berikut :

a. Simposium. Simposium adalah suatu pertemuan untuk membahas

suatu masalah yang dikemukakan dari berbagai sudut pandang dan melalui
suatu diskusi, untuk mendapatkan perbandingan pandangan dan faham serta
titik-titik pokok masalah tersebut.

Catatan :

1) Masalah yang dibahas dalam Simposium ditinjau dari berbagai

sudut/aspek disiplin ilmu pengetahuan.

2) Dalam Simposium ada pembahasan dan diskusi.

3) Dalam Simposium tidak diambil suatu keputusan tetapi hanya

untuk mendapatkan bahan pandagan dan perbandingan dari pokok
masalah yang dibahas.

/ b. Seminar….

TERBATAS
 TERBATAS
4

b. Seminar. Seminar adalah suatu pertemuan untuk membahas suatu

masalah tertentu dengan prasaran serta tanggapan melalui suatu
diskusi/pembahasan serta pangkajian untuk mendapatkan suatu konsesus/
keputusan bersama mengenai masalah tersebut.

Catatan :

1) Dalam Seminar masalah yang dibahas adalah jelas/spesifik

(“Subject Approach”).

2) Dalam Seminar ada pengkajian yang dilaksanakan dengan

diskusi terarah.

3) Dalam Seminar diambil kesimpulan/keputusan yang merupakan

konsesus Seminar.

c. Loka Karya. Loka Karya adalah pengkajian suatu masalah tertentu

melalui suatu pertemuan dengan suatu penyajian, prasaran da tanggapan
serta diskusi secara teknis mendalam, bila perlu dapat diikuti demontrasi/
peragaan mengenai salah satu hal yang dibahas. Pertemuan tersebut diikuti
oleh para peserta ahli dari masalah yang bersangkutan untuk mendapatkan
konsesus/keputusan bersama mengenai masalah tersebut.

Catatan :

1) Dalam Loka Karya masalah yang dibahas adalah jelas/spesifik.

2) Dalam Loka Karya diskusi serta pengkajian terarah dan

mendalam secara teknis.

3) Dalam Loka Karya diambil keputusan/kesimpulan yang

merupakan hasil Loka Karya.

/ d. Rapat….

TERBATAS
 TERBATAS
5

d. Rapat Kerja. Rapat kerja adalah suatu pertemuan wakil eselon suatu
badan/instansi untuk membahas suatu masalah, sesuai
tugas/fungsi/badan/instansi yang bersangkutan, untuk mendapatkan
kepetusan mengenai masalah tersebut.

Catatan.

1) Dalam rapat kerja masalah yang dibahas adalah jelas/spesifik

serta sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi badan/instansi yang
mengadakan rapat kerja.

2) Dalam rapat kerja pembahasan yang dilakukan terarah dan

terpimpin.

3) Dalam rapat kerja diambil suatu keputusan sebagai hasil rapat

kerja.

4) Rapat kerja dipimpin oleh pemimpin badan/instansi yang

bersangkutan.

7. Beberap pemegang fungsi dan terselenggaranya pertemuan tersebut, terdiri

dari :

a. Pemrakarsa. Ialah orang yang mengajukan gagasan untuk

terselenggaranya suatu pertemuan guna membahas sesuatu masalah.

b. Sponsor. Ialah orang atau badan yang menerima gagasan tersebut

untuk menyelenggarakan pertemuan dimaksud.

c. Peserta. Ialah orang-orang yang ikut serta dalam pembahasan

masalah dalam pertemuan dimaksud secara pasif ataupun aktif, baik
merupakan perorangan ataupun wakil dari badan/instansi.

/ 8. Naskah….

TERBATAS
 TERBATAS
6

8. Naskah-naskah yang digunakan dalam pertemuan-pertemuan tersebut

diberikan batasan sebagai berikut :

a. Naskah Dasar. Ialah naskah yang buat oleh sponsor dan pemrakarsa
yang berisi segala permasalahan yang digunakan sebagai sumber
penyelenggaraan pertemuan dimaksud.

b. Naskah Petunjuk. Ialah naskah yang berisi petunjuk-petunjuk dan

ketentuan-ketentuan mengenai penyelenggaraan dan pelaksanaan
pertemuan tersebut.

c. Naskah Kerja. Ialah semua naskah yang dibagikan kepada peserta

pertemuan, seperti bahan pembahasan dalam pertemuan tersebut, baik yang
disajikan maupun hanya sebagai bahan referensi.

9. Penahapan, adalah urutan tindakan dan kegiatan yang harus dilakukan,

sehingga pertemuan tersebut mendapatkan efisiensi penyelenggaraan dan
pencapaian sasaran yang dikehendaki.

/ BAB….

TERBATAS
 TERBATAS
7

BAB III

PENTAHAPAN

10. Pentahapan dalam penyelenggaraan pertemuan tersebut dimaksud, secara

garis besarnya dibagi dalam 4 tahap, antara lain sebagai berikut :

a. Tahap Pendahuluan. Ialah tahap mulai adanya gagasan seseorang

untuk membahas suatu masalah, sampai tersusunnya naskah dasar yang
telah disetujui oleh badan tertentu yang bersedia menyelenggarakan
pertemuan bersangkutan.

b. Tahap Persiapan. Ialah tahap mulai dibentuknya panitia khusus

untuk pertemuan tersebut, yang terdiri dari panitia pengarah (Steering
Committee) dan panitia penyelenggaraan (Organizing Committee) sampai
pembukaan pertemuan tersebut.

c. Tahap Pelaksanaan. Ialah tahap berlangsungnya pertemuan itu

sendiri mulai pembukaan sampai penutupan seluruh pertemuan tersebut.

d. Tahap Penyelesaian. Ialah tahap sesudah berlangsungnya

pertemuan itu sendiri sampai selesai diedarkan/dilaporkannya naskah hasil
pertemuan tersebut kepada yang bersangkutan.

11. Tahap Pendahuluan.

a. Mulainya tahap pendahuluan adalah sesudah instansi menerima

gagasan seseorang untuk membahas sesuatu masalah dalam bentuk
pertemuan tertentu (Gagasan Pemrakarsa tersebut kalau sudah dalam bentuk
tulisan, sifatnya masih merupakan gagasan awal yang belum diuraikan secara
terperinci).
/ b. Dengan….

TERBATAS
 TERBATAS
8

b. Dengan sudah adanya 2 (dua) pihak berniat mengadakan pembahasan

sesuatu masalah dalam pertemuan tertentu tersebut, kalau dianggap perlu
dapat mengajak beberapa orang lagi baik dari intern instansi yang
bersangkutan ataupun dari luar, yang penting adalah bahwa mereka itu
menguasai dan/atau berminat terhadap pembahasan masalah tersebut.
Mereka itu semua, selanjutnya dalam pelaksanaannya akan duduk dalam
pimpinan pertemuan tersebut sebagai panitia pengarah/Steering Committee.

c. Dengan adanya beberapa orang tersebut maka mulailah disusun suatu

naskah dasar yang berisi penetapan-penetapan mengenai :

1) Ruang lingkup masalah yang akan dibahas dan luas

permasalahannya.

2) Pentingnya masalah yang dibahas serta sasaran yang akan

dicapai.

3) Bentuk dari pertemuan tersebut.

4) Menetapkan dan mendapatkan kesanggupan para

pemrasaran/penyaji dan konsultan yang diperlukan.

5) Menetapkan bidang keahlian yang akan dikutsertakan.

6) Jumlah tentatif/peserta dan peninjau.

7) Pengumpulan bahan-bahan materi.

12. Tahap Persiapan.

a. Pembentukan panitia yang terdiri dari panitia pengarah (Steering

Committee) dan panitia penyelenggara (Organizing Committee) berdasarkan
ketentuan yang telah disusun dalam naskah dasar meliputi :
/ 1) Ruang….

TERBATAS
 TERBATAS
9

1) Ruang lingkup, pentingnya dan sasaran yang ingin dicapai

dengan permasalahan yang dikaji.

2) Perkiraan tempat, lama berlangsungnya dan tentatif waktu

pertemuan tersebut. (tentatif = kata sifat) = sementara.

3) Jumlah dan siapa-siapa yang akan diundang sebagai peserta

dan peninjau, selain panitia, pemrasaran dan konsultan.

4) Pengarahan masalah naskah kerja yan akan disajikan,

transport, akomodasi dan lain-lain keperluan peserta seluruhnya.

b. Penyusunan dan perkiraan anggaran biaya seluruh kegiatan

pertemuan untuk diajukan kepada yang menanggung pembiayayaan.

c. Mengirim pemberitahuan kepada instansi/badan yang direncanakan

untuk mengikuti pertemuan tersebut baik sebagai konsultan, peserta biasa
atau peninjau, untuk mendapatkan nama wakil yang dicalonkan untuk
mengikuti pertemuan tersebut.

d. Penyelesaian naskah penyaji/prasaran dan lain-lain bahan yang

ditentukan untuk keperluan pertemuan tersebut.

e. Panitia penyelenggaraan mempersiapkan penyelenggaraan pertemuan

tersebut, dan sesudahnya mengajukan rencana-rencana penunjang meliputi
antara lain :

1) Penetapan tempat.

2) Penetapan waktu.

3) Fasilitas yang diperlukan.

/ 4) Daftar….

TERBATAS
 TERBATAS
10

4) Daftar peserta yang akan hadir.

5) Jumlah keseluruhan biaya yang diperlukan untuk mendukung

adanya pertemuan tersebut.

f. Berdasarkan laporan dari kedua panitia mengenai tugasnya masing-

masing serta berdasarkan pertimbangan terhadap faktor-faktor lain yang
mempengaruhi ditetapkan tempat, waktu dan acara pertemuan tersebut.

g. Kemudian undangan kepada para peserta dapat dikirimkan berikut

naskah-naskah dan bahan-bahan lain yang diperlukan.

h. Kemudian dilanjutkan dengan persiapan fisik sesuai rencana untuk

menunjang berlangsungnya pertemuan tersebut.

13. Tahap Pelaksanaan.

a. Penetapan Pelaksanaan Pertemuan.

1) Pertemuan dapat dilaksanakan kelau para peserta yang hadir

memenuhi quorum.

2) Quorum dianggap tercapai kalau peserta yang hadir lebih dari

separuh.

3) Penundaan pertemuan ditentukan oleh Ketua dari Steering

Committee, jika terjadi :

a) Quorum tidak tercapai.

b) Aspirasi yang diharapkan dalam pembahasan masalah

bersangkutan tidak cukup diwakili, oleh peserta yang hadir.

/ 4) Perubahan….

TERBATAS
 TERBATAS
11

4) Perubahan bentuk pertemuan kalau dianggap perlu dapat

diadakan oleh Ketua dan Steering Committee, sehubungan dengan
situasi peserta yang ada.

b. Pelaksanaan pertemuan meliputi :

1) Upacara pembukaan pertemuan.

2) Sidang-sidang pleno.

3) Sidang-sidang kelompok.

4) Sidang Panitia/Tim Perumus.

5) Upacara/sidang penutup.

c. Perumusan kesimpulan/keputusan pertemuan, dilakukan oleh ketua

dan Steering Committee dengan memperhatikan kesempatan yang ada
diantara sidang pleno para peserta pertemuan, dengan catatan bahwa dalam
laporan tertulis disertakan pula seluruh pandangan/saran yang dikemukakan
dalam pelaksanaan pertemuan tersebut.

d. Panitia penyelenggara bertugas mendukung terlaksananya kegiatan

tersebut, sesuai tugas masing-masing.

e. Disamping itu dapat pula adanya kegiatan peninjauan, penyajian,

peragaan dan lain acara yang diperlukan.

14. Tahap Penyelesaian.

a. Bidang Materi . Penyusunan laporan hasil pertemuan oleh ketua dan

Steering Committee, yang kemudian dikirimkan kepada yang bersangkutan.

/ Catatan….

TERBATAS
 TERBATAS
12

Catatan : Atas nama ketua, dapat dibentuk tim perumus untuk penyusunan
laporan.

b. Bidang Penyelenggaraan.

1) Mengadakan penyelesaian fisik, tugas dan fasilitas/peralatan

yang dipergunakan.

2) Memberikan laporan penyelenggaraan serta pertanggung

jawaban penggunaan biaya.

/ BAB….

TERBATAS
 TERBATAS
13

BAB IV

ORGANISASI SIMPOSIUM

Umum

15. Ketentuan tentang organisasi dimaksudkan untuk menunjang

terselenggaranya pertemuan dimaksud dengan baik dan lancar serta menghindari
kesimpang siuran tugas masing-masing.

16. Organisasi pertemuan dimaksud pada dasarnya dibagai dalam 3 kelompok

yaitu :

a. Kelompok pimpinan.

b. Kelompok peserta.

c. Kelompok panitia penyelenggara.

Catatan : Ketua dibantu oleh sekretaris dan stafnya serta Bendahara.

Struktur Organisasi Besar

17. Bagan struktur organisasi dasar sebagai berikut :

PIMPINAN

BENDAHARAWAN SEKRETARIS

PANITIA
PESERTA PENYELENGGARA

Susunan Organisasi.
TERBATAS
 TERBATAS
14

18. Pimpinan terdiri dari :

a. Ketua (mungkin dibantu seseorang atau lebih wakil ketua).

b. Panitia pengarah (Steering Committee) ialah kelompok pimpinan yang

mendampingi ketua pertemuan dalam memimpin pelaksanaan dan sidang-
sidang pertemuan tersebut.

c. Staf pembantu ketua terdiri dari :

1) Sekretaris, ialah pembantu ketua bidang kesekretariatan.

2) Bendahara, ialah pembantu ketua bidang administrasi

keuangan.

19. Peserta terdiri dari :

a. Peserta biasa, adalah perorangan atau wakil badan/instansi yang ikut

serta secara aktif dalam pembahasan pertemuan tersebut.

b. Penyaji/pemrasaran.

1) Penyaji sambutan adalah pejabat atasan guna mengemukakan

pengarahan dan harapan terperincinya hasil pertemuan.

2) Penyaji/pemrasaran adalah ahli yang telah dihubungi dahulu

untuk mempersiapkan, menyusun dan mengemukakan suatu
pandangan dan pemecahan dari masalah yang dibahas sebagai bahan
pendahuluan.

c. Peninjau, adalah perorangan atau wakil badan/instansi yang ikut serta

secara pasif dalam pertemuan tersebut.
/ d. Konsultan….

TERBATAS
 TERBATAS
15

d. Konsultan, adalah seorang ahli yang memberikan konsultan segi-segi

tertentu masalah yang dibahas dalam pertemuan tersebut.

20. Panitia Penyelenggara terdiri dari :

a. Ketua Penyelenggara.

b. Ketua-ketua Seksi meliputi fungsi-fungsi :

1) Akomodasi/konsumsi.

2) Angkutan.

3) Komunikasi/teknik.

4) Kesehatan.

5) Protokol.

6) Keamanan.

7) Produksi.

8) Distribusi.

9) Stenografi.

10) Redaksi.

11) Caraka.

Tugas dan Tanggung Jawab

21. Ketua Umum :

/ a. Bertugas….
a. Bertugas :
TERBATAS
 TERBATAS
16

1) Memimpin, mengendalikan dan mengarahkan baik dibidang

materi/subyek pertemuan dan taktis penyelenggaraan, sesuai dengan
tujuan dan sasaran pertemuan.

2) Memimpin/mengetahui sidang-sidang pleno dan rapat-rapat

Steering Committee.

b. Bertanggung jawab kepada pimpinan badan/instansi yang

menyelenggarakan pertemuan tersebut.

22. Panitia Pengarah/Steering Committee.

a. Bertugas :

1) Merumuskan dan menyusun naskah dasar pertemuan.

2) Menyiapkan dan mengarahkan penyusunan naskah kerja.

3) Membantu dan mendampingi ketua dalam memimpin sidang-

sidang pleno.

4) Mengawasi dan mengarahkan rapat-rapat kelompok.

5) Merumuskan hasil pertemuan.

b. Bertanggung jawab kepada ketua pertemuan.

23. Sekretaris.

a. Betugas :

1) Membantu ketua dalam bidang kesekretariatan.

/ 2) Menyelenggarakan….

TERBATAS
 TERBATAS
17

2) Menyelenggarakan notulensi rapat pimpinan, sidang pimpinan

dan kelompok dalam pertemuan tersebut.

3) Menerima dan meneliti redaksi hasil naskah dari Steering

Committee.

4) Memberikan pengarahan teknis kepada seksi administrasi

umum panitia penyelenggara.

b. Sekretaris bertanggung jawab kepada ketua umum.

24. Bendahara.

a. Bertugas :

1) Membantu ketua bidang admnistrasi keuangan.

2) Mengkompulasikan dan menyusun rencana yang diajukan oleh

bagian-bagian.

3) Membantu pertanggung jawaban keuangan.

b. Bendahara bertanggung jawab kepada ketua pertemuan.

25. Peserta Biasa.

a. Bertugas :

1) Mewakili suatu badan/instansi yang menunjuknya.

2) Mengikuti secara aktif sidang-sidang pertemuan tersebut baik

pleno maupun kelompok, serta kegiatan lain dari pertemuan tersebut.

b. Bertanggung jawab kepada badan/instansi yang diwakilinya.

26. Konsultan….

TERBATAS
 TERBATAS
18

26. Konsultan.

a. Bertugas :

1) Memberikan konsultan mengenai segi-segi tertentu masalah

yang dibahas dalam pertemuan tersebut, atas permintaan peserta dan
melalui ketua.

2) Mengikuti sidang pleno dan rapat ketua kelompok sesuai

dengan bidang konsultasinya.

b. Konsultan tidak bertanggung jawab kepada ketua, karena hanya

memberikan konsultasinya atas permintaan.

27. Penyaji/Pemrasaran.

a. Bertugas :

1) Menyusun naskah sajian/prasaran sesuai dengan naskah dasar

dan bidang yang diminta oleh penyelenggara.

2) Menyajikan atau menunjuk seseorang untuk menyajikan naskah

tersebut.

3) Menjawab semua pertanyaan dan tanggapan para peserta

melalui ketua.

Catatan :

a) Naskah prasaran agar dapat diselesaikan sebelum

pelaksanaan pertemuan, untuk dapat dibagikan kepada para
peserta 3-7 hari sebelumnya guna dapat ditelaah terlebih
dahulu.

/ b) Prasaran….

TERBATAS
 TERBATAS
19

b) Prasaran disajikan hanya esensinya saja dengan

penekanan untuk kejelasan, dalam waktu kurang 30% waktu
pembacaan naskah, dan lebih banyak memberikan waktu
diskusi/tanya jawab.

c) Format naskah atau waktu pembacaan 1 (satu) jam

naskah antara 8-10 halaman folio detik normal 1,5 spasi, tidak
termasuk lampiran, daftar, tabel dan apendix.

28. Peninjau.

a. Bertugas :

1) Mengikuti secara pasif jalannya sidang-sidang pertemuan

tersebut serta kegiatan lainnya dari pertemuan tersebut.

2) Bertanggung jawab kepada badan/instansi yang diwakili.

29. Tugas dan tanggung jawab panitia penyelenggara tersebut dalam

lampiran.

/ BAB….

TERBATAS
 TERBATAS
20

BAB V

SIMPOSIUM

Masalah

30. Masalah yang dibahas dalam simposium, masih mempunyai ruang lingkup
yang luas, sehingga perlu ditinjau dari berbagai sudut/aspek disiplin ilmu
pengetahuan untuk mendapatkan titik-titik pokok permasalahan dari berbagai
perbandingan pandangan dan faham. Sehingga pertemuan tersebut merupakan
“Audience Approach”.

Peserta

31. Peserta simposium terdiri dari pejabat atau perorangan berbagai bidang
keahlian yang dapat menyoroti masalah tersebut dari berbagai sudut pandang.

Penyelenggaraan

32. Penyelenggaraan simposium dapat diadakan oleh satu atau lebih badan
pemerintah dalam dan luar negeri.

33. Sifat penylenggaraan secara ilmiah.

Mekanisme

34. Sidang-sidang pembahasan dapat diadakan terus menerus dalam suatu

forum sidang ataupun dengan sidang-sidang kelompok.

35. Pembahasan dilakukan dengan cara menyajikan masalah,

tanggapan/sanggahan dan diskusi/tanya jawab sepontan.
/ 36. Melalui….

TERBATAS
 TERBATAS
21

36. Melalui ketua sidang, pimpinan/Steering Committee mengarahkan dan

membatasi jalannya diskusi/sidang.

Hasil

37. Hasil simposium merupakan kompilasi pembahasan yang berupa titik-titik

pokok permasalahan dan berbagai perbandingan pandangan dan faham.

Organisasi

38. Unsur-unsur pimpinan dan panitia penyelengaraan sama seperti yang

dicantumkan dalam BAB IV.

Peserta terdiri dari :

a. Penyaji.

b. Penanggap/penyanggah.

c. Peserta biasa.

d. Peninjau.

/ BAB….

BAB VI
TERBATAS
 TERBATAS
22

SEMINAR

Masalah

40. Masalah yang dibahas dalam seminar, mempunyai ruang lingkup yang
terbatas dan tertutup, dengan demikian semua pembahasan merupakan pengkajian
dalam masalah tertentu tersebut untuk mendapatkan suatu pemecahan. Sehingga
pertemuan tersebut merupakan “Subyect Approach”.

Peserta

41. Peserta seminar terdiri dari orang-orang yang berkecimpung dan menguasai
masalah tertentu tersebut, sehingga dapat memberikan bahan pandang untuk
pemecahan permasalahannya.

Penyelenggaraan

42. Penyelenggaraan seminar dapat diadakan oleh satu atau lebih badan
pemerintah ataupun swasta, yang mempunyai permasalahan yang sama.

43. Sifat penyelenggaraan secara ilmiah dan dapat secara terbuka maupun
tertutup.

44. Peserta perorangan ataupun dari badan luar negeri dapat ikut serta kalau
permasalahannya mempunyai ruang lingkup regional ataupun internasional.

Mekanisme

45. Sidang-sidang diadakan dalam forum paripurna dan kelompok.

/ 46. Pembahasan….
46. Pembahasan dilakukan dalam bentuk pengkajian terhadap masalah yang
dibahas, baik dalam bentuk sajian bahan pandangan maupun prasaran.

TERBATAS
 TERBATAS
23

47. Melalui ketua sidang pimpinan/Steering Committee mengarahkan dan

membatasi jalannya pengkajian.

Hasil

48. Hasil seminar merupakan suatu konsesus/keputusan peserta yang

merupakan pemecahan terbaik dari masalah yang dibahas.

Organisasi

49. Unsur-unsur pimpinan dan panitia penyelenggaraan sama seperti yang

tercantum dalam BAB IV.

50. Peserta terdiri dari :

a. Pemrasaran.

b. Penyaji.

c. Peserta biasa.

d. Konsultan.

e. Peninjau.

/ BAB….

BAB VII

LOKA KARYA
TERBATAS
 TERBATAS
24

Masalah

51. Masalah yang dibahas dalam loka karya, mempunyai ruang lingkup tertentu
dan secara teknis mendalam, dengan demikian masalahnya perlu dikaji untuk
mendapatkan suatu pemecahan. Sehingga pertemuan tersebut merupakan
“Subject Approach”.

Peserta

52. Peserta loka karya terdiri dari orang-orang teknis ahli, yang berkecimpung dan
menguasai masalah tertentu tersebut, sehingga secara teknis mendalam dapat
memberikan pandangan untuk pemecahan permasalahannya.

Penyelenggaraan

53. Penyelenggaraan loka karya dapat diadakan oleh satu atau lebih badan
pemerintah atuapun swasta, yang mempunyai permasalahan yang sama.

54. Sidang penyelenggaraan secara ilmiah dan dapat secara terbuka ataupun
tertutup.

55. Peserta perorangan ataupun dari badan luar negeri dapat ikut serta kalau
permasalahannya mempunyai ruang lingkup regional ataupun internasional.

Mekanisme

56. Sidang-sidang diadakan dalam forum paripurna dan kelompok.

/ 57. Pembahasan….
57. Pembahasan dilakukan dalam bentuk pengkajian terhadap masalah yang
dibahas, baik dalam bentuk sajian bahan pandangan maupun prasaran.

TERBATAS
 TERBATAS
25

58. Dapat diadakan secara demonstrasi/peragaan teknis mengenai salah satu

segi dari masalah yang dikaji.

59. Melalui ketua sidang pimpinan/Steering Committee mengarahkan dan

membatasi jalannya pengkajian.

Hasil

60. Hasil loka karya merupakan suatu konsesus/keputusan peserta yang

merupakan pemecahan terbaik dari masalah yang dibahas.

Organisasi

61. Unsur-unsur pimpinan dan panitia penyelenggaraan sama seperti yang

tercantum dalam BAB IV.

62. Peserta terdiri dari :

a. Pemrasaran.

b. Penyaji.

c. Peserta biasa.

d. Konsultan.

e. Peninjau.

/ BAB….

BAB VIII

RAPAT KERJA

TERBATAS
 TERBATAS
26

Masalah

63. Masalah yang dibahas dalam rapat kerja, mempunyai ruang lingkup terbatas
dan tertentu, yang merupakan salah satu fungsi dari pada instansi yang
menyelenggarakan pertemuan tersebut guna dicarikan pemecahannya.

64. Penyelenggaraan rapat kerja diadakan oleh instansi yang mempunyai

masalah fungsi tersebut.

65. Sifat penyelenggaraan secara tertutup, hanya dapat mengikut sertakan orang
diluar instansi atas dasar penunjukan.

Mekanisme

66. Sidang-sidang diadakan dalam forum paripurna dan kelompok.

67. Pembahasan dilakukan dalam bentuk pengkajian terhadap masalah yang

dibahas, baik dalam bentuk sajian bahan pandangan maupun prasaran.

68. Melalui ketua sidang pimpinan/Steering Committee mengarahkan dan

membatasi jalannya pengkajian.

Hasil

69. Hasil rapat kerja merupakan konsesus/keputusan peserta, yang merupakan

pemecahan terbaik dari masalah yang dibahas, untuk diajukan kepada atasan
instansi tersebut guna mendapatkan keputusan/pengesahan.

/ Organisasi….
Organisasi

TERBATAS
 TERBATAS
27

70. Unsur-unsur pimpinan dan panitia penyelenggaraan sama seperti yang

tercantum dalam BAB IV.

71. Rapat kerja dipimpin oleh pemimpin instansi penyelenggara atau pejabat yang
ditunjuk oleh pimpinan tersebut.

72. Peserta terdiri dari :

a. Pemrasaran.

b. Penyaji.

c. Peserta biasa.

d. Konsultan.

/ BAB….

BAB IX
PENUTUP

TERBATAS
 TERBATAS
28

73. Cukup disadari bahwa petunjuk ini masih jauh dari sempurna, baik materi,
sistem penyusunan maupun redaksinya, karena itu kepada semua pihak agar dapat
diberikan saran dan tanggapan untuk perbaikan dari naskah ini.

74. Semoga dengan tersusunnya naskah-naskah petunjuk ini dapat lebih

mempermudah/melancarkan penyelenggaraan kegiatan pertemuan-pertemuan
tertentu tersebut diatas.

BAGAN PENGERTIAN

SIMPOSIUM SEMINAR LOKA KARYA RAPAT KERJA

Pertemuan untuk membahas suatu masalah melalui diskusi

1. Masalah ditinjau 1. Masalah jelas/ 1. Masalah jelas / 1. Masalah jelas /
dari berbagai sudut spesifik dan dikaji. spesifik dan dikaji juga spesifik sesuai tugas /
disiplin ilmu pengeta- secara teknis. fungsi dari suatu
huan. instansi.

2. Tanpa keputusan 2. Kesepakatan 1. Kesimpulan/keputu- 1. Keputusan/kesim-

hanya perbandingan kesimpulan dan san. pulan.
pandang. keputusan.

3. Peserta orang 3. Idem Seminar. 3. Yang bersangkutan

3. Peserta dari
yang bersangkutan fungsi yang dikaji dari
berbagai ahli disiplin
erat dengan instansi tersebut.
ilmu pengetahuan
masalahnya.

4. Pimpinan 4. Pimpinan dari

4. Pimpinan 4. Pimpinan
ditentukan. pimpinan instansi
ditentukan. ditentukan.
bersangkutan.
URUTAN KEGIATAN KERJA

KETERANGAN KEGIATAN

TERBATAS
 TERBATAS
29

a. Gagasan/Ide.

b. Approach Sponsor.

c. Pemngumulan bahan-bahan.

d. Pembuatan naskah dasar.

e. Pembentukan Panitia pengarah dan penyelenggara.

f. Persiapan-persiapan panitia pengarah.

g. Persiapan-persiapan panitia penylenggara.

h. Persiapan naskah-naskah.

j. Penyelesaian persiapan naskah-naskah.

k. Persiapan materi.

l. Persiapan penyaji.

m. Persiapan penyelesaian penyajian.

n. Persiapan biaya.

o. Penyelesaian persiapan biaya.

p. Persiapan sarana.

/ q. Persiapan….

q. Persiapan pemberitahuan.

r. Pengiriman pemberitahuan.

s. Kegiatan pengecekan persiapan-persiapan.

TERBATAS
 TERBATAS
30

t. Laporan persiapan panitia pengarah.

u. Laporan persiapan panitia penyelenggara.

v. Penerimaan daftar isian.

w. Pengiriman undangan dan bahan-bahan.

x. Persiapan fisik.

y. Pengarah materi.

bb. Pelaksanaan pertemuan.

bb. Pembuatan laporan mengenai materi pembahasan.

bb. Penyelesaian fisik penyelenggaraan.

/ Organisasi….

ORGANISASI PANITIA PENYELENGGARA.

Umum

TERBATAS
 TERBATAS
31

1. Panitia penyelenggara adalah panitia yang mempersiapkan dan

melaksanakan dukungan penyelenggaraan pertemuan dimaksud meliputi fungsi-
fungsi :

a. Bidang Umum :

1) Angkutan.

2) Akomodasi/konsumsi.

3) Komunikasi/teknik

4) Kesehatan.

5) Protokol.

6) Keamanan.

b. Bidang Administrasi Umum :

1) Produksi.

2) Distribusi.

3) Risalah/stenografi.

4) Redaksi.

5) Caraka.

/ Susunan….
Susunan Organisasi

2. Panitia penyelenggara terdiri dari :

a. Ketua panitia penyelenggara.

TERBATAS
 TERBATAS
32

b. Ketua sub panitia bidang umum.

c. Ketua sub panitia bidang administrasi umum.

d. Kepala-kepala seksi sesuai fungsi-fungsi diatas.

Tugas dan Tanggung Jawab

3. Ketua panitia penyelenggara.

a. Ketua panitia bertugas :

1) Mengurus persiapan dan pelaksanaan dukungan

penyelenggaraan pertemuan tersebut.

2) Menyusun, mengajukan dan mempertanggung jawabkan biaya

dukungan penyelenggaraan sesuai fungsi-fungsi tersebut.

3) Ketua panitia penyelenggara dalam mengkoordinasikan tugas

kepala-kepala seksi dibantu oleh ketua sub panitia bidang umum dan
bidang administrasi umum.

4. Kepala-kepala Seksi

a. Bertugas sesuai dengan fungsi masing-masing sebagai berikut :

1) Seksi Angkut.

/ a) Menyediakan….

a) Menyediakan angkutan para peserta/undangan.

b) Menyediakan angkutan para anggota peserta.

TERBATAS
 TERBATAS
33

c) Menyediakan angkutan lainnya untuk keperluan kegiatan

panitia.

d) Menyediakan angkutan untuk petugas keamanan (apabila

diperlukan).

e) Menyediakan angkutan sebagai cadangan.

2) Seksi Akomodasi/Konsumsi.

a) Mengurus/mengatur dan menyiapkan tempat

penyelenggaraan dan alat perlengkapan lainnya yang
diperlukan.

b) Mengurus/mengatur dan menyiapkan tempat penginapan

dan komsumsi para peserta/undangan.

c) Mengurus/mengatur dan menyiapkan tempat kerja dan

alat peralatan/perlengkapan lainnya yang diperlukan oleh
panitia.

d) Mengurus/mengatur dan menyiapkan tempat dan

konsumsi petugas keamanan.

3) Seksi Komunikasi/Teknik.

a) Menyelenggarakan komunikasi security dan protokol.

/ b) Menyelenggarakan….

b) Menyelenggarakan rekaman-rekaman untuk

dokumentasi.

c) Mempersiapkan peralatan/perlengkapan audiovisual.

4) Seksi Kesehatan.
TERBATAS
 TERBATAS
34

a) Mengadakan pengawasan kesehatan para peserta

Rapat/Undangan/Panitia dan Petugas keamanan.

b) Menyelenggarakan poliklinik lengkap dengan para

petugas kesehatannya.

c) Menyiapkan kendaraan ambulance (apabila diperlukan).

d) Melaksanakan penelitian kesehatan dalam hal makanan

dan minum serta lain-lainnya yang diperlukan.

5) Seksi Protokol.

a) Menyelenggarakan pengaturan tempat dalam ruangan

yang diperlukan.

b) Menyelenggarakan penerimaan para peserta/undangan

(dengan presensi/aksensi) dan pengaturan tempat-tempat yang
telah ditentukan.

c) Menyelenggarakan pengumuman-pengumuman dan

pemberitahuan-pemberitahuan protokolorair dalam tempat
penyelenggaraan.

/ d) Mengawasi….

d) Mengawasi pemakaian tanda pengenal untuk

peserta/undangan, panitia dan tanda pengenal lainnya (tanda
parkir dan sebagainya).

e) Mengkoordinir pelaksanaan tugas dalam hal pengurusan

penjemputan pengantaran dan sebagainya para
peserta/undangan.

TERBATAS
 TERBATAS
35

6) Seksi Keamanan.

a) Menyelenggarakan pengamanan dalam bidang personil,

materiil, informasi dan lain-lainnya.

b) Mengambil tindakan pengamanan bila terjadi gangguan

keamanan terhadap kelangsungan penyelenggaraan.

c) Mengkoordinir pengamanan para peserta/undangan

terutama yang termasuk para VIP.

d) Menentukan pembagian tempat parkir bagi kendaraan

para peserta dan panitia.

e) Mengadakan koordinasi dengan para petugas keamanan

setempat (Polri, Garnizun dan sebagainya).

7) Seksi Produksi.

a) Mengkoordinir dan menyusun naskah-naskah dari

bagian-bagian lain yang harus diperbanyak.

b) Menyiapkan undangan/tanda pengenal lainnya untuk

para peserta/undangan dan panitia.

/ c) Mereproduksi….

c) Mereproduksi naskah-naskah yang harus diperbanyak.

d) Menyusun dokumentasi/arsip atas hasil penyelenggaraan.

8) Seksi Distribusi.

TERBATAS
 TERBATAS
36

a) Mengkoordinir mengenai penerimaan naskah/bahan-

bahan lainnya sejenis yang akan dibagikan kepada para
peserta/undangan dan panitia.

b) Melaksanakan distribusi naskah-naskah/bahan-bahan

lainnya kepada para peserta/undangan dan panitia.

c) Merencanakan distribusi undangan (beserta tanda

peserta dan tanda pengenal lainnya) kepada para peserta.

9) Seksi Stenografi/Risalah.

a) Mencatat hasil rapat dan selanjutnya menyusun risalah

rapat.

b) Ikut mempersiapkan segala peralatan yang diperlukan

guna keperluan kegiatan stenografi/risalah.

10) Seksi Redaksi.

a) Memeriksa/menyempurnakan susunan redaksi dari

naskah-naskah yang akan direproduksikan, untuk disesuaikan
dengan bentuk/susunan Tulisan Dinas yang telah berlaku.

b) Menyusun bentuk-bentuk Tulisan Dinas/naskah yang

diperlukan.

/ 11) Seksi….

11) Seksi Caraka.

a) Melaksanakan pengiriman/penyampaian undangan-

undangan kepada para peserta/undangan.

TERBATAS
 TERBATAS
37

b) Menyiapkan tenaga-tenaga caraka, apabila sewaktu-

waktu diperlukan pengiriman surat-nota yang sifatnya kilat /
segera/sangat rahasia/rahasia/khusus/dan sebagainya.

c) Membantu keperluan panitia untuk pengiriman berita

dalam bentuk Tulisan Dinas sesuai dengan keperluan.

b. Kepala-kepala seksi bertanggung jawab kepada ketua panitia

penyelenggara, di bawah koordinasi ketua sub panitia bidang masing-masing.

/ Struktur….
KETUA PANITIA
PENYELENGGARA

KETUA SUB PANITIA

KETUA SUB PANITIA BIDANG ADMINISTRASI
BIDANG UMUM UMUM

SEKSI SEKSI
ANGKUTAN PRODUKSI

SEKSI
SEKSI
AKOMODASI /
DISTRIBUSI
KONSUMSI

SEKSI
SEKSI
STENOGRAFI /
KOMUNIKASI
RISALAH

SEKSI SEKSI
STRUKTUR ORGANISASI
KESEHATAN CARAKA

SEKSI
PROTOKOL
TERBATAS

SEKSI
KEAMANAN
TERBATAS
38

TERBATAS