JOB 1
Kode : ADM. PK 02.032.01
MERENCANAKAN/
Waktu : 3 x 45 menit
MEMPERSIAPKAN
ERTEMUAN/RAPAT
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang
merencanakan/mempersiapkan pertemuan /rapat diharapkan siswa
dapat :
1. Mengetahui hal-hal yang akan dipersiapkan dalam rapat
2.. Membuat surat undangan (mail merge)
3. Mempersiapkan ruang rapat
C. PRASYARAT
kompetensi:
1. Ketrampilan berkomunikasi
3. Mengoperasikan komputer
1. Seperangkat komputer
2. Printer
3. Kertas HVS
4. Amplop
5. ATK
E. KESELAMATAN KERJA
F. LANGKAH KERJA
wizard
open
duduk rapat
G. TEORI PENDUKUNG
1. Pengertian rapat.
Kata "convene” atau rapat berasal dari dua kata Latin, con
dipecahkan.
melalui rapat.
a. Konferensi
pemerintah.
b. Kongres
politik.
c. Seminar
pendapat.
d. Lokakarya
atau maksud.
e. Simposium
atau persoalan.
f. Diskusi
g. Musyawarah
bersama.
h. Muktamar
Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang
i. Kampanye
dipecahkan.
bersama.
meeting)
e. Mengutarakan keluhan
yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui
batas kewenangannya.
h. Negosiasi
Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu
masing – masing pihak dapat di wakili oleh lebih dari satu orang.
5. Manfaat rapat
kesalahpahaman
bersikap keliru
peserta.
bulan berikutnya.
saham.
1). Teleconference
2). Videoconference
penunjangnya.
perusahaan tertentu.
Adalah rapat yang dihadiri oleh semua staf yang ada di unit
1. Bersifat mengikat :
langkah lanjutan
masyarakat.
luas.
pandangan,
Daerah”.
SMK
dengan baik.
Sekretaris harus tahu siapa saja yang harus hadir dalam rapat
waktunya.
sampai terjadi seorang calon peserta rapat tidak dapat hadir atau
serta pukul berapa rapat akan dimulai dan bahkan diakhiri. Dengan
panduan waktu yang jelas, maka peserta rapat dapat mengatur diri
teleconference, dll
dalam rapat. Acara rapat harus tersusun dengan jelas karena akan
siang dll.
dengan baik. Dengan bahan ini peserta rapat akan lebih mudah
8) Penyiapan konsumsi
tamu.
a. Memilih ruangan
fokus. Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi
b. Mengatur penerangan
untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis. Selain
itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan
yang diikuti oleh orang yang jumlahnya sampai lebih dari 40 orang,
masalah.
arah.
14
3
3. No 3
s/d 14
peserta rapat
13
4
12
5
11
6
10
7
8 9
LAYAR
13
8
12
7
11
6
10
5
9
3 2 1
Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notulis
4. No 4 s/d 13 adalah
peserta rapat
2 1 3
1 4
2 1 5
1 1 6
0
9 8 7
2 1
1 3
2 1
0 1 4
1
9 5
1 1 1
8 7 6
Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notulis
4. No 4 s/d 21
peserta rapat
Layar
2 1 3
1 1
Meja Penyaji Materi
4
1
2 5
1
1
2 1
1 1 9 8 7 6 3
2 1
0 0
4
2
3 2
0 1 1 1 2
2 1 1 5
9 7 6 3
9 8
2 2 2
2 2 4
8 7 6 5
Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notulis
4. No 4 s/d 30
Peserta Rapat
kelompok-kelompok kecil
permeja
Layar
2 1 3
4
5
11
1 6
0
9
7
8
Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notula
4. No 4 s/d 11
peserta rapat
Administrasi Perkantoran - 28- BPPK Lenteng
agung
Jakarta Selatan
6). Bentuk tulang iklan
pikiran
3 2 1
Layar
1
4
2
5
Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notula
4. NoLenteng
1 s/d 6
Administrasi Perkantoran - 29- BPPK
peserta rapat
agung
Jakarta Selatan
2
dibutuhkan.
LCD/OHP.
tulis)
peserta rapat
1). Kepala surat, yang memuat nama dan alamat instansi secara
yang dituju;
jawab), tanda tangan, NIP, cap instansi, dan tembusan bila ada.
acara.
Kepada Yth.
Drs. Dudung Suryadi
Di Jakarta
Hari : Senin
Tanggal : 27 Juni 2010
Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Ruang pertemuan PT Lenteng Agung Mandiri
Jakarta Selatan
Acara : Pengembangan Produk Baru
Pimpinan
Drs. Muhammad, MM
komponen yang paling penting dan ampuh bagi segala jenis rapat.
H. LATIHAN
Pekerjaan
Kasus 1
Kepala SMK Global Mandiri mengundang para orang tua murid kelas XI
untuk menghadiri rapat koordinasi antar orang tua dan guru yang akan
Timur telepon (021) 8191223 Fax.(021) 8191224 pada hari rabu tanggal
jakarta pada tanggal 8 Mei 2010 dengan penanggung jawab kepala SMK
1. No.
Orang: tua Andri dari kelas XI AP
55/GM/V/10 8 Mei 2010
2. Lamp
Orang: tua
- Herawati dari kelas XI AK
3. Hal
Orang: tua Febrila dari kelas XI AP
Undangan
Kepada Yth.
Kasus 2 Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)
Hormat kami,
Administrasi Perkantoran - 39- BPPK Lenteng
agung
Jakarta Selatan
Dra. Ambari Ramadani, M. Pd
SMK GLOBAL MANDIRI
Jakarta Timur
Lamp : -
Hal : Undangan
Kepada Yth.
Di Tempat
Dengan hormat,
soundsistemnya?
soundsistemnya?
Latihan 1
1. Jelaskan pengertian rapat?
2.Apakah tujuan diadakannya pertemuan / rapat?
3. Sebutkankan jenis rapat / pertemuan?
4.Jelaskan tata cara membuat surat undangan dinas!
5. Banyak faktor yang mempengauhi macam
persiapan yang perlu dilakukan dalam rapat. Sebutkan faktor-faktor
tersebut!
MERENCANAKAN/MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT
Perolehan Nilai
No Unsur Penilaian Keterangan
Maks Dicapai 1 Dicapai 2 Dicapai 3
Persiapan
a. Langkah kerja 5
1 b. Sikap kerja 10
c. Penggunaan alat 10
d. Keselamatan kerja 5
Proses kerja
2 Pengoperasian komputer untuk surat dan 20
notula rapat
Hasil kerja
a. Print out notula rapat 20
b. Isi notula rapat
3 1. Urut kegiatan 5
2. Keterbacaan 15
3. Logis 5
4. Lengkap 5
Total 100
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan
C. PRASYARAT
1. Seperangkat Komputer
2. Mesin printer
E. KESELAMATAN KERJA
1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja
2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar
3. Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk yang
ada
F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari dan perhatikan bagan notula dengan baik
2. Pelajari secara seksama sistematika pengetikan Notula
3. Baca dan cermati rekaman rapat
4. Buka program Microsoft Word
5. Ketik notula
6. Cetak notula
G. TEORI PENDUKUNG
Bila dirasa masih ada yang kurang tepat, maka dapat segera
dilakukan
dikehendaki pimpinan.
2. Setelah Rapat
Bila pada saat rapat notula belum dapat disusun dengan rapi,
centering.
diselenggarakan.
Bila peserta rapat yang hadir tidak lebih dari 20 orang hendaknya
rapat
dianggap penting.
Peserta rapat
Hadir : 1.
2.
9.
Berhalangan : 1.
2.
Acara/Agenda Rapat
1.
2.
3.
4.
Keputusan Rapat
1.
2.
3.
4.
Catatan Khusus
1.
2.
3.
4.
………….., ……………..
Mengetahui
Pemimpin rapat, Notulis
.......................... .........................
mengantisipasinya?
menarik.
bermanfaat.
Hari : Rabu
Tanggal : 30 April 2009
Tempat : Ruang Pimpinan
Waktu : 15.00 s.d. 15.50
Peserta Rapat
Hadir : 1. Ibu Dewi Kencono Ungu
2. Adm. kantor
3. Bambang Setiawan
4. Mardiana
5. Kusmirah
6. Bagus Setyadi
7. Burhanudin
8. Sinta Dewi
Tidak hadir : --
Jalannya Rapat
1. Pembukaan
Rapat dibuka oleh pemimpin rapat pada pukul 15.00.
3. Penutup
Karena tidak ada lagi masalah yang dibicarakan maka, rapat
ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 15.50.
Page 2
dengan 3 keynote speaker. Lalu saya juga ingin memberi masukan
mengenai
bahan seminar yang akan ada di seminar kit sebaiknya dalam bentuk CD,
agar
menghemat anggaran.
• Bu Norma : Jika tanggal, tempat dan tema sudah fix, kita harus buat
leaflet
untuk sounding MIPAnet dan buat masukan juga di website. Untuk makan
malam ditanggung oleh MIPAnet, karena Pemilihan Sekjen merupakan
agenda
kerja MIPAnet
Kesimpulan Rapat Tema besar : Bridging MIPA and Society
Sub Tema : 1. Peningkatan Kualitas Pendidikan MIPA (Keynote
Speaker: Dirjen Dikti, Prof.Dr.Fasli Jalal, Ph.D, Sp.GK)
2. Pengembangan Riset Dasar ( Keynote Speaker: LIPI,
Prof. Dr. Lukman Hakim)
3. Tantangan MIPA dalam Menangani Krisis Energi dan
Perubahan Iklim Global
(Tubagus Haryono atau Pres. Dir. Shell, Darwin Silalahi)
Tanggal Pelaksanaan : 13-14 Agustus 2009
Tempat : Universitas Udayana Bali
Opening by : Dr. Kusmayanto Kadiman (Menristek)
Kasus 1.
Kasus 2.
Kasus 3.
Anda diminta untuk membuat langkah-langkah rapat yang nyata.
Pada acara rapat “Pelepasan Siswa Kelas XII” SMK Islam
Malahayati Jakarta. Rapat dilaksanakan pada 10 Februari 2009 jam
10.00 – 11.30 diruang osis. Rapat dipimpin langsung oleh wakil
Kasus 4.
Pertanyaan:
1. Jelaskan pengertian notula.
2. Jelaskan fungsi notula .
3.Jelaskan apa yang dimaksud dengan notula harafiah dan notula
rangkuman/ resume.
4. Jelaskan kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai
dan saat rapat dilangsungkan.
5. Gambarkan bagan Notula.
NOTULA RAPAT
PEROLEHAN NILAI
N0 UNSUR PENILAIAN KET.
MAKSIMAL DICAPAI
1. Persiapan
a. Langkah Kerja 4
b. Sikap Kerja 2
c. Penggunaan Alat 5
d. Keselamatan Kerja 4
Sub Total 1 15
2. Proses Hasil Pekerjaan
a. Pengoerasian komputer 10
b. Sistematika penulisan 20
notula
c. Bagian-bagian notula 20
d. Isi notula 20
e. Ketepatan waktu 5
f . Kerapihan 5
g. Kebersihan 5
Sub Total 2 85
TOTAL 100
…………….,……………2009
Catatan: Guru Pembimbing
( )