JOB DESCRIPTION PANITIA

1. Tugas Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda
kepanitiaan dalam acara tersebut. Adapaun tugas ketua panitia adalah sebagai berikut:
• Memimpin semua panitia acara agar sesuai dengan visi dan semua rencana
yang telah ditentukan.
• Menjadi koordinator panitia acara.
• Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang
bersangkutan.
• Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan acara.
• Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan
secara tepat.
• Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab
acara.
• Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi.
• Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban
(LPJ) acara.

2. Tugas Sekretaris
Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal
yang terkait dengan kesekretariatan acara. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam
pengelolaan acar diantaranya adalah:
• Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana,
surat kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan
keskretariatan yang relevan.
• Menyiapkan dan bertanggungjawab atas daftar hadir peserta dan daftar hadir
panitia.

• Membuat daftar kebutuhan dan anggaran acara.

• Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan.

1
 • Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia.

3. Tugas Bendahara
Untuk dapat mengelola acara dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara
untuk mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara diantaranya adalah :
• Membantu ketua panitia acara dalam melaksanakan tugasnya, khususnya
dalam hal pengelolaan anggaran.
• Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara.
• Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
• Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan jelas.
• Bertanggung jawab kepada ketua Panitia.

4. Tugas Humas
Humas merupakan salah satu bagian penting dalam suatu struktur kepanitian.
Humas lah yang menjadi penghubung panitia yang lain dengan peserta.
• Bertanggungjawab atas narasumber.
• Bertanggungjawab kepada ketua panitia

5. Tugas Keskretariatan
• Untuk melakukan absensi terhadap semua orang yang terlibat dalam kegiatan,
baik peserta, panitia, maupun pembina.
• Menginformasikan link pendaftaran dan informasi yang berkaitan dengan
pelatihan.
• Membuat E-Sertifikat untuk seluruh peserta dan panitia.

6. Tugas Sie Acara

• Membuat konsep acara dan susunan acara secara rinci.
• Mengatur jadwal kegiatan.
• Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi.
• Mengkonfirmasi dengan pengisi acara.
• Mengontrol pengisi acara untuk latihan seperti moderator.

2
 • Mengadakan gladi kotor dan gladi bersih.
• Berkoordinasi dengan seksi pubdekdok tentang pelaksanaan dan dekorasi
acara.

7. Tugas Sie Perlengkapan

 Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang
dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya
mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan
perlengkapan sarana.
• Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan
perlengkapan kegiatan.
• Memfasilitasi kegiatan.
• Menyiapkan segala sarana prasarana yang dibutuhkan pada saat kegiatan.

8. Tugas Sie Pukbekdok

• Mendokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video.
• Berkoordinasi dengan sie acara tentang pelaksanaan dan dekorasi acara.
• Melakukan tugas-tugas dan berkoordinasi dengan sie lainnya secara
kooperatif.

9. Tugas Sie Konsumsi

• Menjamin logistik yang diperlukan oleh semua anggota kepanitian dan peserta
acara.

10. Moderator
• Memandu jalannya sebuah sesi/acara.
• Membuka acara dan menjelaskan latar belakang, judul/topik dan tujuan
dibuatnya acara tersebut.
• Menjelaskan susunan atau tata tertib acara.
• Memperkenalkan narasumber beserta orang-orang yang terlibat/hadir dalam
acara.

3
• Memandu proses tanya-jawab antara nara sumber dengan peserta.
• Membuat pertanyaan-pertanyaan aktif dan kreatif pada narasumber.
• Mengatur ritme acara dan waktu agar sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
• Menjaga suasana acara agar kondusif.
• Membuat keputusan dalam sebuah diskusi. Misalnya menutup diskusi jika
situasi kurang kondusif dll.
• Menutup dan membuat kesimpulan dari rangkaian acara yang telah
dilaksanakan.