KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala berkah
dan rahmatnya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan
baik dan selesai tepat pada waktu yang telah direncanakan.
Skripsi minor yang berjudul Peranan Standar Operasional Prosedur
Dalam Pengelolaan Dokumen/Arsip Pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat
Medan disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan Diploma III di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis telah banyak mendapat
bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis
dengan hati yang tulus ingin menyampaikan penghargaan dan rasa terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Program
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Jurusan
Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Ramona RI Hsb, MP selaku dosen pembimbing yang telah
bersedia meluangkan waktu, pikiran dan tenaga untuk membimbing
penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini.

5. Ibu Dra. Ulfah, MS dan Dra. Friska Sipayung, M.Si yang telah bersedia
memberikan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi
minor ini.
6. Buat orang tuaku yang tercinta ayahanda H. M. Sofyan, ibunda Hj. Rita
Irbani,

kakek H. Bachtiar dan nenek Hj. Mariah berkat iringan doa,

semangat, motivasi dan segenap kasih sayang yang tiada henti sehingga
saya dapat menyelesaikan skripsi minor ini.
7. ToeX abang-Qu M. Rizki Riyanda (Jangan banyak main2 lagi yachhh,
kapan lagi mau bahagiain Papa & Mama), adek2qu yang cuakep M. Rico
Fadly & M. Ridho Habibie (rajin2 belajar yach,.. kejar terus prestasinya).
8. Bapak M. Yahya selaku Pemimpin Divisi Sumber Daya Manusia, Bapak
Aden Panjaitan dan Bapak M. Zaini yang telah memberikan bimbingan
sewaktu penulis melakukan praktek kerja lapangan dan riset di PT. Bank
SUMUT Kantor Pusat Medan.
9. Boeat Om Doding & Keluarga makasih telah membantu dan
mendukung penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
10. Bapak, abang, kakak karyawan PT. Bank SUMUT Kantor Pusat
Medan, khususnya Divisi Sumber Daya Manusia terima kasih atas
bantuannya selama penulis menyelesaikan skripsi minor ini.
11. Teristimewa toeX soulmate-Q (bnd) yang selalu memberikan dukungan,
nasehat dan sayangnya yang begitu besar kepada penulis,makasih
yachh.
12. Toex buat sobat-sobatqu WeekLy Girlz(Nia,Ova,Phita,Cici,Desy,Dwi),
thanks yach woiii dah banyak bantuin.

ii

13. Anak-anak D3 Sekretaris khususnya stambuk 2005 dan masih banyak

lagi yang penulis tidak dapat menyebutkan satu-persatu.
Semua kebaikan & perhatian yang telah diberikan selalu ada dihati
&berguna bagi penulis dimasa yang akan datang. Penulis juga menyadari bahwa
Skripsi Minor ini masih jauh dari kata sempurna, karena itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempuranaan
skripsi ini agar dapat bermanfaat bagi kita semua. Amiiinn..

Medan,
Juni 2008
Wassalam

Riz ka Dwi Julia

Penulis

iii

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.................................................................................... i
DAFTAR ISI................................................................................................... iv
BAB I

: PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ............................................................................ 1
B. Perumusan Masalah..................................................................... 2
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian.................................................... 2
D. Metode Penelitian........................................................................ 3

BAB II : GAMBARAN UMUM PT. BANK SUMUT

A. Profil PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan .......................... 5
B. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen ..... 12
C. Pengorganisasian dan Pengelolaan Dokumen. ............................ 15
D. Peralatan Dokumen ..................................................................... 19
E. Pengurusan Surat-Surat ............................................................... 22
F. Sistem Penataan Dokumen .......................................................... 24
G. Sistem Pemeliharaan,Perawatan dan Pengamanan Dokumen...... 27
H. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Dokumen........................... 33
BAB III : ANALISIS DAN EVALUASI ...................................................... 39
BABA IV : KESIMPULAN DAN SARAN .................................................. 49
A. Kesimpulan.................................................................................. 49
B. Saran ............................................................................................ 50
DAFTAR PUSTAKA

iv

B A B I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi sekarang ini, tuntutan akan ketepatan data dan
informasi mutlak diperlukan untuk mendukung kontinuitas suatu perusahaan.
Oleh karena itu, segala kegiatan perkantoran selalu berhubungan dengan
kearsipan. Hal ini disebabkan karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat
penting, baik sebagai pusat ingatan, sumber informasi ataupun sebagai suatu alat
pengawasan yang diperlukan dalam suatu organisasi.
Arsip juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses
penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan
kebijaksanaan. Oleh karena itu, agar arsip dapat dipergunakan secara efektif dan
efisien serta dapat menyajikan informasi secara cepat, lengkap dan benar
haruslah ada sistem dan prosedur pengelolaan yang baik di bidang kearsipan.
Pengelolaan dokumen/arsip yang dilaksanakan secara terprogram dan
terpadu akan mendukung kelancaran kegiatan perusahaan. Sebagai sumber
informasi, dokumen/arsip perlu dikelola dengan baik. Agar pengelolaan
dokumen/arsip dapat dilakukan secara terpadu di seluruh unit kerja/unit
pengolahan, maka perlu dituangkan dalam ketentuan formal Standar
Operasional Prosedur Pengelolaan Dokumen/Arsip (selanjutnya disebut SOP
Pengelolaan Dokumen/Arsip).
Bank merupakan salah satu lembaga yang mempunyai pengelolaan
dokumen/arsip yang sangat baik. Bank SUMUT adalah salah satu perbankan di

Sumatera Utara yang maju dan berkembang serta terpercaya. Berdasarkan uraian
terdahulu penulis tertarik untuk menulis paper dengan judul PERANAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN
DOKUMEN/ARSIP PADA PT. BANK SUMUT MEDAN

B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka masalah yang menjadi
perhatian utama dalam penulisan paper ini adalah Apa peranan standar
operasional prosedur dalam pengelolaan dokumen/arsip pada PT. Bank
SUMUT Kantor Pusat Medan.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah:
Untuk mengetahui peranan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam
pengelolaan dokumen/arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat
Medan.
2. Manfaat dalam penelitian ini adalah
a) Dapat menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis
mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengelolaan
dokumen/arsip.
b) Sebagai bahan pembanding bagi penulis untuk mengetahui sejauh mana
Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengelolaan dokumen/arsip
yang dilaksanakan di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan.
c) Sebagai bahan pembanding bagi penulis lain tentang penerapan Standar

Operasional Prosedur (SOP) pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat

Medan.

D. Metode Penelitian
1. Lokasi

Penelitian mengenai Peranan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam

Pengelolaan Dokumen/Arsip dilaksanakan pada PT. Bank SUMUT
Kantor Pusat Medan, yang beralamat di JL. Imam Bonjol No.18 Medan.
2. Jenis Data

Data-data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

a. Data Primer
Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari responden
yang terdapat di PT. Bank SUMUT Medan.
b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari buku-buku dan data-data
yang b e r h ubu ngan de nga n Sta nda r Ope ra siona l Pr os edur ( SOP)
d a lam Pengelolaan Dokumen/Arsip.
3.Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:
a. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data secara langsung kepada
Pemimpin Bidang Sekretariat Direksi dan para karyawan yang berkaitan.
b. Kuiesioner
Kuisioner merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data.

Kuisioner akan diberikan kepada para karyawan yang berkaitan.

4. Analisis Data
Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Metode Deskriptif
Data

disusun,

dikelompok-kelompokkan

kemudian

di

interprestasikan sehingga diperoleh suatu gambaran yang sebenarnya tentang

pelaksanaan

Standar

Operasional

Prosedur

(SOP)

dalam

Pengelolaan

Dokumen/Arsip.
b. Metode Deduktif
Penarikan kesimpulan khusus berdasarkan teori-teori yang telah
diterima sebagai suatu kebenaran umum mengenai fakta yang di amati.

BAB II
GAMBARAN UMUM PT. BANK SUMUT

A. Profil Perusahaan
1. Sejarah Singkat PT. Bank SUMUT
Terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor I Tahun 1955 adalah merupakan
tonggak awal berdirinya Bank Pembangunan Daerah di seluruh Indonesia.
Peraturan Pemerintah tersebut menyatakan bahwa di Daerah-Daerah Propinsi
dapat didirikan Bank Pembangunan Daerah.
Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4
November 1961 dengan Akta Notaris Rusli Nomor 22 dalam bentuk Perseroan
Terbatas. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1962 tentang
Ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah, bentuk usaha diubah menjadi
Badan Usaha Miiik Daerah (BUMD) sesuai dengan Peraturan Daerah Tingkat I
Sumatera Utara Nomor 5 Tahun 1965, dengan modal dasar sebesar Rp. 100 juta
(Uang lama) dan saham dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera
Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se Sumatera Utara. Dalam
perkembangan selanjutnya, sesuai dengan kebutuhan, terjadi beberapa kali
perubahan Peraturan Daerah untuk meningkatkan Modal Disetor.
Pada Tanggal 16 April 1999 bentuk Badan Hukum dirubah kembali
menjadi Perseroan.Terbatas sesuai dengan Akte Pendirian Perseroan Terbatas
No- 38 Tahun 1999 Notaris Alina Hanum Nasution SH yang telah mendapat
pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor C-8224
HT.01.01 TH'99, dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik

Indonesia Nomor 54 tanggal 6 Juli 1999, dengan Modal Dasar sebesar Rp. 400
milyar. Dasar perubahan Bentuk Hukum dan Modal Dasar sebelumnya telah
dituangkan dalam Peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara Nomor 2 Tahun
1999. Sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan selanjutnya dengan Akte
Nomor 31 tanggal 15 December 1999 Modal Dasar ditingkatkan menjadi Rp.
500 milyar.
Pada tanggal 9 Mei 2003, PT. Bank SUMUT melakukan Launching Logo
yang baru. Logo baru dimaksudkan untuk menjadi identitas baru Bank SUMUT
yang mewujudkan semangat keterbukaan menghadapi tantangan dan persaingan
perbankan di era globalisasi dengan menerapkan good corporate governance,
serta untuk memicu semangat kerja seluruh jajaran Bank SUMUT dan
menunjukkan adanya kemajuan. Logo baru merupakan cerminan jiwa dan
identitas baru Bank Sumut yang merefleksikan visi dan misi yang telah
ditetapkan serta mengandung makna optimis, dinamis, profesional, semangat
tinggi dan memiliki kemampuan antisipatif terhadap perubahan.
Tujuan yang ingin dicapai dalam rangka perubahan logo, antara lain dapat
menimbulkan semangat baru dan peningkatan kinerja, dapat menampilkan citra
Bank SUMUT sebagai bank profesional, serta menampilkan Bank SUMUT
sebagai bank yang dapat diandalkan.
Bentuk Logo menggambarkan dua elemen dalam bentuk huruf "U" yang
berkait bersinergy membentuk huruf "S" yang merupakan kata awal
"Sumut". Sebuah penggambaran bentuk kerjasama yang sangat erat antara Bank
SUMUT dengan masyarakat Sumatera Utara sebagaimana visi Bank SUMUT
"Menjadi bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuha n

perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta sebagai salah

satu sumber pendapatan daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat".
Warna orange sebagai simbol suatu hasrat untuk ter us maju yang
dilakukan dengan energik yang dipadu dengan warna biru yang sportif dan
profesional sebagaimana mini Bank SUMUT "Mengelola dana Pemerintah dan
Masyarakat secara profesional yang didasarkan pada prinsip-prinsip
compliance". Warna putih sebagai ungkapan ketulusan hati untuk melayani
sebagaimana statement Bank SUMUT "Memberikan pelayanan terbaik".
Jenis huruf "Palatino Bold" sederhana dan mudah dibaca. Penulisan Bank
d e n ga n hu ru f ke c i l da n S UM UT d e n ga n hu r u f ka pit a l gu na l e bi h
mengedepankan Sumatera Utara, sebagai gambaran keinginan dan dukungan
untuk membangun dan membesarkan Sumatera Utara.
Sebagai alat kelengkapan Otonomi Daerah di bidang Perbankan, PT. Bank
SUMUT berfungsi sebagai penggerak dan pendorong laju pembangunan di
daerah, bertindak sebagai Pemegang Kas Daerah yang melaksanakan
penyimpanan uang daerah serta sebagai salah satu sumber Pendapatan Asli
Daerah dengan melakukan kegiatan usaha se bagai Bank Umum seperti
dimaksudkan pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang perbankan
sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998.

2. Struktur Organisasi PT. Bank SUMUT

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur
formal, mengelompokkan dan mengatur, serta membagi tugas-tugas atau
pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai

dengan efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan

membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya dalam waktu yang relatif
singkat. Prosesi ini akan tercermin pada struktur organisasinya.
Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan koordinasi
usaha, sehingga operasi perusahaan dapat dilakukan dengan efektif, terarah dan
hasilnya dapat terkendali. Koordinasi disusun dalam suatu organisasi. Setiap
satuan organisasi harus disusun garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang
jelas dan sesuai dengan luasnya organisasi yang dilukiskan dalam struktur
organisasi. Dengan adanya struktur organisasi memungkinkan adanya tindakan
koordinasi terhadap semua kegiatan di perusahaan. Berikut ini adalah gambar
struktur organisasi PT. Bank SUMUT:

Berdasarkan gambar struktur organisasi Bank SUMUT, kita dapat melihat

bahwa:
a. Keputusan tertinggi di dalam struktur organisasi berada pada Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS).

b. Dewan Komisaris merumuskan kebijaksanaan pengelolaan Bank serta

mengawasi pelaksanaannya.
c. Direksi bertugas untuk menjalankan operasional perbankan dengan

berpedoman pada ketetapan RUPS yang telah dirumuskan oleh Dewan

Komisaris.
d. Untuk menjalankan kegiatan pada unit-unit operasional, Direksi mengangkat

pemimpin cabang sebagai penanggung jawab unit operasional.

Adapun fungsi dari masing-masing divisi adalah sebagai berikut:
a. Divisi Pengawasan berfungsi:
1.

Menyelamatkan dan mengamankan harta Bank.

2.

Mengawasi dan membina seluruh unit kerja Bank untuk

mencapai efisiensi dan efektivitas.

b. Divisi Perencanaan, Pengembangan dan Pembinaan Cabang berfungsi:

1.

Merumuskan langkah-langkah strategis untuk pengembangan Bank.

2.

Merencanakan pengembangan usaha Bank.

3.

Menilai dan membina Kantor Cabang Bank.

c. Divisi Kepatuhan berfungsi:

1. Menata

setiap

kebijakan

dan

ketentuan Bank agar

tidak

bertentangan dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.

2. Memantau, mengkaji

ulang, mengevaluasi dan memberi

10

rekomendasi serta menyampaikan laporan profil/komposisi risiko

secara berkala.
d. Divisi Sumber Daya Manusia berfungsi:
1.

Menyediakan kebutuhan Sumber Daya Manusia untuk kelangsungan

operasional Bank.

2.

Menciptakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia bank yang

profesional.

e. Divisi Teknologi Informasi dan Akuntansi berfungsi:

1.

Merumuskan sistem administrasi keuangan Bank yang handal.

2.

Memelihara

dan

mengembangkan

program

teknologi

sistem

informasi.
f. Divisi Umum berfungsi:
Memenuhi kebutuhan dan memelihara sarana dan prasarana kerja Bank.
g. Divisi Treasury berfungsi:
1.

Mengelola sumber dana Bank untuk mendapatkan hasil yang optimal.

2.

Mengevaluasi sasaran di bidang sumber dana.

3.

Mereview skim produk dan jasa yang ada untuk meraih potensi pasar.

4.

Memperluas pangsa pasar produk dan jasa.

h. Divisi Kredit berfungsi:

1.

Mengevaluasi sasaran di bidang perkreditan.

2.

Mereview skim kredit yang ada untuk meraih potensi pasar.

3.

Memperluas pangsa pasar kredit.

i. Divisi Penyelamatan Kredit berfungsi:

Mengelola penyelesaian kredit bermasalah.

11

j. Divisi Usaha Syariah berfungsi untuk :

1. Mengelola dan mengembangkan usaha bank berdasarkan prinsip
syariah.
2. Membina dan mengawasi unit-unit operasional dibawahnya.
k. Sekretariat Direksi berfungsi :
1.

Menyelenggarakan kegiatan tata usaha pelaksanaan tugas Direksi.

2.

Menyelenggarakan tugas-tugas kehumasan dan protokoler Direksi.

B. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip

Kata "arsip" berasal dari Bahasa Belanda yakni archief. Menurut
Wursanto (1991:13-14), archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa
pengertian sebagai berikut:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan

tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,

daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut.
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Menurut Wursanto (1991:15), arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan

secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, tidak
semua surat dikatakan arsip. Menurut Wursanto (1991:15), surat dapat
dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi
lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini

12

maupun untuk masa yang akan datang.

2. Surat tersebut karena masih mempunyai nilai kepentingan harus
disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga
dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan
kembali.
Menurut PT. Bank SUMUT (2005: 3), dokumen/Arsip ialah naskahnaskah yang dibuat dan diterima oleh PT. Bank SUMUT, dalam rangka
pelaksanaan aktifitas usahanya baik tertulis maupun terekam dalam bentuk
corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
Pengelolaan dokumen/arsip yang dilaksanakan secara terprogram dan
terpadu akan mendukung kelancaran kegiatan perusahaan. Sebagai sumber
dokumen/arsip perlu dikelola dengan baik. Agar pengelolaan dokumen/arsip
dapat dilakukan secara terpadu di seluruh unit kerja/unit pengolahan,
maka perlu dituangkan dalam ketentuan formal Standar Operasional
Prosedur Pengelolaan Dokumen/Arsip (selanjutnya disebut SOP Pengelolaan
Dokumen/Arsip).
Menurut PT. Bank SUMUT (2005) Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pengelolaan Dokumen/Arsip ialah standar yang ditetapkan dan dipatuhi
oleh perusahaan dalam pengelolaan dokumen/arsip yang meliputi
kegiatan: Pengorganisasian Pengelolaan Dokumen/Arsip, Pengurusan
Surat, Prosedur Penataan Dokumen/Arsip Aktif dan Inaktif, Penyusutan,
Perawatan dan Pemeliharaan Dokumen/Arsip, Program Dokumen/Arsip Vital,
Pusat Arsip (Records Center) dan SDM serta lampirannya yang berupa:
Klasifikasi dan Jadwal Retensi Dokumen/Arsip.

13

Pembuatan SOP Pengelolaan Dokumen/Arsip PT. Bank Pembangunan

Daerah Sumatera Utara yang selanjutnya disebut PT. Bank SUMUT dilatar
belakangi oleh beberapa faktor permasalahan antara lain:
1. Belum adanya standar prosedur pengelolaan dokumen/arsip

yang komperensif dan baku sebagai pedoman pengelolaan dokumen/arsip

mulai tahap penciptaan sampai dengan penyusutan arsip.
2. Kebijakan tentang Tata Cara Pengelolaan Dokumen PT. Bank

SUMUT, belum sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam UndangUndang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
3. Dokumen/arsip dalam kondisi tidak tertata sesuai dengan kaidah-kaidah dan

perundang-undangan dibidang dokumen/arsip perusahaan.

4. Belum terlaksananya kegiatan penyusutan dokumen/arsip secara

periodik dan terprogram.

5. Masih belum tersedianya sumber daya manusia yang khusus mengelola

dokumen/arsip baik secara kuantitas maupun kualitas.

6. Belum tertatanya Pusat Arsip (Records Center) di Lantai IV karena belum

adanya SOP Pengelolaan Dokumen/Arsip.

Berdasarkan

uraian terdahulu,

maka kegiatan

penyusunan

SOP

Pengelolaan Dokumen/Arsip perlu dilakukan sehingga dapat digunakan

sebagai pedoman pengelolaan dokumen/arsip yang terpadu bagi seluruh Unit
Kerja/Unit Pengolahan di lingkungan PT. Bank SUMUT. SOP Pengelolaan
Dokumen/Arsip PT. Bank Sumut bertujuan:
1. Sebagai

pedoman

dan

petunjuk

dalam

penyelenggaraan

kegiatan dokumen/arsip secara menyeluruh.

14

2. Terciptanya standarisasi dan keseragaman dalam penerapan

sistem dokumen/arsip di seluruh Unit Kerja/Unit Pengolahan di

lingkungan PT. Bank SUMUT.

C. Pengorganisasian dan Pengelolaan Dokumen/Arsip

1. Pengorganisasian Dokumen/Arsip
Menurut Sulaiman (1999: 3-4), yang dimaksud arsip adalah informasi
yang terekam atau endapan informasi dari pelaksanaan fungsi kegiatan
administrasi instansi/organisasi. Dengan kata lain adalah suatu informasi yang
terekam dalam media dan bentuk apapun yang dibuat atau diterima oleh
instansi/organisasi dalam rangka operasional instansi/organisasi.
Menurut Abu (1997: 91-92), Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab IV Pasal 9, yang berbunyi sebagai
berikut:
(1) Arsip

Nasional

Pusat

wajib

menyimpan,

memelihara

dan

menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b

Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
Pemerintah Pusat.
(2) Arsip

Nasional

Pusat

wajib

menyimpan,

memelihara

dan

menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b

Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah
Daerah Serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan,

memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan -

15

badan Swasta dan/atau perorangan.

Menurut Martono (1994: 30), pada undang-undang kearsipan secara tegas
dinyatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh unit kearsipan. Unit
kearsipan tersebut tugasnya sebagaimana yang tertuang pada peraturan.
Pemerintah No.34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip adalah melakukan
pengendalian arsip aktif yang berada pada lingkungan unit -unit kerja serta
menyimpan, memelihara dan menyajikan arsip inaktif yang berasal dari
unit-unit kerja (unit pengelola).
Menurut Sedarmayanti (2003: 21-22), asas pengorganisasian pengelolaan
arsip, terbagi atas:
a. Asas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi

seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat

penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan
dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi
yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak
memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
b. Asas

Desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang

ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini

biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan
masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang
khusus.
c. Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan

pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dan

Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang

16

terdapat pada asas Sentralisasi atau asas Desentralisasi.

Peranan SOP mengenai asas pengorganisasian pengelolaan dokumen/arsip
yang digunakan

di

lingkungan

PT.Bank SUMUT Medan

adalah

gabungan antara Asas Sentralisasi dan Desentralisasi. Organisasi kearsipannya

terbagi atas: Unit Kearsipan dan Unit Pengolahan.
2. Pengelolaan Dokumen/Arsip
Menurut Widjaja

(1990: 22-23), Undang-Undang Nomor 7 Tahun

1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1, yang dimaksud
dengan arsip ialah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara,
dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik
dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Sedarmayanti (2003: 9), berdasarkan fungsinya,

arsip dapat

dibedakan menjadi:
a. Arsip

Dinamis

adalah

arsip

yang

dipergunakan

dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip Aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus- menerus,
bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan

17

dari suatu organisasi/kantor.

2. Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan
secara terus menerus atau frekuensi pengguna annya sudah
jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan,

penyelenggaraan

kehidupan

kebangsaan

pada

umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi

negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi
kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan
datang.
Peranan SOP mengenai pengelolaan dokumen/arsip aktif yang digunakan
di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dilaksanakan secara Desentralisasi di
masing-masing Unit Pengolahan. Tujuan pengelolaan dokumen/arsip aktif.
a. Ketepatan dan kecepatan dalam penemuan kembali dokumen/arsip.
b. Tercapainya keamanan baik fisik maupun informasi.
c. Memudahkan dalam penyusutan dokumen/arsip.

Pengelolaan dokumen/arsip inaktif yang di gunakan di lingkungan PT.

Bank SUMUT Medan dilaksanakan secara terpusat pada masing-masing Pusat
Dokumen/Arsip. Tujuan pengelolaan dokumen/arsip inaktif:
a. Terwujudnya informasi dan tertata dalam series dokumen/arsip

mudah ditemukan ketika diperlukan.

b. Tercapainya keamanan fisik dan informasi dokumen/arsip perusahaan.
c. Mengurangi jumlah dokumen/arsip di ruang kerja.

Pengelolaan

dokumen/arsip

dilakukan

dengan

menggunakan

Asas

18

Desentralisasi yang dilaksanakan masing-masing Unit Pengolahan baik dalam

hal pemeliharaan maupun dalam hal penyimpanan.

D. Peralatan Dokumen/Arsip
Menurut Martono (1994: 35), pemilihan peralatan untuk menyimpan arsip
harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk
penemuannya kembali. Dalam menentukan peralatan yang digunakan perlu
memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1. Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan pada lokasinya.
2. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip,

seperti: peta, photo, surat, dsb.

3. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang

di simpan sehingga keamanan informa sinya terjamin, seperti:

untuk menyimpan arsip yang bernilai tinggi, arsip rahasia, arsip sangat
rahasia, dsb.
4. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau

akumulasi yang tercipta.

Peralatan dokumen/arsip aktif yang di gunakan di lingkungan PT. Bank
SUMUT Medan menurut SOP adalah:
1. Filing Cabinet.

Merupakan sarana/tempat untuk penyimpanan dokumen/arsip dalam bentuk

berkas dimana filing cabinet memiliki bermacam-macam bentuk.
2. Lemari Dokumen/Arsip.

Merupakan salah satu tempat penyimpanan dokumen/arsip aktif selain

19

filing cabinet.
3. Ordner.

Merupakan wadah untuk menyimpan dokumen/arsip yang kode

dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner. Di dalam ordner
terdapat sekat yang berfungsi membedakan berkas atau masalah satu
dengan yang lain.
4.

Sekat/Guide.
Merupakan penyekat/pembatas antar berkas satu dengan berkas yang
lain yang kode klasifikasinya berbeda. Pada sekat/guide terdapat
tab yang memuat kode (abjad, nomor, alpha-numerik). Ada tiga jenis
sekat/guide:

5.

a.

Sekat/guide primer menunjuk pada pokok masalah.

b.

Sekat/guide sekunder menunjuk pada sub masalah.

c.

Sekat/guide tersier menunjuk pada sub-sub masalah.

Folder/Map.
Mer up a ka n ma p te m pat unt u k m e nyi mp a n doku me n/a r si p
ya n g menggunakan tab untuk mencantumkan kode dan indeks.

6.

Tanda Keluar (Out Indicator).

Adalah sarana/alat sebagai pengganti dokumen/arsip yang sedang
dipinjam. Bentuknya berupa folder dengan warna, yang berbeda
(diupayakan

warna

yang

mencolok/cerah).

Pada

sekat

tersebut

dicantumkan kolom-kolom yang memuat informasi mengenai: No.Urut,

jenis dokumen/arsip yang keluar, tanggal dan nama peminjam, tanggal
kembali, jumlah dan keterangan. Out Indicator digunakan untuk

20

peminjaman 1 (satu) berkas dokumen/arsip. Apabila peminjaman

dokumen/arsip

dalam

bentuk

lembaran

digunakan

buku

peminjaman.

7. Klasifikasi Dokumen/Arsip.
Klasifikasi dokumen/arsip dipergunakan sebagai dasar penataan
dokumen/ arsip aktif yang bersifat korespondensi di lingkungan PT. Bank
SUMUT.

Kode

klasifikasi

dokumen/arsip

menggunakan

kode

gabungan huruf dan angka (alpha-numeric).

8.

Indeks Relatif.
Sarana yang dipergunakan untuk membantu mempermudah penemuan
kode, klasifikasi dokumen/arsip.

9.

Buku Peminjaman.
Adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman
dokumen/ arsip.
Peralatan dokumen/arsip inaktif yang digunakan di lingkungan PT. Bank

SUMUT Medan menurut SOP adalah:

1. Rak Dokumen/Arsip.

Penyimpanan dokumen/arsip inaktif bisa menggunakan rak statis atau rak

bergerak (mobile aisle files).
2. Boks.

Merupakan tempat penyimpanan dokumen/arsip berupa kotak/boks

khusus dengan ukuran panjang 38 cm, lobar 10 cm atau 20 cm dan tinggi
27 cm.

21

3. Label.

Merupakan judul/title berkas yang berupa nomor dan ditempelkan

pada bagian luar boks.
4. Sampul/Folder.

Sarana untuk menempatkan dokumen/arsip (volume kecil) yang

akan

disirnpan

kedalam

boks

dokumen/arsip.

Untuk

volume

dokumen/arsip yang besar dapat tetap mempergunakan ordner.

5. Daftar Pertelaan Dokumen/Arsip.

Merupakan sarana/alat bantu temu dokumen/arsip berupa daftar series

dokumen/arsip dan nomor lokasi penyimpanan.
6. Buku Peminjaman.

Adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman

dan pelayanan informasi dokumen/ arsip.

E. Pengurusan Surat-Surat
Pengurusan surat ialah proses kegiatan penanganan dan penyelesaian
surat, baik surat masuk maupun surat keluar.
Menurut PT. Bank SUMUT (2005: 6), surat adalah pernyataan
tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana
komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Yang dimaksud dengan pengurusan
dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar
yang

meliputi

penerimaan,

pencatatan,

pengarahan,

pendistribusian,

pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.

22

Menurut Sedarmayanti (2003: 83-85), sarana pengurusan surat dapat

diselenggarakan dengan menggunakan: Buku Agenda dan Kartu Kendali.
Tujuan pengurusan surat adalah agar supaya surat dapat dengan cepat dan tepat
sampai kepada pengolah.
Menurut

Sedarmayanti

(2003:86),

surat

dinas

ialah

segala

komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan

kantor/organisasi. Dalam tata kearsipan, berdasarkan sifat, surat dinas dapat
dibedakan menjadi:
1. Surat Tertutup adalah surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan
tanpa dibuka (tetap bersampul).
2. Surat Terbuka adalah surat yang sebelum diterima oleh yang
bersangkutan harus dibuka, dicatat oleh petugas kearsipan. Surat terbuka
menurut nilai dan kepentingan isinya, dibedakan menjadi:
a. Surat Penting, surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan
tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau
hilang dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan,
kelembagaan, kepegawaian,

keuangan

dan

kebendaan.

Surat

penting dicatat dan dikendalikan dengan menggunakan kartu kendali.

b. Surat

Biasa/Rutin,

surat

yang

isinya

tidak

mengikat,

tidak

memerlukan tindak lanjut dan bila surat termaksud hilang,

informasinya dapat diperoleh dari sumber lain. Surat Biasa/Rutin
dicatat pada lembar pengantar, yang sekaligus digunakan sebagai
alai penyimpanan surat atau sebagai pengganti buku ekspedisi dan dapat
dijadikan sebagai bukti penerimaan surat.

23

c. Surat

Rahasia,

surat

yang

menurut

isi

maupun

sifatnya

memerlukan perlindungan, karena jika bocor akan dapat menimbulkan

kerusakan atau kerugian besar, mengurangi atau menyulitkan
pelaksanaan langkah-langkah berikutnya. Surat rahasia dicatat pada
lembar pengantar surat rahasia yang berfungsi sama dengan lembar
pengantar surat biasa/rutin.
Peranan SOP mengenai pengurusan surat-surat yang di gunakan di
lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dalam pengelolaannya dibedakan antara
surat masuk dan surat keluar yang dapat dibedakan menjadi ekstern dan intern.
Asas pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan untuk surat masuk dan
surat keluar adalah gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi. Standar
Operasional Prosedur juga berperan dalam mengatur prosedur pengurusan surat
masuk dan keluar. Sarana pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan:
1. Surat masuk ekstern/intern:
a.

Buku agenda/ekspedisi surat masuk.

b.

Buku pengendalian Faksimile dan E-mail.

c.

Lembar disposisi.

2. Surat keluar ekstern/intern:

a.

Buku agenda/ekspedisi surat keluar.

b.

Buku pengendalian Faksimile dan E-mail surat keluar.

F. Sistem Penataan Dokumen/Arsip

Menurut Sulaiman (1999: 30), penataan arsip adalah pengaturan informasi
dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Dengan kegiatan ini

24

pengendalian arsip baik secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara
optimal. Saat ini, dikenal lima macam sistem penataan arsip yaitu:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System).
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang pada
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
2. Sistem Masalah (Subject Filing System).
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah -masalah
yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
3. Sistem Nomor (Numerical Filing System).
Sistem

nomor

adalah

salah

satu

sistem

penataan

berkas

berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing

atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Menurut Wursanto (1991:
122-141), sistem nomor dibedakan menjadi dua macam:
a. Sistem Numerik Agenda adalah tata cara penyimpanan arsip dengan
mempergunakan

nomor

agenda

surat

masuk/keluar

sebagai

pedoman dalam penyusunannya. Sistem numerik agenda ada

beberapa macam yaitu: filing menurut nomor urut, filing menurut
dua nomor akhir, dan filing menurut tiga nomor akhir.
b. Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey yaitu sistem yang terdiri 10

kelas utama, 100 divisi dan 100 seksi.

4. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

25

urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang
dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat (akan
lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).
5. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.
Peranan SOP mengenai sistem penataan dokumen/arsip yang digunakan
di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan:
1. Penataan dokumen/arsip aktif dan inaktif yang bersifat korespondensi

menggunakan

sistem

subyek

dengan

mempergunakan

klasifikasi dokumen/arsip sebagai dasar penataan.

2. Untuk dokumen/arsip pegawai menggunakan sistem numerik dari nama-

nama karyawan yang di urut berdasarkan nomor pokok pegawai (NPP).

File nasabah menggunakan sistem alfabetis dari nama-nama nasabah yang
di urut secara abjad. Serie naskah dinas menggunakan sistem numerik dari
nomor-nomor surat yang disusun secara urut.
Peranan SOP mengenai prosedur dalam penataan dokumen/arsip aktif
dilakukan dengan cara pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan
tunjuk silang, penyortiran, pelabelan dan penyimpanan dokumen/arsip. Prosedur
penataan dokumen/arsip inaktif penemuan kembali dokumen/arsip dan
peminjaman dokumen/arsip aktif dan inaktif juga di atur didalam SOP.

26

G. Si ste m P e mel i har aan, Per aw atan dan P e ngamanan

Dokumen/Arsip
1. Sistem Pemeliharaan Dokumen/Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003: 110-111), yang dimaksud dengan
pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk
mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Pengaturan ruangan.
Ruang penyimpanan arsip harus:
1. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60-75F, dengan

kelembaban antara 50-60%).

2. Terang (terkena sinar matahari tak langsung).
3. Mempunyai ventilasi yang merata.
4. Terhindar

dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan

sebagainya.
b. Tempat penyimpanan arsip.
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar
ada udara diantara berkas yang disimpan.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip.
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barns di tempat
penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara
berkala.
d. Larangan-larangan.
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:

27

1. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip.

2.Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena
percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).
e. Kebersihan.
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan
pemeliharaan arsip adalah:
a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.

Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas

pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip
suclah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
b. Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi

apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

Peranan SOP mengenai sistem pemeliharaan dokumen/arsip yang d i
lingkungan PT. Bank SUMUT Medan mempunyai ruangan yang
menggunakan dokumen/arsip yang diberi filter untuk menyaring udara.
Ruangan arsip yang terpisah dari ruang kerja lainnya yang berguna untuk
keamanan dan efisiensi kerja suhu/temperatur dan kelembaban udara yang
selalu terjaga karena dilengkapi alat pendingin (AC). Kebersihan ruangan
dokumen/arsip

selalu

terjaga

dari

berbagai

sumber

kerusakan

dokumen/arsip baik yang bersifat biologic (serangga dan sebagainya), kimiawi

(pencemaran udara), maupun fisik.
2. Sistem Perawatan Dokumen/Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003: 112), bermacam-macam cara untuk
mencegah rusaknya arsip, antara lain dengan cara:

28

a. Penggunaan Air Condition.

Dalam

ruangan

penyimpanan,

menyebabkan

kelembaban

dan

kebersihan udara dapat diatur dengan baik.

b. Fumigasi.
Yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi
serangga atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu:
1. Fumigasi untuk seluruh gudang.
2. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip.
3. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip.
4. Fumigasi rutin.

c. Restorasi arsip.
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan
disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara,
yaitu:
1. Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon.
2. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar

plastik.
d. Mikrofilm.
Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan
penggunaan. Ini adalah salah satu cara yang digunakan untuk mencegah
kerusakan arsip.
Peranan SOP mengenai sistem perawatan dokumen/arsip yang di gunakan
di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan adalah dengan menjaga kebersihan,

29

suhu dan kelembaban ruangan pada tingkat yang ideal, tiap bulan tempat
penyimpanan dokumen/arsip disemprot dengan racun serangga, di atas rak
selalu diletakkan kapur barus pada jarak yang berdekatan, setiap ruangan
disediakan alas pemadam api dan setiap saat ruangan harus dikontrol dari
kemungkinan bocor(terutama pada musim hujan). Teknik merawat dokumen/
arsip dapat dilakukan dengan cara menghilangkan asam dan setelah itu
dokumen/arsip yang asamnya sudah dihilangkan direstorasi.
3. Sistem Pengamanan Dokumen/Arsip
Menurut Widjaja (1990: 20), Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang
Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 3, yang berbunyi sebagai berikut:
Tujuan

kearsipan

ialah

untuk

menjami n

keselamatan

bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Menurut Abu Bakar (1997: 92), yang dimaksud pengamanan arsip
adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No.7
tahun 1971 pasal 11, tentang ketentuan pidana:
(1) Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip

sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini

dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh)
tahun.
(2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam

pasal

huruf

Undang-undang

ini,

yang

dengan

sengaja

memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang

30

tidak

berhak

mengetahuinya,

sedangkan

isinya

diwajibkan

merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara

seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh)
tahun.
(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini
adalah kejahatan.
Menurut Sedarmayanti (2003: 109-110), secara fisik, semua arsip harus
diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena
faktor internal dan external.
a. Faktor Internal.
Yang terdiri dari: kualitas kertas, tinta dan bahan perekat yang
bersentuhan dengan kertas.
b. Faktor External.

Yang

dapat

mempengaruhi

kerusakan

terhadap

dokumen/arsip:

lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur.

Dokumen/arsip vital ialah dokumen/arsip yang sangat penting bagi
kelangsungan hidup organisasi sehingga perlu dipelihara secara abadi
selama organisasi yang bersangkutan masih ada. Menurut Sedarmayanti
(2003:111), jenis dokumen/arsip vital adalah:
a. Sertifikat.
b. Akte pendirian perusahaan.
c. Gambar teknik bangunan maupun peralatan.
d. Site plan.
e. Surat-surat berharga/surat-surat kepemilikan obligasi.

31

f. Sertifikat asli deposito.

g. Master database.
h. Sertifikat jaminan/agunan.
Menurut Martono (1994: 84-85), ancaman terhadap dokumen/arsip vital
dapat dibagi dalam 4 kelompok, yaitu:
a. Kerusakan.
Kerusakan terhadap dokumen/arsip (elektronik maupun konvensional) dapat
disebabkan karena perang, bencana alam ataupun akibat kecerobohan
manusia.
b. Hilang.
Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena dicuri,
salah meletakkan dalam penyimpanan, atau karena sebab lain.
c. Pemalsuan.
Disket magnetik, optical disk, magnetik tape, sangat mudah dipalsukan.
Pemalsuan dapat dilakukan dengan pengubahan terhadap informasinya. Apa
yang disebut kena virus adalah termasuk kejahatan arsip komputer.
d. Penyingkapan.
Penyingkapan dokumen/arsip elektronik atau konvensional yang vital dapat
disebabkan karena aktivitas spionase, penyadapan elektronik atau dengan
cara menyuap.
Peranan SOP mengenai sistem pengamanan dokuman/arsip yang di
gunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dari segi kerusakan dengan
menjaga kelembaban udara, menghindari sinar matahari langsung dan menjaga
kebersihan dokumen/arsip. Pengamanan dokumen/arsip vital pada PT. Bank

32

SUMUT Medan dilakukan dengan cara: menyimpan dokumen/arsip vital pada

tempat penyimpanan yang khusus (sejenis brankas), dibuatkan duplikat,
dengan cara alih media baik dalam bentuk back up data dan dokumen asli
berbentuk kertas disimpan pada tempat khusus di Records Center, membatasi
orang

yang

dapat

mengakses dan

menggunakan dokumen/arsip

vital.

Pemeliharaan perawatan dan pengamanan dokumen/arsip inaktif tidak berbeda

pada saat aktif, seperti: terjaga kebersihannya, terjaga dari bahaya yang dapat
merusak fisik dokumen/arsip, terjaga keamanan informasi dokumen/arsip
dan tempat penyimpanan dokumen/arsip diusahakan terkunci.

H. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Dokumen/Arsip

1. Sistem Penyusutan Dokumen/Arsip
Penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah
bertumpuknya/bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Dokumen/arsip yang
tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi
tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap
dokumen/arsip yang mempunyai nilai guna.
Menurut Widjaja (1990:133), berdasarkan Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979 pasal 2 tentang penyusutan arsip,
maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

33

c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Tujuan penyusutan dokumen/arsip:
a.

Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan dokumen/arsip.

b.

Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan.

c.

Menekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan dokumen/arsip

perusahaan.

d.

Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen/arsip jika sewaktu waktu diperlukan.

e. Terjaminnya penyelamatan dokumen/arsip yang bernilai guna dan sebagai

bahan pertanggungjawaban perusahaan.
Menurut Wursanto (1991: 210), jadwal retensi adalah suatu daftar yang
memuat kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat
disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu
daftar yang menunjukkan:
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja)
sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif).
b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip
sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI.
Menurut Sedarmayanti (2003: 103), guna jadwal retensi adalah:
a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif.
b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
d. Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanan.
e. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.

34

Menurut Sedarmayanti (2003: 104-105), yang dimaksud nilai guna arsip

ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pengguna
arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi:
a. Nilai guna primer, meliputi: nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai
guna keuangan, nilai guna ilmiah dan tekonologi.
b. Nilai guna sekunder, meliputi: nilai guna kebuktian dan nilai guna informasi.
Penentuan Nilai Guna Arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk
menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas
pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip lain.
Sebelum dilaksanakan penyusutan terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap
berkas arsip. Setelah itu baru diadakan atau dilaksanakan penyusutan atau
pemindahan arsip. Menurut Sedarmayanti (2003: 106) ada 2 macam Metode
Penyusutan arsip:
a. Metode berkala.
Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam
jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan
berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut.
Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu:
1.

Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu.

2.

Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu.

3.

Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum.

b. Metode berulang-ulang atau terus-menerus.

Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secar a langsung, tanpa
menunggu periode tertentu.

35

Menurut Wursanto (1991: 217-219), pemindahan arsip dari unit

pengolah ke pusat penyimpanan arsip melalui prosedur sebagai berikut:
a. Menyiangi (Weeding).
b. Mempersiapkan Alat-alat.
c. Membuat Daftar.
d. Menyiapkan Daftar atau Surat Isia n Pemi ndahan Ar sip ke Pusat
Penyimpanan Arsip.
e. Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip.
Menurut Sedarmayanti (2003: 107-108), penyerahan dokumen/arsip ke
Arsip Nasional dengan cara:
a. Instansi/kantor membuat daftar arsip yang disusutkan dalam rangkap dua.
b. Menandatangankan daftar tersebut kepada pihak Arsip Nasional sebagai
tanda penyerahan arsip yang disusutkan.
c. Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi/kantor
yang menyerahkan arsip sebagai bukti.
Peranan SOP mengenai asas penyusutan dokuman/arsip yang digunakan
di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan adalah Asas Sentralisasi, dalam hal
penyerahan yang dilakukan sepenuhnya oleh Sekretariat Direksi, dan Asas
Desentralisasi dalam pemindahan atau penyusutan dokumen/arsip dari unit
pengolahan ke unit kearsipan. Pemindahan dokumen/arsip dilakukan dari Unit
Pengolahan ke Unit Kearsipan berdasarkan Jadwal Retensi Dokumen/Arsip
(JRD/JRA) setelah retensinya menjadi inaktif, dengan prosedur pemindahan
dokumen/arsip yang telah diatur. Untuk dokumen/arsip yang memiliki nilai
guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan ke Arsip Nasional Republik

36

Indonesia/Lembaga Kearsipan Daerah berdasarkan prosedur penyerahan.

Kriteria arsip statis yang akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia
dapat berupa arsip permanen instansi yang tidak dipergunakan secara langsung
oleh PT. Bank SUMUT yang perlu diselamatkan untuk kepentingan nasional,
yang terlebih dahulu harus melalui proses penyeleksian dan penilaian.
2. Sistem Pemusnahan Dokumen/Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:103), yang dimaksud dengan pemusnahan
arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang
sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran
tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis,
dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun
bentuknya. Pelaksanaan pemusnahan dokumen/arsip caranya adalah:
a. Instansi/kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.
b. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/persetujuan dari Arsip Nasional,
untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai,
menurut Arsip Nasional.
c. Buat berita acara pemusnahan arsip.
d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah
hal-hal yang tidak diinginkan (contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi dijual)
Peranan SOP mengenai asas pemusnahan dokuman/arsip yang digunakan
di lingkungan PT.- Bank SUMUT Medan adalah Asas Sentralisasi, dalam hal
pemusnahan yang dilakukan sepenuhnya oleh Sekretariat Direksi. Prinsip
pemusnahan dilakukan oleh Unit Kearsipan sedangkan Unit Pengolahan hanya
memusnahkan duplikasi dan non dokumen/non arsip berdasarkan prosedur

37

pemusnahan. Setiap

perusahaan

dapat

melaksanakan

pemusnahan

dokumen/arsip yang :
a. Telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi.
b. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan.
c. Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional.
d. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
e. Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang
masih dalam proses (Pasal 10 Peraturan Pemerintah RI Nomor 87 Tahun
1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan).

38

B A B

I I I

ANAL ISIS DAN E VAL UASI

A.

Analisis Peranan SOP dalam Pengorganisasian dan Penataan

Dokumen/Arsip
Peranan SOP mengenai asas pengelolaan dokumen/arsip yang digunakan

di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan adalah gabungan antara Asas

Sentralisasi dan Asas Desentralisasi. Sentralisasi dalam hal:
1. Pembakuan sistem dan sarana.
2. Pembinaan dan pengendalian sistem (SOP) secara menyeluruh.
3. Pengendalian surat masuk dan surat keluar.
4. Penyimpanan dokumen/arsip inaktif central di masing-masing Kantor Pusat,
Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang.
5. Pemusnahan dan penyerahan dokumen/arsip.
6. Penomoran Surat produk hukum intern (Surat Edaran, Surat Keputusan,
Surat Instruksi).
Desentralisasi dalam hal:
1. Penerimaan dan pengiriman surat melalui faksimile dan e-mail.
2. Penomoran surat selain produk hukum intern (Surat Edaran, Surat
Keputusan, Surat Instruksi).
3. Pengelolaan dokumen/arsip aktif khususnya di Kantor Pusat dan Cabang
Utama.
4. Pemindahan dokumen/arsip inaktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan.
Peranan SOP mengenai organisasi kearsipan di PT. Bank SUMUT terbagi:

39

1. Unit Kearsipan.
Kedudukan Unit Kearsipan di lingkungan PT. Bank SUMUT:
a. Sekretariat Direksi yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan 1.
b. Cabang Utama Medan, Kantor Cabang/Cabang Syariah, Cabang
Pembantu dan Kantor Kas yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan II.
Tugas-tugas Unit Kearsipan I adalah:
a. Melaksanakan pembinaan sistem kearsipan (SOP) secara menyeluruh.
b. Melakukan pencatatan dan pengendalian surat masuk dan keluar.
c. Melakukan penyimpanan dan merawat dokumen/arsip inaktif (di
Records Centre/Pusat arsip) dari seluruh Unit Pengolahan.
d. Melakukan Pelayanan Peminjaman dokumen/arsip inaktif.
e. Melakukan penyerahan dokumen/arsip statis ke Arsip Nasional Republik
Indonesia/Lembaga Kearsipan Daerah.
f. Membimbing tenaga pelaksana kearsipan di lingkungan unit
pengolahan.
g. Mengusulkan kepada Direksi pemusnahan dokumen/arsip inaktif
dari seluruh unit pengolahan berdasarkan jadwal retensi.
Tugas-tugas Unit Kearsipan II adalah:
a. Melaksanakan pembinaan sistem kearsipan intern pada unitmya (cabang).
b. Menyimpan dokumen/arsip inaktif sesuai jadwal retensi ke Records
Center/Pusat Arsip masing-masing cabang.
c. Melakukan pengendalian surat masuk dan keluar.
2. Unit Pengolahan.
Susunan Unit Pengolahan di lingkungan PT. Bank SUMUT terdiri dari

40

Pimpinan Unit Pengolahan, Pelaksana Unit Pengolahan, dan Tata Usaha

Unit pengolahan.
Tugas-tugas Pimpinan Unit Pengolahan:
a.

Memberikan arahan melalui lembar disposisi.

b.

Menandatangani surat yang menjadi kewenangannya.

Tugas-tugas Pelaksana Unit Pengolahan:

a.

Memproses surat masuk dan keluar.

b.

Menyimpan berkas kerja yang masih dalam proses.

c.

Memberikan perintah simpan pada berkas yang telah selesai proses.

Tugas-tugas Tata Usaha Unit Pengolahan:

a.

Mencatat surat masuk dan keluar pada buku agenda atau ekspedisi.

b.

Melengkapi surat masuk dengan lembar disposisi untuk disampaikan

kepada pimpinan unit pengolahan.

c.

Menyimpan disposisi lembar kedua.

d.

Menyampaikan dan melayani peminjaman dokumen/arsip aktif.

e.

Melakukan pemindahan dokumen/arsip inaktif ke records center/pusat

arsip.
Analisis peranan SOP dalam pengorganisasian dokumen/arsip merupakan

suatu analisis yang digunakan untuk melihat seberapa besar peran SOP dalam
pengorganisasian dokumen/arsip.
Sebelum diimplementasikannya sistem pengarsipan sesuai dengan
ketentuan arsip nasional, sistem pengorganisasian dokumen/arsip pada seluruh
unit operasional PT. Bank SUMUT terdokumentasi belum memenuhi standar
pengarsipan.

41

Melihat kebutuhan tersebut, maka pada tahun 2005, PT. Bank SUMUT
bekerjasama dengan PT. Arsip Nasional RI untuk melakukan pengorganisasian
dokumen/arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pada tahap awal
dilakukan pengorganisasian dokumen/arsip di Kantor Pusat PT. Bank SUMUT
yaitu di Pusat Arsip yang berlokasi dilantai IV gedung PT. Bank SUMUT.
Tindaklanjut dari kegiatan tersebut, terbitan suatu Standar Operasional Prosedur
(SOP) tentang Pengelolaan Dokumen/Arsip. Selanjutnya dilakukan pendidikan
dan pelatihan bagi petugas di unit operasional tentang pengorganisasian arsip.
Pada awal tahun 2006 dimulailah pengimplementasian penataan
dokumen arsip pada kantor cabang PT. Bank SUMUT. Pada proses
implementasi tersebut petugas unit operasional yang telah diberikan pelatihan
dilibatkan secara langsung pada proses penataan ruang arsip sampai pada
pengorganisasian arsip.
Sampai saat penulis melakukan PKL di PT. Bank SUMUT Cabang
Utama Medan, penulis melihat secara langsung bagaimana penataan,
pengorgansasian

dokumen/arsip

yang

dilakukan

berdasarkan

Standar

Operasional Prosedur (SOP).

PT. Bank SUMUT merupakan Bank Daerah yang pada 5(lima) tahun
terakhir

mengalami

pertumbuhan

yang

sangat

pesat.

Seiring

dengan

pertumbuhan tersebut berbanding lurus dengan kebutuhan pegawai yang tinggi.

Dengan dibukanya unit-unit operasional tentu saja menyebabkan terjadinya
mutasi karyawan. Hal ini secara tidak langsung mempunyai imbas bagi
pengorganisasian arsip. Yang menjadi kekhawatiran adalah jika petugas yang
selama ini melakukan pengorganisasian dokumen/arsip terkena mutasi

42

karyawan, maka siapa yang melakukan pengorganisasian dokumen/arsip

selanjutnya? Apakah dapat dipastikan pengorganisasian tersebut telah berjalan
sesuai dengan SOP yang berlaku?
B. Analisis Peranan SOP dalam Pengurusan Surat-Surat
Peranan SOP mengenai asas pengurusan surat di PT. Bank SUMUT
Medan untuk surat masuk dan surat keluar adalah gabungan antara Asas
Sentralisasi dan Asas Desentralisasi. Sentralisasi dalam hal penerimaan,
pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat serta desentralisasi dalam hal
penomoran surat keluar baik ekstern maupun intern yang dilakukan oleh
masing-masing divisi kecuali untuk produk ketentuan intern dilakukan oleh
Sekretariat Direksi (sentral). Tujuan pengurusan surat di PT. Bank SUMUT
Medan adalah:
1. Menyampaikan informasi (surat) secara cepat, tepat dan aman ke tempat
tujuan alamat surat.
2. Adanya efisiensi.
Peranan SOP mengenai sarana pengurusan surat:
1. Surat masuk ekstern dan intern.
a.

Buku agenda/ekspedisi surat masuk.

b. Buku pengendalian Faksimile dan E-mail di unit pengolahan.

c.

Lembar disposisi.
Lembar disposisi dipergunakan untuk memberikan arahan, instruksi,
perintah, persetujuan dari atasan kepada bawahan.
2. Surat keluar ekstern dan intern.

a. Buku agenda/ekspedisi surat keluar.

43

b. Buku pengendalian Faksimile dan E-mail surat keluar.

Peranan SOP mengenai prosedur pengurusan surat masuk:
1. Di Unit Kearsipan.
a. Penerimaan Surat, meliputi:
1) Memeriksa kebenaran alamat Surat.
2) Memilah/mensortir surat antara surat dinas, surat pribadi maupun
surat yang salah alamat, terhadap surat pribadi diteruskan kepada
t uj ua n t a np a di c at a t d a n t e r ha da p su r a t ya n g sa l a h al a ma t
dikembalikan.
3) Menggolongkan surat antara surat tertutup (rahasi a) dan
surat terbuka yang akan ditujukan ke Unit Pengolahan.
4) Membuka amplop untuk surat terbuka yang ditujukan kepada
Unit Pengolahan.
5) Memeriksa kelengkapan dan keutuhan surat serta membuat
catatan pada balik surat dengan pencil, apabila terdapat kekurangan
surat.
6)

Membubuhkan Stempel waktu penerimaan surat pada:

a)

Amplop untuk surat tertutup.

b)

Halaman belakang untuk surat terbuka.

7) Membaca keseluruhan isi surat terbuka untuk menentukan Unit

Pengolahan.
8) Surat yang memerlukan kebijakan di sampaikan kepada Direksi
di Kantor Pusat, kepada Pemimpin Cabang di Cabang Utama
Medan/ Kantor Cabang/Cabang Syariah/Cabang Pembantu serta.

44

Kepala Kantor Kas di Kantor Kas.

b. Pencatatan/Pengendalian Surat, meliputi:
1) Mencatat surat terbuka atau yang tertutup/rahasia pada buku agenda
sesuai kolom isian.
2)Menyampaikan surat yang telah dicatat kepada Unit Pengolahan atau kepada pimpinan beserta buku agenda yang sekaligus berfungsi
sebagai buku ekspedisi.
3)Menerima kembali buku agenda yang telah diparaf oleh unit
pengolahan sebagai bukti bahwa Surat telah diterima.

2. Di Unit Pengolahan.
a. Sekretaris/Pegawai yang ditunjuk sebagai pengelola kearsipan di Unit
Pengolahan.
1) Menerima Surat dari Unit Kearsipan atau unit kerja lain untuk
surat intern beserta buku agenda.
2) Memeriksa kelengkapan surat dan kebenaran Unit Pengolahan
yang dituju.
3)

Membubuhkan paraf tanda terima pada buku agenda.

4)

Menyerahkan buku agenda yang telah diparaf kepada Unit

Kearsipan atau unit kerja lain yang mengirim surat intern.

5) Menyerahkan surat beserta Lembar Disposisi rangkap 2

kepada Pimpinan Pengolah (apabila surat tersebut memerlukan
tindak lanjut).
6)

Menerima kembali surat dan Lembar Disposisi rangkap 2 yang

45

telah di disposisi pimpinan.

b. Pelaksana Pengolahan.
1) Menerima Surat dan Lembar Disposisi rangkap 2.
2) Memberi paraf
Lembar

Lembar

Disposisi dan menyerahkan

Disposisi lembar kedua kepada Sekretaris Unit

Pengolahan.
3) Memproses surat sesuai disposisi pimpinan.
Peranan SOP mengenai prosedur pengurusan surat keluar:
1. Di Unit Kearsipan.
a. Menerima surat yang akan dikirim setelah diberi nomor surat:
1) Kantor Pusat oleh Sekretariat Direksi.
2) Cabang Utama oleh Seksi Umum, Bagian Operasional.
3) Kantor Cabang/Cabang Syariah/Cabang Pembantu oleh Seksi
Operasional.
4) Kantor Kas oleh Wakil Kepala Kantor Kas.
b.

Menerima surat yang selanjutnya membubuhkan paraf pada buku agenda

untuk disampaikan kembali kepada unit pengolahan.

c.

Mengirimkan surat keluar ke alamat yang dituju.

2. Di Unit Pengolahan.
a.

Surat yang merupakan jawaban atau tindak lanjut atau karena adanya
fungsi dari instansi di konsep oleh pelaksana pengolah.

b.

Konsep diketik oleh Unit Pengolahan (Sekretaris/Staf Administrasi)

untuk disampaikan kepada Pimpinan (Kepala Divisi, Direksi atau
Direktur Utama) untuk ditandatangani, rangkap 2 (dua).

46

c.

Unit Pengolahan mencatat pada Buku Agenda dan pemberian nomor

oleh masing-masing divisi, kecuali surat produk hukum intern.

d.

Surat beserta Buku Agenda disampaikan ke Unit Kearsipan untuk di

paraf.

e.

Surat pertinggal dan Buku Agenda yang telah di paraf oleh Unit
Kearsipan disampaikan kembali ke Unit Pengolahan.

f.

Konsep surat dan pertinggal diserahkan kepada pelaksana Unit

Pengolahan untuk disimpan.
Analisa terhadap peranan SOP dalam pengurusan surat-surat hanya untuk

melihat apakah sistem yang berjalan saat ini dapat mempermudah pekerjaan
dalam mendokumentasikan, mencari dan lain sebagainya tentang surat-surat
tersebut.
Sistem pengorganisasian surat-menyurat yang berjalan saat ini pada PT.
Bank SUMUT telah terorganisasi dengan baik. Namun, masih terdapat celah
yang sangat membuat pusing petugas ketika harus mencari sebuah surat yang
tanggal surat tersebut pada tahun sebelumnya. Hal ini tentu saja membutuhkan
waktu yang tidak sedikit untuk mendapatkan surat tersebut.
C. Evaluasi atas Pengorganisasian, Penataan Dokumen/Arsip dan SuratSurat
Melihat

permasalahan

yang

terjadi

pada

uraian

terdahulu,

penulis

mengevaluasi bahwasanya kekhawatiran yang dimungkinkan dapat terjadi dapat

diminimalisir dengan :
a.

Untuk permasalahan pengorganisasian, penataan dokumen/arsip, yaitu :

i.

Petugas di unit operasional dapat memberikan pelatihan kepada rekan-

47

rekan pegawai di unit tersebut tentang bagaimana pengorganisasian

dan penataan arsip yang sesuai dengan SOP yang berlaku sehingga
siapapun yang ditugaskan untuk melakukan pengoraganisasian dan
penataan arsip tidak terkendala .
ii.

Sekretariat Direksi yang bertanggung jawab secara langsung tentang

pengorganisasian surat hendaknya dapat mengawasi pengorganisasian,
penataan dokumen arsip dengan dilakukannya kunjungan ke unit
operasional untuk melakukan pengecekan langsung.

b.
i.

Untuk permasalahan pengurusan surat-surat , yaitu :

Sudah sepatutnya PT. Bank SUMUT melakukan pencatatan dan
dokumentasi surat-surat menggunakan sebuah sistem. Dengan
kemajuan teknologi saat ini, sistem dokumentasi yang masih
dilakukan secara manual sudah dapat dihilangkan. Dengan sistem
pencatatan secara digital proses pencatatan dan pencarian surat-surat
akan berlangsung dengan cepat.

ii.

Penggunaan sistem databases sebagai sarana penyimpanan surat-surat

akan memudahkan dalam pencarian surat dan meminimalkan tempat
untuk penyimpanan berkas-berkas surat.

48

B A B

I V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Dari penelitian yang telah dilakukan penulis dan dari uraian pada bab yang
terdahulu, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip yang
telah ditetapkan oleh PT. Bank SUMUT Medan telah dilaksanakan dengan
baik oleh setiap Unit Kearsipan dan Unit Pengolahan yang ditunjuk.
2. Peranan SOP mengenai asas pengorganisasian pengelolaan dokumen/arsip
yang digunakan di lingkungan PT.Bank SUMUT Medan adalah gabungan
antara Asas Sentralisasi dan Desentralisasi. Organisasi kearsipannya terbagi
atas: Unit Kearsipan dan Unit Pengolahan.
3. Peranan SOP mengenai asas pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan
untuk surat masuk dan surat keluar adalah gabungan antara Asas Sentralisasi
dan Asas Desentralisasi.
4. Peranan SOP mengenai sistem penataan yang digunakan di PT. Bank
SUMUT Medan adalah sistem subyek dengan mempergunakan klasifikasi
dokumen/arsip sebagai dasar penataan. Untuk dokumen/arsip pegawai/
karyawan menggunakan sistem numerik dari nama-nama karyawan yang di
urut berdasar Nomor Pokok Pegawai (NPP). File nasabah menggunakan
sistem alfabetis dari nama-nama nasabah yang di urut secara abjad. Serie
naskah dinas menggunakan sistem numerik dari nomor-nomor Surat yang
disusun secara urut. Sistem ini telah sesuai dengan lingkungan perusahaan

49

sebagai suatu perusahaan besar.

5. Sistem pemeliharaan, perawatan dan pengamanan dokumen/arsip dilakukan
dengan berbagai prosedur dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh SOP.
6. Sistem penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip dilakukan secara
periodik dan terprogram, atas persetujuan Pimpinan Unit Kearsipan dan
Direksi, dilaksanakan oleh tim khusus dan dilihat oleh beberapa saksi yang
telah ditentukan, serta menurut prosedur dan ketentuan yang telah ditetapkan
oleh SOP.

B. Saran
Dari penelitian yang telah dilakukan, maka penulis memberikan saran
yang mungkin berguna:
Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip yang telah
ditetapkan oleh PT. Bank SUMUT Medan telah dilaksanakan dengan baik oleh
setiap Unit Kearsipan dan Unit Pengolahan yang ditunjuk, dan inilah yang harus
tetap terus dipertahankan oleh PT. Bank SUMUT Medan.

50

DAFTAR PUSTAKA

Wursanto, Ig. 1991, Kearsipan 1, Kanisus, Yogyakarta.

Wursanto, Ig. 1991, Kearsipan 2, Kanisus, Yogyakarta.
Abu Bakar, Hadi , 1997, Cara-cara Pengelolaan Kearsipan Yang Praktis dan

Efisien, Djambatan, Jakarta.

Martono, Boedi, 1994, Penyusutan dan Pengamatan Arsip Vital dalam
Menajemen Kearsipan, Pustaka Seminar Harapan, Jakarta.
Martono, Boedi, 1994, Penataan Berkas dalam Menajemen, Pustaka Seminar
Harapan, Jakarta.
PT. Bank Sumut, 2005, Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan
Dokumen/Arsip, PT. Bank SUMUT, Medan.
Widjaja, A.W, 1990, Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan
Republik Indonesia, Rajawali Pers, Jakarta.
Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern,
Manjur Maju, Bandung.s
Sulaiman, M; Hadiwardoyo, Sauki; Sitompul, Binner; Irawan, Mustari; Anton,
Rudi; Gunarto, Iman; Yuniarti, F; Sujono . 1999. Aukisisi Nasional Arsip
Orde Baru dan Kabinet Reformasi. Modul, Arsip Nasional Republik
Indonesia, Jakarta.

51