Standard Operating Procedure

PEMUSNAHAN ARSIP

BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN

UNIVERSITASBRAWIJAYA
MALANG
2017
 LEMBAR IDENTIFIKASI

UN10/B20/HK.01.02.a/39
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
19 Oktober 2017
2
PEMUSNAHAN ARSIP
4 Halaman

PEMBERKASAN ARSIP

Penanggungjawab
Proses Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Wulan Widhiatma, S.AB Staf Tata Usaha 19 Oktober 2017

Kasubbag TU dan 19 Oktober 2017

2. Pemeriksaan Benny Widodo, SH, MH
Protokoler
19 Oktober 2017
3. Persetujuan Dra. Rosadah Agustin Kabag Umum
Syarief, M.AB dan HTL

Ka. Biro Umum 19 Oktober 2017

4. Penetapan Drs. Syarif Utomo, MM
dan Kepegawaian
19 Oktober 2017
5. Pengendalian Dra. Rosadah Agustin Kabag Umum
Syarief, M.AB dan HTL

i
 DAFTAR ISI

Lembar Identifikasi -----------------------------------------------------------------------------i

Daftar Isi ---------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan -------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ------------------------------------------------- 1

C. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------ 1

D. Urutan Prosedur--------------------------------------------------------------------------- 1

E. Bagan Alir ---------------------------------------------------------------------------------- 2

F. Referensi ------------------------------------------------------------------------------------ 3

ii
A. Tujuan :
Adanya pedoman baku tentang sistematika proses pemusnahan arsip yang
dianggap kedaluarsa (inaktif) dan tidak mungkin diperlukan lagi.

B. Ruang Lingkup :
Arsip yang sudah kedaluarsa dan dinilai tidak mempunyai nilai guna, harus
dimusnahkan berdasarkan asas keamanan.

C. Definisi :
Arsip : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No.
43 Tahun 2009 psl 1)
Daftar Pertelaan Arsip : adalah daftar yang berisi tentang masalah surat, tahun
surat, jumlah dan jenis fisik yang dilengkapi dengan fungsi arsip, sebagai bahan
pertimbangan untuk pemusnahan arsip.
Pemusnahan Arsip : adalah kegiatan penghapusan arsip/dokumen yang sudah
dianggap kedaluarsa berdasarkan UU No. 7 Tahun 1971 dan sesuai dengan Berita
Acara Pemusnahan Arsip.

D. Garis Besar Prosedur :

 Kaur/Bagian Kearsipan meneliti dan mengklasifikasi jenis-jenis arsip yang
kedaluarsa dan tidak mungkin diperlukan lagi disuatu saat.
 Kaur/Bagian Kearsipan mencatat arsip yang sudah kedaluarsa kepada
Kasubbag Tata Usaha dan Protokol untuk diteruskan kepada pimpinan.
 Kaur/Bagian Kearsipan membuat laporan daftar arsip yang sudah
kedaluarsa kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokol untuk diteruskan
kepada pimpinan.
 Kasubbag Tata Usaha dan Protokol mengajukan permohonan untuk
dibuatkan Surat Penghapusan Arsip oleh Kepala Biro Umum dan
Kepegawaian atas Persetujuan Kepala Bagian Umum, HTL, kepada Pimpinan.
 Kepala Biro Umum dan Kepegawaian mengajukan permohonan Pemusnahan
Arsip kepada Rektor/Wakil Rektor II.

1
  Rektor membentuk Panitia Pemusnahan arsip dengan menerbitkan
Keputusan Rektor.
 Pelaksanaan Pemusnahan Arsip secara dibakar atau dengan cara lain dan
disaksikan oleh para pimpinan. Pejabat Kepolisian dan Pejabat dari ANRI.
 Kepala Biro Umum dan Kepegawaian membuat Berita Acara Pemusnahan
Arsip yang disahkan /ditandatangani oleh Ketua Panitia diketahui oleh
Rektor dan saksi-saksi.

E. Bagan Alir

mulai

Klarifikasi Arsip Daftar Pertelaan

Kaur/Bagian Kearsipan
Inaktif dalam Daftar Arsip
Pertelaan (1 Minggu)

Melaporkan kpd atasan Daftar Pertelaan

untuk mengusulkan
Kaur/Bagian Kearsipan Arsip
pemusnahan arsip (10
Menit)

Mengusulkan Daftar Pertelaan

Kabag. Umum, HTL /Ka. BUK pemusnahan arsip Arsip
inaktif (10 Menit)

Menyetujui dan
SK Panitia
membentuk Panitia
Rektor Pemusnahan
Pemusnahan Arsip
Arsip
(15 menit)

Mempersiapkan
peralatan dan Dokumen Arsip
Panitia/Ka.BUK dokumen arsip yang Inaktif
akan dimusnahkan
(2 Hari)

Melaksanakan
Berita Acara
Panitia/Ka.BUK pemusnahan arsip,
Pelaksanaan
dan membuat Berita
Acara Pelaksanaan Pemusnahan
(2 Hari)

Selesai

2
F. Referensi :
 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.
 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
 Peraturan PemerintahNomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Surat
Edaran No. : SE/01/1981).
 Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 0623/U/1985 tentang Pola
Klasifikasi Kearsipan.
 Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata
Naskah Dinas.