JOB DESCRIPTION

PANITIA PELAKSANA
WEBINAR DAN CALL FOR PAPER

KETUA PELAKSANA
Mengatur dan mempersiapkan segala keperluan untuk mensukseskan acara tersebut

Seksi Kesekretariatan
• Membuat proposal kegiatan. Mencatat nama dan NIM seluruh panitia. Meminta anggaran
dana yang jelas dari setiap sie.
• Meminta bantuan sie humas mengenai surat tugas untuk reviewer dan pemateri.
• Membuat daftar hadir panitia dan peserta yang berkoordinasi dengan sie Pemakalah
• Pada waktu hari H menyiapkan notulensi
• Membuat berita acara
• Persiapan pembuatan LPJ
• Pembuatan LPJ maksimal 1 minggu setelah kegiatan
• Membuat surat permohonan materi dan reviewer
• Merekap peserta seminar terkait sertifikat peserta seminar

SIE ACARA
• Menyusun TOR dan kronologis acara dan segera dikoordinasikan dengan seluruh panitia.
• Membuat / mengkoordinir acara pra hari H untuk panitia,
• Koordinasi dengan sie lain :
o Sie Humas, koordinasi berhubungan dengan pemateri dan reviewer
o Sie Kesekret, berhubungan dengan rundown acara, curriculum vitae pemateri dan
moderator
• Memilih Moderator, yang sebelumnya dikonsultasikan
• Memilih MC dan menjelaskan konsep acara (Formal, semi formal atau informal).
• Mengadakan gladi bersih untuk memudahkan pelaksanaan pada hari H.
• Briefing/koordinasi terakhir sebelum acara dilaksanakan dan memastikan panitia lain tahu
jika ada perubahan–perubahan baru mengenai pelaksaan acara.

SIE DEKDOK
• Menyiapkan desain untuk publikasi, pamflet, name tag panitia, sertifikat, dan desain cover
prosiding
• Mendokumentasikan selama acara
• Memastikan dan membuat multimedia untuk keperluan acara (sesuai permintaan sie acara)
• Bekerja sama dengan sie humas untuk publikasi kegiatan
SIE HUMAS
Menghubungi pemateri
• Mencari informasi tentang pemateri yang diundang untuk mengisi suatu acara. Jika belum
dapat, hubungi dosen yang berkepentingan
• Memastikan bagaimana birokrasi tentang permintaan pemateri, dapat dengan cara
menghubungi nomor telepon yang bersangkutan.
• Mengirim proposal atau surat permohonan pemateri.
• Terus mengfixkan pemateri melalui koordinasi dengan sie acara.
• Memberikan kisi-kisi materi yang kita berikan sesuai jalan pikiran pemateri,
• Meminta CV masing-masing pemateri dan moderator
• Saat hari H, memastikan dan mengingatkan pemateri
• Mempersilahkan dan memandu acara
• Menghubungi moderator
• Memebrikan materi dan CV masing-masing pemateri ke moderator.
Meminta semua tanda tangan pihak-pihak yang terdapat pada proposal , LPJ , dan surat-surat
terkait

SIE PEMAKALAH
• Membuat mekanisme pendaftaran pemakalah
• Menyiapkan dan mengatur pengumpulan pemakalah
• Merekap peserta pemakalah dan koordinasi dengan sie sekret terkait dengan sertifikat
pemakalah
• Merekap file paper untuk diberikan kepada reviewer
• Menyiapkan mekanisme prosiding dengan koordinasi dengan dosen

*NB : H-1 dan H pelaksanaan seluruh panitia wajib hadir di kampus untuk melaksanakan
gladi dan persiapan acara.