KERANGKA ACUAN

(TERM OF REFERENCE)

TAHUN ANGGARAN 2013

PENGADAAN PROGRAM
SISTEM MANAJEMEN PERJALANAN DINAS
A. LATAR BELAKANG

Dalam rangka mendukung program Pemerintah untuk mewujudkan

good governance dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan serta
fungsi pengawasan melekat maka pengelolaan akan data suatu perjalanan
dinas para pegawai atau pejabat perlu diselenggarakan secara
profesional, transparan dan akuntabel sesuai dengan aturan pokok yang
telah ditetapkan dalam peraturan pemerintah.

Fungsi pengawasan melekat yang merupakan salah satu fungsi yang ada
dalam pelaksanaan Anggaran Belanja Negara dan Pembangunan yang
melekat pada tiap-tiap Satuan Kerja pada pelaksanaan tugas
pemerintahan. Dalam menjalankan fungsi tersebut tentunya dibutuhkan
informasi yang selalu up to date atas pelaksanaan pencairan APBN yang
dilaksanakan oleh Satuan Kerja. Sebagai wujud pelaksanaan pengawasan
melekat maka informasi atau data yang terkait dengan perjalanan dinas
para pegawai atau pejabat pada satuan kerja tentunya harus dapat
diakses oleh pihak manajemen Satuan Kerja dan atau masyarakat untuk
mengetahui sejauh mana pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Dengan mengacu kepada peraturan pemerintah dalam hal ini Peraturan

Menteri Keuangan Republik Indonesia yang mengatur tentang Perjalanan
Dinas untuk pejabat dan pegawai pemerintah dimana peraturan yang
dipakai adalah Peraturan Menteri Keuangan No. 113/PMK.05/2012 dan
perhitungan komponen biaya perjalanan dinas didasarkan pada Peraturan
Menteri Keuangan No. 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun
Anggaran 2013 serta peraturan-peraturan lain yang telah diubah dan
disesuaikan, maka dibuat suatu aplikasi Sistem Manajemen Perjalanan
Dinas Pemerintah yang merupakan sebuah program komputer untuk
mendukung dan mempermudah satuan kerja dalam melakukan
penatausahaan serta pelaporan pertanggungjawaban atas pengelolaan
dan penatausahaan atas kegiatan perjalanan tersebut.

B. TUJUAN

Tujuan dari pembuatan sistem aplikasi Sistem Manajemen

Perjalanan Dinas Pemerintah adalah untuk mempermudah pengelolaan
dan pengawasan atas kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh pejabat
atau pegawai pada satuan kerja yang secara terperinci dapat dijelaskan
sebagai berikut :

1. Administrasi menjadi mudah.

Dengan adanya Sistem Manajemen Perjalanan Dinas yang memuat
data pegawai serta data kegiatan perjalanan dinas, dapat membantu
dalam menyusun administrasi dokumen-dokumen pendukung dalam
kegiatan perjalanan dinas.

2. Penatausahaan dokumen menjadi lebih cepat.

Penyusunan dokumen-dokumen pendukung dalam kegiatan perjalanan
dinas yang dapat dicetak dari aplikasi Sistem Manajemen Perjalanan
 Dinas, diharapkan dapat mempercepat proses penatausahaan
dokumen perjalanan dinas menjadi lebih cepat.

3. Perhitungan komponen biaya perjalanan dinas menjadi lebih akurat.

Dengan adanya data referensi yang mengacu pada Peraturan Menteri
Keuangan No. 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun
Anggaran 2013, program aplikasi Sistem Manajemen Perjalanan Dinas
dapat membantu dalam penyusunan komponen biaya perjalanan dinas
dengan perhitungan yang lebih akurat.

4. Percepatan pelaporan.
Dengan adanya data yang lebih spesifik dipadukan dengan data unit
pengelola/unit organisasi dari Satuan Kerja/Instansi serta adanya fitur-
fitur yang mendukung proses penatausahaan perjalanan dinas pada
satuan kerja, diharapkan dengan berjalannya program aplikasi Sistem
Manajemen Perjalanan Dinas Pemerintah ini dapat mempercepat
dalam penyajian laporan .

5. Meningkatkan kinerja instansi.

Penggunaan program aplikasi Sistem Manajemen Perjalanan Dinas
Pemerintah ini juga ditujukan untuk meningkatkan kinerja instansi
karena proses pengelolaan yang dapat dilakukan dengan cepat
tentunya akan mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
instansi. Dengan adanya standardisasi pada pengelolaan perjalanan
dinas pejabat atau pegawai maka pengawasan terhadap kinerja dan
pemeriksaan atas dokumen transaksi dapat dilakukan dengan lebih
mudah.

C. KEBUTUHAN PENGGUNA.

Program aplikasi Sistem Manajemen Perjalanan Dinas ini dibuat

dengan menggunakan bahasa program PHP 5.0 dengan Client Browser
dapat menggunakan Mozilla Firefox atau Google Chrome sehingga lebih
mudah untuk dioperasikan oleh siapa saja (user friendly).
Proses yang harus dilakukan dalam program Sistem Manajemen
Perjalanan Dinas Pemerintahyang berkaitan dengan penatausahaan dan
pengelolaan data bagi para pejabat atau pegawai yang melaksanakan
perjalanan adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan Data Referensi Pegawai.
2. Input data rencana kegiatan perjalanan dinas.
3. Input data komponen biaya dari setiap pegawai dalam rencana
kegiatan perjalanan dinas.

D. DATA KELUARAN (LAPORAN).

Dengan adanya data referensi dan input data rencana perjalanan dinas
serta input data komponen biaya, Program aplikasi Sistem Manajemen
Perjalanan Dinas ini dapat membantu pembuatan beberapa dokumen dan
laporan pendukung kegiatan perjalanan dinas, diantaranya sebagai
berikut :
1. Pembuatan Surat Tugas.
2. Pembuatan Kuitansi Perjalanan Dinas
3. Pembuatan Daftar Nominatif.
4. Pembuatan Laporan
Laporan- laporan yang dihasilkan oleh program aplikasi Sistem
Manajemen Perjalanan Dinas Pemerintah ini diharapkan dapat
menyajikan data-data :
a. Laporan Monitoring dari kegiatan perjalanan dinas.
b. Laporan Monitoring dari setiap pejabat/pegawai yang telah
melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.

E. PEMAKAI

Beberapa pihak yang berkepentingan dan kemungkinan akan

sangat terbantu dengan adanya program aplikasi sistem Manajemen
Perjalanan Dinas Pemerintah ini antara lain :

1. Internal : Manajeman dari Satuan Kerja/Insatansi Pemerintah

2. Eksternal : Pemakai laporan

3. Eksternal : Pemeriksa Fungsional

Pemeriksa Fungsional dapat berupa Inspektorat Jenderal maupun BPK
yang akan sangat terbantu dengan adanya suatu program aplikasi
yang menghasilkan data penatausahaan tentang perjalanan dinas yang
dilakukan oleh pejabat atau pegawai yang akurat dan lengkap.

F. PERANGKAT LUNAK YANG DIGUNAKAN

1. Server Operating System : Windows Server/
2. Server Application : Apache 2.2
3. Programming Language : PHP 5.0
4. Database Server : My SQL Server 5.0
5. Development Tools : Macromedia Dreamweaver 8
6. Database Administrator : Navicat 8
7. Browser Client : Mozilla Firefox, Google Chrome