PROPOSAL APLIKASI SPPD JMTO

Latar Belakang

Dalam rangka penyelenggaraan operasional perusahaan dalam meningkatkan

pelayanan mutu perusahaan serta dalam penyelenggaraan tugas-tugas perusahaan
maka pengelolaan keuangan nya perlu diselenggarakan secara professional, transparan
dan akuntabel sesuai dengan aturan pokok yang telah di tetapkan dalam perusahaan.

Dengan mengacu kepada peraturan perusahaan, tentang perjalanan dinas maka

sebagai acuan perhitungan nya maka di buat suatu aplikasi system perjalanan dinas,
yang merupakan program aplikasi computer untuk mendukung dan mempermudah unit
kerja untuk melakukan pencatatan serta pelaporan pertanggung jawaban atas
pelaksanaan perjalanan dinas

Titik sentral aplikasi perjalanan dinas ini adalah pengawasan perjalanan dinas
yang dilakukan oleh para karyawan sehingga tidak terjadi lagi perjalanan dinas yang
tumpang tindih pada satuan kerja.

Aplikasi perjalanan dinas ini di bangun berbasis web atau biasa di sebut web
based programming.

Tujuan

Tujuan dari pembuatan system aplikasi perjalanan dinas ini adalah untuk
mempermudah pengelolaan dan pengawasan perjalanan pada unit kerja yang secara
terperinci dapat di jelaskan sebagai berikut :

1. Pembuatan surat tugas lebih teratur

Dengan menggunakan program aplikasi perjalanan dinas ini maka untuk
pembuatan surat tugas untuk keperluan perjalanan dinas yang dilakukan oleh
pegawai ataupun pejabat menjadi lebih terarur dan tertib sehingga diharapkan
tidak terjadi lagi penomoran surat tugas yang sama untuk perjalanan.
2. Akurasi data perjalanan
Akurasi data perjalanan di sini dimaksudkan adalah setiap pegawai atau
pejabat yang melakukan perjalanan tidak mungkin lagi di buatkan surat tugas atau
melakukan perjalanan pada hari yang sudah ditetapkan pada surat tugas sehingga
harus menunggu sampai perjalanan sebelumnya selesai, sehingga tidak
dimungkinkan seseorang melaksanakan perjalanan ke dua tempat yang berbeda
pada hari yang sama.
3. Administrasi data lebih informatif
Dengan menggunakan program aplikasi perjalanan dinas maka diharapkan
dengan output yang dihasilkan dari aplikasi maka administrasi data yang di lihat
lebih informatif karena menggambarkan beberapa uraian – uraian yang diperlukan
oleh pengguna maupun pemakai data.

4. Keseragaman dalam bentuk

Melalui program aplikasi perjalanan dinas ini dipastikan bahwa bentuk-
bentuk laporan atau output yang akan dipergunakan oleh satuan kerja dalam
pengadministrasian semua kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh para pegawai
maupun pejabat pada instansi tersebut menjadi lebih seragam.

5. Rekonsiliasi data lebih mudah

Penggunaan program aplikasi perjalanan dinas ditujukan juga untuk
mempermudah pada saat rekonsiliasi, dengan hasil laporan yang selalu up to date
dan otomatis atas data-data perjalanan yang dilaksanakan oleh pegawai yang ada
pada satuan kerja tersebut hingga data kebenaran data akan selalu terpelihara.

6. Monitoring Data Perjalanan dinas

Dengan penggunaan aplikasi perjalanan dinas ini maka dipastikan untuk
kegiatan monitoring atas kegiatan perjalanan ataupun orang yang melaksanakan
perjalanan dapat di monitor setiap saat sesuai keinginan yang diharapkan oleh
pengguna.
7. Meningkatkan kinerja instansi
Penggunaan program apliasi perjalanan dinas ini juga akan ditujukan untuk
meningkatkan kinerja instansi karena proses pengelolaan kegiatan perjalanan
yang dapat dilakukan dengan cepat tenteunya akan mendukung kegiatan –
kegiatan yang dilakukan oleh instansi menurut prinsip anggaran basis kinerja
(performance budgeting system), dengan adanya standarisasi pada kegiatan
perjalanan dinas maka pengawasan terhadap kinerja dan pemeriksaan atas
dokumen transaksi dapat dilakukan dengan lebih mudah, apalagi ini dilengkapi
dengan system backup dan restore data yang akan meningkatkan kinerja melalui
pendelegasian wewenang beberapa pekerjaan terkait dengan perjalanan dinas
kepada instansi vertical di bawahnya dengan tetap mengawasi berdasarkan data
masukuan yang dikirimkan mereka.

Sekilas Program Aplikasi SPPD

Program aplikasi Perjalanan Dinas merupakan aplikasi yang berflatform web

atau yang biasa dikenal dengan Web Base Application ini dibuat dengan
menggunakan bahasa program PHP dengan database menggunakan My SQL
sebagai database dan supporting program menggunakan Dream Weaver dan
Database Administrator menggunakan Sql Yog Enterprises dengan OS Windows
sehingga lebih mudah untuk dioperasikan oleh siapa saja (user friendly).
Proses yang harus dilakukan dalam program aplikasi perjalanan dinas ini yang
berkaitan dengan pengelolaan kegiatan perjalanan dinas adalah sebagai berikut :

1. Data transaksi perjalanan untuk setiap orang yang melakukan perjalanan

harus di input, sehingga ini dapat menjadi dasar untuk aplikasi untuk
melakukan penomoran maupun penguncian nama pegawai yang
melakukan perjalanan sehingga orang tersebut selesai.
 2. Setelah entry data bukti transaksi maka dilakukan pencetakan SPD,
sebelum mencetak SPD maka perlu melengkapi beberapa data yang
berkaitan dengan SPD tersebut

3. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi Perjalanan Dinas dapat berupa

daftar nominatif, kuitansi, daftar pengeluaran riil, spd rampung dan
bentuk monitoring untuk orang yang melakukan perjalanan.

4. Rekap tunjangan SPD akan terkoneksi dengan aplikasi HRMS SDM untuk
dilakukan perhitungan pajak.

OUTPUT APLIKASI

Beberapa output aplikasi Perjalanan Dinas antara lain:

 Surat Tugas
 Surat Perjalanan Dinas
 Kuitansi
 Daftar Nominatif
 Daftar Pengeluaran Riil
 Daftar Pengeluaran Riil